O PROTOCOLO: FERRAMENTA GERENCIAL
Carlos Henrique Gonçalves Pinto
Roteiro Objetivo; Conceitos e definições; Exemplo de rotina de um setor de protocolo; O protocolo como ferramenta gerencial –
procedimentos; O sistema de registro e controle da tramitação
das informações arquivísticas; Apresentação de um setor de protocolo; Reflexões sobre a situação encontrada; Conclusão; Referências.
Objetivo
Esse trabalho visa discutir a importância do setor de protocolo no contexto da gestão da informação. Para tanto, apresenta inicialmente conceitos básicos, relacionados às atividades, exemplifica uma rotina desenvolvida no setor de protocolo, os procedimentos no plano de ferramenta gerencial, e, através de uma visita ao protocolo de uma organização, discute a aplicação desses procedimentos.
Conceitos e definições
Protocolo
• Setor encarregado do recebimento, registro, distribuição e movimentação de documentos em curso.
Distribuição
• Movimentação de documentos e processos entre pessoas de uma mesma unidade, mediante sistema informatizado.
Processo
• É o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres técnicos...: assim, o documento é protocolado e autuado pelos órgãos autorizados a executar tais procedimentos.
Conceitos e definições
Protocolo central
• É a unidade junto ao órgão ou entidade, encarregada dos procedimentos com relação às rotinas de recebimento e expedição de documentos.
Protocolo setorial
• É a unidade localizada junto aos setores específicos dos órgãos ou entidades encarregada de dar suporte às atividades de recebimento e expedição de documentos no âmbito da área ao qual se vincula: tem a finalidade de descentralizar as atividades do protocolo central.
Tramitação
• É a movimentação do processo de uma unidade à outra, interna ou externa , através de sistema próprio.
Conceitos e definições
Classificação arquivística
• Selecionar as categorias por assunto e atribuir códigos as correspondências de acordo com seu conteúdo.
Correspondência
• Comunicação escrita, expedida ou recebida, que circula dentro da organização.
Expedição
• Remessa de correspondências pelos Correios, malote ou em mãos.
Conceitos e definições
Correspondência
Interna e externa
Oficial e particular
Recebida e expedida
Exemplo de rotina de um setor de protocolo
Recebimento da correspondência
Distribuição para o órgão de destino.
O protocolo como ferramenta gerencial - Procedimentos
É necessário que sejam estabelecidos canais efetivos que não só transmitam a informação, mas efetivamente a transfiram, isto é, uma organização que comunique.
Controle ou registro dos documentos arquivísticos que chegam por outros meios (fac-símile, correio eletrônico) e pelas mãos dos funcionários;
Automatização do registro e controle da tramitação.
O protocolo como ferramenta gerencial - Procedimentos
Padronização no preenchimento dos campos existentes no formulário, principalmente no campo referente ao Assunto.
O uso de correio eletrônico institucional. Há um melhor controle dos documentos enviados por esse canal, uma vez que essa ferramenta permite uma leitura prévia da mensagem.
Aplicação nos registro documentais armazenados eletronicamente das ferramentas desenvolvidas para o universo físico dos documentos.
O protocolo como ferramenta gerencial - Procedimentos
Descentralização dos instrumentos de controle. Pelo menos um representante de cada unidade organizacional possa efetuar o registro das características do documento;
Observação dos prazos estabelecidos nos documentos e processos;
Adoção da ferramenta follow-up, que permite, por parte dos funcionários da organização, um acompanhamento contínuo das ações desenvolvidas, facilitando o processo de tomada de decisões.
O protocolo como ferramenta gerencial - Procedimentos
Na saída de documentos, deve-se manter uma cópia destes, possibilitando-se, assim, a recuperação contextualizada das informações expedidas;
O instrumento de classificação das informações é a ferramenta adequada para a integração dos registros documentais, independente destes serem recebidos, produzidos e mantidos na organização, ou expedidos.
O sistema de registro e controle da tramitação das informações arquivísticas
Inclusão descentralizada
no Sistema.
Movimentação com registro
obrigatório do recebedor do documento durante sua tramitação.
Desburocratização do processo de
tramitação.
Descentralização da
responsabilidade pelo
funcionamento do sistema.
Definição de um responsável pelo controle gerencial da documentação
recebida pela unidade.
Definição de tempo para a solução de problemas.
Realização de consulta por meio de qualquer ponto
da rede local.
Impressão de relatório sobre fases d movimentação no
sistema.
Impressão de etiquetas com código
de barras para identificação do
documento.
APRESENTAÇÃO DE UM SETOR DE PROTOCOLO.
REFLEXÕES SOBRE A SITUAÇÃO
ENCONTRADA
Automatização das atividades;
Padronização no preenchimento das informações;
Uso de email institucional; Descentralização dos
instrumentos de controle; Observação dos prazos; Adoção dos critérios de
classificação arquivística; Uso de ferramentas que
permitem o acesso à descrição do documento, como a digitalização.
Não se verificou para os documentos eletrônicos o mesmo tratamento dispensado aos documentos em suporte físico;
O principal problema encontrado na instituição não está relacionado diretamente à gestão documental, mas interfere sobremaneira no andamento das rotinas desenvolvidas naquele setor de protocolo. É a sua equipe.
A equipe do protocolo Formada por 13 pessoas, sendo: 2 servidores, 5 funcionários terceirizados, 3
estagiários, 3 anistiados. Formação: Nível superior completo: 3 Nível superior (cursando): 3 Qualificação O responsável pelo setor participa de treinamentos,
workshops,etc. O seu substituto está há dois anos no protocolo e fez alguns treinamentos, mas a maior parte do seu aprendizado se deu de forma empírica.
A equipe do protocolo Quantidade reduzida de servidores. Não
há interesse em se trabalhar nesse setor. O próprio entrevistado (que substitui o chefe do setor) informou que continua no SGP porque recebe uma gratificação.
Alta rotatividade. Não só dos estagiários, mas dos prestadores de serviço.
Insatisfação por parte dos terceirizados: excesso de trabalho, falta de reconhecimento, tratamento diferenciado.
A equipe do protocolo Os cursos são oferecidos apenas para os
servidores. Não há uma política de motivação dentro do
MCT, apenas ações isoladas. O chefe do setor tenta motivar a equipe.
Os anistiados apresentam dificuldade de assimilação, principalmente com as atividades que requerem conhecimentos informáticos.
Conclusão
Atualmente, a informática é uma realidade dentro das organizações, com o setor de protocolo não é diferente. Os processos informatizados permitem maior controle e agilidade no tratamento e disponibilidade da informação, objetivo essencial de qualquer instituição.
Entretanto, a tecnologia só será efetiva se os gestores das organizações entenderem que investimento em recursos humanos é tão (ou mais) importante quanto investimento tecnológico. Diante desse cenário, faz-se necessária a qualificação e motivação de seus funcionários. E mais, deve-se buscar a conscientização desses funcionários no sentido de que cada um deles se identifique como peça fundamental no processo de disponibilização da informação.
Referências
CUNHA, Murilo B. da, CAVALCANTI, Cordélia R. de O. Dicionário de Biblioteconomia e Arquivologia. Brasília: Briquet de Lemos, 2008, p.300.
SOUSA, Renato T. B., e SERRA , Lamberto R. “O sistema de registro e controle da tramitação das informações arquivísticas: possibilidade de construção de um instrumento gerencial.” In: Boletim de Arquivos do MCT. Brasília, 2010. pp. 19- 32.
Portaria normativa n° 05, de 19.12.2002. Disponível em < http://www.sad.ufba.br/portaria_protocolo.pdf>. Acesso em 14 nov. 2011.
Portaria SEXEC/MCT n° 24/2009, de 30.11.2009. Disponível em http://www.mct.gov.br/index.php/content/view/314739.html>. Acesso em 15 nov. 2011.
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