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MGS Ponto de Controle
dos Projetos
Contextualização
Negócios
Prestar serviços técnicos, administrativos e gerais para administração direta e indireta do Governo do Estado de Minas Gerais
Recursos humanos
Recrutar, selecionar, treinar e reconhecer profissionais capazes de contribuir para o crescimento da empresa. Além disso, alocá-los de acordo com a suas competências, e necessidades da organização.
Compras Adquirir o material certo, de qualidade, e ao menor custo, entregue em condições apropriadas de utilização, no lugar certo e a tempo de evitar a sua falta para abastecer o cliente ou o almoxarifado.
Estoque Definir necessidade de compra para atender ao cliente no menor tempo e ao menor custo. Além disso, buscar acuracidade e uma redução do valor do estoque, sem comprometer o fornecimento continuo dos produtos aos clientes internos e externos.
Visão geral dos processos da empresa
Cliente
Panorama geral
FINANCEIRO
Até abril/2015 a empresa apresentou um prejuízo médio mensal de R$ 2,5 milhões.
O 2º trimestre de 2015 a MGS apresentou um prejuízo no valor de R$ 6.585.132 (R$ 2,2
milhões mensais), dentre os quais cabe destacar despesas judiciais da ordem de R$
3,6 milhões e os gastos com rescisões no período (R$ 1,8 milhões com aviso prévio,
indenizações e multa FGTS).
RECUROS HUMANOS
Do total de despesas operacionais no 2º trim., despesas com pessoal
representaram 60,7% (R$ 12,2 milhões). Temos hoje na sede da MGS, pouco mais
de 600 pessoas alocadas
SUPRIMENTOS
O saldo dos estoques que alcançaram R$ 5 milhões em janeiro de 2015 foi reduzido para R$ 2,3 milhões em março/2016. O
último inventário apresentou acuracidade de 76%. E os processos de compras tem
durado em média 132 dias no ano de 2015
Projeto de redesenho do serviço
Mapeamento da situação atual
Análise do alinhamento estratégico
Análise de melhorias e
sistemas
Dimensionamento Desenho da
situação futura Plano de
Implementação Monitoramento do desempenho
Entender e analisar a situação atual
dos processos para construção de fluxogramas , avaliação de problemas e
gargalos
Entender e analisar o alinhamento
entre a estratégia e a situação atual dos processos. Levantando a
situação atual do indicadores
Propor soluções que otimizem o desempenho do processo, agindo na causa raíz dos
problemas identificados
Analisar a capacidade e
quantidade de recursos humanos para execução do
processo de negócio
Redesenho dos processos de
negócio incorporando as
melhorias e mudanças
aprovadas pela organização
Elaborar plano de implementação das
melhorias e mudanças
aprovadas, definindo responsável e data
limite para conclusão
Acompanhar implementação das melhorias e
mudanças e evolução dos
indicadores de mensuração de desempenho do
processo
Resultados almejados
AUMENTAR A
RENTABILIDADE DOS
CONTRATOS
Aumenta a margem de lucro bruta dos contratos vigentes
REDUZIR DO TEMPO PARA A
COMPRA DE PRODUTOS E
SERVIÇOS
Adquirir produtos ou serviços dentro de um prazo máximo de 50 dias
COMPRAR COM EXCELÊNCIA
ADQUIRINDO PRODUTOS DE
QUALIDADE A PREÇOS
JUSTOS
Qualificar e selecionar os melhores fornecedores de acordo com a
demanda da MGS e de seus clientes
AUMENTAR A ACURACIDADE
DO INVENTÁRIO
Aumento da acuracidade do inventário anual
REDUZIR O TEMPO DE
TRAMITAÇÃO DOS
INSTRUMENTOS
CONTRATUAIS
Reduzir o tempo de tramitação de contratos, termos aditivos, propostas
e orçamentos
AUMENTAR O
FATURAMENTO REAL DA
MGS
Aumentar o faturamento da empresa por meio da expansão do portfólio e
melhoria dos serviços
Frentes de trabalho
REALIZAR COMPRAS INTERNAS E GERIR ESTOQUE SUPRIMENTOS
PONTOS CRÍTICOS IDENTIFICADOS
Baixa acuracidade do inventário físico e contábil
Alto valor financeiro parado em estoque
Padronizar compras e eliminar itens sem movimentação
Revisar catálogo de produtos e parametrizar sistema
Suprimentos | ALMOXARIFADO
Padronizar as necessidades do GEM para o almoxarifado
Implementar Inventário Rotativo
Revisar Distribuição de Rotas
Estruturar a Gestão de Estoque
Identificar itens de baixo giro e com estoque
Implementar sistema de WMS*
Otimizar Planilha de Controle de Requisições
100%
Definir papeis e responsabilidades
80% 100%
60%
100% 100%
100%
100%
IMPLEMENTAÇÃO DAS MELHORIAS
Suprimentos | ALMOXARIFADO
*Melhoria cancelada por motivos internos
RESULTADOS INICIAIS
Baixa acuracidade do inventário físico e contábil
Alto valor financeiro parado em estoque
R$ 1.000.000,00 De junho/2015 a março/2016 o
estoque foi reduzido em aproximadamente R$ 900.000,00
com a implantação de ferramentas de gestão de estoque.
R$ 400.000,00 Em dezembro/2015 foram
identificados R$ 400.000,00 em itens de baixo giro de estoque. A eliminação dos itens do estoque
está paralisada devidos às burocracias internas da MGS.
ATÉ MARÇO/2016
REDUÇÃO DE
32% DO VALOR
TOTAL EM ESTOQUE
EM RELAÇÃO A
JUNHO/15
Suprimentos | ALMOXARIFADO
66%
Acuracidade Física
1,46% Acuracidade
Contábil
76% Acuracidade
Física
0,76% Acuracidade
Contábil
Março - 2015
Janeiro - 2016
Suprimentos | COMPRAS
PONTOS CRÍTICOS IDENTIFICADOS
Frequente desabastecimento do almoxarifado e falta de produto para os clientes
Processos de compras muito demorados e de baixa assertividade
Instrução de documentos desconexa e com alta taxa de erros e retrabalho
Melhorar a descrição dos materiais e reduzir o tempo das etapas que
são gargalos do processo
Planejar as aquisições de forma mais assertiva através da utilização de
ferramentas de gestão
Padronizar a instrução documental e os instrumentos utilizados nos
processos de compras
Reestruturar o setor de compras desenvolvendo áreas especialistas
Estabelecer critérios objetivos para elaborar os orçamentos e fazer o mapa de cotação
Desenvolver e melhorar o Catálogo de Produtos (PDM)
Alterar a ordem de etapas e aprovações do processo
Criar alçadas de aprovação de acordo com o valor da compra
Padronizar o Termo de Referência Elaborar checklists para acompanhamento de cada etapa dos processos de compras (por modalidade)
80% 80%
100%
80%
40%
IMPLEMENTAÇÃO DAS MELHORIAS
Suprimentos | COMPRAS
80% 60%
Promover maior integração entre o compras e as demais áreas a partir da construção de um portal para o setor
100%
*
* Melhorias já implantadas ou em fase de implantação. Ratifica-se que, de acordo com o cronograma, três melhorias propostas ainda não entraram em fase de implantação
RESULTADOS INICIAIS
MUDANÇA NA ESTRATÉGIA PARA ADQUIRIR PRODUTOS
AUMENTANDO EM 300% A QUANTIDADE ATAS DE
REGISTRO DE PREÇO (COMO GESTOR OU PARTICIPANTE)
EM RELAÇÃO A JULHO DE 2015
PREVISÃO DE REDUÇÃO DE 62% NO TEMPO DE
REALIZAÇÃO DOS PROCESSOS DE COMPRAS
ANTES DEPOIS O prazo médio do
processo de compras era (em média)
de 132 dias
O prazo previsto para realização de um
processo de compras será de 50 dias
Suprimentos | COMPRAS
Frequente desabastecimento dos clientes
Processos de compras demorados e de baixa assertividade
Instrução de documentos desconexa e com alta taxa de erros
A IMPLANTAÇÃO DE CHECKLISTS, A
PADRONIZAÇÃO DE DOCUMENTOS E
O ACESSO AO PORTAL DE COMPRAS
DO SETOR VISA REDUZIR EM MAIS DE
50%
A TAXA DE ERROS E RETRABALHOS
NOS PROCESSO DE COMPRAS
ATUAL O prazo atual (médio) para a conclusão de
um processo de compras é de 96 dias
REALIZAR VENDA DE SERVIÇOS NEGÓCIOS
PROPOSTAS DE MELHORIAS
Dificuldade de comunicação entre a empresa e os clientes
Demora no tempo de tramitação de instrumentos contratuais
Melhoria nas formas de comunicação entre MGS e cliente, reduzido a
morosidade do processo e aumentando a assertividade na
solução de problemas
Melhoria dos processos de tramitação de instrumentos por redistribuição de
responsabilidades, formulação de novos documentos de controle e
readequação da minuta contratual.
Negócios
Não atendimento às demandas reais do cliente
Reestruturação da forma de atuação de empresa DE alocação de mão de
obra PARA prestação de serviços
Reestruturar papéis e responsabilidades do setor – Redesenho Organizacional
Criar nova metodologia de dimensionamento
Reformular precificação dos serviços
Definir Catálogo de Serviços
Reestruturar documentação de tramitação interna
Readequar minuta contratual
Reestruturar modelo de avaliação da qualidade de serviços
90%
Criar interface WEB para relacionamento com o cliente (Citsmart)
100%
55%
100%
65%
10%
100%
100%
Negócios
IMPLEMENTAÇÃO DAS MELHORIAS
Dificuldade de comunicação entre a empresa e os clientes
Demora no tempo de tramitação de instrumentos contratuais
Negócios
Não atendimento às demandas reais do cliente
360% mais setores atendidos
com a mesma equipe e aumento na satisfação do cliente.
Novas equipes volantes em fase de estudo de viabilidade
Reestruturação organizacional da área com a inclusão de novos supervisores, fiscalizando o dobro de setores, melhorando o atendimento ao cliente.
RESULTADOS INICIAIS
Sistema de emissão de chamados em fase de implantação (Citsmart)
Redução do numero de correções em instrumentos comerciais analisados de 55% (média) para 23% , contribuindo para a redução do tempo de tramitação..
Fase final de redação do catálogo de serviços da MGS
34% de aumento dos custos da equipe contra
45% de aumento da produtividade dos limpadores
Redução de 4 para 1,7 dias o prazo
de análise inicial de instrumentos, e para 1 dia a resposta de diligências
Inicio do período de sistematização do atendimento WEB para chamados de clientes na MGS.
Equipes volantes:
RECRUTAR E SELECIONAR PESSOAS RECURSOS HUMANOS
Processo único para o Núcleo Logístico de alocação do empregado uma vez contratado pela
MGS. A partir daí, será feito a alocação em clientes tendo em vista perfil, custo e distância.
Padronização de contratações por meio de Processos Seletivos. Mais rápidos, menos
burocráticos e mais baratos.
Reformulação de processos com mensuração de tempo por meio de
indicadores controlados periodicamente.
Burocracia na forma de contratação da MGS
Despadronização na alocação de pessoas nos clientes
Muito tempo para admissão dos empregados
11. Ordem Treinamento-Admissão
12. Novas formas de Exames Médicos
7. Descentralizar Estrutura da MGS
6. Reformular PCSC
4. Novas Formas de Contratação
14. Indicadores do Processo de Recrutamento
100%
40% 100%
100% 60%
80%
Data final para a consolidação dos ganhos 17/12/15
* Melhorias priorizadas
Andamento da implantação das melhorias priorizadas na SUREH MGS
Status das Melhorias*
Novo processo de recrutamento da MGS e comparativo da quantidade média de tempo de cada etapa do processo
25,06
Exame Psicológico
Treinamento Contratação Exames Médicos
1,1
2,54
9,6 3,3
13,91
SUNEG SUMOP SUREH
Mudança no Processo
Tempo das Etapas do Processo
Processo Antigo
Março/2016
Média de Dias
Média de Dias
Média de Dias
41,5 dias
14,0 dias
MOBILIZAR PESSOAS RECURSOS HUMANOS
Otimização do quadro de apoio com base nas demandas reais de substituição de empregados
Utilização da estrutura de apoio como centro de qualificação técnica dos empregados
Parcerias com órgãos de apoio social, que irão acelerar e melhorar o recrutamento
Taxa de Ocupação baixa para determinados cargos e turnos
Baixa performance de atendimento à determinados clientes
Alto custo com horas extras para cobrir substituições
Mudanças na estrutura do Quadro de Apoio com a estruturação do novo Núcleo Logístico de
Pessoas
Definir número ótimos de empregados por empregos, turnos e cidades
Transformação do processo para o melhor atendimento dos empregados e clientes
Taxa de Ocupação baixa para determinados cargos e turnos
Alto custo de folha de pessoal e manutenção do Quadro de Apoio
Operacional
Processo falho e com sobreposições de tarefas
4. Normatizar processo de substituição
5. Formalizar medidas disciplinares
6. Definir número ótimo do QAO
1. Implementar Georreferenciamento
2. Adquirir aparelhos celulares
3. Parametrizar sistema ERP
60%
40% 40%
0% 100%
80%
* Melhorias priorizadas
Andamento da implantação das melhorias priorizadas na SUMOP MGS
Status das Melhorias*
Principais resultados do processo de Movimentar Pessoas
Taxa de Ocupação Média Novo processo de movimentação de pessoas Empregados Disponíveis para Substituição
1) Fluxo de Admissão para Núcleo Logístico de Pessoas
Maior organização e oxigenação do Núcleo Logístico de Pessoas.
2) Treinamento
Mudança cultural do Núcleo Logístico.
3) Alocação por Georeferenciamento
Eficiência na alocação de pessoas em relação a distância e perfil.
4) Controle de Ponto Eletrônico
Controle otimizado da assiduidade dos empregados.
Redução de 14,8%
1160 1025 991 988
443 402 392 441
Dezembro Janeiro Fevereiro Março
QAO Disponível QAO Não Disponível
Nova metodologia empregada propiciará uma melhor assertividade no cálculo do quantitativo necessário para o processo de Movimentar Pessoas
Próximos passos
Quais são os próximos passos do projeto? Qual é a perspectiva de finalização?
Cronograma FASE SERVIÇOS NEGÓCIOS COMPRAS ESTOQUE RH QAO
1 Mapeamento da situação atual
Finalizado Finalizado Finalizado Finalizado Finalizado
2 Análise do alinhamento entre estratégia e a situação atual
Finalizado Finalizado Finalizado Finalizado Finalizado
3 Análise de melhorias no processos e sistemas
Finalizado Finalizado Finalizado Finalizado Finalizado
4 Análises dos recursos para execução dos processos
Finalizado Finalizado Finalizado Finalizado Não iniciada
5 Desenho da situação atual dos processos
Finalizado Finalizado Finalizado Finalizado Finalizado
6 Elaboração dos plano de implementação
Finalizado Finalizado Finalizado Finalizado Finalizado
7
Apoio no monitoramento de desempenho de processos
Em andamento Em andamento Finalizado Em andamento Em andamento
Cronograma
FASE SERVIÇOS NEGÓCIOS COMPRAS ESTOQUE RH QAO
7 Apoio no monitoramento de desempenho de processos *
Finalizado Finalizado Finalizado Em andamento Em andamento
*A etapa de acompanhamento das melhorias acontece de forma concomitante à abertura de novas frentes de trabalho, que serão definidas nas primeiras semanas de 2016.
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