Curso em Sistema de Editoração Eletrônica de Revistas (SEER) / Open Journal Systems (OJS)
TUTORIAL – SUBMISSÃO DE ARTIGOS
AGOSTO 2015
Curso em Sistema de Editoração Eletrônica de Revistas (SEER) Agosto 2015
O tutorial
Este tutorial foi desenvolvido para capacitar pesquisadores
autores que desejam submeter contribuições às revistas que
utilizam o SEER – Sistema de Editoração Eletrônica de Revista
como plataforma.
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SEER
Você conhece o SEER?
O Sistema Eletrônico de Editoração de Revistas é um software
desenvolvido para a construção e gestão de uma publicação
periódica eletrônica.
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SEER
O SEER foi traduzido e customizado pelo Instituto Brasileiro de
Informação em Ciência e Tecnologia (IBICT) baseado no
software Open Journal Systems, desenvolvido pelo Public
Knowledge Project, da Universidade British Columbia.
O objetivo do sistema é reduzir o tempo, energia e custo das
tarefas de secretaria e gerenciamento associadas à edição de
uma revista, enquanto melhora o controle do processo editorial.
O sistema procura melhorar a qualidade das publicações
científicas através de um número de inovações, quais sejam,
tornar as políticas da revista transparentes e melhorar a
indexação dos artigos.
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SEER
O SEER é o sistema utilizado atualmente por aproximadamente
1230 periódicos brasileiros, de diversas áreas do conhecimento
e de todas as regiões brasileiras.
A lista completa de periódicos brasileiros que utilizam o sistema
pode ser encontrada no site http://seer.ibict.br
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Processo de submissão
O sistema oferece ao autor a possibilidade de enviar suas
submissões diretamente ao sistema da revista.
O processo de submissão possui 5 passos, com instruções
disponíveis em cada passo.
O sistema oferece ainda a possibilidade de acompanhamento
do andamento das submissões.
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Processo de submissão
O autor deve iniciar sua interação com a revista na página de
cadastro
Visão geral dos passos de submissão
PASSO 1 – Iniciar submissão
PASSO 2 – Inclusão de metadados
PASSO 3 – Transferência do manuscrito
PASSO 4 – Transferência do arquivo suplementar opcional
PASSO 5 – Confirmação da submissão
Obs.: dependendo da versão a ordem dos passos de submissão pode estar diferente, mas os
passos são os mesmos em todas as versões do SEER.
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Processo de submissão
Os autores não precisam concluir os 5 passos de uma vez,
sendo possível sair do sistema durante o processo.
Os autores podem retomar de onde pararam, acessando as
submissões listadas como "Incompletas", na lista de
submissões ativas.
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Conteúdo do Tutorial
Este tutorial apresenta a simulação dos passos que um autor
em potencial deve seguir para a submissão de artigos no
sistema, lembrando que é possível avançar e retroceder a partir
da conclusão do segundo passo.
Os slides apresentam telas com caixas de texto e comentários
para auxiliar a compreensão.
Para submeter artigos à revista, o autor deve se cadastrar, clicando no link Cadastro, no menu superior. Informações pertinentes às submissão são encontradas também no item Informações, assinalado ao lado e no item Sobre a revista, no menu superior.
Nesta página, o autor preenche
todos os campos do Perfil,
escolhendo um login e senha.
Certifique-se que está informando
um e-mail válido.
No campo Resumo da biografia, o autor pode informar o resumo do
currículo Lattes.
Ao finalizar o preenchimento dos campos, clicar em cadastrar, para
seguir à página do autor, para iniciar a submissão.
O Autor receberá um e-mail de agradecimento pelo cadastro.
Atenção para o item Cadastrar como, pois apenas a opção
Autor permite o envio de submissões
ao sistema
O autor deve clicar na função
autor para ter acesso à área
de submissões do sistema.
Depois de cadastrado, sempre que
precisar voltar à revista para acompanhar a
submissão, deverá fazer o login e clicar em Página do usuário para
entrar na página de
autor.
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Passo 1
Este passo consiste em:
Escolha da seção da revista onde o autor deseja publicar
Escolha o idioma principal da publicação
Aceite das condições de submissão (obrigatório)
Concordância com a Declaração de Direito Autoral da Revista (item dependente da configuração da opção editorial de cada revista)
Espaço para comentários opcionais ao editor
A escolha de seção para qual deseja
submeter o documento é item obrigatório.
Selecione o idioma nativo da submissão
O autor deve certificar-se de cumprir todas as
condições para submissão e marcá-las
O campo Comentário para o editor é opcional e
deve ser preenchida somente se houver
alguma ressalva importante.
Para prosseguir, o autor deve clicar em Salvar e continuar
Se a revista exigir a Declaração dos direitos autorais, será necessário
marcar que os autores concordam com os termos. Nem toda revista
adota essa política.
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Passo 2
Este passo consiste em:
Transferência do arquivo para a revista
Informações sobre como assegurar uma avaliação pelos
pares cega.
O sistema oferece as instruções para a transferência do
arquivo.
Para transferir o documento (no formato
aceito pela revista), basta procurá-lo em seu
computador, clicando em Arquivo... (ou Escolher arquivo, ou Selecionar
arquivo, etc. dependendo do browser). Isso fará abrir a tela de navegação para
localizá-lo em seu diretório. Escolha o arquivo e clique em Transferir. Após a transferência, as informações do
documento serão exibidas (veja a seguir)
Após a transferência, o documento transferido é renomeado pelo sistema, que também registra o nome original,
o tamanho, a data e a hora da transferência.
Se o arquivo transferido não foi o desejado, é possível substituí-lo.
Basta transferir o novo documento em Substituir
documento de submissão (ou Substituir arquivo, a depender
do browser), refazendo os mesmos passos.
Não basta fazer a transferência do arquivo. É preciso clicar em Salvar e continuar para que o sistema encaminhe o documento.
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Passo 3
Autores são incentivados a indexar suas submissões neste
passo do processo de submissão, tendo oportunidade de rever
e verificar os metadados como parte do Processo Editorial.
Metadados, ou dados sobre dados, são um
conjunto de termos que descrevem o
documento. Ressalta-se a importância do
preenchimento dos metadados do artigo, pois
são essas informações que estarão associadas
ao artigo para fins de indexação.
Caso não tenha preenchido os campos iniciais de
cadastro, o autor poderá fazê-lo neste passo.
Caso seja um trabalho em coautoria, clicar em incluir autor.
Ao cadastrar os coautores, é possível alterar a ordem de
aparição na publicação, escolher qual o contato principal para
correspondência, e excluir autores. É preciso muita atenção
para não excluir autores indevidamente... Esses
procedimentos referem-se ao autor imediatamente acima.
Na sequência dos metadados do(s) autor(es), é a hora dos metadados iniciais de identificação do trabalho
submetido. O preenchimento do título e do resumo são obrigatórios. Algumas revistas podem apresentar
campos para resumo e título em outras línguas.
Os metadados para Indexação não são obrigatórios, mas o
preenchimento é altamente recomendado para automatizar a
divulgação do artigo depois de publicado na revista.
Após preencher o campo Agência de Fomento (se aplicável), clicar em
Salvar e continuar para prosseguir.
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Passo 4
Este passo consiste em:
Transferência opcional de arquivos suplementares e
descrição do documento transferido (preenchimento de
metadados)
Os arquivos suplementares compreendem conjuntos de dados
de pesquisa (ex. print, output), instrumentos de pesquisa (ex.
questionários), textos fonte (ex. editais, normas) ou outro
material que podem ser um apêndice ou anexo ao artigo que
está sendo submetido. Esses arquivos podem estar em
qualquer formato (Power Point, JPEG, etc.), desde que aceitos
pela revista.
A transferência de documento(s) suplementar(es) é passo opcional, pois trata-se de
apêndices ou anexos, que a revista poderá solicitar
posteriormente, se necessário. Caso não haja arquivo a
transferir, clicar em Salvar e continuar para prosseguir.
Este tutorial apresenta a opção
de envio de arquivo suplementar, que segue os
mesmos passos de transferência de documentos: clicar em
Arquivo... (ou Escolher arquivo, ou Selecionar arquivo, etc. dependendo do browser) e
depois de selecionado, clicar em Transferir. Ao final, Salvar e
continuar.
Ao transferir um documento
suplementar, o sistema
apresenta a tela de metadados do
arquivo, que devem ser
preenchidos, se pertinentes ao
arquivo em questão.
Atenção ao campo
título, que é obrigatório
Na sequência dos metadados dos documentos suplementares, após a transferência do arquivo, o sistema
disponibiliza os campos para indexação e exibe, ao final da
página, os dados do documento suplementar que foi transferido.
Marcar apresentar o documento aos
avaliadores, caso o documento seja
importante para a compreensão do
trabalho apresentado. Será possível, também, substituir o documento.
Para prosseguir, o autor deve clicar em salvar e continuar.
Após o preenchimento
dos metadados, o autor é direcionado à página inicial do
Passo 4, onde pode editar ou excluir
o documento, bem como transferir
outros documentos suplementares,
seguindo as etapas anteriores.
Para prosseguir, o autor deve clicar em salvar e continuar.
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Passo 5
Este passo consiste em:
Confirmação da submissão, onde o autor é convidado a rever
os passos anteriores.
IMPORTANTE: Após a confirmação, não é possível alterar o
arquivo submetido.
O ID é o número de identificação do trabalho submetido, que acompanhará o fluxo, desde a avaliação até a publicação. Caso o tamanho do documento esteja indicando 0KB, isso significa que o documento não foi recebido pelo sistema. Caso isso ocorra, o arquivo deve ser enviado novamente.
Neste passo, o autor é convidado a rever os passos anteriores.
Para finalizar a submissão, o autor
deve clicar em Concluir submissão
para seguir à página final da confirmação.
O sistema apresenta uma mensagem que indica a conclusão da submissão. Se configurado pela revista, o autor
receberá um e-mail de agradecimento pela submissão.
É possível voltar à tela de acompanhamento da
submissão, clicando em submissões ativas.
Nesse momento, o autor já pode sair do sistema
com segurança. Este tutorial seguirá a tela de
acompanhamento de submissões.
Para conferir os dados da submissão e editar os metadados, ou incluir novos arquivos suplementares, o autor deve clicar no Título da
submissão. É possível acompanhar o status da submissão em Situação, que terá link ativo de acordo com o estágio em que se encontra
(aguardando designação, em avaliação; em edição, etc.). Aqui também será possível iniciar nova submissão.
Ao terminar, é importante lembrar de
sair do sistema.
Aqui serão relacionados todos os trabalhos que o autor já submeteu à revista. No nosso exemplo, o autor submeteu
somente um.
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Acompanhamento da submissão
Este passo consiste em apresentar ao autor como acompanhar
os trabalhos submetidos à revista.
O autor poderá retornar à revista e efetuar o login para
acompanhar todo o fluxo de seu trabalho até a sua publicação.
Para acompanhar o fluxo do trabalho submetido, o autor poderá retornar à
revista e efetuar o login para acompanhar o fluxo de seu trabalho. É possível
clicar em Acesso (no menu superior), para acionar a tela de login, ou
simplesmente fazê-lo na página inicial, preenchendo os campos em usuário, na barra lateral.
Ao fazer o login, o autor será conduzido à página do usuário, onde constará seu papel no fluxo editorial (no caso, autor) e indicará quantos
trabalhos foram submetidos e estão em andamento (ativos). Para
visualizar as submissões ativas, basta clicar num dos links: autor ou ativos.
A situação indica a fase em que a submissão se encontra:
aguardando designação (submissão recebida), em avaliação (encaminhado a
parecerista), em edição (em revisão de texto;
diagramação), etc. Um clique no título leva à sinopse
do item submetido,
Nesta tela, o autor poderá conferir as submissões ativas (em processo) ou submissões em arquivo (processo já
concluído).
Será possível, também, iniciar uma nova
submissão.
Ao terminar, é importante
não esquecer de sair do sistema.
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Envio de Revisões Requeridas
Este passo consiste em apresentar ao autor como enviar as
revisões requeridas pelo editor solicitada na decisão editorial
O autor poderá retornar à revista e efetuar o login para
acompanhar todo o fluxo de seu trabalho até a sua publicação.
Para acompanhar o fluxo do trabalho submetido, o autor poderá retornar à
revista e efetuar o login para acompanhar o fluxo de seu trabalho. É possível
clicar em Acesso (no menu superior), para acionar a tela de login, ou
simplesmente fazê-lo na página inicial, preenchendo os campos em usuário, na barra lateral.
Ao fazer o login, o autor será conduzido à página do usuário, onde constará seu papel no fluxo editorial (no caso, autor) e indicará quantos
trabalhos foram submetidos e estão em andamento (ativos). Para
visualizar as submissões ativas, basta clicar num dos links: autor ou ativos.
Nesta tela, o autor poderá conferir as submissões ativas (em processo) ou submissões em arquivo (processo já
concluído).
Clique sobre o título do artigo que tem a situação “Em Avaliação: Revisões
Requeridas”
O sistema indica qual o parecer que foi dado ao
artigo
Clique no ícone ao lado de Comunicação entre editor/autor;
Para notificá-lo do envio das revisões requeridas
A data do envio do último email será exibida
Ao terminar, é importante
não esquecer de sair do sistema.
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AGRADECIMENTO
Esperamos que este tutorial tenha ajudado a esclarecer as
etapas para a submissão de trabalhos às revistas do Portal de
Publicações Eletrônicas da UERJ.
Se alguma dúvida persistir, entre em contato com a revista de
seu interesse enviando um e-mail para o Contato principal, que
consta no item Sobre, em seu menu superior.
O Portal de Publicações Eletrônicas da UERJ* agradece seu
interesse em nossas revistas.
*O Portal é o resultado de uma parceria entre a Sub-reitoria de Pós-graduação e
Pesquisa (SR-2), a Sub-reitoria de Extensão e Cultura (SR-3), o Departamento de
Extensão (DEPEXT) e a Rede Sirius – Bibliotecas da UERJ.
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