Manual de Procedimentos
Volume 9.5 – Área de Bibliotecas
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Serviços de Apoio ao Conselho de Gestão
Volume: 9.5 Área de Bibliotecas
Revisão n.º 01-2015
Data: dezembro de 2015
Versão 01
Elaborado por:
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Aprovado: CG
Índice
Princípios Gerais ................................................................................................................. 3
Abreviaturas e Acrónimos .................................................................................................... 4
Legislação Aplicável ............................................................................................................ 5
Mapa de Actualização do Documento ................................................................................. 6
Capítulo 1 – Biblioteca do Instituto Superior Técnico .......................................................... 7
Processo 1 – Selecção e Aquisição de Fundos Bibliográficos ......................................... 7
Subprocesso 1.1 – Selecção ........................................................................................ 7
Subprocesso 1.2 – Aquisição ....................................................................................... 8
Processo 2 – Tratamento documental.............................................................................. 9
Subprocesso 2.1 – Tratamento preliminar .................................................................... 9
Subprocesso 2.2 – Catalogação e Indexação ............................................................ 11
Subprocesso 2.3 – Gestão de recursos electrónicos.................................................. 13
Processo 3 – Comunicação ........................................................................................... 14
Subprocesso 3.1 – Atendimento ao utilizador ............................................................ 14
Subprocesso 3.2 – Recuperação de documentação .................................................. 15
Processo 4 – Empréstimo Interbibliotecas ..................................................................... 15
Subprocesso 4.1 – EIB solicitado a outras Instituições por Utilizadores do IST ......... 15
Subprocesso 4.2 – EIB da BIST a outras Instituições ................................................ 17
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Princípios Gerais
A Área de Bibliotecas tem como missão a preservação, enriquecimento e o tratamento
técnico do património bibliográfico e documental do Instituto Superior Técnico (IST), o
apoio ao ensino e à investigação e o prosseguimento de uma actividade cultural própria.
A Biblioteca do IST (BIST) integra todas as Bibliotecas existentes no campi do IST:
Biblioteca Central
Biblioteca do Departamento de Engenharia Civil e Arquitectura
Núcleo Documental de Engenharia Electrotécnica, Computadores e
Informática
Biblioteca do Departamento de Engenharia Mecânica
Núcleo Documental de Engenharia Química e Bioengenharia
Núcleo Documental de Física Matemática
Biblioteca do Departamento de Matemática
Biblioteca do Taguspark
Biblioteca do Campus Tecnológico Nuclear
A Área de Bibliotecas é dirigida por um Coordenador, sempre que possível equiparado,
para todos os efeitos legais a Chefe de Divisão, ou por um técnico superior, que reporta
hierarquicamente ao Director Adjunto para as Bibliotecas. O Director Adjunto é nomeado
pelo Presidente do IST, de entre os docentes do IST e exercerá as suas funções em
acumulação com a função docente.
O acervo da BIST é constituído por diversos tipos de documentos tais como: monografias
(livros, obras de referência e dissertações), documentos não-livro (CD-Roms, DVD-Roms)
e publicações periódicas.
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Abreviaturas e Acrónimos
AACR2 Angol American Cataloging Rules 2
AQAI Área para a Qualidade e Auditoria Interna
BIST Biblioteca do Instituto Superior Técnico
b-on Biblioteca do Conhecimento Online
CDU Classificação Decimal Universal
CC Centro de Custo
EIB Empréstimos Interbibliotecas
LCC Library of Congress Classification
IST Instituto Superior Técnico
IST-ID Instituto Superior Técnico – Investigação e Desenvolvimento
MARC 21 Machine Readable Cataloging 21
MGO Módulo de Gestão Orçamental
RPC Regras Portuguesas de Catalogação
UL Universidade de Lisboa
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Legislação Aplicável
Legislação Descrição
Regulamento de
Organização e de
Funcionamento dos
Serviços de Natureza
Administrativa e de Apoio
Técnico do Instituto
Superior Técnico; Diário da
República, 2.ª série — N.º
47 — 9 de Março de 2010;
Despacho n.º 4207/2010
Regula a organização e funcionamento dos serviços de
natureza administrativa e de apoio técnico do Instituto
Superior Técnico, nos termos do artigo 9.º do referido
Regulamento, que constitui o anexo n.º 2 aos dos
Estatutos do Instituto Superior Técnico, publicados no
Diário da República, 2.ª série, n.º 17.º, de 26 de Janeiro
de 2010.
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Mapa de Actualização do Documento
Responsável O quê Quando Como Resultado/ Registo
Luísa Ferreira
Actualização do
Processo
1/subprocessos
1.1, 1.2
Anualmente
Rever legislação
e adequação dos
processos
Proposta de
alteração
Letícia Gomes
Actualização do
Processo
2/subprocesso
2.1
Anualmente
Organização de
recursos
adequados para
o efeito
Recepção e
tratamento
preliminar da
documentação
Teresa Fialho
Actualização do
Processo
2/subprocesso
2.2
Anualmente
Organização de
recursos
adequados para
o efeito
Tratamento técnico
da documentação
Helena Sousa
Actualização do
Processo
2/subprocesso
2.3
Anualmente
Rever legislação
e adequação dos
processos
Divulgação dos
recursos disponíveis
Sandra
Geraldes
Actualização do
Processo
3/subprocesso
3.1
Anualmente
Organização de
recursos
adequados para
o efeito
Proposta de
alteração
Ana Paula
Costa
Actualização do
Processo
3/subprocesso
3.2
Anualmente
Organização de
recursos
adequados para
o efeito
Recuperação de
documentação em
atraso
Filomena
Santos
Actualização do
Processo
4/subprocessos
4.1, 4.2
Anualmente
Rever legislação
e adequação dos
processos
Proposta de
alteração
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Capítulo: 1 Bibliotecas do IST
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Capítulo 1 – Biblioteca do Instituto Superior Técnico
Processo 1 – Selecção e Aquisição de Fundos Bibliográficos
A cadeia documental de uma Biblioteca consiste num conjunto de tarefas que vão desde
a selecção e aquisição dos documentos em diversos suportes até à difusão desses
mesmos documentos.
A Selecção e a Aquisição são as duas primeiras fases dessa cadeia e devem ser
realizadas de acordo com as necessidades da Instituição onde a BIST está inserida e
consequentemente servir o seu público-alvo.
Subprocesso 1.1 – Selecção
1. Publicações Periódicas
A selecção das publicações periódicas a adquirir é feita pelos Docentes dos
diversos Departamentos existentes no IST que posteriormente a enviam ao
Professor Responsável da respectiva Biblioteca Departamental;
As listagens dos diversos Departamentos são enviadas para a Biblioteca
Central onde é compilada a listagem final;
Em relação às publicações periódicas, o preço da subscrição anual é
consultado na página web dos editores das respectivas publicações. Os
editores a partir de Outubro começam a enviar as renovações para o ano
seguinte, das subscrições que são efectuadas há vários anos;
Depois de efectuada a pesquisa, esta é enviada aos Responsáveis das
Bibliotecas Departamentais para decisão de quais as publicações a adquirir.
2. Monografias
A selecção das monografias a adquirir é feita pelos Docentes dos diversos
Departamentos existentes no IST e posteriormente enviada ao Professor
Responsável da respectiva Biblioteca Departamental;
As listagens dos diversos Departamentos são enviadas para a Biblioteca
Central onde é compilada a listagem final;
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Capítulo: 1 Bibliotecas do IST
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Depois de feita a pesquisa no catálogo Koha a fim de verificar a existência ou
não das obras pedidas, elabora-se uma listagem com a bibliografia solicitada;
Essa listagem é enviada a pelo menos dois fornecedores, com o pedido de
orçamento;
Depois de recebido o orçamento é necessário fazer a comparação de preços e
seleccionar os que têm preço mais reduzido, bem como as condições de
fornecimento e de pagamento;
Envio da listagem para os Docentes Responsáveis da Biblioteca que a
solicitaram, para decidirem quais as obras e o número de exemplares a
adquirir;
Solicitação de pedido de orçamento definitivo para os respectivos
fornecedores.
Subprocesso 1.2 – Aquisição
1. Publicações Periódicas
É necessário que os Professores Responsáveis pelas Bibliotecas
Departamentais enviem um ofício a informar quais os centros de custo (CC) e
os projectos que vão suportar os respectivos custos;
Existem duas plataformas de centrais de compras no IST onde são inseridos
todos os processos de aquisições: central de compras do IST
(https://dot.tecnico.ulisboa.pt/) e central de compras do IST-ID (https://dot.ist-
id.tecnico.ulisboa.pt/);
A decisão da escolha da central de compras está associada ao centro de
custo e ao projecto ao qual a subscrição será afectada;
Pedido de factura/invoice aos editores;
Elaboração de ofícios de pagamento antecipado e ofícios ao abrigo do regime
RCIST para todas as subscrições inseridas na plataforma;
Acompanhamento da evolução dos processos nas respectivas centrais de
compras, sendo que usualmente é a Biblioteca Central que procede ao envio
da nota de encomenda aos editores estrangeiros. Este procedimento tem a
vantagem de se contactar directamente com um dos responsáveis do
departamento editorial de cada editora, situação vantajosa quando o suporte
de disponibilização das aquisições é feito on-line;
Envio do pagamento aos Editores. Os pagamentos podem ser efectuados por
cheque, transferência bancária ou por MBNet;
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Capítulo: 1 Bibliotecas do IST
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Fazer a cabimentação de todas as aquisições. As respeitantes ao CC 8040,
são feitas directamente na plataforma do MGO (módulo de gestão orçamental
– http://giafweb.adm). As restantes cabimentações são solicitadas aos
serviços internos adequados;
Nas aquisições feitas através do IST a Biblioteca possui um centro de custo
que serve de “intermediário” (CC 9018) imputando depois a cada CC ou
Projecto a respectiva comparticipação no total da aquisição. Esta metodologia
é utilizada dado que a mesma editora comercializa títulos de diferentes áreas
do conhecimento. Desta forma evitam-se aquisições faccionadas promovendo-
se uma gestão mais eficiente de recursos financeiros e humanos.
2. Outras Aquisições
A sequência de passos envolvidos é usualmente:
Pesquisa dos fornecedores;
Pedido de orçamento;
Inserção na plataforma de compras;
Cabimentação.
Processo 2 – Tratamento documental
Subprocesso 2.1 – Tratamento preliminar
Com a entrada de um documento na Biblioteca é efectuado o tratamento preliminar que
consiste no seu registo, carimbagem e colocação de alarme anti-furto.
1. Monografias
a) Registo
O registo é uma operação administrativa que tem como objectivo a
inventariação dos documentos do fundo bibliográfico de uma
Biblioteca, sendo efectuado através de uma aplicação informática
própria, onde constam elementos relevantes para a identificação da
obra.
Todos os documentos independentemente do seu suporte são
registados sequencialmente no livro de registo.
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Capítulo: 1 Bibliotecas do IST
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A atribuição do nº de registo deve respeitar as seguintes regras:
Vários exemplares de uma mesma obra têm números de registo
diferentes;
Numa obra em volumes, todos os volumes têm números de registo
diferentes;
Se uma obra tiver material acompanhante no mesmo formato ou
diferente (livro, CD, DVD), este é registado com o mesmo número de
registo.
b) Carimbagem
A carimbagem das obras deve ser feita tendo em atenção a
salvaguarda da integridade da mancha tipográfica e das ilustrações.
É colocado na página de rosto um carimbo com o nº de registo
atribuído à obra bem como a data de entrada da obra na Biblioteca.
Também é colocado na página 13 um carimbo identificativo da
Biblioteca.
Para as monografias adquiridas através do projecto IST-ID, os procedimentos
de carimbagem são os mesmos que para as outras monografias mas são
utilizados os carimbos específicos do IST-ID.
c) Colocação de sistema anti-furto
São colocadas 2 etiquetas de alarme em cada livro: uma deve ser colocada
no verso da capa e outra no verso da contracapa, de forma desencontrada.
2. Publicações Periódicas
Tal como as monografias também as Publicações Periódicas passam pelo
tratamento preliminar, ou seja o seu registo, carimbagem e colocação de alarme
anti-furto.
a) Registo
O registo das Publicações Periódicas é também sequencial e é atribuído um nº
específico a cada título de publicação.
b) Carimbagem
É colocado um carimbo com o nº de registo na 1ª página e vários carimbos
identificativos da Biblioteca de forma aleatória ao longo da revista.
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Para as Publicações Periódicas adquiridas através do projecto IST-ID, os
procedimentos de carimbagem são os mesmos que para as outras publicações
mas são utilizados os carimbos específicos do IST-ID.
c) Colocação de sistema anti-furto
São também colocadas 2 etiquetas de alarme em cada fascículo de revista:
uma na primeira página e outra no verso da contracapa, de forma
desencontrada.
Subprocesso 2.2 – Catalogação e Indexação
O objectivo de todo o tratamento documental efectuado na Biblioteca visa a recolha,
tratamento e organização da informação de modo a facultar aos utilizadores um acesso
rápido e eficaz à recuperação dessa informação.
Assim todas as obras, independentemente do seu tipo ou suporte, são sujeitas a um
circuito documental que culmina na sua introdução no sistema de gestão de Bibliotecas
Koha, o qual vai permitir recuperar a informação e gerir esses documentos.
Catalogar é uma tarefa que requer técnica especializada para resultar numa unicidade e
harmonia na formação do catálogo da Biblioteca. A Catalogação permite a identificação
exacta do documento solicitado.
A indexação de assuntos é usada na recuperação de informação sobre um determinado
assunto.
Após o tratamento preliminar, toda a documentação é sujeita a catalogação e indexação.
1. Critérios gerais de catalogação
A entrada de dados dos registos bibliográficos na base de dados Koha obedece às
normas AACR2 (Angol American Cataloging Rules 2), do MARC 21 e às RPC
(Regras Portuguesas de Catalogação). A descrição adoptada pela BIST é a de nível
3, isto é engloba toda a informação disponível e neste sentido foram criados
templates comuns a toda a rede de Bibliotecas da UL. A utilização destes templates
predefinidos permite a uniformização dos registos bibliográficos.
2. Estrutura dos registos
Na catalogação existem três tipos de registos: bibliográfico, exemplar e existências.
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Os registos bibliográficos são partilhados pela rede de Bibliotecas da UL, enquanto
os registos de exemplar e de existências são específicos da cada Biblioteca.
3. Criação de Registos
A criação de novos registos é feita através de folhas de recolha de dados com um
conjunto de valores por defeito – templates.
No caso do registo bibliográfico os templates são constituídos por todos os campos
MARC, que por defeito estão definidos. Apenas os campos preenchidos são
visualizados no modo público do catálogo.
Neste sentido deve-se selecionar o template consoante a obra, que reflecte o tipo
de registos bibliográficos mais utilizados:
ULisboa – Publicação Periódica
ULisboa – Monografia
ULisboa – Série Monográfica
ULisboa – Analítico de Monografia
ULisboa – Analítico de Periódico
ULisboa – Teses
ULisboa – Documento de trabalho
ULisboa – Todos os campos de MARC 21
Com o objectivo de uniformizar a catalogação, a utilização do template “ULisboa –
Todos os campos de MARC 21” é restrita às obras cuja descrição bibliográfica
contempla campos não incluídos nos restantes templates.
4. Classificação e Indexação
Na BIST existe mais que um tipo de classificação: CDU (Classificação Decimal
Universal), SPINESS e LCC (Library of Congress Classification).
Os assuntos usados pela BIST na base de dados, são em inglês, uma vez que a
maioria das nossas obras é em língua inglesa.
5. Tratamento documental de Dissertações e Teses
a) Verificação dos dados apresentados no Portal da Biblioteca/Fénix em relação
ao documento em suporte papel;
b) Registo bibliográfico no Koha;
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c) Validação no Sistema Fénix;
d) Criação do Registo Exemplar;
6. Tratamento documental de Publicações Periódicas
a) Criação do registo Bibliográfico no Koha (quando se recebe o primeiro
fascículo);
b) Criação/Actualização do registo de existências onde são registados todos os
fascículos recebidos de cada publicação (em ficheiro excel);
c) Reclamação dos fascículos em falta aos respectivos editores;
d) Envio das publicações para as Bibliotecas periféricas devidamente listadas em
guias de remessa.
Subprocesso 2.3 – Gestão de recursos electrónicos
A Biblioteca do IST disponibiliza aos seus utilizadores o acesso a um vasto número de
publicações em formato electrónico que são subscritas através do consórcio nacional
b-on ou somente pelo IST.
Os procedimentos para disponibilizar o acesso às publicações incluídas na b-on ou às
subscritas pelo IST são diferentes:
1. Publicações subscritas através do consórcio b-on
As publicações subscritas através do consórcio b-on estão todas disponíveis no
portal b-on (http://pesquisa.b-on.pt).
2. Publicações subscritas pelo IST
Após processo de aquisição, as publicações subscritas pelo IST passam por um
processo de activação do acesso junto dos respectivos editores e, só depois de
confirmado o acesso, é que se passa à fase da disponibilização. O acesso é
disponibilizado através do catálogo Koha (http://bibliotecas.utl.pt/) e do site da
Biblioteca (http://bist.tecnico.ulisboa.pt).
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Processo 3 – Comunicação
Subprocesso 3.1 – Atendimento ao utilizador
O serviço de atendimento ao utilizador faz parte do Núcleo de Difusão da Informação e
tem como principais competências o atendimento personalizado ao utilizador
nomeadamente:
Divulgação dos recursos disponíveis;
Gestão da sala de leitura;
É também no balcão de atendimento que se procede ao tratamento preliminar da
documentação.
1. Divulgação dos recursos disponíveis
A divulgação dos recursos integra todo o apoio prestado aos utilizadores na consulta
do Catálogo da Biblioteca, nomeadamente na informação acerca da documentação
existente ao nível da sua localização, disponibilidade e possíveis formas de
empréstimo.
É também dado a conhecer ao utilizador quais os recursos electrónicos que tem a
seu dispor, quais as possíveis formas de acesso e todo o apoio na utilização destes
recursos nomeadamente na divulgação do site da Biblioteca do IST
(http://bist.tecnico.ulisboa.pt) onde o utilizador encontra toda a informação acerca
dos recursos disponíveis bem como Tutoriais de Informação.
2. Gestão da sala de leitura
Na gestão da sala de leitura executam-se diversas tarefas tais como a arrumação de
toda a documentação consultada pelos utilizadores, a manutenção do silêncio
necessário para o bom funcionamento de um espaço de estudo e todo o controle de
entradas e saídas de utilizadores, que é feito através do Fénix onde se regista quem
entra, quando entra e quando sai.
3. Serviço de empréstimos
O serviço de empréstimos é gerido através do Sistema de Gestão da Biblioteca –
Koha e consiste na cedência de obras para utilização em espaços não pertencentes
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à Biblioteca e no controle da devolução das mesmas garantindo que são respeitados
os períodos de empréstimo estipulados.
Subprocesso 3.2 – Recuperação de documentação
São enviados de forma regular e sistemática e-mails aos utilizadores em incumprimento
das regras de empréstimos no sentido de minimizar o nº de obras que não são devolvidas
à Biblioteca.
Processo 4 – Empréstimo Interbibliotecas
O Empréstimo Interbibliotecas (EIB) é um serviço que permite o acesso e partilha de
fundos documentais entre bibliotecas, através do empréstimo de obras ou fornecimento
de cópias, tendo em vista o colmatar das necessidades por parte dos utilizadores.
O EIB tem como objectivos:
Proporcionar aos utilizadores do IST o acesso aos fundos bibliográficos, que
não existem na BIST, recorrendo a outras bibliotecas ou centros de
documentação nacionais ou estrangeiros;
Proporcionar a outras bibliotecas ou centros de documentação nacionais ou
estrangeiros o acesso aos fundos bibliográficos existentes na BIST.
Subprocesso 4.1 – EIB solicitado a outras Instituições por Utilizadores do IST
1. O pedido dos documentos para EIB poderá ser processado através do
preenchimento do formulário electrónico (disponível na página web da Biblioteca)
e envio do mesmo por correio electrónico ou presencialmente na recepção da
Biblioteca Central, podendo tratar-se de documentação ou de fornecimento de
fotocópias.
2. Os detalhes bibliográficos do documento requerido deverão ser adequados para a
sua identificação, pela Biblioteca fornecedora.
3. A disponibilidade das obras solicitadas depende das condições da Biblioteca
fornecedora.
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4. Sempre que a Biblioteca fornecedora assim o determine a consulta das obras
solicitadas deve ser feita na sala de leitura da Biblioteca requerente.
5. O número máximo de pedidos a ser solicitado não pode exceder um total de 4 e o
prazo de empréstimo é estipulado pela Biblioteca fornecedora.
6. Poderá ser solicitada a renovação de obras 2 dias antes da data de devolução
estipulada, a qual carece de autorização da Biblioteca fornecedora.
7. O utilizador é responsável por quaisquer perdas ou danos relativos aos
documentos que lhe foram emprestados e pelo cumprimento das obrigações
legais relativas aos Direitos de Autor. Em caso de perda ou dano o utilizador
obriga-se a:
a) Repor um exemplar em bom estado no prazo de 30 dias, ou entregar o
seu valor comercial para que a biblioteca requerente proceda à sua
aquisição;
b) Sempre que se encontrar esgotado o documento que se extraviou ou
inutilizou, fica o utilizador obrigado a substitui-lo por outro de valor similar,
indicado pela respectiva biblioteca fornecedora.
8. As respostas negativas aos pedidos devem ser comunicadas ao utilizador pelo
meio mais rápido, após a recepção do pedido.
9. A BIST deve informar o utilizador sobre eventuais custos e formas de pagamento
solicitados pela Biblioteca fornecedora:
a) Sempre que existam despesas relativas ao pedido de empréstimo ou
fornecimento de cópias, estas são suportadas pelo utilizador;
b) Os pagamentos associados aos custos do EIB são efectuados na
recepção da Biblioteca Central, através de requisição ou dinheiro.
10. Reserva-se à BIST o direito de não proceder ao EIB nos casos em que as
entidades requisitantes não cumpram qualquer dos pontos do presente
Regulamento ou sempre que os interesses dos utilizadores da BIST possam vir a
ser prejudicados.
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Subprocesso 4.2 – EIB da BIST a outras Instituições
1. Todos os documentos podem ser solicitados para empréstimo, desde que no
catálogo da BIST se encontre a designação de “DISPONÍVEL”, com excepção dos
seguintes casos:
Obras de referência;
Publicações periódicas;
Obras em mau estado de conservação;
Indisponibilidade física das obras;
Obras em suporte digital;
Obras de colecções de reservados;
Obras volumosas;
2. Requisição do pedido:
a) O pedido dos documentos para EIB pode ser processado através de
correio electrónico, fax, carta ou ofício, podendo tratar-se de
documentação ou de fornecimento de fotocópias;
b) O pedido deve mencionar, sempre, a Instituição que o processa;
c) O pedido deve ser verificado e processado pela Biblioteca requerente;
d) Os detalhes bibliográficos do documento requerido deverão ser
adequados para a sua identificação, pela biblioteca fornecedora;
e) Respeitar a Legislação vigente relacionada com os Direitos de Autor no
caso da reprodução de qualquer tipo de documento;
f) Assinatura do termo de responsabilidade assinado pela Biblioteca
requerente sob o compromisso de honra que respeita a Legislação vigente
relacionadas com os Direitos de Autor.
3. Empréstimo/Renovação:
a) O prazo de empréstimo é de 15 dias e o número máximo de documentos
que pode ser emprestado a uma Instituição não pode exceder um total de
4, podendo ser renovada a requisição por idêntico período, desde que não
haja pedidos de outras Instituições;
b) A Biblioteca requerente deve solicitar a renovação do prazo de
empréstimo 2 dias antes da data de devolução estipulada.
4. Perdas ou danos de documentos:
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Aprovado: CG
a) A Biblioteca requerente é responsável por quaisquer perdas ou danos
relativos aos documentos que lhe foram emprestados e pelo cumprimento
das obrigações legais relativas aos Direitos de Autor. Em caso de perda
ou dano, a Biblioteca requerente obriga-se a:
Repor um exemplar em bom estado no prazo de 30 dias, ou
entregar o valor comercial para que a Biblioteca fornecedora
proceda à sua aquisição;
Sempre que se encontrar esgotado o documento que se extraviou
ou inutilizou, fica a Biblioteca requerente obrigada a substitui-lo por
outro indicado pela respectiva biblioteca fornecedora, de valor
similar.
5. Devolução de documentos:
a) A devolução dos documentos deve ser sempre efectuada por correio
registado;
b) É da responsabilidade da biblioteca requerente assegurar-se de que a
espécie é empacotada com segurança, claramente etiquetada e
adequadamente segura para a sua devolução.
6. Prazos de Resposta:
a) As respostas negativas devem ser comunicadas à Biblioteca requerente
pelo meio mais rápido após a recepção do pedido;
b) As respostas positivas devem ser efectuadas o mais rapidamente
possível, nunca ultrapassando os sete dias úteis desde a recepção do
pedido. Se existir um atraso a Biblioteca requerente deverá ser informada.
7. Custos:
a) A Biblioteca fornecedora deve informar a Biblioteca requerente sobre
custos e formas de pagamento, salvo acordos especiais Interbibliotecas já
existentes;
b) Todas as despesas relativas ao pedido de empréstimo e fornecimento de
cópias são suportadas pela Biblioteca requerente.
8. Formas de Pagamento:
a) O pagamento é efectuado através de voucher IFLA;
b) A política seguida pela BIST é a de só cobrar EIB a Instituições que
também nos cobram.
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Serviços de Apoio ao Conselho de Gestão
Volume: 9.5 Área de Bibliotecas
Capítulo: 1 Bibliotecas do IST
Revisão n.º 01-15
Data: dezembro de 2015
Versão 01
Elaborado por:
Verificado: Maria Libânio Página: 19
Aprovado: CG
Mapas dos Processos Apresentados
Descrição do Processo: SELECÇÃO E AQUISIÇÃO DE FUNDOS BIBLIOGRÁFICOS
Responsável
Identificação
(processo,
subprocesso
procedimento)
Quando se
procede/
/prazo
Como se
procede
Resultado/
/registo
Fluxo do processo
Quem
valida Quem aprova Rececionado
de:
Expedido
para:
Luísa Ferreira 1.1 Selecção
Após recepção
das listagens
das Bibliotecas
Departamentais
Pedido de
orçamentos
Selecção do
fornecedor
Responsável
de cada
Biblioteca
Departamental
BIST BIST
Responsável
de cada
Biblioteca
Departamental
Luísa Ferreira 1.2 Aquisição Após selecção
do fornecedor
Seguir os
passos
mencionados no
subprocesso 1.2
Aquisição
Responsável
de cada
Biblioteca
Departamental
BIST BIST
Responsável
de cada
Biblioteca
Departamental
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Volume: 9.5 Área de Bibliotecas
Capítulo: 1 Bibliotecas do IST
Revisão n.º 01-15
Data: dezembro de 2015
Versão 01
Elaborado por:
Verificado: Maria Libânio Página: 20
Aprovado: CG
Descrição do Processo: TRATAMENTO DOCUMENTAL
Responsável
Identificação
(processo,
subprocesso
procedimento)
Quando se
procede/
/prazo
Como se
procede
Resultado/
/registo
Fluxo do processo
Quem
valida
Quem
aprova Rececionado
de:
Expedido
para:
Letícia
Gomes
2.1
Tratamento
preliminar
Após recepção
da
documentação
Mencionado no
subprocesso 2.1
Tratamento
preliminar da
documentação
Fornecedores /
Doações BIST BIST BIST
Teresa Fialho
2.2
Catalogação e
Indexação
Após recepção
da
documentação
Mencionado no
subprocesso 2.2
Catalogação e
Indexação BIST BIST
Helena
Sousa
2.3 Gestão de
Recursos
electrónicos
Após recepção
das listagens
dos editores
Mencionado no
subprocesso 2.3
Disponibilização
dos recursos
electrónicos
Editores BIST BIST BIST
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Data: dezembro de 2015
Versão 01
Elaborado por:
Verificado: Maria Libânio Página: 21
Aprovado: CG
Descrição do Processo: COMUNICAÇÃO
Responsável
Identificação
(processo,
subprocesso
procedimento)
Quando se
procede/
/prazo
Como se
procede
Resultado/
/registo
Fluxo do processo
Quem
valida
Quem
aprova Rececionado
de:
Expedido
para:
Sandra
Geraldes
3.1
Atendimento
ao utilizador
Satisfação do
utilizador
Comunidade
IST/Exterior
Comunidade
IST/Exterior BIST BIST
Ana Paula
Costa
3.2
Recuperação
de
documentação
Mensalmente Envio de e-mail Notificação do
utilizador
Comunidade
IST BIST BIST
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Volume: 9.5 Área de Bibliotecas
Capítulo: 1 Bibliotecas do IST
Revisão n.º 01-15
Data: dezembro de 2015
Versão 01
Elaborado por:
Verificado: Maria Libânio Página: 22
Aprovado: CG
Descrição do Processo: EMPRÉSTIMO INTERBIBLIOTECAS
Responsável
Identificação
(processo,
subprocesso
procedimento)
Quando se
procede/
/prazo
Como se
procede
Resultado/
/registo
Fluxo do processo
Quem
valida
Quem
aprova Rececionado
de:
Expedido
para:
Filomena
Santos
4.1 EIB
solicitado a
outras
Instituições por
Utilizadores do
IST
Após recepção do
pedido
Pesquisa e
solicitação da
documentação
EIB Comunidade
IST
Comunidade
IST BIST BIST
Filomena
Santos
4.2 EIB da BIST
a outras
Instituições
Após recepção do
pedido
Localização e
envio da
documentação
EIB Exterior Exterior BIST BIST
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