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FEUP | MIEEC | Ano letivo 2011/12
Sistemas de Qualidade e Fiabilidade
Análise e Modelação detalhadas dos Processos(v1, 4 mar 2012)
José A. Faria, jfaria@fe.up.ptDepartamento de Engenharia e Gestão IndustrialFaculdade de Engenharia da Universidade do PortoMarço 2012
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Introdução
A análise e modelação detalhadas de um processo de negócio envolve 3 atividades principais, que serão analisadas de seguida:
1. Caraterização global (ou Elaboração da ficha do processo)
2. Elaboração do modelo detalhado do fluxo
3. Elaboração das instruções de trabalho
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1. Caraterização global do processo
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Ficha do processo (caraterização global)
A ficha de um processo contém a sua caraterização global e pode incluir os seguintes elementos:
•Designação
•Objetivos
•Âmbito
•Entradas e saídas
•Partes interessadas (clientes, fornecedores e parceiros)
•Principais atividades
•Interações com outros processos
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Caraterização global do processo
• Destes elementos, os mais importantes (pelo menos na fase inicial da análise) e que devem estar sempre presentes são 3 os seguintes:
os quais serão analisados de seguida.
Elementos fundamentais
DesignaçãoObjectivosÂmbito
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Designação dos processos
• Sempre que possível, as designações dos processos devem ser do tipo verbo+objecto, por exemplo:
• Registar encomenda
• Processar factura
• Emprestar livro
• Adquirir livro
• Catalogar livro
o que, note-se, está de acordo com a ideia de “resultado contável”.
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Designação dos processos
• Já designações do tipo:
• Controlar expedição
• Gerir encomendas
• Gerir livros
devem ser evitadas por serem demasiado vagas.
• Note-se que, no caso destas designações, é difícil identificar:
• qual o evento inicial que dispara o processo
• qual o resultado que se pretende alcançar
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Designação dos processos
• Por vezes, é difícil evitar o tipo de designações anteriores.
• Nesses casos, é fundamental especificar com mais rigor o âmbito do processo adotando, para esse efeito, as orientações apresentadas mais à frente.
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Objectivos dos processos | Exemplo
• Os objectivos do processo especificam aquilo que se
pretende alcançar ou garantir através do processo,
como no exemplo seguinte relativo ao processo
Publicar obra.
()
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• O processo Publicar Obra é o processo central da editorial da FEUP e desenrola-se em 3 fases principais.
Exemplo | Processo Publicar Obra da FEUPedições
Avaliar e aprovar obra
Preparar obra
Produzir obra
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• Cada uma das fases desdobra-se em várias actividades
(ver exemplo modelo disponível na página da disciplina)
Exemplo | Processo Publicar Obra da FEUPedições
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Exemplo | Objectivos do processo Publicar obra
• Assegurar que as obras publicadas respeitam os padrões de qualidade técnico-científica e gráfica estabelecidos.
• Assegurar a viabilidade financeira das obras.
• Assegurar que a documentação relevante associada às obras publicadas é gerida (isto é, arquivada e de fácil acesso para consulta).
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Objectivos dos processos
• Os objectivos dos processos são normalmente expressos através de frase iniciadas por “Assegurar que …”.
• Este é um ponto importante pois o objectivo do processo anterior não é apenas o de “publicar obras”, mas sim assegurar as obras são publicadas de acordo com os parâmetros de qualidade e rentabilidade pretendidos.
• É por esse motivo que o processo inclui actividades de avaliação do valor técnico-científico e da viabilidade financeira da obra, que não seriam imprescindíveis se se tratasse apenas de ”publicar a obra”.
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Objectivos dos processos
• Muitas vezes, os objectivos de um processo são confundidos com a designação desse processo.
• Por exemplo, em manuais de sistemas de gestão da qualidade é frequente encontrar-se um processo Gestão de recursos humanos cujo objectivo é Gerir os recursos humanos, ou Assegurar a gestão dos recursos humanos.
• Este tipo de objectivos deve ser evitado porque não “acrescentar valor” à própria designação do projecto.
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Considere-se processo Candidaturas a Curso de Ensino
Superior.
Tendo presente a orientação anterior:
Exemplo / Exercício
Quais são, em seu entender, os objetivos deste processo?
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Âmbito dos processos
• O outro elemento fundamental na caracterização global dos processos é a definição do âmbito do processo.
• A âmbito deve ser especificado de forma tão precisa quanto possível segundo duas perspectivas complementares:
• o domínio de aplicação e
• os limites do processo.
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Âmbito Domínio de aplicação dos processos
O domínio de aplicação especifica as situações em que o processo se aplica.
Exemplo | Processo Publicar obra
O processo aplica-se a todas as obras publicadas pela Editora excepto E-books e Actas de conferências.
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Âmbito Limites dos processos
• O âmbito do processo também pode ser especificado em termos dos seus limites, i.e., da fronteira entre as actividades que pertencem ao processo e aquelas que não pertencem.
• Essa fronteira pode ser definida de duas formas:
• Indicando o início e o fim de processo
• Enumerando as grandes actividades incluídas (ou não incluídas) no processo.
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A fronteira do processo Publicar obra pode ser especificada como:
Exemplo | Limites do processo Publicar obra
O processo inicia-se quando o autor
submete uma proposta de obra a publicar.
O processo termina depois de estar
seleccionada a gráfica e validadas as
provas de impressão.
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Exemplo | Limites do processo Publicar obra
Alternativamente, a fronteira do mesmo processo pode ser
especificada como:
O processo inclui a análise e aprovação
técnico-científica e financeira, a concepção
gráfica, a negociação com as gráficas, e a
revisão de provas.
A impressão, a divulgação, a comercialização
e a gestão de stocks estão fora do âmbito do
processo.
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Âmbito Limites dos processos
• Conforme o exemplo anterior mostra, para eliminar possíveis ambiguidades, pode ser importante explicitar aquilo que está fora do âmbito do processo.
• Nuns casos, será mais simples definir os limites do processo através da enumeração das actividades, noutros através da indicação do início e do fim do processo e, noutros ainda, combinando os dois métodos.
• O fundamental é que limites do processo estejam claramente definidos, quando se inicia a sua análise.
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Exemplo / Exercício
Considerando de novo o processo Candidaturas a Curso de Ensino Superior.
Tendo presentes as orientações anteriores:
Como poderia ser definido o âmbito deste processo?
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2. Modelação detalhada do fluxo
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Modelação detalhada do fluxo dos processos
• Já se viu que a modelação gráfica (ou representação) do fluxo dos processos é um elemento fundamental na análise e melhoria dos processos.
• De facto, é muito mais fácil analisar um dado processo (organizar a documentação, perceber como pode ser melhorado, definir os indicadores de desempenho) a partir do momento em que existe uma representação gráfica do processo.
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Representação dos processos
• Existem vários métodos e ferramentas de modelação de processos, muitos deles utilizados nos exemplos apresentados antes.
• Os métodos e ferramentas mais adequados em cada caso dependem de factores como:
• as características do processo
• o conhecimento das pessoas
• os objectivos da análise
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Representação dos processos
• De seguida, serão apresentados alguns dos métodos e ferramentas mais habituais.
• Serão também apresentadas recomendações e orientações de ordem prática sobre as situações em que a utilização de cada método é mais, ou menos, aconselhável.
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Modelos do tipo swimlane
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Modelos Swimlane
• Os modelos do tipo swimlane constituem uma alternativa flexível e intuitiva para a elaboração desses modelos.
• Nestes modelos, a cada actor do processo corresponde uma pista (“lane”), conforme o exemplo seguinte.
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Modelos Swimlane
Nos modelos swimlane, existe uma pista para cada actor do processo onde são colocadas as tarefas a executar por esse actor.
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…
Processo: Aprovar e Publicar Novos Planos de Estudo
Este processo tem início com a proposta de criação/ alteração de plano de estudo de licenciatura e termina quando o novo plano é inserido no GAUP.
Fases
Actores
Proponente/ Director do
curso
Submeter ao Conselho Cientifico proposta de criação ou alteração de
plano de estudo
SERACReceber proposta
de curso/ alteração curricular
Inserir em agenda da Coordenadora do
Conselho Cientifico a proposta
Receber a decisão da Coordenadora e encaminhar processo para Presidente do
C. Directivo
SERAC/CICA
Conselho Cientifico
Pronunciar-se sobre criação, suspensão ou extinção de cursos e alteração curricular
Conselho Pedagógico
Emitir parecer sobre plano de
estudo
Conselho Directivo
Accionar anualmente indicação de criação de
curso ou alteração de plano de estudos
Aprovar regulamento
de Licenciatura
Reitoria - Senado
DGES
Legislação Aplicável
Deliberação 897/ 2005 de 30 de J unho Estatutos FEUP Estatutos FEUP
Deliberação 897/ 2005 de 30 de J unho artº
3º
Prazos 15-Sep 30 Nov. 30 Nov. 1ª semana de Dez. 1ª semana de Dez. 1ª semana de Dez.1ª semana de Dez.
Análise e aprovação interna do plano de estudos
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Modelos Swimlane
• Se é relativamente simples interpretar um bom modelo swimlane, já não é tão fácil elaborá-lo.
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Modelos Swimlane
Uma das principais dificuldades na modelação de processo prende-se com o grau de detalhe dos modelos. Deve-se:
• procurar representar todos os detalhes, correndo o risco de eternizar a fase de modelação e dar origem a modelos ilegíveis de tão complexos?
• representar apenas o essencial, correndo o risco de omitir aspectos importantes?
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Modelos Swimlane
• Uma solução possível para lidar com este problema, consiste na utilização de modelos com 2 ou mais níveis de detalhe, conforme ilustrado pelo modelo do processo Publicar Obra (fornecido em anexo).
• Outra solução, consiste na utilização de modelos swimlane do tipo hands–off, conforme analisado de seguida.
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Modelos Hands-off e Fluxo
• Na modelação por swimlane, podem ser considerados 2 tipos de modelos correspondendo a diferentes níveis de detalhe:
• Modelo dos Hands–off
• Modelo detalhado do Fluxo
• Nos 2 casos, trata-se de modelos swimlane mas com ênfase em aspectos diferentes.
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Modelos Hands-off e Fluxo
A ênfase deste modelo está nos actores envolvidos no processo e nas transferências de responsabilidade (hands-off) entre eles.
Neste modelo, a ênfase está na representação do fluxo de trabalho. O seu principal objectivo é compreender as actividades chave que determinam o desempenho do processo.
Hands-off
Fluxo
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Modelos Hands-off
• No modelo hands-off, cada intervenção no processo de um actor, por mais complexa que seja, é representada por uma única tarefa.
• Essa tarefa será, posteriormente, detalhada nos modelos de Fluxo e de Tarefas.
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Modelos Hands-off | Exemplo Processar pedido de crédito
…
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Modelos Fluxo
O modelo de fluxo detalha as actividades do modelo hands-off.
()
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Modelos Fluxo| Exemplo Processar pedido de crédito
Modelo Fluxo
Modelo Hands-off
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Lançar Classificações (Fluxo)
Se
cre
tari
a
Ce
ntr
al
Se
cre
tari
a
Ce
ntr
al
Se
cre
tari
a
De
pa
rta
me
nto
Se
cre
tari
a
De
pa
rta
me
nto
Do
cen
teD
oce
nte
Preencher Pauta
Imprimir 3 cópias
Lançar Livro de Termos
Afixar vitrinaArquivar no
dossier disciplinaAvisar alunos
Levar à secretaria central
Outro exemplo Lançar Classificações (Hands-off)
Se
cre
taria
C
en
tra
l
Se
cre
taria
C
en
tra
lS
ecr
eta
ria
De
par
tam
ent
o
Se
cre
taria
D
ep
arta
me
nto
Do
cent
eD
oce
nte
Preencher Pauta
Afixar e Arquivar
Lançar Livro de Termos
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Modelos Hands-off e Fluxo
Cada um dos modelos:
• além de corresponder a um nível de detalhe diferente,
• coloca a ênfase sobre aspectos distintos do processo:
Hands-off Actores e Responsabilidades
Fluxo Dinâmica do processo
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Modelos Hands-off
Dos 2 modelos, normalmente, o mais importante é o
modelo hands-off porque:
()
-- 43 --
Modelos Hands-off: Comentários
O modelo hands-off:
• mostra quem e quando está envolvido no processo (daí que também seja designado por diagrama de Envolvimento).
• cada transferência de responsabilidade (hands-off) é uma causa potencial de atraso na execução do processo.
• os hands-off aparecem neste como linhas de fluxo que atravessam uma swimlane, o que torna imediatamente visíveis as situações do tipo “yo-yo”.
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Modelos Swimlane | Notação
Ao contrário doutras metodologias, na notação aqui apresentada para os swimlane:
• é utilizado um único símbolo para as tarefas e
• além desse símbolo, existem apenas 2 outros símbolos:
• a nuvem para caracterizar aspectos do processo que ainda não são conhecidos e que serão analisados mais tarde,
• O relógio para especificar regras ou restrições na execução dos processos relacionadas com o tempo
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Modelos Swimlane | Exemplo
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Modelos Swimlane| Notação
Representação de caminhos alternativos e paralelos
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Modelos Swimlane | Notação
Representação de tarefas em cuja execução intervêm vários actores.
()
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Modelos Swimlane | Exemplo
Representação correcta
Representação incorrecta, não mostra que o Cliente e que o Assistente Técnico colaboram no registo da reclamação
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Limitações dos modelos Swimlane
• Os modelos swimlane são muito intuitivos mas também
apresentam algumas limitações que impedem (ou
pelo menos dificultam) a sua utilização em certas
situações, conforme os exemplos seguintes
demonstram.
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Modelos do tipo fluxograma
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Limitações dos modelos Swimlane
• Os modelos do tipo swimlanes não sãouma boa soluçãoquando os processos
contém múltiplas decisões do tipo:
Se condição
então ação
senão ação alternativa
condiçãosimnão
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Limitações dos modelos Swimlane
…
pois a representação do fluxo
torna-se pouco intuitiva,
…
condiçãosimnão
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Limitações dos Swimlane
… como acontece neste exemplo
retirado do processo
Mobilidade de alunos IN.
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Modelos do tipo Fluxograma
• Nestes casos, os modelos do tipo fluxograma serão,
provavelmente, uma alternativa preferível pois permitem
uma maior liberdade na disposição gráfica das
actividades no modelo.
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Símbolos utilizados nos Fluxogramas
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Exemplo 1 Modelo Fluxograma
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Exemplo 2 | Modelo Fluxograma
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Exemplo 3 Modelo Fluxograma
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Modelos do tipo Fluxograma
• Nos modelos do tipo fluxograma, não é tão evidente “quem faz o quê” como nos swimlanes.
• A utilização de um código de cores (por exemplo, uma cor para cada actor) pode contribuir para tornar os fluxogramas mais intuitivos ...
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Modelos do tipo Fluxograma
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Modelos do tipo Fluxograma
... excepto quando o processo contém actividades em que participam mais de 2 actores.
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Modelos do tipo matriz de responsabilidade
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Limitações dos modelos Swimlane
• Quando, na execução da mesma atividade, participam vários atores, os modelos do tipo swimlane também não permitem uma representação intuitiva.
• Nesse tipo de situações, os modelos do tipo matriz de responsabilidades podem constituir uma melhor solução.
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Exemplo 1 | Modelo do tipo Matriz
Responsável Participa
Testes(B400-B600)
Encomenda de Cliente
Desenho(B200-B300)
Implement.(B300-B400)
Análise(B130-B200)
Aceitação (B600-B700)
Pré-Análise(B100-B130)
DD
PLM
PL
TSR
APS-C
PM
SE
RTAC
SWD
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Exemplo 2 | Modelo do tipo Matriz
Aprovarpublicação
Efectuarestudo
financeiro
Avaliarproposta
Avaliar e aprovar obra Preparar obra Produzir obra
Conselho Editorial
Conselho Directivo
Autores
Fornecedores
Patrocinadores
FEUP Edições
Fornecer dados,
inform. eelementoscaráctereditorial
e/ ougráfico+ + +
Legenda: Responsável Colabora
Fases
Actividades
Actores
Submeter proposta
Criar dossier de obra
Planeartrabalhos
Contra-tualizar
publicaçãoRever a
obraReverprovas
Receberobra
Elaborarrelatóriode fecho
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Modelos Matriz
Os modelos do tipo matriz são, sobretudo, adequados nas situações em que:
• A sequência de actividades é linear
• Em cada actividade há vários intervenientes com diferentes graus de responsabilidade.
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Modelos Matriz | Níveis de responsabilidade
• Além dos níveis de responsabilidade considerados nos
modelos anteriores (responsável / colaborador), é
frequente considerarem-se os seguintes 4 níveis de
responsabilidade:
…
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Modelos Matriz | Níveis de responsabilidade
• Responsável: pessoa que responde pela obtenção dos resultados pretendidos
• Executante: pessoa ou grupo que vai executar a tarefa
• Informado: pessoa ou grupo que é mantida informada do avanço e dos resultados do processo.
• Consultor: pessoa ou grupo a quem é pedido parecer relativamente a aspectos específicos do processo.
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Exemplo | Níveis de responsabilidade no software iGrafx
Responsible Consultancy InformedAccountable
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Combinação de vários tipos de modelos
Na modelação de processos complexos, é normalmente necessário combinar vários tipos de modelos. Por exemplo:
• um modelo global de 1º nível representa as grandes atividades ou fases do processo,
• as tarefas de cada uma dessas atividades são descritas através de modelos de 2º nível mais detalhados.
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Modelos hierárquicos
Modelo de 1º nível
Modelos de 2º nível
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Nível de detalhe do modelo
Nestes casos, uma solução conveniente ilustrada pelo exemplo seguinte pode ser a combinação de:
• modelos do tipo matriz para o modelo global do processo (pois, em cada macro-actividade, participam vários actores)
• diagramas swimlanes para os modelos detalhados de baixo nível (quando pois cada tarefa é executada por um único actor).
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Modelo global do processo Publicar obra
Aprovarpublicação
Efectuarestudo
financeiro
Avaliarproposta
Avaliar e aprovar obra Preparar obra Produzir obra
Conselho Editorial
Conselho Directivo
Autores
Fornecedores
Patrocinadores
FEUP Edições
Fornecer dados,
inform. eelementoscaráctereditorial
e/ ougráfico+ + +
Legenda: Responsável Colabora
Fases
Actividades
Actores
Submeter proposta
Criar dossier de obra
Planeartrabalhos
Contra-tualizar
publicaçãoRever a
obraReverprovas
Receberobra
Elaborarrelatóriode fecho
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Modelo do subprocesso actividade Avaliar proposta
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proposta ao CE
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Pareceres dos avaliadores
Dados administrativos dos avaliadores
Acta de reunião de comunicação do Parecer ao Autor
Conselho Editorial
FEUP edições
Documentos e registos associados
Act
ores
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Modelo do subprocesso Efectuar estudo financeiro
FEUP edições
Carta de pedido de apoio
Carta de agradecimentos
Pedido de orçamento de impressão
Orçamento de impressão
Pedido de orçamento de projecto gráfico
Orçamento de projecto gráfico
Pedido de caderno de encargos de impressão e acabamentos
Caderno de encargos de impressão e acabamentos
Documentos e registos associados
Fornecedores
Autores
Patrocinadores
Act
ores
Relatório Financeiro
Orçamentar projecto gráfico e obter caderno
de encargos
Orçamentar impressão
Angariarpatrocínios
Elaborar relatório financeiro
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• De notar que a modelação em 2 níveis só é eficaz quando a cada macro-atividade corresponde a uma baseline e não existam ligações entre os modelos do 2º nível (assinalados a veremlho na figura).
Matrizes de responsabilidades
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Matrizes de responsabilidade
• Apesar da sua aparente simplicidade, os modelos do tipo matriz são um instrumento poderoso de análise de processos.
• Além de fornecerem um primeiro nível para a organização da informação e da documentação sobre o processo, a eleboração de um modelo matriz leva a analisar o processo numa perspetiva “mais estratégica”.
• Evitando que o analista do processo se distrai com aspectos de detalhe (como muitas vezes acontece na modelação detalhada)e se concentre nos aspetos essenciais do processo.
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Matrizes de responsabilidade
• Por isso, mesmo quando é necessário analisar em detalhe do processo, é sempre recomendável:
• começar por identificar as fases principais e os respetivos baselines e
• construir o modelo matriz,
• antes de se abordar a modelação detalhada do processo.
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Exemplo / Exercício
• Considerando novamente o processo Tratar Candidaturas a curso,
Quais são as fases deste processo?
Qual a baseline correspondente a cada fase?
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Síntese
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Métodos de modelação | Síntese
Modelos do tipo Matriz:
• Permitem associar vários actores a cada actividade.
• Apenas permitem representar fluxos de actividades lineares. Não permitem representar decisões, ciclos, nem actividades executadas em paralelo ou em alternativa.
• São adequados para modelos de alto nível onde, em cada actividade, participam vários actores.
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Métodos de modelação | Síntese
Modelos do tipo Swimlane:
• São modelos intuitivos que permitem ver facilmente as intervenções de cada actor ao longo do processo.
• São adequados quando o fluxo é relativamente simples, existindo um fluxo principal linear e um nº limitado de decisões, retornos, …
• São adequados para modelos detalhados em que é possível associar cada actividade a um único actor.
-- 83 --
Métodos de modelação | Síntese
Modelos do tipo Fluxograma:
• Permitem uma maior liberdade na disposição dos elementos gráficos do modelo.
• São, por isso, adequados quando o fluxo do processo é complexo, isto é, quando contém decisões, ciclos, actividades em paralelo e alternativas, …
-- 84 --
3. Documentação dos processos
-- 85 --
Documentação dos processos
• Conforme foi já referido, o terceiro elemento dos modelos dos processos consiste na documentação detalhada sobre o modo de execução de cada uma das suas actividades, através da elaboração das respectivas instruções de trabalho.
Modelo de Processo
Caracterização global+Modelo do fluxo+Documentação das actividades+ Indicadores de desempenho
=
-- 86 --
Instruções de trabalho
Tal como vimos num
exemplo inicial, os
modelos gráficos dos
processos (por ex.,
swimlane ou fluxograma),
proporcionam uma visão
de conjunto dos
processos
-- 87 --
Instruções de trabalho
mas devem ser complementados por informações adicionais, designadas por Instruções de Trabalho, necessárias a quem executa as actividades do processo.
-- 88 --
Instruções de trabalho
• Tal como os exemplos seguintes ilustram, conforme as características de cada processo, poderá ser mais adequado:
• Apresentar as IT’s junto ao modelo do processo
• Reunir todas as IT’s num único documento separado do modelo do processo,
• Elaborar um documento autónomo para cada IT.
• Adoptar uma solução mista, em que as instruções mais simples são reunidas no mesmo documento e, para cada IT mais complexa, é elaborado um documento autónomo.
-- 89 --
Documento e IT’s no mesmo documento
Modelo +
Instruções
de trabalho
-- 90 --
1. Modelo
Modelo + Documento único contendo todas as IT’s
…
-- 91 --
……
Modelo + Documento único contendo todas as IT’s
2. Instruções
-- 92 --
Modelo + Documento único contendo todas as IT’s
1. ModeloÁrea de actividade: Aprovar e Publicar Planos de Estudo
Processo: Criar Novo Curso
Fases
Actividades
A.1.1. Elaborar e submeter proposta
A.1.2. Elaborar e submeter regulamento
A.1.3. Aprovar proposta
A.1.4. Aprovar regulamento
A.1.5. Enviar proposta e regulamento para a
reitoria
Legislação aplicável
Decreto-Lei n.º 74/ 2006, Despacho n.º 7287-C/ 2006 - 2.ª série,Decreto-Lei n.º 42/ 2005,Deliberação n.º 896/ 2005 e Deliberação n.º 897/ 2005
Deliberação n.º 897/ 2005 e Regulamentos gerais da UP
Despacho (extracto) n.º 2016/ 2001 (2.ª série)
Despacho (extracto) n.º 2016/ 2001 (2.ª série)
Actores Proponentes Proponentes Conselho Cientifico, Conselho Pedagógico e Conselho Directivo da FEUP
Conselho Cientifico e Conselho Directivo da FEUP
SERAC e Director da FEUP
Prazos 15 de Setembro 15 de Setembro Início de Outubro Início de Outubro Até final de Outubro
A.1. Elaboração e aprovação interna do novo curso
...
-- 93 --
Modelo + Documento único contendo todas as IT’s
Área de actividade: Aprovar e Publicar Planos de Estudo
Processo: Criar Novo Curso
Fase: Elaboração e aprovação interna do novo curso
Actividade Tarefa Actor Descrição/Observações/Legislação aplicável
A.1.1.1. Elaborar proposta
Proponente
Elaborar a proposta de criação do tendo em atenção a seguinte legislação:- Deliberação n.º 897/ 2005 de 30 de J unho;- Capítulo II do Decreto-Lei n.º 42/ 2005 de 22 de Fevereiro e Deliberação n.º 896/ 2005 de 30 de J unho - atribuição de créditos;- Art.º 68.º do Decreto-Lei n.º 74/ 2006 de 24 de Março - documentos que têm de constar na instrução do processo; - Despacho n.º 7287-C/ 2006 de 31 de Março (2.ª série) - normas de organização do processo de criação. Minutas a preencher: - Formulário para a descrição da estrutura curricular e plano de estudos; - Ficha curricular do docente.
A.1.1.2. Emitir parecer sobre a
proposta
Proponentes (Comissão Científica
do Curso - provosória)
Pronunciar-se sobre as propostas de organização dos planos de estudo, incluindo os conteúdos programáticos das disciplinas (alínea b no n.º 2 do art.º 6.º da Deliberação n.º 897/ 2005 de 30 de J unho).
A.1.1.3. Submeter proposta
Proponente Submeter a proposta de criação do curso à aprovação da Direcção da FEUP (alínea c no n.º 2 do art.º 5.º da Deliberação n.º 897/ 2005 de 30 de J unho) e das restantes Instituições Parceiras, no caso de cursos conjuntos, em parceria ou em colaboração.
A.1.1. Elaborar e submeter proposta
2. Instruções
-- 94 --
Modelo + 1 documento para cada IT
1. Modelo
...URL
-- 95 --
...
Modelo + 1 documento para cada IT
2. Instruções
URL
-- 96 --
Documentação mista
1. Modelo + instruções simples
-- 97 --
Exemplo | Documentação mista
2. Instruções de maior complexidade
...URL
-- 98 --
Estrutura das Instruções de Trabalho
• O elemento principal de uma IT é o Modo de proceder na execução da tarefa.
• Além do modo de proceder, as IT’s também devem especificar:
• o Âmbito, isto é, em que situações se aplica
• os Contactos a que será possível recorrer no caso de surgirem dúvidas na sua interpretação
-- 99 --
Estrutura das Instruções de Trabalho
Muitas vezes, também é muito útil incluir nas IT’s:
• uma secção alertando para os Erros mais comuns na execução da tarefa (se possível ilustrados com imagens) e/ou
• uma secção contendo eventuais Recomendações e chamadas de atenção,
tal como no exemplo seguinte ().
-- 100 --
Recomendações e erros a evitar
...
URL
-- 101 --
Manual de Instruções (ou Base de conhecimento) do processo
No seu conjunto, os 3 elementos do modelo do processo constituem uma “espécie” de manual de instruções para quem tem de executar as tarefas do processo
No caso da documentação dos processos ser continuamente aperfeiçoada com a experiência adquirida através da execução do processo, o modelo evoluirá para uma verdadeira base de conhecimento sobre o processo.