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COMUNICAO ORGANIZACIONALEM RGO PBLICO: UMA

ABORDAGEM SOBRE ACOMUNICAO INTERNA DA

PREFEITURA DE EXTREMZ (RN)

Adriana Evangelista Ferreira Jornalista. Especialista em Assessoria de

Comunicao e em Gesto Estratgica da Informao. Universidade Potiguar.E-mail: aevangelista0@gmail.com

Gilmara da Silva Costa Jornalista. Especialista em Assessoria de Comunicao.Assessora de Imprensa da Prefeitura de Extremoz RN.

E-mail:costa_gilmara@hormail.comMaria Stella Galvo Santos Jornalista. Mestre em Histria da Cincias. Professora

da Escola de Comunicao e Artes da Universidade Potiguar. E-mail:stellagalvao@unp.br

Envio em:Agosto de 2012.

Aceite em:Novembro de 2012

RESUMO: O artigo trata de um estudo de caso realizado na Prefeitura de Extremoz-RNcom o objetivo de analisar estratgias de comunicao interna adotadas atualmente no r-go e identicar canais de comunicao que estejam ao alcance de todos os servidores paraque possam ser implementados em momento posterior. Enfatizou-se no estudo o papel e acontribuio do assessor de imprensa na efetivao do processo de comunicao interna daPrefeitura de Extremoz (RN), como tambm na proposta/elaborao de um plano de comu-nicao interna para o setor de comunicao. A justicativa deste estudo se d em virtude dadecincia encontrada na comunicao junto aos servidores do rgo que desenvolvem ativi-dades comunicacionais de forma tmida e inecaz. Para que se alcanassem os objetivos, foiutilizado como metodologia a reviso de literatura em livros, artigos cientcos e monograasacerca da temtica, como tambm a aplicao de questionrio, composto por nove questesfechadas, de mltipla escolha e uma questo semiaberta, totalizando 10 perguntas. Como

concluso, observou-se que para a melhoria do processo de comunicao interna na Prefeitu-ra de Extremoz (RN), torna-se necessrio a adoo de um plano estratgico destinado cor-reo das decincias do rgo na comunicao, desenvolvida junto aos seus colaboradores.

Palavras-chave: Comunicao Organizacional. rgo Pblico. Comunicao Interna.

ORGANIZATIONAL COMMUNICATION IN A PUBLICINSTITUTION: A CASE IN EXTREMOZ (RN)

Abstract: Te article deals with a case in the administration of Extremoz-RN, in order to

analyze the internal strategies of communication currently adopted in the agency and iden-tify channels of communication that are available to all public employees. It was emphasizedin the study the contribution of the press offi cer in the execution of the process of internal

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communication from the City of Extremoz (RN) as well as in the proposal and developmentof an internal communications plan for the communications. Te objective of this study isto observe the deciencies found in the communication in the organ. Tis process developsinternal communication activities that was so timid and ineffective. In order to achieve the

objectives, methodology was used as a review of literature in books, scientic articles andmonographs on the subject, as well as a questionnaire, composed of nine closed questions,multiple choice question and half-open, totaling in 10 questions. Te questionnaire was doneby the employees in the period from November to December 2011 and used as a resource forinformation in relation to the communication process within the organ. In conclusion, weobserved that for the improvement of internal communication in the Extremoz administra-tion, it was necessary to adopt a strategic plan for the correction of deciencies in communi-cation, developed along with its employees.

Keywords:Organizational Communication. Public Agency. Internal Communication.

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1. INTRODUO

As organizaes contemporneas esto enfrentando atualmente ambientes extrema-mente dinmicos, nos quais se coloca em discusso a nova perspectiva das organiza-es e da sociedade. A crescente evoluo tecnolgica e a concorrncia esto levandoos gestores a buscarem a produo de seus produtos e a prestao de seus servios deforma mais qualitativa. Para tanto, muitas esto adotando os principais sistemas e mo-delos de gesto da qualidade utilizados no mundo.

Segundo Baptista (2009), para uma organizao sobreviver ao mundo concorrencial fundamental fazer uma divulgao clara da Misso, Cultura, Valores e Projetos aosseus colaboradores. Para isso, a ferramenta da comunicao torna-se crucial, por exer-cer um efeito positivo sobre o ambiente interno e, consequentemente, sobre a imagemglobal da empresa. A comunicao numa organizao deve ser entendida como ummeio fundamental para alcanar e facilitar um bom ambiente interno e motivacionaldos colaboradores, assim contribuindo para o sucesso da empresa.

Na perspectiva de Chiavenato (2005, p.149), a comunicao o processo de trans-misso de uma informao de uma pessoa para outra, sendo ento compartilhada porambas. Para que a informao seja compreendida dentro das organizaes, decisivaa existncia de um servio de comunicao interna.

Assim, a comunicao interna torna-se um instrumento primordial para a transmissode informaes entre os colaboradores internos de uma empresa, como tambm comoelemento norteador para a melhoria do relacionamento interno entre as pessoas, namedida em que a criao de um uxo de comunicao contnua no ambiente institu-

cional tende a tornar o clima local mais harmonioso.No setor pblico, percebe-se que a comunicao interna aplicada ainda carece de me-lhor utilizao das prticas, e que escasseiam exemplos sobre a plena utilizao desterecurso como instrumento de interao entre corpo diretivo e servidores pblicos. Acomunicao interna ainda utilizada timidamente nos rgos pblicos e no resultaem aes de comunicao voltadas para o servidor como pblico-alvo e sim para apopulao de modo geral, embora o servidor faa parte dela.

Durante o nosso estudo, identicamos esta realidade na Prefeitura de Extremoz (RN),

onde o foco de seu investimento em comunicao est voltado para o pblico externoe a imagem do gestor. Diante deste cenrio, propomos realizar o estudo voltado para

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a comunicao interna da Prefeitura de Extremoz (RN) que utiliza esta ferramentade forma tmida. Percebeu-se ainda que muitos servidores desconhecem o papel doassessor de imprensa e os mecanismos de comunicao por ele utilizado. A gura desteprossional da comunicao tem sido representada ao longo dos anos por meio de

uma jornalista.

al constatao nos levou a realizar este estudo. Acreditamos que, com os resultadosobtidos, tenhamos embasamento efetivo para a possvel implantao de um planode comunicao no rgo em questo, com sugestes que atendam aos anseios edvidas dos servidores.

O objetivo deste estudo analisar estratgias de comunicao interna adotadas atu-almente no rgo, identicar canais que estejam ao alcance de todos os servidores epropor a elaborao de um plano de comunicao interna, enfatizando ainda a con-

tribuio do assessor de imprensa na consolidao da estrutura comunicacional daPrefeitura de Extremoz (RN).

Para tanto, realizou-se um estudo aprofundado sobre a temtica, com base na litera-tura especca, como tambm a aplicao de questionrio junto aos colaboradores dorgo. As questes elencadas buscaram obter um maior conhecimento sobre o proces-so de comunicao interna e se revelaram fundamentais para o auxlio na elaboraodo objeto o plano do presente estudo.

2.A COMUNICAONAS ORGANIZAES

A comunicao organizacional ou empresarial surgiu aproximadamente em 1906, nosEstados Unidos, com a proposta de se conhecer profundamente a empresa, direcio-nando o conhecimento adquirido sobre a organizao s aes destinadas a integraro pblico interno, trabalhando os problemas detectados e buscando solucion-los deacordo com a realidade encontrada. No mesmo ano, surgiu tambm a assessoria decomunicao, quando o jornalista Ivy Lee montou o primeiro escritrio de assessoria

de comunicao do mundo em Nova Iorque.No Brasil, a histria da comunicao organizacional est ligada histria do desen-volvimento econmico, social e poltico das ltimas dcadas. Na atual era da infor-mao, a comunicao organizacional busca preencher lacunas existentes no contextoempresarial, visando integrar os ambientes internos e externos, de forma a tornar acomunicao dentro dela mais fcil de ser entendida. Ela atua analisando tambm osuxos comunicacionais, detectando e eliminando possveis rudos, de modo a tornaro modelo de comunicao mais ecaz.

As empresas do mundo atual esto despertando cada vez mais para a necessidade de umroteiro de planejamento comunicacional. orquato (2004) e Kunsch (2009) comparti-

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lham este pensamento quando mostram em diferentes momentos que o processo de co-municao deve partir de um planejamento. Para Kunsch (2009), o componente maisimportante para criar relacionamento entre a organizao e os mais diversos pblicos.

A comunicao interna o ponto de partida para o alinhamento do discurso de umaorganizao, transmitindo as suas informaes da forma mais clara possvel para todosos nveis da empresa. Diante disso, para que a comunicao interna acontea nas or-ganizaes, necessrio que esta ferramenta atinja seu principal alvo, neste caso, seupblico interno, para que este pblico possa transmitir uma mensagem uniforme deforma positiva.

Para o bom desenvolvimento da comunicao interna dentro das organizaes, pre-ciso transmitir aos funcionrios informaes precisas e sem rudos, armando os obje-tivos, a misso e os valores da empresa. Souza e Foss (2006) enfatizam a importnciada comunicao interna para se obter o comprometimento do corpo funcional comas metas e objetivos organizacionais. Lisboa Filho (2006) arma que a ferramenta dacomunicao interna focaliza a excelncia empresarial e sua prtica proporciona facili-dade na realizao das trocas entre empresa e colaboradores.

A quantidade de prossionais necessrios para compor uma equipe adequada, semdvida um dos fatores relevantes do dcit da comunicao interna nos rgos p-blicos, especialmente em algumas Prefeituras. Segundo Fossati (2006 apudLOPES,2010), a ausncia de estrutura adequada compromete a gesto do processo de comu-nicao, pois pode gerar uma viso mope do processo, causando uma carncia deinformao e comprometendo a ecincia e at a imagem do municpio e do poltico.

No contexto do desenvolvimento da comunicao organizacional, a assessoria de co-municao tem papel chave. Para gata Messina (2008), no setor pblico a assessoriade comunicao social mais ampla, cobre um espectro maior de responsabilidades ede tarefas. A assessoria de imprensa em rgo pblico requer do assessor a conscinciade que ele um mediador dentro do servio pblico e, portanto, deve garantir popu-lao o acesso a toda informao relacionada s atividades realizadas pelo rgo. Nodeve servir a interesses puramente polticos, nem seguir condutas que vo de encontroao que est previsto no Cdigo de tica de Comunicao Social (SCHEFFLER; VE-RSSIMO; SILVA, 2010).

Outro desao do papel dos prossionais de comunicao em rgos pblicos estvinculado ao fato de a assessoria de imprensa ser um cargo de conana. Isso resulta,muitas vezes, na indicao de prossionais com outra qualicao para a atividade,resultando numa comunicao precria que leva ao desconhecimento, por parte doscolaboradores, do real papel exercido por um assessor de imprensa.

3. RESULTADOS DO ESTUDO

O municpio de Extremoz (RN) ca localizado a 22 quilmetros da capital do Estadodo Rio Grande do Norte. Atualmente, a Prefeitura conta em seu quadro funcional

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com cerca de 1.100 funcionrios entre efetivos, contratos e cargos em comisso. Aestrutura administrativa conta com 11 Secretarias Municipais e do Gabinete Civil.

O setor de Comunicao da Prefeitura vinculado diretamente ao Gabinete do Pre-

feito e a assessoria de comunicao est a cargo de uma jornalista. Uma agncia decomunicao, terceirizada, responsvel pela criao de folders e materiais institucio-nais, spots e comerciais. A comunicao ainda est em fase de estruturao, apesar deterem sido lanados o jornal institucional, revista, publicaes ociais e site. Ampliar ecapacitar a equipe da assessoria, sem dvida um fator determinante para sanar o atualdcit da comunicao interna da Prefeitura de Extremoz, potencializando resultadostambm junto ao pblico externo.

O questionrio aplicado foi baseado na realidade do setor de comunicao da Prefeitu-ra, como tambm no referencial terico utilizado. O pblico-alvo da amostra foi cons-

titudo pelos servidores da Prefeitura, de setores de trabalho escolhidos aleatoriamentee funes administrativas divergentes. O questionrio era composto por nove questesfechadas, de mltipla escolha e uma questo semi-aberta, totalizando 10 perguntas.

Inicialmente, o questionrio aplicado buscou obter um conhecimento sobre quais asprincipais fontes de informao interna da Prefeitura de Extremoz (RN). Dentre asopes colocadas, 50% dos entrevistados informaram que recebem informaes pormeio de jornais, revistas ou outro meio de divulgao interna. Estes canais de comu-nicao so considerados por orquato (2004) como canais efetivos de um rgo parao aperfeioamento dos Recursos Humanos.

Dentre outras opes foram selecionados ainda o recebimento de informaes atra-vs da chea (20%), neste caso, o prprio prefeito e seus secretrios, e por meio deconversas com os demais servidores (20%). Os entrevistados informaram ter interesseem informaes gerais sobre o rgo (40%), sobre a sua evoluo (20%) e sobre in-formaes diversas (20%).

Quando indagados sobre a importncia da comunicao interna, 100% dos servidoresresponderam armativamente. Este resultado, a nosso ver, decorre do trabalho reali-zado pela Assessoria de Comunicao da atual gesto, que visivelmente necessita seajustar s demandas internas. Sobre quais meios de comunicao eles preferem para re-ceber informes sobre aes da Prefeitura, 33% disseram preferir o jornal interno; 25%optaram pela publicao interna (Dirio Ocial do Municpio e revista institucional),e 17% apontaram as reunies nos departamentos como meio para comunicao efeti-va entre cheas e colaboradores.

possvel inferir, com base nos resultados, que a adoo de estratgias de inclusodigital, com a integrao dos servidores s novas tecnologias, pode resultar em maiordisseminao das informaes. Para a Prefeitura, as mdias sociais podem estreitar acomunicao com os servidores e maior interao com os gestores.

O grau de conhecimento dos servidores quanto s aes da Prefeitura mostrado pelapesquisa restringe o nvel elevado de conhecimento aos servidores em cargos de con-

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ana e mais prximos chea imediata. Os servidores que informaram no ter muitoconhecimento sobre o rgo esto distribudos em outra esfera hierrquica como fot-grafo, pregoeiro do setor de licitaes, motoboy etc.

Observou-se nesta questo a inecincia das aes de comunicao de forma global,com as informaes sobre o rgo sendo repassadas de forma homogeneizada a todosos funcionrios, portanto sem considerar suas especicidades.

Dentre as estratgias de comunicao interna, buscamos identicar quais seriam maisadequadas para a Prefeitura objeto deste estudo. Optou-se, nesta questo, por umaabordagem semiaberta, permitindo a livre expresso opinativa dos servidores. Obser-vamos que 31% acreditam que a comunicao interna pode melhorar por meio dereunies peridicas, 26% via e-mails, 17% por acesso a informaes em quadros deaviso e 26% pela internet, notas internas e revista.

A pesquisa evidenciou que a Prefeitura necessita traar metas para obteno de re-sultados favorveis junto aos seus servidores e utilizar uma estratgia consistente decomunicao interna para conseguir alcanar os objetivos desejados. fundamental,ainda, que o uxo de informaes ocorra de forma universal, o que implica conhecere avaliar as ferramentas utilizadas pelos funcionrios, incorporando-as ao objetivo derealizar uma comunicao institucional integrativa.

4. CONSIDERAES FINAIS

Mesmo com todos os avanos em termos comunicacionais, a necessidade dos colabo-radores de uma organizao continua sendo conhecer a empresa em que trabalham eas informaes nela produzidas. Na Prefeitura de Extremoz (RN), a situao no di-ferente. A maioria dos questionrios, um percentual acima dos 80% sugere a implan-tao de um plano de comunicao interna mais ecaz. As reunies peridicas foramsolicitadas em quase todos os questionrios e o uso da internet tambm foi apontadocomo recurso para um futuro modelo de comunicao interna.

Sugestes para melhoria da comunicao interna na Prefeitura de Extremoz:

Boletim Interno Veculo de circulao de informaes internas com periodicida-de mensal. Pode ser distribudo tambm pelo correio eletrnico;

Uso da intranet, do correio eletrnico e do espao virtual da Prefeitura junto aosseus colaboradores, que inclua o envio de crticas/sugestes;

Jornal Mural Ferramenta bastante til e de custo acessvel. Informa sobre o am-biente interno da organizao e pode contar com a colaborao dos funcionrios.O Jornal Mural deve car axado em locais de fcil visualizao;

Utilizar as reunies como ferramenta de comunicao, quando podem ser transmi-

tidas as mensagens relevantes para o processo de comunicao;

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Criao de um programa para agendamento de reunies pelos meios eletrnicos demodo a dinamizar o aviso prvio destes encontros de trabalho.

Finalmente, conclumos que um Plano de Comunicao Interna, quando bem

elaborado e executado dentro do planejado, oferece ao pblico interno maior com-preenso, integrao e comprometimento com a organizao.

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