A Experiência do Escritório

de Processos UFRGS

Gabriela Musse Branco Diretora do Escritório de Processos da UFRGS

A UFRGS

Cursos

• Graduação - 93

• Mestrado - 76

• Doutorado - 73

• Lato Sensu - 155

Alunos

• Graduação – 31.751

• Especialização - 11.316

• Mestrado - 5.629

• Doutorado - 5.829

Servidores

• Docentes 2.746

• Técnicos Administrativos – 2.727

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1934 – Universidade de Porto Alegre 1950 – Universidade Federal do Rio Grande do Sul

1895 – Faculdade de Farmácia 1896 – Escola de Engenharia

• Negócio: Conhecimento • Autarquia pertencente à administração indireta do

Executivo Federal • ENSINO, PESQUISA e EXTENSÃO

Caminho do BPM na UFRGS

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Vender a Ideia Criar o EP Metodologia e Ferramentas

Disseminar Cultura BPM

Rede com IFES Identificar

processos nível 1

Indicadores

Portal de Processos

Donos de Processo

Caminho do BPM na UFRGS

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Vender a Ideia Criar o EP Metodologia e Ferramentas

Disseminar Cultura BPM

Rede com IFES Identificar

processos nível 1

Indicadores

Portal de Processos

Donos de Processo

Vender a ideia

• Bom “vendedor”

– Prof. Ângela Brodbeck

• Case de Sucesso

– Diplomação (2011)

• Orientação estratégica

– PDTI 2011-2016: “definição de padrões (normas, regras e processos) de procedimentos de gestão, tanto da TI quanto da Instituição”

– TCU: “identificação dos processos”

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Case de Sucesso: Diplomação

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Antes Depois

Procedimento para pegar o

Diploma

6 meses depois!!

Caminho do BPM na UFRGS

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Vender a Ideia Criar o EP Metodologia e Ferramentas

Disseminar Cultura BPM

Rede com IFES Identificar

processos nível 1

Indicadores

Portal de Processos

Donos de Processo

Criação do EP

• Março 2012

• Inciativa (sponsors)

– CPD, PROGESP e PROPLAN

• Perfil da Equipe

– Engenheiros de Produção

• Local

– PROPLAN (BPM)

• Piloto: Compras

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Caminho do BPM na UFRGS

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Vender a Ideia Criar o EP Metodologia e Ferramentas

Disseminar Cultura BPM

Rede com IFES Identificar

processos nível 1

Indicadores

Portal de Processos

Donos de Processo

Metodologia e Ferramentas

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Método de trabalho do EP Método de trabalho do EP/CPD

Principais Projetos

• Aquisição de Bens e Serviços

• Gestão de Contratos

• Interações Acadêmicas

• Gestão de Pessoas

• Ingresso Calouros

• Agendamento de Veículos

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Caminho do BPM na UFRGS

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Vender a Ideia Criar o EP Metodologia e Ferramentas

Disseminar Cultura BPM

Rede com IFES Identificar

processos nível 1

Indicadores

Portal de Processos

Donos de Processo

Disseminar Cultura BPM

• Capacitação

– Formação de multiplicadores

• Ampliar a documentação dos processos

– Gestão de conhecimento

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Caminho do BPM na UFRGS

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Vender a Ideia Criar o EP Metodologia e Ferramentas

Disseminar Cultura BPM

Rede com IFES Identificar

processos nível 1

Indicadores

Portal de Processos

Donos de Processo

Rede com IFES

• Objetivo

– Troca de experiências e boas práticas

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I Encontro dos Escritórios de

Processos das Universidades

Federais

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Vender a Ideia Criar o EP Metodologia e Ferramentas

Disseminar Cultura BPM

Rede com IFES Identificar

processos nível 1

Indicadores

Portal de Processos

Donos de Processo

Arquitetura de Processos

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Nível 1 Nível 2

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Vender a Ideia Criar o EP Metodologia e Ferramentas

Disseminar Cultura BPM

Rede com IFES Identificar

processos nível 1

Indicadores

Portal de Processos

Donos de Processo

Próximos passos

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Macroprocesso: 1.

Processo: 1.1 (selecionar um ou deixar geral do macro)

Ação Processos Indicadores Responsável Escopo PrazoResultado

Esperado

Resultado

alcançadoStatus

nome da açãovincular a n

processos

vincular a n

indicadores

(opcional)

Indicador 1 Indicador 2

Ações/Projetos de Melhoria

Portal de Processos (Indicadores / Repositório de Processos)

Grupo de Governança de Processos e Sistemas

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Vender a Ideia Criar o EP Estabelecer

Métodos

Disseminar Cultura BPM

Rede com IFES Identificar

processos nível 1

Indicadores

Portal de Processos

Donos de Processo

Cap

acit

ação

do

EP

Obrigada!

Escritório de Processos UFRGS – escritorioprocessos@ufrgs.br Gabriela Musse Branco

Isaac da Silva Torres

Claudio Adriano Lassen

João Francisco da Fontoura Vieira