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ADMINISTRAÇÃO PATRIMONIAL
ADMINISTRAÇÃO PATRIMONIAL
5Administração PatrimonialApresentação
Apresentação
Um conteúdo objetivo, conciso, didático e que atenda às expectativas de quem leva
a vida em constante movimento: este parece ser o sonho de todo leitor que enxerga
o estudo como fonte inesgotável de conhecimento.
Pensando na imensa necessidade de atender o desejo desse exigente leitor é que
foi criado este produto voltado para os anseios de quem busca informação e
conhecimento com o dinamismo dos dias atuais.
Com esses ideais em mente, nasceram os livros eletrônicos da Cengage Learning,
com conteúdos de qualidade, dentro de uma roupagem criativa e arrojada.
Em cada título é possível encontrar a abordagem de temas de forma abrangente,
associada a uma leitura agradável e organizada, visando facilitar o aprendizado e
a memorização de cada disciplina.
A linguagem dialógica aproxima o estudante dos temas explorados, promovendo a
interação com o assunto tratado.
Ao longo do conteúdo, o leitor terá acesso a recursos inovadores, como os tópicos
Atenção, que o alertam sobre a importância do assunto abordado, e o Para saber mais, que apresenta dicas interessantíssimas de leitura complementar e curiosida-
des bem bacanas, para aprofundar a apreensão do assunto, além de recursos ilustra-
tivos, que permitem a associação de cada ponto a ser estudado. Ao clicar nas palavras-
-chaveemnegrito,oleitorserálevadoaoGlossário,parateracessoàdefinição
da palavra. Para voltar ao texto, no ponto em que parou, o leitor deve clicar na
própria palavra-chave do Glossário, em negrito.
Esperamos que você encontre neste livro a materialização de um desejo: o alcance
doconhecimentodemaneiraobjetiva,concisa,didáticaeeficaz.
Boa leitura!
7Administração PatrimonialPrefácio
Prefácio
Todo patrimônio necessita ser bem cuidado.
Isso envolve um critério apurado de administração de tudo o que pode ser
considerado, de fato, patrimônio.
Mas,afinal,oqueépatrimônio?Patrimônioéoconjuntodebensdotadosdevalor
econômico pertencente a uma pessoa física ou jurídica. Percebe-se que o conceito
depatrimônioébemobjetivo.Eoqueéadministração?Ouoatodeadministrar?
Trata-se de um questionamento cuja resposta pode alcançar liames um tanto
quanto subjetivos.
Diante dessa realidade, existe a preocupação em entender o que pode atender
à definição de administração desmembrando, para tanto, outros conceitos e
entendimentosafimdequeumdenominadorcomumpossaseralcançado.
Essa é a proposta do material didático sobre Administração Patrimonial,
desenvolvidoespecialmentecomafinalidadedelevaraoleitoralgumasrespostas.
Nessa busca, o leitor encontrará a abordagem de temas importantes na Unidade
1, tais como a administração de recursos, os conceitos de material de consumo e
material permanente, a importância da compreensão do que é tombamento e seu
reflexonumdeterminadobempatrimonial,cargaeinventáriopatrimonial.
Na Unidade 2, é dado o enfoque a importantes atos como doação, compra,
permuta, locação, compra entre outros, além de assuntos relacionados às formas
de planejamento da administração patrimonial.
Através da Unidade 3, recebemos uma importante aula sobre o controle patrimonial.
Finalmente, na Unidade 4, temos a abordagem dos principais aspectos contábeis
relevantes para a administração patrimonial.
O patrimônio, além de ser bem defendido, deve, também, ser bem administrado
para que não pereça no tempo.
Esperamos que este material forneça subsídios para o entendimento necessário
do assunto.
Bons estudos.
9Unidade 1 – Administração patrimonial
UNIDADE 1ADMINISTRAÇÃO PATRIMONIAL
Capítulo 1 Administração, 10
Capítulo 2 Administração de Recursos, 12
Capítulo 3 Recursos Patrimoniais, 14
Capítulo 4 Inventário de bens patrimoniais, 20
Capítulo 5Codificação,22
Glossário, 27
10 Administração Patrimonial
1. Administração
Desde as mais antigas sociedades, o homem precisou se organizar em comunidades.
Somos seres sociais por natureza e, sendo assim, nos articulamos para chegar a
um objetivo comum.
A palavra administração vem do latim administratione, que é a junção do ad,
quesignificadireção,tendênciapara,eminister, que quer dizer subordinação ou
obediência. Esse foi o conceito inicial: realizar uma função sob o comando de
alguém, prestar serviço a uma pessoa.
A administração moderna iniciou-se com a revolução industrial. Nesse período,
houve uma grande transformação na sociedade, na política, na economia
e, principalmente, nas empresas. As empresas cresciam de forma rápida e
desorganizada, na base do improviso e “achismo”. Muitas empresas surgiam a
todoomomentoeverificou-seumagrandeconcorrênciaentreelas.Asempresas
precisavamdeeficiênciaeprodutividadeparanãosucumbiràsempresasaoredor.
Com isso, o sentido da administração mudou completamente.
ATENÇÃO! A administração é uma ciência social voltada para as melhores práticas em uma organização. É conhecer os objetivos das empresas e desenvolver ações
para chegar a estes objetivos utilizando seus pilares como planejamento, organização
das atividades, controle e direção.
11Unidade 1 – Administração patrimonial
A administração é fundamental na sociedade moderna e necessita das habilidades
técnicas, humanas e conceituais para enfrentar as dificuldades do dia a dia.
Dentre suas funções, o administrador precisa saber onde a empresa quer chegar,
fixar objetivos e planejar–se para atingi-los, além de conhecer e entender os
problemas que a organização pode enfrentar durante essa trajetória. Os recursos
necessários,sejamelesfinanceirostecnológicosouhumanos,tambémprecisam
ser devidamente alocados para que a estratégia funcione. E na administração das
organizações deve-se considerar o capital humano, pois é com as pessoas e através
delas que uma empresa vive. Saber liderar, organizar e motivar seus funcionários é
vital para o sucesso. Serão as pessoas que lidarão diretamente com o patrimônio
das empresas.
Quadro 01: Pilares da Administração
As empresas hoje passam por mudanças em todas as áreas de atuação. A
possibilidade de uma empresa crescer em novos mercados, antes ignorados pelas
fragilidades logísticas, aumentou consideravelmente. Por outro lado, a concorrência
ficou mais acirrada com o mundo altamente dinâmico e globalizado. Novas
tecnologias abrem as fronteiras do mundo para o comércio, mais conhecimento
emaioreficiência.Atecnologiaajudouamelhorarprocessos,visualizarfalhase
corrigi-las mais rapidamente. Com isso, as empresas têm agora mais visibilidade
e sendo mais conhecidas, aumentam a lembrança da sua marca ou produto. Por
outro lado, qualquer deslize será rapidamente conhecido por todos.
Uma sociedade baseada na informação, em tecnologia sofisticada, com uma
economia maior e em escala global, em que as pessoas têm múltiplas opções
de produtos/serviços semelhantes, a administração está constantemente em
modificação.Cadavezmaisasempresasprecisamserversáteiseaperfeiçoarsuas
vantagens competitivas utilizando conhecimento, perspectiva e atitude.
Planejamento
Organização
Direção
Controle
PIL
AR
ES
DA
A
DM
INIS
TR
AÇ
ÃO
12 Administração Patrimonial
2. Administração de Recursos
Hoje em dia não temos mais recursos abundantes como antigamente. As organiza-
ções, tanto as privadas com as públicas, precisam administrar com recursos cada
vez mais escassos e extrair o de melhor em cada recurso disponível.
O conceito amplamente utilizado para designar recurso é tudo aquilo que gera ou
tem a capacidade de gerar riqueza, no sentido econômico do termo. Em cada se-
tor um recurso pode ter uma importância diferente. No caso de uma empresa de
e-commerce como a Amazon.com, o recurso tecnológico da internet é vital para o
seu funcionamento como em uma universidade o capital humano é imprescindível
para as aulas presenciais.
Através do melhor aproveitamento dos recursos disponíveis é que as empresas
podem desenvolver estratégias e obter vantagem competitiva.
Quadro 02: Recursos de uma organização.
As empresas possuem diversos tipos de recursos disponíveis para chegar ao seu
objetivo. Os cinco grandes grupos de recursos são:
1) capital:partefinanceiradaempresa.Recursomaisfácildeserobservado,
pois é através dele que compramos, inclusive, novos recursos. São ativos
que possuem certo grau de liquidez. Através de suas operações internas, as
organizaçõesobtêmseusrecursosfinanceirosparasuacontinuidade;
2) materiais: são os recursos que a empresa utiliza para suas operações. Sua
administração enquadra desde a identificação dos fornecedores, compra
do bem, o recebimento, transporte e acondicionamento até a armazenagem
quando o produto está acabado;
3) patrimoniais: objeto de nosso estudo. São os recursos imobilizados que a
empresa possui para o seu pleno funcionamento, lidando com a conservação,
manutenção, reparo e demais necessidades;
Capital
RECURSOS
Materiais Patrimoniais Humanos Tecnológicos
13Unidade 1 – Administração patrimonial
4) humanos: são as pessoas da organização. É com elas e através delas que
as empresas vivem. Recrutar, treinar, motivar e remunerar fazem parte
da administração dos recursos humanos. Em uma universidade temos os
professores como o recurso primordial para os cursos presenciais. Assim
como em qualquer empresa de serviços o capital humano é vital para a
“produção” dos serviços;
5) tecnológicos: fator de produção essencial nos dias atuais. Ajuda a desenvolver
as operações no dia a dia da organização, aumentar a produção com mais
eficiência,melhoraracomunicaçãointernaeexterna,melhoraroscanaisde
venda etc. Está presente em todos os departamentos de uma organização.
Os recursos podem ainda ser classificados como tangíveis e intangíveis. Os
recursos tangíveis são aqueles que podem ser tocados, possuem essência física,
como terrenos, automóveis, máquinas etc. São conhecidos também como bens
corpóreos e podem ser desmembrados como:
• recursosfinanceiros(seucapital);
• recursos organizacionais (suas estruturas formais de funcionamento);
• recursos físicos (suas instalações físicas e os equipamentos; centros de
distribuição e estoque de produtos);
• recursos tecnológicos (tecnologia disponível, patentes industriais, registro de
marcas).
Já os recursos intangíveis não podem ser tocados. Conhecidos como
bens incorpóreos, são considerados fontes superiores de capacidade de
competências essenciais. Alguns exemplos de recursos intangíveis são:
• recursos humanos (conhecimento, confiança, habilidade, trabalho em
equipe);
• recursos de inovações (ideias, capacitações científicas, capacidade deinovação);
• recursosrelacionadosàreputação(marca,qualidadepercebida,confiançano
produto).
Dificilmente os concorrentes conseguem imitar os recursos intangíveis de uma
organização. Por isso, cada vez mais, as empresas preferem depender destes
recursos a recursos tangíveis.
14 Administração Patrimonial
Reunião de brainstorm que permite que o grupo lance ideias, sugestões e que colaborem entre si. A “tempestade de ideias”, como o brainstorm é conhecido, é um exemplo de recurso intangível.
3. Recursos Patrimoniais
Quadro 03: Recursos patrimoniais
Patrimônio é o conjunto de bens e direitos dotados de valor econômico que pertence
a uma empresa ou pessoa física.
Capital
RECURSOS
Materiais Patrimoniais Humanos Tecnológicos
Instalações
Equipamentos Prédios, terrenos
15Unidade 1 – Administração patrimonial
Os recursos patrimoniais são as instalações, máquinas, equipamentos, edifícios,
veículos utilizados no dia a dia da operação da empresa.
Quando se trata de patrimônio público, as Normas Brasileiras de Contabilidade os
definemcomo:
“(...) o conjunto de bens e direitos, tangíveis ou intangíveis, onerados
ou não, adquiridos, formados ou mantidos com recursos públicos,
integrantes do patrimônio de qualquer entidade pública ou de uso comum,
quesejaportadorourepresenteumfluxodebenefíciosfuturosinerentes
à prestação de serviços públicos”.
Aindanomesmoâmbito,aLein.4.717,de29.6.65,definepatrimôniopúblico,
em seu artigo primeiro, parágrafo primeiro, como o conjunto de bens e direitos de
valor econômico, artístico, estético, histórico ou turístico, pertencentes aos entes
da administração pública direta e indireta.
ATENÇÃO! Nas entidades públicas, os bens patrimoniais são tratados de forma mais complexa do que nas empresas, com regulamentos internos específicos e
amplos, e deveres e obrigações dos servidores que são responsáveis pela área ou pelo
servidor que se utiliza de tais bens.
ClassificaçãodosBens
Os bens podem possuir diversas subdivisões de acordo com as necessidades do
grupodeinteresse.Entreasmaiscomunsencontramosasseguintesclassificações:
• quanto à sua escassez (livres ou econômicos);
• quanto à sua realidade física (materiais ou serviços)
• quanto à sua função (bens de consumo ou de produção);
• quanto à sua duração (duráveis ou não duráveis);
• quanto à sua origem (naturais ou transformados);
• quanto às suas relações recíprocas (bens concorrentes ou complementares).
Os bens patrimoniais também podem ser divididos em dois grandes grupos: os
bens móveis e os bens imóveis.
Os bens móveis, também conhecidos como equipamentos são, por exemplo, as
máquinas utilizadas para as operações, os veículos, as ferramentas especiais, os
servidores e computadores, os móveis, os geradores etc. Já os bens imóveis, como
o nome já diz, são os prédios, os terrenos, as instalações e as jazidas.
Alémdestasclassificações,quesãoasmaisconhecidas,temosoutrasformasde
seclassificarumbem:
16 Administração Patrimonial
a) tangíveis e intangíveis – os tangíveis (o que se pode tocar), também
conhecidos como corpóreos, podem ser as máquinas e equipamentos,
por exemplo. Os intangíveis (que não possuem uma forma identificável)
são conhecidos como incorpóreos, podendo ser citadas como exemplos as
patentes e direitos autorais;
b) fungíveis e infungíveis - os bens podem ser classificados por sua
fungibilidade, ou seja, bens que podem ser fundidos, ou misturados com
outros, mas que não perdem sua característica inicial. Os bens fungíveis
são aqueles que podem ser substituídos por outros sem que haja nenhuma
mudança, pois são da mesma natureza. Exemplo: commodities, soja, trigo
etc. Bens infungíveis são considerados itens únicos, raros que não podem ser
substituídos de nenhuma forma, como exemplo um manuscrito original de
um autor, o quadro original da Monalisa de Leonardo da Vinci;
c) divisíveis e indivisíveis–alémdasclassificações,osbensaindapodemser
conhecidospela suadivisibilidade.Quando obemédivisível significa que
pode ser particionado sem que as partes percam suas características iniciais.
Como exemplo, temos os terrenos, determinados lotes de mercadorias. Já os
classificados como indivisíveis sãoosqueperdemsuacaracterísticaao se
separar, suas partes isoladas não podem ser caracterizadas como o mesmo
bem. Como exemplo, podemos citar um automóvel;
d) bens de capital e bens de consumo-estasclassificaçõessãousualmente
encontradas na administração, contabilidade e economia como bens de
capital, que são os bens que a empresa utiliza para produzir novos produtos
ou serviços e bens de consumo que são destinados ao consumo final.Os
bensdeconsumosãoaindaclassificadoscomobensdeconsumoduráveis,
quando um produto tem a durabilidade superior a um ano ou superior a
umanofiscalcomo,porexemplo,osautomóveis,televisores,entreoutros.
E também podem ser bens de consumo não duráveis, quando seu tempo de
durabilidadenãoultrapassaumperíodofiscalouumano.
Umaúltimaclassificaçãoéquantoàsuadisponibilidade,emqueosbenspodem
estar disponíveis para o uso imediato ou não, sendo chamados de indisponíveis.
A Secretaria do Tesouro Nacional do Ministério da Fazenda, na Portaria n. 448,
de13desetembrode2002,defineaclassificaçãodosmateriaisdestaforma:os
materiais permanentes e os materiais de consumo. Os materiais permanentes
possuem durabilidade mínima de dois anos no uso corrente sem perder suas
características.Existemcincocondiçõesparaaidentificaçãodequeummaterial
é de consumo e não material permanente, caso se enquadre em um ou mais itens
a seguir:
17Unidade 1 – Administração patrimonial
Quadro 04: Material Permanente x Material de Consumo
O artigo terceiro da Portaria n. 448 descreve estes itens como:
• Durabilidade, quando o material em uso normal perde ou tem reduzidas as
suas condições de funcionamento, no prazo máximo de dois anos;
• Fragilidade,cujaestruturaestejasujeitaàmodificação,porserquebradiço
ou deformável, caracterizando-se pela irrecuperabilidade e/ou perda de sua
identidade;
• Perecibilidade,quandosujeitoamodificações(químicasoufísicas)ouquese
deteriora ou perde sua característica normal de uso;
• Incorporabilidade, quando destinado à incorporação a outro bem, não
podendo ser retirado sem prejuízo das características do principal;
• Transformabilidade,quandoadquiridoparafimdetransformação.
Terminologias
Aadministraçãopatrimonialpossuialgumasterminologiasespecíficasparaseu
funcionamento, utilizadas principalmente nas entidades públicas em todas as
esferas. As terminologias mais comuns são:
• responsável: pessoa designada para gerenciar os bens pertencentes
à administração patrimonial. Será o responsável pelo levantamento,
classificaçãoecontroledositens;
• alienação: modalidade de transferência do direito de propriedade dos bens
pertencentes à organização através da venda, cessão, permuta ou doação;
Durabilidade
Fragilidade
Perecibilidade
Incorporabilidade
MA
TE
RIA
L D
E C
ON
SU
MO
Transformabilidade
MA
TE
RIA
L P
ER
MA
NE
TE
Ou
18 Administração Patrimonial
• bem móvel: os objetos, materiais ou equipamentos que podem ser transferidos
de local sem perda da sua característica/forma. Deve ser controlado
fisicamentepeloresponsávelpatrimonial.
Quando se referem a sua situação patrimonial, os bens podem ainda ser
classificadoscomo:
• novo: quando um bem comprado possui menos de um ano;
• bom: um bem em perfeitas condições de uso normal;
• ocioso: quando um bem não está sendo utilizado apesar de suas perfeitas
condições de uso;
• recuperável: quando um bem está com problema e sua recuperação não
ultrapassa 50% do valor de mercado de um novo;
• antieconômico: quando um bem, apesar de
funcionar corretamente, tem um custo
de manutenção oneroso demais pelo
resultado que produz, devido ao uso
prolongado, obsoletismo ou desgaste
prematuro;
• irrecuperável: quando um bem não
funciona mais corretamente devido à
perda de sua característica ou que-
bra e sua recuperação é inviável eco-
nomicamente, ultrapassando 50% do
valor de mercado.
Incorporação
Segundo o Tribunal de Justiça do Estado do Paraná,
incorporação caracteriza-se como a inclusão de um bem no
acervo patrimonial do Poder Judiciário, bem como a adição do seu
valor à conta do ativo imobilizado. Para lançar um bem no seu ativo, devem ser
utilizados os seguintes dados:
1)notafiscal;
2) nota de empenho;
3) manual e prospecto de fabricante, para material adquirido;
4)certificado,termooudocumentodedoaçãooucessão,paraquadroseobras
de arte;
5) comprovante de doação ou cessão, para os demais bens;
19Unidade 1 – Administração patrimonial
6) termo ou documento comprovante de permuta de bens;
7) guia de produção interna, para os bens gerados por produção interna, com
estimativa de custo de produção ou valor de avaliação.
Material de Consumo
Diferente do material per-
manente, o material de
consumo tem durabili-
dade de, no máximo dois
anos, pois perde sua iden-
tidade física após este pe-
ríodo. Com isso, ele é clas-
sificado como despesa e
não como ativo.
Podemos citar os mate-
riais de escritório como
exemplos de material de
consumo.
Material Permanente
Éo inverso domaterial de consumo.Umbem é classificado comopermanente
quando sua durabilidade ultrapassa os dois anos sem perder suas características
e identidade física. Possui controle patrimonial conforme veremos mais adiante.
Como exemplo, é possível citar ar condicionado, veículos etc.
20 Administração Patrimonial
Movimentação Física
Quando um bem necessita ser transferido para outro setor da empresa, para outra
filialoumesmooutronegócio,éobrigatórioregistraressamovimentação física
do bem para a correta organização do inventário.
Redistribuição
Quando a instituição possui um depósito dos bens e estes são encaminhados para
os setores que necessitam do item.
Tombamento
Éa identificação e o registrodeummaterial permanentenoRegistroGeral de
Patrimônio,protegendo-ocomumregime jurídicoespecíficodeacordocomsua
função social.
Segundo o Decreto-Lei n. 25, de 30 de novembro de 1937, que organiza o patrimônio
histórico e artístico nacional,
“(...) constitui o patrimônio histórico e artístico nacional o conjunto dos
bens móveis e imóveis existentes no país e cuja conservação seja de
interesse público, quer por sua vinculação a fatos memoráveis da história
do Brasil, quer por seu excepcional valor arqueológico ou etnográfico,
bibliográficoouartístico.”
Carga Patrimonial
Termo muito comum nas instituições públicas, carga patrimonial são todos os
bens patrimoniais sob responsabilidade de um servidor também chamado de
responsável.
4. Inventário de bens patrimoniais
O inventário consiste em
realizar o levantamento
físico e também finan-
ceiro de todos os bens,
em determinados locais,
comafinalidadedecom-
parar o que está regis-
trado e o que realmente
existe e como está seu
estado de conservação.
21Unidade 1 – Administração patrimonial
Este procedimento administrativo é realizado normalmente uma vez ao ano,
juntocomofinalnoexercíciofiscal,e temcomo intuitoverificarseobemestá
em perfeitas condições para, assim, avaliar o lucro e, caso existam diferenças,
transferir o resultado apurado.
Para facilitar o registro anual, determinadas empresas realizam um inventário
rotativodiário,iniciandocomosprodutoscomestoquezeronosistema,verificando
se realmente não existe nenhum item do produto. Depois, para os itens com poucas
unidades, até completar o inventário total. Com isso, pequenas variações já são
corrigidas, evitando grandes diferenças anuais.
ATENÇÃO! Quando é realizado um inventário de qualquer tipo, é proibido retirar qualquer item do local de execução.
Existem diversos tipos de inventários, como a seguir:
a) de verificação:comointuitodeverificarumbemouatotalidadedosbens,
é realizado a qualquer tempo de acordo com a necessidade da instituição ou
do departamento;
b) de transferência de responsabilidade: quando um novo funcionário será o
responsável pelos recursos patrimoniais, geralmente é realizado um inventário
de transferência de responsabilidade;
c) de criação: é realizado quando ainda não existe na empresa ou instituição
alguém responsável pelos recursos e, a partir daquele momento, contam-se
os bens e começa um controle do zero;
d) de extinção:quandoumsetor,umafilialouumaunidadeadministrativase
extingue, é necessário realizar o levantamento de todos os itens pertencentes
ao patrimônio da empresa;
e) anual: o inventário mais comum nas empresas e nas instituições públicas, o
inventárioanualérealizadoparafecharoanofiscal.Éverificadoototalde
bens no ano anterior e as variações ocorridas no ano.
OAnual deBensMóveis tem por finalidade verificar a situação real dos bens,
identificando os bens não localizados, e tomar as providências necessárias.
Verificarseexistembensquenãoestãoemuso(ociosos)everificarseoutrosetor
necessitaerealizaratransferência.Verificarsealgumbemestásemaplaquetade
identificaçãoeprovidenciaracolocação,verificarseexistembensquenãoservem
mais e realizar o procedimento de baixa.
Já o Anual de Bens Imóveis deve apresentar o inventário dos bens imóveis e tem
porfinalidadeverificaroestadodestes,apuraranecessidadedemanutençãoou
reparo e avaliar se o valor contabilizado e avaliado do imóvel está de acordo com
suas condições físicas.
O campo da administração patrimonial é dinâmico e merece nossa atenção. Considerando esse fato, o autor deste livro tratadoplanejamento,organização,aspectolegalefinalidadedas entidades públicas e privadas e a importância do seu patrimônio. Você irá aprender muito sobre preservação patrimonial – como supervisionar e controlar os seus bens.
ADMINISTRAÇÃO PATRIMONIAL
ISBN 978-85-221-2350-6