Noções sobre gerenciamento eletrônico de documento

Conhecendo as tecnologia que podem facilitar o dia a dia em um arquivo

“Não há progresso sem mudanças. E quem não consegue mudar a si mesmo acaba não

mudando coisa alguma.”George Shaw  

Reflexão

Olá pessoal,os objetivos da

aula de hoje são:

Proporcionar uma compreensão dos

conceitos básicos de questões relativas ao

gerenciamento de documentos.

Apresentar os cuidados básicos

para a preservação dos documentos.

Vamos ver agora algumas

recomendações para conservação de

documentos:

A conservação dos documentos envolve

dois fatores relacionados aos

suportes da informação.

São eles:

• Os fatores intrínsecos estão relacionados com a composição dos materiais.

Intrínsecos

• Os fatores extrínsecos estão relacionados com agentes externos aos materiais.

Extrínsecos

São exemplos de fatores intrínsecos:

Processos de fabricação;

Tipos de fibras; Resíduos químicos etc.

Os fatores extrínsecos podem ser subdivididos da seguinte maneira

acompanhe a seguir:

A luz seja ela natural ou artificial, induz o processo de envelhecimento acelerado. Cuidado especial deve ser tomado com os papéis termosensíveis, como os recebidos de transmissões via fax, que devem ser xerocados tão rapidamente quanto possível.

Agentes físicos

O calor e a umidade podem ser altamente nocivos aos materiais, quanto mais a temperatura aumenta, mais intensiva se tornam as reações químicas de degradação.

Temperatura e umidade

Pilhas de documentos que são amarradas com barbantes e que podem ter suas margens cortadas. As dobras excessivas de papéis que fragilizam e facilitam a ruptura.

Agentes físico-mecânicos

Poluentes atmosféricos, a poeira que potencializa a ação de agentes biológicos, pois transportam inúmeros ácaros e microorganismos.

Agentes químicos

Insetos e outros microorganismos.

Agentes biológicos

Envolve toda ação humana deliberada ou por negligência que traga como consequência a deterioração do acervo.

Ação do homem

Desastres naturais como enchentes, queda de raios e incêndios.

Ação da natureza

Bom agora que já falamos sobre alguns fatores que podem

influenciar na preservação dos

documentos.

Vamos ver algumas tecnologias utilizadas na preservação dos

documentos.

Já ouviu falar em microfilme? Com

certeza não se trata de um filme pequeno

ou um curta metragem.

Microfilme é uma mídia analógica de armazenamento

para livros, periódicos, documentos e

desenhos. 

Vamos conhecer melhor esse processo

denominado microfilmagem: 

Pelo seu tamanho, o microfilme não é legível a olho nú; apesar da extrema redução mantém as caracterísitcas fiéis do documento e pode ser lida através da ampliação da imagem num aparelho de leitura

Esse é um leitor de microfilme.

Conheça algumas vantagens do microfilme:

1.•Economia de espaço físico e mão de obra.

2.

•Maior segurança na conservação de documentos contra riscos como furtos, incêndios, inundações etc. Já que podem ser armazenados em cofres.

3.•Facilita e agiliza a consulta.

Mas o microfilme também requer alguns cuidados,

veja quais são eles:

Acondicioná-lo em ambiente climatizado, temperatura de 19ºC a 22ºC, e 40% a 50% de humidade, pois a baixa umidade pode tornar a película do microfilme quebradiça e a alta umidade cria mofo e manchas microscópicas.

Cuidados com o microfilme:

Revisar periódicamente o aparelho de leitura e mante-lo limpo para não danificar o microfilme.

Cuidados com o microfilme:

Evitar a incidência prolongada de luz sobre a película.

Cuidados com o microfilme:

Veja agora outra tecnologia que está ganhando cada vez mais espaço dentro

das empresas.

A Digitalização de Documentos, visa fundamentalmente, eliminar os arquivos de documentos que, por sua própria característica, são volumosos, pesquisáveis por uma única sequência, deterioráveis e inseguros. Proporcionado ainda a agilização da informação tão fundamental para as empresas nos dias de hoje.

É surpreendente a revolução causada

pelo avanço tecnológico.

Podemos afirmar literalmente que hoje a informação cabe no

nosso bolso.

Um arquivo metálico de 4 gavetas, com capacidade

de armazenar 22000 documentos, pode ter seu

conteúdo facilmente acomodado em 1 Giga de

espaço de disco.

Vejamos a seguir algumas características dessa chamada era digital.

A troca e a difusão de informações, no decorrer do tempo, sempre foram responsáveis pelo desenvolvimento dos mecanismos de transformação social, já que onde houve revoluções houve necessariamente a disseminação de ideais.

• Características da era digital

A presença cada vez maior dos computadores em nossas vidas, a capacidade de coletar e analisar dados e disseminá-los através das rápidas vias das telecomunicações, nos tem proporcionado benefícios, mas, na mesma proporção, também malefícios.

• Características da era digital

Entre agora no nosso fórum e registre lá sua

opinião sobre os avanços tecnológicos, seus

benefícios e malefícios para as pessoas e as

empresas.

Atividade 1

Vamos entender o que é Gestão de documentos.

Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.

Os objetivos da gestão de documentos são:

• Assegurar, de forma eficiente, a produção, administração, manutenção e destinação de documentos.

Objetivos

• Garantir que a informação institucional esteja disponível quando e onde seja necessária à instituição e aos cidadãos.

Objetivos

• Contribuir para o acesso e preservação dos documentos que mereçam guarda permanente por seus valores histórico e científico.

Objetivos

• Assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo, fiscal, legal ou para a pesquisa científica.

Objetivos

Com o passar dos anos, começou-se a perceber um grande acúmulo de papéis em grandes centros, e essa quantidade vem aumentando a cada dia. Para cuidar da organização e segurança destes documentos, iniciaram-se os estudos em relação ao GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos).

Mas, o que é esse “GED”?

O GED é a soma de todas as tecnologias e produtos

que visam o gerenciamento de

informações de forma eletrônica, fechando o

ciclo completo, desde sua criação até o seu arquivamento.

O GED é um sistema que converte informações em voz, texto ou imagem para a forma digital. Funciona com softwares e hardwares específicos que permitem a captação, o armazenamento, a localização e o gerenciamento das versões digitais das informações.

Me diga, como você prefere procurar

documentos?

A informação que você precisa pode estar a

distância de um clique.Vejamos algumas vantagens do GED

Absoluto controle dos processos da empresa. Alta velocidade e precisão na localização de documentos.

Vantagens do GED:

Disponibilidade instantânea de documentos sem limites físicos. Um mesmo documento pode ser acessado por mais de uma pessoa simultaneamente, economizando tempo dos funcionários.

Vantagens do GED:

Gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos humanos e aumentando a produtividade.

Vantagens do GED:

Para saber mais sobre o Gerenciamento eletrônico, assista um vídeo institucional de uma empresa que atua nessa ramo.

Luiz Ricardo SilesRASC – Recuperação e Assistência Cristã

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