Post on 12-Dec-2018
UNIVERSIDADE SÃO FRANCISCO Engenharia de Computação
ANDREZA MOREIRA DA SILVA
AVALIAÇÃO TECNOLÓGICA PARA IMPLANTAÇÃO
DE ERP EM GRANDE ESCALA PARA PEQUENAS
EMPRESAS
Itatiba
2012
ANDREZA MOREIRA DA SILVA – RA: 002200800272
AVALIAÇÃO TECNOLÓGICA PARA IMPLANTAÇÃO
DE ERP EM GRANDE ESCALA PARA PEQUENAS
EMPRESAS
Monografia apresentada à disciplina Trabalho de Conclusão de Curso, do curso de Engenharia de Computação da Universidade São Francisco, sob orientação do Prof. Esp. Ricardo Cesar Boaretto, como exigência para conclusão do curso de graduação.
Orientador: Prof. Esp. Ricardo Cesar Boaretto
Itatiba
2012
Agradeço a Deus por estar comigo sempre e
a todos aqueles que me incentivaram
para a conclusão deste projeto.
AGRADECIMENTOS
Agradeço a Deus por ser meu companheiro e sempre estar presente na minha vida!
Agradeço aos meus pais por me mostrarem a importância dos estudos.
Agradeço em especial meu grande amigo Rubens Benavides Abreu que me
entendeu e me apoiou quando mais precisei.
Agradeço a todos meus professores que fizeram parte da minha história durante
esses cinco anos, em especial o professor Esp. Ricardo Cesar Boaretto que me ajudou no
desenvolvimento deste trabalho.
“O que sabemos é uma gota; o que
ignoramos é um oceano” – Isaac Newton
RESUMO
Atualmente o termo tecnologia se tornou referência de qualidade de serviços e
produtos. Uma empresa que não se enquadra ou não acompanha os avanços tecnológicos,
visivelmente apresenta problemas operacionais e administrativos. O Governo brasileiro é
uma das maiores empresas que está em constante busca por meios tecnológicos com a
finalidade de facilitar a fiscalização em todas as empresas do país, desde as micro e
pequenas até as multinacionais.
Diante disto, o problema encontrado por muitas empresas (principalmente para as
micro e pequenas) para conseguir acompanhar as atualizações do Governo são as
ferramentas de softwares, que permitam a estas cumprirem com as exigências do fisco
brasileiro, constantemente atualizadas.
Visando colocar esta gama de empresas em conformidade com o fisco brasileiro, bem
como, em melhores condições competitivas no mercado em que atuam, este trabalho
apresenta uma proposta de solução tecnologia em torno de uma solução de ERP Web.
Palavras-chave: sistemas ERP web, micro e pequenas empresas.
ABSTRACT
Nowadays the term technology has become a benchmark of quality services and
products. A company that does not fit or does not follow the technological advances, clearly
presents operational and administrative problems. The Brazilian government is one of the
largest companies that is in constant search for technological means in order to facilitate
monitoring in all companies of the country, from the Micro and Small to multinationals.
Given this, the problem encountered by many companies (especially for micro and
small) to keep up with the updates of the Government are the software tools, enabling these
comply with the requirements of the Brazilian tax authorities, constantly updated.
Aiming to put this range of companies in accordance with Brazilian tax authorities, as
well as in better competitive conditions in the market in which they operate, this paper
proposes a technology solution around an ERP solution Web.
Key words: ERP web, small business.
LISTA DE ILUSTRAÇÕES
Figura 1 - Evolução e o Aperfeiçoamento do ERP ............................................................... 16
Figura 2 - Exemplo funcionalidade do SPED ....................................................................... 27
Figura 3 - Exemplo funcionalidade NF-e .............................................................................. 29
Figura 4 - Exemplo DANFE .................................................................................................. 30
Figura 5 - Tela da NotaSoft Dzyon ....................................................................................... 32
Figura 6 - Tela NFe+ da Zipline ........................................................................................... 33
Figura 7 - Proposta do Projeto ............................................................................................. 34
Figura 8 - Exemplo de Cloud Computing ............................................................................. 37
Figura 9 - Modelo de Software como Serviço (SaaS) ........................................................... 40
Figura 10 - Exemplo benefícios de SaaS em sistemas corporativos .................................... 41
Figura 11 - Logo Google Docs e ferramentas ...................................................................... 42
Figura 12 – Logo ERP Web OpenBravo .............................................................................. 43
Figura 13 - Logo ERP Microsoft Dynamics AX ..................................................................... 44
Figura 14 - Exemplo E-Learning .......................................................................................... 47
Figura 15 - Logo Moodle ...................................................................................................... 48
Figura 16 – Site Moodle ....................................................................................................... 48
Figura 17 - Inteface para Login ............................................................................................ 49
Figura 18 - Links para acesso as matérias e atividades ....................................................... 49
Figura 19 - Exemplo de funcionalidades do Moodle ............................................................. 50
Figura 20 - Links para Download ou Upload de atividades................................................... 50
LISTA DE TABELAS
Tabela 1 - Representação das Pequenas Empresas ........................................................... 20
Tabela 2 - Participação das MPEs na economia do Brasil ................................................... 21
Tabela 3 - Obrigações Acessórias ....................................................................................... 25
Tabela 4 - Redução de custos nas transações do comércio on-line ..................................... 46
LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS
ASPs -Application Service Providers
BI -Business Intelligence
CRM -Customer Relationship Management
ERP -Enterprise Resource Planning
MPE -Micro e Pequenas Empresas
MRP -Material Requirement Planning
MRP II -Manufacturing Resource Planning
NF-e -Nota Fiscal Eletrônica
RIS -Serviço de Instalação Remota
SaaS -Software as a Service
Sefaz -Secretaria da Fazenda
SPED - Sistema Público de Escrituração Digital
SRF -Secretaria da Receita Federal
SUFRAMA -Superintendência da Zona Franca de Manaus
TED -Transferência Eletrônica Disponível
TI -Tecnologia da Informação
WWW -World Wide Web
SUMÁRIO
1.INTRODUÇÃO ................................................................................................................. 13
2.OBJETIVO........................................................................................................................ 13
3.METODOLOGIA ............................................................................................................... 14
4.RESULTADOS ESPERADOS .......................................................................................... 14
5.DESENVOLVIMENTO ...................................................................................................... 14
5.1.A história do ERP ........................................................................................................... 14
5.2.A importância do ERP para as organizações ................................................................. 16
5.3.TI dentro das pequenas empresas ................................................................................. 17
5.4.Necessidades da TI nas pequenas empresas ................................................................ 18
5.5.Por que investir na informatização de pequenas empresas ........................................... 20
5.6.Os problemas enfrentados pelas pequenas empresas para informatização ................... 21
5.7.Principais obrigações fiscais das MPE ........................................................................... 22
5.8.Obrigações acessórias das MPE ................................................................................... 23
5.9.SPED – Sistema Público de Escrituração Digital ........................................................... 26
5.10.Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) ....................................................................................... 28
5.10.1.Softwares gratuitos para emissão de NF-e................................................................ 31
5.10.1.1.NotaSoft ................................................................................................................. 31
5.10.1.2.NFe+ ...................................................................................................................... 32
6.PROPOSTA DE UMA SOLUÇÃO ERP WEB PARA MPEs ............................................. 33
6.1.Ferramenta Web ............................................................................................................ 35
6.2.Cloud Computing ........................................................................................................... 37
6.2.1.SaaS - Software as a Service - Software como serviço ............................................... 38
6.2.2.Benefícios do SaaS para Sistemas Corporativos ........................................................ 40
6.2.3.Exemplos de SaaS...................................................................................................... 41
6.2.3.1.Google ..................................................................................................................... 41
6.2.3.2.Microsoft SkyDrive e Office Online ........................................................................... 42
6.2.4. Exemplo de ERP Web - Cloud Computing .................................................................. 42
6.2.4.1.Openbravo ERP Web ............................................................................................... 43
6.2.4.2.Microsoft Dynamic AX .............................................................................................. 43
6.2.4.3.Tiny ERP .................................................................................................................. 44
6.3. Sistema de Comércio Eletrônico (e-commerce) .......................................................... 45
6.3.1. Estrutura e-Learning ................................................................................................... 46
6.3.1.1.Moodle ..................................................................................................................... 47
6.4. Serviços de Contabilidade .......................................................................................... 51
7.CONCLUSÃO ................................................................................................................... 53
8.REFERÊNCIAS ................................................................................................................ 54
APÊNDICE A – FERRAMENTA WEB ERP (Exemplo)....................................................... 58
13
1. INTRODUÇÃO
Nos dias atuais, a tecnologia tornou-se ferramenta essencial para se obter sucesso em
diversas áreas no mercado global.
Visando reduzir a sonegação e consequentemente aumentar a arrecadação para os
cofres públicos, o governo brasileiro tem investido intensamente em tecnologia da
informação, informatizando o cumprimento de obrigações fiscais acessórias.
Os problemas, que algumas empresas enfrentam com tais mudanças, são o choque
operacional e a falta de capital para acompanhar e cumprir as regras estabelecidas pelo
fisco brasileiro. Para as grandes empresas, que tem um capital elevado, o caminho para se
adquirir uma ferramenta de software operacional é mais fácil além do que, em sua maioria,
já possuem sistemas ERP atualizados e prontos para atenderem as exigências do Governo.
Ao contrário disto, muitas das pequenas e micro empresas não possuem sequer
sistema para emissão de nota fiscal, que há pouco tempo também se tornou um processo
eletrônico, devendo cumprir também normas estabelecidas pela legislação tributária
nacional.
Analisando essa carência no mercado nacional, observa-se que há uma grande faixa
de pequenas empresas desamparadas pela tecnologia, que necessitam de um sistema ERP
para com isso, conseguirem um melhor gerenciamento e controle de seu de negócio e
colocar-se em condições de atender as exigências legais do governo brasileiro.
Por fim, este trabalho apresentará um estudo relacionado a estes problemas, com
uma proposta tecnológica para sanar a demanda mencionada anteriormente.
2. OBJETIVO
Este trabalho tem como objetivo realizar um estudo de plataformas de hardware e
software de aplicativos ERP oferecidos na Nuvem (SaaS), com a finalidade de propor uma
solução de ferramenta de software, voltada para micro e pequenas empresas, estando
disponível para planejamento e execução em um projeto posterior de implementação.
14
3. METODOLOGIA
Visando fundamentar a solução a ser apresentada, serão realizados estudos
bibliográficos sobre sistemas web, Cloud Computer, ERP, legislação de obrigações
tributárias acessórias do Brasil e a dificuldade enfrentada por micro e pequenas empresas
para atendê-las.
Após essa pesquisa, será efetuada uma analise de como todas essas tecnologias
juntas, poderão prover uma solução que atenda em grande escala micro e pequenas
empresas, no atendimento de suas necessidades de gestão, juntamente com o atendimento
das obrigações acessórias do fisco brasileiro.
4. RESULTADOS ESPERADOS
Após a realização dos estudos, espera-se apresentar uma visão tecnológica de
solução de sistema ERP, voltada para micro e pequenas empresas, apresentando as
principais vantagens e a visão ampla que o projeto abrirá para esse mercado. Além disso,
expor as facilidades operacionais, agilidade em realizar processos complexos e uma
retaguarda preparada para atender as mudanças do Governo brasileiro.
5. DESENVOLVIMENTO
5.1. A história do ERP
Antes de começar a expor as principais funções de um sistema ERP (Enterprise
Resource Planning), é necessário entender como o mesmo surgiu e qual seu principal
objetivo.
Segundo Barreto (2011), no final da década de 50, quando nascia o conceito
tecnológico, a tecnologia existente era de Mainframes, que foram utilizados para executar os
15
primeiros passos dos sistemas de gestão (na época o controle de estoque, que acabou se
tornando a atividade pioneira da interseção entre gestão e tecnologia). Essa tecnologia era
cara, porém os resultados eram satisfatórios, pois o tempo utilizado para realizá-los era
menor do que se realizados manualmente.
No início da década de 70, com os avanços tecnológicos e o crescimento econômico,
surgiu a necessidade de acrescentar processos que pudessem conversar entre si,
possibilitando planejamentos e tomadas de decisão, baseando-se nessas informações
surgiram então, os MRP (Material Requirement Planning), que eram pacotes prontos e
integrados, responsáveis pelo controle de insumos e processos de produção. (Barreto,
2011).
Conforme Haberkorn (2007, p.14) com o passar dos anos, seguindo a evolução
tecnológica e a mudança de Mainframes para servidores conectados por redes, os MRP
evoluíram para MRP II (Manufacturing Resource Planning), que eram responsáveis pelo
controle de outras atividades como mão de obra e maquinários. Nessa mesma década,
foram acrescentados aos MRP II novos sistemas, já conhecidos pelo termo módulos do
pacote de gestão.
Na prática, o MRP II já poderia ser chamado de ERP pela abrangência de controles e
gerenciamento. Porém, não se sabe ao certo quando o conjunto de sistemas ganhou essa
denominação.
O termo ERP ganhou força no mercado na década de 90 devido à evolução
tecnológica e as mudanças de gerenciamento, após essa fase as vendas e distribuição de
pacotes ERP cresceram e ganharam fama no mercado nacional e internacional.
16
Fonte: Silva, 2004, p.15
Figura 1 - Evolução e o Aperfeiçoamento do ERP
5.2. A importância do ERP para as organizações
Os sistemas ERP crescem a cada dia no mercado nacional e internacional visando
buscar melhorias e inovar recursos disponíveis.
Segundo Padilha e Martins (2005), a importância de um sistema ERP dentro de uma
corporação é incontável. Para começar, esses sistemas promovem um conjunto de
informações rápidas e dinâmicas, fornecendo aos administradores ferramentas competitivas
e eficientes para tomada de decisões e resolução rápida de problemas. Por essas
características, essa ferramenta se tornou ativo indispensável para administração e
realização de tarefas diárias, processos e como um dos pontos mais importantes
atualmente, o cumprimento das obrigações acessórias estabelecidas pelo Governo
brasileiro.
Administrar um sistema ERP não é tarefa fácil, e por esse motivo, acabou se tornando
uma ferramenta com custo muito elevado e acessível apenas para grandes corporações.
Essas empresas estão sempre mais preparadas e atualizadas no mercado, ganhando mais
confiança e credibilidade, devido à eficiência na realização dos processos. (Padilha e
Martins, 2005).
17
Analisando esse fato, é possível observar, que as micro e pequenas empresas não se
prepararam da mesma forma que as grandes, perdendo oportunidades de negócio e a
possibilidade de um melhor crescimento.
Baseando-se nessas informações, o enfoque do trabalho será direcionado a esse
grupo de empresas que, por sua vez, possuem poucos recursos (seja de capital ou de
desenvolvedores de sistemas) para investimentos em TI, visando atender estas
necessidades de negócio.
5.3. TI dentro das pequenas empresas
Segundo Prates e Ospina (2004), não existem muitos estudos realizados, que
analisem o desempenho da Tecnologia da Informação dentro das pequenas empresas,
especialmente em países em desenvolvimento, como é o caso do Brasil.
Prates e Ospina (2004 apud Thong 2001, p.148), "enquanto a literatura de Sistemas
de Informação tem identificado fatores potenciais para o sucesso da implementação de TI,
nenhuma pesquisa tem investigado a importância relativa destes fatores no contexto das
pequenas empresas".
Diversas características diferenciam as pequenas empresas das médias e grandes
corporações, porém, pode-se perceber sem grande esforço que os recursos de TI
oferecidos às mesmas é bastante reduzido (Prates e Ospina 2004).
Conforme El-Manaki (1990), as pequenas organizações absorvem novas tecnologias
de forma lenta e limitada nos seus processos administrativos ou de produção.
Ainda para El-Manaki (1990), um dos principais motivos para que isto ocorra é a falta
de tecnologia específica para a pequena empresa. O uso de ferramentas de apoio de
decisão para a pequena empresa é fator diferencial e deve ser levado em conta. Esses
sistemas são itens de primeira necessidade para profissionais, cujas decisões definem os
destinos de produtos e serviços e, em consequência, o êxito ou o fracasso das
organizações.
No Brasil, sob o aspecto de tecnologias de informação, o cenário não é dos melhores.
Conforme pesquisa realizada pela Microsoft, citada por Silva (1997), 58% das pequenas
empresas que não possuem computadores acreditam que a informática não é necessária;
5% nem sabem os motivos pelos quais não se automatizam; e 11% alegaram estar
providenciando a compra de computadores.
18
Estatísticas do Sebrae (2000) mostram que 30% das micros e pequenas empresas
estão totalmente informatizadas. Destas, 45% não possuem acesso à Internet e 55% não
possuem computadores ligados em rede. Analisando estatisticamente esses números,
pode-se afirmar que existe informatização apenas de processos operacionais isolados da
empresa. Desses sistemas de informação não se pode extrair informações relevantes para a
tomada de decisão, nem do ambiente interno da empresa e muito menos do seu ambiente
externo.
Para Saviani (1995), a informática nas pequenas empresas não tem a mínima visão
de como produzir informações, sejam elas gerenciais ou não.
Mesmo assim, algumas das pequenas empresas, propelidas pela competitividade, estão
optando por informatizar seu negócio. Cerca de 80% das pequenas empresas
informatizadas, atribuem o grau de 'muito importante' ao uso de computadores na empresa.
5.4. Necessidades da TI nas pequenas empresas
Para se desenvolver um produto voltado às pequenas empresas, o mesmo deve
respeitar a alguns pré-requisitos: custo, tempo e qualidade.
Silva (1997) afirma que as pequenas empresas brasileiras são muito perceptíveis no
que diz respeito a custos. Das pequenas empresas não informatizadas, 41% afirmam que o
motivo pelo qual não informatizam seus processos é por não ter condições de investimento.
Outro grande problema com relação aos custos é a avaliação do preço da nova tecnologia.
Os três, segundo Souza Neto (1998), são o custo de desenvolvimento, o preço de mercado
e a receita esperada.
A questão do tempo é considerada por El-Manaki (1990) como uma das barreiras que
as pequenas empresas encontram para incorporar tecnologias informatizadas em seus
processos internos. As pequenas empresas são muito dinâmicas e seus processos, muitas
vezes, mais eficazes do que de grandes corporações, por esse motivo, a implantação de
soluções de TI não pode levar muito tempo para ser desenvolvido e implantado. Segundo
Penteado (1996), não são apenas as grandes empresas que têm pressa de informatizar
seus processos, as pequenas também.
Se os quesitos de custo e tempo forem solucionados, ainda assim, a pequena
empresa deve atentar-se a questão da qualidade nos seus sistemas de informação. Se o
19
termo qualidade for definido como adequação ao uso (Paladini, 1997), um sistema de
informação deve ser adequado às necessidades da pequena empresa.
Muitas das pequenas empresas não possuem uma hierarquia de trabalho, ou seja, o
proprietário/gerente, além de supervisionar os processos, assume papéis operacionais no
dia-a-dia da empresa. Dessa forma, o sistema de informação deve possuir características ao
mesmo tempo estratégicas, táticas e operacionais, de acordo com Prates e Ospina (2004
apud Thong 2002).
Além dos fatores de custo, processos e tempo, as pequenas empresas ainda possuem
a dura carga de ter que cumprir com as regras do fisco brasileiro.
De acordo com Tauhata (2011), o fisco brasileiro “aperta cada vez mais o cerco” das
empresas brasileiras, independente de seu porte.
Segundo Sebrae (2003), a carga tributária brasileira, está entre um dos itens que
constituem umas das maiores dificuldades, encontradas pelas pequenas empresas.
Enquanto o Brasil possui uma das menores cargas fiscais para profissionais de alta renda, segundo estudo da empresa de consultoria internacional UHY, as pessoas com baixa renda e as micro e pequenas empresas que não podem fazer parte do Simples Nacional estão a sofrer com a alta carga tributária imposta a elas. Empresas fecham a portas ou pedem falência judicialmente porque não conseguem cumprir o recolhimento de tributos, DCI – SP (2011).
Ressaltando as informações fornecidas pelo DCI – SP (2011), confirma-se que uma
das dificuldades das pequenas empresas é justamente cumprir com as obrigações
acessórias e o pagamento e recolhimento de impostos.
A falta de informatização e integração dos sistemas gerenciais de uma empresa pode
desencadear sérios problemas tributários. Segundo Scaravelli (2012), sócio-fundador e
Diretor Comercial da Mega Sistemas Corporativos, “...empresas com baixa automatização
ou que utilizam softwares ineficientes, correm mais riscos na hora de recolher os seus
impostos”.
Erros nos cálculos dos tributos a serem pagos, eventuais perdas de prazos na entrega
das obrigações, além de maior dificuldade em acompanhar as constantes alterações nas
legislações do seu segmento, são alguns dos percalços mais comuns enfrentados pelos
empresários que não se preocuparam em investir em tecnologia, destaca Scaravelli (2012).
Além de possibilitar uma maior facilidade no gerenciamento dos aspectos tributários, é
20
importante que o software escolhido pela empresa, possibilite a interface de todas as
atividades da companhia, a transparência da estratégia de negócios e a eficiência em todos
os processos envolvidos em sua rotina de produção.
5.5. Por que investir na informatização de pequenas empresas
Segundo o Sebrae (2012), no Brasil existem 5,1 milhões de empresas. Desse total,
98% são micro e pequenas empresas (MPEs). Os pequenos negócios (formais e informais)
respondem por mais de dois terços das ocupações do setor privado. Ainda de acordo com
informações fornecidas pelo Sebrae (2012), pode-se classificar as empresas conforme o
número de empregados ou com o faturamento bruto anual.
A tabela a seguir mostrará a representação das pequenas empresas por faturamento
anual:
Tabela 1 - Representação das Pequenas Empresas
Classificação Receita operacional bruta anual
Microempresa Menor ou igual a R$ 2,4 milhões
Pequena empresa Maior que R$ 2,4 milhões e menor ou igual a R$ 16 milhões
Média empresa Maior que R$ 16 milhões e menor ou igual a R$ 90 milhões
Média-grande empresa Maior que R$ 90 milhões e menor ou igual a R$ 300 milhões
Grande empresa Maior que R$ 300 milhões
Fonte: Sebrae (2012)
As MPE’s representaram no ano de 2010, 40% dos salários pagos no Brasil (SEBRAE,
2012).
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Tabela 2 - Participação das MPEs na economia do Brasil
Participação das MPE na economia (em %) Ano do dado Brasil Fonte
No PIB (%) 1985 20% Sebrae NA
No faturamento das empresas (%) 1994 28% Sebrae NA
No número de empresas exportadoras (%) 2010 61% Funcex
No valor das exportações brasileiras (%) 2010 1% Funcex
Na massa dos salários das empresas (%) 2010 40% RAIS
No total de empregados com carteira das empresas (%) 2010 52% RAIS
No total de pessoas ocupadas em atividades privadas (%) 1999 67% Sebrae SP
No total de empresas privadas existentes no País (%) 2010 99% RAIS
Fonte: Sebrae (2012)
Consolidando todas essas informações, pode-se verificar que as pequenas empresas
são muito importantes para o desenvolvimento econômico brasileiro. Mesmo estando à
frente de muitas representações, as MPE não possuem o apoio necessário para
continuarem ativas no mercado, não resistindo ao primeiro ano de atividade.
5.6. Os problemas enfrentados pelas pequenas empresas para
informatização
Conforme Silva (2003), as pequenas empresas não sobrevivem ao seu primeiro ano
de existência, em razão da falta de planejamento e visão de negócio, ou seja, de
ferramentas gerenciais, que favoreçam a manutenção da empresa.
A causa dessa carência se resume ao alto custo desses mecanismos de infraestrutura
gerencial (que pode ser suprimida por meio de soluções de baixo custo e de ferramentas,
que facilitem de forma análoga as de alta complexidade, encontradas na concorrência no
mercado). A criação de um ERP acessível a essas jovens empresas, que não dispõem de
recursos o bastante para adquirirem o software completo e caro, resultaria no aumento da
probabilidade de vida dessas sociedades.
O maior dos problemas muitas vezes não está na capacidade administrativa que a
mesma possui, mas sim nas exigências governamentais que implicam em sérios problemas.
O governo brasileiro não faz restrições para solicitar documentações eletrônicas às
empresas e muitas vezes, por esse fato, as MPE’s não conseguem cumprir as obrigações.
22
Consolidando as dificuldades citadas, as pequenas empresas, em sua maioria nunca
se encontram preparadas para cumprir as regras estabelecidas pelo fisco brasileiro, ou seja,
quando estas são avisadas do ato, muitas vezes o tempo estabelecido já passou, deixando-
as desamparadas, arcando com sérias consequências (principalmente financeiras).
Ainda para Silva (2003), as pequenas empresas são visadas pelo fisco, da mesma
maneira que as grandes empresas. Antigamente, as pequenas empresas sentiam-se
protegidas pelo seu grande número no mercado e a incapacidade do Governo de realizar
fiscalizações em suas operações. Porém, essa antiga realidade mudou. Com a criação de
arquivos eletrônicos, o Governo encontrou uma forma de obrigar todas as empresas, sem
restrições, a cumprir essas obrigações, deixando dessa forma, as pequenas empresas sem
saída e correndo sérios riscos.
5.7. Principais obrigações fiscais das MPE
As micro e pequenas empresas, consideradas fundamentais para a economia
nacional, costumam passar por uma série de dificuldades, gerando uma realidade
desestimulante para empresários desses negócios. Muitas dessas dificuldades estão
relacionadas à carga tributária do país.
Conforme Machado, Guimarães e Ribeiro (2007, p.2), uma pesquisa do "Doing
Business in 2006", feito pelo Banco Mundial (Bird), o Brasil ocupou a 155ª posição no
quesito "tempo gasto com o pagamento de tributos". No quesito "facilidade no pagamento de
tributos" o Brasil ocupa a 140ª posição, revelando, de forma categórica, que a burocracia
fiscal prevalece. Grande parte dessa burocracia surge no âmbito das chamadas obrigações
acessórias.
Conforme artigo publicado por Freitas (2012), o sistema tributário se resume em
complexo, burocrático, gigantesco, moroso e ineficiente. Ainda de acordo com Freitas
(2012), o aspecto mais intrigante do sistema tributário é sua extrema complexidade, pois,
existem aproximadamente 61 impostos de contribuições e 95 obrigações.
23
5.8. Obrigações acessórias das MPE
As obrigações acessórias ou deveres instrumentais são as relações jurídicas de cunho
não patrimonial. Segundo o Código Tributário Nacional em seu art. 113 § 2 citado por
Caliendo (2004, p.941) é a obrigação do contribuinte em fazer ou não fazer determinado ato
no interesse da entidade tributante. Assim, constitui fato gerador da obrigação acessória
qualquer situação que, na forma da legislação aplicável, impõe a prática ou a abstenção de
ato, que não constitua a obrigação principal (exemplo: apresentação de declarações,
preenchimento de guias, escrituração de livros, formulários virtuais, etc.).
O descumprimento de obrigação acessória sujeita o infrator à multa ou outras
penalidades, de acordo com a legislação tributária nacional.
Conforme informações extraídas do SEBRAE (2009), as microempresas e empresas
de pequeno porte estão obrigadas a cumprir algumas das seguintes obrigações acessórias:
I – Livro Caixa, no qual deverá estar escriturada toda a sua
movimentação financeira e bancária;
II – Livro Registro de Inventário, no qual deverão constar registrados
os estoques existentes no término de cada ano-calendário, quando
contribuinte do ICMS;
III – Livro Registro de Entradas, modelo 1 ou 1-A, destinado à
escrituração dos documentos fiscais relativos às entradas de mercadorias
ou bens e às aquisições de serviços de transporte e de comunicação
efetuadas a qualquer título pelo estabelecimento, quando contribuinte do
ICMS;
IV – Livro Registro dos Serviços Prestados, destinado ao registro dos
documentos fiscais relativos aos serviços prestados sujeitos ao ISS, quando
contribuinte do ISS;
V – Livro Registro de Serviços Tomados, destinado ao registro dos
documentos fiscais relativos aos serviços tomados sujeitos ao ISS;
VI – Livro de Registro de Entrada e Saída de Selo de Controle, caso
exigível pela legislação do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).
VII – Livro Registro de Impressão de Documentos Fiscais, pelo
estabelecimento gráfico para registro dos impressos que confeccionar para
terceiros ou para uso próprio;
VII – Livros específicos pelos contribuintes que comercializem
combustíveis;
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VIII – Livro Registro de Veículos, por todas as pessoas que interfiram
habitualmente no processo de intermediação de veículos, inclusive como
simples depositários ou expositores, SEBRAE (2009).
Segundo Azevedo e Mariano (2012, p. 50), os contribuintes sofrem com a diversidade
de obrigações acessórias e as suas variadas formas de entrega e muitas vezes a entrega
dos arquivos acabam sendo redundantes, pois o contribuinte necessita atender diversas
esferas governamentais, Federais, Estaduais e municipais segundo conforme tabela a
seguir:
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Tabela 3 – Exemplos de Obrigações Acessórias
TABELA DE OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS – FEDERAIS
DCTF - Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
DIPJ - Declaração de Informações Econômico-fiscais da Pessoa Jurídica
DIRF - Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
DNF - Demonstrativo de Notas Fiscais
Manad – Manual Normativo de Arquivos Digitais
PER/DComp - Pedido Eletrônico de Restituição, Ressarcimento ou Reembolso e Declaração de Compensação
TABELA DE OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS – ESTADUAIS
DAC – Declaração de Atividade do Contribuinte
DAM – Documento de Arrecadação Municipal
Dapi – Declaração de Apuração de Informação do ICMS
Declan – Declaração Anual do IPM (Índice de Participação do Município)
DIC – Declaração de Informações do Contribuinte
DIEF – Declaração de Informações Econômica Fiscais
Dime – Declaração de ICM e do movimento econômico
Dipam – Declaração de Índice de Participação dos Municípios
DMA – Declaração de Apuração Mensal
DPI – Declaração Periód ica de Informações
Emissão de notas fiscais
Escrituração de livros fiscais
GIA- Guia de Informações de Apurações do ICMS
GIM – Guia de Informações Mensais
TABELA DE OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS – MUNICIPAIS
DES – Declaração Eletrônica de Serviço
DFMS – Declaração Fiscal Municipal de Serviço
DIEF – Declaração de Informações Econômica Fiscais
DMS – Declaração Mensal Serviço
DS – Declaração de Serviço
GISS – Guia de Imposto sobre serviço
GissOnline – Guia de Imposto de sobre Serviço Online
ISS – Imposto sobre Serviço
ISSQNDec – Software
Fonte: Azevedo e Mariano (2012, p. 36).
26
De acordo com Sandrini (2012), os empresários brasileiros gastam em média 2.600
horas para calcular os impostos a serem pagos. Os dados apontam também que os
complexos sistemas fiscais brasileiros podem prejudicar decisões de investimentos das
empresas, pois reduzem a eficiência dos mercados e limitam o investimento em
infraestrutura, educação e outros serviços públicos.
Diante dessa dificuldade, a maioria das empresas acabam não prestando contas de
suas operações acessórias ao fisco brasileiro e muitas vezes sem perceber deixando de
pagar impostos, acarretando em sonegação.
5.9. SPED – Sistema Público de Escrituração Digital
Para Duarte (2009, p.68) o grande desafio dos órgãos fiscais brasileiros é aumentar a
“presença fiscal”, onde os índices apontam 5 milhões de empresas legalmente constituídas
e 10 milhões de empresas informais.
Com a finalidade de obter um controle maior sobre as empresas, o governo utiliza a
tecnologia da informação para criar uma inteligência fiscal, com a finalidade de realizar
tarefas de controle em larga escala, afirma Duarte (2009, p.68).
Para dar esse passo importante, o governo deu início ao chamado SPED (Sistema
Público de Escrituração Digital), sendo mesmo hoje composto por três grandes ferramentas,
a “Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), Escrituração Contábil Digital (ECD) e Escrituração Fiscal
Digital (EFD)”. (Duarte 2009, p.68).
A Escrituração Fiscal Digital - EFD é um arquivo digital, que se constitui de um conjunto de escriturações de documentos fiscais e de outras informações de interesse dos fiscos das unidades federadas e da Secretaria da Receita Federal do Brasil, bem como de registros de apuração de impostos referentes às operações e prestações praticadas pelo contribuinte. Receita Federal (2012).
Conforme Duarte (2009, p.68 apud Receita Federal), o projeto SPED, consiste na
alteração da forma como as empresas atualmente realizam o cumprimento das obrigações
acessórias transmitidas pelos contribuintes às administrações tributárias. “Os livros e
documentos contábeis e fiscais em papel serão substituídos por documentos eletrônicos
27
com certificação digital, garantindo assim a sua autoria, integridade e validade jurídica.”
(Duarte 2009, p.68 apud Receita Federal).
Conforme Azevedo e Mariano (2012, p. 49), o projeto SPED irá alterar a forma como
os contribuintes realizam o cumprimento das obrigações acessórias, substituindo a emissão
de livros e documentos contábeis e fiscais em papel por documentos eletrônicos, e deverão
ser validados com a utilização da certificação digital.
Fonte: http://www.gestaosolution.com.br/index.php?origem=noticias_corpo&id=19
Figura 2 - Exemplo funcionalidade do SPED
O SPED é composto por três grandes subprojetos: Escrituração Contábil Digital,
Escrituração Fiscal Digital e a NF-e Ambiente Nacional.
A figura 2 apresenta resumidamente o processo, desde a criação do layout até a
entrega do mesmo em um dos Servidores do Sefaz.
Para que o contribuinte possa entregar o arquivo SPED, é necessário o
desenvolvimento de um layout disponibilizado pela Receita Federal, onde será gerado um
arquivo TXT com a consolidação de todos os documentos dos livros de entrada e saída do
período solicitado.
28
Após a geração do arquivo TXT, o contribuinte deverá ter em seu computador o
software, também disponibilizado pela Receita, devidamente instalado em sua máquina local
para a importação do arquivo.
Com a importação, o sistema deverá informar se as informações geradas estão de
acordo com o layout, caso esteja correto, o responsável ou representante legal da empresa
emissora do arquivo, deverá enviar eletronicamente as informações para o servidor do seu
Estado.
5.10. Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
Nota Fiscal Eletrônica segundo Duarte (2009, p.74), trata-se de um documento
eletrônico que contém dados do contribuinte, do destinatário e a operação que será
realizada. Esse documento deve ser enviado a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) e validado
eletronicamente através de um certificado digital do remetente.
Segundo Marques (2010, p.65) Nota Fiscal Eletrônica é um documento fiscal
utilizado para registrar operações sujeitas a cobrança de impostos. A emissão de Nota
Fiscal Eletrônica é obrigatória toda vez que uma empresa efetua uma venda. A não emissão
da Nota Fiscal Eletrônica é sonegação e a empresa estará sujeita as penalidades da lei. A
nota também é obrigatória para o transito da mercadoria, caso a mesma não seja
apresentada, a mercadoria pode ser apreendida pelos órgãos de fiscalização, tanto
estaduais quanto municipais ou federais afirma Marques (2010, p.65).
29
Fonte: http://www.gestaosolution.com.br/index.php?origem=noticias_corpo&id=19
Figura 3 - Exemplo funcionalidade NF-e
O processo de emissão de nota fiscal eletrônica começa com a geração do
documento em arquivo TXT ou XML. Após a geração do documento, o mesmo deverá ser
validado em um software específico em um dos Servidores da Receita Federal. Caso os
dados estejam de acordo com o layout e entre as conformidades exigidas para emissão da
nota fiscal, a mesma é assinada eletronicamente com a utilização de assinatura digital, em
seguida, o arquivo é transmitido e retornado ao contribuinte com a DANFE (Documento
Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica).
Para o emitente circular com a mercadoria, o mesmo deverá imprimir um “espelho”
da NF-e em papel A4, denominado DANFE. O documento deverá conter um código de
barras com o número identificador da NF-e, afirma Duarte (2009, p.75).
A Nota Fiscal Eletrônica tem como objetivo a implantação de um modelo nacional de
documento fiscal eletrônico para a substituição da sistemática atual de emissão do
documento fiscal em papel que atualmente acoberta as operações com mercadorias entre
empresas (modelos 1 e 1-A), reduzindo custos, simplificando as obrigações acessórias dos
contribuintes e permitindo, ao mesmo tempo, o acompanhamento em tempo real das
operações comerciais pelo Fisco.
30
Fonte: http://www.foxsolution.com.br/NotaFiscalEletronicaObjetivo.aspx
Figura 4 - Exemplo DANFE
31
Conforme Maciel (2011), atualmente existe mais de 620 mil empresas usuárias e mais
de 2,6 bilhões de notas fiscais eletrônicas emitidas, pelos dados de maio de 2010, o modelo
digital já responde por algo superior a 98% de todo o volume de notas emitidas no País.
5.10.1. Softwares gratuitos para emissão de NF-e
5.10.1.1. NotaSoft
A nota fiscal eletrônica tornou-se item obrigatório dentro das corporações. Segundo
Soares (2010), a produtora nacional de Software Dzyon disponibilizou gratuitamente um
aplicativo para emissão de NF-e baseado em Cloud Computing. O aplicativo é conhecido
como NotaSoft e todo seu processamento de dados ocorre na Web. Esse software é uma
simplificação do NFe Corporate que a Dzyon oferece para grandes corporações por conta
da sua alta capacidade de processamento.
De acordo com Nokawa (2010), CEO da Dzyon, o NotaSoft é voltado
especificamente para Pequenas Empresas que não possuem recursos para investimento
em ferramentas de mercado, como é o caso da NF-e.
Para que a empresa possa utilizar a ferramenta, basta entrar na Web, baixar alguns
aplicativos, preenche-los e encaminhar para validação da NF-e. A partir desse
procedimento, a empresa poderá gerar a DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal
Eletrônica). Uma das principais vantagens para utilização do NotaSoft é que o mesmo
permite digitação ou importação de dados da nota fiscal a partir de vários layouts de
arquivos, inclusive de ERPs. A aplicação, segundo Nokawa (2010), gerencia todos os
processos legais, desde a assinatura digital do arquivo até a transmissão para a Sefaz e o
retorno do protocolo de autorização ou rejeição.
32
Fonte: http://www.notasoft.com.br/notasoft/demonstracao
Figura 5 - Tela da NotaSoft Dzyon
Para que o usuário possa utilizar a emissão da nota fiscal eletrônica utilizando
ferramenta NotaSoft, o mesmo necessita realizar um cadastro com os dados da empresa,
após esse processo, baixar o aplicativo na máquina, preencher e realizar a validação no
servidor em Nuvem da Dzyon onde ocorrerá a validação dos dados. Uma opção bastante
interessante para pequenos empreendedores.
5.10.1.2. NFe +
O sistema NFe + de emissão de nota fiscal eletrônica foi desenvolvido pela empresa
Zipline e está disponível para utilização gratuita com limitação de 15 notas emitidas por mês.
As vantagens dessa ferramenta com relação a NotaSoft é que o usuário não necessita
33
baixar nenhum aplicativo na máquina local, porém o NFe+ limita o usuário a emissão de
apenas 15 notas por mês.
Fonte: http://www.nfemais.com.br/
Figura 6 - Tela NFe+ da Zipline
Para utilizar a ferramenta, o usuário necessita realizar um cadastro online através da
interface disponibilizada pela Zipline. Após a realização do cadastro o sistema já estará
disponível para uso.
6. PROPOSTA DE UMA SOLUÇÃO ERP WEB PARA MPEs
Após diversas analises das principais dificuldades enfrentadas pelas pequenas
empresas, ficou evidente que hoje o governo e a fiscalização, juntamente com seus
métodos informatizados para recolhimento dos impostos e obrigações acessórias, dificultam
a operação das MPEs. Contudo, as pequenas empresas não estão preparadas para
atenderem a esta exigência do fisco brasileiro.
34
A figura a seguir apresenta uma visão geral da proposta da solução de ERP Web.
Fonte: Autor
Figura 7 - Proposta do Projeto
A figura anterior apresenta o ERP Web sendo executado em um servidor de aplicação,
acessado através da internet.
A parte de uso do cliente (frontoffice) é composta por módulos de uso diário do
negócio (Compras, Vendas, Contabilidade, Estoque, Faturamento e Financeiro).
Na retaguarda (backoffice), encontram-se os módulo do ERP a serem utilizados pelo
Escritório Contábil (Contabilidade, Livro Fiscal, Ativo Fixo e Obrigações Acessórias), cujo
serviço foi contratado juntamente com direito de uso do software (vide capítulo “6.4”).
Finalmente, observa-se a integração entre o frontoffice e backoffice, na qual, o
primeiro, na própria operação do negócio, gera automaticamente informações para o
segundo, através das configurações padrão, pré-realizadas pelo escritório de contabilidade.
35
Nos próximos itens, serão analisadas as tecnologias mais relevantes que darão
suporte a solução proposta.
6.1. Ferramenta Web
Um sistema que permita atender a todas as necessidades das micro e pequenas
empresas em grande escala, baseando-se na tecnologia oferecida atualmente, deverá ser
via Web.
No ano de 2004, a empresa O´Reilly Media, criou o termo Web 2.0 com a finalidade de
designar um conjunto de ferramentas que pudessem inovar o mundo da informática. A idéia
da Web 2.0 surgiu com a finalidade de fazer o usuário interagir diretamente na rede,
compartilhar conteúdos para fins de trabalhos ou lazer. Com isso, abriram-se portas e
surgiram novas oportunidades para se ampliar os meios de negócios, formas de trabalho e
comunicação social (ARAÚJO, 2011).
Quando se fala em Web lembra-se em seguida de WWW (World Wide Web). A tão
conhecida WWW foi criada por Tim Berners-Lee, um estudante que frustrado com a
dificuldade de acesso simultâneo e de encontrar seus documentos por estarem em
diferentes bases de dados em diferentes máquinas, decidiu trabalhar na busca de uma
forma de resolver este problema. Não só conseguiu resolver seu problema pessoal, como
também desenvolveu uma maneira de chegarmos a todas as nossas informações de forma
direta e simples.
Hoje a Web é sinônimo de facilidade de acesso, trabalho remoto e outras infinidades
de funções que a mesma oferece ao mercado.
Baseando-se nessas informações, a idéia de um sistema via Web atende as
primícias de um sistema que suporte acessos simultâneos, facilidades de acesso, uma vez
que o usuário possua Internet no local que se deseja realizar a conexão e dados atualizados
em tempo real, melhorando a operabilidade de milhares de empresas no mundo todo.
A idéia de desenvolver uma ferramenta ERP Web para atender em grande escala
milhares de pequenas empresas espalhadas pelo Brasil, vai de encontro com as vantagens
de se alcançar diversos lugares, que podem ser definidos nesse caso como Pequenas
Empresas, onde a empresa deverá preocupar-se apenas com a Internet e um browser.
36
Segundo Souza (2012), a primeira observação que devemos fazer com relação ao
uso da Web como forma de trabalho é a diminuição dos custos de implementação. Com a
redução dos custos, o empreendedor que investe nesta tecnologia, poderá utilizar o capital
para outras finalidades dentro do seu negócio.
Em outras palavras, as pequenas empresas não possuem muitos recursos e muitas
vezes o faturamento já possui um destino certo, portanto qualquer economia pode ser muito
significativa.
Ainda de acordo com Souza (2012), a diminuição dos custos está diretamente ligada
as facilidades que o sistema Web fornece, entre eles a falta de preocupação com a estação
de trabalho, desde que suportem a execução de um Browser (navegador) de internet que
seja compatível, a não preocupação com problemas técnicos, servidores, backup,
disponibilidade do serviço, administração e atualização. O cliente deverá preocupar-se
apenas com a disponibilidade da internet. Além das vantagens apresentadas, vale destacar
também a facilidade de acesso da ferramenta, uma vez que a mesma é Web, seu acesso
pode ser feito de qualquer ambiente que possua internet e suporte a execução de um
navegador.
Ressaltando as observações feitas por Souza (2012), as ferramentas Web são um
trunfo para o sucesso, uma vez que milhares de pequenas empresas não possuem sequer
ferramentas básicas para o uso de um sistema, um ERP Web atenderia todas as
necessidades, já que o mesmo não precisa estar instalado localmente necessitando de
equipamentos específicos, não necessita de suporte local, ou seja, o custo de um
funcionário para suporte e atualização do software não se faz necessário, uma vez que o
software está em um servidor na nuvem. O usuário não deverá se preocupar em realizar
backups e constantes manutenções.
Todas essas características geram custos altos para uma empresa, e no caso das
pequenas empresas que são frágeis e qualquer custo desde mão de obra ou equipamentos
causam impactos significantes, essas informações devem ser rigorosamente levadas em
conta.
Uma das grandes vantagens de um ERP Web, além de facilitar o acesso dos clientes
em qualquer estação de trabalho que possua um navegador e internet, é atender
simultaneamente uma quantidade grande de usuários.
37
6.2. Cloud Computing
De acordo com (Sosinsky, 2011, p.55), Cloud computing é o conceito simples de
transferir para a nuvem os mesmos dados, serviços e aplicativos, que atualmente estão
armazenados nos computadores ou servidores de TI. Não se trata de uma nuvem no céu e
sim de uma rede de servidores em todo o mundo.
Segundo Taurion (2009), é uma maneira bastante eficiente de utilizar melhor os
recursos computacionais. Além disso, uma nuvem computacional é um ambiente
redundante (capacidade de um sistema superar falhas computacionais com a adição de
componentes espelhos) e resiliente por natureza, que pode ser definido como a capacidade
de um sistema de informação continuar a funcionar corretamente, apesar do mau
funcionamento de um ou mais dos seus componentes. A figura 4 mostra dispositivos,
aplicações, banco de dados e servidores sendo movidos para nuvem no sentido de
armazenar suas informações em data centers espalhados pelo mundo.
Fonte: http://www.winky.net/what-is-the-cloud
Figura 8 - Exemplo de Cloud Computing
Conforme Taurion (2009, p.24), Computação em Nuvem trata-se de um passo muito
importante para a evolução de informações compartilhadas, aproveitando-se melhor os
recursos computacionais. Todos os recursos, antes estáticos, hoje podem ser
dinamicamente compartilhados e acessados através do conceito de Virtualização.
38
Computação em Nuvem surgiu com a evolução tecnológica e a demanda do mercado
fez com que a necessidade de disponibilizar recursos dinâmicos se tornasse fato a ser
pensado e implementado por diversas corporações, completa Taurion (2009, p.24).
Embora possa parecer revolucionário, o conceito de Computação em Nuvem é um passo evolutivo na eterna busca pelo compartilhamento e consequentemente maior aproveitamento dos recursos computacionais. Taurion (2009, p.24).
De acordo com Taurion (2009, p.25), “Computação em Nuvem é, portanto, uma
maneira bastante eficiente de maximizar e flexibilizar os recursos computacionais”.
6.2.1. SaaS - Software as a Service - Software como serviço
“SaaS é um modelo que entrega software como serviço, de forma diferente do modelo
tradicional, no qual a empresa adquire uma licença de uso e instala o software nos seus
próprios servidores, em SaaS a aplicação está prevista para o cliente através de uma
interface (um navegador, geralmente)” (SOSINSKY, 2011).
Conforme Veras (2012, p.196), software como serviço, trata-se de uma modalidade de
serviços de nuvem, onde aplicativos que são utilizados por uma grande quantidade de
usuários, são fortemente convidados a se hospedarem nesse ambiente como forma de
alternativa ao processamento e armazenamento local. Esses aplicativos são
disponibilizados em forma de serviço por provedores e acessados pelos clientes por
aplicações como o browser. “Todo o controle e gerenciamento da rede, sistemas
operacionais, servidores e armazenamento é feito pelo provedor de serviço” (VERAS, 2012).
Ainda para Veras (2012, p.196), SaaS trata-se de uma espécie de evolução do
conceito ASPs (Application Service Providers), que nada mais era do que o fornecimento de
aplicativos “empacotados” aos usuários de negócios pela internet. A chegada dos aplicativos
SaaS, fazem com que sejam aproveitados os benefícios da centralização através de
arquiteturas únicas e que possam atender não apenas um, mas sim diversos usuários, além
de disponibilizar e levar experiências ricas em recursos que possam competir diretamente
com aplicativos on-premise (instalados no local). Alguns aplicativos SaaS são
39
disponibilizados diretamente pelo seu próprio fornecedor, muitas vezes tais aplicativos são
parte de uma plataforma unificada.
Veras (2012, p.196) observa ainda que diferentemente da forma ou modelo de
licenciamentos únicos (normalmente utilizados para softwares instalados localmente), os
aplicativos SaaS em sua maioria são vendidos quase sempre de acordo com um modelo de
assinatura, ou seja, os clientes pagam uma taxa contínua para uso do aplicativo. Existem
diversos planos que são disponibilizados com a finalidade de se atender a diversos tipos de
usuários e também aplicativos. Alguns dos provedores de Serviços SaaS realizam suas
cobranças por taxas fixas, permitindo ao usuário acesso ilimitado e alguns recursos do
aplicativo ou todos, dependendo do plano e em outras situações, cobram taxas variáveis
baseadas no uso do usuário.
Transformando a maneira como o software é comercializado, também não são mais
necessários os contratos de manutenção, pois estas atividades ficam a cargo do provedor e
não mais da empresa. A principal vantagem é que o usuário passa apenas a usar software,
sem se preocupar com as atividades de instalação, correções e evoluções. As aplicações
são acessíveis a partir de diversos dispositivos (um navegador web, por exemplo).
A computação em nuvem é interessante por vários fatores, iniciando pela simplicidade
de acesso (tudo que você precisa é de um navegador), a facilidade de gestão (um usuário
com pouca experiência é capaz de operar um modelo baseado em saas) e o investimento é
reduzido. Esse conceito é aplicado para hardware e software de sistemas fornecidos pelos
prestadores de cloud computing, completa Sosinsky (2011).
40
Fonte: http://www.askm.com.br/v2/site/servicos.php
Figura 9 - Modelo de Software como Serviço (SaaS)
6.2.2. Benefícios do SaaS para Sistemas Corporativos
O SaaS pode agregar muitos valores a diversas empresas, de todos os portes, para
que as mesmas deixem de enfrentar grandes riscos nas aquisições de softwares.
“Tradicionalmente, tem sido uma grande responsabilidade a implantação de sistemas
de software de larga escala, críticos para o negócio, como os pacotes de aplicativos de ERP
e CRM”. Veras (2012, p.197).
Veras (2012, p.197) ainda reforça que esses sistemas podem custar fortunas para sua
implantação em empresas de grande porte, onde os maiores custos agregados são pagos
no primeiro momento em licenciamentos e infraestrutura, além de necessitarem de muitos
profissionais e consultores para sua implantação.
Para Veras (2012, p.197), o consumo de tempo, de custos de manutenção e equipe de
uma implantação, representam um risco significativo para empresas de qualquer porte,
principalmente para as empresas de pequeno porte, pois com tantos custos e exigências, os
mesmos tornam-se inacessíveis.
41
Fonte: http://www.liveroute.net/what-is.html
Figura 10 - Exemplo benefícios de SaaS em sistemas corporativos
6.2.3. Exemplos de SaaS
6.2.3.1. Google
Segundo Leonardo (2009), a empresa Google investiu nessa tecnologia,
transformando ferramentas Desktop em ferramentas Web, mais conhecidos hoje no
mercado como Google Docs.
Um outro exemplo de uso de computação em nuvem é o Google AppEngine, o qual
permite que o desenvolvedor crie sua própria aplicação sem necessidade de possuir
infraestrutura e software específicos para isso.
Todo tratamento é feito na nuvem e a aplicação resultante também é projetada para
rodar especificamente no Google.
42
Fonte: http://google.com.br
Figura 11 - Logo Google Docs e ferramentas
6.2.3.2. Microsoft SkyDrive e Office Online
A Microsoft SkyDrive se trata de um disco rígido virtual, ou seja com esse serviço o
usuário pode armazenar seus arquivos nos servidores da Microsoft e poderá acessá-los de
qualquer local a partir de um computador ou dispositivo conectados a Internet, afirma
Cavalcante (2012). Com esse serviço, o usuário dispõe de 7GB para armazenar quaisquer
tipos de arquivos.
Uma facilidade notada, pois com essa ferramenta os usuários podem realizar edições
nos documentos, caso os mesmos tenham sido criados através de uma das ferramentas do
pacote Office, por exemplo, Excel, Word ou Power Point, uma vez que são disponibilizadas
nas versões online, completa Cavalcante (2012).
Para usufruir dessa ferramenta, o usuário necessita apenas de uma conta usuário e
senha da Microsoft, baixar e instalar a ferramenta na máquina local.
6.2.4. Exemplo de ERP Web - Cloud Computing
Pode-se encontrar alguns softwares ERP Web OpenSource, onde não se tem licença
de uso do software e o mesmo pode ser customizado pelos próprios colaboradores da
empresa que está implantando a solução.
43
6.2.4.1.Openbravo ERP Web
Guevara (2008) define o ERP Openbravo como se tratando de uma solução ERP de
código aberto, projetado especificamente para as PME. Desenvolvido em um ambiente
baseado na Web, inclui muitas funcionalidades robustas. Dentre elas pode-se destacar a
gestão financeira, prestação de serviços e gestão de produção. Além disso, essa mesma
aplicação integra o resto das áreas, começando com um alcance de gestão direta ajudando
seus clientes com CRM (Customer Relationship Management) e BI (Business Intelligence).
Além de oferecer muitas ferramentas, a interface do Openbravo faz com que o usuário
se sinta trabalhando em um ambiente Desktop.
Fonte: http://manualesopenbravo.blogspot.com.br/
Figura 12 – Logo ERP Web OpenBravo
6.2.4.2.Microsoft Dynamic AX
De acordo com Marques, Nascimento e Sá (2009, p.1), o Microsoft Dynamic AX se
trata de um produto com grandes recursos tecnológicos e extremamente produtivo, porém
apesar de possuir muitos recursos, é uma ferramenta pouco conhecida no Brasil pela falta
de literatura no idioma português.
Microsoft Dynamic AX é um ERP mundial de propriedade da Microsoft que
tradicionalmente os aplicativos precisam ser instalados em cada computador individual
dentro de uma rede.
No Brasil, a empresa XPTA pertencente ao grupo YKP, declarou em junho de 2012, a
disponibilidade do software de gestão empresarial ERP Microsoft Dynamic AX em cloud
computing na modalidade de SaaS.
44
"A meu ver, a nuvem é, provavelmente, a geração tecnológica mais
importante daqui para frente para os próximos 10 anos" – e a empresa está se movendo para pegar um pedaço maior da torta de nuvem, com a introdução do Microsoft Dynamics AX 2012 como solução de ERP da Microsoft Cloud.(Ballmer – CEO da Microsoft).
... a utilização desta nova arquitetura de solução é muito simples. Todos os usuários autorizados podem, com um notebook com acesso à Internet, obter todas as informações de gestão de qualquer área de sua empresa, independentemente do local onde é feito o acesso. “O cliente irá trabalhar num ambiente seguro e confiável, com todos os requisitos de governança de que dispõe a plataforma...”, acrescenta Vilas (2012).
Fonte: http://blog.bhsolutions.com/index.php/2011/08/dynamics-ax-going-to-the-cloud/
Figura 13 - Logo ERP Microsoft Dynamics AX
6.2.4.3.Tiny ERP
O Tiny trata-se de um ERP Web que integra diversas ferramentas que podem auxiliar
na solução dos principais problemas de gestão em uma pequena empresa.
A empresa que deseja utilizar as funcionalidades disponibilizadas pelo Sistema Tiny,
deverá submeter-se a um processo de contratação bastante simples e totalmente online.
Existem módulos que são disponibilizados gratuitamente pelo Tiny, algumas delas são o
Controle Financeiro, Pedidos de Vendas e Controle de Estoques.
A forma operacional do sistema é bem semelhante com a proposta realizada neste trabalho,
porém a Tiny não disponibiliza módulos contábeis e fiscais, o que acaba deixando seus
usuários sem a retaguarda da contabilidade, item muito importante.
45
Mais detalhes sobre a utilização da ferramenta Tiny ERP Web está disponibilizada no
Apêndice A na página 50.
6.3. Sistema de Comércio Eletrônico (e-commerce)
Dentro do modelo de negócio correspondente a proposta tecnológica deste trabalho,
visando obter o retorno sobre o investimento para a empresa fornecedora do ERP Web, este
deverá ser comercializado, através de e-commerce, possibilitando a sua venda em escala.
De acordo com Pinho (2010, p.210), “As empresas têm de se preparar para enfrentar
o impacto da espantosa evolução do número de usuários da Internet no comércio de
produtos e das transformações advindas do comércio eletrônico mundial”. Com base na
afirmação de Pinho (2010, p.210), as empresas devem estar preparadas para enfrentar a
grande quantidade de usuários que utilizam a ferramenta Internet. A idéia de um ERP online
que atenda em grande escala diversas pequenas MPEs, deverá atender a grande demanda
de usuários que poderão utilizar a ferramenta como forma de trabalho.
Ainda conforme Pinho (2010, p.211), “O comércio eletrônico é a mais recente e
promissora aplicação criada com a TI, [...]”. Para Pinho (2010, p.211), o comércio eletrônico
não se restringe apenas as facilidades de compra e venda de produtos, mas também para
comunicação entre clientes e fornecedores, pode ser utilizada para fins de propaganda e
marketing e um dos itens mais importantes, a realização de transações comerciais.
A busca de um sistema de comércio eletrônico para a implantação de um Software
ERP Web, pode ser resumido também com a economia que essa ferramenta gera em
diversos processos. A idéia é comercializar a ferramenta ERP Web como um produto,
gerarão custos baixos, o que reflete diretamente na cobrança desse serviço posteriormente.
46
Tabela 4 - Redução de custos nas transações do comércio on-line
Negócios e Serviços
Reduções de custo (%)
Atendimento ao cliente 10 a 50
Pedidos on-line 50 a 96
Serviços bancários 88
Venda de passagem aérea 87
Venda de software 97 a 99
Fonte: Adaptado de Numomura e Fernandes, 1999a: 89.
Pinho (2010 apud Gonçalves, 1998, p.45), revela o que denominou de “10
Mandamentos do Varejo Virtual”, um item interessante que reforça as vantagens da
comercialização de software por meio de loja virtual:
Nem todos os tipos de produtos são passíveis de comercialização pela Internet. Aqueles com base em informação, como os softwares e publicações, e os já tradicionalmente comercializados por marketing direto seriam os de mais fácil aceitação na nova mídia; Pinho (2010 apud Gonçalves, 1998, p.45).
6.3.1. Estrutura e-Learning
Na proposta de solução apresentada neste trabalho, a existência de uma ferramenta
de e-Learning é fundamental, pois os usuários do ERP Web deverão aprender a utilizá-lo,
sem a necessidade de um treinamento presencial. Além disso, deverão solucionar as suas
dúvidas posteriores, através deste recurso. Caso isso não seja possível, entrarão em
contato com o suporte, através de e-mail.
Lima e Capitão (2003 apud Learframe, 2000, 2001, p.37), “classificam o e-Learning
como ‘aprendizagem baseada na tecnologia eletrônica’, ou seja, consideram todas as vias
eletrônicas possíveis na distribuição de conteúdos de aprendizagem [...]”.
Ainda para Lima e Capitão (2003, p. 35), e-Learning apresenta diversos significados
dependendo da área onde se apresenta além de diferentes versões de quem a define,
47
porém encontram-se cinco diferentes visões, porém uma das definições citadas encaixa-se
na elaboração deste projeto:
“O e-Learning abrange um amplo conjunto de aplicações e processos tais como
‘aprendizagem baseada na Web’, ‘aprendizagem baseada no computador’, [...]”. “O
conteúdo é distribuído via Internet, Intranet/ Extranet (LAN/WAN) [...]”. (Lima e Capitão 2003
apud ASTD, 2002a, p.35).
Conforme Lima e Capitão (2003, p. 37-38), “Teoricamente, o e-Learning apresenta
qualquer tipo de aprendizagem que tenha subjacente uma rede Internet, Intranet (LAN) ou
Extranet (WAN), para a distribuição de conteúdos, a interação social e o apoio na
aprendizagem, [...]”.
Fonte: http://repositorium.sdum.uminho.pt/bitstream/1822/2896/1/06MariaGomes.pdf
Figura 14 - Exemplo E-Learning
Como proposta de ferramenta de e-learning é apresentado a seguir o Moodle.
6.3.1.1.Moodle
De acordo com Rice (2011), a ferramenta Moodle é um sistema aberto líder em
gerenciamento de fonte de aprendizagem. Professores podem utilizar a ferramenta para
gerenciar atividades, tornando-as mais enriquecidas. Um curso pode consistir em diversas
aulas com uma série de lições incluindo materiais para leitura, testes, pesquisas e projetos e
48
elementos sociais que estimulem a interação e grupo de trabalho entre os alunos.
Fonte: https://moodle.org/
Figura 15 - Logo Moodle
Ainda para Rice (2011), o moodle é uma ferramenta relativamente fácil de ser utilizada
e instalada e foi projetado para ser intuitivo de usar. Diversas instituições brasileiras utilizam
a ferramenta Moodle para gerenciar as atividades de seus alunos.
O Moodle é um Course Management System (CMS), também conhecido como
Learning Management System (LMS) ou Ambiente Virtual de Aprendizagem (AVA). Ele é um
aplicativo web gratuito que os educadores podem utilizar na criação de sites de aprendizado
eficazes.
Fonte: https://moodle.org/
Figura 16 – Site Moodle
49
Para acessar o ambiente Moodle, o aluno ou professor necessita de um usuário e
senha. Após esse processo, o usuário do sistema deverá logar no ambiente através da
interface de acesso.
Fonte: https://moodle.org/
Figura 17 - Inteface para Login
Após efetuar o login no sistema, o usuário poderá visualizar todas as atividades
compartilhadas entre alunos e professores.
Fonte: https://moodle.org/
Figura 18 - Links para acesso as matérias e atividades
50
A figura 15 trata-se de uma demonstração das funcionalidades disponibilizadas pelo
sistema Moodle.
Fonte: https://moodle.org/
Figura 19 - Exemplo de funcionalidades do Moodle
Fonte: https://moodle.org/
Figura 20 - Links para Download ou Upload de atividades
51
A figura 17 demonstra a facilidade do aluno para se comunicar com o professor. O
aluno pode postar suas atividades através de upload. Com esse sistema, os professores
conseguem administrar as atividades da classe, sem a necessidade de entrega de trabalhos
impressos.
6.4. Serviços de Contabilidade
Tendo em vista garantir a organização dos dados gerados pelas transações efetuadas
através do ERP Web, além do direito de uso do ERP Web, a sua contratação dará direito ao
cliente a um serviço mensal de contabilidade.
Contabilidade é um procedimento de registro organizado de todas as transações
efetuadas pela empresa, é uma ferramenta indispensável para a gestão dos negócios.
Conforme Silva (2012), contabilidade pode ser definida como sendo uma “ciência
social cujo objetivo é identificar, registrar, demonstrar e analisar todos os fatos econômicos e
financeiros que afetam direta ou indiretamente o patrimônio de uma entidade (...)”.
A contabilidade tem grande importância para qualquer tipo de empresa,
independentemente do seu porte, seguimento ou tipo de formação tributária (SILVA, 2012).
O objetivo da contabilidade pode ser resumido no fornecimento de informações econômicas para vários usuários como: Investidores, Fornecedores, Bancos, Governo, Sindicatos, Funcionários (SILVA, 2012).
Para Primak (2009), todas as mudanças dos Órgãos Governamentais seguem para
uma nova era na contabilidade, a chamada Contabilidade Digital. A principal idéia para esse
novo conceito de contabilidade é que as informações estejam fáceis e disponíveis para que
as esferas do Governo possam consulta-las a qualquer momento, (PRIMAK, 2009).
Essa prática já está tomando forma com o Projeto SPED (Sistema Público de Escrituração Digital). Este projeto afirma que a partir do não de 2009 as empresas que possuem o regime de tributação na sua forma de lucro real estão obrigadas a encaminhar a um “imenso repositório de informações”, suas informações contábeis. Não demorara muito para que todas as empresas sejam quais forem seus portes, ramos de atividade ou formas de apuração/tributação estarão sendo obrigadas a participarem deste projeto (PRIMAK 2009).
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Na proposta tecnológica deste trabalho, caso o cliente que contratou o ERP Web seja
fiscalizado, como todo o registro contábil foi realizado enquanto a operação do negócio
ocorria, bastará solicitar as funcionalidades que geram os arquivos de obrigações
acessórias em entregá-los ao fisco. No caso de não ser fiscalizado, o próprio escritório de
contabilidade gerará e enviará ao fisco os arquivos correspondentes às obrigações
acessórias, conforme solicita a legislação tributária nacional.
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7. CONCLUSÃO
O desenvolvimento desta monografia demonstrou as dificuldades das pequenas
empresas em se adequarem as normas do Governo brasileiro e estarem atualizadas e
preparadas para cumprirem com as obrigações acessórias. Percebe-se que existe uma
grande carência de ferramentas no mercado que possam dar suporte a essas categorias de
empresas com preços e formas acessíveis.
Com as tecnologias de Cloud Computing, o desenvolvimento de uma ferramenta ERP
Web possibilita atender em larga escala micro e pequenas empresas, para que possam
cumprir com as obrigações acessórias exigidas pelo governo brasileiro, além de possibilitar
ferramentas para uma gestão profissional e competitiva.
Em paralelo, a ferramenta também disponibiliza acesso e tecnologia para os
escritórios de contabilidade trabalharem na retaguarda da solução, possibilitando a
realização dos serviços contábeis correspondentes as operações realizadas.
Finalmente, a utilização de um ERP Web oferecido através de SaaS, juntamente com
o serviço de contabilidade agregado, possibilita a implementação de um modelo de negócio
em larga escala para atendimento de micro e pequenas empresas, possibilitando um lucro
que justifique o investimento dos fornecedores de TI e do serviço contábil.
O detalhamento do custo e prazos de desenvolvimento e/ou implantação das
tecnologias mencionadas nesta monografia, bem como a sua respectiva análise de custo x
benefício e retorno sobre o investimento, constituem escopo de trabalhos futuros.
54
8. REFERÊNCIAS
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APÊNDICE A – FERRAMENTA WEB ERP (Exemplo)
Com diversas pesquisas realizadas, encontra-se ferramentas ERP Web
disponibilizadas na internet com diversos módulos e modelos.
Um exemplo que pode demonstrar de forma mais clara e abrangente a ferramenta
proposta na monografia, é o ERP Tiny.
O ERP Tiny trata-se de um ERP Web onde o usuário realiza um cadastro
selecionando o tipo de produto que o mesmo deseja utilizar. Todos os processos e
procedimentos são realizados através da Internet.
Figura 1: Tela do ERP Web Tiny
A ferramenta apresentada como melhor exemplo não inclui o módulo de
Contabilidade, o que na proposta deste trabalho trata-se de um braço importante para seu
bom funcionamento.
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Figura 2: Módulos disponibilizados pelo ERP Tiny
Para o usuário começar a utilizar a ferramenta, é necessário realizar um cadastro
online como demonstra a Figura 3:
Formas de pagamentos disponibilizadas pelo Tiny aparecem como primeira opção
antes do usuário realizar seu cadastro.
Figura 4: Planos do Tiny
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Para exemplificar e demonstrar a ferramenta, será utilizado o módulo gratuito.
Figura 5: Cadastro para adesão da ferramenta.
Após o preenchimento dos dados corretamente, o software já libera para o usuário as
ferramentas para que comece a trabalhar.
Um item importante que se observa na realização do cadastro, é o segmento da
empresa. Essa informação é muito importante, uma vez que o próprio ERP pode ter
configurações padronizadas do sistema para ajudar o usuário na realização de suas tarefas.
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Após a conclusão do cadastro, o software direciona o usuário para a tela de login:
Figura 6: Iniciando acesso no sistema
Após a realização do login com usuário e senha, a tela inicial do Tiny é disponibilizada.
A ferramenta apresenta uma tela organizada e fácil de ser manipulada, o que facilita a
sua utilização não dependendo de suporte local.
Figura 7: Tela de administração dos módulos ERP Tiny