Carta comercial Catarina Marques nº 3

Sónia Martins nº13 Trabalho realizado por:

Agrupamento de Escolas de Mem Martins

O que é ?

Uma carta comercial é um documento escrito, trocado por empresas entre si ou com seus clientes e vice-versa, visando iniciar, manter ou encerrar transações.

Como elaborar uma carta comercial com eficácia!

As empresas recebem diariamente dezenas de cartas que são correspondência em particular.

Atingir o alvo definido não é uma tarefa fácil como se pode pensar à primeira vista.

Passo 1 - Escolher a linguagem correcta de uma carta.

Passo 2 - Estruturar a carta

Passo 3 - Escrever a carta

Passo 4 - Escolher o papel apropriado

Passo 5 - Preencher o envelope

Passo 6 - Dobrar e inserir a carta no envelope

Ponto 7 - Avaliar a eficácia económica de uma carta

Para elaborar uma carta é preciso seguir os seguintes passos.

Passo 1 - Escolher a linguagem correcta de uma carta.

Simples Original

Devemos evitar cair no erro do excesso de confiança. A

carta é um meio de transmitir uma mensagem que substitui

a presença física dos interlocutores. Se na presença física se utiliza um tom mais pessoal, na carta deve fazer-

se o mesmo.

A originalidade é essencial para seduzir o interlocutor. A

linguagem utilizada deve ter a capacidade de surpreender o

destinatário. É importante criar uma empatia imediata com o

recetor.

Erros e correcções da carta comercial.

É essencial a carta não conter

Erros ortográficos ou gralhas.

O uso de palavras com força que transmitam a ideia de acção.

Falta de pontuação.

“expressões“ que deverá conter uma

carta

Damos seguimento à sua carta...

Espero a sua resposta... Agradeço... Juntamos... Espero... Acuso a recepção... Saudamo-los atentamente...

O que não se deve fazer na carta comercial !

Devemos evitar a utilização de expressões qualificativas tais como: atenta, amável, grato, cordiais e sinceros. E também devemos evitar o uso frequente do gerúndio, um erro frequente na linguagem comercial; assim é incorreto escrever:

Dando curso à sua carta...Esperando a sua resposta...Dando-lhe os mais expressivos agradecimentos...Juntando à presente...Ficando à espera...Acusando a recepção...Saudando-os atentamente...

Para que uma carta ganhe eficácia deverá ter o cuidado de não cair nos seguintes erros! Excesso de familiaridade. A verbosidade e a adulação. Vocabulário vulgar ou limitado. Excesso de confiança. Mencionar a sua exclusiva conveniência.

Excesso de familiaridade.

Tentar escapar à rigidez e excesso de formalidade não caia no erro oposto. Mesmo que conheça o destinatário,

lembre-se que a correspondência poderá ter que ser lida por terceiros.

A verbosidade e a adulação

A primeira esconde o verdadeiro conteúdo da

carta, enquanto a segunda provoca uma rejeição

instantânea do leitor. Seja sincero e direto mesmo quando a mensagem é

desagradável.

Excesso de familiaridade e a verbosidade e a adulação!

Vocabulário vulgar ou limitado e excesso de confiança !

Vocabulário vulgar ou limitado Excesso de confiança

É preciso aprender a distinguir entre linguagem popular e vulgar. Uma expressão popular poderá enriquecer a mensagem, mas uma carta repleta de frases comuns poderá ter um efeito negativo. Em caso de dúvida é preferível abster-se de utilizá-la.

Nunca antecipe a atitude do leitor. Frases como

"agradecemos antecipadamente",

"sabemos que podemos contar convosco", "estou seguro de que..." impõem

um critério ou uma decisão ao leitor.

Mencionar a sua exclusiva conveniência!

Mencionar a sua exclusiva conveniência

Evite mencionar o que lhe convém a si, dando sempre ênfase ao que pode interessar ao leitor.

Passo 2 - Estruturar a carta

Cabeçalho

Data Saudação

Para estruturar uma carta é preciso seguir os seguintes elementos

DespedidaDados do

destinatário

Assunto

Corpo da carta

Os elementos deverá conter

Cabeçalho

Logótipo (optativo) Nome completo da

empresa Breve identificação da

atividade(consultoria, fornecimento de serviços de telecomunicações. . . )

Morada Contactos (telefone, fax).

Data

escreve-se exatamente por baixo do cabeçalho

Dados do destinatário

Nome Título ou cargo Morada

Continuação …

Assunto Despedida

Saudação

Neste ponto deve incluir-se uma breve alusão ao assunto da carta.

Escreve-se sempre á esquerda

Do nome completo da pessoa que escreve,

Do seu título ou cargo, A assinatura: sempre

feita à mão, imediatamente a seguir à despedida.

Fiquem atentos á explicação….

Passo 3- Escrever a carta

Passo 4 - Escolher o papel apropriado 

Fiquem atentos á explicação …

O tamanho da folha deve ter em conta a dimensão do sobrescrito. A carta dobrada, no máximo em três, deverá caber comodamente no sobrescrito.A cor do papel também é importante. Os tons pastel são os mais adequados.O grafismo do cabeçalho é primordial, devendo apostar na simplicidade.

Passo 5- Preencher o envelope

Dados do remetente

Logotipo Morada

contacto (telefone, fax)

Dados do destinatário

nome e função do destinatário nome da empresa

Morada

Passo 6 - Dobrar e inserir a carta no envelope

Devemos utilizar o tamanho de envelope comum para cartas comerciais (11x22cm);Verificar sempre se a morada da carta coincide com a morada do envelope; Se a carta está devidamente assinada;Dobrar o terço inferior da folha para cima, tendo o cuidado de verificar se o vinco não fica torto;Finalmente, basta inserir a carta no envelope.

Ponto 7 - Avaliar a eficácia económica de uma carta

Calcular o montante investido no mailing, durante um determinado

período.Verificar se houve ou não um

aumento das vendas nesse período.Comparar o aumento das receitas

com os custos efetuados com o mailing.

Se as receitas compensarem os custos, então a mensagem da carta foi eficaz e o método poderá ser aplicado

em futuros mailings. 

Fim