Desenvolve Minas

Mapeamento e Padronização de Processos

O que é um Processo?- Um processo é um grupo de atividades realizadas

numa sequência lógica com o objetivo de produzir um bem ou um serviço que tem valor para um grupo específico de clientes. (Hammer e Champy, 1994)

Características básicas dos processos- Fluxo de Valor: transformação de entradas e

saídas, com a utilização de recursos da empresa, com a esperada agregação de valor;

- Eficácia: grau com que as expectativas do cliente são atendidas. Ser eficaz é fazer o que o cliente quer;

- Eficiência: grau com que as expectativas do cliente são atendidas. Ser eficaz é fazer o que o cliente quer;

- Tempo de ciclo: tempo necessário para transformar uma entrada numa saída. Deseja-se que o tempo de ciclo seja o menor possível;

- Custo: recursos despendidos no processo.

O que é Mapeamento de Processos?- O Mapeamento de Processo é uma ferramenta

gerencial e de comunicação que tem a finalidade de fazer a descoberta das informações, partes interessadas, capacidades, recursos que são necessários para entender os processos de negócio.

- Ajuda a empresa a enxergar os pontos fracos, os pontos de melhoria e os pontos fortes, além de melhorar a forma de entendimento sobre os processos da empresa e também os resultados dos negócios; auxilia no resultado positivo do produto final.

Padronização de Processos- “Qual na sua opinião, é o maior exemplo de

Mapeamento e Padronização de Processos?

Padronização de Processos- Finalidade:

• Indicar a meta e os procedimentos na execução das funções operacionais;

• Garantir que a realização das funções seja feita da maneira condensada;

• A padronização é o meio. O objetivo é entender, documentar, medir e avaliar.

Conceitos importantes- Procedimento operacional padrão (POP ou PDO):

Documento que expressa o planejamento do trabalho repetitivo que deve ser executado para o alcance do resultado (meta);

- Fluxograma: Diagrama que apresenta o fluxo ou sequência de um trabalho ou processo, através de uma simbologia própria. Maneira gráfica de se visualizar as etapas de um processo.

- Processos Críticos: São os processos considerados importantes, fundamentais para a realização de um objetivo. Caso esses processos não sejam executados da maneira devida, isso irá comprometer a qualidade do produto ou procedimento.

Como mapear e padronizar os processos?

1. Definição dos Processos a serem padronizados- Os processos a serem mapeados devem ser

estabelecidos.

- Inicialmente, é interessante que apenas os processos críticos sejam mapeados.

2. Coleta de Dados- O objetivo desta etapa é coletar dados sobre os

processos da empresa e analisá-los, visando seu total entendimento. Além disso, a partir da análise dos dados deve ser identificadas melhorias para os processos.

- A coleta de dados pode ser feita de diversas maneiras: • Elaboração de questionários; • Entrevistas com responsáveis; • Envio de formulário; • Verificação; • Utilização de ferramentas da qualidade.

Diagrama da tartaruga

SIPOC

Gráfico de Ishikawa

3. Elaboração do Macroprocesso- Macroprocesso: Apresenta os conjuntos de

atividades em um nível menor de agregação, claramente definido, de forma que os processos representem uma sucessão clara e lógica de ações interdependentes que geram os resultados requeridos de forma sistêmica.

4. Definição do Padrão dos Documentos- Deve ser definidos os padrões dos documentos, o

conteúdo destes, padrões de fonte, cabeçalho, espaçamento entre linhas, e quaisquer outros aspectos a serem observados para garantir que todos tenham as mesmas características para “padronizar o padrão”.

- Elaboração da Norma Zero: Procedimento que conterá as instruções sobre o padrão dos documentos para que sirva de guia para a criação deles.

5. Procedimentação- A procedimentação visa transformar os dados e as

melhorias em padrões a serem seguidos pelos funcionários e devem conter a melhor maneira de executar a tarefa.

- Passos para procedimentação: • Consenso entra melhor forma de executar as atividades; • Elaborar fluxograma; • Descrever o procedimento (dividir entre responsáveis); • Revisar procedimentos.

6. Definição dos processos de controle de documentos- Os documentos devem ser controlados para garantir a

melhoria contínua dos processos. O controle de documentos envolve a criação de processos para atualização das revisões dos documentos.

- Procedimento Controle de Documentos;- Lista mestra de documentos.

7. Treinamento dos colaboradores- O treinamento visa garantir a perfeita utilização

dos documentos de padronização e explicar as alterações (melhorias) ocorridas no processo aos membros, para que eles assimilem a forma correta de realização de suas atividades.

- Treinamento dinâmico, claro, baseado nos procedimentos.

8. Auditorias internas- Treinamento de auditoria;

- Auditorias internas tem o objetivo de verificar se os processos estão sendo seguidos conforme o estabelecido nos procedimentos. Além disso, a partir de auditorias são identificadas melhorias para os processos.

• Cronograma de auditoria; • Listas de verificação; • Relatórios de auditoria.

Benefícios do Mapeamento e Padronização- Melhor entendimento do negócio ;- Gestão do conhecimento;- Domínio tecnológico; - Melhoria contínua dos processos;- Padronização dos processos;- Responsabilidades definidas;- Melhoria da qualidade.

Desenvolvimento 2015

Dúvidas?

Desenvolvimento

Diretoria de Desenvolvimentodesenvolvimento@fejemg.org.br