Digitalização dos Diários Oficiais do Distrito Federal

Tribunal de Contas do Distrito Federal - TCDF

Bibliocontas/2014Salvador - BA

Diretrizes do trabalho

Tribunal de Contas do Distrito Federal - TCDF

● Lei 12.527 (Lei de Acesso a Informação)“Art. 5º É dever do Estado garantir o direito de acesso à informação, que será franqueada, mediante procedimentos objetivos e ágeis, de forma transparente, clara e em linguagem de fácil compreensão.”

● Lei 5.433 (Lei da Microfilmagem)“Art 1º É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, êstes de órgãos federais, estaduais e municipais.

§ 1º Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juízo ou fora dêle.”

Diretrizes do trabalho

Tribunal de Contas do Distrito Federal - TCDF

● Lei 12.682 (Lei da Digitalização)“Art. 1º ...Parágrafo único. Entende-se por digitalização a conversão da fiel imagem de um documento para código digital.

Art. 3º ... Parágrafo único. Os meios de armazenamento dos documentos digitais deverão protegê-los de acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados.

Art. 6º Os registros públicos originais, ainda que digitalizados, deverão ser preservados de acordo com o disposto na legislação pertinente.”

O que é digitalizar?

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● Transformar um documento físico em arquivo de formato digital

Por que digitalizar?● Preservação da informação

● Conservação do documento primário

● Facilitar/globalizar o acesso à informação contida nos documentos

O que é “Ocerizar”?

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● Reconhecimento Óptico de Caracteres

● OCR (Optical Character Recognition) - tecnologia que permite converter imagens de documentos em dados pesquisáveis e editáveis.

● A partir da digitalização dos documentos, há a conversão da sua imagem em formato “.PDF” (pesquisável).

Por que microfilmar?

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● Vida útil do microfilme é estimada em 500 anos

● Além do documento original, o microfilme também tem validade jurídica

● Imune a obsolescência

Experiência do TCDF

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● Foram digitalizados todos os Diários Oficiais do DF de abril de 1960 a setembro de 2001

● Imagens conferidas e inseridas no Sistema Integrado de Normas Jurídicas do Distrito Federal - SINJ-DF

● Em fase de microfilmagem desses Diários Oficiais

Os arquivos digitalizados estão disponíveis no SINJ-DF e os microfilmes estarão disponíveis na Biblioteca como forma de preservação documental

O que motivou o projeto?

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● Alta frequência de solicitações de pesquisas nos diários anteriores a setembro de 2001

● Dificuldade em localizar atos publicados antes de setembro de 2001.

● Inexistência de texto integral no SINJ-DF da legislação anterior a setembro de 2001

O que motivou o projeto?

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● Minimizar o manuseio dos Diários Oficiais com o objetivo de preservar esses documentos

● Existem apenas 3 coleções “completas” dos Diários Oficiais do Distrito Federal

Benefícios

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● Brasília● Resgate histórico de informações sobre a cidade

● Cidadão● Acesso ao texto integral dos normativos antigos● Publicações sobre condecorações, jazigos, impostos,

conclusão de cursos, editais.

● Servidor do GDF● Publicações a respeito da sua vida funcional● Normas de conduta que regem o serviço público

Como o trabalho se desenvolveu?

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Digitalização e ocerização dos

Diários

Anotação para controle de retirada dos Diários pela empresa

Retirada dos Diários pela empresa

Retorno para empresa para consertoRetorno dos

diários para conferência Inclusão no SINJ-DF e

Microfilmagem

Como pesquisar os Diários?

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www.sinj.df.gov.br

Resultado da pesquisa

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Diário Oficial - Cidadão

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Inauguração da Biblioteca Cyro dos Anjos

publicado no DODF de 1968

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Números

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● Início do projeto 15/04/2013

● Término do projeto 18/08/2014

● 11.300 diários digitalizados

● 328.262 páginas digitalizadas

● 73 rolos de microfilmes originais

● 73 rolos de cópia de segurança