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8/20/2019 E-social e Suas Novas Mudancas Na Relacao Trabalhista No Brasil
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SOCIEDADE MESTRA DE EDUCAÇÃO E CULTURA DE GOIÁSFACULDADE PADRÃO DE APARECIDA DE GOIÂNIA
DEPARTAMENTO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS
E-SOCIAL E SUAS NOVAS MUDANÇAS NA RELAÇÃO
TRABALHISTA NO BRASIL
Aparecida de Goiânia - GO2015/1
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ORLANDO LOPES DA SILVA NETO
E-SOCIAL E SUAS NOVAS MUDANÇAS NA RELAÇÃOTRABALHISTA NO BRASIL
Este trabalho foi julgado adequado para a obtenção da aprovação, conforme
registros de avaliação feitos em folhas de avaliação própria e individual de cada
membro da banca examinadora, em defesa aberta realizada no dia ____ de _____
de _____, na Faculdade Padrão de Aparecida de Goiânia.
BANCA EXAMINADORA:
___________________________________
Prof. Dr. Walmirton Bezerra D` Alessandro
Departamento de Ciências Contábeis
Nota Atribuída: _______
___________________________________
Profª. Flávia Maria de Oliveira
Departamento de Ciências Contábeis
Nota Atribuída: _______
___________________________________
Prof. Márcio Jesus dos Santos
Departamento de Ciências Contábeis
Nota Atribuída: _______
Aparecida de Goiânia - GO2015/1
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Dedico esse trabalho primeiramente a DEUS e a
todas as pessoas que nos incentivaram nesta
batalha, nesses momentos difíceis em busca dosnossos objetivos.
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AGRADECIMENTOS
Agradeço a Deus, por além de ter proporcionado a vida, me abençoou nessa
jornada acadêmica, me dando força e a nunca desistir dos meus objetivos.
Agradeço também em especial meu pai e minha mãe, por ter me ensinado a ser
uma pessoa boa e educada com as pessoas.
A todos meus professores por terem acreditado em mim, também aproveitando a
oportunidade pedir desculpas se algum dia atrapalhei a aula deles.
Enfim, a todos que contribuíram direita ou indiretamente para concretização um dos
trabalhos mais importantes da minha vida, meus sinceros agradecimentos.
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“Tudo o que um sonho precisa para ser realizado
é alguém que acredite que ele possa ser realizado”
( Roberto Shinyashiki )
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RESUMO
O Sistema Público de Escrituração Digital – (SPED) é uma evolução na
contabilidade que marca a etapa da era “papeis e arquivamento manual” para
transmissão digital das obrigações acessórias e armazenamento eletrônico. Tem o
objetivo de informatizar e modernizar a relação entre o fisco e os contribuintes,
trazendo benefícios à sociedade empresarial e ao governo. Segundo o Portal de
Contabilidade, o SPED é a revolução digital dos últimos tempos no campo da
contabilidade, já que pretende modernizar e informatizar a relação entre o fisco e
contribuintes, facilitando a entrega, processamento e armazenamento através defluxo único de informações. O objetivo deste estudo é demonstrar as novas regras e
orientações na relação entre trabalhador e empresas com o sistema E-Social.
Demonstrando também o impacto que as empresas principalmente o setor de RH (
Recursos Humanos ) sofreram com esse novo projeto elaborado pelo governo
federal. E em pesquisa bibliográfica elaborada pelo CFC (Conselho Federal de
Contabilidade) buscamos também qualificar o grau de instrução do profissional
atuante no mercado, mostrando em gráfico o percentual de educação continuada,pois eles precisam acompanhar os avanços tecnológico e se adequarem ao cenário
atual as novas necessidade do mercado. Atualmente, o profissional contábil não
ficar apenas em um escritorio o mesmo precisa se preparar buscando estudos e
outras formas de atualização e aperfeiçoamento. Os avanços dentro da
contabilidade são contínuos, todos os dias vemos em jornais e revistas sobre novos
sistemas de contabilização mais eficientes lançado no mercado.
Palavras-Chave: SPED, E-social e Pesquisa.
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ABSTRACT
The Public Digital Bookkeeping System - (SPED) is an evolution in accounting step
that marks the era of "paper and manual filing" for digital transmission and electronic
storage of ancillary obligations, aims to computerize and modernize the relationship
between tax and taxpayers, bringing benefits to the business society and
government. According to the Accounting Portal, SPED is the digital revolution of
recent times in the field of accounting, since it intends to modernize is to computerize
the relationship between tax authorities and taxpayers, facilitating the delivery,
processing and storage through single stream of information. The objective of these
study is to demonstrate the new rules and guidelines on the relations between worker
and businesses with the system E-Social. Also demonstrating the impact that
businesses particularly the sector of RH ( Human Resources ) have suffered with
new project drawn up by federal government. And in literature prepared by the CFC
(Federal Accounting Council) also seek to qualify the level of education of the acting
professional in the market, showing graphically the% of continuing education
because they need to keep up with technological advances and adapt to the current
scenario the new market need today for accounting professionals not only stay in an
office it needs to prepare seeking studies, and other forms of preparation. Advances
in Accounting are still every day saw in newspapers and magazines about new
systems more efficient accounting launched.
Keywords: SPED, E-Social and Search.
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LISTA DE ABREVIATURAS
CAGED: Cadastro Geral de Empregados e Desempregados
CBO: Classificação Brasileira de Ocupações
CFC: Conselho Federal de Contabilidade
CLT: Consolidação das Leis do Trabalho
CND: Certidão Negativa de Débitos
DIRF: Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte
DOU: Diário Oficial da União
EFD: Escrituração Fiscal DigitalFGTS: Fundo de Garantia por Tempo de Serviços
GFIP:Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações a Previdência
Social
INSS: Instituto Nacional do Seguro Social
MEI: Microempreendedor Individual
MOS: Manual de Orientação do E-Social
MPS: Ministério da Previdência SocialPAC: Programa de Aceleração do Crescimento
RAIS: Relação Anual de informações Sociais
RFB: Receita Federal do Brasil
RH: Recursos Humanos
SEFIP: Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS
SPED: Sistema Público de Escrituração Digital
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Sumário
1. INTRODUÇÃO ................................................................................... 11
1.2 Justificativas ................................................................................. 13
1.2 Objetivos....................................................................................... 14
1.2.1 Objetivos Gerais ............................................................................... 14
1.2.1 Objetivos Específicos ........................................................................ 14
1.3 Metodologia .................................................................................. 15
2. O QUE É O E-SOCIAL ...................................................................... 16
2.1 Objetivos e benefícios do E-Social e seus impactos .................... 17
3. OS IMPACTOS NO DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS23
4. CONCLUSÃO .................................................................................... 27
5. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ................................................... 28
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1. INTRODUÇÃO
A Escrituração Fiscal Digital Social (E-Social) é um projeto do Governo
Federal, que tem como atores principais a Receita Federal, o Ministério do Trabalho,o INSS e a Caixa Econômica Federal e tem a função de unificar as documentações
trabalhistas dos funcionários das empresas em um único documento para envio aos
órgãos competentes. Foi regulamentado pela Emenda Constitucional n° 72/2013, e
este procedimento passa a ser obrigatório aos empregadores (BRASIL, 2014).
A criação do referido projeto tem a finalidade de ampliar a transparência do
relacionamento entre as empresas e seus funcionários, que nas falas de Felizardi
apud Teixeira (2014, p. 2) “[...] além de melhorar a eficiência e a eficácia na
fiscalização, reduzirá a burocracia e as fraudes que ultrapassam a casa do bilhão”.
Mas para o sucesso da implantação do E-Social é preciso que os profissionais pela
aplicabilidade do sistema compreendam em primeiro momento a legislação que
embasa este novo formato de desburocratização, sendo imprescindível a
mobilização dos envolvidos com o projeto.
Sendo um sistema obrigatório, o mesmo encontra-se ainda em fase de
implantação, desde março de 2014. Para implantar o E-Social, as empresas estão
seguindo cronogramas específicos para o perfil de cada formato empresarial. Para
as empresas que contribuem pelo Lucro Real o cadastramento ocorreu em abril de
2014 seguido de envios mensais de folha e apuração de tributos, bem como a
substituição da Guia de Recolhimento do FGTS e de informações à Previdência
Social (GFIP); Para as empresas que tiveram faturamento igual ou maior a R$ 78
milhões no ano de 2014, será obrigatório a partir do mês de setembro de 2016. A
exceção ocorre para as informações relativas ao ambiente de trabalho. Com isso, as
empresas serão obrigadas somente a partir da competência de janeiro de 2017 a
utilizar o E-Social para transmitir informações sobre monitoramento da saúde do
trabalhador e condições do ambiente de trabalho, bem como comunicação de
acidente de trabalho.
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Para as demais empresas, será a partir do mês de janeiro de 2017. A
exceção ocorre para as informações relativas ao ambiente de trabalho. Neste caso,
as empresas serão obrigadas somente a partir da competência de julho de 2017 a
utilizar o E-Social para transmitir informações sobre monitoramento da saúde do
trabalhador e condições do ambiente de trabalho, bem como comunicação de
acidente de trabalho.
Em fevereiro de 2015 foi publicado no Diário Oficial da União (DOU) o Manual
de Orientação do E-Social (MOS) através da Resolução 001/2015. Segundo o site
Brasil E-Social “ O manual orienta o empregador para a forma de cumprimento de
suas obrigações [...] e instruções gerais para o envio de eventos que compõem o
E-Social para o ambiente nacional de dados”, portanto ainda segundo informaçõescontidas no referido site “Os prazos de entrega dos eventos e o cronograma da
obrigatoriedade serão objetos de Resolução do Comitê Diretivo a ser publicada
brevemente no Diário Oficial da União”(BRASIL, 2015).
Este novo formato de envio de eventos aos órgãos competentes através do
sistema E-Social, possibilita diversos benefícios à empresa. Em primeiro instante a
redução de custos, pois simplifica o cumprimento das obrigações principais e
acessórias, seguido de revisão dos processos internos, realização de um plano deação, realização de cronogramas de prazos de acordo com o cronograma do
E-Social em conformidade com a legislação que fundamenta o projeto (TEIXEIRA,
2014).
A implantação do E-Social, exigirá também, um maior envolvimento de vários
departamentos, entre eles, fiscal, logística, folha de pagamento, financeiro, jurídica,
de segurança e também medicina do trabalho, sendo de fundamental importância a
participação do contabilista no processo de adequação e compreensão deste novosistema, mas o departamento que mais sofrerá mudanças é o de Recursos
Humanos (RH).
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Com a plena implantação do E-Social, o profissional de RH fará em um único
envio todas as informações relevantes para Cadastro Geral de Empregados e
desemperrados (CAGED), Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia (GFIP),
Relação Anual de Informações Anuais (RAIS), etc. Um estudo realizado pelo Grupo
Employer (2014), revela que o setor Recursos Humanos (RH) será o departamento
da empresa que assumirá maiores responsabilidades, com 53% dos esforços
centralizados neste setor. Diante desta estatística, a questão problema do presente
estudo é investigar: Quais serão os impactos para o setor de RH para a implantação
plena do E-Social?
1.2 Justificativas
O grande interesse da pesquisa é demonstrar a informatização e demonstração
das novas regas e orientações dos procedimentos que envolvem a contabilidade
com a fase de implantação do sistema do E-social. A organização contábil dispõe de
tecnologia que envolve equipamentos e sistemas dos mais variáveis. De outro lado,
o Fisco, em todas as esferas, bem como as operações realizadas entre entidades,
também estão informatizados. Ante a essa realidade, surge a necessidade de
arquivos digitais de responsabilidades da organização contábil.
Foi onde apontamos os principais conflitos que os contabilistas e profissionais do
RH encontraram, pois quando implantado não houve um suporte necessário de
acordo com a demanda, com esta pesquisa buscamos realmente entender os dois
lado da situação.
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1.2 Objetivos
1.2.1 Objetivos Gerais
O objetivo deste trabalho consiste em demonstrar as novas regras e
orientações na relação entre trabalhador e empresas com o sistema E-Social.
1.2.1 Objetivos Específicos
Analisar os impactos para o setor RH das empresas.
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1.3 Metodologia
A metodologia aplicada a este trabalho foram pesquisas exploratória e
explicativa. A exploratória ocorreu no primeiro momento onde buscou-se bibliografia
e documentos com o intuito de obter uma visão geral do tema em questão. Este tipo
de pesquisa acontece, segundo Gil (2002, p. 46) “especialmente quando o tema
escolhido é pouco explorado e torna-se difícil sobre ele formular hipóteses precisas
e operacionalizáveis”. O resultado deste tipo de pesquisa permite ao investigador ao
final de seu estudo apresentar o problema em questão mais esclarecido.
Em seguida iniciou-se a pesquisa explicativa que ainda segundo Gil (2002, p.
47) “tem como preocupação central identificar os fatores que contribuem para a
ocorrência dos fenômenos, pois aprofunda o conhecimento da realidade, porque
explica a razão, o porquê das coisas”.
As pesquisas possibilitaram compreensão e compilação dos dados para o
desenvolvimento da redação do estudo. A investigação, compilação e redação,
ocorreram nos meses de maio e junho de 2015. O universo da pesquisa foram sites
do governo com extensão.gov.br , entrevistas de especialistas no assunto,
publicadas em revistas específicas, ferramentas fundamentais para formatar a
compreensão e elucidar o tema abordado.
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2. O QUE É O E-SOCIAL
Com o discurso de ampliar a transparência entre empresa e funcionários na
visão do sistema governamental, transformar em um único documento a legalização
do funcionário nos vários órgãos competentes que obriga a Lei, está sendo
implantado desde 2014 um grande e ousado projeto de Sistema Público de
Escrituração Fiscal, o E-Social.
O referido sistema foi desenvolvido com intuito de prestar todas as
informações do funcionário de uma empresa, seja de grande porte ou até mesmo
um ambiente doméstico para os órgãos competentes que estão envolvidos no
universo do da prestação de serviço individual, ou seja, do empregado. O manual de
orientação do E-Social versão 2.0 conceitua o mesmo como sendo:
[..] um projeto do governo federal que tem por objetivo desenvolver umsistema de coleta das informações descritas no seu objeto, armazenando-as no Ambiente Nacional do E-Social, possibilitando aos órgãosparticipantes do projeto, sua efetiva utilização para fins trabalhistas,previdenciários, fiscais e de apuração de tributos e do FGTS.
O E-Social, nas falas de Nasajon (2015) “tem o poder de fazer acontecer o
que a lei impõe” com intuito de mudar a realidade da legislação “paternalista”
brasileira.
Fazem parte da estrutura do E-Social o Ministério do Trabalho e Emprego, o
Ministério da Previdência Social (MPS), o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS),
a Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB) e a Caixa Econômica Federal,
representando o Conselho Curador do FGTS. Sendo amparado pelo Sistema
Público de Escrituração Digital (SPED), instituído pelo Decreto nº 6.022, de 22 de
janeiro de 2007, como proposta do Programa de Aceleração do Crescimento (PAC)
“para melhorar o controle de processo e apoio ao fisco, proporcionar maior rapidez
de acesso às informações dos contribuintes e criar uma fiscalização mais efetiva das
operações das empresas com o cruzamento de dados por meio de auditorias
eletrônicas” (BRASIL, 2007), o sistema E-Social foi desenvolvido para centralizar os
diversos documentos que são entregues de formas distintas para os órgãos
competentes, consolidando em uma única entrega as obrigações acessórias da área
trabalhista.
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Para Nasajon (2015) a conexão dos dados do E-Social através do Sistema
Público de Escrituração Fiscal (Sped) que já aprecia emissão de notas fiscais, com
intuito de acompanhar o montante de vendas pelos estabelecimentos, possibilitará
“cruzar as informações de todas as dimensões da operação empresarial”.
O E-Social é uma das veias do SPED que veio para mudar o perfil gestacional
das empresas, facilitando a fiscalização junto ao cumprimento das leis trabalhistas e
previdência social diante dos direitos e deveres dos empregadores e empregados.
Instituir o E-Social permitirá ao governo eliminar diversas fiscalizações que
hoje ocorre de maneira leviana, em que é preciso uma admissão de débitos
previdenciários e de FGTS para então através da GFIP´s mensal, tais dados serem
cruzados, para depois verificar se há divergências. E se estas existirem a CND é
travado pelo sistema, enquanto o pagamento das guias não for regularizado.
Atualmente também acontece com os CAGED´s mensais e RAIS anual,
documentos exigidos pelo Ministério do Trabalho para comprovar o vínculo
empregatício do funcionário, no entanto, com a plenitude da implantação do
E-Social, essas emissões obrigatórias que na contemporaneidade nem sempre são
cumpridas pelo empregador, serão instrumento de fiscalização através de um únicosistema “permitindo aos diversos órgãos a ele relacionados examinar bem de perto o
dia-a-dia das empresas” (YOSHITAKE et. al. 2015, p. 3).
2.1 Objetivos e benefícios do E-Social e seus impactos
Com intuito de unificar o envio de informações dos funcionários pelos
empregadores aos órgãos competentes através de uma única via, o objetivo deste
formato de SPED é acentuar a transparência das contribuições obrigatórias a que o
empregado tem direto ao oferecer sua mão de obra à uma empresa, ou seja,
Através deste cadastro único de trabalhadores “viabilizar a transmissão unificada
das informações prestadas no CAGED, RAIS, DIRF, GFIP e GPS, eliminando
diversas declarações e documentos que possuem basicamente as mesmas
finalidades” (MANUAL 2.0, BRASIL, 2015, p. 23) .
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Antes do E-Social o empregador tinha várias guias de recolhimento a
preencher como mostra a figura 1.
Figura 1. Demonstrativo de Guias dePreenchimento. Fonte: Fortes (2014).
Cumprir os pagamentos trabalhistas através de um único sistema pelo
empregador visa também simplificar o cumprimento dessas obrigações, que acaba
tendo como consequência a redução de custos e burocracias, qualificando e
agilizando o procedimento de envio das informações ao sistema governamental. A
figura 2 representa a simplificação do sistema.
Figura 2. Demonstrativo de envio
simplificado pelo E-Social. Fonte: Yoshitakeet. al. (2015).
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Segundo Manual 2.0 do E-Social (2015, p. 23), “uma regra de validação
básica do constante da Tabela de Regras do E-Social, determina que um evento
somente pode ser recepcionado se existir informações cadastrais do empregador
vigente para a data do evento. Para admitir um funcionário, será necessário, após a
implementação do E-Social, o envio dos documentos do mesmo antes do início das
realizações de sua função dentro da empresa, mudando um perfil de contratação
que antes podia ser em caráter retroativo. Com o novo formato de envio, o registro
do funcionário fora do prazo, gera um aviso pelo sistema de “admissão fora do
prazo” (grifo meu) e, pode resultar em penalidade ao empregador.
Ou seja, com esta inovação não poderá nem empresa e nem empregado
deixar de apresentar os documentos necessários para uma contratação, mas é de
fundamental importância enfatizar que essas exigências asseguram os direitos de
ambas às partes, resultando, depois de implementado, um sistema organizacional
menos burocrático, menos oneroso e mais ágil.
As práticas trabalhistas, com o E-Social terão que ser cumpridas de maneira
planejada e, os eventos das necessidades do funcionário dentro das empresas,
deverão ser comunicados no momento da ocorrência, como o afastamento
temporário, “seja por doença ou licença-maternidade” já que o sistema dispõe de
prazo “legal de inserção desses registros” para que o INSS possa ser solicitado pelo
funcionário caso ele necessite de prorrogação do afastamento ou “iniciar o período
de licença-maternidade” (YOSHITAKE et. al. 2015, p. 8).
O E-Social possui campos específicos para cada evento em relação aos
documentos do funcionário, e o Atestado de Saúde Ocupacional é um cadastro com
datas específicas “dos exames admissionais, periódicos, de retorno à função e
demissionais”, segundo dados do Manual 2.0 E-Social (2015) e nas falas de
Yoshitake et. al. (2015, p. 12) “Se a empresa ainda não mantém regularmente
atualizada [...] é chegada a hora de regularizar essa situação para viabilizar a
manutenção das informações atualizadas no E-Social”.
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Dentro do universo dos eventos do E-Social tudo deve ser de imediato
registrado no sistema, “já que o E-Social deverá ser alimentado no prazo legal e
para tanto a movimentação deverá sempre ser informada com antecedência”
(YOSHITAKE et. al. 2015, p. 14).
Com tanta transparência da realidade trabalhista dentro das empresas ou dos
contratados, já que o E-Social deverá atingir também o empregador doméstico, a
sua implementação abarcará alguns impactos, que deve-se considerar, mais cultural
do que físico, já que o empregador manterá um vínculo com os órgãos competentes
em relação às suas obrigações para com as Leis que regulamenta a estrutura
trabalhista, ou seja, uma transparência “de todas as informações contábeis e fiscais
de folhas de pagamentos das empresas e estruturação de diversos meios para
cruzamento dessas informações” (MANUAL 2.0, BRASIL, 2015, p. 74.) .
As empresas e patrões domésticos que não têm o hábito de regularizar seus
funcionários como rege a Lei, o E-Social proporcionará um fortalecimento das ações
obrigatórias dos eventos dos empregadores diante do Fisco, além de agilidade na
constatação de irregularidades e ilícitos tributários.
Cada empresa, de acordo com seu formato tributário terá uma data específicapara ter a implantação do sistema em sua plenitude e, de acordo com os
cronogramas que o governo federal vem reajustando desde a criação do E-Social,
as mesmas deverão começar sua implantação para que no prazo estipulado os
processos estejam organizados. Com o novo cronograma de implantação do
sistema E-Social publicado em 24 de junho de 2015, possibilitará ao empregador um
planejamento de adaptações e mudanças de hábitos, já que o sistema, identifica,
acusa e penaliza:
I – A transmissão dos eventos do empregador com faturamento no ano de2014 acima de R$ 78.000.000,00 deve ocorrer:
Setembro de 2016: obrigatoriedade do E-Social, exceto as comunicaçõesabaixo.
Janeiro de 2017: obrigatoriedade do E-Social referente à tabela deambientes de trabalho, comunicação de acidente de trabalho,monitoramento da saúde do trabalhador e condições ambientais dotrabalho.
II – A transmissão dos eventos para os demais obrigados ao E-Social deveocorrer:
Janeiro de 2017: obrigatoriedade do E-Social, exceto as comunicaçõesabaixo;
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Julho de 2017: obrigatoriedade referente à tabela de ambientes detrabalho, comunicação de acidente de trabalho, monitoramento da saúde dotrabalhador e condições ambientais do trabalho.
§ 1º O tratamento diferenciado, simplificado e favorecido a ser dispensadoàs microempresas e empresas de pequeno porte, ao Micro EmpreendedorIndividual (MEI) com empregado, ao empregador doméstico, ao seguradoespecial e ao pequeno produtor rural pessoa física será definido em atosespecíficos observados os prazos previstos no caput.
§ 2º Aquele que deixar de prestar as informações no prazo fixado ou que aapresentar com incorreções ou omissões ficará sujeito às penalidadesprevistas na legislação.
§ 3º A prestação das informações ao E-Social substituirá, na forma e nosprazos regulamentados pelos órgãos integrantes do comitê gestor doE-Social, a entrega das mesmas informações em outros formulários edeclarações a que estão sujeitos os obrigados ao E-Social.
Art. 2º Os órgãos e entidades integrantes do comitê gestor do E-Social
regulamentarão, no âmbito de suas competências, o disposto nestaresolução (BRASIL, 2015).
Para Nasajon (2015) o que está acontecendo no Brasil é um equilíbrio da
legislação trabalhista, já que ela existe e não é cumprida por muitos empregadores.
Ainda segundo o autor, em relação ao empregado doméstico, o E-Social tem “a
intenção de disciplinar as relações num grupo marginalizado em função da
dificuldade de fiscalização”.
Maffei (2014) escreveu que “as empresas não estão preparadas para a
adoção desse modelo, porque as práticas atuais não são compatíveis com as
demandas do governo [...]”, mas nota-se através da pesquisa sobre a implantação
do sistema que as empresas ainda, em 2015, continuam sem preparo para o
E-Social, fato observado com a publicação do quarto cronograma de obrigatoriedade
da implantação plena do sistema, como já mencionado acima.
Um estudo publicado por Duarte (2014, p. 7) sobre o preparo dos
profissionais em relação ao planejamento do E-Social, aponta que “70% declararam
sentir-se pouco ou nada preparados para planejar, executar as mudanças ou
explicar aos diretores e empresários os impactos do E-Social”. E sobre o
investimento das empresas em preparar-se para a implementação do sistema, 30%
não vão investir em capacitação profissional; 36% não vão investir em tecnologia da
informação; 46,9% não vão investir em consultorias e, 42,2% não vão investir em
mudanças de processo, e os empresários que pretendem investir têm planejamento
proposto de até R$ 5 mil reais (DUARTE, 2014, p. 11, 15).
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Ainda segundo o estudo de Duarte (2014, p. 12) 30% dos entrevistados
afirmaram que haverá aumento de burocracia, e 25% afirmam que haverá um
grande aumento da burocracia, mas mais de 50% do universo pesquisado acredita
“no cumprimento dos direitos trabalhistas”, embora o estudo revele também, que dos
eventos exigidos pelo E-Social, os mais difíceis a serem cumpridos serão: “atestados
de saúde, comunicação de acidentes de trabalho, admissão, serviços tomados e
prestados” (DUARTE, 2014, p. 14).
Para o autor supracitado “a maioria dos empregadores têm sua folha de
pagamento processada por organizações contábeis”, portanto, é imprescindível uma
estrutura tecnológica atualizada e dinâmica para a comunicação “interempresas,
pois os escritórios contábeis dependem das informações fornecidas por seus
clientes em conformidade com o prazo e a qualidade” que o sistema exige
(DUARTE, 2014, p. 17).
Diante da agilidade exigida pelo E-Social, uma reformulação se faz
fundamental na rotina dos escritórios contábil e empresas já que as informações
trabalhistas deverão ser praticamente diária, mas segundo conclusão dos
especialistas “facilitará a transmissão de relatórios, diminuindo o backlog contábil” e,
para diminuir os riscos se faz necessário um “exame tributário, previdenciário e
trabalhista, com intuito de reduzir ou eliminar eventuais riscos para a empresa e o
contador responsável” (SAGE, 2015). Ou seja, estes especialistas concordam que
uma mudança comportamental cultural e tecnológica deve ocorrer na gestão
organizacional e suas ramificações e, dentro da estrutura das empresas, o
departamento de Recursos Humanos é o que mais deve sofrer os impactos da
implantação do E-Social.
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3. OS IMPACTOS NO DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
O impacto deste novo formato de envio dos eventos trabalhista vai atingir as
empresas, empregadores e escritórios contábeis com um todo, que na visão dogoverno federal a fase de implantação do E-Social pode apresentar dificuldades por
falta de interação, por parte do sistema organizacional das empresas e seus pares,
sobre a necessidade de mudanças internas para a aplicabilidade do sistema. A
conscientização o quanto antes desta necessidade de mudança gestacional,
facilitará a adequação dos departamentos, principalmente os de maior fluxo de
eventos trabalhistas, como o de Recursos Humanos.
Por mais que alguns empregadores estejam relutantes, como apontam as
pesquisas citadas neste estudo, em investir na implantação deste novo formato de
envio de eventos fiscais, previdenciários e trabalhistas, o investimento se faz
necessário, principalmente nos gestores de cada departamento, transformando-os,
segundo o gestor de RH, Fábio Ferreira de Carvalho,“em verdadeiros líderes de
pessoas, com capacidade de multiplicar o conhecimento, influenciar pessoas e
alinhar os objetivos individuais de cada trabalhador, com os objetivos estratégicos da
organização”, pois para que o RH possa desenvolver com plenitude todas as
exigências diárias que o sistema E-Social exige, será imprescindível uma parceria
harmônica entre todos os departamentos.
Com a exigência do envio de informações iniciais, mensais e em tempo real, a
rotina do RH será totalmente reestruturada, pois os processos devem ser adequados
de modo que não sejam enviados com erros, resultando em notificações do sistema
E-Social para a empresa. Pra isso o gestor do RH deverá ter um envolvimento
intrínseco com os demais departamentos e todos os gestores responsáveis por cada
departamento deverão “ter conhecimento pleno para moldar os processos”
(VERONA, 2014, p. 30).
O que se percebe é que o gestor do RH e sua equipe deverão estudar o
manual e seus atos regulamentares bem como conscientizarem da redução de
tempo do envio das informações, já que o não cumprimento da normatização
acarretará notificações e multas à empresa e/ou empregador.
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Alves (2014) enfatiza que:
O E-Social exigirá das empresas uma importante integração com asdemais informações financeiras e contábeis já compreendidas pelo sistemaSPED há alguns anos. As empresas deverão ainda ter uma maior
integração e comunicação entre seus departamentos e áreas de negócios,deixando de existir o "dono da informação", como o departamentofinanceiro, o departamento contábil, o jurídico ou o RH.
Corroborando com as falas do autor, o perfil do gestor detentor do poder
através da informação e do conhecimento vai deixar de existir, pois o sistema exige
que todos os envolvidos nos processos trabalhistas de uma empresa, deverão estar
em sintonia.
Ainda segundo Alves (2014, p. 6, 7) o RH de maneira geral deverá moldar-se
a essa nova realidade, pois este sistema exige envio de eventos quase que em
tempo real o que pode sobrecarregar a equipe se não se adequarem rapidamente
“ao novo formato e à nova forma de envio das informações relativas às relações
trabalhistas e previdenciárias”. Será de fundamental importância uma lapidação no
comportamento cultural dos funcionários responsáveis por este departamento, já
que “as informações devem ser precisas e entregues no momento exato”, e cobrar
eficiência na aplicabilidade das informações no sistema, será sobremaneira
imprescindível.
É importante enfatizar que o RH não será o único responsável pela eficiência
da implantação do sistema E-Social, necessitando de uma parceria entre todos os
departamentos, como já foi descrito neste estudo, mas todo o processo trabalhista
inicia e se finda no referido departamento, o que para trabalhar com eficiência no
envio das informações para E-Social, a absorção das informações pelos outros
departamentos referentes aos seus funcionários, deverão ser de forma adequada às
exigências desta nova normatização e, o RH acaba por ser um instrumento de
cobrança de eficiência e assiduidade da informação diária e mensal, por ser, o
responsável de envio de informações dos funcionários, seja diretamente para o
E-Social, ou para a empresa contábil responsável por este envio.
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O que se percebe é que depois de implantado o sistema, parece que será
mais fácil seu manuseio, mas a responsabilidade do RH será ainda maior, pois
segundo Tocchio (2014) “o não cumprimento das obrigações – informações e prazos
considerando os procedimentos corretos – vai gerar, automaticamente, multas
pesadas, pois a fiscalização dos órgãos governamentais será virtual a cada arquivo
enviado pela área de RH”.
Sendo assim, a competência do profissional do RH será atitude decisiva no
manuseio do E-Social, pois é imprescindível que as informações ao sistema sejam
consistentes de acordo com a realidade de cada funcionário. Para Rodrigues (2014)
“a acuracidade das informações referente ao trabalhador é que as suas
movimentações estejam alinhadas conforme legislação vigente no país”.
O RH terá a responsabilidade de colher informações dos funcionários que
antes não fazia parte integrante de uma contratação, como por exemplo, a
classificação Brasileira de Ocupações (CBO), o que precisa estar correta no
preenchimento do leiaute do sistema; o adicional de informações que agora faz parte
do formato do sistema, como a pesquisa de dados estatísticos sobre “possuir imóvel
próprio e se utiliza recursos do FGTS para a aquisição do mesmo” (RODRIGUES,
2014). Essas informações precisam estar corretas, já que o sistema possibilita a
fiscalização cruzar essas informações com ouros órgãos, e a ineficácia da coleta
desses dados pode resultar em notificação e penalização à empresa.
Ainda seguindo o raciocínio de Rodrigues (2014) da análise dos impactos do
E-Social no departamento RH, esta obrigatoriedade exigida pelo novo formato de
envio de dados trabalhistas, previdenciários e tributários, será preciso um discurso
eficaz junto aos colaboradores internos e stakeholders, principalmente “do ramo de
Contabilidade, por exemplo”
As férias dos funcionários é outro advento que agora precisa ser reformulada
sua maneira de aplicabilidade pelo RH e seus pares, já que o novo sistema exige
que o funcionário seja avisado com 30 dias de antecedência, no mínimo, sobre a
data a ser gozada. Esta normatização não é inédita, pois este procedimento
trabalhista está embasado no art. 135 da CLT. O habitual por muitas empresas é
decidir as férias de acordo com a necessidade de uma das partes, principalmente doempregador, e ao RH ficava a responsabilidade de adequar à Lei, mas “com a
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implantação do E-Social, as férias deverão ser comunicadas para a Receita dentro
do prazo estipulado em CLT” (RODRIGUES, 2014).
No estudo de Duarte (2014, p. 19) “a compreensão dos impactos desse novo
sistema nos procedimentos, em especial na comunicação entre empresa e
departamentos, ainda é baixo”, portanto é preciso os envolvidos na implantação do
novo sistema estar cientes de que as mudanças ocorrerão e iniciar a reformulação
cultural da empresa “paternalista”.
Por fim na análise de Martins (2013) a maior responsabilidade na implantação
do E-Social deve ficar por parte da área do RH, “ liderando as demais áreas
envolvidas” já que os outros departamentos não estão completamente engajadas
com o subsistema de departamento pessoal”
Mas o E-Social veio para mudar este formato de empresa de estrutura
organizacional, onde cada departamento se isola em suas responsabilidades,
esquecendo-se de que cada um da equipe é um funcionário que tem uma função,
portanto um CBO, tem direito a férias, e todas as garantias que a Lei normatiza,
devendo portanto sua atitude trabalhista dentro da empresa ser compartilhada com o
RH.Para Martins (2013):
Muitos RHs estão envolvidos nos seus processos de recrutamento, seleçãoe retenção, outros estão voltados para o controle do índice de absenteísmo,e outros estão com tantos problemas de ordem disciplinar, que sequer têmtempo para o que é importante, vivem diariamente em função de seusinsubordinados e indisciplinados.
A renovação do RH está em xeque, precisa acontecer, sendo necessária a
reavaliação “de alguns conceitos e posições sobre qual o papel e o que o RH
efetivamente representa para a organização” MARTINS (2013), portanto ainda nos
argumentos do referido autor, “o profissional de RH não pode negligenciar [...]
O RH vai estar, com a chegada do E-Social mais envolvido do que nunca no
coração da empresa, na sua cultura, vai ter que inclusive buscar embasamento e
informações, na idéia central, em como, porque e quando o empresário desejou e
iniciou o negócio”.
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4. CONCLUSÃO
O E-Social é um projeto do governo federal que vai unificar o envio de
informações pelo empregador em relação aos seus empregados. Está sendo
desenvolvido, em conjunto, pela Caixa Econômica Federal, pelo do Instituto
Nacional do Seguro Social (INSS), pelo Ministério da Previdência Social, pelo
Ministério do Trabalho e Emprego e pela Secretaria da Receita Federal do Brasil.
Objetiva viabilizar a garantia de direitos previdenciários e trabalhistas,
simplificar o cumprimento de obrigações, e aprimorar a qualidade de informações
das relações de trabalho, previdenciárias e fiscais.
Quando da admissão do trabalhador, devem também participar o médico do
Trabalho e os técnicos e engenheiros de Segurança, já que o Programa de Controle
Médico de Saúde Ocupacional e o Programa de Prevenção de Riscos Ambientais
devem estar alinhados com as informações do departamento de Recursos
Humanos.
O E-Social com objetivo de aplicar transparência no formato da aplicabilidade
das exigências das Leis trabalhistas. Está sendo implanto através de um projetoousado e inovador, que tem como meta institucionalizar as empresas num padrão de
escrituração fiscal social único, com a possibilidade de cruzar informações de
empregada e empregador.
Esta implantação do formato único de envio de eventos trabalhistas,
previdenciários e tributários exigido às empresas, incentiva as empresas a refletirem
a gestão do “jeitinho brasileiro” onde deixam tudo para em cima da hora, ou até
mesmo para depois, desde que o sistema permita uma reformulação com dataretroativa. Com o E-Social acabam-se esses registros retroativos, moldando-se
assim as empresas à realidade da aplicabilidade das Leis.
Ao RH cabe a participação em todos os departamentos da empresa e todos
os departamentos devem entender tanto quanto o RH, pois a integralidade de todas
as esferas da empresa será de fundamental importância na realização do
cumprimento da integralidade do novo sistema.
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