GERENCIAMENTO DE PROJETOS COM A FERRAMENTA GPEx

INSTRUTORES:JOÃO AUGUSTO ALEXANDRIA DE BARROS

REFERÊNCIAS❏Um Guia de Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK@), 5ª edição, PMI, 2013;❏Normas para Elaboração, Gerenciamento e Acompanhamento de Projetos no Exército Brasileiro (NEGAPEB – EB20-N-08.001), 2ª Edição, 2013;❏Gerenciando Projetos de Sucesso com PRINCE2TM, OGC, Reino Unido, 2011.

REFERÊNCIAS❏PORTAL GPEx – portalgpex.cds.eb.mil.br;❏GPEx (CITEx) – gpex.eb.mil.br; e❏GERENTE Projeto GPEX/EB – Cel R1 Gerhardt (860-5209 ou 61 3415-5209 ou ramal 5209).

INTRODUÇÃO

Projeto❏Mudanças;❏Temporário;❏Multifuncional;❏Único;❏Incerteza.

SUMÁRIODO PROJETO Autorização IMPLANTAÇÃO

INICIAÇÃO

PLANOS

PROGRESSO CONTROLE

ENTREGA

EXECUÇÃO

, PLAN

EJAMEN

TO,

MO

NIT O

RAMEN

T O E

CON

TROL E

ENCE RRAM

ENTO

METODOLOGIA NEGAPEB

PROPOSIÇÃO DE UM PROJETO

❏1º Ato de um provável projeto: Ordem verbal, DIEx, Email, etc.❏“Start Up” do projeto.❏Ainda não é projeto.❏Gera uma tomada de decisão da autoridade patrocinadora.

➢No GPEx:❏Criar demanda.

DEMANDA❏Criando uma Demanda❏Projetos > demandas > filtros e ações > criar

uma nova demanda❏Papéis:

❏Responsável: Gerente do projeto;❏Supervisor: “orientador” do Projeto;❏Cliente: Usuário principal;❏Autoridade: patrocinador;❏Designados: equipe de projeto; e❏Contatos: Fornecedores e outros usuários.

DEMANDA❏Analisando a Demanda❏Projetos> demandas❏Clicar duas vezes na demanda❏Ação > Analisar demanda

LIÇÕES APRENDIDAS❏Criando uma Lição Aprendida❏Projetos > Lições Aprendidas > Filtros e ações >

Nova Lição Aprendida

ABORDAGEM INICIAL❏Projeto❏Projeto Simples (5W2H)❏O quê ?❏Quem ?❏Onde?❏Quando?❏Por quê?❏Como ?❏Quanto ?

❏Ação de Cmdo➢No GPEx:❏Criar Projeto

NOVO PROJETO❏Criando um Projeto❏Método completo;❏Método rápido; ou❏EAP.

MÉTODO COMPLETO❏Criando um Projeto pelo Método Completo❏Projetos > lista de projetos > filtros e ações >

novo projeto

★Importante:Nome;Envolvidos (gerente, supervisor, Autoridade,

Cliente);Nível de acesso;Expediente;Stakeholders.

MÉTODO RÁPIDO❏Criando um Projeto pelo Método Rápido❏Projetos > Projeto rápido❏Projeto > Novo Projeto

❏Editando um Projeto pelo Método Rápido❏Projeto > Editar projeto

MÉTODO EAP❏Criando um Projeto pelo Método EAP❏Projetos > Estrutura Analítica do Projeto (WBS)❏Criar Projeto

OU❏Projetos > Estrutura Analítica do Projeto (WBS) gráfica❏Projeto > Novo Projeto

MÉTODO EAP❏Editando um Projeto pelo Método EAP❏Ação > Editar Tarefa ou Projeto

OU❏Projeto > Editar

INTRODUÇÃO

QUALIDADE RISCOS

BENEFÍCIOS

Escopo

CustoTempo

GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Planejar

Planejar Delegar

MonitorarControlar

ESTUDO DE VIABILIDADE❏Justificando o Projeto❏Ver > NEGAPEB > Estudo de Viabilidade

DIRETRIZ DE INICIAÇÃO❏Criando a Diretriz de Iniciação❏Ver > NEGAPEB > Diretriz de Iniciação

SUMÁRIO DO PROJETO❏A juntada daDiretriz de Iniciação e o Estudo de Viabilidade representa o Sumário do Projeto.❏A Autoridade decide sobre o início ou não do projeto.

DIRETRIZ DE IMPLANTAÇÃO❏Criando a Diretriz de Implantação❏Ver > NEGAPEB > Diretriz de Implantação

★Importante:Implantação; eOrganização do Projeto.

EXERCÍCIO 01❏Email recebido:“Prezado Companheiro, tendo em vista a necessidade de estabelecer critérios adequados de instrução para a manutenção dos capacetes do Batalhão de Infantaria Leve, solicito propor um manual único, com as diversas multifuncionalidades envolvidas em um prazo máximo de 1 (um) ano”

EXERCÍCIO 01❏Missão:1.Criar uma Demanda;2.Criar o Projeto;3.Apresentar um Sumário do Projeto;4.Criar uma Diretriz de Implantação;5.Insira uma Lição Aprendida.

DETALHAMENTOS

CARACTERÍSTICAS

ESCOPO CUSTO TEMPO BENEFÍCIOS RISCOS QUALIDADE

DETALHAMENTOS

TEMPO

CUSTO

ESCOPO

DURAÇÃO DAS TAREFAS❏Inserindo uma duração para uma Tarefa❏Método Completo;❏Método Rápido; e❏EAP.

DURAÇÃO DAS TAREFAS❏Inserindo uma duração para uma Tarefa pelo Método Completo❏Clicar na Tarefa (Detalhes da Tarefa)❏Ação > Editar Tarefa > Datas❏Salvar

DURAÇÃO DAS TAREFAS❏Inserindo uma duração para uma Tarefa pelo Método Rápido❏Ver > Interface Rápida❏Inserir o número de Dias

OU❏Inseriras datas de Início e Término

DURAÇÃO DAS TAREFAS❏Inserindo uma duração para uma Tarefa pela EAP❏Ver EAP❏Ação > Editar Tarefa ou Projeto > Datas❏Salvar

DEPENDÊNCIAS❏Início – Início (II)❏Início – Término (IT)❏Término – Início (TI)❏Término – Término (TT)

❏Latência❏Menor distância

DEPENDÊNCIAS❏Criando Dependências❏Método Completo;❏Método Rápido; e❏EAP.

DEPENDÊNCIAS❏Criando Dependências pelo Método Completo❏Ação > Editar Tarefa >Predecessoras

DEPENDÊNCIAS❏Criando Dependências pelo Método Rápido❏Ver > Interface Rápida❏Colunas Predecessoras / Sucessoras (utilizar *

para menor “distância”.OU❏Diretamente no Gráfico Gantt

DEPENDÊNCIAS❏Criando Dependências pelaEAP❏Ver > EAP (WBS)❏Ação > Editar tarefa >Predecessoras

ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO

❏Criando a EAP para o Projeto❏Ver > NEGAPEB > Estrutura Analítica

CRONOGRAMA INICIAL❏Criando um Cronograma Inicial❏Ver > NEGAPEB >Cronograma

EVENTOS❏Reuniões, visitas, ações, processos, etc.

❏Inserindo eventos❏Inserir > Evento

PLANILHA DE CUSTOS❏Inserindo uma Planilha de Custos em uma Tarefa❏Clicar na tarefa (Detalhes da tarefa)❏Inserir > Planilha de Custos

RECURSOS❏Cadastrando recursos

Menu > Recursos Filtros e Ações > Novo recurso

❏Inserindo um recurso Clicar na tarefa (Detalhes da tarefa) Inserir > Recurso

ENTREGA❏Criando uma Entrega para uma Tarefa❏Inserir Entrega❏Clicar em cima da tarefa❏Ação > Editar Tarefa > Entregas❏Salvar

DECLARAÇÃO DE ESCOPO❏Criando uma Declaração de Escopo❏Ver > NEGAPEB > Declaração de escopo

EXERCÍCIO 02❏Email recebido:“Prezado Companheiro, tendo em vista a necessidade de estabelecer critérios adequados de instrução para a manutenção dos capacetes do Batalhão de Infantaria Leve, solicito propor um manual único, com as diversas multifuncionalidades envolvidas em um prazo máximo de 1 ano – Prossiga na Missão!!!”★Importante

○Reuniões semanais de controle;○Toda atividade deve prever uma entrega.

EXERCÍCIO 02❏Missão:1.Apresentar a EAP do Projeto (2º Nível);2.Cronograma inicial;3.Inserir uma Planilha de Custos;4.Inserir Entregas;5.Criar Eventos nas Tarefas;6.Criar uma Declaração de Escopo.

EXERCÍCIO 02★Informações adicionais:

○Impressão de volume de 100 Páginas: R$ 12,00/Volume;

○Edição de imagens: R$ 1,80/Figura;○Revisão e Serviço editorial: R$ 12.000,00/Mês;○Consultorias em geral: R$25.000,00/Mês;○Custos de deslocamentos: R$ 12.000,00/Mês;○Custos operacionais e logísticos: 1.850,00/Mês.

EXERCÍCIO 02★Informações adicionais:

○Nos arquivos do COTER e SGEx projetos de manuais apresentaram o seguinte índice para desenvolvimento: 10 páginas/Mês;

○Aproveitando “caronas” em pregões de impressão, consegue-se imprimir até 100 volumes de no máximo 200 folhas em 1 mês.

PLANOS DE PROJETO

Plano de gerenciamento de riscos;Plano de gerenciamento de mudanças;Plano de gerenciamento da qualidade;Plano de Gerenciamento de Comunicações;Plano de gerenciamento das Partes interessadas;Plano de gerenciamento de recursos humanos; ePlanejamento de custo e do Orçamento.

PLANO DE CUSTOS E DO ORÇAMENTO DO PROJETO

❏Criando um Plano de Custos e de Orçamento do Projeto❏Ver > NEGAPEB > Planejamento de Custo e do

Orçamento

PROGRAMAS E PORTFÓLIOS❏Programa é um grupo de projetos relacionados, gerenciados de modo coordenado para a obtenção de benefícios e controle que não estariam disponíveis se fossem gerenciados individualmente.

PROGRAMAS E PORTFÓLIOS❏Portfólio é um conjunto de programas, projetos e ações, e até mesmo de outros portfólios, agrupados por afinidade de execução ou finalística, para facilitar a coorde nação e o gerenciamento eficaz e permitir a implementação da estratégia de organização. As entregas dos componentes do portfólio não têm necessariamente que ser interdependentes e coordenadas, caso contrário, seria um programa.

PORTFÓLIO❏Criando um Portfólio❏Criar um projeto❏Aba Portfólio❏Incluir Projetos

PROGRAMA❏Criando Programa❏Projetos > Programas > Lista de Programas❏Filtros e Ações > Criar Novo Programa

❏Posteriormente❏Escolha o Projeto a ser incluído no Programa❏Ação > Editar❏Projeto > Relacionado > Programa > Salvar

PLANILHA DE GASTOS❏Criando uma Planilha de Gastos❏Dois cliques na tarefa❏Inserir Planilha de Gastos

❏Criando Etapas da Despesa❏Ação > Definir estágios da despesa > planilha

de Gastos

PLANO DE PROJETO❏Criando um Plano de Projeto❏Ver > NEGAPEB > Plano de Projeto

PLANOS❏Criando Plano de Risco❏Ver> NEGAPEB > Plano de Gerenciamento de

Riscos❏Criando Plano de gerenciamento de qualidade❏Ver> NEGAPEB > Plano de Gerenciamento de

Qualidade

PLANOS❏Criando Plano de gerenciamento de mudanças❏Ver> NEGAPEB > Plano de Gerenciamento de

Mudanças❏Criando Plano de gerenciamento de comunicações❏Ver> NEGAPEB > Plano de Gerenciamento de

Comunicações

CRONOGRAMA FÍSICO-FINANCEIRO

❏Criando Plano de Risco❏Ver> NEGAPEB >Cronograma Físico-Financeiro

Inicial

EXERCÍCIO 03❏Email recebido:“Prezado Companheiro, tendo em vista a necessidade de estabelecer critérios adequados de instrução para a manutenção dos capacetes do Batalhão de Infantaria Leve, solicito propor um manual único, com as diversas multifuncionalidades envolvidas em um prazo máximo de 1 ano”

EXERCÍCIO 03❏Missão:1.Criar um Plano de Custo e de Orçamento do Projeto;2.Criar um Portfólio;3.Criar uma Planilha de Gastos;4.Criar um Plano de Projeto;5.Criar um Plano de Riscos.6.Apresentar o cronograma Físico-Financeiro;7.Plano de gerenciamento de qualidade;8.Plano de gerenciamento de mudanças;9.Plano de gerenciamento de comunicações;

EXERCÍCIO 03★Informações adicionais:

○Impressão de volume de 100 Páginas: R$ 12,00/Volume;

○Edição de imagens: R$ 1,80/Figura;○Revisão e Serviço editorial: R$ 12.000,00/Mês;○Consultorias em geral: R$25.000,00/Mês;○Custos de deslocamentos: R$ 12.000,00/Mês;○Custos operacionais e logísticos: 1.850,00/Mês.

EXERCÍCIO 03★Informações adicionais:

○Nos arquivos do COTER e SGEx projetos de manuais apresentaram o seguinte índice para desenvolvimento: 10 páginas/Mês;

○Aproveitando “caronas” em pregões de impressão, consegue-se imprimir até 100 volumes de no máximo 200 folhas em 1 mês.

SIAFI❏Importando NC/NE/NL/OB❏Ação > SIAFI > Importar NC/NE/NL/OB

REGISTROS❏Tipos de Registros:❏Registro deIssue*❏Registro de Qualidade❏Registro de Riscos❏Descrição do Status do Projeto

* Algo que aconteceu, não estava planejado e necessita de atenção gerencial.

ACOMPANHAMENTO❏Acompanhamento do Projeto❏Relatórios

❏Relatório de Controle de Mudança❏Relatório de Situação

❏Registros❏Termo de aceite de Produtos/Serviços❏Registros em geral

BASELINE❏Criando Linha de base❏Inserir > BaseLine

RELATÓRIOS❏Criando Relatórios❏Ver > NEGAPEB >Relatório de Controle de

Mudança❏Ver > NEGAPEB > Relatório de Situação

CONTROLE❏Controlando o Projeto❏Estágios da despesa

❏Ação > Imprimir > Estágios da despesa

❏Indicadores❏Inserir > Indicador❏Ação > Editar Projeto > Indicador Principal >

Salvar

TERMO DE ENCERRAMENTO

❏Concluindo o Projeto❏Ver > NEGAPEB > Termo de Encerramento

CICLO DE VIDA DO PROJETO❏Criando um ciclo de vida do Projeto❏Ver> NEGAPEB > Ciclo de vida

EXERCÍCIO 04❏Email recebido:“Prezado Companheiro, tendo em vista a necessidade de estabelecer critérios adequados de instrução para a manutenção dos capacetes do Batalhão de Infantaria Leve, solicito propor um manual único, com as diversas multifuncionalidades envolvidas em um prazo máximo de 1 ano”

EXERCÍCIO 04❏Missão:

1.Simule o andamento e apresente pelo menos: um Registro e um Relatório de Situação;2.Simule o fim do projeto e emita o termo de encerramento de Projeto.

EXERCÍCIO 04★Informações adicionais:

○Impressão de volume de 100 Páginas: R$ 12,00/Volume;

○Edição de imagens: R$ 1,80/Figura;○Revisão e Serviço editorial: R$ 12.000,00/Mês;○Consultorias em geral: R$25.000,00/Mês;○Custos de deslocamentos: R$ 12.000,00/Mês;○Custos operacionais e logísticos: 1.850,00/Mês.

EXERCÍCIO 04★Informações adicionais:

○Nos arquivos do COTER e SGEx projetos de manuais apresentaram o seguinte índice para desenvolvimento: 10 páginas/Mês;

○Aproveitando “caronas” em pregões de impressão, consegue-se imprimir até 100 volumes de no máximo 200 folhas em 1 mês.