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CURSO

GESTÃO DE COMPRAS DE LIVROS PARA LIVRARIAS

Prof. Gerson Ramos28 a 30 de Janeiro de 2008

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No dia-a-dia da livraria, o que é mais importante:

Vender?

Administrar?

Comprar?

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Informações

O que têm para nos dizer os livros nas

nossas prateleiras?

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Compras

Princípios e Administração escrito por Peter Bailey,

David Farmer, David Jessop e David Jones

Editora Atlas

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Leis de Farmer

Primeira Lei

A importância percebida da função compras cresce em relação direta com a redução do tempo de duração do ciclo de vida do produto.

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Leis de Farmer

Segunda Lei

A função compras é percebida como importante quando o negócio em questão relaciona-se significativamente com mercado ou mercados voláteis.

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Leis de Farmer Terceira Lei

A função compras é importante sempre que a organização gastar parte significativa de seu faturamento na aquisição dos bens e serviços necessários para o negócio.

Extraído do livro “ Compras –Princípios e Administração” Autores P.Bailey ; D.Farmer e D. Jones

Ed.Atlas

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“Cómo seleccionar títulos rentables”

Herramientas estadísticas para la venta de libros Leonard Shatzkin

Editora Fondo de Cultura Económica

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A importância de comprar “A compra é a atividade chave no negócio de uma

livraria, preocupada em converter dinheiro em livros e estes livros novamente em dinheiro, portanto é a mais importante.

A saúde econômica de uma livraria depende mais de quantos títulos se compram e, o que é mais importante ainda, da maneira como se compram, do que qualquer outra atividade que o livreiro realize.

A compra de livros é a tarefa que mais tempo demanda em uma livraria e normalmente é destinada às pessoas mais capacitadas.”

“ Cómo Seleccionar Títulos Rentables” de Leonard Shatzkin editado pela Fondo de Cultura Economica na coleção Libros Sobre Libros.

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Área de Compras

Como constituir um departamento de

compras?

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Estruturando a área de compras

Avaliação da situação atual; Planejamento de metas e verbas; Estruturação das ações necessárias; Implantação dos novos processos; Controle e acompanhamento diário.

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Avaliação

Qualidade e variedade do acervo; Tempo de atendimento de encomendas e

reposições; Composição total do custo de aquisição;

(exemplos detalhados) Software de automação e gestão de

reposições; Qualificação dos fornecedores.

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Princípio de Pareto

Produtos

20%

80%

80%

20%

Vendas

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Composição 80/20

Analisando a planilha

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Metas

Definição de áreas targets; Levantamento da disponibilidade do

mercado; Identificação dos fornecedores e condições

de comercialização; Definição de Estoque Mínimo para Curva

ABC; Implantação por etapas.

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Estoque Mínimo

Analisando a planilha

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Ações

Cadastramento de produtos; Customização do “software”(principais

relatórios); Organização logística; Envolvimento e treinamento com as

pessoas responsáveis.

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Implantação

Rapidez na solução dos imprevistos; Envolver toda a equipe (comercial,

administrativo e operacional); Disciplina.

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Controles

Conferência das condições negociadas com fornecedores;

Tempo de atendimento dos fornecedores;

Pedidos pendentes (previsão de entrega); Itens esgotados.

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Verbas

Variação % sobre as vendas do período

Fluxo de caixa

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Remuneração de “Compras”

Remunerar a equipe de compras com um valor variável é altamente indicado.

Evite adotar variável apenas pelos resultados de vendas, estabeleça metas.

Estude a viabilidade de remunerar baseado no fluxo de caixa do saldo entre vendas e compras.

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Central De Compras Versus

Compra Individual por lojas

Existe um modelo melhor do que outro?

Como decidir por um ou outro modelo?

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Centralização das compras.

Por que tomar esta decisão?

Quais são as mudanças necessárias ?

Quando fazê-las?

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Objetivos da área de compras

Extraído do livroCompras - Princípios e

Administraçãoescrito por Peter Bailey, David

Farmer, David Jessop e David Jones-

Editora Atlas

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Objetivos

Suprir a empresa com um fluxo seguro de mercadorias para atender suas necessidades .

Assegurar a continuidade de abastecimento para manter relacionamentos efetivos com os fornecedores existentes e desenvolver outros fornecedores.

Comprar eficiente e sabiamente, obtendo por meios éticos o melhor valor por centavo gasto.

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Objetivos

Administrar estoques para proporcionar o melhor serviço possível ao menor custo.

Manter relacionamentos cooperativos e sólidos com outros departamentos, fornecendo informações e aconselhamentos necessários para assegurar a operação eficaz de toda a empresa.

Treinar funcionários, desenvolver políticas, procedimentos e organização para assegurar o alcance dos objetivos previstos.

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Fornecedores

Como avaliar fornecedores?

Quem oferece o melhor desconto é o melhor fornecedor ?

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Avaliando fornecedores

1. Entrega Pontualmente?2. Fornece com qualidade consistente ?3. Oferece boas condições?4. Tem antecedentes estáveis?5. Fornece bom serviço?6. É responsivo às nossas necessidades?7. Cumpre o prometido?8. Dá apoio técnico?9. Mantém o comprador informado sobre o

andamento do pedido?

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Descontosversus

Giro de Estoque

Posicionar o desconto como principal elemento de decisão de uma compra pode comprometer imensamente a rentabilidade de uma loja.

Para obter um desconto diferenciado em uma compra, seja em uma novidade ou numa rodada de negociações que determina um início de relacionamento entre livraria e editora, esta última irá abrir mão de sua margem esperando uma compensação em volume de compras da primeira.

Para atingir este volume maior de compras, a livraria poderá ter que sacrificar seu giro médio de estoque, se somado a isto aumentar também os custos com frete é bem provável que o desconto conquistado na negociação já tenha sido corroído no cálculo final da rentabilidade da livraria.

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“Cómo seleccionar títulos rentables”

Herramientas estadísticas para la venta de libros

Leonard Shatzkin

Editora Fondo de Cultura Económica

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Escolhendo um título

Livros Preço Capa Desc.Preço Liq Final

ResultadoGanho por R$ investido

Giro médio Anual

Rentabilidade Final

Título A R$ 39,90 40%

R$ 23,94

R$ 15,96

R$ 0,67

Título B R$ 39,90 45%

R$ 21,95

R$ 17,96

R$ 0,82

Título C R$ 39,90 50%

R$ 19,95

R$ 19,95

R$ 1,00

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Escolhendo um título

Livros Preço Capa Desc.Preço Liq Final

ResultadoGanho por R$ investido

Giro médio Anual

Rentabilidade Final

Título A R$ 39,90 40%

R$ 23,94

R$ 15,96

R$ 0,67 5

R$ 3,33

Título B R$ 39,90 45%

R$ 21,95

R$ 17,96

R$ 0,82 3

R$ 2,45

Título C R$ 39,90 50%

R$ 19,95

R$ 19,95

R$ 1,00 2

R$ 2,00

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Definindo quantidades 

EditorDistribuidor

RegionalDistribuidor

Nacional

Qtde Comprada 20 10 10

Total Bruto R$ 798,00 R$ 399,00 R$ 399,00

Desconto 45% 30% 40%

R$ Líquido R$ 438,90 R$ 279,30 R$ 239,40

% frete 4% 0% 4%

Custo total R$ 456,46 R$ 279,30 R$ 248,98

Ganho por R$ investido R$ 0,75 R$ 0,43 R$ 0,60

Giro Médio Anual. 2,5 5 5

Ganho Anual sobre R$ investido por exemplar vendido R$ 1,87 R$ 2,14 R$ 3,01

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Definindo Fornecedor

 Editoras

Distribuidor Regional

Distribuidor Nacional

Total Bruto R$ 300,00 R$ 300,00 R$ 1.400,00

Desconto 42% 30% 40%

R$ Líquido R$ 174,00 R$ 210,00 R$ 840,00

Peso médio por ex. 0,250 0,250 0,250

Qtde de exemplares 12 12 56

Peso total estimado 3,00 3,00 14,00

Custo Estimado de Frete R$ 16,00 R$ - R$ 25,00

% frete sobre NF 5% 0% 2%

Custo total R$ 183,28 R$ 210,00 R$ 855,00

Desconto Equivalente Final 39% 30% 39%

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Número de Fornecedores

Qual é o número ideal de fornecedores?

Como transformar o processo diário de compras e reposições em um elo de uma cadeia produtiva ?

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“La Libreria como negocio”

Economía y Administración.

Brunetti; Collesei; Vescovi y Sòstero.

Editora Fondo de Cultura Económica

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Fornecedores.

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Aplicação do Princípio de Pareto aos Fornecedores

Vendas

20%

80%

80%20%

Editoras

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ParetoExemplo prático com Editoras

Vendas por Editoras Livraria Modelo

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Redução do nº de Fornecedores

Reduzindo o número de fornecedores, reduzimos muitas despesas que hoje estão escondidas nos nossos custos.

A isto damos o nome de “Custo Total de Aquisição”. Ao aumentar volumes de compras podemos cobrar nível de serviços de nossos fornecedores e nosso poder de negociação aumenta.

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Consignações

A consignação pode auxiliar na construção de um acervo com mais variedade e sortimento.

Mas a consignação pode ser também uma armadilha perigosa.

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Controle das Consignações

Não existe almoço grátis.

Mantenha seu próprio controle dos saldos de consignação.

Oriente seus fornecedores a nunca enviar nada sem um pedido formal.

Negocie antecipadamente prazos de devolução e condições.

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Controle das Consignações

Faça todos os acertos mensalmente. Cobre dos fornecedores o envio das NFs de

acerto em tempo hábil.

Confira detidamente as NFs de acertos recebidas.

Reserve o valor informado aos fornecedores do acerto em seu fluxo de caixa.

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Controle das Consignações

Avalie o Giro do Estoque consignado com o mesmo rigor que o Estoque Próprio.

Devolva os excessos, faça conferências físicas regularmente.

Reponha os títulos cuja venda foi maior que 50% da qtde do saldo consignado.

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Análise de Excedentes

Livros

Qtde de exs em estoque

Venda acumulada 3 últimos meses

Venda médiamês

Estoque previsto para 90 dias

Qtde Excedente

R$ Capa

Desc. R$ capa

R$ Estoque Excedente

Título A 10 3

1,00

3 7

R$ 25,90 45%

R$ 99,72

Título B 5 2

1

2 3

R$ 34,50 40%

R$ 62,10

Título C 5 2

1

2 3

R$ 45,00 35%

R$ 87,75

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Administração de Estoques

Usando o conceito de Estoque Mínimo e Ponto de Pedido.

Periodicidade de compras.

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Processo de decisão

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Novidades “A compra das novidades tem para o livreiro uma função

diferente do que tem para a editora (ou do que ela pensa que tem). A editora deseja vender grandes quantidades, por uma política comercial interna, ou para impressionar o público, ou para justificar o volume da tiragem com a qual conseguiu um “baixo custo unitário de produção”, ou por algum outro motivo racional, ou nem tão racional assim”.

“Para o livreiro, este tipo de compra tem uma função clara e simples: ter no acervo a quantidade necessária de exemplares de um título, para o qual ele não dispõe de antecedentes de vendas – porque nunca foi publicado - até que as vendas concretas (ou a sua ausência) dê a informação sobre a qual basear as decisões futuras de compras deste título.”

Leonard Shatzkin

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Decidindo adquirir novidades O perfil do título é adequado ao perfil da loja ?

Se a quantidade adquirida for insuficiente, é possível reabastecer rapidamente ?

A primeira tiragem está acima da média atual?

O título está atrelado a algum evento sazonal que poderá influir na curva de vendas rapidamente?

A editora está investindo na promoção do livro, além da imprensa ?

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Sim ou Não Se as respostas às perguntas anteriores forem

“ SIM”

Adquira poucos livros e acompanhe esta novidade com a mesma dedicação dada aos 100 livros mais vendidos, até que este título também se torne um deles, ou deixe de merecer esta atenção.

12/04/23 57

Sim ou Não Se a resposta à primeira pergunta foi

“NÃO”

Nem perca tempo com as demais, tenha certeza de que o livro esteja cadastrado em seu sistema para poder atender encomendas e dedique-se à administração de seus estoques.

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Lista de Mais Vendidos Gostemos ou não, as listas de mais vendidos

divulgadas pela imprensa são um termômetro, muitas vezes desregulado, do que se passa nos caixas das outras livrarias.

Analisando a lista divulgada pela revista Veja na 3ª semana de Janeiro de 2008 temos o seguinte painel:

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Posição Ficção Tempo Lacto

1 Menina que Roubava Livros De 6 meses a 1 ano

2 O Caçador de Pipas Mais de 1 ano

3 A Cidade do Sol De 6 meses a 1 ano

4 Harry Potter e as Reliquias da Morte De 3 a 6 Meses

5 O Guardião de Memórias De 6 meses a 1 ano

6 A Sombra do Vento De 6 meses a 1 ano

7 Elite da Tropa Mais de 1 ano

8 A Conspiração Franciscana De 3 a 6 Meses

9 a Bússola de Ouro De 6 meses a 1 ano

10 Eu SeiQue Vou Te Amar De 3 a 6 Meses

12/04/23 60

Posição Não-Ficção Tempo Lacto

1 1808 De 6 meses a 1 ano

2 Vale Tudo Até 3 meses

3 Marley &Eu Mais de 1 ano

4 Eric Clapton: A Autobiografia Até 3 meses

5 Lula é Minha Anta De 3 a 6 Meses

6 Me Nome Não é Johnny De 3 a 6 Meses

7 Código da vida De 6 meses a 1 ano

8 Guinnes World Records 2008 De 6 meses a 1 ano

9 Einstein Até 3 meses

10 Deus, Um delírio De 6 meses a 1 ano

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Posição Auto Ajuda Tempo Lacto

1 O Segredo, The Secret De 6 meses a 1 ano

2 Onde Está Teresa Até 3 meses

3 O Monge E O Executivo Mais de 1 ano

4 A Lei da Atração De 6 meses a 1 ano

5 Alô Chics De 6 meses a 1 ano

6 Casais Inteligentes Mais de 1 ano

7 O Que Toda Mulher Inteligente Deve Saber Mais de 1 ano

8 Nunca Desista de Seus Sonhos Mais de 1 ano

9 Bem Vindo à Bolsa de Valores Até 3 meses

10 Por que os Homes Fazem sexo... Mais de 1 ano

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Lançamentos

Se separarmos estes títulos em grupos de tempo de lançamento, teremos 4 classificações:

Até 3 Meses 5

De 3 a 6 Meses 5

De 6 Meses a 1 Ano 12

Mais de 1 ano 8

Total 30

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Mais Vendidos por tempo de lançamento

Até 3 Meses17%

De 3 a 6 Meses17%

De 6 Meses a 1 Ano39%

Mais de 1 ano27%

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Novidades Mais Vendidos ? Se somarmos a participação dos grupos de até 3

meses; entre 3 e 6 meses, temos 33% de títulos com menos de 6 meses de disponibilidade no mercado.

É importante lembrar que este gráfico está apenas mensurando a quantidade de títulos numa lista de mais vendidos por tempo de lançamento no mercado e não quantos exemplares destes títulos foram vendidos ou quanto foi arrecadado com suas vendas.

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Editoras e

Livrarias Várias pesquisas apontam a compra por

impulso como um dos elementos mais importantes na decisão de compras de um leitor.

As editoras querem conquistar este leitor pela farta exposição nas livrarias.

Uma exposição mais agressiva de um título pode fazê-lo vender mais do que venderia normalmente, mas fará a livraria atingir a rentabilidade de que ela precisa?

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Considerações Finais Os pontos mais importantes para uma

negociação bem sucedida já foram apresentados.

Impor a lógica da rentabilidade baseada também no giro do estoque é um argumento inquestionável para qualquer participante de uma negociação.

12/04/23 67

Transparência Conhecer seus clientes, o perfil de sua loja e expor estas

características aos seus fornecedores permitirá a construção de relacionamentos mais duradouros e eficientes.

Estabelecer negociações baseadas em pontos claros e objetivos evitará prejuízos e desgastes desnecessários.

12/04/23 68

Mercado O crescimento do mercado passa pela

necessidade de uma constante busca pela profissionalização das pessoas e dos processos, instituindo-se um novo relacionamento entre a indústria (editora) e o varejo (livraria).

Assim o livreiro poderá se concentrar no seu negócio, tratando-o como tal, deixando de correr atrás de pequenos problemas que se repetem diariamente.

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Leituras recomendadas

Livros Demais

Gabriel Zaid

Editora Summus

Tradução Felipe Lindoso

O Negócio do Livro

Jason Epstein

Editora Record

Momentos do Livro no Brasil

Editora Ática

Perguntas?

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