Post on 18-Dec-2014
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GT4 – GESTÃO DE PORTFÓLIO
GERÊNCIA DE PROJETOS
UFAM
Adriana Lopes Carlos Grimm
Diogo Soares
Jeanne Trovão
GT4 – Gestão de Portfólio
Agenda
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Introdução
Gestão de Portfólio - O que é?
Gestão de Portfólio
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4 Gestão de Projetos X Gestão de Portfólio
GT4 – Gestão de Portfólio
Agenda
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Processo de Gestão de Portfólio
G. Portfólio - M. M. de Processo de Software
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7 Ferramentas
GT4 – Gestão de Portfólio
1. IntroduçãoOs projetos são normalmente utilizados pelas
organizações como um meio para atingir os seus objetivos estratégicos.
Normalmente advêm das mais diversas fontes como:
Demanda de mercado; Necessidade organizacional; Solicitação de um cliente; Avanço tecnológico. .
GT4 – Gestão de Portfólio
1. Introdução
Nossos Projetos...
e agora?
.
GT4 – Gestão de Portfólio
Como saber qual conjunto de projetos pode trazer maior valor agregado à organização e de fato facilitam a realização dos objetivos estratégicos?
Este processo é complexo, principalmente em empresas de grande porte, com centenas de projetos e diversos departamentos disputando os recursos.
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1. Introdução
GT4 – Gestão de Portfólio
1. Introdução
Primeiramente, é necessário chegar até os objetivos
estratégicos organizacionais.
De uma forma mais ampla, pode-se dizer que a gestão de um portfólio envolve as atividades com o objetivo de assegurar que os investimentos alcancem os objetivos estratégicos definidos pela organização.
GT4 – Gestão de Portfólio
Vamos entender o que é Portfólio.
2. Gestão de Portfólio – O que é?
GT4 – Gestão de Portfólio
Portfólio - É uma coleção de projetos que são agrupados em conjunto para facilitar a gestão eficaz, de modo a cumprir estratégias do negócio.
Gestão de portfólio irá selecionar, priorizar e aprovar projetos para fazer parte do portfólio da organização.
2. Gestão de Portfólio – O que é?
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GT4 – Gestão de Portfólio
• A gestão de portfólio permite interligação harmoniosa entre os projetos e os objetivos estratégicos através da divisão e alocação de recursos [PMI 2006].
• Gestão de portfólio visa garantir que os projetos da organização estejam alinhados para alcançar os objetivos da organização.
2. Gestão de Portfólio – O que é?
Projeto
Objetivos Estratégicos
Gestão Portfólio
GT4 – Gestão de Portfólio
Muitos projetos ativos Geralmente o dobro do que a organização deveria ter
Projetos errados Projetos que não agregam valor à organização
Projetos não alinhados Não estão ligados aos objetivos estratégicos
Projeto importantes sem recursos Recursos prioritários não estão alocados aos projetos prioritários
3. Gestão de Portfólio
Cenário atual dos Portfólios na Organização
GT4 – Gestão de Portfólio
Os projetos são forçados a competir por recursos.
Os resultados são as longas durações dos projetos.
3. Gestão de Portfólio Cenário atual dos Portfólios na Organização
GT4 – Gestão de Portfólio
3. Gestão de Portfólio
Gestão de Portfólio auxilia a DETERMINAR
GT4 – Gestão de Portfólio
4. Gestão de Projetos X Gestão de Portfólio
A gestão de portfólio utiliza uma gama de informações coletadas a partir dos projetos que o integram, onde são analisadas informações referentes ao andamento das ações planejadas, ao esforço desprendido e ao orçamento [PMI 2006].
Esta análise tem como objetivo determinar ações necessárias para resolver desvios que forem sendo identificados [PMI 2006].
GT4 – Gestão de Portfólio
4. Gestão de Projetos X Gestão de Portfólio
A gestão de projetos pode trabalhar em conjunto com a gestão de portfólio na determinação dos critérios de encerramento de suas ações, assim como, na avaliação para determinar se um projeto deve ou não ser cancelado.
Outro ponto em que a gestão de projeto pode interagir com a gestão de portfólio é no planejamento da capacidade de suas ações, pois afetará a distribuição dos recursos (humanos, físicos e financeiros) disponíveis ao portfólio [PMI 2006].
GT4 – Gestão de Portfólio
4. Gestão de Projetos X Gestão de Portfólio
A retirada de recurso em uso de um determinado projeto, para outro de maior prioridade, é responsabilidade da Gestão de Portfólio, pois foi ela quem realizou a priorização dos projetos e está constantemente preocupada com o bom andamento dos projetos de maior valor para a organização.
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4. Gestão de Projetos X Gestão de Portfólio
Sinais de problema na Gestão de Portfólio
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Não há um entendimento claro e formal de como os PROJETOS estão conectados a ESTRATÉGIA da organização.
As PRIORIDADES estão frequentemente mudando.
Gerentes de Projetos estão permanentemente “BRIGANDO” por recursos.
Cada executivo assume que todas as INICIATIVAS devem ser implementadas SIMULTANEAMENTE e que as suas devem ser a prioridade.
5 Projetos são aprovados INDEPENDENTEMENTE de haver ou não RECURSOS disponíveis.
GT4 – Gestão de Portfólio
Gerenciamento de PROJETOS Gerenciamento de PORTFÓLIO
Objetivos estratégicos alcançados
Cliente satisfeito com os resultados
Prazos cumpridos conforme o acordo
Ausência de desvios no orçamento
Produtos dentro das especificaçõestécnicas
Redução do ciclo de vida dos projetos
Retorno adequado dos investimentos
Rentabilidade do portfólio de acordo coma esperada
4. Gestão de Projetos X Gestão de Portfólio
Sinais de Sucesso no Gerenciamento
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Quadrante Mágico – Projetos e Portfólio Documento produzido pelo Gartner
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Quadrante Mágico – Projetos e Portfólio Documento produzido pelo Gartner
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Processos Envolvidos na Gerência de Portfólio
Para que o uso da Gerência de Portfólio realmente traga benefícios para a empresa é necessário que o seu processo de implementação esteja bem definido.
Modelo de sistematização deprocessos baseado na representação original proposta pelo PMI (Project Management Institute).
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Processos Envolvidos na Gerência de Portfólio
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Processos Envolvidos na Gerência de Portfólio
Habilita a tomada de decisão somente se houver um nível suficiente de informação sobre cada elemento do portfólio
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Processos Envolvidos na Gerência de Portfólio
Cria uma lista atualizada com informação suficiente sobre os novos componentes que serão administrados na gestão de portfólio
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Processos Envolvidos na Gerência de Portfólio
Agrupa os componentes identificados de acordo com a relevância para o negócio, para que um conjunto comum de critérios e filtros de decisão possa ser aplicado em cada grupo
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Processos Envolvidos na Gerência de Portfólio
Avalia os componentes e gera representações gráficas e recomendações para a tomada de decisão no processo de seleção.
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Processos Envolvidos na Gerência de Portfólio
Produz uma lista resumida de componentes, a partir das recomendações do processo de avaliação e da comparação com critérios de seleção da organização.
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Processos Envolvidos na Gerência de Portfólio
Determina quais componentes devem receber prioridade mais alta dentro do portfólio. Isto ajuda na validação e balanceamento do portfólio.
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Processos Envolvidos na Gerência de Portfólio
Cria um mix de componentes de grande potencial no portfólio, a fim de que eles apoiem coletivamente as iniciativas e objetivos estratégicos da organização.
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Processos Envolvidos na Gerência de Portfólio
Formaliza a alocação dos recursos humanos e financeiros requeridos para os componentes selecionados, comunicando formalmente as decisões sobre o balanceamento do portfólio para os principais stakeholders.
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Processos Envolvidos na Gerência de Portfólio
Reúne indicadores de desempenho, fornece relatórios sobre eles, e revisa (adiciona, reprioriza ou exclui componentes) o portfólio para garantir o alinhamento com a estratégia organizacional e o uso eficiente dos recursos..
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Processos Envolvidos na Gerência de Portfólio
Considera a possibilidade de mudança estratégica durante os processos da gestão de portfólio, provocada por agentes internos ou externos e adapta as mudanças aprovadas ao escopo do portfólio.
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Processos Envolvidos na Gerência de Portfólio
Identifica, monitora e controla riscos, analisa-os de maneira qualitativa (impacto) e quantitativa (probabilidade) e planeja respostas à ocorrência deles.
GT4 – Gestão de Portfólio
Processos Envolvidos na Gerência de Portfólio
Considera a atualização dos critérios ponderados nos processos de alinhamento do portfólio.
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Processos Envolvidos na Gerência de Portfólio
Rebalanceia o portfólio no caso de mudanças estratégicas com impacto na categorização ou priorização dos componentes ou atualiza o plano estratégico.
GT4 – Gestão de Portfólio
Gerência de Portfólio (Visão MPS.Br)• Integrado pela SOFTEX em 2009 em reconhecimento
ao valor da disciplina no suporte do sucesso da estratégia organizacional.
• Segue a fundamentação teórica disseminada pelo padrão PMI.
• A governança de um conjunto de projeto é realizada de duas formas: selecionando os projetos a serem executados; e, uma vez em execução, avaliando-se os mesmos continuam viáveis aos critérios organizacionais.
• Os critérios organizacionais podem ser da mais diversas ordens, tecnológicas, econômicas, etc. Ex: Demanda de clientes, oferta dos fornecedores, novas tecnologias, tendências da indústria
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Gerência de Portfólio (Visão MPS.Br)
• Para uma empresa ou organização que queria aderir ao Gerenciamento de Projetos usando o MPS.Br, as mesmas devem atender uma série de resultados esperados, que estão divididos em 5 módulos.
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Gerência de Portfólio (Visão MPS.Br)GPP1: As oportunidades de negócio, as necessidades e os investimentos são identificados, qualificados, priorizados e selecionados;GPP2: Os recursos e orçamentos para cada projeto são identificados e alocados;GPP3: A responsabilidade e autoridade pelo gerenciamento dos projetos sãoestabelecidas;GPP4: Os conflitos sobre recursos entre projetos são tratados e resolvidos;GPP5: Projetos que atendem aos acordos e requisitos que levaram à sua aprovação são mantidos, e os que não atendem são redirecionados ou cancelados
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Referências
• Artigo Engenharia de Software 19 - Gestão de Portfólio. Disponível em: www.devmedia.com.br/articles/viewcomp.asp?comp=15152
• Gestão de Portfólio de Projetos. Disponível em:
www.assembla.com/spaces/procsw/.../avTFS-44yr37OxeJe5cbLr
• MOECKEL, A. Sistematização dos Processos Envolvidos na Gestão de Portfólio. Disponível em: http://pessoal.utfpr.edu.br/moeckel/tese/pgp. Acesso em: 23 de outubro de 2011
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GERÊNCIA DE PROJETOS
UFAM GT4 – Gestão de Portfólio
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