KUMPULAN KERJA CEMERLANGTeam-based

PENUBUHAN KUMPULAN - Aktiviti

1. Nama Kumpulan2. Bahagian / Jabatan / Kementerian

3. Logo Kumpulan & Pengertiannya4. Senarai Ahli – Ketua, Penolong, Setiausaha, Ahli & Fasilitator

5. Motto Kumpulan6. Etika Kumpulan

7. Tarikh Penubuhan

OBJEKTIF BENGKEL

� Memahami kaedah dan pelaksanaan KKC untuk mengemukakan

cadangan penyelesaian dengan cara bersistematik

menggunakan PDCA

� Menggunakan alat/teknik membuat keputusan dengan tepat dan

berkesan

� Memahami peranan diri dalam meningkatkan produktiviti dan

kualiti perkhidmatan organisasi

Apa dia kkc? : KONSEP

� Sekumpulan kecil pekerja daripada unit kerja yang sama, antarabahagian, antara jabatan atau Kementerian (gabungan dua ataulebih yang dikenali sebagai hybrid) – bermesyuarat secara tetapuntuk mengenalpasti, memilih, menganalisa masalah-masalahyang berkaitan dengan kerja seharian

� Tertumpu kepada Pembaikan berterusan (continuous improvement) di dalam meningkatkan produktiviti dan kualitiperkhidmatan sesebuah unit, bahagian, Jabatan

APA DIA KKC? : Konsep #

� kumpulan mengemukakan cadangan-cadangan penyelesaian kepadapihak pengurusan untuk pertimbangan. Kumpulan melaksanakancadangan setelah dipersetujui oleh pihak pengurusan

� Walau bagaimanapun terdapat juga kumpulan KKC melaksanakanprojek-projek mereka tanpa mendapatkan persetujuan daripada pihakpengurusan terlebih dahulu. Perkara ini terjadi disebabkan pihakpengurusan telah memberi kepercayaan kepada kumpulan berkenaan

APA DIA KUALITI

APA DIA KUALITI

�Kualiti perkara subjektif

�Produk atau perkhidmatan yang memenuhi keperluan

yang ditetapkan (conformance/non-conformance)

�Produk atau perkhidmatan yang tidak mempunyai

kekurangan/kesalahan (non-faulty system)

APA DIA PRODUKTIVITI

APA DIA PRODUKTIVITI

�Perbezaan definisi mengikut skop

�Produktiviti = pengeluaran/tempoh

�Produktiviti = total output/ labour input

�Contoh produktiviti

Menyiapkan laporan lebih banyak daripada biasa

dalam tempoh yang sama

PUTARAN R-L-S-T (P-D-C-A)

•Melaksanakan aktivitipenyelesaian

•Membuat uji-coba

• Semak hasil uji-coba

• Buat paretoperbandingan

•1. Menyenaraikan masalah/isu

•2. Memilih dan menghuraikan masalah

•3. Membuat perancangan projek

•4. Memahami situasi masa kini

•5. Menganalisis data dan fakta

•6. Menetapkan sasaran

•7. Mengenalpasti sebab akibat

•8. Menetapkan penyebab utama

•9. Menyenaraikan cadangan

penyelesaian

•10. Memilih penyelesaian terbaik

•11. Menganalisis menggunakan medan

daya

•12. Membuat perancangan aktiviti

penyelesaian

• Buat tindakan mengikut hasiluji-coba

• Jika penyelesaian berkesan, teruskan dengan pempiawandan pemantauan

Tindak Rancang

LaksanaSemak

RANCANG 1

MENYENARAIKAN MASALAH

PENGERTIAN MASALAH

�Suatu keadaan apabila matlamat kerja tidak tercapai disebabkan olehhalangan seperti:�kelewatan�Kelambatan�Penyelewenganatau penyalahgunaan�Pembaziran,�Kesusahan�Kesilapan dan lain-­‐‑lain

�Halangan yang dihadapi mengakibatkan tahap prestasi dan produktivitimenurun

MASALAH BUKAN MASALAH

�Suatu keadaan yang  sudahmencapai tahap yang  dikehendaki tetapi dianalisis untukdipertingkatkan/diperbaiki lagi

MASALAH TIDAK BOLEH DIBINCANGKAN

1. Dasar Jabatan atau Kementerian2. Tindakan tatatertib3. Masalah peribadi4. Gaji dan  syarat-­‐‑syarat perkhidmatan5. Belanjawan6. Pembahagian tugas yang  menyentuh peribadi7. Dasar kenaikanpangkat8. Penempatan dan  perpindahan

KAEDAH: PERCAMBAHAN FIKIRAN

�Semua ahli kumpulan mestilah menyumbangkan idea secarabergilir-gilir.

�Mengkritik adalah sama sekali DITEGAH semasa menjana idea.�Mengutarakan idea secara bebas dibolehkan.�Lebih banyak idea lebih baik.�Segala idea yang diberikan mestilah dicatat bersama nama

penyumbangnya.�Terbahagi kepada 2 peringkat: 1/ menjana idea, 2/ menilai idea

AKTIVITI : MENYENARAIKAN MASALAH

�Senaraikan, kumpul dan jana sebanyak idea yang mungkin mengenai masalah di persekitaran kerja dalamunit/bahagian/Jabatan

TIPIdea yang lebih banyak lebih baik (the more the merrier)

AKTIVITI : MENYENARAIKAN MASALAH

�Meneliti idea-idea jika ada sebarang persamaan

TIP Idea yang lebih banyak lebih baik (the more the merrier)

AKTIVITI : MENYENARAIKAN MASALAH

�Membahagikan masalah kepada beberapa kategoriseperti:�Besar (Strategik, Keutamaan)�Kecil (Masalah yang dapat di atasi dengan skim

cadangan, perbincangan, mudah diselesaikan, ‘straight-forward’)

TIP Idea yang lebih banyak lebih baik (the more the merrier)

AKTIVITI: MENILAI IDEA

Menghantar anak ke sekolah.  (idea/fakta awal)S:        Apa yang  terjadi/berlaku arah biskita?J:        Lambat datang ke pejabat.S:      Kalau lambat,  apa yang  biskita hadapi?J:        Banyak kerja tertangguh.S:        Apa kerja yang  tertangguh?J:        Lambat tia memproses permohonan orang  awam.S:        Apa jenis permohanan yang  biskita proses?J:        Lesen perniagaan.

CONTOH: Penyataan Berasaskan Punca Masalah

Penggunaan Dewan Bedah Tidak Mempunyai Jadual Yang Sistematik

Ketiadaan jadual yang sistematik merupakan salah satu daripada sebab

atau punca masalah. Penyataan masalah yang sebenarnya perlu

dinyatakan seperti berikut:

Kes Kelewatan Pembedahan Tinggi

Salah satu daripada sebab utama mengapa kes kelewatan pembedahan

tinggi ialah penggunaan dewan bedah yang tidak mempunyai jadual yang

sistematik

CONTOH: Penyataan Masalah Yang Menunjukkan Matlamat Projek

Mewujudkan Parking BertingkatPenyataan ini adalah merupakan cadangan penyelesaian kepada

masalah kemalangan melibatkan motosikal/kereta di kalangan pelajar universiti meningkat.

Ke Arah Mewujudkan Buku Vot BerkomputerPenyataan ini adalah merupakan objektif kepada projek, iaitu KelewatanMengemaskini Buku Vot

CONTOH: Penyataan ProjekPenambahbaikan (Task Achieving)

� Pengawalan Pengurusan Minyak KenderaanAdalah Sederhana

�Sistem Bayaran Bekalan Dan Perkhidmatan Kepada Pelanggan Adalah

Baik

CONTOH: Penyataan Yang BerasaskanKepada Tuduhan, Celaan Dan MenyalahkanPihak Lain

Banjir kilat di Bandaraya X disebabkan oleh pemendapan lumpur di Sungai Y

☞ Penyataan ini menyalahkan pemendapan lumpur di Sungai Y yang merupakan tuduhankepada jabatan lain yang bertanggungjawab menguruskan mendapan di Sungai Y

☞ Sewajarnya penyataan projek ini adalah seperti berikut:

� Banjir kilat di Bandaraya X kerap berlaku

� Kos penyelenggaraan infrastruktur di Bandaraya X meningkat

CONTOH-CONTOH TAJUK PROJEK

�Kelambatan penghantaran buku ke perpustakaancawangan.

�Kekeliruan orang ramai mengenai dengan sistem e-Registry.

� Perlaksaaan khidmat seliaan yang kurang bersistematik.

�Sokongan ke atas penghapusan dari kira-kiramengambil masa.

RANCANG 2

MEMILIH MASALAH UNTUK DIJADIKAN PROJEK

KETERANGAN AKTIVITI MEMILIH MASALAH

�Dari beberapa masalah yang telah disenaraikandalam kategori BESAR, kumpulan hendaklah memilihSATU sahaja masalah sebagai projek KKC denganmenggunakan teknik pemilihan yang bersesuaian.

�Masalah yang dipilih hendaklah dihuraikan denganjelas supaya semua ahli kumpulan mempunyaikefahaman yang sama.

TEKNIK MEMBUAT PEMILIHAN

1. Kedudukan (Ranking)2. Undian (Voting)3. Sebulat Suara (Consensus)4. Matrik Keputusan (Decision Matrix)

KEDUDUKAN (RANKING)

UNDIAN (VOTING)

BIL

MASALAH YANG DICADANGKAN PENCADANG JUMLAH UNDIAN

1 MASALAH A X 7

2 MASALAH B Y 5

3 MASALAH C Z 2

4 MASALAH D W 4

SEBULAT SUARA (CONSENSUS)

MATRIK KEPUTUSAN (DECISION MATRIX)

Alat ini menggunakan kriteria-kriteria tertentu sebagai panduan untukmemilih projek. Kriteria yang perlu ada seperti berikut:

� Data mudah diperolehi.

� Didalam keupayaan ahli.� Dapat dilaksanakan dalam tempoh yang ditetapkan.

� Masalah memerlukan tindakan segera.� Kesan kepada pelanggan.

� Didalam tugas dan tanggungjawab ahli.

MATRIK INDIVIDU

MATRIK KUMPULAN

MEMBUAT DEFINISI MASALAH

�Menghuraikan masalah projek mengikut kaedah (What, Where, When, Whoand How)

Masalah yang diterangkan :-­‐�Hendaklah jelas dan sebarang istilah atau terminologi hendaklahdiperjelaskan

�Dikaitkan bagaimana masalah yang dipilih dapat menjejaskan Unit/Jabatan/ Organisasi

�Skop projek�Perlu tepat / spesifik / objektif�Boleh diukur pencapaiannya

KAEDAH 5W 1H

BIL PERKARA CATATKAN KETERANGAN1. What ? Apa ? Sebutkan secara objektif / spesifik apakah dia

masalahnya?2. Where ? Di Mana? Nyatakan di Jabatan / Unit mana? Proses di mana

? Lokasi di mana?3. When ? Bila ? Jangkamasa terjadi, di peringkat mana?4. Who ? Siapa ? Pihak-pihak yang terlibat5 How ? Bagaimana

?Nyatakan secara ringkas bagaimana ia bolehberlaku

6 Why ? Mengapa ? Nyatakan mengapa ianya merupakanmasala/kesan/impak

KEPENTINGAN DEFINISI

�Dapat gambaran mengenai skopprojek dengan jelas dan tepat.

� Tidak ada kekeliruan dalampengumpulan fakta dan data

�Dapat membantu dalampenganalisaan masalah sebenar.

“A Problem well stated is a problem

half solved”

- Charles F. Kettering

CONTOHTajuk projek: “Kelambatan Memproses Pembayaran Elaun”

Definisi:

� Apa yang dimaksudkan dengan lambat? Laju berapa?� Apa aktiviti yang terlibat dalam proses pembayaran elaun

� Berapa jenis elaun? Elaun mana yang banyak masalah?� Siapa yang memproses elaun? Siapa yang memohon?

� Bila memproses? Bila memohon?� Dimana ia berlaku?

� Bagaimana terjadi lambat?� Kenapa ia menjadi isu/masalah?

RANCANG3

MEMBUAT PERANCANGAN PELAKSANAAN KESELURUHAN PROJEK

KEPENTINGAN MEMBUAT PERANCANGAN

�Kumpulan dikehendaki merancang dan menetapkan tempohuntuk menyiapkan projek tersebut, contoh: 5 bulan, 7 bulan, 1 tahun (tertakluk kepada situasi masalah).

�Preancangan adalah untuk memastikan projek dapat berjalandengan lancar dan teratur.

� Ini bertujuan agar kumpulan dapat membuat pemantauan dan melaksanakan projek dalam tempoh yang dirancang.

�memudahkan kumpulan melihat bila tempoh tersasar dan perubahan rancangan perlu dibuat.

AKTIVITI: MEMBUAT CARTA GANTT

�Pecahkan perancangan kepada aktiviti dan tugas yang akan dilaksanankan (work break down)

�Buat jangkaan berapa lama setiap tugas dan tetapkantarikh selesaikan secara realistik

�Tandakan ‘yang sebenar’ setelah melaksanakan aktiviti yang dirancang

CONTOH CARTA GANTT

NAMA  KUMPULAN:  _______________________________________________________________

TAJUK  PROJEK:  _____________________________________________________  

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16RSRSRSRSRSRSRSRSRSRSRSRSRS14

7

8

9

10

3

4

5

6

PERTIMBANGAN  DAN  KEPUTUSAN

PERLAKSANAAN    (UJI  CUBA  CADANGAN  PENYELESAIAN)

PENILAIAN  (MEMUNGUT  DAN  MENGANALISA)  

11

12

13

TINDAKAN  PENYERAGAMAN  (PEMPIAWAIAN  DAN  PEMANTAUAN)

MENGENALPASTI  PUNCA  MASALAH  YANG  UTAMA

MEMBENTUK  DAN  MEMILIH  SERTA  MEMPERBAIKI  CADANGAN  PENYELESAIAN  PILIHAN  

MENYEDIAKAN  CARTA  PERANCANGAN  PENYELESAIAN

PERSEMBAHAN  PENGURUSAN

MEMAHAMI  SITUASI  MASAKINI

PENGUMPULAN  DAN  MENGANALISA  DATA

MENETAPKAN  SASARAN

MENGENALPASTI  PUNCA-­PUNCA  MASALAH

BIL AKTIVITI

CARTA  GANTT

Apr

1 MENGENALPASTIAN  PROJEK/MASALAH  /  MERANCANG  PROJEK

Jan Feb Mar

AKTIVITITAHUN  2006

MEI JUN JUL OGO SEP OKT1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Merancang Projek (R1,2 & 3)

2 Memahami situasi masakini (R4)

3 Memungut & menganalisa data (R5)

4 Menetapkan Sasaran (R6)

5 Menentukan sebab-Akibat (R7 & 8)

6 Membuat cadangan Penyelesaian (R9,10,11&12)

7 Membuat Persembahan pengurusan

8 Uji cuba cadangan penyelesaian (laksana)

9 Memungut & menganalisa data (Semak)

10 Tindak -pempiawaian

11 Pemantauan

RANCANG4

MEMAHAMI SITUASI MASAKINI

SEMAK CARTA ALIRAN KERJA

�Semak carta aliran proses yang terlibat�Tumpukan perhatian kepada aktiviti yang menyumbang

kepada masalah melalui carta aliran�Kumpul data dalam bentuk lembaran semak untuk

melihat perbandingan dan pembuktian masalah

CONTOH CARTA ALIRAN KERJA

KUMPUL DATA

�Buat lembaran semak untuk menggumpul data:�Data prima (primary data)- membuat kajiselidik, pemerhatian

(observation)�Data sekunder (secondary data) - rekod-rekod atau catitan,

surat, memo mana-mana yang berkaitan dengan masalahyang dipilih

�Lembaran semak digunakan untuk membuktikankewujudan masalah

LEMBARAN SEMAK

DATA DAN FAKTA

� Kesalahan yang dilakukan menyumbang kepada masalah� Cabaran untuk mencapai tahap prestasi

� Jumlah kekerapan terjadi

RANCANG5

ANALISA FAKTA DAN DATA

PRINSIP PARETO

�PARETO PRINCIPLE: The idea that a few root problems are responsible for the large majority of consequences.

Welfredo Pareto (1848 – 1923)

PRINSIP PARETO

� Rajah Pareto adalah satu alat untuk membuat keputusan/pilihan. � Apabila kita berdepan dengan himpunan masalah, kita terpaksa

membuat pilihan masalah mana yang perlu diatasi terlebih dahulu.

� Dapat memfokuskan usaha kepada masalah itu supaya kita akan mendapat pulangan yang tinggi dari hasil usaha kita. Rajah Pareto ini adalah berdasarkan kepada prinsip 80 – 20.

FAKTA DAN DATA

RAJAH PARETO (PARETO DIAGRAM)

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

0

10

20

30

40

50

60

70

80

Kadar  bayaran Timbangan Pendaftaran Lain-­lain

Kekerapan Contoh  Graf  Pareto

RANCANG6

MENETAPKAN SASARAN

MENETAPKAN SASARAN

Kesalahan yang akandiselesaikan termasuk didalam 75% ialahKesalahan 4, kesalahan 5dan Kesalahan 1

KAEDAH MENETAPKAN SASARAN

� Menggunakan kaedah ‘benchmarking’ iaitu membandingkandengan Bahagian/Agensi lain

� Mendapatkan ketetapan daripada pihak pengurusan

� Membincangkan bersama ahli kumpulan secara sebulat suara� Daripada ekpektasi pelanggan

� Key Performance Indicator (KPI)� Membuat tanda garis sasaran ke atas rajah pareto (gambar

pareto begaris)

RANCANG7

MENETAPKAN SEBAB AKIBAT MENGGUNAKAN FISH BONE ANALYSIS

KAORU ISHIKAWA

• Fish bone analysis• Cause and effect analysis• Ishikawa diagram

PENERANGAN

Fishbone  diagram digunakan  untuk  mencari  semua  penyebab  dari  suatu  permasalahan  berdasarkan  komponen-­komponen  yang  terkait  pada  sistem  kerja  tersebut.

Why Why Why

OBJEK DALAM RAJAH ISHIKAWA

4 M 1 EMan   (Worker,  operator)Machine   (facilities,  equipment,  machines,Material   (raw  materials  and  parts  – consumed  or  used  in  the  process)Method   (work  process)Environment   (weather,  workplace,  lighting)

Quality   (  appearance,  defect  ratio,  claims)Performance   (process,  movement  ratio,  product  volume)Cost   (  yeild,  loss,  material  expense,  personal  expense)Safety   (disaster  or  accident  ratio,  number  of  accidents,  accident-­free time)Human  factors   (work  attendance  ratio,  number  of  suggestion,  participation  ratio)

RAJAH SEBAB AKIBAT

Pembuangansampah bukan

ditempatdikhaskan

KAEDAHMESIN

MANUSIA BAHAN PERSEKITARAN

Papan notislarangantidak jelas

tersembunyi

Tiada garis panduanMeletak papan notis

Tulisan pudarTidak diperbaharui

Bahan cat tidak berkualiti

CONTOH

MASALAH   PERLAKSANAAN  TPOR  BAGI  PERKHIDMATAN  MAKMAL  YANG  KURANG  BERKESAN

Prosedur  kerja  kurang  jelas  dan  belum  dikemaskini

Tidak tau kepentingan

Kurang bertanggungjawab

Kurang   ambil  perhatian

Tidak tahu kepentingan Malas

Kurang faham prosedur

Staf baruKurang bertanya

Tidak diterangkanProsedur yang ada belum

dikemaskini

Tidak disebarluaskan

Kurang jelas Tidak dibukukan

Tidak tau kepentinganPuas hati dgn yang ada

Tidak diselaraskanTidak jelas

Prosedur tidak dipublisitikan

Ayat komplikated

Sukar difahami

Font kecil

terlalu banyak

KAEDAH

Kuantiti terhadTidak ada

bajetPower  trap

Hanging

Membuat laporan

selalu jammedInk selalu habis

Banyak penggunaan

Selalu Hanging

Stail lamaTiada peruntukan untuk mengganti baru

MESIN

Sikap  staf  yang  kurang  peka  dan  komited

Kurang teliti

Tiada inisiatif

Kurang pengetahuan

Tidak ambil perhatian

MalasBerat tulang

Malas

StressNgalih

Tidak minat

Bosan

Kurang membaca

Banyak kerjaKurang latihan Staf baru

MANUSIA

Kurang kemahiran

SikapMalas membaca

Berat mulut

Tiada inisiatif

Tidak bertanya

Kurang panduan

Tidak didedahkan

Tidak diterangkan

Kurang pemberitahuan

Kurang  latIhan

Kurang faham

Tidak bertanya

Kurang pengetahuan

Kurang penerangan

Tiada pembacaanTiada inisiatif

Tidak dititikberatkan

malas

Sikap

Tiada masaKekurangan   staf sibuk

Tidak menghargai

Kurang membaca

Kurang ilmuTidak dititikberatkan

Banyak kerja

Sambil lewa

Maklumat  yang  kurang  disebarluaskan

Tidak dibacaTiada penyelarasan

Tidak tau kepentingan

Disimpan ditempat terlindung

Kepentingan tidak diterangkan

tiada publisitiTidak dipeduli

BAHAN

Tidak dibaca

tidak diterangkanTidak tau

boring

Kurang kualitiKomplikated

Tidakdisebarluaskan

Kurang pemedulianTidak tau kepentingan

MalasInda

ingau

Tidak diterangkan / ditaklimatkan

Tidak jelas

Tidak ditempelKurang

pembacaanTidak tau

kepentingan

Tidak diterangkan Tidak

disebarluaskan

Tempat tidak sesuai

Tiada ruang

Banyak info lain

PERSEKITARAN

RANCANG8

MENETAPKAN PENYEBAB UTAMA

MEMILIH PENYEBAB UTAMA

� Di pilih secara sebulat suara(concensus)

� Atau melalui pemerhatian dan pengelaman ahli kumpulan

� Memilih tulang ikan level 3 atau 4

1

23

4

RANCANG9

MENYENARAIKAN CADANGAN PENYELESAIAN

MENYENARAIKAN CADANGAN PENYELESAIAN

� Setiap penyebabutama hendaklahdibuatkanpenyelesaian.

� Percambahan fikiranboleh membantukumpulan dalammenjana idea berkaitan denganpenyelesaian.

� Lebihbanyakcadanganlebih baik

� Kreatif� Innovatif

� Outside the box� Blue ocean

strategy

RAJAH POKOK (TREE DIAGRAM)

Penyebab utama1

Cadangan 1.1

Cadangan 1.2

Cadangan 1.3

Cadangan 1.4

Penyebab Utama2

Cadangan 2.1

Cadangan 2.2

Penyebab Utama3

Cadangan 3.1

Cadangan 3.2

Langkah 8 Langkah 9

RANCANG10

MEMILIH PENYELESAIAN

MEMILIH CADANGAN PRAKTIKAL

Penyebab utama1

Cadangan 1.1

Cadangan 1.2

Cadangan 1.3

Cadangan 1.4

Penyebab Utama2

Cadangan 2.1

Cadangan 2.2

Penyebab Utama3

Cadangan 3.1

Cadangan 3.2

Penyelesaian dipilih

Penyelesaian dipilih

Penyelesaian dipilih

Langkah 8 Langkah 9 Langkah 10

RANCANG11

MEMPERBAIKI PENYELESAIAN DENGAN ANALYSIS MEDAN DAYA (FORCE-FIELD)

ANALISIS MEDAN DAYA (FORCE FIELD ANALYSIS)

Analisa Medan Daya membantu kumpulan memikirkan secaramendalam kesan-kesan positif dan negatif dan mengenalpasti kesan-kesan mana yang mempunyai impak yang paling tinggi. Danseterusnya membuat pembaikan terhadap cadangan yangmempunyai kesan negatif yang tinggi.

CARA PENGGUNAAN ANALYSIS MEDAN DAYA

1. Sediakan jadual analisa medan daya dan tuliskan keterangan seperti contoh di berikut

2. Gunakan percambahan fikiran (brainstorm) bagi mengenalpasti kesan positif dan negatif.

3. Anggarkan nilai bagi kesan-kesan tersebut secara realistik berpandukan kepada skala 1(paling rendah) hingga 10 (paling tinggi)

4. Masukkan kesan-kesan positif dan negatif tersebut dan anggarannya ke dalam rajah medan daya kumpulan seperti contoh berikut.

CONTOHANALISA MEDAN JAYA

Pilihan : Untuk mencetak buku kadar harga

KEBAIKAN KEBURUKAN

Mudah untuk mendapatkan kadar bayaran yang diperlukan

5

Harga cetakan yang mahal

9

Boleh mencari kadar harga tanpabanyak cerewet

3

Buku yang banyak menyebabkan sukar untuk menyimpan

2

Kesempatan untuk menganti buku yang telah rosak

5

Memerlukan masa untuk mencetak

2

Boleh mengemaskinikan kadar bayaran 6

CADANGAN PEMBAIKAN – IMPAK MINIMA

Harga cetakan yang mahal

� Pembaikan alternatif� Cetak dengan warna hitam putih

� Cetak secara berperingkat

RANCANG12

MEMBUAT PERANCANGAN PELAKSANAAN PENYELESAIAN

PENERANGAN

� Kumpulan akan membuat perancangan aktiviti penyelesaianselepas mendapat persetujuan daripada pihak atasan/Pengurusan

� Tempoh melaksanakan penyelesaian hendaklah selaras dengantempoh dalam perancancan induk (langkah 3) bahagian Laksana

CARTA GANTT PERLAKSANAAN PENYELESAIAN

Aktiviti JUL OGO TINDAKAN1 2 3 4 1 2 3 4

Menyemak dam  mengemaskini kadarharga dalam buku lama

Membuat  draf  buku

Berunding  dengan  percetakan

Proof  reading

Taklimat  penggunaan  buku  baru

Mencoba  Buku  Baru  (draf)  

LAKSANA

MELAKSANAKAN PENYELESAIAN

� Memberi taklimat jika perlu atau makluman kepada yang terlibatmengenai penyelesaian yang akan dibuat� Sebelum melaksanakan uji cuba cadangan penyelesaian, kumpulan hendaklah

mengadakan taklimat atau latihan kepada pegawai dan kakitangan yang terlibatdalam cadangan baru tersebut terutama sekali mereka yang bukan terdiri daripadakumpulan KKC. Ini bertujuan supaya perlaksanaan cadangan pembaikan tersebutdapat difahami dan mengetahui akan perubahan-perubahan prosedur kerja yang baru.

� Melaksanakan aktiviti penyelesaian mengikut perancangan� Membuat apa jua aktiviti yang telah dirancang hasil daripada cadangan

penyelesaian yang telah dipilih.

MELAKSANAKAN UJI CUBA

� Membuat catitan ke atas hasil uji-cuba penyelesaian yang dilaksanakan� Semasa uji cuba perlaksanaan, kumpulan sekali lagi akan memungut data bagi

menilai sejauh mana perlaksanaan cadangan penyelesaian menepati sasaran. Teknik lembaran semak akan digunakan sekali lagi.

� Pemungutan data hendaklah sebanding dengan pemungutan data semasamenggumpul data sebelum ini, iaitu :� tempoh masanya

�kekerapan atau jumlah

Ini adalah bagi memastikan yang perbandingan tidak “ bias” disebabkanperbandingan yang kurang tepat.

SEMAK

ANALISA DATA

� Teknik bagi menganalisa data adalah sama dengan teknik yang digunakan dalam langkah 5 semasa Rancang.

� Data-data yang dikumpul semasa membuat uji-cuba dibuatkanlembaran semak dan rajah pareto untuk memudahkanperbandingan.

Jumlah kesalahan sebelum dilaksanakan penyelesaian = 111Jumlah kesalahan selepas ujicoba = 8

8Peratus penurunan = 111-8 = 93%

111

TINDAK

BUAT PEMPIAWAIAN

TINDAK

Ada penurunan kekerapankesalahan? Masalah

berkurangan?

YaTidak

Kembali ke Rancanglangkah 8 atau 9

Sasarantercapai?

Ya Tidak

Buat SOPKembali ke Rancang

langkah 6

PEMPIAWAIAN

� Buat Standard Operation Prosedure (SOP): Manual Prosedur Kerja, Garispanduan, Buku, Poster

� Buat Minit, Memo

PEMANTAUAN