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Porto Alegre, 05 de novembro de 2012

O PROCESSO DE DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

Democratização e facilidade de acesso, otimização do espaço físico, qualidade total, senhas de acesso, universalidade, transposição de barreiras geográficas para envio de documentos, são algumas das razões para implantação de um projeto de digitalização. Além disso, é ainda uma forma de auxiliar o processo de conservação do acervo, minimizando o manuseio.

Diferentemente da revolução da microfilmagem, que ainda hoje garante qualidade e durabilidade, ou seja, segurança da integridade da informação, é preciso que o profissional de arquivo atente para que este tipo de trabalho não se perca.

Problemas futuros com a manutenção da possibilidade de leitura de documentos, assim como da padronização, obsolescência de softwares e hardwares já ocorreram anteriormente, e embora os fabricantes estejam mais responsáveis nesse sentido, a comunidade arquivística precisa manter-se informada para evitar possíveis mudanças bruscas em função apenas de um novo cenário econômico, devendo optar sempre por soluções que tenham respaldo internacional e menos suscetíveis a mudanças.

É preciso ainda alertar para alguns cuidados com relação à conservação e riscos do seu próprio sistema e ambiente, atentando para o retrabalho e pensando no futuro, adiantando processos de descrição e análise arquivística e diplomática.

A informação em plataformas digitais constitui-se como meio de memória e prova de acontecimentos passados, mas de uma forma diferente do que a informação fixada no suporte papel. Pelo fato de

caracterizar-se em uma estrutura dinâmica, usá-la como meio de memória e prova implica ter uma outra perspectiva sobre o passado,

onde o acréscimo ou decréscimo de informação não a invalidam como reconstituição do passado. Desta maneira, observamos então este

fenômeno cada vez mais presente, de como esta interatividade entre os usuários e a constante (re)edição desta informação produzida afeta

nossos paradigmas sobre memória e prova em plataformas digitais.

ROCKEMBACH, Moisés

“Memória e Prova em Plataformas Digitais”

ANÁLISE ARQUIVÍSTICA E DIPLOMÁTICA

O potencial probatório de um documento, segundo Duranti (1994), diz respeito a algumas características básicas:

imparcialidade – por deverem ser inerentemente verdadeiros, livres de preconceito e produzidos para desenvolver atividades de acordo com a função do emissorautenticidade – conferida pela rotina processual de manutenção e custódia; naturalidade – por acumularem-se naturalmente, de acordo com sua estrutura orgânica, o que também confere credibilidade; inter-relacionamento – por estabelecerem relações entre outros documentos e as ações que deles resultam; e finalmente, unicidade – pois cada documento assume um lugar único, apesar de poderem existir cópias, que também serão únicas.

O caráter probatório de um documento arquivístico é dado pela diplomática, que só analisa documentos com essa origem, ou seja, que tiveram sua natureza orgânica considerada, bem como uma tipologia documental definida, que nada mais é do que a configuração que uma espécie documental assume de acordo com a sua atividade geradora. É assim garantido o caráter involuntário da documentação gerada.

A diplomática, como explica Rondinelli (2002) ao citar Luciana Duranti, “o documento escrito, isto é, evidencia que é produzida num suporte (...) por meio de um instrumento escrito (...) ou de um aparato para fixar dados, imagens e/ou vozes”, porém apenas quando for um documento arquivístico.

Metadados:Dados estruturados e codificados, que descrevem e permitem acessar, gerenciar, compreender e/ou preservar outros dados ao longo do tempo.

DICIONÁRIO BRASILEIRO DE TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA, 2005, p. 116

NORMAS, METADADOS, DESCRIÇÃO

ESPECIFICAÇÕES DE APARELHOS

MANUAIS DE FABRICANTES

SOFTWARES, DRIVES

SCANNER PLANETÁRIO

SCANNER DE MÃO

SCANNER DE NEGATIVOS FOTOGRÁFICOS

    

                      

 

               

          

Digitalização da massa documental composta por:

- 100 revistas semanais- 20.000 notas fiscais preenchidas à mão e à máquina- 2.000 ofícios assinados - 500 manuscritos

Equipamentos:

- 02 scanners marca HP, modelo Scanjet 8250

EXEMPLO

    

                      

 

               

          

Exemplo segundo especificações técnicas do fabricante

• Alimentador Automático de Documentos a 15 ppm, com capacidade frente e verso.• Alta velocidade – pré-visualize digitalizações em cerca de 4 segundos.• 4 800 ppp e adaptador para transparências incorporado.

    

                      

 

Digitalização dos documentos

Mesmo podendo ser utilizadas resoluções mais baixas (200 a 400 dpi) para arquivamento, especialmente para grande massa documental, optamos pelas mais altas (300 a 600 dpi), devido à possibilidade de ampliação e visualização de detalhes.

Foi escolhido o formato TIFF para compressão e representação, que tem possibilidade de conversão para outros formatos, como JPEG e PDF, mais apropriados para serem visualizados na Internet. Além disso, permite múltiplas imagens em um arquivo, diferentes formatos de algorítmos e compressão com e sem perda, resolução de até 24 bits (16 milhões de cores), ou seja, é um formato adequado para digitalização e arquivamento com possibilidade de derivação.

    

                      

 

Digitalização dos documentos

Para as revistas foi estipulado o uso de 24 bits, para preservar a integridade das cores, e resolução de 300 dpi. Já para os documentos de texto, serão apenas duas cores, ou seja, apenas 1 bit, sendo 600 dpi no caso de notas fiscais e ofícios, tendo em vista a necessidade eventual de ampliação para conferência de documentos como provas.

No caso dos manuscritos, considerados documentos recentes, higienizados, legíveis, preferencialmente minutas, ou seja, não documentos históricos e/ou que possam vir a ser analisados probatória e diplomaticamente, que necessitariam de maior resolução, a indicação foi de 400 dpi.

A fórmula para chegar ao tamanho mínimo em KB de uma imagem não compactada foi: KB = (Largura * dpi) * (Altura * dpi) * Bits / 8 * 1024As características das imagens digitalizadas, decorrentes da massa documental da instituição em questão, portanto, são as seguintes:

    

                      

 

Digitalização dos documentos

Devido ao elevado volume de espaço, a grande massa deve ficar em unidades de disco rígido (HD/hard disk), e hospedado em um servidor, caso seja disponibilizado em rede interna ou externa. A realização de backup também é recomendada, com a localização em endereços diferentes.

A utilização de CD/DVD, pela sua mobilidade, pode ser considerada, mas a longo prazo, visto que seriam necessárias 209 mídias CD de 700MB ou 30 DVDs de 4,7 GB.

    

                      

 

Digitalização dos documentos

O cálculo para compressão é:KB = (Largura * dpi) * (Altura * dpi) * Bits / 8 * 1024 * CompressãoUtilizamos o formato TIFF para todos os documentos, sem compactação.

Na compactação foram considerados os formatos CCITT Grupo IV (20 x sem perda) para docs p&b, e LZW (3 a 4 x sem perda) para imagens coloridas.

O cálculo para dimensionamento, calculado em Giga Bytes (GB) e considerando a Margem do Projeto em 1 = 100% é:GB = (Tamanho mínimo + (Tamanho mínimo x Margem de Projeto)) * Quantidade de imagens / 1024 * 1024

    

                      

 

Digitalização dos documentos

Resumo:

- Maior resolução (300 a 600 dpi)- Opção pelo formato TIFF- KB = (Largura * dpi) * (Altura * dpi) * Bits / 8 * 1024- KB = (Largura * dpi) * (Altura * dpi) * Bits / 8 * 1024 * Compressão- GB = (Tamanho mínimo + (Tamanho mínimo x Margem de Projeto)) * Quantidade de imagens / 1024 * 1024- margem 1 = 100%

    

                      

 

Digitalização dos documentos

4 O tamanho mínimo considerado é de uma página tamanho A4 (21 x 29,7) para todos os documentos, tendo em vista a dimensão fixa no caso dos ofícios e manuscritos, aproximada no caso das revistas (20,4 x 26,5), e variável no caso das notas fiscais.

    

                      

 

               

          

No caso das 100 revistas, foi considerada média de 110 páginas por revista, ou seja, 11.000 páginas (ou 5.500 frente e verso), ao contrário dos demais documentos, cuja quantidade global corresponde ao mesmo número de páginas.

Somando-se às 20.000 notas fiscais, 2.000 ofícios e 500 manuscritos, tratam-se de 33.500 documentos. Consideramos a capacidade de 15 ppm do scanner, com uma taxa de redigitalização de 5% e de média de produção em 70%.

    

                      

 5 O tamanho mínimo considerado é de uma página tamanho A4 (21 x 29,7) para todos os documentos, tendo em vista a dimensão fixa no caso dos ofícios e manuscritos, aproximada no caso das revistas (20,4 x 26,5), e variável no caso das notas fiscais.

    

                      

 

    

                      

 

               

          

30 DVDs

Necessidades de arquivos

PDF Preservação/CCITT/LZW/Algorítimo/JPEG200TIF /PNG DifusãoJPG / GIF THUMBNAIL (miniatura)

    

                      

 

               

          

Os cuidados com a digitalização não se restringem apenas a evitar manchas, linhas verticais, folhas inclinadas e má configuração, o que nem sempre é possível corrigir, embora hajam recursos para tal, como ajustes do tom de cinza (thresholging), simulação dos tons de cinza por pontos (dithering), retirada de pontos soltos (despecle), alinhamento de documentos inclinados (deskew), eliminação de bordas (crop) e rotação (rotation).

A simples mudança de orientação – vertical/horizontal – gera compactação e perda de qualidade.

Optar por digitalizar já na orientação adequada.

    

                      

 

               

          

Condições ambientais: recomendação para armazenamento de mídias a uma temperatura de 10º Celsius e umidade relativa de 25%, constantes, bem como limpeza especializada, buscando atingir a durabilidade estimada de 200 anos.

    

                      

 

               

          

Retomando:

Projeto de Digitalização de Acervo1.Identificação do acervo: características físicas, uso, necessidade2.Análise arquivística: avaliação do documento, dados para descrição, indexação – evitar retrabalho3.Decisões sobre cor, resolução, arquivos, compactação: evitar problemas de origem (posicionamento, perda de qualidade)4.Conhecimento do equipamento e suas especificações5.Cálculo do tempo6.Cálculo e escolha da forma de armazenagem7.Preservação digital: possibilidades de acesso, migração, condições ambientais8.Forma de acesso: permissões

    

                      

 

               

          

REFERÊNCIAS

ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Conarq. Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes. 2010. http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/media/publicacoes/recomenda/recomendaes_para_digitalizao.pdf Acesso em 30/10/2012.

BALDAN, R.; VALLE, R.; Cavalcanti, M. GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos. São Paulo: Érica, 2002. BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos Permanentes: tratamento documental. 3. ed. Rio de Janeiro : Editora FGV, 2005. p. 65-103. BERWANGER, Ana Regina, LEAL, João Eurípedes Franklin. Noções de Paleografia e de Diplomática. 2. ed. Santa Maria : Editora da UFSM, 1995. Conservação Preventiva em Bibliotecas e Arquivos – CPBA. http://www.arqsp.org.br/cpba/ Cadernos 44-47 e 51. Acesso em 30/10/2012.

    

                      

 

               

          

REFERÊNCIAS

Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. 232p

DURANTI, Luciana. Registros documentais contemporâneos como provas de ação. Estudos históricos, Rio de Janeiro, v.7, n.13, 1994, p.49-64.

NOBRADE: Norma Brasileira de Descrição Arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2006. 124p.

ROCHA, Rafael Port da. Imagem de Documento. Notas de Aula 2006. Disponível em http://www.geocities.com/r2ocha/notasaula/ImagemDeDocumento.pdf Versão: 18/04/06 11:16.

Rockembach, Moisés. Memória e Prova em Plataformas Digitais. Revista PRISMA, nº 13. 2010. http://revistas.ua.pt/index.php/prismacom/article/view/741 Acesso em 15/10/2012

 RONDINELLI, Rosely Cury. Gerenciamento arquivístico de documentos eletrônicos. Rio de Janeiro : Editora FGV, 2002. p. 42-61.