PLANEJAMENTOAÇÕES DE

RELACIONAMENTO

AÇÕES DE RELACIONAMENTOEstratégias

• Selecionar os eventos e pontos de concentração com maior circulação do público alvo da empresa/marca.

• Disponibilizar atrativos para esse público, como brindes e serviços.

• Explorar a identidade visual da empresa – cores e logotipo – fazendo com que o local chame a atenção dos públicos em potencial;

• Treinar a equipe para atender o público alvo;

• Divulgar os canais de comunicação abertos pela empresa – site e telefone;

• Distribuir material gráfico atraente, sobre a empresa;

• Cadastrar prospects;

• Divulgar eventos, ações promovidas pela organização;

• Divulgar no site as datas e locais dos eventos que terão a participação da empresa.

PLANO DE AÇÃO

PLANO DE AÇÃOIDENTIFICAÇÃO DO

EVENTO/LOCAL

PLANEJAMENTO

EXECUÇÃO

AVALIAÇÃO

IDENTIFICAÇÃO DO LOCAL

IDENTIFICAÇÃO DO LOCAL

IDENTIFICAÇÃO DO EVENTO

• Data e hora do evento;

• Local onde o evento será realizado;

• Espaço destinado a empresa (visitar previamente);

• Verificar quando o estande deverá ser montado (data e horário);

• Tema ou área de estudo do evento;

• Característica do evento: palestra, feira, congresso, reunião etc.;

• Listar os recursos de infraestrutura disponíveis.

• Relacionar nome e contato(celular; e-mail) dos organizadores do evento;

• Identificação dos meios onde o evento está sendo divulgado;

• Identificação da característica dos públicos do evento ou que frequentam o local.

TÉCNICA: Reunião com os organizadores do evento. Reunião com a equipe envolvida.

FORMULÁRIO DE IDENTIFICAÇÃO DO EVENTO/LOCAL

Nome do Evento

_______________________________________________________

Tema do Evento

_________________________________________________________________

Local

_______________________________________________________

Endereço

_________________________________________________________________

Datas

De ____/____/____ a ____/____/____

Horários de Funcionamento

Das ____ h ____ às ____ h ____

Aberto ao Público

( ) SIM ( ) NÃO

Gratuito

( ) SIM ( ) NÃO VALOR:_____________

Observações

_______________________________________________________________________________

Responsáveis

1. Nome

_______________________________

Cargo

__________________

Fone

________________

E-mail

____________________________

2. Nome

_______________________________

Cargo

__________________

Fone

________________

E-mail

____________________________

Características do espaço

Área:

____________m²

( ) Coberta

( ) Aberta

Localização do Estande

_______________________________________________________________________

Infra-estrutura Disponível

( ) Eletricidade

( ) Banheiros

( ) Telefone

( ) Internet

( ) Copa

( ) Alimentação

( ) Segurança ( ) Projetor ( ) Microfone/Audio

( ) ___________________________________________________

Previsão de Público

______________________________________________

Previsão de Atendimentos

_____________________________________________________________________

FERRAMENTA: Formulário de Identificação do Evento/Local

PLANEJAMENTO

PLANEJAMENTO

2. QUEM PARTICIPARÁ DO EVENTO?

• Definir o coordenador da ação;• Verificar quem está mais apto para prestar o atendimento;• Escala de funcionários;•Promover treinamento da equipe.

1. COMO SERÁ NOSSA PARTICIPAÇÃO? O QUE VAMOS OFERECER?

• Estrutura e decoração (enfeites de mesa, móveis, lona-pirâmide, estande);• Definir e listar os materiais promocionais (banners, folders, brindes, cartazes, jornal, tapetes);• Definir e listar os materiais de suporte (mesa, cadeiras, papel, caneta, computador, projetor, copos, xícaras, colheres, açúcar, adoçante, lixo, geladeira, formulários de associação, fichas de cadastro); •Atrativos (café, chá, água, balas, bolachas, chocolate);• Ações e Serviços (promotores, apresentação de coral, responsabilidade social, tira-dúvidas, alongamento, palestras).

TÉCNICA: Reunião com a equipe envolvida no evento. Analisar eventos anteriores.

PLANEJAMENTO

5. CRONOGRAMA

• Elaborar cronograma definindo os prazos de cada atividade.

3. PROVIDÊNCIAS

• Transporte dos materiais;• Montagem do estande;• Transporte e alimentação da equipe;• Determinar logística de reposição de materiais;• Avaliar riscos (chuva, falta de luz);• Cobertura fotográfica e/ou de vídeo;• Enviar ofícios instituições públicas (Brigada, EPTC, Bombeiros etc);• Verificar necessidade de apoio médico;• Elaborar lista de contatos de todos os envolvidos no evento;• Elaborar check-list de atividades.

4. ORÇAMENTO

• Elaborar orçamento a partir das definições dos recursos humanos e materiais e da lista de providências.

FERRAMENTA 1: Lista de Recursos – Utilizada na reunião de planejamento

Recurso Quantidade Responsável Observações

Folder 500 Criar e produzir – Solicitar p/ agência

Brindes 50 Criar e produzir – Solicitar p/ agência

Jornal 100 Para todo o evento

Água 10 Garrafas/dia

Café (Açúcar/Adoçante) 2 Térmicas/dia

Cadeiras

Copos/xícaras/colheres

Banner + porta-banner

Computador

Bloco de Notas

Canetas

Palestra

Apresentação em PPT

FERRAMENTA 2: Check List– Planejamento e acompanhamento das atividades.

Providência/Atividades Responsável Estatus Prazo

Criar e Produzir folder Já solicitado para a agência, aguardando criação e orçamento 20/05

Separar brindes Já separados e prontos para levar para o evento 20/05

Separar exemplares da revista

Elaboração e envio Relase – Imprensa Ok 21/05

Transporte dos materiais e do estande

Acomodações e alimentação equipe

Fotógrafo

Ofício Polícia Militar

Cadeiras, Móveis

Visita ao ao local

Verificar datashow, áudio, vídeo

FERRAMENTA 3: Orçamento – Planejamento e acompanhamento das atividades.

Recurso Quantidade Observações Valor

Folders 500 R$

Brindes

Água

Transporte Materiais

Alimentação Funcionários

Acomodação Funcionários

Diária de promotores

FERRAMENTA 4: Cronograma – Planejamento e acompanhamento das atividades.

EXECUÇÃO

EXECUÇÃO

ATUALIZAÇÃO DO CRONOGRAMA

• Acompanhar as atividades do cronograma e fazer ajustes caso necessário.• Marcar as datas anteriores e posteriores às estimadas com cores diferentes.

ATUALIZAÇÃO DO CHECK LIST

• O coordenador da ação deverá acompanhar o andamento das atividades e atualizar o status das tarefas. • Acompanhamento da equipe.

TÉCNICA: Monitoramento das atividades e atualização de documentos

ATUALIZAÇÃO DO ORÇAMENTO

• Monitorar os custos e os prazos de pagamento.• Arquivar as notas fiscais e recibos dos gastos.

ACOMPANHAMENTO DAS ATIVIDADES ANTES, DURANTE E DEPOIS DO ENVENTO

• É importante que o coordenador esteja informado sobre o andamento das atividades para prever riscos e auxiliar a equipe a resolver os problemas.

AVALIAÇÃO

AVALIAÇÃO

A Participação da Organização

• Quantos atendimentos nós realmente fizemos? Quantos atendimentos planejamos?• Quantas vendas/negócios nós realmente fizemos? Quantas associações nós planejamos?• Quais os principais pontos positivos? Onde acertamos? (Materiais, equipe, decoração, atrativos etc.)• Quais os principais pontos negativos? Onde erramos? (Materiais, equipe, decoração, atrativos etc.)

O Evento

• O evento em si atingiu nossas expectativas em relação à participação do público e ao perfil dos freqüentadores?• O evento foi bem organizado? Os responsáveis cumpriram o acordo?• Existiram problemas de infra-estrutura e de organização? Quais?• De maneira geral o suporte dado pelos organizadores foi adequado?

TÉCNICA: Reunião de avaliação e arquivamento de materiais (dossiê do evento).

Conclusões Gerais

• Participaremos de novas edições desse evento? • Nossas expectativas foram atingidas?• O que poderemos melhorar para os próximos eventos?

SÍNTESE

IDENTIFICAÇÃO DO EVENTO/LOCAL

PLANEJAMENTO EXECUÇÃO AVALIAÇÃO

FICHA DE IDENTIFICAÇÃO DO

EVENTO

LISTA DE RECURSOS

CHECK LISTPROVIDENCIAS E

ATIVIDADES

ORÇAMENTO

CRONOGRAMA

MONITORAMENTODAS ATIVIDADES

ATUALIZAÇÃO DEDOCUMENTOS

ARQUIVAMENTO DE NOTAS E MATERIAIS

REUNIÃO COM OS ENEVOLVIDOS

MONTAGEM DODOSSIÊ DO EVENTO

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