4º CICLO: DÍZIMO E SECRETARIA

Apresentação Especial

 Manual de Gestão Eclesial

O Secretário Geral da CNBB constituiu uma Comissão para elaboração do Manual Prático de Gestão Eclesial.

A intenção da CNBB é de elaborar esse manual visando atender as Dioceses, Paróquias e outras Instituições Religiosas.

A Comissão está ultimando esse Manual para ser lançado na próxima Assembleia Geral da CNBB que será realizada em Brasília, no mês de maio deste ano de 2010.

Introdução

Este Manual será impresso e disponibilizado no site da CNBB, para facilitar as alterações, correções e acréscimos que se fizerem necessários.

Apresentamos neste momento alguns tópicos que julgamos importantes e que constam do Manual. Constam diversos outros que não serão mencionados agora.

No Manual constam os assuntos a seguir, e outros que não deveremos destacar aqui:

Introdução

1. Empregado

2. Empregado doméstico

3. Contribuinte individual (autônomo)

4. Diarista

5. Estagiário

6. Menor Aprendiz

7. Serviço voluntário

Recursos Humanos

8. Termo de adesão

9. Ajuda de custo

10. Trabalho religioso

11. Côngrua

12. Admissão de empregado

13. Contrato de experiência

14. Vagas destinadas a portadores de deficiência

Recursos Humanos

15. Documentos necessários

16. Carteira de Trabalho e Previdência Social – CTPS

17. Jornada de trabalho

18. Jornada normal

19. Descanso semanal remunerado

20. Controle de horário

21. Hora extra

22. Trabalho noturno

Recursos Humanos

23. Intervalo Intrajornada

24. Faltas

25. Faltas justificadas

26. Remuneração e salário

27. Equiparação salarial

28. Acidente de trabalho

29. Vale-Transporte

30. Auxílio alimentação

Recursos Humanos

31. Salário família

32. Licença-maternidade

33. Salário maternidade

34. Períodos para amamentação

35. Moradia em imóvel da Instituição

36. Férias

37. Rescisão do contrato de trabalho

38. Multa rescisória.

Recursos Humanos

1. Instituições de Beneficência

2. Contratos de Prestação de Serviços

3. Contratos de Locação

4. Procurações

Questões Administrativas

1. O que é contabilidade

2. Atribuições

3. Acompanhamento – Avaliação – Controle

4. Orientações gerais sobre contabilidade integrada

5. Centralização

6. Documentação

7. Relatórios

Contabilidade

1. Atribuições dos Profissionais

2. Atividades

3. Funções do Departamento de Contabilidade

4. Controle diário de Caixa

5. Controle e conciliação bancária

6. Disponibilidade

7. Previsão orçamentária

Financeiro

8. Execução Orçamentária

9. Movimentação bancária

10. Abertura de contas

11. Emissão de cheques

12. Compras a prazo

Financeiro

1. O que é Departamento de Patrimônio

2. Atribuições

3. Formas de atuação

4. Bens móveis

5. Bens imóveis

6. Aquisição de bens imóveis

7. Alienação

Patrimônio

8. Procedimentos necessários para a obtenção da imunidade ou isenção de impostos

9. Inventário dos bens móveis e imóveis

10. Procedimentos de Gestão Patrimonial

Patrimônio

 Orientações Administrativas

Administração é a gestão do conjunto de atividades e de pessoas para harmonizar a complexidade patrimonial de uma instituição, com o objetivo de atingir resultados satisfatórios.

Para uma boa administração, são necessários competentes sistemas de planejamento, de organização, de direção e de controle. Com esses sistemas bem harmonizados facilita para a gestão eficiente do pessoal e dos recursos disponíveis e ainda facilita para a tomada de decisão, que é primordial na gestão de qualquer instituição.

Administração

A administração de uma instituição civil se diferencia da administração familiar somente em termos quantitativos, volume de negócios e complexidades de atividades. O principio de gestão é o mesmo. Para a gestão administrativa de uma instituição civil precisa da conjugação dos esforços de pessoas; o mesmo acontece com a administração familiar, pois em nenhuma das situações a pessoa encontra em si: forças, habilidades e recursos suficientes para atingir seus objetivos.

Administração de instituição civil

Qualquer pessoa jurídica necessita de órgãos necessários para gerir os seus negócios. São os órgãos administrativos, deliberativos e de fiscalização e estes devem estar expressos na sua constituição, para garantir os deveres de cada instância e para facilitar o devido controle dos recursos administrativo e patrimonial objetivando alcançar resultados fins da instituição.

Órgãos da administração de instituição civil

A administração de uma associação tem como regra, três órgãos, a saber: Assembléia Geral, que é a instância deliberativa, Diretoria Administrativa, que é responsável pela gestão dos negócios da entidade, e o Conselho Fiscal, que é responsável pela fiscalização, sobre tudo, a gestão econômica e o Balanço Patrimonial da entidade.

Órgãos da administração de instituição civil

A administração de uma entidade é de inteira responsabilidade do detentor de poderes para tal, em conformidade com sua constituição. No caso da Diocese, a responsabilidade da administração é do Bispo Diocesano. No caso de qualquer outra instituição civil, a responsabilidade da administração é do detentor de poderes para tal, também conforme sua constituição.

Responsável pela administração de instituição civil

A decisão de remunerar ou não, deve constar no ato constitutivo da entidade. Não constando dispositivo dessa natureza, não permite remunerar seus dirigentes. Para a entidade pleitear o gozo da imunidade dos impostos sobre o patrimônio, rendas e serviços, e isenção do Imposto de Renda e da Contribuição social sobre o Lucro, precisa constar no ato constitutivo que não remunera, de qualquer forma, seus dirigentes, sócios, instituidores e benfeitores, e que os mesmos não usufruam de vantagens ou benefícios.

Remuneração de dirigentes de fundações e entidades de interesse social

Para a entidade conseguir os títulos e certificados que a permita beneficiar das isenções citadas anteriormente e firmar convênios com o poder público, receber subvenções sociais, receber doações de órgãos do poder público, a entidade terá que comprovar a não remuneração de seus dirigentes.

Remuneração de dirigentes de fundações e entidades de interesse social

As Dioceses, como qualquer outra entidade, estão sujeitas as diversas espécies normativas, aplicáveis na sua relação com o mundo civil, inclusive as de âmbito municipal. Na esfera federal, destacam-se a Constituição Federal, a Lei 10.406/2002 – Código Civil, a Lei 5.452/1943 – CLT e a Lei 8.212/1991 – Plano de Custeio da Previdência Social”.

Marco legal

Os diversos recolhimentos ao Governo Federal e aos Governos Estaduais e Municipais são obrigações da instituição. Podemos destacar os seguintes:

DARF - Documento de Arrecadação de Receitas Federais;FGTS - Fundo de Garantia por Tempo de Serviço;GRE - Guia de Recolhimento Especial;GFIP - Guia de Recolhimento do FGTS;GPS - Guia da Previdência Social;GRLAV - Guia de Recolhimento para Licenciamento Anual de Veículo;

Documentos de recolhimentos sociais

IPTU - Imposto Predial Territorial Urbano; IPVA - Imposto sobre Propriedade de Veículo Automotivo; IR - Imposto de Renda; ISS - Imposto Sobre Serviço; ITBI - Imposto de Transmissão de Bens Imóveis; ITCMD - Imposto sobre a Transmissão “Causa Mortis” e Doação; ITR - Imposto Territorial Rural.

Documentos de recolhimentos sociais

Pagamento aos órgãos governamentais

É de fundamental importância o pagamento tempestivo dos valores devidos aos órgãos governamentais. O atraso no pagamento enseja a incidência de juros pela mora, multas previstas e, ainda, sanções de natureza administrativa. O não pagamento acarreta ainda, inscrição na Dívida Ativa, sendo a entidade então executada judicialmente e, com isso, obrigada a pagar a quantia devida no prazo estabelecido, sob pena de ter seus bens penhorados.

Pagamento aos órgãos governamentais

É importante ressaltar que é possível obter, pela via administrativa, o parcelamento de impostos e taxas considerados em situação irregular, mediante requerimento tempestivo e regulamentarmente fundamentado.

Movimentação financeira

Toda e qualquer movimentação financeira deve ser feita pelo Tesoureiro, inclusive os recolhimentos sociais. A responsabilidade da emissão das guias de recolhimentos sociais é do Contador e a do recolhimento é do Tesoureiro; não é aconselhável que uma mesma pessoa exerça essas duas funções.

Controle de caixa

O administrador ou o contador deve verificar, diariamente, se o saldo anterior do dia está igual ao saldo do dia anterior. Aconselha-se que seja feito o balanço do caixa todo último dia útil do mês e em alguns dias incertos.

O controle de caixa deve ser diário. O tesoureiro deve lançar, diariamente, toda a movimentação do dia no livro-caixa e emitir uma cópia anexando-a aos documentos para entregar à contabilidade ou ao administrador.

Procurações

As procurações para movimentação bancária, ou mesmo para outros fins, devem ser com destinação específica, com poderes para assinar em conjunto. Sempre determinar vencimento da procuração e não dar poderes para substabelecimento.

Controle de Bancos: conta-movimento

O Contador deve apresentar ao Administrador, mensalmente, juntamente com o Balancete Mensal, os extratos bancários das contas de aplicações financeiras e das contas corrente devidamente conciliados, para conferência.

Faz-se necessário, periodicamente, levantar junto aos bancos da praça todas as contas bancárias em nome da instituição.

Emissão e assinatura de cheques

Os cheques devem ser emitidos sempre nominais e com cópia, para a contabilidade.

As movimentações das contas correntes devem ser feitas por duas pessoas.

Controle de Bancos: conta-investimento

As aplicações financeiras devem ser feitas em bancos de primeira linha e não é aconselhável manter todo o recurso da instituição num mesmo banco. As aplicações financeiras devem ser feitas em aplicações seguras, evitando essas aplicações de risco, como as de mercado aberto.

Previsão orçamentária

A instituição deve fazer, no final do ano em curso, a previsão orçamentária para o ano seguinte. Para essa previsão, aconselha-se tomar como base a execução orçamentária do ano em curso e os projetos e seus orçamentos para o ano seguinte, isso para a previsão das despesas.

Para a previsão das receitas, aconselha-se tomar como base as receitas de caráter permanentes arrecadadas no ano em curso e as receitas não permanentes de caráter sazonal que têm confirmação.

Execução orçamentária

É de fundamental importância que se faça o acompanhamento mensal da execução orçamentária, acompanhando percentualmente o comportamento das receitas e das despesas. Com esse acompanhamento podem-se tomar medidas de contenção de gastos, de busca de novos recursos e até mesmo de incremento dos projetos. Com uma criteriosa previsão orçamentária e um bom acompanhamento da execução orçamentária, dificilmente o administrador se surpreende com falta de recursos financeiros ou até mesmo com déficit orçamentário sem ter liquidez para sustentá-lo.

Controle dos bens patrimoniais

A instituição deve manter o controle de seus bens e de sua movimentação financeira. Para tanto, será necessário contar com uma contabilidade confiável e eficiente.

Contabilidade

A escrituração contábil deve obedecer aos princípios fundamentais da contabilidade.

A contabilidade deve ser feita por escritório de contabilidade qualificado para tal fim, mediante contrato cuidadosamente formalizado, com cláusulas que assegurem a fidedignidade dos registros e o fiel cumprimento das normas contábeis.

Contabilidade

O contrato celebrado com o escritório de contabilidade deve conter as clausulas, dentre outras, que garantam toda a escrituração, todas as emissões das guias de recolhimentos sociais, assinatura dos balancetes mensais, anuais e de encerramento de balanço.

A instituição pode decidir por manter no seu quadro de pessoal, profissionais habilitados junto ao Conselho de Contabilidade para fazer a contabilidade, dispensando assim a contratação de escritório.

Relatórios contábeis

Todos os relatórios da contabilidade devem ser conferidos e assinados pelo Contador. O Contador deve encaminhar mensalmente ao Administrador o Balancete com a conciliação bancária, para conferência e assinatura.

Software

É aconselhável que seja adquirido de empresa reconhecida no mercado como fornecedora de software e que forneça tanto o módulo “Contábil” como o módulo “Folha de Pagamento”. Deve formalizar contrato com a empresa fornecedora, com cláusula de atualização e de manutenção dos programas de informática necessários ao bom desempenho das atividades desenvolvidas.

O mesmo software deverá ser usado tanto para a matriz como para as filiais, para que toda a escrituração seja consolidada, mensalmente.

Validade fiscal dos documentos

Os documentos terão de ter validade fiscal. Por exemplo: Nota Fiscal, quando de instituição comercial ou industrial; recibo, quando de pessoa física ou instituição sem fins lucrativos.

Controle patrimonial

A instituição deve manter atualizado o controle do patrimônio. Deve manter o cadastramento dos bens patrimoniais, para evitar surpresas desagradáveis como o desaparecimento de algum bem.

No que se refere ao patrimônio imobilizado, é aconselhável que se solicite, de tempo em tempo, a Certidão de Ônus Reais junto ao Cartório de Registro de Imóveis, para se ter certeza da situação do imóvel.

Controle patrimonial

A instituição deve providenciar a averbação das edificações nos órgãos competentes.

A instituição deve manter o controle de seus bens e de sua movimentação financeira. Para tanto, será necessário contar com uma contabilidade confiável e eficiente.

Aquisição e alienação de bens

No Código de Direito Canônico encontram-se as normas aplicáveis às Mitras Diocesanas, no que tange à aquisição e alienação de bens. Os documentos de caráter civil devem ser assinados por quem representa civilmente a instituição. No caso da diocese, o Bispo Diocesano é o responsável. Os relatórios contábeis devem ser assinados pelo Bispo Diocesano e pelo Contador, que respondem pela exatidão da escrita.

Aquisição e alienação de bens

Toda documentação deve ser guardada em local seguro, sob a responsabilidade final do Bispo Diocesano. Documentos como procuração, DUT (Documento Único de Transferência) dos veículos, escrituras públicas, etc. devem ser preservados e mantidas sob guarda da área contábil ou mais especificamente do setor de patrimônio.

Empréstimo e locação de bens

O empréstimo gratuito de bens deve ser mediante a formalização de contrato de comodato. Em se tratando de aluguel, a Diocese poderá firmar contrato de locação, relativamente aos bens pertencentes à Mitra. No caso dos imóveis, a locação será, preferentemente, intermediada por empresa imobiliária idônea. Neste caso, será firmado, entre a Diocese e a imobiliária, o correspondente contrato de administração relativo ao imóvel em questão.

Obras por empreitada ou por administração

Quando a execução da obra é por empreitada, deve-se celebrar contrato com a empreiteira e garantir que a mesma se responsabilize por toda a execução dos serviços, pelo recolhimento dos encargos sociais, pelos sinistros e por pagamento de penalidade pelo não cumprimento do prazo.

Quando a obra for por administração, deve-se observar a legislação específica e atentar para os recolhimentos sociais devidos, firmando contrato com o administrador da obra.