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- Subsecretaria Adjunta de Modernizao da Gesto - SUMOG - 2
ndice
1 - Introduo.....................................................................................................................................03
1.1 Conceitos...................................................................................................................................03
1.2 Simbologia.................................................................................................................................05
2 Gesto de Transportes e Combustveis
Diagrama de Cadeia de Valor...................................................................................................06
Diagrama de Escopo.................................................................................................................07
2.1 Cadastramento de Veculos
2.1.1 Incluso de Veculos
Diagrama de Fluxo de Atividade.....................................................................................08
Descrio do Diagrama de Fluxo de Atividade...............................................................09
2.1.2 Excluso de Veculos
Diagrama de Fluxo de Atividade.....................................................................................13
Descrio do Diagrama de Fluxo de Atividade... ...........................................................14
2.1.3 Demais Possibilidades
Diagrama de Fluxo de Atividade.....................................................................................21
Descrio do Diagrama de Fluxo de Atividade...............................................................22
2.1.4 Credenciamento de Condutores
Diagrama de Fluxo de Atividade.....................................................................................25
Descrio do Diagrama de Fluxo de Atividade...............................................................26
2.1.5 Arquivamento de Certificado de Registro de Veculo
Descrio do Diagrama de Fluxo de Atividade...............................................................30
Descrio do Diagrama de Fluxo de Atividade...............................................................31
2.1.6 Desarquivamento de Certificado de Registro de Veculo
Descrio do Diagrama de Fluxo de Atividade...............................................................32
Descrio do Diagrama de Fluxo de Atividade...............................................................33
2.1.7 Controle de Nmero de Ordem
Descrio do Diagrama de Fluxo de Atividade...............................................................34
Descrio do Diagrama de Fluxo de Atividade...............................................................35
2.2 Controle do Consumo de Combustveis
Descrio do Diagrama de Fluxo de Atividade...............................................................37
Descrio do Diagrama de Fluxo de Atividade...............................................................38
- Subsecretaria Adjunta de Modernizao da Gesto - SUMOG - 3
1 - Introduo
Este Manual de Processos tem como objetivo permitir uma viso das funes desempenhadas pela Secretaria de Estado de Planejamento e Gesto SEPLAG, atravs da Subsecretaria de Recursos Logsticos SUBLO, relativos a Gesto de Transportes e Combustveis, alm de se tornar objeto de consulta e orientao para servidores da rea.
1.1 - Conceitos
Diagrama de Cadeia de Valor: a representao grfica de um conjunto de macroprocessos e/ou processos.
Exemplo:
Macroprocesso
Processo
Processo
Processo
Processo
Diagrama de Escopo: a representao grfica da(s) entrada(s), regra(s), suporte(s) e sada(s) do processo.
Exemplo:
Entrada n
Entrada n Entradas
Regulaes
CADEIA DE VALOR /MACROATIVIDADES
Processo
Decreto Lei nxxx.xxx
Entrada n
Processo
Macroatividade
Processo
Suportes
Macroatividade
Resultados
Sistema
Macroatividade
Produto
Outros
Relatrio X
- Subsecretaria Adjunta de Modernizao da Gesto - SUMOG - 4
1 - Introduo
1.1 - Conceitos Diagrama de Fluxo de Atividades: a representao grfica do processo (um conjunto de
atividades, eventos, regras e condies que a partir de sua execuo gera um produto/servio). Exemplo:
Processos(X)
Sistema
Atividade(A)
CondioPositiva
Atividade(B)
Atividade(C)
rgos
SEPLAG
Sistema
CondioNegativa
Atividade(E)
Atividade(D)
Produto(X)
SEPLAG
rgos
Documento
- Subsecretaria Adjunta de Modernizao da Gesto - SUMOG - 5
1 - Introduo
1.2 - Simbologia Smbolo Descritivo
Macroprocesso
Processo
Identifica um macroprocesso ou um processo da organizao. O macroprocesso uma composio de processos utilizada para simplificar o desenho da cadeia de valor da organizao, enquanto o processo constitudo pelo conjunto de atividades interligadas cuja execuo necessria para atingir seus objetivos.
AtividadeCentral
AtividadeSetorial
AtividadeSeccional
Identifica as atividades que compe o processo, ou seja, as atividades operacionais que devem ser realizadas para se executar o processo. Uma atividade excepcionalmente poder ser decomposta em partes menores ou com maior nvel de detalhamento. As atividades executadas a nvel Central sero representadas na cor (verde), as de nvel Setorial na cor (laranja) e as de nvel Seccional na cor (roxo).
Evento
Identifica um Evento, algo que acontece durante a execuo do processo e pode influenciar a seqncia de execuo das atividades. Eventos podem ser gerados pelas atividades executadas ou podem ser gerados pelo ambiente externo. Quando usado na entrada de uma atividade, sinaliza que a ocorrncia do evento uma condio para a execuo da atividade. Quando usado na sada de uma atividade, sinaliza que o evento gerado como produto da execuo da atividade.
Define uma conexo direta entre elementos do diagrama, sendo que a posio da seta representa a direo do fluxo de execuo, ou seja, a ordem em que as atividades so executadas no processo. Um conjunto de atividades e eventos interligados por uma conexo direta constitui um ramo de execuo do processo.
E / AND
um Operador Lgico usado no controle da seqncia de execuo do processo. Quando colocado na entrada de uma atividade, indica que a ocorrncia de todos os eventos anteriores ao Operador uma condio para a atividade ser executada. Quando colocado na sada de uma atividade, indica que aps sua execuo todos os eventos posteriores ao Operador ocorrem, ou seja, todos os ramos de execuo subseqentes devem ser executados.
OU / OR
um Operador Lgico usado no controle da seqncia de execuo do processo. Quando colocado na entrada de uma atividade, indica que para ela ser executada pelo menos um dos eventos anteriores ao Operador deve acontecer. Quando colocado na sada de uma atividade, indica que aps sua execuo pelo menos um dos eventos posteriores ocorre, ou seja, pelo um ou mais dos ramos de execuo subseqentes sero executados.
OU (exclusivo) / XOR
um Operador Lgico usado no controle da seqncia de execuo do processo. Quando colocado na entrada de uma atividade, indica que para ela ser executada apenas um dos eventos anteriores ao Operador pode acontecer. Quando colocado na sada de uma atividade, indica que aps sua execuo apenas um dos eventos posteriores ocorre, ou seja, apenas um dos ramos de execuo subseqente ser executado.
Unidadeorganizacional
CargoGrupode
trabalho
Identifica as unidades organizacionais/cargos/grupos de trabalho que representam como as atividades e responsabilidades so distribudas na organizao. Quando conectado a uma atividade no diagrama de processo identifica os responsveis pela sua execuo. Nesse caso, quando atividades subseqentes so executadas pela mesma equipe ou unidade funcional evita-se repetir esse elemento para evitar a poluio visual do desenho.
Arquivo
Documento
Planilha
Quando colocado como entrada de uma atividade representa uma fonte de informao, ou de referncia, para realizao da atividade. Quando colocado como sada, representa documentos /arquivos/planilhas produzidos pela execuo da atividade.
Sistema
Representa um sistema de informao ou aplicativo utilizado na execuo da funo, tanto para consulta quanto entrada de dados.
Interfacede
processos
Representa uma interface com outro processo documentado na cadeia de valor.
Produto
Representa um produto/servio gerado em fluxo de atividade.
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2 Gesto de Transportes e Combustveis
A Gesto de Transportes e Combustveis compreende processos relativos a manuteno do cadastro dos veculos em uso no Estado e da administrao do consumo de combustvel pelos rgos da administrao direta no Estado do Rio de Janeiro. Diagrama de Cadeia de Valor:
Gesto de Transportese Combustveis
Inclusode veculos
Cadastramentode Veculos
Exclusode Veculos
DemaisPossibilidades
Credenciamento deCondutores
Controle doConsumo deCombustveis
Arquivamentode CRV
Desarquivamento deCRV
Controle deNmero de Ordem
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2 Gesto de Transportes e Combustveis
Diagrama de Escopo:
Solicitaes deCredenciamentode condutores
Solicitaes dedesarquivamento
deCRV
Solicitaes dearquivamento de
CRV
Solicitaes deCadastramentos de
veculos
Anexos dosveculos
Ofcios paracadastramento deNota de Crdito
Entradas
Regulaes
Controle doCombustvel
Decreto N39.054 de
24/03/2006
GESTO DE TRANSPORTE
Arquivamentode CRV
Combustvel
Desarquivamentode CRV
SISRVO
Cadastramentode Veculos
Suportes
Condutorescredenciados
Controle denmero de ordem
SUBLO /COGCF
Credenciamentode condutores
CRVdesarquivada
Distribuidorade
Combustveis
Resultados
VeculosCadastrados
Controle doConsumo deCombustveis
Ofcios e O.S.Arquivados
CTF
Nota de Crditoemitida
ASJUR
Controle doCombustvelAtualizado
Nota deLiquidao
SUPLA
Programao deDesembolsoProcessada
Rede deTancagem decombustvel
SCC
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2.1.1 Incluso de Veculos
Diagrama de Fluxo de Atividade (Parte 1):
Ofcio
Cadastramentode Veculos
UPO
SolicitarCredenciamento/Descredenciamento
de Veculo
RegistrarEntrada doExpediente
rgos
Expediente
Encaminharexpediente
SUBLO
ProtocoloSEPLAG
Analisarexpediente
Veculo oficialprprio
ProtocoloSEPLAG
SUBLO /Coordenadoriade transporte
Incluso deveculo
Veculolocado,cedido,
e em processode doao
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2.1.1 Incluso de Veculo
Descrio do Diagrama de Fluxo de Atividade (Parte 1):
Atividade Descrio Responsvel
Solicitar Credenciamento/ Descredenciamento de Veculo
Os rgos emitem Ofcio (rgos externos SEPLAG) e CI (internos a SEPLAG) para solicitar cadastramento de veculos. Essa solicitao pode ser: Incluso, Excluso, Cesso, Doao, Locao e Comodato de viaturas. Juntamente com o documento emitido pelo rgo tambm seguem os anexos do veculo.
rgos
Registrar Entrada do Expediente
O protocolo da SEPLAG registra a entrada do expediente solicitando o cadastramento de veculo.
Protocolo SEPLAG
Encaminhar expediente SUBLO
O protocolo da SEPLAG encaminha o expediente para a SUBLO e faz o registro no sistema UPO.
Analisar expediente
Na SUBLO o processo passa pelo seu subsecretrio que toma conhecimento (sem visitar) do expediente. Em seguida o expediente encaminhado para a Coordenadoria de Transporte, onde ser analisada qual a solicitao.
SUBLO / Coordenadoria de Transporte
Incluso de veculo
Veculo oficial prprio
Veculo locado, cedido, e em processo de doao
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2.1.1 Incluso de Veculo
Diagrama de Fluxo de Atividade (Parte 2):
Solicitao emconformidade
Emitir a ordemde servio
Encaminhar parao subsecretrio
da SUBLO
Encaminhar parapublicao no
DOE
Lanar nosistema SISRVO
Solicitaono conforme
Encaminhar paracadastramento
no CTF
SUBLO /Coordenadoriade transporte
Pendncia noatendida
Arquivar adocumentaona pasta dorequerente
Contatar orgo
requerente
Verificarnecessidade
de oficializar aorequerente
Incluso deveculo concluda
SUBLO /Coordenadoriade transporte
Emitir ofcio
Analista decadastro
Encaminharofcio ao
requerente
SUBLO /Coordenadoriade transporte
Pendnciaatendida
No emitirofcio
Aguardarcumprimento da
exigncia
Emitir a ordemde servio
de atribuio don de ordem
Cadastrartemporariamente
o veculo
Encaminhar parao subsecretrio
da SUBLO
SUBLO /Coordenadoriade transporte
Aguardarcumprimentoda exigncia
SUBLO /Coordenadoriade transporte
Encaminhar parapublicao no
DOE
Exigncia noatendida
Credenciarno
sistema SISRVO
Descredenciar oveculo
Solicitar ocredenciamento
no CTF
SUBLO /Coordenadoriade transporte
FIM
Exignciaatendida
SUBLO /Coordenadoriade transporte
Arquivar adocumentaona pasta dorequerente
Incluso deveculo concluda
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2.1.1 Incluso de Veculo
Descrio do Diagrama de Fluxo de Atividade (Parte 2):
Atividade Descrio Responsvel
Solicitao em conformidade
Emitir a ordem de servio
A Coordenadoria de Transporte emite a ordem de servio relativo a atribuio do nmero de ordem e a anexa ao ofcio juntamente com o parecer.
SUBLO / Coordenadoria de Transporte
Encaminhar para o Subsecretrio da SUBLO
Esse expediente submetido para apreciao da chefia da Coordenadoria de Transporte, para que este avalie seu contedo. O Coordenador encaminha o expediente para assinatura do Subsecretrio da SUBLO.
Encaminhar para publicao no DOE
O expediente retorna Coordenadoria de Transporte que providenciar a publicao no DOE.
Lanar no sistema SISRVO
A Coordenadoria de Transporte cadastra o nmero de ordem do veculo no Sistema de Registro de Veculos - SISRVO
Encaminhar para cadastramento no CTF
A Coordenadoria de Transporte encaminha os dados completos do veculo para cadastramento junto a empresa gestora do Controle Total de Frotas - CTF.
Arquivar a documentao na pasta do requerente
A Coordenadoria de Transporte arquiva o expediente na pasta do rgo requerente. Nesse momento o expediente est composto dos seguintes documentos:
Solicitao de credenciamento; Parecer da Coordenadoria de Transporte; Ordem de Servio; Publicao no DOE.
Incluso de veculo concluda
Solicitao no conforme
Contatar o rgo requerente
A Coordenadoria de Transporte contata o rgo requerente sobre a pendncia na documentao, coloca a solicitao em exigncia at que a pendncia seja solucionada.
Pendncia no atendida
Verificar necessidade de oficializar ao requerente
O analista de cadastro consulta a chefia da Coordenadoria de Transporte sobre a necessidade de oficializar o requerente quanto a pendncia no resolvida.
Analista de cadastro
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2.1.1 Incluso de Veculo
Descrio do Diagrama de Fluxo de Atividade (Parte 2- Continuao):
Atividade Descrio Responsvel
Emitir ofcio
Encaminhar ofcio ao requerente
A Coordenadoria de Transporte elabora e encaminha um ofcio ao protocolo da Subsecretaria de Recursos Logsticos - SUBLO, que numera, colhe assinatura do Subsecretrio e encaminha ao rgo requerente.
SUBLO / Coordenadoria de Transporte
Cadastrar temporariamente o veculo
A Coordenadoria de Transporte cadastra temporariamente no Sistema de Registro de Veculos Oficiais - SISRVO enquanto aguarda o cumprimento das exigncias pelo tempo previamente determinado pelo Subsecretrio.
Aguardar cumprimento da exigncia
Exigncia atendida
Exigncia no atendida
Descredenciar o veculo
A Coordenadoria de Transporte descredencia o veculo no Sistema de Registro de Veculos Oficiais - SISRVO .
Fim
Pendncia atendida
Emitir a ordem de servio de atribuio do n de ordem
A Coordenadoria de Transporte emite a ordem de servio relativo a atribuio do nmero de ordem e a anexa ao ofcio juntamente com o parecer.
Encaminhar para o subsecretrio da SUBLO
Esse expediente submetido para apreciao da chefia da Coordenadoria de Transporte, para que este avalie seu contedo. O Coordenador encaminha o expediente para assinatura do Subsecretrio da SUBLO.
Encaminhar para publicao no DOE
O expediente retorna Coordenadoria de Transporte que providenciar a publicao no DOE.
Credenciar no sistema SISRVO
Aps a publicao no DOE, a Coordenadoria de Transporte atribui o nmero de ordem no Sistema de Registro de Veculos Oficiais - SISRVO , tornando-o efetivamente credenciado.
Solicitar o credenciamento no CTF
A Coordenadoria de Transporte solicita o credenciamento no sistema Controle Total de Frotas - CTF.
Arquivar a documentao na pasta do requerente
A Coordenadoria de Transporte arquiva o expediente na pasta do rgo requerente. Nesse momento o expediente est composto dos seguintes documentos:
Solicitao de cadastramento; Parecer da Coordenadoria de Transporte; Ordem de Servio; Publicao no DOE;
Incluso de veculo concluda
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2.1.2 Excluso de Veculos
Diagrama de Fluxo de Atividade (Parte 1):
Ofcio
Cadastramentode Veculos
UPO
SolicitarCredenciamento/Descredenciamento
de Veculo
RegistrarEntrada doExpediente
rgos
Veculo oficialprprio
Expediente
Encaminharexpediente
SUBLO
ProtocoloSEPLAG
Analisarexpediente
ProtocoloSEPLAG
Excluso deveculo
SUBLO /Coordenadoriade transporte
Veculolocado,cedido,
e em processode doao
- Subsecretaria Adjunta de Modernizao da Gesto - SUMOG - 14
2.1.2 Excluso de Veculos
Descrio do Diagrama de Fluxo de Atividade (Parte 1):
Atividade Descrio Responsvel
Solicitar Credenciamento/ Descredenciamento de Veculo
Os rgos emitem Ofcio (rgos externos a SEPLAG) e CI (rgos internos a SEPLAG) para solicitar cadastramento de veculos. Essa solicitao pode ser: Incluso, Excluso, Cesso, Doao, Locao e Comodato de viaturas. Juntamente com o documento emitido pelo rgo tambm seguem os anexos do veculo.
rgos
Registrar Entrada do Expediente
O protocolo da SEPLAG registra a entrada do expediente solicitando o cadastramento de veculo.
Protocolo SEPLAG
Encaminhar expediente SUBLO
O protocolo da SEPLAG encaminha o expediente para a Subsecretaria de Recursos Logsticos - SUBLO e faz o registro no sistema UPO.
Analisar expediente
Na Subsecretaria de Recursos Logsticos - SUBLO , o processo passa pelo seu subsecretrio que apenas toma conhecimento (sem visitar) do expediente. Em seguida o expediente encaminhado para a Coordenadoria de Transporte, onde ser analisada qual a solicitao.
SUBLO / Coordenadoria de Transporte
Excluso de veculo
Veculo oficial prprio
Veculo locado, cedido, e em processo de doao
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2.1.2 Excluso de Veculos
Diagrama de Fluxo de Atividade (Parte 2):
Analista deRVO
Gerar parecersobre a situao
do veculo
Solicitao emconformidade
Verificar aretirada doequipamento
UVE
Emitir a ordemde servio
de retirada don de ordem
SUBLO /Coordenadoriade transporte
Encaminharpara
o Subsecretrioda SUBLO
Encaminhar parapublicao no
DOE
SISRVODescredenciar
nosistema SISRVO
Ofcio
SUBLO /Coordenadoriade transporte
Solicitar odescredenciamento
no CTF
Solicitaono conforme
Encaminharofcio ao
requerenteinformando a
baixa do veculo
Contatar orgo
solicitante
Pendncia noatendida
Arquivar adocumentaona pasta dorequerente
SUBLO /Coordenadoriade transporte
Verificarnecessidadede oficializar orequerente
Excluso deveculo concluda
SUBLO /Coordenadoriade transporte
Emitir ofcio
Chefia daCoordenadoria
Encaminharofcio ao
requerente
Pendnciaatendida
No emitirofcio
Emitir a ordemde servio
de retirada don de ordem
Aguardarcumprimento da
exigncia
Encaminhar parao subsecretrio
da SUBLO
Aguardarcumprimentoda exigncia
SUBLO /Coordenadoriade transporte
Encaminhar parapublicao no
DOE
Exigncia noatendida
Descredenciarno
sistema SISRVO
Expedientearquivadosem soluo
Solicitar odescredenciamento
no CTF
FIM
Exignciaatendida
SUBLO /Coordenadoriade transporte
SUBLO /Coordenadoriade transporte
Encaminharofcio ao
requerenteinformando a
baixa do veculo
Arquivar adocumentaona pasta dorequerente
Excluso deveculo concluda
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2.1.2 Excluso de Veculos
Descrio do Diagrama de Fluxo de Atividade (Parte 2):
Atividade Descrio Responsvel
Gerar parecer sobre a situao do veculo
O analista de RVO da Coordenadoria de Transporte elabora um parecer sobre a situao do veculo.
SUBLO / Coordenadoria de Transporte
Verificar a retirada do equipamento UVE
A Coordenadoria de Transporte verifica no sistema CTF (controle total de frotas) se a UVE (unidade veicular) j foi retirada. Caso o equipamento UVE ainda no tenha sido retirado do CTF, a Coordenadoria de Transporte orienta ao rgo detentor do veculo que providencie a retirada do equipamento.
Solicitao em conformidade
Emitir a ordem de servio de retirada do n de ordem
A Coordenadoria de Transporte emite a ordem de servio relativo a atribuio do nmero de ordem e a anexa ao ofcio juntamente com o parecer.
Encaminhar para o Subsecretrio da SUBLO
Esse expediente submetido para apreciao da chefia da Coordenadoria de Transporte, para que este avalie seu contedo. O Coordenador encaminha o expediente para assinatura do Subsecretrio da SUBLO.
Encaminhar para publicao no DOE
O expediente retorna Coordenadoria de Transporte que providenciar a publicao no DOE.
Lanar no sistema SISRVO
Aps a publicao no DOE, a Coordenadoria de Transporte altera o status do nmero de ordem no Sistema de Registro de Veculos Oficiais SISRVO, tornando-o descredenciado.
Solicitar o descredenciamento no CTF
A Coordenadoria de Transporte solicita o descredenciamento no sistema Controle Total de Frotas - CTF.
Encaminhar ofcio ao requerente informando a baixa do veculo
A Coordenadoria de Transporte elabora e encaminha ofcio ao rgo requerente informando que o veculo foi descredenciado no SISRVO e no CTF. A Coordenadoria de Transporte orienta ao rgo que providencie a emisso da certido de baixa junto ao Departamento de Trnsito do RJ.
Arquivar a documentao na pasta do requerente
A Coordenadoria de Transporte arquiva o expediente na pasta do rgo requerente. Nesse momento o expediente est composto dos seguintes documentos:
Solicitao de baixa; Parecer da Coordenadoria de Transporte; Ordem de Servio; Publicao no DOE; Cpia da orientao e concluso.
Excluso de veculo concluda
- Subsecretaria Adjunta de Modernizao da Gesto - SUMOG - 17
2.1.2 Excluso de Veculos
Descrio do Diagrama de Fluxo de Atividade (Parte 2 - Continuao):
Atividade Descrio Responsvel
Solicitao no conforme
Contatar o rgo solicitante
A Coordenadoria de Transporte contata o rgo solicitante sobre a pendncia na documentao. Coloca a solicitao em exigncia at que a pendncia seja solucionada. A Coordenadoria de Transporte normalmente aguarda a soluo da pendncia por 30 dias corridos.
SUBLO / Coordenadoria de Transporte
Pendncia no atendida
Verificar necessidade de oficializar o requerente
O analista de cadastro consulta a chefia da Coordenadoria de Transporte sobre a necessidade de oficializar o requerente quanto a pendncia no resolvida.
Chefia da Coordenadoria
Emitir ofcio
Encaminhar ofcio ao requerente
A Coordenadoria de Transporte elabora e encaminha um ofcio ao protocolo da SUBLO, que numera, colhe assinatura do Subsecretrio e encaminha ao rgo requerente.
SUBLO / Coordenadoria de Transporte
Aguardar cumprimento da exigncia
Exigncia atendida
Exigncia no atendida
Expediente arquivado sem soluo
Findo o prazo estipulado pelo Subsecretrio da SUBLO, a Coordenadoria de Transporte encaminha o expediente para o arquivo da SUBLO (arquivo morto).
FIM
Pendncia atendida
Emitir a ordem de servio de retirada do n de ordem
A Coordenadoria de Transporte emite a ordem de servio relativo a retirada do nmero de ordem e a anexa ao ofcio juntamente com o parecer.
Encaminhar para o subsecretrio da SUBLO
Esse expediente submetido para apreciao da chefia da Coordenadoria de Transporte, para que este avalie seu contedo. O Coordenador encaminha o expediente para assinatura do Subsecretrio da SUBLO.
Encaminhar para publicao no DOE
O expediente retorna Coordenadoria de Transporte que providenciar a publicao no DOE.
Descredenciar no sistema SISRVO
Aps a publicao no DOE, a Coordenadoria de Transporte altera o status do nmero de ordem no SIRVO (Sistema de Registro de Veculos Oficiais), tornando-o descredenciado.
- Subsecretaria Adjunta de Modernizao da Gesto - SUMOG - 18
2.1.2 Excluso de Veculos
Descrio do Diagrama de Fluxo de Atividade (Parte 2 - Continuao):
Atividade Descrio
Responsvel
Solicitar o descredenciamento no CTF
A Coordenadoria de Transporte solicita o descredenciamento no sistema Controle Total de Frotas - CTF.
SUBLO/ Coordenadoria de Transporte
Encaminhar ofcio ao requerente informando a baixa do veculo
A Coordenadoria de Transporte elabora e encaminha ofcio ao rgo requerente informando que o veculo foi descredenciado no Sistema de Registro de Veculos Oficiais - SISRVO e no Cadastro Total de Frotas - CTF. A Coordenadoria de Transporte orienta ao rgo que providencie a emisso da certido de baixa junto ao Departamento de Trnsito do RJ.
Arquivar a documentao na pasta do requerente
A Coordenadoria de Transporte arquiva o expediente na pasta do rgo requerente. Nesse momento o expediente est composto dos seguintes documentos:
Solicitao de baixa; Parecer da Coordenadoria de Transporte; Ordem de Servio; Publicao no DOE; Cpia da orientao e concluso.
Excluso de veculo concluda
- Subsecretaria Adjunta de Modernizao da Gesto - SUMOG - 19
2.1.2 Excluso de Veculos
Diagrama de Fluxo de Atividade (Parte 3):
Veculolocado,cedido,
e em processode doao
SISRVO
Verificar aretirada doequipamento
UVE
Verificao emconformidade
SUBLO /Coordenadoriade transporte
Descrendenciaro
veculo noSISRVO
SUBLO /Coordenadoriade transporte
Arquivar adocumentaona pasta dorequerente
CTF
Online
Verificaono conforme
SUBLO /Coordenadoriade transporte
Solicitar aretirada da UVE
Aguardarretirada da
UVE
SUBLO /Coordenadoriade transporte
Descredenciar oveculo noSISRVO
Excluso deveculo concluda
Arquivar adocumentaona pasta dorequerente
SUBLO /Coordenadoriade transporte
- Subsecretaria Adjunta de Modernizao da Gesto - SUMOG - 20
2.1.2 Excluso de Veculos
Descrio do Diagrama de Fluxo de Atividade (Parte 3):
Atividade Descrio Responsvel
Veculo locado, cedido, e em processo de doao
Verificar a retirada do equipamento UVE
A Coordenadoria de Transporte verifica se o equipamento UVE, j foi retirado do veculo.
SUBLO/ Coordenadoria de Transporte
Verificao em conformidade
Descredenciar o veculo no SISRVO
A Coordenadoria de Transporte altera o status do nmero de ordem no SIRVO (Sistema de Registro de Veculos Oficiais), tornando-o descredenciado..
Arquivar a documentao na pasta do requerente
A Coordenadoria de Transporte arquiva o expediente na pasta do rgo requerente. Nesse momento o expediente est composto dos seguintes documentos:
Solicitao de descredenciamento; Parecer da Coordenadoria de Transporte.
Verificao no conforme
Solicitar a retirada da UVE
A Coordenadoria de Transporte verifica no sistema CTF (controle total de frotas) se a UVE (unidade veicular) j foi retirada. Caso o equipamento UVE ainda no tenha sido retirado do CTF, a Coordenadoria de Transporte orienta ao rgo detentor do veculo que providencie a retirada do equipamento (pois a perda do equipamento poder gerar a obrigatoriedade de ressarcimento).
Aguardar retirada da UVE
Descredenciar o veculo no SISRVO
A Coordenadoria de Transporte altera o status do nmero de ordem no SIRVO (Sistema de Registro de Veculos Oficiais), tornando-o descredenciado.
Arquivar a documentao na pasta do requerente
A Coordenadoria de Transporte arquiva o expediente na pasta do rgo requerente. Nesse momento o expediente est composto dos seguintes documentos:
Solicitao de descredenciamento; Parecer da Coordenadoria de Transporte.
Excluso de veculo concluda
- Subsecretaria Adjunta de Modernizao da Gesto - SUMOG - 21
2.1.3 Demais Possibilidades
Diagrama de Fluxo de Atividade (Parte 1):
Ofcio
Cadastramentode Veculos
UPO
SolicitarCredenciamento/Descredenciamento
de Veculo
RegistrarEntrada doExpediente
rgos
Expediente
Encaminharexpediente
SUBLO
ProtocoloSEPLAG
Analisarexpediente
ProtocoloSEPLAG
Demaispossibilidadesem transportes
SUBLO /Coordenadoriade transporte
Analisar adocumentao
Documentaoincompleta
Contatar orgo
requerente
SUBLO /Coordenadoriade transporte
Pendncia noatendida
Documentaocompleta
SUBLO /Coordenadoriade transporte
Pendnciaatendida
- Subsecretaria Adjunta de Modernizao da Gesto - SUMOG - 22
2.1.3 Demais Possibilidades
Descrio do Diagrama de Fluxo de Atividade (Parte 1):
Atividade Descrio Responsvel
Solicitar Credenciamento/ Descredenciamento de Veculo
Os rgos emitem Ofcio (rgos externos a SEPLAG) e CI (internos a SEPLAG) para solicitar cadastramento de veculos. Essa solicitao pode ser: Incluso, Excluso, Cesso, Doao, Locao e Comodato de viaturas. Juntamente com o documento emitido pelo rgo requerente tambm seguem os anexos do veculo.
rgos
Registrar Entrada do Expediente
O protocolo da SEPLAG registra no UPO a entrada do expediente solicitando o cadastramento de veculo.
Protocolo SEPLAG
Encaminhar expediente SUBLO
O protocolo da SEPLAG encaminha o expediente para a SUBLO depois de fazer o registro no sistema UPO.
Analisar expediente
Na SUBLO o processo passa pelo seu subsecretrio que apenas toma conhecimento (sem visitar) do expediente. Em seguida o expediente encaminhado para a Coordenadoria de Transporte, onde ser analisada a solicitao.
SUBLO / Coordenadoria de Transporte
Demais possibilidades em transportes
Analisar a documentao
Na Coordenadoria de Transporte, o analista de cadastro verificando o contedo do expediente. A documentao pode ser:
Termo de cesso de uso; Termo de doao; Contrato de locao; Termo de comodato.
Documentao incompleta
Contatar o rgo requerente
A Coordenadoria de Transporte contata o rgo solicitante sobre a pendncia na documentao, coloca a solicitao em exigncia at que a pendncia seja solucionada.
Pendncia no atendida
Documentao completa
Pendncia atendida
- Subsecretaria Adjunta de Modernizao da Gesto - SUMOG - 23
2.1.3 Demais Possibilidades
Diagrama de Fluxo de Atividade (Parte 2):
Analista deCadastro
Pendncia noatendida
Verificarnecessidadede oficializar orequerente
SUBLO /Coordenadoriade transporte
Emitir ofcio
rgorequerente
Subsecretrioda SUBLO
Encaminharofcio ao
requerente
Pendnciaatendida
Subsecretrioda SUBLO
No emitirofcio
Lanar aocorrncia nocadastro
Aguardarcumprimento da
exigncia
Arquivar oexpediente na
pasta dorequerente
Aguardarcumprimentoda exigncia
SISRVO
SUBLO /Coordenadoriade transporte
Exigncia noatendida
SUBLO /Coordenadoriade transporte
Demaispossibilidades detransportesconcludas
Expedientearquivado sem
soluo
FIM
Exignciaatendida
Seguirexpediente paracadastramento SUBLO /
Coordenadoriade transporte
- Subsecretaria Adjunta de Modernizao da Gesto - SUMOG - 24
2.1.3 Demais Possibilidades
Descrio do Diagrama de Fluxo de Atividade (Parte 2):
Atividade Descrio Responsvel
Pendncia no atendida
Verificar necessidade de oficializar o requerente
O analista de cadastro consulta a chefia da Coordenadoria de Transporte sobre a necessidade de oficializar o requerente quanto a pendncia no resolvida.
Subsecretrio da SUBLO
Analista de Cadastro
Emitir ofcio
Encaminhar ofcio ao requerente
A Coordenadoria de Transporte elabora e encaminha um ofcio ao protocolo da SUBLO, que numera, colhe assinatura do Subsecretrio e encaminha ao rgo requerente.
Coordenadoria de
transporte
rgo requerente
No emitir ofcio
Aguardar cumprimento da exigncia
A Coordenadoria de Transporte aps receber a determinao do seu Subsecretrio, aguarda a soluo da pendncia pelo tempo que lhe foi determinado.
Subsecretrio da SUBLO
Aguardar cumprimento da exigncia
Exigncia no atendida
Expediente arquivado sem soluo
Findo o prazo estipulado pelo Subsecretrio da SUBLO, a Coordenadoria de Transporte encaminha o expediente para o arquivo da SUBLO (arquivo morto).
SUBLO/ Coordenadoria de Transporte
FIM
Exigncia atendida
Seguir expediente para cadastramento
A Coordenadoria de Transporte ao receber a soluo para a pendncia, libera o expediente para cadastramento na prpria coordenadoria.
Pendncia atendida
Lanar a ocorrncia no cadastro
A Coordenadoria de Transporte cadastra a alterao ou ocorrncia no Sistema de Registro de Veculos - SISRVO.
Arquivar o expediente na pasta do requerente
A Coordenadoria de Transporte depois de cadastrar a ocorrncia, arquiva o expediente na pasta do rgo requerente.
Demais possibilidades de transportes concludas
- Subsecretaria Adjunta de Modernizao da Gesto - SUMOG - 25
2.1.4 Credenciamento de Condutores
Diagrama de Fluxo de Atividade (Parte 1):
Credenciamentode condutores
UPO
Solicitar ocredenciamentodo servidor
Registrar orecebimento doexpediente
rgorequerente
Encaminharexpediente para
SUBLO
Verificar aconformidadedo contedo doexpediente
Protocolo daSeplag
SUBLO /Coordenadoriade transporte
Contedo noconforme
SUBLO /Coordenadoriade transporte
Contatar orgo
requerente
Aguardarsoluo dapendncia
Contedoconforme
Verificar aexistncia deprocesso de
credenciamento
SUBLO /Coordenadoriade transporte
- Subsecretaria Adjunta de Modernizao da Gesto - SUMOG - 26
2.1.4 Credenciamento de Condutores
Descrio do Diagrama de Fluxo de Atividade (Parte 1):
Atividade Descrio Responsvel
Solicitar o credenciamento do servidor
O rgo requerente emite ofcio solicitando o credenciamento de servidor para que este possa conduzir veculo a servio do Estado (prprio, locado, cedido,etc).
rgo requerente
Registrar o recebimento do expediente
O protocolo da SEPLAG recebe o ofcio e registra no UPO o recebimento e encaminhamento do ofcio.
Protocolo da Seplag
Encaminhar expediente para SUBLO
O protocolo da SEPLAG encaminha o expediente para o gabinete do Subsecretrio da SUBLO, que aps tomar conhecimento encaminha para a Seo de credenciamento da Coordenadoria de Transporte.
Verificar a conformidade do contedo do expediente
A Coordenadoria de Transporte analisa o contedo do expediente recebido para verificar possveis pendncias (CNH vencida, ausncia de fotografia, identificao funcional, atestado mdico, etc.)
SUBLO/ Coordenadoria de Transporte
Contedo no conforme
Contatar o rgo requerente
A Coordenadoria de Transporte contata o rgo requerente para informar a pendncia existente e solicitar a devida correo. O prazo estipulado para aguardo da correo de trs meses, findo os quais o expediente ser arquivado na prpria Coordenadoria de Transporte.
Aguardar soluo da pendncia
Contedo conforme
Verificar a existncia de processo de credenciamento
A Coordenadoria de Transporte verifica no sistema de credenciamento se j existe processo de credenciamento feito anteriormente.
- Subsecretaria Adjunta de Modernizao da Gesto - SUMOG - 27
2.1.4 Credenciamento de Condutores
Diagrama de Fluxo de Atividade (Parte 2):
Arquivoda
SEPLAG/SUBLO
Existeprocesso
Solicitardesarquivamento
do processo
Sistema decredenciamento
decondutores
Atualizar dadoscadastrais
Credencial eTermo de
responsabilidade
Confeccionar acredencial
Solicitarassinatura do
termo ecredencial
No existeprocesso
SUBLO /Coordenadoriade transporte
Retornar adocumentao
assinada
Solicitarconstiruirprocesso
Solicitarassinatura doSubsecretrio
Retornar oprocesso para a
SUBLO
Sistema decredenciamento
decondutores
SUBLO /Coordenadoriade transporte
rgorequerente
Lanar dadosno cadastro
Anexar o termoassinado aoprocesso
ProtocoloSEPLAG
Credencial eTermo de
responsabilidade
Confeccionar acredencial
Solicitararquivamentodo processo
SUBLO /Coordenadoriade transporte
Solicitarassinatura do
termo ecredencial
SUBLO /Coordenadoriade transporte
Retornar adocumentao
assinada
Solicitarassinatura doSubsecretrio
rgorequerente
Anexar o termoassinado aoprocesso
Credenciamentode condutoresconcludo
Solicitararquivamentodo processo
SUBLO /Coordenadoriade transporte
- Subsecretaria Adjunta de Modernizao da Gesto - SUMOG - 28
2.1.4 Credenciamento de Condutores
Descrio do Diagrama de Fluxo de Atividade (Parte 2):
Atividade Descrio Responsvel
Existe processo
Solicitar desarquivamento do processo
A Coordenadoria de Transporte solicita, ao arquivo da SEPLAG/SUBLO, o desarquivamento do processo existente e anexa a documentao a esse processo. No caso de no localizao do processo originrio, o arquivo far uma notificao no prprio expediente e encaminha para o protocolo da SEPLAG para que seja constitudo novo processo.
SUBLO/ Coordenadoria de Transporte
Atualizar dados cadastrais
A Coordenadoria de Transporte de posse das informaes atualiza o prazo de validade da credencial e demais informaes (mudana de categoria da CNH, processo administrativo e validade da credencial para no mximo 2 anos).
Confeccionar a credencial
A Coordenadoria de Transporte confecciona a credencial e o termo de responsabilidades, emitindo atravs do sistema de credenciamento de condutores.
Solicitar assinatura do termo e credencial
A Coordenadoria de Transporte encaminha a credencial e o termo de responsabilidade para o rgo requerente, para que este providencia o preenchimento dos documentos e a assinatura junto ao condutor.
Retornar a documentao assinada
O rgo requerente aps obter as assinaturas nos documentos, encaminha de volta para a SUBLO.
rgo requerente
Solicitar assinatura do Subsecretrio
A Coordenadoria de Transporte encaminha a documentao para o Subsecretrio da SUBLO para que este assine tambm a credencial.
SUBLO/ Coordenadoria de Transporte
Anexar o termo assinado ao processo
A Coordenadoria de Transporte anexa o termo ao processo e providencia a entrega da credencial ao condutor.
Solicitar arquivamento do processo
A Coordenadoria de Transporte encaminha o processo para o protocolo da SEPLAG solicitando seu arquivamento.
Credenciamento de condutores concludo
- Subsecretaria Adjunta de Modernizao da Gesto - SUMOG - 29
2.1.4 Credenciamento de Condutores
Descrio do Diagrama de Fluxo de Atividade (Parte 2 - Continuao):
Atividade Descrio Responsvel
No existe processo
Solicitar constituir processo
A Coordenadoria de Transporte encaminha o expediente ao protocolo solicitando que este constitua processo.
SUBLO/ Coordenadoria de Transporte
Retornar o processo para a SUBLO
O protocolo da SEPLAG encaminha o processo constitudo para a SUBLO. Protocolo SEPLAG
Lanar dados no cadastro
A Coordenadoria de Transporte lana os dados funcionais do condutor no cadastro (nome, cargo, funo, origem, etc.)
SUBLO/ Coordenadoria de Transporte
Confeccionar a credencial
A Coordenadoria de Transporte confecciona a credencial e o termo de responsabilidades, emitindo atravs do sistema de credenciamento de condutores.
Solicitar assinatura do termo e credencial
A Coordenadoria de Transporte encaminha a credencial e o termo de responsabilidade para o rgo requerente, para que este providencia o preenchimento dos documentos e a assinatura junto ao condutor.
Retornar a documentao assinada
O rgo requerente aps obter as assinaturas nos documentos, encaminha de volta para a SUBLO.
rgo requerente
Solicitar assinatura do Subsecretrio
A Coordenadoria de Transporte encaminha a documentao para o Subsecretrio da SUBLO para que este assine tambm a credencial.
SUBLO/ Coordenadoria de Transporte.
Anexar o termo assinado ao processo
A Coordenadoria de Transporte anexa o termo ao processo e providencia a entrega da credencial ao condutor.
Solicitar arquivamento do processo
A Coordenadoria de Transporte encaminha o processo para o protocolo da SEPLAG solicitando seu arquivamento.
Credenciamento de condutores concludo
- Subsecretaria Adjunta de Modernizao da Gesto - SUMOG - 30
2.1.5 Arquivamento de CRV
Diagrama de Fluxo de Atividade:
Arquivamento deCRV
UPO
Requerer oarquivamento
do CRV
Registrar orecebimento doexpediente
rgorequerente
Verificar se oveculo j estno cadastro
Veculo jcadastrado
ProtocoloSEPLAG
SUBLO /Coordenadoriade transporte
Veculo nocadastrado
SISRVO
Providenciarincluso doveculo
Registrar aguarda docertificado
Incluso deveculos
SUBLO /Coordenadoriade transporte
Arquivar CRV eOfcio
Arquivamento deCRV concludo
SUBLO /Coordenadoriade transporte
- Subsecretaria Adjunta de Modernizao da Gesto - SUMOG - 31
2.1.5 Arquivamento de CRV
Descrio do Diagrama de Fluxo de Atividade:
Atividade Descrio Responsvel
Requerer o arquivamento do CRV
O rgo encaminha ofcio juntamente com o Certificado de Registro de Veculo - CRV original para a SUBLO, solicitando o arquivamento do certificado de registro de veculo, que ficar em poder da Coordenadoria de Transporte.
rgo requerente
Registrar o recebimento do expediente
O protocolo da SEPLAG recebe e registra o expediente no UPO. Em seguida encaminha esse expediente para a SUBLO.
Protocolo SEPLAG
Verificar se o veculo j est no cadastro
A Coordenadoria de Transporte verifica no sistema SISRVO se o veculo objeto do CRV j est cadastrado.
SUBLO/ Coordenadoria de Transporte
Veculo j cadastrado
Registrar a guarda do certificado
A Coordenadoria de Transporte registra no sistema SISRVO a guarda do documento original do CRV e providencia o arquivamento do mesmo na seqncia do nmero de ordem.
Arquivar CRV e Ofcio
A Coordenadoria de Transporte providencia o arquivamento, em arquivos distintos, do CRV e do Ofcio.
Arquivamento de CRV concludo
Veculo no cadastrado
Providenciar incluso do veculo
A Coordenadoria de Transporte executa todo procedimento de incluso de veculo.
Incluso de veculos
Registrar a guarda do certificado
A Coordenadoria de Transporte registra no sistema SISRVO a guarda do documento original do CRV e providencia o arquivamento do mesmo na seqncia do nmero de ordem.
Arquivar CRV e Ofcio
A Coordenadoria de Transporte providencia o arquivamento, em arquivos distintos, do CRV e do Ofcio.
Arquivamento de CRV concludo
- Subsecretaria Adjunta de Modernizao da Gesto - SUMOG - 32
2.1.6 Desarquivamento de CRV
Diagrama de Fluxo de Atividade
DesarquivamentodeCRV
UPO
Requerer odeaarquivamento
do CRV
Registrar orecebimento doexpediente
rgorequerente
Verificarexistncia do
CRVno cadastro
CRV do Veculocadastrado
ProtocoloSEPLAG
SISRVO
Desarquivar CRV
SUBLO /Coordenadoriade transporte
Documentode retiradado CRV
Lanar retiradado
CRV no SISRVO
Atestar retiradado documento
CRV
SUBLO /Coordenadoriade transporte
Veculo nocadastrado
rgorequerente
Arquivar ofciode solicitao
dedesarquivamento
SISRVO
Oficiar CRV noexistente nocadastroSISRVO
Servidor dorgo
requerente
Registrar noSISRVO oportador do
CRV
FIM
SUBLO /Coordenadoriade transporte
SUBLO /Coordenadoriade transporte
Desarquivamentode
CRV concludo
- Subsecretaria Adjunta de Modernizao da Gesto - SUMOG - 33
2.1.6 Desarquivamento de CRV
Descrio do Diagrama de Fluxo de Atividade:
Atividade Descrio Responsvel
Requerer o desarquivamento do CRV
O rgo encaminha ofcio para a SUBLO, solicitando o desarquivamento do certificado de registro de veculo do cadastro do SISRVO.
rgo requerente
Registrar o recebimento do expediente
O protocolo da SEPLAG recebe e registra o expediente no UPO. Em seguida encaminha esse expediente para a SUBLO.
Protocolo SEPLAG
Verificar existncia do CRV no cadastro
A Coordenadoria de Transporte verifica no sistema SISRVO se o veculo objeto da solicitao est cadastrado.
SUBLO/ Coordenadoria de Transporte
Veculo no cadastrado
Oficiar CRV no existente no cadastro SISRVO
A Coordenadoria de Transporte encaminha ofcio ao rgo requerente comunicando que o veculo para o qual foi solicitado o desarquivamento, no existe no cadastro do SISRVO.
FIM
Veculo cadastrado
Desarquivar CRV A Coordenadoria de Transporte contata o rgo requerente, solicitando que envie algum servidor para retirar Certificado de Registro de Veculo - CRV do arquivo de Coordenadoria de Transporte.
Lanar retirada do CRV no SISRVO
A Coordenadoria de Transporte exclui, logicamente, o Cadastro de Registro de Veculo - CRV do Sistema de Registro de Veculos Oficiais - SISRVO, porm marcado como CRV retirado.
rgo requerente
Atestar retirada do documento CRV
A Coordenadoria de Transporte solicita que o servidor representante do rgo requerente assine o documento prprio para retirada do CRV, transferindo a guarda do documento para o requerente.
Servidor do rgo
requerente
SUBLO/ Coordenadoria de Transporte
Arquivar ofcio de solicitao de desarquivamento
A Coordenadoria de Transporte arquiva na prpria coordenadoria o ofcio de desarquivamento do CRV.
Registrar no SISRVO o portador do CRV
A Coordenadoria de Transporte registra no SISRVO o nome e matrcula do servidor que representando o rgo requerente, foi portador do documento CRV entregue.
Desarquivamento de CRV concludo
- Subsecretaria Adjunta de Modernizao da Gesto - SUMOG - 34
2.1.7 Controle de nmero de ordem
Diagrama de Fluxo de Atividade:
Controle donmero de ordem
Veculo nocadastrado
SUBLO /Coordenadoriade transporte
SISRVO
Solicitar onmero deordem
Documentaono estcorreta
Verificar se adocumentaoest correta
Verificar se oveculo estcadastrado
Contatar orgo
requerente
rgorequerente
Pendncia noresolvida
SUBLO /Coordenadoriade transporte
SUBLO /Coordenadoriade transporte
Arquivar oexpediente sem
soluo
Documentaoest correta
FIM
Pendnciaresolvida
SUBLO /Coordenadoriade transporte
Fazer a inclusodo veculo
Veculocadastrado
SUBLO /Coordenadoriade transporte
Incluso deVeculos
Verificar seofcio solicitamudana do n
ordem
SUBLO /Coordenadoriade transporte
No mudana de n
ordem
Atribuir onmero deordem
Coordenadoriade
transporte
Comunicar aorequerente a
existncia de nde ordem
Controle denmero de ordem
concludo
SUBLO /Coordenadoriade transporte
Sistema denmero deordem
Sistema denmero deordem
FIM
mudana den de ordem
Alterar onmero deordem
SISRVO
Alterar o n deordem noSISRVO
Controle denmero de ordem
concludo
SUBLO /Coordenadoriade transporte
- Subsecretaria Adjunta de Modernizao da Gesto - SUMOG - 35
2.1.7 Controle de nmero de ordem
Descrio do Diagrama de Fluxo de Atividade:
Atividade Descrio Responsvel
Solicitar o nmero de ordem
Os rgos baseados na legislao de transportes oficiais solicitam que a Coordenadoria de Transporte atribua nmero de ordem para os seus veculos.
rgo requerente
Verificar se o veculo est cadastrado
A Coordenadoria de Transporte verifica se o veculo j est cadastrado no sistema SISRVO.
SUBLO/ Coordenadoria de Transporte
Veculo no cadastrado
Verificar se a documentao est correta
A Coordenadoria de Transporte verifica se a documentao do veculo est correta para que possa ser atribudo o nmero de ordem.
Documentao no est correta
Contatar o rgo requerente
A Coordenadoria de Transporte contata o rgo requerente, comunicando a pendncia existente e solicitando soluo.
Pendncia no resolvida
Arquivar o expediente sem soluo
A Coordenadoria de Transporte arquiva o expediente sem soluo
Fim
Pendncia resolvida
Documentao est correta
Fazer a incluso do veculo
A Coordenadoria de Transporte inclui o veculo no cadastro do sistema SISRVO.
Incluso de Veculos
Atribuir o nmero de ordem
A Coordenadoria de Transporte cadastra o veculo com o respectivo nmero de ordem no sistema de nmero de ordem da SUBLO. Nesse momento so lanadas no sistema as seguintes informaes:
Ofcio de solicitao; Identificao da ordem de servio; Publicao no dirio oficial da ordem de servio.
Controle de nmero de ordem concludo
- Subsecretaria Adjunta de Modernizao da Gesto - SUMOG - 36
2.1.7 Controle de nmero de ordem
Descrio do Diagrama de Fluxo de Atividade (Continuao):
Atividade Descrio Responsvel
Veculo cadastrado
Verificar se ofcio solicita mudana do n ordem
A Coordenadoria de Transporte verifica se o ofcio solicita mudana no n de ordem.
SUBLO/ Coordenadoria de Transporte
No mudana de n ordem
Comunicar ao requerente a existncia de n de ordem
A Coordenadoria de Transporte comunica ao rgo requerente que o veculo j encontra-se cadastrado no sistema de nmero de ordem. O nmero de ordem existente passado para o requerente.
Fim
mudana de n de ordem
Alterar o nmero de ordem
A Coordenadoria de Transporte altera o nmero de ordem no sistema de nmero de ordem e libera o nmero anterior para reuso.
Alterar o n de ordem no SISRVO
A Coordenadoria de Transporte o respectivo nmero de ordem do veculo no sistema de nmero de ordem da SUBLO. Nesse momento so lanadas no sistema as seguintes informaes:
Ofcio de solicitao; Identificao da ordem de servio; Publicao no dirio oficial da ordem de servio.
Controle de nmero de ordem concludo
- Subsecretaria Adjunta de Modernizao da Gesto - SUMOG - 37
2.2 - Controle do Consumo de Combustveis
Diagrama de Fluxo de Atividade (Parte 1):
Controle doconsumo decombustveis
Ofciosolicitando
cadastramentode NC
Solicitarcadastramentoda Nota deCrdito p/aquisio
de combustvel
Ofciosolicitando
cadastramentode NC
Encaminhar oofcio para a
SUBLO/COGCF
rgos daAdministrao
Direta
COGCF
Analisarcontedo do
ofcio com a NC
rgos daAdministrao
Indireta
Ofcio noaprovado
Protocolo daSeplag
Devolver ofciopara o rgo de
origem
SUBLO /Coordenadoriade transporte
FIM
Processoautuado
Ofciioaprovado
Autuar processo
Processoautuado
Solicitarautorizao da
despesa
Protocolo daSeplag
Analisar adespesasolicitada
SUBLO /Coordenadoriade transporte
Ordenador dedespesa
- Subsecretaria Adjunta de Modernizao da Gesto - SUMOG - 38
2.2 - Controle do Consumo de Combustveis
Descrio do Diagrama de Fluxo de Atividade (Parte 1):
Atividade Descrio Responsvel
Solicitar cadastramento da Nota de Crdito p/ aquisio
Os rgos da Administrao Direta/Indireta que aderiram ao Sistema Integrado de Aquisio e Distribuio de Combustveis e Derivados - SIADC, atravs do SIAFEM fazem a transferncia oramentria para a SEPLAG e encaminham para a Subsecretaria de Recursos Logsticos - SUBLO ofcio com a Nota de Crdito - NC para aquisio de combustvel, indicando valores para o Controle Total da Frota - CTF e/ou para Tickets. Os Tickets so utilizados na aquisio de combustvel para os veculos que no possurem o CHIP de controle do CTF.
rgos da Administrao
Direta
rgos da Administrao
Indireta
Encaminhar o ofcio para a SUBLO/COGCF
O protocolo da SEPLAG recebe e registra a entrada do ofcio e o encaminha para a Coordenadoria de Gesto de Contratos e Frotas - COGCF da Subsecretaria de Recursos Logsticos - SUBLO. Registra no sistema UPO o encaminhamento do expediente.
Protocolo da SEPLAG
Analisar contedo do ofcio com a NC
A Coordenadoria de Transporte analisa o contedo do ofcio com a Nota de Crdito, e o encaminha de volta ao protocolo para que seja aberto processo de empenhamento de despesa. Esse tipo de processo tem a validade de um (01) ano. SUBLO/
Coordenadoria de Transporte Ofcio no aprovado
Devolver ofcio para o rgo de origem
A Coordenadoria de Transporte encaminha o ofcio para o rgo emitente para que proceda a correo da Nota de Crdito, baseada no quadro detalhamento de despesas anual (QDD).
FIM
Ofcio aprovado
Autuar processo O protocolo da SEPLAG autua o processo solicitado pela SUBLO e encaminha o processo de volta.
Protocolo da SEPLAG
Solicitar autorizao da despesa
SUBLO/COGCF solicita autorizao da despesa ao Ordenador para que seja feito o empenhamento em favor do fornecedor do combustvel.
SUBLO / Coordenadoria de Transporte
Analisar a despesa solicitada
O Ordenador de despesa analisa o contedo do processo e pode ou no aprovar. Ordenador de despesa
- Subsecretaria Adjunta de Modernizao da Gesto - SUMOG - 39
2.2 Controle do Consumo de Combustveis
Diagrama de Fluxo de Atividade (Parte 2):
Despesa noautorizada
Encaminhar oprocesso para aCoordenadoria
deTransporte
FIM
SUBLO /Coordenadoriade transporte
Processoautuado
Despesaautorizada
Emitir a Notade Empenho
Solicitarconformidade da
nota deempenho
CTF
Online
Retornar oprocesso para a
SUBLO
SUBLO /Coordenadoriade transporte
Liberar ovalor do
combustvelempenhado
SUBLO /Coordenadoriade transporte
Necessidadede
AdquirirCombustvel
SUBLO /Coordenadoriade transporte
Solicitar adisponibilidadede tancagem dascorporaes
Solicitarcombustvel
para adistribuidora
SUBLO /Coordenadoriade transporte
- Subsecretaria Adjunta de Modernizao da Gesto - SUMOG - 40
2.2 Controle do Consumo de Combustveis
Descrio do Diagrama de Fluxo de Atividade (Parte 2):
Atividade Descrio Responsvel
Despesa no autorizada
Encaminhar o processo para a Coordenadoria de Transporte
A Subsecretaria de Recursos Logsticos - SUBLO encaminha o processo com a justificativa apresentada pelo Ordenador de Despesa para que a Coordenadoria de Transporte providencie o estorno do crdito junto ao rgo.
SUBLO / Coordenadoria de Transporte
FIM
Despesa autorizada
Emitir a Nota de Empenho
A Subsecretaria de Recursos Logsticos faz a emisso da nota de empenho pelo valor total, a favor da distribuidora contratada.
Solicitar conformidade da nota de empenho
A Subsecretaria de Recursos Logsticos - SUBLO encaminha o processo para a SUPLA (COCAN - Coordenadoria de contabilidade), para que seja feita a conformidade da nota de empenho.
Retornar o processo para a SUBLO
A Superintendncia de Planejamento Gesto e Finanas - SUPLA encaminha o processo para a Subsecretaria de Recursos Logsticos - SUBLO.
Liberar o valor do combustvel empenhado
A Coordenadoria de Transporte, procede a distribuio do valor correspondente ao combustvel, em tickets ou CTF de acordo com a solicitao do rgo. O valor empenhado para aquisio de combustvel poder ser creditado no CTF (Controle total de frotas) via WEB ou atravs de Tickets.
Necessidade de Adquirir Combustvel
Solicitar a disponibilidade de tancagem das corporaes
A Subsecretaria de Recursos Logsticos antes de emitir a requisio do combustvel necessrio, solicita s corporaes (PMERJ, CBMERJ e PCERJ) que informem a disponibilidade de tancagem de combustvel, para que seja feita a aquisio do mesmo.
Solicitar combustvel para a distribuidora
A Subsecretaria de Recursos Logsticos entra em contato com a distribuidora contratada para encomendar a entrega do combustvel necessrio. Nessa ocasio a SUBLO informa os locais de entrega com as suas quantidades correspondentes.
- Subsecretaria Adjunta de Modernizao da Gesto - SUMOG - 41
2.2 Controle do Consumo de Combustveis
Diagrama de Fluxo de Atividade (Parte 3):
Combustvelentregueconformesolicitado
Atestar orecebimento docombustvel
Encaminhar NFpara a SUBLO
Responsvelpelo
combustvelna corporao
Conferir ocontedo daNota Fiscal
Contedoincorreto
SUBLO /Coordenadoriade transporte
SUBLO /Coordenadoriade transporte
Identificar aincorreo
Notificar ofornecedor docombustvel
Contedocorreto
SUBLO /Coordenadoriade transporte
Aguardar acorreo daNota Fiscal
Autuar processode pagamentode fatura
Processoautuado
Receber acorreo dofornecedor docombustvel
SUBLO /Coordenadoriade transporte
Solicitaremisso da DL
Protocolo daSeplag
Encaminhar oprocesso para a
SUBLO
SUBLO /Coordenadoriade transporte
Solicitarautorizao paraemisso da PD
SUPLA/COCAN
Processar aprogramao dedesembolso
(PD)
Ordenador dedespesa
Arquivar oprocesso
SUBLO /Coordenadoriade transporte
Controle doconsumo decombustveisconcludo
- Subsecretaria Adjunta de Modernizao da Gesto - SUMOG - 42
2.2 Controle do Consumo de Combustveis
Descrio do Diagrama de Fluxo de Atividade (Parte 3):
Atividade Descrio Responsvel
Combustvel entregue conforme solicitado
Atestar o recebimento do combustvel
Cada responsvel pelo recebimento e estoque do combustvel nas corporaes, dever receber a nota fiscal referente ao produto entregue, e dever atestar no seu verso esse recebimento atravs de declarao, assinatura e indicao da matrcula. Responsvel
pelo combustvel na corporao Encaminhar NF
para a SUBLO
O responsvel pelo estoque do combustvel na corporao, dever encaminhar a nota fiscal com o devido atesto de recebimento para a Subsecretaria de Recursos Logsticos.
Conferir o contedo da Nota Fiscal
A Coordenadoria de Transporte confere a Nota Fiscal recebida das corporaes e verifica se as informaes esto corretas.
SUBLO / Coordenadoria de Transporte
Contedo incorreto
Identificar a incorreo
A Coordenadoria de Transporte identifica a incorreo na Nota Fiscal.
Notificar o fornecedor do combustvel
A Coordenadoria de Transporte notifica o fornecedor do combustvel sobre o erro encontrado na Nota Fiscal para que seja feita a correo atravs de um documento contbil.
Aguardar a correo da Nota Fiscal
Receber a correo do fornecedor do combustvel
A Coordenadoria de Transporte recebe a correo da Nota Fiscal solicitada e encaminha para a rotina de pagamento.
- Subsecretaria Adjunta de Modernizao da Gesto - SUMOG - 43
2.2 Controle do Consumo de Combustveis
Descrio do Diagrama de Fluxo de Atividade (Parte 3 - Continuao):
Atividade Descrio Responsvel
Contedo correto
Autuar processo de pagamento de fatura
A Coordenadoria de Transporte, encaminha ao protocolo da SEPLAG a primeira Nota Fiscal de cada rgo, referente a aquisio de combustvel.
SUBLO / Coordenadoria de Transporte
Processo autuado
O protocolo da SEPLAG autua o processo conforme solicitado e o encaminha para a SUBLO.
Protocolo da SEPLAG
Solicitar emisso da DL
A Coordenadoria de Transporte encaminha o processo de pagamento de fatura para a SUPLA/COCAN, solicitando a emisso do Documento de Liquidao.
SUBLO / Coordenadoria de Transporte
Encaminhar o processo para a SUBLO
A SUPLA/COCAN insere o documento de liquidao no processo de pagamento de fatura e devolve para a SUBLO.
SUPLA/COCAN
Solicitar autorizao para emisso da PD
A Coordenadoria de Transporte solicita ao Ordenador de Despesa autorizao para emitir a Programao de desembolso. Em condies normais, o Ordenador de despesa no coloca obstculos uma vez que o processo j obteve conformidade do Contador.
Ordenador de despesa
SUBLO / Coordenadoria de Transporte
Processar a programao de desembolso (PD)
A Coordenadoria de Gesto de Contratos e Frotas emite a programao de desembolso (PD) referente ao combustvel adquirido e o insere no processe de pagamento de fatura.
Arquivar o processo
A Coordenadoria de Gesto de Contratos e Frotas arquiva o processo em arquivo da prpria coordenadoria.
Controle do consumo de combustveis concludo