Material Educativo - Orçamento Matricial

Stratec Material EducativoOrçamento Matricial

ORÇAMENTO MATRICIALORÇAMENTO MATRICIAL

UMA NOVA VISÃO PARA A ELABORAÇÃO E O

CONTROLE ORÇAMENTÁRIO

META META

REDUÇÃO DE R$ 9.500.000,00 NOS DISPÊNDIOS E DESPESAS

Roteiro da Apresentação

Preparação da base orçamentária

Preparação para definição das metas

Definição preliminar das metas

Negociação e consolidação do orçamento

1ª Etapa - A Elaboração do Orçamento Matricial1

2ª Etapa - Controle Orçamentário Acompanhamento dos gastos

Auditoria

3ª Etapa - Organização do Projeto Formação das equipes e forma de atuação7

ANTES, ALGUNS CONCEITOS ANTES, ALGUNS CONCEITOS SOBRE GERENCIAMENTOSOBRE GERENCIAMENTO

Fator crítico de sucesso Fator crítico de sucesso

LIDERANÇALIDERANÇA

MÉTODOMÉTODOCONHECIMENTOCONHECIMENTO

DO DO PROCESSOPROCESSO

PROATIVA

Modelo Mental

ADMINISTRAÇÃO ADMINISTRAÇÃO E GERENCIAMENTOE GERENCIAMENTOADMINISTRAÇÃO ADMINISTRAÇÃO E GERENCIAMENTOE GERENCIAMENTO

Administraçãode

Empresas

LiderançaLiderança

ConhecimentoConhecimento

FinançasRecursos HumanosLogísticaFabricaçãoMarketingVendas, etc

Clima OrganizacionalLiderança ExecutivaGovernança

Manter MetasAtingir MetasEstabelecer Metas

Cultura OrganizacionalPotencial das pessoasA

MétodoMétodo

O que é Método?O que é Método?

Método =

“Processo para se atingir resultados”.

Método para Atingir Resultados: Método para Atingir Resultados: PDCAPDCAModelo Mental

PrincípiosPrincípios

Quem não mede não gerencial

Gerenciar é atingir metas

1ª Etapa

Processo de Elaboração do

Orçamento Matricial

Proposta de Gestão Orçamentária

ORÇAMENTO MATRICIAL

•Exame detalhado dos gastos•Metas de redução específicas para cada área •Desafios compatíveis com o potencial de ganho •Ônus da prova com os gerentes

VISÃO ORÇAMENTÁRIA

Elaboração do

OrçamentoP

A Gestão do Orçamento Através do PDCA

Controle Orçamentário

Os Princípios do Orçamento Matricial

Princípios Significado1) Controle

Cruzado

Gastos controlados por duas pessoas (donos de entidades e pacotes)

O Princípio do Desdobramento do Custo

Presidente

Diretorias(Entidade)

Centros de Custo Pacotes de Gastos

VariáveisAtividades

O Princípio do Controle Cruzado

Gestor Gestor Gestor

Dono da Entidade

Gestordo pacote

Dono do pacote

Gestor Gestor Gestor

Dono da entidade

Gasto “a” - $

Gasto “b” - $

Gasto “z” - $

Gasto “” - $

Matriz CorporativaDono: Presidente

SignificadoPrincípios1) Controle

Cruzado

2) Foco no desdobramento do gasto

Os gastos são desdobrados até o nível onde são realizados

Princípios Significado1) Controle

Cruzado

2) Foco no desdobramento do gasto

Os custos são desdobrados até o nível onde são realizados

3) Acompanhamento sistemático

Esforço direcionado à partir de comparações sistemáticas e controle detalhado dos gastos

O Princípio do Acompanhamento Sistemático

Acompanhamento Mensal do Resultado - “Gestão à Vista”

Reuniões para Controle de Gastos

Cobertura de Estoque

Nov Dez Ja n Fev Mar Abr Mai Jun J ul Ag o Set

Melhor

Índice decobertura deestoque

Média97

Auditoria de Procedimentos

Premissas do Orçamento Matricial

Resultado orçamento matricial

IGUAL ao resultado contábil

Reais históricos

Correta alocação dos lançamentos

contábeis

Processo de Elaboração do Orçamento Matricial

Negociação e Consolidação do Orçamento

Definição Preliminar das Metas

Preparação para Definição das Metas

Preparação da Base

Orçamentária

•Definição de Pacotes e Variáveis

•Definição de Entidades e Níveis

•Definição de Donos, Coordenadores e Gestores de Pacotes e Entidades

Preparação da Base Orçamentária

Elementos básicos para a gestão do “Orçamento Matricial”

Pacotes de Gastos

Quais são os gastos

Entidades da Empresa

Onde ocorrem os

gastos

Negociação eConsolidaçãodo Orçamento

DefiniçãoPreliminardas Metas

Preparaçãopara Definiçãodas Metas

Preparaçãoda Base

Orçamentária

Definição e Objetivo de Pacotes

• Agrupamentos de contas contábeis homogêneas em relação à

natureza do lançamento que as originaram.

PACOTES

VARIÁVEIS DE PACOTES

• Representam o nível de abertura da contabilidade.

OBJETIVOS

• Montar uma estrutura contábil-gerencial

• Facilitar a análise e compreensão sobre a alocação de gastos

• Gerenciar sua evolução ao longo do tempo

Preparaçãoda Base

Orçamentária

Como São Formados os Pacotes

250Despesas

Administrativas

Salários e Encargos Sociais

Aluguel de Imóveis 30

Custos Fixos de Produção

Salários e Encargos Sociais

Aluguel das Instalações Fabris

“DRE”

Aluguel de Veículos 25

Aluguel das Instalações Fabris

Aluguel de Veículos

Aluguel de Imóveis

Aluguéis

Salários e Encargos Sociais da Produção 500

250Pessoal

Salários e Encargos Sociais da Administração

Pacotes

Preparaçãoda Base

Orçamentária

Exemplo de Pacotes e Variáveis (Gastos)

Preparaçãoda Base

Orçamentária

VARIÁVEIS

Locação de veículos leves

Loc. de veículos pesados

Locação de ônibus

Gasolina

Álcool

Óleo Diesel

Peças e assessórios

Seguros

Apoio logístico

Manutenção de veículos

PACOTES

Terceiros

Aluguéis

Despesas de Apoio

Legais e Fiscais

Utilidades e Insumos

Pessoal

Propaganda

Definição e Objetivo de Entidades

• Unidades da estrutura organizacional (funcional ou por projeto)

ENTIDADES

NÍVEIS DE ENTIDADES

• É o desdobramento das entidades, de acordo com a estrutura

organizacional, desde unidades corporativas até centros de

OBJETIVO

• Estabelecer uma clara definição da responsabilidade

gerencial pelo controle dos gastos

Preparaçãoda Base

Orçamentária

Exemplos de Entidades

PresidênciaEmpresa

Preparaçãoda Base

Orçamentária

Dir. Com.Dir. Finan Dir. Oper.Entidades

FinanceiroCentros de

MKT Intercâmbio Pessoal

Vice-Pres

Donos, Coordenadores e Gestores

Coord. Coord. Coord.

Dono da Entidade

Coord.

Dono do pacote

Matriz CorporativaDono: Presidente Dono da

EntidadeDono da Entidade

Dono do pacote

Preparaçãoda Base

Orçamentária

• Análise preliminar das variáveis

• Definição de Atividades, Parâmetros e Indicadores

• Definição de “Clusters”

• Preparação do Software e coleta de dados

Análise Preliminar das Variáveis

Indicadores

item de controle para definição da meta e acompanhamento

Atividades detalhamento do último nível do plano de contas valores gerenciados no nível operacional definidas pelos coordenadores e gestores de pacote

Parâmetros critério de comparação

Variáveis

Pacote

Preparaçãoda Base

Orçamentária

Priorizar variáveis e verificar potencial de ganho

Atividades, Parâmetros e Indicadores

Preparaçãoda Base

Orçamentária

11Economiano Parâmetro

CONSUMOESPECÍFICO

(kg detergente/m2)

Gastos com Telefonia Fixa

100150200250300350400450500

Adm.Central

Financeiro Comercial Logística Industrial Engenharia

Entidades

PREÇOUNITÁRIO

(R$/kg detergente)

Filial SãoPaulo

(capital)

Filial Salvador Filiar SãoPaulo

(interior)

Filial PortoAlegre

Filial Curitiba Filial Recife FilialFortaleza

EntidadesR

22Renegociação de Contratos

GASTOGASTO

(R$/m2)

Comparação entre indicadores para definição de metas

Comparar indicadores

Identificar “Clusters”

Agrupar entidades

Entidades: Administrativa, Comercial, Industrial, etc...

Preparaçãoda Base

Orçamentária

O que são “Clusters”?

Gastos com telefone fixo - Diretoria Comercial

Exemplo

Característica

Pontos de venda/entidade

São agrupamentos de entidades com características em comum que podem ter seus resultados comparados

Rio de Janeiro

Minas Gerais

Ribeirão Preto

Brasília

Goiânia

EntidadesCluster A

MG - 3.500 PDVRibeirão Preto - 3.180 PDV

Cluster C

Brasília - 1.730 PDV

Rio de Janeiro - 2.600 PDVGoiânia - 2.400 PDV

Cluster B

Preparaçãoda Base

Orçamentária

Desenvolvimento de Softwarepara Coleta de Dados

Utilizar mesma base de dados da Contabilidade

PRÉ- REQUISITO:

Levantar dados para definição das metas orçamentárias

OBJETIVOS PRINCIPAIS:

Acompanhar resultados mensais e gerar consultas para análises comparativas entre o real e orçado

Preparaçãoda Base

Orçamentária

• Coletar dados da DRE

• Inserir parâmetros e indicadores para cálculo dos valores da situação atual

• Apresentar os gastos por pacote e entidade

Levantar dados para definição das metas orçamentárias

Preparaçãoda Base

Orçamentária

• Apresentar dados por pacote e entidade para os seus gestores

Acompanhar resultados mensais e gerar consultas para análises comparativas entre o real e orçado

Preparaçãoda Base

Orçamentária

•Definição preliminar das metas corporativas por diretoria e por pacote

•Análise dos dados coletados e estabelecimento das “réguas” nas entidades das diretorias

•Definição preliminar das metas nas entidades

•Definição das “Propostas de Padrões” e “Planos de Redução de Gastos”

Análise dos dados coletados e estabelecimento das “réguas” nas entidades

Definição preliminar das metas nos níveis das entidades

Definição das Metas

Definição das “Propostas de Padrões” e “Planos de Redução de Gastos”

Definição das Metas “Top-Down”

CorporativoCorporativo

EntidadesEntidades

Níveis das Níveis das EntidadesEntidades

Preparaçãopara Definição

das Metas

Preparaçãoda Base

Orçamentária

Definição preliminar das metas corporativas

Definição Preliminar das Metas Corporativas

As metas do orçamento matricial são definidas por pacotes

- Analisar os valores propostos de redução de custos por diretoria que impactam em cada pacote

- Analisar o potencial de ganho das demais contas que compõem seu pacote, totalizando a meta de redução global do pacote

Marcos Elias Jacques G. José Pereira Dr. José PereiraDonos de Pacotes

Pacotes Variáveis Administrativo Comercial Industrial Total Pacote

Marcos Pessoal 5440 3264 2176 10880Elias Salários e Ordenados 2700 1620 1080 5400

Honorários 500 300 200 1000Vale Transporte 100 60 40 200Vale Refeição 200 120 80 400PIS 250 150 100 500FGTS 200 120 80 400INSS 300 180 120 600Gratificações 90 54 36 180Aviso Prévio 80 48 32 160Salário Educação 45 27 18 9013o Salário 450 270 180 900Férias 450 270 180 900Benefícios Indiretos 75 45 30 150

Marcos Despesas 810 486 324 1620Elias de Apoio Telefone 500 300 200 1000

Viagens 250 150 100 500Jornais e Revistas 60 36 24 120

Total de Gastos 9375 7365 7760 24500

Entidades e Donos de EntidadesRESPONSÁVEL: Presidente- Dr. José Pereira

Meta Corporativa

das Metas

Preparaçãoda Base

Orçamentária

Total de Gastos 9375 7365 7760 24500

Dr. José Pereira

Total Pacote

1088054001000

200400500400600180160

90900900150

16201000

500120

Metas de Redução de Custos por pacotes

Matriz Corporativa da CCPREntidade: CCPRDono: Dr. José Pereira Campos Filho

Dono da Entidade

Coordenador da Entidade

Dono Coordenador do

PacoteEntidades

Pacotes Meta $ Meta % Meta $ Meta % Meta $ Meta % Meta $ Meta % Meta $ Meta %

Marcos E. Osvaldo Pessoal

J. Pereira Maurício B.Utilidades e Insumos

Marcos E. Humberto Despesas de ApoioMarcos E. Otacílio FinanceiroMarcos E. Aécio TerceirosJ.Gontijo Juarez AluguéisMarcos E. Jaques Coura Legais e Fiscais

J.Gontijo Joaquim F.Despesas de Comercialização

J.Gontijo Otto PropagandaJ.Gontijo Maurício B. PerdasMarcos E. João Aurélio VeículosJ. Pereira Rosário Capital Empregado

Total EntidadesMeta do

Presidente

José Pereira

Rosário

Assessoria da Presidência

Total Pacotes

Marcos Elias

Osvaldo

Diretoria Administrativa

Jacques Gontijo

Joaquim

Diretoria Comercial

José Pereira

Maurício Borges

Diretoria Industrial

Gastos realizados em mais de uma Entidade

•Definição de Parâmetros •Comparações sistemáticas•Clusters quando necessário

•Análise do potencial de redução

Ex:Telefone

Gastos realizados em apenas uma Entidade

Ex: Despesas com Tarifas Bancárias

Análise dos Dados Coletados

das Metas

Preparaçãoda Base

Orçamentária

“Réguas” nas EntidadesDiretoria Comercial

das Metas

Preparaçãoda Base

Orçamentária

Cluster CCluster BCluster A

Minas Gerais Ribeirão Preto Rio de Janeiro Goiânia Brasília

Entidades

Premissas para “Traçar a Régua”

Não basear em valores extremos

Negociação entre donos e gestores de pacotes e entidades

Estabelecimento de metas atingíveis e

desafiadoras

Resultados obtidos devem ser suficientes para

garantir o alcance das metas corporativas

das Metas

Preparaçãoda Base

Orçamentária

Alberto P. Sérgio T. Ricardo S. Gilberto Dr. Jacques

Pacotes Variáveis Rio de JaneiroMinas Gerais

Ribeirão Preto

BrasíliaTotal Pacote

Pessoal 490 1306 816 652 3264Salários e Ordenados 1620Honorários 300Vale Transporte 60Vale Refeição 120PIS 150FGTS 120INSS 180Gratificações 54Aviso Prévio 48Salário Educação 2713o Salário 270Férias 270Benefícios Indiretos 45

Despesas 330 220 170 70 486de Apoio Telefone 45 120 75 60 300

Viagens 150Jornais e Revistas 36

Total de Gastos 1505 2346 1456 1673 7365

Entidades e Gestores de EntidadesEntidade: ComercialDono deEntidade: Dr. Jacques Gontijo

Meta na Entidade

das Metas

Preparaçãoda Base

Orçamentária

Telefone 45 120 75 60 3007365

Dpto Vendas Leite Depto Vendas DerivadosNíveis

Gerência Regional Vendas Minas Gerais

das Metas

Preparaçãoda Base

Orçamentária

“Réguas” nos Níveis das Entidades

Meta nos Níveis da Entidade

Humberto P. Sérgio R. Sérgio T.

Gestores de Pacotes

Pacotes VariáveisDpto. Vendas

LeiteDpto. Vendas

DerivadosTotal Pacote

Rubens Pessoal 305 300 1306Salários e Ordenados 780Honorários 100Vale Transporte 70Vale Refeição 70PIS 20FGTS 39INSS 50Gratificações 15Aviso Prévio 5Salário Educação 1013o Salário 80Férias 60Benefícios Indiretos 7

Valéria Utilidades 120 100 220Telefone 80 40 120Viagens 95Jornais e Revistas 5

Total de Gastos 1740 606 2346

Entidade: Ger. Reg. Vendas Minas GeraisDono deEntidade: Sergio T.

das Metas

Preparaçãoda Base

Orçamentária

Telefone 80 40 120

Resumo para Estabelecer as Metas nas Entidades

Montagem das árvores de indicadores para as variáveis R$/mês

Identificação dos clusters

Região Norte

Região Sul

Região S.P

Até 2.000 PDV

2.001a 3.000 PDV

Acima 3.001 PDV

Definição preliminar das metas

Pacote Ganho/PerdaMeta Real

TerceirosPessoal

AluguéisEtc

Realização das comparações sistemáticas dentro dos clusters

Gastos com telefonia fixa

FilialSalvador

Filial Recife FilialFortaleza

Filial PortoAlegre

FilialCuritiba

Filial SãoPaulo

(capital)

Filiar SãoPaulo

(interior)Filiais

das Metas

Preparaçãoda Base

Orçamentária

Caminho para Redução dos Gastos

Preço por minuto

“Renegociação de Contratos”

Preço por minuto

Custo Original

NOVO CUSTO

Total de min. falados X

“Padrão”

=Custo total de telefone fixo

“Régua”

das Metas

Preparaçãoda Base

Orçamentária

Elaboração dos Padrões de Procedimentos

O Que São “Padrões de Procedimentos”

• “Políticas” • “Regulamentos”• “Padrões

Operacionais”

Como fazer para se atingir o nível previsto de gastos estabelecido pela “régua”

das Metas

Preparaçãoda Base

Orçamentária

Políticas Corporativas

1) Deve-se utilizar o serviço de linha direta Embratel para ligações interurbanas onde o sistema estiver disponível

2) Deve-se manter atualizado e divulgar internamente as grades de horários e tarifação promocional fornecidas pela Embratel

3)Etc....

Exemplos de Políticas Corporativas para redução de custos com telefonia

das Metas

Preparaçãoda Base

Orçamentária

Minas Gerais Ribeirão Preto Rio de Janeiro Goiânia Brasília

Entidades

Aplicação de Políticas Corporativas nas Entidades

1) Deve-se utilizar o serviço de linha direta Embratel para ligações interurbanas entre as Filiais Minas Gerais, Ribeirão Preto e Rio de Janeiro2)Etc....

1) Manter atualizado e divulgar internamente as grades de horários e tarifação promocional fornecidos pela Embratel

2)Etc....

das Metas

Preparaçãoda Base

Orçamentária

Exemplos de Padrões

Existem padrões

que auxiliam na

redução de

gastos, porém

não são

decorrentes das

Políticas

Corporativas

POP’s

Procedimento Operacional Padrão para “Testes Industriais”

Procedimento Operacional Padrão para “Utilização de Cartuchos para Impressão”

Procedimento Operacional Padrão para “Assepsia de tanques”

das Metas

Preparaçãoda Base

Orçamentária

•Negociação das metas

•Revisão e aprovação dos padrões propostos

•Consolidação do Orçamento

Revisão e aprovação dos padrões propostos

Negociação das metas

Consolidação do Orçamento

CorporativoCorporativo

EntidadesEntidades

Níveis das Níveis das EntidadesEntidades

Negociação das Metas “Botton- Up”

das Metas

Preparaçãoda Base

Orçamentária

Negociação das Metas nas Diversas Entidades

Entidade: Depto Adminstração

Marcos A Nádia João Alberto Humberto

Sete Lagoas Brasília Goiânia BH Depto

Administ.

Gestor Pacote

Junior Pessoal 50 500 700 250 1.500 Antônio Terceiros 25 30 45 300 400 André Desp. de Apoio 30 20 30 20 100 Julho Utilidades 10 75 95 20 200 Everton Financeiro 50 5 25 20 100 Etc.. Etc... 20 50 50 10 130

GASTOS FIXOS 185 680 945 620 2.430

Entidade / Responsável

Dono da MatrizHumberto F.

•Negociação das metas de cada pacote para as diversas entidades

•Negociação das metas de cada Entidade para os diversos pacotes

•Ajuste das metas nas entidades da matriz

das Metas

Preparaçãoda Base

Orçamentária

Aprovação final pelos Donos de Pacotes

Revisão e Aprovação dos Padrões

Apresentação dos Padrões Corporativos para as Entidades

Sugestões de ajustes pelos Gestores de Pacotes nas Entidades

Revisão dos padrões corporativos pelos Coordenadores de Pacotes

das Metas

Preparaçãoda Base

Orçamentária

Comprometimento dos donos de pacotes e entidades com as metas da

matriz corporativa perante o Presidente

CONSOLIDAÇÃO DO CONSOLIDAÇÃO DO ORÇAMENTOORÇAMENTO

das Metas

Preparaçãoda Base

Orçamentária

Preenchimento das Matrizes Orçamentárias Revisadas e Aprovadas

Divulgação do Orçamento e dos Padrões Aprovados

para todos os níveis

das Metas

Preparaçãoda Base

Orçamentária

2ª Etapa

ACOMPANHAMENTO

DOS GASTOS

AUDITORIA

Qual o segredo do sucesso?

ACOMPANHAMENTO DOS GASTOS

Objetivo- Mensurar valor orçado x valor real dos gastos

- Informar a ocorrência de anomalias para a análise e tomada de ações corretivas

Equipe OM Gestores de Pacote/Entidade

Dono da Matriz

Levantar os dados previsto X realizado

por pacoteObter os resultados dos gastos para seu pacote

em cada entidade

Preparar “Relatório de Anomalia”

Coordenadores de Pacote/Entidade

Acompanhamento Mensal dos Gastos

Aprovar “Relatório de Anomalia”

Apresentar relatório consolidado para diretoria

Atualizar Gestão à Vista e identificar resultados

Apresentar “Relatório de Anomalia”

Acompanhamento Semanal dos Gastos

Equipe OM Gestor de Pacote/ Entidade

Dono da Matriz

Levantar os dados previsto X realizado por

pacote

Obter os resultados dos gastos para seu pacote em

cada entidade

Atualizar Gestão à Vista e identificar resultados ruins

Ação corretiva “in loco”

Quando Atuar Corretivamente

Limite de tolerância

• 5% ou 10% acima da meta

• Proposto pelos donos de pacote

• Vermelho • Amarelo (2 meses consecutivos)Quando Utilizar

o Relatório de Anomalia?

Gasto dentro do nível de tolerância

Gasto acima do limite de tolerância

Gasto igual ou abaixo da meta

Relatório de Anomalia

Pacote

Realizado Não realizadoEm

andamentoOcorreu

Impedimento

Variáveis do Pacote

Desvio R$ (%)

Responsável Prazo

CombustívelAna Paula

Costa20/Abr

Viagens Roberto Alves 20/Abr

Mês Acumulado

2.300,00 27.600,00

2.200,00 29.256,00

Desvio absoluto (R$) 100,00 1.656,00

4,35% -6,00%

Relatório de Anomalia

Medidas Corretivas

Definir política de abastecimento para utilizar apenas combustível comum

Mar/2000

Comercial (Filial Fortaleza)

Marcos Martins

Negociar Valor da Tarifa de Telefonia Celular

Realizar convênios com hoteis para redução de tarifas

Gestor da Entidade

Ações Previstas

Definir política para utilização de taxi comum

Causas Prováveis

Aumento do preço do combustível acima do previsto

Utilização de taxi especial

Limite de Tolerância (%)

Utilidades

Variação (%)

Meta do Pacote (R$)

Realizado (R$)

Gestor do Pacote

José Carlos dos Santos

Entidade

Troca de Experiências

Experiência com a redução de gastos

Divulgação das DICAS via Intranet, reuniões mensais, etc

Instalação de modem para transmissão de dados

Troca da copiadora X pela impressora Y

Reunião Mensal de Acompanhamento das Metas

Gestores de Pacote/Entidade apresentam relatório de anomalia

ao Dono da Matriz

Apresentação dos resultados ruins

Aprovação do Plano de Ação

AUDITORIA

- Realizada por uma equipe interna da Unimed

- Auditoria contábil em todas as entidades

- Auditoria no cumprimento dos padrões (Regulamentos) - Análise e orientação sobre anomalias e ações corretivas

Auditoria Características

Pelo menos uma vez por ano em todas as

entidades

Frequência

Solicitada pelos donos de pacote em

unidades específicas

Auditoria Esporádica

AuditoriaTipos de Falta

1) Falta LeveExemplos:- Erro nos lançamentos contábeis - Erro na interpretação dos padrões

Ações Corretivas:- Registro dos erros encontrados - Orientação sobre o correto lançamento

2) Falta médiaExemplos:- Repetição de faltas leves- Atraso nos lançamentos - Situações de risco fiscal/ trabalhista

AuditoriaTipos de Falta

Ações Corretivas:- Orientação e advertência formal com cópia para o Dono da Entidade

3) Falta Grave Exemplos:

- Repetição de faltas médias- Uso inadequado dos recursos da empresa - Manipulação dos registros contábeis

AuditoriaTipos de falta

Ações Corretivas:- Registro formal da falta- Decisão a cargo da Diretoria

3ª Etapa

Organização do Projeto

Estrutura Básica para a Elaboração e Controle do Orçamento Matricial

Equipe Proativa

Gestores De

pacotes

Gestores de

Entidades

Comitê de Liderança

Diretoria

Liderança do Projeto

Papéis e Responsabilidades

Líder do Orçamento Matricial: Dr. Alcimar

• Liderança e coordenação do projeto Orçamento Matricial

Apoio / assistende do líder: Saide

• Levantar informações ou direcionar pessoas que possam levantar informações relativas ao conteúdo de cada subitem de despesa, esclarecendo aos gestores dos pacotes a natureza dos lançamentos contábeis efetuado nas diversas contas contempladas no Orçamento Matricial;

• Prestar eventuais esclarecimentos aos Gestores de Pacotes quanto à metodologia de trabalho do OM;

• Fornecer informações ou direcionar pessoas que possam fornecer informações técnicas referentes às questões contábeis e financeiras para a solução de problemas envolvendo a elaboração do Orçamento Matricial.

Papéis e Responsabilidades

Equipe Proativa

• Analisar as famílias definidas, seus subitens de despesas e sua importância;

• Auxiliar os gestores de pacotes na definição dos parâmetros para análise dos subitens de despesas;

• Proceder à definição dos indicadores específicos e dos clusters;

• Elaborar a comparação de todos os subitens de gastos, dentro dos respectivos clusters;

• Fornecer orientação metodológica sobre métodos e ferramentas gerenciais (aplicação do PDCA, plano de ação, elaboração de políticas e padrões de gastos corporativos).

Papéis e ResponsabilidadesGestor de Pacotes

Funcionário responsável pelo resultado de um determinado pacote de gastos. Suas principais atribuições são:

• Analisar detalhadamente o conteúdo de seu pacote de gastos nos centros de custo;

• Definir parâmetros de clusters para cada subitem de gastos de sua responsabilidade;

• Definir metas preliminares com base em comparação entre as unidades;

• Estabelecer regulamentos de gastos das contas contábeis sob sua responsabilidade;

• Negociar as metas junto às entidades;

Papéis e ResponsabilidadesGestor de Pacotes

Funcionário responsável pelo resultado de um determinado pacote de gastos. Suas principais atribuições são:

• Elaborar e executar os planos de ação;

• Identificar as unidades e gastos que apresentam desvios (anomalia)

• Solicitar o relatórios de anomalia da equipe, com análise por subitem de despesa;

• Realizar a reunião formal para apresentação do relatórios de anomalia, verificando a correta identificação da causa e a consistência das contramedidas.

Papéis e ResponsabilidadesGestor de Entidades

Diretor responsável pelo resultado da diretoria sob o seu comando. Suas principais atribuições são:

• Atuar no alcance das metas relativas a sua entidade;

• Identificar as unidades e despesas que apresentam desvios (anomalias);

• Solicitar os relatórios de anomalia da equipe, com análise de cada subitem de despesa;

• Realizar a reunião formal para apresentação dos relatórios de anomalia, verificando correta identificação da causa e a consistência das contramedidas;

• Elaborar e executar os planos de ação.

Cronograma

PRESIDENTE

CRONOGRAMA RESUMO DAS ETAPAS DO PROJETO OM ATUALIZAÇÃO

10/6/2007

UNIMED SÃO LUÍS STATUS

ETAPASJAN FEV

DR. ALCIMARAPOIO/ASSISTENTE

DO PROJETO

SET OUTAGO

1. PREPARAÇÃO DA BASE ORÇAMENTÁRIA

2. PREPARAÇÃO PARA DEFINIÇÃO DAS METAS

NOV DEZJUN JUL

LEGENDA

PREVISTO

EM ANDAMENTO NO PRAZO

EM ANDAMENTO FORA DO PRAZO

PARADO

CONCLUÍDO

3. DEFINIÇÃO PRELIMINAR DAS METAS

6 ACOMPANHAMENTO DA EXECUÇÃO DO ORÇAMENTO

4. NEGOCIAÇÃO E CONSOLIDAÇÃO DAS METAS ORÇAMENTÁRIAS

5. PREPARAÇÃO DOS INSTRUMENTOS DE ACOMPANHAMENTO

MAR ABR MA

Próximos Passos

Treinar gestores de pacote e entidade dentro das matrizes.Apoio da equipe Proativa.

Acompanhar e analisar os resultados através das “Matrizes de Acompanhamento”. Todo o material esta disponível no icone “Orçamento Matricial” base Notes.

Elaborar “Relatório de Anomalia” para as Reuniões de Acompanhamento do mês de Junho.

“Dar a partida e assumir o Controle !!!!”

Material Educativo - Orçamento Matricial

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