Melhores Práticas Voluntariado - CEAEC

Patricia Wetzel Solange Biazon

Ana Maria dos RemédiosRita Quaglia

Márcio Schünemann

Equipe Multidisciplinar

Acolhimento, apoio ao Desenvolvimento e

Acompanhamento ao Voluntário do CEAEC

Materpensene

• Acolher os intermissivistas voluntários

• Integrar o voluntário à proéxis pessoal e

grupal

• Estimular a pesquisa e docência

conscienciológica

Objetivos

• Criar ambiente para o desenvolvimento de

competências, habilidades e atitudes dos

voluntários

• Incentivar a produção de gescons

• Convivialidade Sadia

Objetivos

Sub-Processo: Entrevistas • Impressão do kit de entrevista (ficha de

entrevista e questionário médico)• Deixar na Recepção do CEAEC• Recolher na recepção os kits preenchidos• Checar questão AVA do voluntário

interessado - CEAECNet• Organizar agenda dos entrevistadores

Processo: Acolhimento

• Agendar com o interessado, por fone ou pessoalmente

• Entrevista pessoal, com no mínimo 2 voluntários do setor

• Equipe de voluntários: 1 médico, 2 psicólogas, 1 pedagoga e 1 administrador

Processo: Acolhimento

Entrevista• Avaliação Médica• Perfil do Voluntário• Explicar o Modelo de Gestão do CEAEC

(Gestão por Processos e Organograma)• Abrir o “cardápio” • Direcionamento consensual

Processo: Acolhimento

Entrevista• Assinar o termo de adesão ao voluntariado• Solicitar fotos para o crachá e ficha• Confeccionar o crachá, avisar por e-mail

para a retirada na recepção • Inserir dados do novo voluntário no

CEAECnet

Processo: Acolhimento

• Arquivar a ficha do voluntário no arquivo (pasta suspensa)

• Passar e-mail para a coordenação informando sobre o novo voluntário, interesse e contatos.

• Enviar e-mail de Boas Vindas para todos os coordenadores

Processo: Acolhimento

• Workshop: Gerenciamento de Projetos 30/Set a 02/Out/ 2012 - Prof. Marcelo Nachbar

Processo: Desenvolvimento

• Heterocrítica de Obra Útil - O Quinto Poder 05 e 06 de novembro de 2011

Processo: Desenvolvimento

• Apoio nas trocas de coordenações• Mediação de Conflitos• Estar atento às comunicações subjetivas

para apoiar de forma assistencial• Participação nas reuniões de

Intervoluntariado na UNICIN e do comitê executivo do CEAEC

• Atender sob-demanda– Ex. Recepção – Capacitação

Processo: Desenvolvimento

• 3 primeiros meses do voluntário• Apresentar o voluntário à equipe • Manter contato como o coordenador do

setor e novo voluntário• Disponibilidade para mudanças, sugestões e

críticas

Processo: Acompanhamento

Sub-Processo: Coaching• Criar condições para que o voluntario e se sinta

motivado e se desenvolva . • Agilizar a integração do voluntario ao grupo e ao

modelo de gestão do CEAEC• Criar situações para a aprendizagem• Incentivo à pró-atividade e inovação• Ambiente de comunicação aberto, cosmoético e

de inter-confiança para feedbacks

Processo: Acompanhamento

• Motivação-Trabalho-Lazer e Amizade

Processo: Convivialidade

Passeio Cataratas – Argentina – 03/Dez/2011

• Motivação-Trabalho-Lazer e Amizade

Processo: Convivialidade

Passeio Cataratas – Argentina – 03/Dez/2011

• Motivação-Trabalho-Lazer e Amizade

Processo: Convivialidade

Confraternização – Dez/2011 – Boas Vindas aos Alemães

• Motivação-Trabalho-Lazer e Amizade

Processo: Convivialidade

Comemoração – Equipe dos Laboratórios – Maio/2012

• Otimizar a intercooperação através da amizade sincera e convivialidade sadia

Desafios

• 18/Jun/11 – Imersão Laboratorial

• 19/Jun/11 – Visão Integrada do CEAEC – Apresentação dos setores – Conquistas e Desafios - Local: Hotel Harbor Colonial

• 19/Jun/11 - Confraternização – Pizzaria

I Encontro dos Voluntários

• 17 funcionários e 1 estagiário• 28 entrevistas para diferentes

setores (Últimos 12 meses)• Mediação de conflito

Processo: Funcionários

• Entrevistas para voluntários e funcionários

• Apoio à voluntários e Funcionários• Orientações a voluntários sem plano de

saúde• Encaminhamento AVA quando

necessário

Processo: Apoio Médico

• 142 Entrevistas - 12 entrevistas por mês, 1 entrevista a cada 3 dias.

• 87 Entrevistas para voluntariado:

– Início: 03/05/2011 a 22/12/2011 – 54 entrevistas em 2011– Início: 01/01/2012 a 09/06/2012 – 33 entrevistas em 2012

• 27 Entrevistas para troca de função, desligamento, nova coordenação, assumir novas funções:

• 28 Entrevistas com Funcionários:

Pontoações – 2011 - 2012

• 180 Voluntários Total• 118 Administrativo • 80 Pesquisa – Holociclo • 20 Pesquisa e Administrativo• 76 Tenepessistas ( Administrativo)

Pontoações

• Equipe de Funcionários junho/2012:• Limpeza: 3• Infra-estrutura: 3• Financeiro: 2 + 1 estagiária= 3• Portaria: 4• Recepção:2• Divulgação:1• Tertuliarium:1• Epicon:1• • Total = 17 funcionários + 1 estagiário

Pontoações

• Encontro e Imersão Laboratorial dos Voluntários do CEAEC – Próximas versões

Desafios

Em geral, instituições estruturadas por função apresentam dificuldades de ver os vários processos que são desenvolvidos para atender às necessidades dos “Clientes”

VisãoFuncional

Visãode

Processo

Gestão por Processos

Sistema de trabalho que exige novas habilidades, maior autonomia e compartilhamento de responsabilidade;

Sistema gerencial descentralizado estimulando a cooperação e comunicação direta;

As decisões são baseadas nas necessidades dos alunos,Intermissivistas

Quebra do paradigma da visão por função, passando para a visão do todo.

GESTÃO POR PROCESSOS É UMA MUDANÇA de HOLOPENSENE

Visão Tradicional x Visão por Processos

Obrigado