Metodologia de Planeamento de Projetos por Objetivos ... · de análises estatísticas....

Metodologia de Planeamento de Projetos

por Objetivos/Quadro Lógico

Autor da Bateria de slides/transparências:

Rui Pena – Bee-Consulting

Dezembro de 2004

Projecto Co-financiado por:

Governo da RepúblicaPortuguesa

União EuropeiaFundo Social Europeu

A avaliação no Ciclo de Projeto

PLANEAMENTO

DIAGNÓSTICO

AVALIAÇÃO(ongoing e ex-post)MONITORIZAÇÃO

IMPLEMENTAÇÃO

Avaliação ex-ante

Processo através do qual os stakeholders obtêm informações regulares acerca do progresso do projeto relativamente ao alcance das metas e objetivos.

• Avaliar a conformidade entre executado e planeado, em termos de tarefas e recursos consumidos

• Analisar as estratégias levadas a cabo por parceiros e não parceiros

• Identificar novas estratégias

Monitorização

Análise externa rigorosa das atividades realizadas ou em curso para determinar até que ponto os objetivos previstos estão a ser alcançados e contribuir para a tomada de decisão.

Embora a monitorização e a avaliação sejam semelhantes a avaliação é externa (independente), mais rigorosa e mais pormenorizada.

Avaliação

O Ciclo de Projeto

1. Levantamento

de problemas

2. Árvore de

Problemas

4. Quadro

de Medidas

5. Matriz de

Planeamento

de Projeto

diagnóstico planeamento implementação avaliação

3. Árvore de

Objetivos

Fontes de informação

Fontes de informação secundária

Fontes de informação primária

• Questionário

• Entrevista

• Focus group

Permite-nos recolher informação sobre uma determinada realidade. Trata-se de um conjunto de questões que podem ser ABERTAS ou FECHADAS, com vários formatos, em que se procede à sua administração a uma amostra da população que se pretende auscultar.Os dados recolhidos são posteriormente tratados sendo possível uma grande panóplia de análises estatísticas.

Questionário

A entrevista é uma ferramenta que permite levantar informação sobre uma determinada realidade através de uma troca comunicacional baseada em questões. A entrevista pode ser estruturada ou não, sendo que, relativamente ao questionário, permite aprofundar as respostas dos interlocutores e recolher informação específica sobre determinados dados.

Entrevista

O focus group corresponde à criação de um espaço-tempo de troca de informações em grupo, através da focalização dos seus elementos num determinado assunto/tema. Permite-nos recolher informação diversa e vasta.

Focus group

Questionário Entrevista Focus group

Quantidade de dados recolhidos

Estão limitados às questões colocadas

É possível colocar questões para além das previstas

É possível colocar questões para além das previstas, sendo que a dinâmica do grupo pode gerar muita informação

Riqueza dos dados recolhidos

Satisfatória Boa Quando bem dinamizado pode ser muito boa

Competências necessárias

Conceção de questionários

Tratamento estatístico

Condução de entrevistas

Dinamização de grupo

Gestão de conflitos

Alcance da recolha de informação

Alargado Limitado (dispendioso)

Muito limitado

Ferramentas básicas da MPPO

A – Árvore de ProblemasFerramenta onde são estabelecidas relações de causalidade entre os problemas que foram detetados no campo de intervenção

B – Árvore de Objetivos“Sombra” da Árvore de Problemas, onde são apresentados os problemas pela positiva (os OBJETIVOS). Na Árvore de Objetivos estão representadas as relações de resolubilidade entre objetivos

C – Quadro de MedidasMatriz de duas entradas onde são enunciadas as “Medidas/Atividades” a realizar na intervenção e a sua contribuição para a resolução dos “problemas”

D – Matriz de Planeamento de ProjetosNesta ferramenta é apresentado o ORÇAMENTO, a PROJEÇÃO DE RESULTADOS e possíveis constrangimentos para os alcançar, bem como outras informações que visam estruturar a intervenção

MEDIDAS

PROBLEMAOBJETIVO

Análise de Problemas

MELHORIA A OBTER ATRAVÉS DE…

DEFINIÇÕES

“Árvore de Problemas”

“Desenho da estrutura de relações de causalidade entre situações

PROBLEMA de um determinado campo de intervenção”

“Árvore de Objetivos”

“Desenho da estrutura de relações de resolubilidade entre situações

OBJETIVO de um determinado campo de intervenção”

Diagnóstico

• Identificação de problemas;

• Estabelecimento de relações de causalidade entre os problemas

Qual o problema que resulta da existência de

todos os outros?

Excesso de barulho

exterior

Dificuldades na

utilização da luz da

sala (interruptor no

exterior)

Más condições físicas

da sala de formação

Mesa do formador

desarrumada

Baixa funcionalidade

Satisfação aquém do

possível com as

condições da sala de

formação

Cheiros

desagradáveis

(alcatifa)

Temperatura

desadequada (Verão e

Inverno)

Dificuldades de

deslocação dos

formandos na sala de

formação

Quais os problemas que contribuem DIRETAMENTE

para a existência do problema central?

Excesso de barulho

exterior

Dificuldades na

exterior)

Mesa do formador

desarrumada

possível com as

formação

Cheiros

desagradáveis

(alcatifa)

Temperatura

Inverno)

Dificuldades de

deslocação dos

formandos na sala de

formação

Excesso de barulho

exterior

Dificuldades na

exterior)

Mesa do formador

desarrumada

possível com as

formação

Cheiros

desagradáveis

(alcatifa)

Temperatura

desadequada (Verão

e Inverno)

Dificuldades de

deslocação dos

formandos na sala

de formação

Excesso de barulho

exterior

Dificuldades na

exterior)

Más condições

físicas da sala de

formação

Mesa do formador

desarrumada

funcionalidade da

sala de formação

possível com as

formação

Cheiros

desagradáveis

(alcatifa)

Temperatura

desadequada (Verão

e Inverno)

Dificuldades de

deslocação dos

formandos na sala

de formação

Problemas Terminais

Problema Central

Problema de 1º nível

Problema de

2º nível

Problemas Terminais

SÍNTESE

1. Coloque cada problema num post-it;

2. Encontre o problema central;

3. Encontre os problemas que contribuem diretamente para o problema central;

4. Encontre as “causas das causas”;

5. Valide a árvore.

Planeamento

• Definição de resultados e objetivos

• Identificação de medidas que permitam resolver os problemas;

• Subdivisão das medidas em ações devidamente orçamentadas e calendarizadas;

• Definição de indicadores de verificação

Árvore de Objectivos

Esquema de relações entre os objetivos do projeto

Árvore de Problemas

Situação Atual

Árvore de Objetivos

Situação Desejada

O QUE É UM OBJETIVO?

• São os resultados específicos que desejamos• Expressa a descrição de uma mudança proposta• É um resultado mensurável e observável

O essencial é converter, passo a passo:• O problema em objetivo• A causa em atividades (meio)• O efeito em resultados (fim)

Redução do barulho

exterior

Optimização da

Melhoria das

condições físicas

da sala de

formação

Melhoria da

arrumação da mesa

do formador

Melhoria da

funcionalidade da

sala de formação

Melhoria da satisfação

com as condições da

sala de formação

Redução dos

cheiros

desagradáveis

Melhoria da

temperatura

ambiente (Verão e

Inverno)

Melhoria da

facilidade de

deslocação dos

formandos na salaExcesso de barulho

exterior

Dificuldades na

exterior)

Más condições

físicas da sala de

formação

Mesa do formador

desarrumada

funcionalidade da

sala de formação

possível com as

formação

Cheiros

desagradáveis

(alcatifa)

Temperatura

desadequada (Verão

e Inverno)

Dificuldades de

deslocação dos

formandos na sala

de formação

exterior

Optimização da

Melhoria das

da sala de

formação

Melhoria da

arrumação da mesa

do formador

Melhoria da

funcionalidade da

sala de formação

Redução dos

cheiros

desagradáveis

Melhoria da

temperatura

ambiente (Verão e

Inverno)

Melhoria da

facilidade de

deslocação dos

formandos na sala

Excesso de barulho

exterior

Dificuldades na

exterior)

Más condições

físicas da sala de

formação

Mesa do formador

desarrumada

funcionalidade da

sala de formação

possível com as

formação

Cheiros

desagradáveis

(alcatifa)

Temperatura

desadequada (Verão

e Inverno)

Dificuldades de

deslocação dos

formandos na sala

de formação

Melhoria da satisfação com as condições da sala de formação

possível com as

formação

exterior

Optimização da

Melhoria das

da sala de

formação

Melhoria da

arrumação da mesa

do formador

Melhoria da

funcionalidade da

sala de formação

Redução dos

cheiros

desagradáveis

Melhoria da

temperatura

ambiente (Verão e

Inverno)

Melhoria da

facilidade de

deslocação dos

formandos na sala

Árvore de Objectivos

Quadro de Medidas

medidas

problemasmedidas

Construção do Quadro de Medidas

Excesso de barulho

exterior

Dificuldades na

exterior)

Más condições

físicas da sala de

formação

Mesa do formador

desarrumada

funcionalidade da

sala de formação

possível com as condições

Cheiros

desagradáveis

(alcatifa)

Temperatura

Inverno)

Dificuldades de

deslocação dos

formandos na sala

de formação

problemasmedidas

Dificuldades dedeslocação dos

formandos na salade formação

Dificuldades nautilização da luz dasala (interruptor

no exter ior)

Mesa doformador

desarrumada

Excesso debarulhoexter ior

Temperaturadesadequada

(Verão eInverno)

Cheirosdesagradáveis

(alcatifa)

Construção do Quadro de Medidas

Muito importantepara a resolução do problema

Importantepara a resolução do problema

Contribuiçãopara a resolução do problema

LEGENDAproblemas

medidas

no exter ior)

Mesa doformador

desarrumada

Excesso debarulhoexterior

(Verão eInverno)

(alcatifa)

1. Colocação de novo piso na sala deformação.

2. Colocação de vidros duplos nasjanelas da sala.

3. Esta/to de Plano de Manutençãodo ar condicionado.

4. Colocação de inter ruptor da luzno inter ior da sala.

5. Estudo de redefinição de lay-out dasala.

6. Est udo sobre o nº adequado depessoas p/ a sala.

7. Esta/to de implementação de proc.ut ilização da sala.

8. Aquisição de armár io para mater ialpedagógico.

9. Aquisição de móvel para t ranspor tede equipa/tos.

Muito importantepara a resolução do problema

Importantepara a resolução do problema

Contribuiçãopara a resolução do problema

SÍNTESE

• Transcreva os problemas terminais para o Quadro de Medidas;

• Encontre medidas para a resolução dos problemas terminais;

• Determine o contributo de cada medida para a resolução dos problemas;

• Discuta e valide o quadro de medidas.

por Objetivos

• Matriz de Planeamento de Projetos ou Quadro Lógico

1. Preencher e utilizar a “Matriz de Planeamento de Projetos”.

Matriz de Planeamento de Projeto

Medidas/Actividades: Orçamento/Custos das Medidas:

Resultados:

Objetivo:

Finalidade:

Indicadores objetivamente verificáveis: Meios/Fontes de verificação: Pressupostos:Hierarquia de OBJETIVOS

problemasmedidas

1. Colocação de novo piso na sala deformação.

2. Colocação de vidros duplos nasjanelas da sala.

3. Est a/t o de Plano de Manutençãodo ar condicionado.

4. Colocação de int erruptor da luzno inter ior da sala.

5. Estudo de redefinição de lay-out dasala.

6. Est udo sobre o nº adequado depessoas p/ a sala.

7. Esta/to de implementação de proc.ut ilização da sala.

8. Aquisição de armário para materialpedagógico.

9. Aquisição de móvel para t ransportede equipa/tos.

no exter ior)

Mesa doformador

desarrumada

Excesso debarulhoexter ior

(Verão eInverno)

(alcatifa)

Hierarquia de OBJECTIVOSIdentificadores objectivamente

verificáveis:Meios/Fontes e verificação: Pressupostos:

Orçamento / Custos dasMedidas:

Resultados:

Objectivo:

Finalidade:

Medidas/Actividades:

Medidas / Actividades

1. Colocação de novo piso na sala de formação.

2. Colocação de vidros duplos nas janelas da sala.

3. Esta/to de Plano de Manutenção do ar condicionado.

4. Colocação de interruptor da luz no interior da sala.

5. Estudo de redefinição de lay-out da sala.

6. Estudo sobre o nº adequado de pessoas p/ a sala.

7. Esta/to de implementação de proc. utilização da sala.

8. Aquisição de armário para material pedagógico.

9. Aquisição de móvel para transporte de equipa/tos.

Preenchimento da matriz

Linha das Atividades

Resultados:

Objectivo:

Finalidade:

6. Estudo sobre o nº adequado de pessoas p/ a sala.7. Esta/to de implementação de proc. utilização da sala.

Orçamento

1. -- 1500 €

2. -- 2000 €

3. -- 200 €/ano

4. -- 400 €

5. -- custos internos

6. -- custos internos7. -- custos internos

8. -- 250 €

9. -- 300 €

Linha das Actividades

Resultados:

Objectivo:

Finalidade:

Orçamento

1. -- 1500 €

2. -- 2000 €

3. -- 200 €/ano

4. -- 400 €

8. -- 250 €

9. -- 300 €

Meios de ver ificação

1. Orçamento (ANEXO 1)

6. --7. --

8. Factura pró-forma (ANEXO 5)

Campo dos RESULTADOS

Melhoria datemperatura ambiente

(Verão e Inverno)

Redução do barulhoexterior

Redução doscheiros

desagradáveis

Melhoria dascondições físicas dasala de formação

Optimização dautilização da luz

da sala

Melhoria da facilidadede deslocação dosformandos na sala

Melhoria da arrumaçãoda mesa do formador

Melhoria dafuncionalidade da sala

de formação

Melhoria da satisfaçãocom as condições da

sala de formação

Resultados:

Objectivo:

Finalidade:

1. -- 1500 €

2. -- 2000 €

3. -- 200 €/ano

4. -- 400 €

8. -- 250 €

9. -- 300 €

6. --7. --

Medidas / Actividades:

Resultados

3. Redução do barulho exterior;

1. Redução dos cheiros desagradáveis na sala;

2;3. Melhoria da temper. ambiente (Verão/Inverno);

4. Optimização da utilização da luz na sala de formação;

5;6. Melhoria da circulação dos formandos na sala;

7;8;9. Melhoria da arrumação da mesa do formador.

Resultados:

Objectivo:

Finalidade:

1. -- 1500 €

2. -- 2000 €

3. -- 200 €/ano

4. -- 400 €

8. -- 250 €

9. -- 300 €

6. --7. --

INDICADORES DOS RESULTADOS

Medidas / Actividades:

Resultados:

3. Redução do barulho exterior ;

1. Redução dos cheiros desagradáveis na sala;

2;3. Melhoria da temper. ambiente (Verão/Inverno);

4. Optimização da utilização da luz na sala de formação;

5;6. Melhoria da circulação dos formandos na sala;

7;8;9. Melhoria da arrumação da mesa do formador.

Indicadores Resultados:

3. A partir de 30.11.20xx

2;3. A partir de 30.11.20xx

5;6. ---

7;8;9. A partir de 30.11.20xx

Resultados:

Objectivo:

Finalidade:

1. -- 1500 €

2. -- 2000 €

3. -- 200 €/ano

4. -- 400 €

8. -- 250 €

9. -- 300 €

6. --7. --

(Verão e Inverno)

desagradáveis

da sala

de formação

sala de formação

Resultados

3. Redução do barulho exterior, a partir de 30.11.20xx;

1. Redução dos cheiros desagradáveis na sala, a partir de 31.12.20xx;

2;3. Melhoria da temper. ambiente (Verão/Inverno), a partir de 30.11.20xx;

4;5;6;7;8;9. Melhoria da funcionalidade da sala de formação a partir de 31.12.20xx;

Resultados:

Objectivo:

Finalidade:

1. -- 1500 €

2. -- 2000 €

3. -- 200 €/ano

4. -- 400 €

8. -- 250 €

9. -- 300 €

6. --7. --

4. Optimização da utilização da luz na sala de formação, a partir de 30.11.20xx;

5;6. Melhoria da circulação dos formandos na sala, a partir de 30.11.20xx;

7;8;9. Melhoria da funcionalidade da sala de formação

LINHA DOS RESULTADOS

Resultados Meios de verificação

3. Resultados da reacção à formação

1. ---

2;3. Resultados da reacção à formação

4;5;6;7;8;9. ---

4;5;6;7;8;9. Melhoria da funcionali// da sala de formação a partir de 31.12.20xx;

Campo do OBJECTIVO

(Verão e Inverno)

desagradáveis

da sala

de formação

sala de formação

Resultados:

Objectivo:

Finalidade:

1. -- 1500 €

2. -- 2000 €

3. -- 200 €/ano

4. -- 400 €

8. -- 250 €

9. -- 300 €

6. --7. --

1. ---

4;5;6;7;8;9. ---3. Redução do barulho exterior, a partir de 30.11.20xx;

Objectivo

Aumento da satisfação com ascondições da sala de formação.

Resultados:

Objectivo:

Finalidade:

1. -- 1500 €

2. -- 2000 €

3. -- 200 €/ano

4. -- 400 €

8. -- 250 €

9. -- 300 €

6. --7. --

7. Esta/to de implementação de proc. utilização da sala.

1. ---

4;5;6;7;8;9. ---

Aumento da satisfação com ascondições da sala de formação

LINHA DO OBJECTIVO

Objectivo

Indicadores

Melhoria do índice de satisfação com ascondições da sala de formação em 80%, apartir das acções a iniciar em Jan. de 20xx+1.

Resultados:

Objectivo:

Finalidade:

1. -- 1500 €

2. -- 2000 €

3. -- 200 €/ano

4. -- 400 €

8. -- 250 €

9. -- 300 €

6. --7. --

1. ---

4;5;6;7;8;9. ---

Aumento da satisfação com ascondições da sala de formação

Melhoria do índice de satisfação comas condições da sala de formaçãoem 80%, a partir das acções a iniciarem Jan. de 20xx+1

LINHA DO OBJECTIVO

ObjectivoAumento da satisfação com ascondições da sala de formação.

IndicadoresMelhoria do índice de satisfação com ascondições da sala de formação em 80%, apartir das acções a iniciar em Jan. de 20xx+1.

Meios de verificaçãoRelatórios das Acções de Formação.Relatório anual de actividades formativas.

Resultados:

Objectivo:

Finalidade:

1. -- 1500 €

2. -- 2000 €

3. -- 200 €/ano

4. -- 400 €

8. -- 250 €

9. -- 300 €

6. --7. --

1. ---

4;5;6;7;8;9. ---

Melhoria do índice de satisfação comas condições da sala de formaçãoem 80%, a partir das acções a iniciarem Jan. de 20xx+1.

Relatórios das Acções de Formação.Relatório anual de actividadesformativas.

Campo da FINALIDADE

FinalidadeMelhoria da Satisfação dosclientes com os serviços deformação.

Análise Envolvente

Resultados:

Objectivo:

Finalidade:

1. -- 1500 €

2. -- 2000 €

3. -- 200 €/ano

4. -- 400 €

8. -- 250 €

9. -- 300 €

6. --7. --

1. ---

4;5;6;7;8;9. ---

Melhoria da Satisfação dosclientes com os serviços deformação

FinalidadeMelhoria da Satisfação dosclientes com os serviços deformação.

IndicadoresAumento de 35% até Jan. de 20xx+1.

Resultados:

Objectivo:

Finalidade:

1. -- 1500 €

2. -- 2000 €

3. -- 200 €/ano

4. -- 400 €

8. -- 250 €

9. -- 300 €

6. --7. --

1. ---

4;5;6;7;8;9. ---

Aumento de 35% até Jan. de20xx+1

IndicadoresFinalidade

Melhoria da Satisfação dosclientes com os serviços deformação.

Aumento de 35% até Jan. de 20xx+1.

Meios de verificação

Inquérito de Sat. de clientes.

PRESSUPOSTOS

• Situações externas, que não são passíveis de

ser controladas pela equipa do projecto mas

que o influenciam.

Tipo de PRESSUPOSTOS

• Pressupostos do Projeto;

• Pressupostos dos Resultados;

• Pressupostos do Objetivo;

• Pressupostos da Finalidade.

PRESSUPOSTOS do projecto

Resultados:

Objectivo:

Finalidade:

1. -- 1500 €

2. -- 2000 €

3. -- 200 €/ano

4. -- 400 €

8. -- 250 €

9. -- 300 €

6. --7. --

1. ---

4;5;6;7;8;9. ---

Inquérito de Sat. de clientes

Pressupostos do projecto

Manutenção da qualidade daformação em termospedagógicos.

Campos dos PRESSUPOSTOS

Resultados:

Objectivo:

Finalidade:

1. -- 1500 €

2. -- 2000 €

3. -- 200 €/ano

4. -- 400 €

8. -- 250 €

9. -- 300 €

6. --7. --

1. ---

4;5;6;7;8;9. ---

Inquérito de Sat. de clientes

Manutenção da qualidade da formaçãoem termos pedagógicos

Pressupostos do objectivo

Pressupostos da finalidade

Pressupostos dos resultados

1.2.3.4.5. Colaboração do pessoal6. Colaboração do pessoal7. Colaboração do pessoal8.9.

Manutenção da qualidade daformação em termospedagógicos

Pressupostos da finalidade:

Pressupostos do objectivo:

SÍNTESE

• Preencha as medidas a desenvolver;

• Orçamente cada uma das medidas;

• Apresente os meios de verificação do cálculo dos custos;

• Estabeleça os resultados esperados com a implementação

das medidas;

• Defina indicadores quantificáveis e limitados no tempo para os

resultados;

• Identifique os meios de verificação do alcance dos resultados;

SÍNTESE (cont.)

• Defina o objetivo último do projeto

• Estabeleça indicadores de alcance do objetivo último do projeto;

• Determine os meios de verificação do alcance do objetivo;

• Defina a finalidade do projeto

• Estabeleça indicadores de alcance da finalidade do projeto;

• Determine os meios de verificação do alcance da finalidade;

• Estabeleça os pressupostos do projeto.

Medidas/Actividades: Orçamento/Custos das Medidas:

Resultados:

Objectivo:

Finalidade:

Indicadores verificáveis: Meios/Fontes de verificação: Pressupostos:Hierarquia de OBJECTIVOS

3. Estb/to do Plano de Manutenção do ar condicionado.

5. Estudo de redefinição de LAY-OUT da sala.

7. Estb/to e implementação de proc. utilização da sala.

1. …………………………… 1500 €

2. …………………………… 2000 €

3. …………………………… 200 €/ano

4. …………………………… 400 €

5. …………………………… custos internos

8. …………………………… 250 €

9. …………………………… 300 €

TOTAL …………………… 4650 €

1. Orçamento (AENXO 1)

8. Factura pró-forma (AENXO 5)

9. Factura pró-forma (AENXO 6)

5. Colaboração do Pessoal

1 - Redução dos cheiros desagradáveis na sala, a partir de 31.12.20XX

2;3 - Melhoria da temperatura ambiente (Verão e Inverno) , a partir de 30.11.20XX

3 - Redução do barulho exterior, a partir de 30.11.20XX

4; 5; 6;7;8;9 - Melhoria da funcionalidade da sala de formação, a partir de 30.11.20XX

1 - --

2;3 – Resultados da reacção à formação

3 - Resultados da reacção à formação4; 5; 6; 7; 8; 9 - --

Melhoria do índice de satisfação com as condições da sala de formação em 80%, a partir das acções a iniciar em Jan. de 20XX+1

Aumento da satisfação com as condições da

sala em 80%

Relatórios das Acções de Formação

Relatório anual de actividades formativas

Manutenção da qualidade da

formação em termos

pedagógicos

Melhoria da Satisfação dos clientes com os serviços de formação

Aumentar a satisfação dos clientes 5% Inquérito anual de satisfação dos

clientes

Leitura da Matriz

por Objetivos

Autor da Bateria de slides/transparências:

Rui Pena – Bee-Consulting

Dezembro de 2004

Projecto Co-financiado por:

Governo da RepúblicaPortuguesa

União EuropeiaFundo Social Europeu

Avaliação do Projeto

Relatório de execução

• Eficiência da intervenção

• Eficácia do projecto

Eficiência da intervenção

Indicadores (ex.)

Grau de execução

Tempo de execução

Desvio financeiro

Nº de actividades realizadas/nº de actividades previstas

Tempo gasto/tempo previsto

Orçamento realizado/Orçamento previsto

Eficácia do Projeto

Indicadores (ex.)

Grau de alcance dos resultados, objetivo e finalidade

Timing dos resultados, objetivo e finalidade

Previstos/alcançados/projeção de evolução

Data prevista/data de alcance/projeção de evolução

Metodologia de Planeamento de Projetos por Objetivos ... · de análises estatísticas....

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