Post on 01-Jan-2016
OBJECTIVOS
Identificar as diferentes fases do circuito da correspondência
na empresa.
Seleccionar a correspondência importante e a acessória;
Registar a correspondêcia (entrada e saída)
Efectuar a distribuição de correspondência dentro da empresa;
Expedir a correspondência de uma forma rápida e eficaz.
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ÍNDICE
• Recepção
• Classificação
• Registo
• Distribuição
• Expedição
• Diferentes formas de expedição.
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BIBLIOGRAFIA
Teoria e prática de correspondência - Isabel Pedrosa e Marília Pimentel Teixeira, Lisboa, Universidade Aberta, 2001
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Correspondência Comercial
de Isabel Moreira
Edição/reimpressão: 2007
Páginas: 196
Editor: ETEP - Edições Técnicas e Profissionais
NETGRAFIA
http://omundodosecretariado.blogspot.com/
http://docomercial.no.sapo.pt/
www.wikepedia.com
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O CIRCUITO DA CORRESPONDÊNCIA
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O QUE É A CORRESPONDÊNCIA?
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Meio de comunicação escrita entre pessoas.
É o acto ou estado de corresponder, adaptar, relatar ou mesmo
fazer um acordo de uma pessoa com outra.
É uma comunicação que se efectua por meio de papéis, cartas e
documentos.
Designa todo o conjunto de instrumentos de comunicação escrita,
tais como bilhetes, cartas, circulares, memorandos, ofícios,
requerimentos, telegramas.
TIPOS DE CORRESPONDÊNCIA
• Pessoal
• Confidêncial
• Comercial
o Correspondência Externa: correspondência trocada entre uma Instituição
e outras entidades e/ou pessoas físicas, como ofícios, cartas, telegramas.
o Correspondência Interna: correspondência trocada entre órgãos de
uma mesma instituição. São os memorandos, despachos, circulares.
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EXEMPLOS DE CORRESPONDÊNCIA COMERCIAL
o Cartas/Ofícios
o Circulares e convocatórias
o Memorandos e comunicações internas
o Relatórios
o Certidões e procurações
o Documentos bancários
o Faxes
o Correio electrónico
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A correspondência é tratada de várias formas, tendo em conta:
• A sua natureza
• Origem
• Conteúdo
• O seu destino.
Difere de empresa para empresa consoante:
• As suas dimensões;
• As sua estrutura organizacional.
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COMO É TRATADA A CORRESPONDÊNCIA
COMERCIAL?
ANTES DA CORRESPONDÊNCIA CHEGAR AO
DESTINATÁRIO
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RECEPÇÃO DA CORRESPONDÊNCIA
FORMAS DE RECEPÇÃO DA CORRESPONDÊNCIA:
• Tradicional: acto em que o carteiro, ou empresa de transporte
de correspondência entrega a correspondência ao seu
destinatário;
• Atravez de fax: chegada da correspondência à empresa via
fax;
• Correio electrónico: serviço de correio utilizando por base a
internet (e-mail).
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ABERTURA
Existem certos cuidados a ter na abertura da correspondência, para evitar a
inutilização do conteúdo, vejamos:
1º Antes de se abrir as cartas deve-se colocar o conteúdo para um dos cantos dos
sobrescritos;
2º Em seguida abre-se pelas arestas opostas. Porquê? As cartas são normalmente
mal dobradas e quando são inseridas nos subscritos ficam, por vezes, mal coladas no
seu interior.
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CLASSIFICAÇÃO DA CORRESPONDÊNCIA
COMERCIAL
CLASSIFICAÇÃO: é o acto pelo qual a pessoa responsável pela
correspondência da empresa identifica a natureza, a origem, o conteúdo e o
destino a dar à mesma.
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REGISTO DAS ENTRADAS
Esta fase da correspondência concentra-se num só departamento.
Tiram-se cópias dos originais recebidos, para um exemplar ficar no
departamento e o outro seguir para o respectivo destino.
A tiragem das cópias não pode ser feita sem antes ser colocado o
respectivo carimbo da entrada contendo a data e o número da entrada.
Nos serviços públicos e nas empresas mas tradicionalistas, utiliza-se o
Livro de Registo para a correspondência recebida.
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DISTRIBUIÇÃO
A distribuição da correspondência pode ser
feita de diversas formas, mas sempre de
forma a poder ser controlada.
Em empresas/insituições mais formais é
ainda utilizado o Livro de Protocolo.
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RESPOSTA OU ARQUIVO
Depois de ser lida, a correspondência deve ser convenientemente tratada.
O que significa que:
• Não é necessário dar sequência ao assunto: a correspondência vai imediatamente
para o arquivo, com a devida indicação no canto superior esquerdo e a assinatura do
ordenando;
• É necessário uma resposta: devem ser feitas as anotações necessárias para a sua
execução ou, então, se for o caso, o próprio destinatário encarregar-se-á de a
escrever.
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Muito importante:
Toda a correspondência urgente deve ter uma resposta imediata.
Não se deve adiar a resolução de assuntos pendentes,
tornando-os eternamente esquecidos.
“Não deixes para amanhã o que podes fazer hoje”.
Resposta
A execução de uma carta resposta:
• Implica disponibilidade de tempo e disponibilidade
mental.
• A redacção da carta deve ser executada por uma
pessoa experiente, de forma a minimizar as perdas
de tempo e conseguir uma boa qualidade de
comunicação.
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Resposta
RESPOSTA
A resposta pode ser executada de diversas formas:
• Ditado directo: o dactilógrafo ou processador de texto executa
directamente o texto que lhe é transmitido;
• Ditado indirecto: o dactilógrafo ou o processador de texto executa o
texto atravez de uma minuta ou um registo gravado.
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ASSINATURA
Depois de finalizada a correspondência deve ser de novo lida e em seguida assinada.
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REGISTO DE SAÍDA
• Tal como na recepção da correspondência, o registo das saídas
também é normalmente feito em livro próprio.
• Devem ser tiradas cópias aos originais, carimbadas com o
carimbo de saída e encaminhadas devidamente.
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EXPEDIÇÃO
Antes da correspondência ser inserida no sobrescrito deve-se verificar se:
A carta está datada e assinada;
Contém o material referido em anexo;
O endereço corresponde ao do sobrescrito.
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POR FIM...
• Toda a correspondência que é expedida da empresa deve possuir em arquivo a
respectiva cópia;
• Quando a correspondência for registada, juntamente com a cópia, deve ser
arquivado um exemplar do talão de aceitação;
• No caso do registo ser com aviso de recepção, este, após ser devolvido pelo
destinatário com a respectiva assinatura, deve também ser arquivado com a cópia
da correspondência.
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FIM