O Processo de Avaliação dos Arquivos da PUC-SP

O Processode Avaliação

dos Arquivos da PUC-SP

Viviane TessitoreCEDIC - PUC-SP, Brasil

cedic@pucsp.br

Goiânia (GO), 30 de junho de 2008

XV Congresso Brasileiro de Arquivologia

Seminário de Arquivos Universitários e Instituições de Pesquisa

A PUC-SP e seus Arquivos:

caminhos para implantação de um sistema

PUC-SP: história e estrutura

• FUNDAÇÃO: 13 de agosto de 1946.– Faculdade de Filosofia e Letras de São Bento;– Faculdade Paulista de Direito.

• Reconhecida como universidade: 22 de agosto de 1946.

• Título de Pontifícia: 1947 (Papa Pio XII).

• Assim como outras instituições de ensino superior com características semelhantes, a PUC-SP está incluída entre as chamadas universidades comunitárias.

• O Presidente da Fundação São Paulo e Grão-Chanceler da Universidade é o Arcebispo Metropolitano de São Paulo.

• A direção da PUC-SP cabe à Reitoria - órgão superior executivo, composta pelo Reitor, Chefe de Gabinete e três Vice-Reitores: Administrativo, Acadêmico e Comunitário.

PUC-SP: história e estrutura• Quatro Conselhos Superiores apoiam a

administração da Universidade:– Conselho Universitário (CONSUN) - órgão

máximo de deliberação da Universidade;– Conselho de Ensino e Pesquisa (CEPE) -

responsável pelas diretrizes gerais de natureza acadêmica;

– Conselho de Administração e Finanças (CAF) - define e fiscaliza as políticas administrativa e financeira;

– Conselho Comunitário (CECOM) - define as normas de convivência interna.

PUC-SP: história e estrutura• PUC-SP HOJE:

– 11 faculdades;

– 46 departamentos;

– 32 cursos de graduação;

– 5 Centros:• Centro de Ciências Humanas;• Centro de Ciências Jurídicas, Econômicas e

Administrativas;• Centro de Educação;• Centro de Ciências Exatas e Tecnologia;• Centro de Ciências Médicas e Biológicas;

– 26 programas de mestrado acadêmico, 1 de mestrado profissional e 16 de doutorado;

– Em nível de aperfeiçoamento, especialização e extensão, oferece cerca de 330 cursos por ano.

– 6 campi: Monte Alegre, Marquês de Paranaguá, Derdic, Santana, Sorocaba, Barueri.

– Em 2008, foram aprovadas mudanças na estrutura da Universidade, mas sua completa definição e implantação encontram-se ainda em curso.

Os Arquivos da PUC-SP:caminhos, descaminhos e projetos

• As Universidades vêm despertando para a importância de seu patrimônio arquivístico, quer como registro de sua trajetória histórica, quer como elemento fundamental para a sua gestão acadêmico-administrativa.

• PUC-SP:– Diferentes momentos de reformulação

administrativa revelaram a necessidade urgente de se repensar a questão dos arquivos no interior da Instituição.

– CEDIC - participação ativa nas discussões sobre a modernização dos arquivos da Universidade.

• Primeiros passos (1991):– Apoio em Unidades que sentiam a

necessidade de estabelecer uma organização em sua documentação, para um melhor funcionamento de suas rotinas diárias, como é o caso da Secretaria Geral de Registro Acadêmico (SEGRAC).

– Apresentação de relatório sobre a situação dos arquivos da PUC-SP naquela ocasião.

• Em 7 de dezembro de 1994, a Reitoria criou o Grupo de Trabalho para elaborar Proposta de Sistema de Arquivos para a PUC-SP, coordenado pelo CEDIC.

• CEDIC fois encamrregado de elaborar e executar o Projeto Diagnóstico da Situação dos Arquivos da PUC-SP (1995 a 1997):– Financiamento: Fundação de Amparo à

Pesquisa do Estado de São Paulo (FAPESP) e Conselho Nacional de Desenvolvimento Científico e Tecnológico (CNPq);

– Mapeamento de todos os depósitos de arquivo da Universidade e suas condições, gerando o próprio Diagnóstico e a publicação eletrônica Diretório dos Arquivos da PUC-SP.

Foram identificados:• 213 Unidades;• 353 depósitos;• 6.147 conjuntos documentais, num

total de 11 km lineares de documentos correntes e não correntes.

• GT SAUC:– Apresentou à Reitoria, no início de 1998, proposta de

criação e implantação do Sistema de Arquivos da Pontifícia Universidade Católica de São Paulo.

– O Sistema abrangeria a totalidade do patrimônio arquivístico da Universidade, com os arquivos funcionando de modo integrado e articulado na consecução de objetivos técnicos comuns.

– Seria criada uma Unidade especializada - o Arquivo Central - para assumir as funções de arquivo intermediário e permanente, e redefinidas as funções das Unidades no que se refere aos seus arquivos correntes.

– A proposta foi bem recebida, mas não havia espaço e recursos para sua execução.

• 1998 a 2006 – CEDIC presta assessorias para identificação, organização, microfilmagem e outras ações pontuais a diversos Setores da Universidade (SEGRAC, DRH, URD, TUCA)

–mas alerta as Reitorias para a necessidade de um projeto institucional, insistindo, inclusive, na possibilidade de realização do projeto de avaliação dos arquivos

O processo de avaliação dos arquivos da

Universidade

Criação do Grupo de Trabalho:

• 2006 – premida pela falta de espaço, a Reitoria retoma a idéia de um projeto global de avaliação dos arquivos da Universidade – reuniões preliminares com vários Setores, entre eles o CEDIC – decide-se criar Grupo de Trabalho específico

• Data de criação: 16 de outubro de 2006, por Ato da Reitora.

• Objetivo: avaliar os documentos da PUC-SP, alocados nos diversos Setores e encaminhar soluções para readequação de sua guarda.

• Membros efetivos:– Vice-Reitoria Administrativa - VRAd – Presidente

– Vice-Reitoria Acadêmica - VRAc

– Vice-Reitoria Comunitária - VRAcom

– Coordenadoria de Assessoria Jurídica – CAJ

– Assessoria de Políticas Tecnológicas – APT

– Centro de Documentação e Informação Científica – CEDIC – coordenação técnica

• Fundamentos:– todos os documentos gerados pela Universidade são

parte de seu patrimônio arquivístico, cuja preservação é de grande importância para a Instituição

– o acesso aos documentos é fundamental para as atividades acadêmicas, administrativas e comunitárias, bem como para o registro da história da Instituição

– a destruição indiscriminada e/ou guarda inadequada dos documentos podem causar grandes prejuízos administrativos, financeiros e históricos à Universidade

– há necessidade de readequação do volume documental da Instituição

Atividades Preliminares:

• outubro a dezembro de 2006:– elaboração de plano de ação e cronograma do GT

– definição do objeto inicial da avaliação: massa documental acumulada por 16 Setores em 2 depósitos (SEGRAC e Escritório Modelo), além de outros locais onde se encontrarem documentos desses Setores

– definição do CEDIC como coordenador técnico e executivo do trabalho

– contratação de consultoria externa especializada – Profa. Dra. Ana Maria Camargo (SAUSP)

– definição de que os documentos dos 16 Setores seriam reunidos em depósito na SEGRAC e ali seria organizada sala de trabalho sede do projeto

• outubro a dezembro de 2006:– definição de que a avaliação seria feita de forma

escalonada e de que o primeiro Grupo de Setores seria constituído pela Gerência de Recursos Humanos, Gerência de Controladoria, Gerência Financeira e Setor de Atendimento ao Alunado

• afinidades funcionais e conseqüente inter-relação entre as séries documentais

• grande volume documental

• áreas onde estão sendo implantados processos de trabalho eletrônicos

– elaboração do Projeto Avaliação dos Arquivos da PUC-SP

– realização de Seminário de sensibilização das chefias administrativas e acadêmicas

Projeto Avaliação dos Arquivos da PUC-SP:

• Coordenação geral: GT Avaliação dos Arquivos da PUC-SP

• Coordenação Técnica: CEDIC

• Participação:– Chefias e funcionários das Unidades– Estagiários

• GT terá funções de Comissão de Avaliação

• coleta e processamento dos dados sobre as séries documentais – Equipe Executiva– CEDIC– funcionários indicados pelas Unidades– estagiários

Atividades Preliminares:• janeiro a maio de 2007:

– Transferência da massa documental acumulada do depósito do Escritório Modelo para a casa da SEGRAC - para não onerar a Universidade e garantir a segurança do acervo, a transferência foi lenta e gradual, com duração total de 5 meses (janeiro a maio de 2007)

– Seleção de 6 estagiários no início de fevereiro– Treinamento de estagiários e funcionários

através de oficina dada pelo CEDIC no final de fevereiro / início de março, incluindo apresentação dos Setores do Grupo I

• janeiro a maio de 2007:

– Colocação de documentos avulsos em caixas no depósito da SEGRAC, de acordo com o Setor acumulador, a fim de padronizar as unidades de arquivamento.

– Reunião das caixas de um mesmo Setor, a fim de facilitar o trabalho com a documentação. Quando essa reunião não foi possível fisicamente, foi garantida através de Registro Topográfico do Depósito, num total de 159 estantes.

Atividades Preliminares:• janeiro a maio de 2007:

– Numeração seqüencial definitiva das caixas com a sigla UAR (Unidade de Arquivamento), seguida de um número composto por 5 dígitos: de UAR 00001 até UAR 09697, última caixa atualmente existente. Essa numeração será feita por depósito, referindo-se, no momento, ao DEP 001 (casa da SEGRAC).

– Essas atividades prepararam o início da etapa I do Projeto para os Setores do primeiro Grupo, iniciada em junho de 2007.

Proposta Metodológica• AVALIAÇÃO é o processo de análise de

arquivos, visando a estabelecer sua destinação de acordo com os valores – primários e secundários - que lhe forem atribuídos.*

– Inclui

• identificação

• valoração

• seleção dos documentos*Dicionário de Terminologia Arquivística – ARQ-SP

Proposta Metodológica

• DESTINAÇÃO– decorrência da avaliação - destino dos

documentos– encaminhamento dos documentos à guarda

temporária ou permanente, à reprodução e/ou eliminação

*Dicionário de Terminologia Arquivística – ARQ-SP

• O processo avaliatório levará em conta:– objetivos, estrutura organizacional e

funcionamento da Instituição acumuladora– terminologia específica de sua área de

atuação geral e das áreas de atuação específicas de cada uma de suas Unidades

– tipologia, organização e valores dos documentos

Proposta MetodológicaObjetivos da Avaliação: a pronta recuperação de informações

necessárias para a Instituição; a redução ao essencial da massa documental

acumulada, eliminando os documentos que perderam seu valor, sem que, com isso, se desfigure o arquivo, o qual deverá continuar a retratar o perfil e a trajetória da Instituição acumuladora;

Objetivos da Avaliação: a preservação do patrimônio arquivístico

institucional, ou seja, dos documentos de guarda permanente;

o estabelecimento de condições de guarda e conservação adequadas a cada fase do ciclo vital dos documentos;

Proposta MetodológicaObjetivos da Avaliação: o fornecimento de subsídios para orientação

do processo de produção documental no que se refere ao uso de tipos e suportes adequados para o registro das informações, padronizando documentos para funções similares;

o fornecimento de subsídios para os processos de informatização da produção e gestão dos documentos de arquivo;

Objetivos da Avaliação: o melhor aproveitamento dos recursos

humanos e materiais, através da maior eficiência na produção, guarda e uso dos documentos de arquivo.

GT =Comissão de Avaliação

• complexidade e abrangência dos conhecimentos durante a avaliação – na identificação dos valores dos documentos, definição de seus prazos de guarda e destinação final – equipe multidisciplinar - Comissão de Avaliação– membros efetivos– membros eventuais

• Membros Efetivos– participam de todo o processo de avaliação– são os membros do GT já elencados

• Membros Eventuais– serão convocados somente no momento em que

os documentos relativos a sua área estão sendo analisados

– devem ser: Representantes das áreas de atividades-fim

da Instituição; Representantes das áreas de atividades-meio

da Instituição;

• Membros Eventuais– devem ser:

Profissionais das áreas relacionadas aos valores secundários atribuídos à documentação;

Profissionais que possam colaborar no desenvolvimento das atividades da Comissão (estatísticos, conservadores, profissionais de informática, microfilmagem etc.).

• Compete ao GT, enquanto Comissão de Avaliação: Convocar os membros efetivos e eventuais para

as reuniões. Identificar e analisar o conteúdo dos conjuntos

documentais, tendo por base as atividades típicas dos órgãos responsáveis por sua acumulação;

Examinar a legislação que regula as atividades e as informações referentes à vigência e aos prazos de prescrição, à existência de outras fontes recapitulativas e à freqüência de uso dos documentos.

Determinar a destinação e os prazos de guarda dos documentos, de acordo com o levantamento de dados, a análise desse levantamento e a legislação mencionadas.

Elaborar a tabela de temporalidade, as listas de eliminação e o relatório final dos trabalhos, apresentando-os à autoridade que instituiu a Comissão.

Providenciar a divulgação da tabela. Orientar a aplicação da tabela, quando

necessário. Revisar periodicamente a tabela, na medida em

que forem produzidos ou suprimidos documentos e/ou alterada a estrutura organizacional da instituição.

Execução

• Nnão seria possível ao GT realizar diretamente a coleta e processamento dos dados sobre os conjuntos documentais, encarregando dessa tarefa uma Equipe Executiva, composta pelo CEDIC, funcionários das Unidades e estagiários.

Execução• execução do Projeto de forma escalonada

– Grupos de Unidades definidos pelo GT – necessidades administrativas, afinidades funcionais e volume documental– melhor aproveitamento do treinamento

e eficiência no acompanhamento

• O início dos trabalhos já nos permite prever que teremos pelo menos quatro grupos: 2 administrativos e 2 acadêmicos / para-acadêmicos.

Execução• Demonstrou também a necessidade

de um “projeto-piloto”, para o qual foram escolhidos os arquivos de 2 Setores do Grupo I:– Gerência de Controladoria e SETAL

(70% das caixas do DEP 1). • Necessidade de criação de uma

metodologia - passo-a-passo - para uma massa documental desorganizada e sem controle, ou com controle precário, adequando procedimentos a serem aplicados nos próximos Setores.

Execução• Inexistência anterior de políticas

sistemáticas de avaliação, faz com que ela acabe se dando, na maioria das instituições brasileiras, sobre uma massa documental já acumulada; é o caso da PUC-SP, embora o Projeto se proponha a atingir também a documentação atualmente produzida/recebida (muitas vezes, seqüência de séries documentais passadas), dando-lhe uma destinação igualmente controlada, evitando novo acúmulo desordenado de documentos.

• A avaliação dos arquivos de cada Grupo de Unidades será feita em três etapas:

Execução: etapas

• E1 – IDENTIFICAÇÃO E ANÁLISE DA PRODUÇÃO DOCUMENTAL: Objetiva a coleta e processamento eletrônico de dados referentes às séries documentais produzidas por cada Unidade.– dos documentos existentes para suas

vinculações funcionais e estruturais (estudo da organização administrativa da Instituição para posterior vinculação com a produção documental nem sempre se mostra viável em massa documental acumulada)

Execução: etapas

A coleta se dará por meio de dois formulários:– Mapeamento das séries documentais por

unidade de arquivamento – visa identificar as séries documentais constantes de cada unidade de arquivamento (caixa ou pasta) presente em cada depósito, suas Unidades acumuladoras e características físicas.

– Análise Tipológica das Séries Documentais por Unidade Acumuladora

Execução: etapas– Análise Tipológica das Séries Documentais

por Unidade Acumuladora – visa identificar as características de produção, tramitação e destinação, acesso e uso e os prazos de guarda de cada série documental acumulada pelas Unidades da Universidade, definidas a partir do mapeamento como objeto de avaliação.

• Nessa etapa, será iniciada a informatização dos dados, cadastrando as séries documentais, as Unidades acumuladoras e os depósitos de arquivo, e gerando as Tabelas de Temporalidade e os instrumentos de eliminação.

Execução: etapas

• E2 – DESTINAÇÃO DAS SÉRIES DOCUMENTAIS: Objetiva, a partir das Pré-Tabelas produzidas pela etapa anterior, definir os prazos de guarda de cada série documental e sua destinação final, elaborando, assim, as Tabelas de Temporalidade Documental (TTD) da PUC-SP, as quais serão aprovadas pelas autoridades competentes e divulgadas para a comunidade universitária.

Execução: etapas

• E3 – SELEÇÃO E ELIMINAÇÃO DOS DOCUMENTOS: Objetiva a separação das séries documentais a serem eliminadas, sua reprodução ou a retenção de amostragem, quando definido pelo TTD e a execução da eliminação (elaborando as competentes listas e atas).

Execução: etapas

• Serão realizadas ações de avaliação, seleção e eliminação.

• Ainda não são viáveis ações de transferência e recolhimento, pois a Universidade não dispõe, até o momento, de um Arquivo Central.

• Mas serão também tomadas medidas de preservação dos documentos de guarda temporária longa e de guarda permanente.

Execução: projeto-piloto

• Junho de 2007 - início do “projeto-piloto” - Controladoria e SETAL - Etapa 1a - mapeamento das séries documentais

• De junho a setembro de 2007, o mapeamento foi realizado em um formulário com campos abertos, modelo preferido pela aplicação a uma realidade documental em grande parte desconhecida pela Equipe.

GRUPO DE TRABALHO PARA AVALIAÇÃO DOS ARQUIVOS DA PUC-SPMAPEAMENTO DAS SÉRIES DOCUMENTAIS POR UNIDADE DE ARQUIVAMENTO

Data:Compilador(es):

II - ÁREA DE CONTROLE

Obs.:DimensãoFormatoSuporteQuantidade [em itens]

Datas-limite

OrdenaçãoUnidade Acumuladora

Série Documental/

Dossiê

DEP:[ ] CAIXA A [ ] CAIXA B [ ] PASTA SUSPENSA

TIPO:UNIDADE DE ARQUIVAMENTO (UAR) N.º

I – CARACTERIZAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO

• entre a metade de agosto e a de outubro, com o início do processo de informatização dos dados até então coletados, a Assessoria de Políticas Tecnológicas (APT) definiu a elaboração de planilhas eletrônicas, a partir do aplicativo Microsoft Excel, como ponto de partida para modelagem dos dados e do sistema

• A lógica apresentada pelo aplicativo escolhido levou a novas condutas em relação ao preenchimento da informação, tanto no formulário "Mapeamento" em papel, quanto em meio eletrônico, implicando na reestruturação dos campos e dados conforme os seguintes parâmetros:

• Formulário em papel: definição precisa das alternativas de respostas em todos os campos informacionais possíveis, com sua codificação numérica, em substituição ao formato textual das mesmas (tipo de acondicionamento; ordenação; suporte; formato; dimensão das séries e compiladores dos dados).

MAPEAMENTO DAS SÉRIES DOCUMENTAIS POR UNIDADE DE ARQUIVAMENTO

A – IDENTIFICAÇÃO DA UNIDADE DE ARQUIVAMENTO

1. CAIXA A 2. CAIXA B 3. PASTA CATÁLOGO 4. PASTA CLASSIFICADORAI.

DEPII.

(UAr) N.ºIII.

TIPO 5. PASTA COM ELÁSTICO 6. PASTA SUSPENSA 7. PACOTE 8. SEM EMBALAGEM

IV.ACONDICIONAMENTOINTERNO

[ ] 1. CAPAS[ ] 2. ENVELOPE DE PAPEL[ ] 3. ENVELOPE PLÁSTICO

[ ] 4. ESTOJO[ ] 5. FICHÁRIO (caixa p/ fichas)[ ] 6. INVÓLUCRO PLÁSTICO

[ ] 7. PACOTE[ ] 8. PASTA CATÁLOGO[ ] 9. PASTA

CLASSIFICADORA

[ ] 10. PASTA COM ELÁSTICO[ ] 11. PASTA COM PRESILHA[ ] 12. PASTA PROCESSO

[ ] 13. PASTAPRONTUÁRIO

[ ] 14. PASTA SUSPENSA[ ] 15. NÃO HÁ

B – CARACTERIZAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃODATAS-LIMITEV. SÉRIE DOCUMENTAL / DOSSIÊ VI. UAc

VII. INICIAL VIII. FINALIX. QUANT.[EM ITENS]

X. ORDENAÇÃO (1º NÍVEL) XI. ORDENAÇÃO (2º NÍVEL) XII. ORDENAÇÃO (3º NÍVEL) XIII. SUPORTE

[ ] 1. ALFABÉTICA POR NOME DE ALUNO[ ] 2. ALFABÉTICA POR NOME DE ENTIDADE[ ] 3. ALFABÉTICA POR NOME DE FUNCIONÁRIO[ ] 4. ALFABÉTICA POR NOME DE PROFESSOR[ ] 5. ALFABÉTICA POR NOME DE UNIDADE[ ] 6. ASSUNTO[ ] 7. CRONOLÓGICA[ ] 8. GEOGRÁFICA POR CAMPUS[ ] 9. GEOGRÁFICA POR CIDADE[ ] 10. GEOGRÁFICA POR ESTADO[ ] 11. GEOGRÁFICA POR PAÍS[ ] 12. NUMÉRICA[ ] 13. NÃO HÁ

[ ] 1. DISCO ÓPTICO[ ] 2. FILME[ ] 3. MÍDIA MAGNÉTICA[ ] 4. PAPEL[ ] 5. PAPEL

EMULSIONADO[ ] 6. PAPEL TÉRMICO

XIV. FORMATO XV. DIMENSÃO

[ ] 1. CD-R[ ] 2. CD-RW[ ] 3. DIAPOSITIVO[ ] 4. DISCO RÍGIDO (HD)[ ] 5. DISCO ZIP[ ] 6. DISQUETE

[ ] 7. DVD-R[ ] 8. DVD-RW[ ] 9. FITA CASSETE DE ÁUDIO[ ] 10. FITA CASSETE DE VÍDEO[ ] 11. FITA DAT[ ] 12. FITA ROLO

[ ] 13. FOLHA[ ] 14. FORMULÁRIO CONTÍNUO[ ] 15. LIVRO[ ] 16. MICROFICHA[ ] 17. MICROFILME ROLO[ ] 18. NEGATIVO FOTOGRÁFICO

[ ] 1. 16 mm x 30 m[ ] 2. 35 mm x 30 m[ ] 3. 3 1/2 polegadas[ ] 4. 5 1/4 polegadas[ ] 5. A3 (297 x 420 mm)[ ] 6. A4 (210 x 297 mm)

[ ] 7. A5 (148,5 x 210 mm)[ ] 8. CARTA (215,9 x 279,4 mm)[ ] 9. CASSETE COMPACTO[ ] 10. CASSETE PADRÃO[ ] 11. OFÍCIO (215,9 x 355,6 mm)[ ] 12. MEDIDAS NÃO PADRONIZADAS

C - ÁREA DE CONTROLEXVI. COMPILADOR (ES): XVII. DATA:

[ ] 1. BRUNO L. FERNANDES[ ] 2. CAMILA GIOVANA RIBEIRO

[ ] 3. FERNANDA PALO PRADO[ ] 4. FERNANDA PELUCI REINHOLEZ

[ ] 5. MARIANA CAMARGO SIMÃO[ ] 6. MARJAH DI GIGLIO MILLAN

[ ] 7. FUNCIONÁRIO DA UAc

D - OBSERVAÇÃOXVIII. OBSERVAÇÃO FOLHA:

Formulário eletrônico: criação de uma planilha eletrônica para cada Unidade Acumuladora (Setor) em processo de mapeamento. Há, na fase atual do Projeto, duas planilhas: SETAL e Controladoria / Contabilidade.

Avaliação dos Arquivos da PUC-SP: resultados parciais• Arquivos de 16 Setores, que estavam em

mais de 1 depósito, em condições precárias e sem controle, hoje se encontram:– em 1 único depósito– provisório, mas com condições mínimas de

preservação– com controle físico e intelectual total das

unidades de arquivamento– portanto, com maior segurança e acesso

Avaliação dos Arquivos da PUC-SP: resultados parciais• está concluído o mapeamento das séries

documentais da Gerência de Controladoria e do SETAL, totalmente digitado em planilhas Excel, num total de 6499 caixas (70% do DEP 1)

• o mapeamento permite um controle total do conteúdo dos arquivos desses Setores - acesso mais ágil à documentação, fornecimento de outros dados sobre ela, sempre que solicitados

Avaliação dos Arquivos da PUC-SP: resultados parciais• já detectamos 4 tipos de “séries”:

– séries tipológicas típicas– séries tipológicas atípicas - substantivação de

ações– séries por espécie– “dossiês”

Avaliação dos Arquivos da PUC-SP: resultados parciais• estão sendo emitidos relatórios quantitativos e

qualitativos, a partir do mapeamento, que nos permitirão definir amostra de cada série a ser analisada

• Já iniciamos a etapa 1B, ou seja, a análise das séries documentais dos 2 Setores, escolhendo para isso as 10 tipológicas mais volumosas.

• Análise - definir e caracterizar corretamente as séries, inclusive com sugestões quanto a produção e prazos de guarda, para que o GT estabeleça sua destinação, através das tabelas de temporalidade.

Avaliação dos Arquivos da PUC-SP: resultados parciais• É preciso também salientar que a reunião

dos documentos em um depósito bem melhor estruturado do que o anterior e a existência de uma Equipe trabalhando com eles em sala definida acabaram por trazer tarefas não previstas pelo Projeto. Entre elas destacam-se: O auxílio aos Setores detentores de arquivos

ali armazenados para que compreendessem a nova metodologia de localização e encontrassem os documentos necessários, muitas vezes com urgência.

Avaliação dos Arquivos da PUC-SP: resultados parciais

A necessidade de coletar dados especiais para satisfazer necessidades específicas do Setor, como ocorreu com a Controladoria / Contabilidade.

O controle do envio pelos Setores e do armazenamento de novas caixas no depósito.

• Embora no início do trabalho, já é possível sentir os efeitos benéficos que as melhores condições de guarda e um maior e mais efetivo controle sobre os documentos acumulados no depósito não-corrente têm trazido ao dia-a-dia das Unidades que lá possuem parte de seus arquivos; mesmo que elas ainda não tenham percepção total disso (o que é natural).

• não temos dúvidas sobre os benefícios que este processo sistemático de avaliação, à medida que avança, trará para a preservação e acesso ao patrimônio documental da PUC-SP, em qualquer das fases de seu ciclo vital, enquanto suporte essencial às atividades acadêmico-administrativas da Universidade e testemunho de sua trajetória marcante no cenário educacional brasileiro.

O Processo de Avaliação dos Arquivos da PUC-SP

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