O Uso e o Ciclo da Informação nas

organizações

MBA em Negócios JurídicosDisciplina: Gestão da Informação e do Conhecimento em Negócios Jurídicos

Prof. Leonardo Barbosa de Moraes

O USO DA INFOR-MAÇAO NAS ORGANIZAÇOES

Segundo Choo, o uso da informação –organizacionalmente, acontece em 3 arenas interconectadas:

Formação de sentido – o que o sinal externo significa?

Criação de conhecimento – qual conhecimento énecessário e como desenvolve-lo?

Tomada de decisão – qual a melhor decisão para a organização?

I – CRIAÇAO DE SIGNIFICADO

A organização usa a informação para dar sentido às mudanças do ambiente externo. (mundo dinâmico e incerto)

A tarefa crucial da administração é distinguir as mudanças mais significativas, interpretá-las e criar respostas adequadas para elas.

Objetivo de curto prazo: definir o que é a organização e o que ela está fazendo.

Objetivo de longo prazo: garantir que a organização se adapte e continue prosperando num ambiente dinâmico.

Leo Moraes - 2009

CRIAÇAO DE SIGNIFICADO

II – CONSTRUÇAO DO CONHECIMENTO

A organização cria, organiza e processa as informações de modo a gerar novos conhecimentos por meio do aprendizado.

Para Peter Drucker, o papel da administração égarantir a aplicação e o desempenho do conhecimento.

Para Senge, a organização deve desenvolver a capacidade de aprendizagem criativa e adaptativa.

CONHECIMENTOS TÁCITO E EXPLÍCITO

O conhecimento explícito é o conhecimento que pode ser documentado e é mais facilmente replicado

O conhecimento tácito é o conhecimento que deriva do aprendizado pela experimentação e éinternalizado, é pessoal, de difícil verbalização ou codificação e provém do aprender fazendo, usando e

interagindo.

Explícito

COMBINAÇÃO

Explícito

INTERNALIZAÇÃO

Tácito

SOCIALIZAÇÃO

Tácito

EXTERIORIZAÇÃO

Os processos de conversão do conhecimento organizacional

CONSTRUÇAO DO CONHECIMENTO

Tácito em Explícito

Expl

ícito

emTá

cito

CONSTRUÇAO DO CONHECIMENTO

SOCIALIZAÇÃO (tácito em tácito) – conversão feita partilhando experiências. Aquisição do conhecimento a partir da observação, imitação e prática –treinamento. Ex.: máquina caseira de fazer pão da Matsushita; sessões de brainstorming, observação, imitação e prática, interação com clientes e fornecedores.

EXTERIORIZAÇÃO (tácito em explícito) – tradução do conhecimento através de metáforas, analogias e modelos. Provocada pelo diálogo ou pela reflexão coletiva. Ex.: mini-copiadora Canon; metáforas e analogias, conceitos, hipóteses ou modelos.

COMBINAÇÃO (explícito em explícito) – reunião de conhecimentos explícitos provenientes de várias fontes (conversas telefônicas, reuniões etc.), sistematização do conhecimento. A informação existe em bancos de dados e pode ser classificada e organizada de várias maneiras para produzir novos conhecimentos. Ex.: Kraft General Foods; troca de conhecimento através de documentos, reuniões,conversas ao telefone ou redes de computadores .

INTERNALIZAÇÃO (explícito em tácito) – incorporação na forma de modelos mentais ou rotinas de trabalho comuns. Facilitada pela documentação ou histórias que permitam reviver indiretamente a experiência de outros. Ex.: Centro de Atendimento GE; modelos mentais, know-how técnico compartilhado

CONSTRUÇAO DO CONHECIMENTO

Conhecimento Tácito Conhecimento Explícitoem

Conteúdo do conhecimento criado pelos quatro modos

(Socialização) (Externalização)

(Internalização) (Combinação)

ConhecimentoCompartilhado

ConhecimentoConceitual

ConhecimentoOperacional

ConhecimentoSistêmico

Conheci-mento Tácito

Conhecimento Explícito

CONSTRUÇAO DO CONHECIMENTO

III – TOMADA DE DECISAO

Num mundo ideal, uma escolha racional pressupõe a análise de todas as alternativas possíveis, informações confiáveis sobre suas conseqüências e preferências consistentes para avaliar estas conseqüências. No mundo real, esses requisitos não são factíveis.

Limitações da capacidade da mente humana para tomar uma decisão racional: Sua capacidade mental, seus hábitos e seus reflexos

A extensão do conhecimento e das informações que possui

Os valores e conceitos que podem divergir dos objetivos da organização

O CICLO DA INFORMAÇÃO NAS ORGANIZAÇÕES

O Ciclo da Informação

Processo de Gestão da

Informação

Identificação das necessidades de informação

Nessa fase é importante levantar:– Que informação é necessária?

– Porque a informação é necessária?

Esse processo requer:– Identificar os usuários– Compreender o ambiente informacional do usuário

Aquisição de informação

Procura balancear duas demandas opostas:– Amplitude e diversificação de informações

existentes– Capacitada cognitiva limitada do homem

A seleção e o uso de fontes de informaçãodevem ser planejados e continuamente monitorados como um recurso vital para a organização

O processo de monitoramento contínuo é uma importante atividade, às vezes reconhecida como Inteligência Competitiva (IC), e requer conhecimento dos negócios da organização.

Aquisição distribuída e distribuição centralizada.

Aquisição de informação

Organização e armazenamento de informação

Poderão ser facilitados através da aplicação da tecnologia da informação

O uso operacional de computadores gera abundância de detalhes sobre transações, clientes, serviços, etc.

Tendência de unificação do repositório de dados.

Proliferação de ferramentas e técnicas de organização e armazenamento (datwarehouse, por exemplo) que facilitam posterior busca e pesquisa.

Desenvolvimento de produtos e serviços de informação

FUNÇÃO: prover informações relevantes sobre áreas de interesse de usuários de forma a aumentar sua utilidade.

Foco na agregação de valor à informação e seu emprego nas 3 arenas identificadas por Choo.

“O potencial utilitário da mensagem é acentuado pelo aumento de sua facilidade de uso, melhoramento da qualidade dos dados, adaptação da informação à sua pertinência reduzindo o seu tempo de obtenção.”

Disseminação dos produtos e serviços de informação

Deve fomentar a prática de compartilhamento e difundir aprendizado

Deve possuir mix de canais de distribuição e formatos

O conteúdo deve ser sempre relevante

Uso da informação

Processo social dinâmico e interativo que resulta em: – Formação de sentido – o que o sinal externo

significa?

– Criação de conhecimento – qual conhecimento é necessário e como desenvolve-lo?

– Tomada de decisão – qual a melhor decisão para a organização?

Fechando o ciclo...

Comportamento organizacional adaptativo

Sinal externo

MONITORANDO O AMBIENTE

23Modo Necessidade de informação

Uso da informação

Esforço Número de fontes

Táticas

Indireto Áreas de interesse geral

Descoberta 'acidental';

"PERCEBENDO"

Mínimo Muitas Passeio' por várias fontes, aproveitando a facilidade

de acesso, "PASSEIO"

Condicio-nado

Capaz de reconhecer tópicos de interesse

Aumenta a compreensão,

"CRIANDO SENTIDO"

Baixo Poucas Busca em fontes pré-selecionadas, por assuntos

de interesse pré-especificados, "PISTA"

Informal Capaz de formular dúvidas

Aumento do conhecimento

dentro de limites pequenos,

"APRENDENDO"

Medio Poucas Pesquisa focada em um assunto ou evento, "SATISFAZENDO"

Formal Capaz de definir objetivos

Uso formal da informação para

planejar e/ou agir, "DECIDINDO"

Alto Várias Coleta sistemática de informação sobre um

assunto, seguindo certo método ou processo;

"RECUPERAÇÃO"

MONITORANDO O AMBIENTE

CHOO, Chun Wei. A organização do conhecimento: como as organizações usam a informação para criar significado, construir conhecimento e tomar decisões. São Paulo: Senac, 2003.

DAVENPORT, Thomas H.; PRUSAK, Laurence. Conhecimento empresarial: como as organizações gerenciam o seu capital intelectual. Rio de Janeiro: Campus, 1999.

NONAKA, Ikujiro; TAKEUCHI, Hirotaka. Criação do conhecimento na empresa. Rio de janeiro: Campus, 1997.

BIBLIOGRAFIA