PROCESSO: PROCESSO: DOCUMENTO PÚBLICO QUE DEVE SER ZELADODOCUMENTO PÚBLICO QUE DEVE SER ZELADO

1923 2005

É VEDADA A TRAMITAÇÃO DESTE PROCESSO EM MÃOS.

ENCAMINHAMENTOS:ENCAMINHAMENTOS:

Processos AdministrativosProcessos Administrativos

OfíciosOfícios

Memorandos Memorandos

Formulários PadronizadosFormulários Padronizados

NORMATIVO:NORMATIVO:

LeisLeis DecretosDecretos PortariasPortarias CircularesCirculares ComunicadosComunicados Ordens InternasOrdens Internas

Meios de Comunicação Meios de Comunicação da Administração Municipalda Administração Municipal

O Processo Administrativo:O Processo Administrativo:

Autuação InstruçãoDespachoArquivamento

Protegido por capa de cartolinae protetor plástico

Ocorre no âmbito da administração É um documento público É forma de avaliar a atuação da administração

•Requerimento de Munícipe Pedido de algo à PMSP - CPF (pessoa física) e CNPJ (pessoa jurídica)

•Requerimento de Servidores Referente a sua vida funcional - CPF/RG/ Holerite

•Documentos InternosPedidos feitos pela administração: ofícios, memorandos, formulários - CNPJ

Tipos de AutuaçãoTipos de Autuação

Autuação de um ProcessoAutuação de um Processo

Folha nº 01 do processonº 2005-0.032.654-7Ass: ___________________

carimbo

Controle da Documentação Recebida:Controle da Documentação Recebida:- Numerar as folhas e documentos recebidos

- Colocar no canto superior direito a numeração seqüencial utilizando carimbo próprio.

Carimbo ModeloCarimbo Modelo

Junção de Documentos na Autuação - ExemploJunção de Documentos na Autuação - Exemplo

Identificar o Início e Fim da AutuaçãoIdentificar o Início e Fim da AutuaçãoNo verso da folha nº 1 é colocado o carimbo

“Início de Autuação”DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO FINANCEIRO

SETOR DE AUTUAÇÃO - DAF-37Segue(m) juntado(s) nesta data documento(s) e papel de informação rubricado(s) sob nº(s) ___02 a 10______________________________Em 04/24/23 Ass.__________________________________

DAF-310 FIM DA AUTUAÇÃO 1ª TRAMITAÇÃO

Segue(m) juntado(s) nesta data documento(s) e folha de informação rubricado(s) sob folha(s) nº ____________ Em __/__/__ Ass._______________________

No verso da última folha autuada vai o carimbo “Fim da Autuação”

O presente processo foi autuado com 10 folhas

Apr 24, 2023CARIMBO / ASSINATURA

Folha de Informação: (quando não houver espaço no verso da última)Folha de Informação: (quando não houver espaço no verso da última)

TramitaçãoTramitação

• Uma vez autuado, o Processo é enviado à Unidade que vai analisá-lo em primeiro lugar.

• Tem início a tramitação do processo e a instrução do assunto.

• Todo encaminhamento entre unidades deve ser feito exclusivamente por intermédio do Sistema Municipal de Processos – SIMPROC.

• É vedada a tramitação de Processos “EM MÃOS”

• O Processo não pode ficar na situação “EM TRÂNSITO” por mais de 10 dias

• “EM TRÂNSITO” significa: O processo é enviado, mas não é recebido no SIMPROC.

• Esta prática dá ensejo ao extravio.

ImportanteImportante: “A Unidade que envia o processo é a responsável pelo mesmo até que a Unidade destinatária acuse seu recebimento”

TramitaçãoTramitação

Junção de Folhas e DocumentosJunção de Folhas e Documentos

• Lugar onde se escreve no Processo.• cotas, pareceres, encaminhamentos,

laudos, despachos, etc. • manuscrito, datilografado, digitado• Utilizar sempre o Modelo Oficial-14

Definição de Folha de Informação:

PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE SÃO PAULO

Folha de Informação nº 05

do processo 2005-0.023.568-9, em April 24, 2023 (a)................

Modelo MO-14

Modelo MO-14Interessado: xxxxxxxxxxxxxxAssunto: xxxxxxxxxxxxxxxxx

DAF-GABSenhor Diretor

Vimos pelo presente, solicitar a Vossa Senhoria, providências junto ao Sistema Municipal de Processos – SIMPROC, no sentido de implementar a possibilidade de que o referido Sistema possua um banco de dados, que permita a consulta do número do processo utilizando como “chave” o CPF do interessado..

24 de abr de 2023

CARLOS DA SILVADivisão de Desenvolvimento de Pessoal

Diretor

CARIMBO

ASSINATURA

Verso da folha anterior (Verso da folha anterior (04)04)

Segue fls. 05

CARIMBO

ASSINATURA

p/p

PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE SÃO PAULO

Folha de Informação nº 35

do processo 2005-0.043.597-0, em April 24, 2023 (a)................Interessado: xxxxxxxxxxxxxx

Assunto: xxxxxxxxxxxxxxxxx

PROCED-GABSenhor Diretor

Encaminhamos o presente a Vossa Senhoria para providências de ...........

CARIMBO

ASSINATURA

Verso da folha anterior (Verso da folha anterior (34)34)

Segue fls. 35CARIMBO

ASSINATURA

CabeçalhoCabeçalho

Junção de Folhas - Exemplo

Junção de Folhas - Exemplo

• Tudo o que NÃO é Folha de Informação e que é levado para dentro do Processo, para fins de instrução, comprovação legal (documentos, fotos, fitas, objetos etc.), ou é emitido pela unidade.

Junção de Folhas e DocumentosJunção de Folhas e Documentos

Definição de Documentos

Junção de Documentos - Exemplo

Junção de Documentos - Exemplo

Folha de informação

Folha de informação

Verso da folha anterior ( 379 )

•Quando o documento for pequeno, de difícil colocação no processo, colar numa folha sulfite, batendo o carimbo de junção metade folha, metade documento.•Documentos com frente e verso, colar as bordas.•Mencionar sobre o que se refere o documento.•Este procedimento não é obrigatório.

DOCUMENTO MENOR QUE O TAMANHO A 4DOCUMENTO MENOR QUE O TAMANHO A 4

Desentranhamento em Desentranhamento em ProcessoProcesso

TERMO DE DESENTRANHAMENTO

Foi desentranhado nesta data, folhas ___________________

Documentos:_____________________________________

Motivo:__________________________________________DATA/CARIMBO/ASSINATURA

MODELO

Em caso de entrega de documento ao interessado, colher termo de recebimento, com CPF e / ou RG.

Paginação IrregularPaginação IrregularFALTAFALTA DEDE FOLHAFOLHA

Quando havia uma folha no Processo e por algum motivo ela desapareceu:

(Ex. café,cigarro, janela, gavetas, etc.)

Justificar o ocorrido e informar, se a folha desaparecida implica na decisão do assunto tratado no processo.

Não renumerar as folhas.

Como fazer a Correção ?Como fazer a Correção ?

Paginação IrregularPaginação Irregular

ERRO DE PAGINAÇÃOERRO DE PAGINAÇÃO

Quando a seqüência numérica das folhas do Processo é alterada por algum motivo (distração, caligrafia, etc.)

Quem comete o erro, corrige o seu e todos subseqüentes.

Corrigindo o Erro de JunçãoCorrigindo o Erro de Junção

• Passe um traço no número errado e ponha ao lado o número correto,

carimbe e assine• Não rasure o número e nem utilize

corretivo

16

Exemplo:Exemplo:

PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE SÃO PAULOFolha de informação nº.- 15

do processo 2005-0.023.568-9 em Apr 24, 2023 (a).

• É a decisão administrativa sobre o pedido inicial

• Por Lei, deve ser claro, preciso e atinente a matéria tratada no Processo, com a devida fundamentação e publicidade.

DespachoDespacho

• Do despacho caberá recurso após publicação no Diário Oficial, sendo o prazo de 60 dias, exceto quando houver outro prazo em legislação específica.

DeferidoDeferido 091 - Quando o pedido inicial é atendido

IndeferidoIndeferido 092 - Quando o pedido inicial não é atendido,

cabendo recurso

Parcialmente DeferidoParcialmente Deferido 093 - Quando parte do pedido inicial é atendida (revisão de IPTU), cabendo recurso.

DocumentaDocumental 096 - Quando o Processo é de instrução e não requer decisão (sindicância)

PagamentoPagamento 095 - Documentos de despesas que contabilmente devem coincidir com o numerário gasto.

Tipos de DespachoTipos de Despacho

ARQUIVAMENTOARQUIVAMENTO

PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE SÃO PAULO

Folha de Informação nº 390

do processo 2005-0.023.568-9 em 14/03/05( a)................

DAF 41 (60 99 99 999 )

Senhor Chefe

ARQUIVE-SE.

Processo regularizado com 390 folhasApril 24, 2023

CARIMBO

ASSINATURA

Somente após providências de publicação, entrega de documentos, prazo para recursos e outras, o processo poderá ser arquivado. Evita a reativação desnecessária.

REATIVAÇÃOREATIVAÇÃO

Tornar o processo novamente ativo, ou seja, permitir nova tramitação, instrução e novo despacho.

Enviar ofício para Divisão de Processos Municipais, juntamente com o processo, pedindo a reativação e justificando o motivo.

Tramitar para o código Simproc 60 15 40 310 e usar o Encaminhamento 003

Fazer sempre um ofício para cada processo.

Processo Processo AcompanhanteAcompanhante / Principal / Principal• A unidade que tornar um ou mais processos

como acompanhante de outro (principal) fará a cota (sem destinatário), que valerá para todas as unidade por onde o Processo passar nessa condição.

PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE SÃO PAULO

Folha de Informação nº 6565

do processo 2005-0.023.568-9 em 14/03/05( a)................

Acompanha o Processo 2005-0.022.158-7

ProcessoProcesso AcompanhanteAcompanhante

Apr 24, 2023CARIMBO

ASSINATURA

Processo PrincipalProcesso Principal

ROSEANE ZANELLI

• No Processo principal, após cada informação, deverá ser feita a referência que tem processo acompanhante, e qual seu número

PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE SÃO PAULO

Folha de Informação nº 566

do processo 2005-0.022.158-7 em 14/03/05( a)................

SMG-GAB-AJSenhora Assessora Chefe

Face o contido no presente, em especial, a informação de fls. 50 a 54, solicitamos análise e manifestação.

Acompanha processo 2005-0.023.568-9

Apr 24, 2023CARIMBO

ASSINATURA

Processo Processo AcompanhanteAcompanhante / Principal / Principal

Vistas em processosVistas em processos

- Não autuar processo para vistas ou cópias.- Autorizar a vista por escrito, no requerimento.- Dar vistas e fornecer cópias, se for o caso.- Juntar o requerimento e a guia no processo.- Processos encerrados a vista é em SMG/DAF.- Dec. 44.660 permite a retirada a Advogado/OAB.

Necessidade do Interessado no processo, ver o processo para conhecimento, e retirar cópias.

Feita na unidade que está com o processo do seguinte modo:

Volume de ProcessoVolume de Processo- Dividir um único processo em dois ou mais volumes

- Iniciativa da unidade que está com o processo

- Média de 300 (trezentas) folhas por volume.PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE SÃO PAULO

Este é o 1º Volume do processo 2003-0.175.828-6

contendo de fls. 01 a 310 .

IMPORTANTE OBSERVAR:

- Esta folha não é numerada, por tratar de nota esclarecedora.

- Todas as providências sobre cotas, carimbo, etc, devem ser colocadas no último volume.

Apr 24, 2023

Carimbo e assinatura do responsável.

PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE SÃO PAULO

Este é o 2º Volume do processo 2003-0.175.828-6 que se inicia a partir de fls. 311 .

IMPORTANTE OBSERVAR:

- Esta folha não é numerada, por tratar de nota esclarecedora.

-Os volumes devem tramitar juntos.

- nada acrescente aos demais volumes.Todas as providências sobre cotas, carimbo, etc, devem ser colocadas neste volume.

Apr 24, 2023

Carimbo e assinatura do responsável.

OBS:1º volume contém de fls. 01 a 3102º volume contém de fls. __ a ___

Desaparecimento/Extravio de ProcessoDesaparecimento/Extravio de Processo

• Temos cerca de 998.000 processos ativos.• 26.000 declarados extraviados, via D.O.C.• 23.000 desaparecidos nas Sub’s.• Desaparecimento por negligência.• Desaparecimento por conveniência.

Processos jogados sobre mesas, armários, fichários ou mesmo gavetas podem ensejar um extravio.

Processos Desaparecidos nas SubprefeiturasProcessos Desaparecidos nas Subprefeituras

C.P.P.E.C.P.P.E.

• A Comissão Permanente de Processos Extraviados, delibera sobre a declaração de extravio do processo.• Se preocupa com o assunto tratado no processo. Porque ele some, mas seu assunto não.• Tem competência para realizar diligências visando elucidar o assunto.• Pode reconstituir o processo extraviado.

FORMULÁRIO DE COMUNICAÇÃO DE EXTRAVIOFORMULÁRIO DE COMUNICAÇÃO DE EXTRAVIO

www.prefeitura.sp.gov.brwww.prefeitura.sp.gov.br

SECRETARIA DE GESTÃO - SMGSECRETARIA DE GESTÃO - SMGCOORD. DO GOVERNO ELETRÔNICO E GESTÃO DA INFORMAÇÃOCOORD. DO GOVERNO ELETRÔNICO E GESTÃO DA INFORMAÇÃO

Diretor: Paulo Roberto DutraDiretor: Paulo Roberto DutraRua Líbero Badaró, 425 - 1º andarRua Líbero Badaró, 425 - 1º andarE-mail: prdutra@prefeitura.sp.gov.brE-mail: prdutra@prefeitura.sp.gov.brFone: 3101-1733 / 3292-7082Fone: 3101-1733 / 3292-7082