Projeto Processo DigitalTreinamento de Usuários no Processo Digital

SECRETARIA DE ESTADO DA CASA CIVILSUBSECRETARIA DE GESTÃO

Fevereiro de 2013

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Agenda

1. Processo Digital

2. Padronização de Processos e Gestão Documental

3. Benefícios

4. Suporte ao usuário

5. Interface do Usuário

6. Demonstração da Solução

7. Laboratório

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Processo Digital

É uma solução corporativa para implantação em todos os órgãos do estado que substituirá a tramitação do Processo Administrativo em papel pela Digital, ou seja, é o uso do meio eletrônico na gestão dos Processos Administrativos, possibilitando a geração, envio e recebimento de processos e documentos eletrônicos, agilizando a tramitação, reduzindo custos operacionais, burocracia e aumentando a colaboração entre as partes envolvidas.

SERVIDORSERVIDOR

ÓRGÃOSÓRGÃOS

CIDADÃOCIDADÃO

TERCEIROSTERCEIROSGestão Documental

ESTADOFluxo de Trabalho

Gestão DocumentalESTADO

Fluxo de Trabalho

SEGURANÇA

PADRONIZAÇÃO

AGILIDADE

CONTROLE

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Processo Digital Arcabouço LegalLei Estadual nº 5.427, de 01 de abril de 2009, que dispõe, inclusive, sobre a

informatização de documentos e processos administrativos na administração pública estadual e dá outras providências, regulamentada pelo decreto nº 42.352, de 15 de março de 2010.A Autenticidade, integridade e validade jurídica do Processo Administrativo Digital são asseguradas por meio da assinatura digital com a utilização de Certificados Digitais padrão ICP-Brasil MP-2200-2 de 24 de Agosto de 2001).

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Processo Digital (Certificação)

Certificação digitalCertificação Digital é todo um conjunto de técnicas, processos e normas

estabelecidas ou adotadas, que visam propiciar mais segurança às comunicações e transações eletrônicas, e permite também a garantia de Autenticidade e Integridade dos documentos e procedimentos eletrônicos.

O Certificado Digital é um arquivo em formato eletrônico que contém um conjunto de informações (nome, email, cpf, url), que identifica de forma única um servidor.

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Padronização da Gestão Documental e Processos

A implantação do Processo Digital no Estado do Rio de Janeiro, permitirá padronizar a Gestão Documental e Fluxos de Trabalhos comuns em todos os órgãos.

A Gestão Documental visa padronizar os procedimentos dos Processos Administrativos por meio do levantamento de todos os requisitos dos documentos gerados pelos órgãos, visando obter subsídios para apoio a Gestão da Informação no Governo do Estado.

Os Processos terão seus Fluxos de Trabalhos padronizados para que sejam executados da mesma maneira em todos os Órgãos. Os primeiros processos do Projeto são “Cadastrar Veículos” e “Gerir Solicitação de Combustível”.

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Processo Administrativo Digital

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Fluxo de Trabalho Mapeado e Padronizado

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Benefícios

• Otimizar os recursos financeiros com a padronização das ferramentas de Gerenciamento de Processos e Documentos que serão utilizadas por todos órgãos.

• Classificar a Informação de maneira padronizada em todos os órgãos estaduais;

• Permitir a gestão do fluxo de informações em meio digital, em todo o estado;

• Diminuir o volume de documentos em mídias não digitais;

• Centralizar o repositório de processos administrativos do Estado visando obter informações estratégicas para apoio a gestão; e

• Promover mudança cultural, aferir resultados alcançados e garantir a melhoria contínua no uso dos processos digitais.

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Suporte ao Usuário1 - Central de ServiçosEm casos de dúvidas de utilização da solução ou no processo você terá disponível uma central de serviço para esclarecimentos, acessível pelos telefones: 0800-941-3090

2 - Portal Processo Digital - www.portalprocessodigital.rj.gov.br Portal na intranet que disponibiliza manuais, guias e vídeos tutoriais com todas as informações sobre o processo digital.

3. Manual do usuárioDescrição completa de todas as funcionalidades da solução e de cada processo.

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Suporte ao Usuário1 - Central de ServiçosEm casos de dúvidas de utilização da solução ou no processo você terá disponível uma central de serviço para esclarecimentos, acessível pelos telefones 2169-4789 e 2169-4790.

2 - Portal Processo Digital - www.portalprocessodigital.rj.gov.br Portal na intranet que disponibiliza manuais, guias e vídeos tutoriais com todas as informações sobre o processo digital.

3 - Video-TutorialVídeo explicativo para cada atividade dos processos.

4 - Manual do usuárioDescrição completa de todas as funcionalidades da solução e de cada processo.

5 - Guia rápidoFonte de consulta resumida com informações para acesso rápido para execução das principais atividades do processo.

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Interface do Usuário do Processo Digital

Identificação do usuário logado

Identificação do usuário logado

Caixa de Entrada Atividades do usuário

Caixa de Entrada Atividades do usuário

Encerrar sessão

Encerrar sessão

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Demonstração da Solução

www.processodigitaldesenvolvimento.processodigital.rj.gov.br/webcenter/

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Objetivo

LABORATÓRIO

Visa estabelecer perante aos usuários um mecanismo

guia para execução de treinamentos dos Processos Gerir

Combustíveis e Receber Nota Fiscal.

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Demonstração da Solução

GERIR COMBUSTÍVEL

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GERIR COMBUSTÍVEL

CENÁRIO 01

Solicitação de Combustível sem Processo

Autuado no Ano Corrente para o Órgão.

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Passo 01: Preencher o formulário de Solicitação de Combustível

Atividade: Preencher Formulário de SolicitaçãoPerfil: Solicitante

Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.1.1 do Manual do Usuário do Processo Gerir Combustíveis.

GERIR COMBUSTÍVEL - CENÁRIO 01:

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Passo 02: Avaliar o Formulário de Solicitação de Combustível

Atividade: Avaliar Formulário de SolicitaçãoPerfil: DAF - Solicitante

Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.2 do Manual do Usuário do Processo Gerir Combustíveis.

GERIR COMBUSTÍVEL - CENÁRIO 01:

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Passo 03: Autuar Processo Administrativo

Atividade: Autuar Processo AdministrativoPerfil: Analista Protocolo

Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.3 do Manual do Usuário do Processo Gerir Combustíveis.

GERIR COMBUSTÍVEL - CENÁRIO 01:

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GERIR COMBUSTÍVEL - CENÁRIO 01:

Passo 04: Analisar Adiantamento/Disponibilidade de Crédito

Atividade: Analisar Adiantamento/Disponibilidade de CréditoPerfil: Analista da Coordenadoria de Transportes

Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.9 do Manual do Usuário do Processo Gerir Combustíveis.

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Passo 05: Finalizar Análise de Adiantamento/Disponibilidade de Crédito

Atividade: Finalizar Análise de Adiantamento/Disponibilidade de CréditoPerfil: Titular da Coordenadoria de Transportes

Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.10 do Manual do Usuário do Processo Gerir Combustíveis.

GERIR COMBUSTÍVEL - CENÁRIO 01:

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GERIR COMBUSTÍVEL

CENÁRIO 02

Encaminhamento de Nota de Crédito sem

Processo Autuado no Ano Corrente para o

Órgão.

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Passo 01: Preencher o Formulário de Encaminhamento de Nota de Crédito.

Atividade: Preencher Formulário de SolicitaçãoPerfil: Solicitante

Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.1.2 do Manual do Usuário do Processo Gerir Combustíveis.

GERIR COMBUSTÍVEL - CENÁRIO 02:

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Passo 02: Avaliar o Formulário de Encaminhamento de Nota de Crédito

Atividade: Avaliar FormulárioPerfil: DAF – Solicitante

Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.2 do Manual do Usuário do Processo Gerir Combustíveis.

GERIR COMBUSTÍVEL - CENÁRIO 02:

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Passo 03: Autuar Processo Administrativo

Atividade: Autuar Processo AdministrativoPerfil: Analista de Protocolo

Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.3 do Manual do Usuário do Processo Gerir Combustíveis.

GERIR COMBUSTÍVEL - CENÁRIO 02:

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Passo 04: Analisar Conformidade da NC

Atividade: Analisar Conformidade da NCPerfil: Analista da Coordenadoria de Transportes

Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.5 do Manual do Usuário do Processo Gerir Combustíveis.

GERIR COMBUSTÍVEL - CENÁRIO 02:

27

Passo 05: Finalizar Análise de Conformidade da NC

Atividade: Finalizar Análise de Conformidade da NCPerfil: Titular da Coordenadoria de Transportes

Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.6 do Manual do Usuário do Processo Gerir Combustíveis.

GERIR COMBUSTÍVEL - CENÁRIO 02:

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Passo 06: Anexar NAD (Nota de Autorização de Despesa) e NE (Nota de Empenho)

Atividade: Anexar NAD e NE Perfil: Analista da Coordenadoria de Transportes

Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.7 do Manual do Usuário do Processo Gerir Combustíveis.

GERIR COMBUSTÍVEL - CENÁRIO 02:

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Passo 07: Analisar Conformidade da NE

Atividade: Analisar Conformidade da NEPerfil: Analista da ASCON

Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.8 do Manual do Usuário do Processo Gerir Combustíveis.

GERIR COMBUSTÍVEL - CENÁRIO 02:

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Passo 08: Finalizar Análise de Conformidade da NE

Atividade: Finalizar Análise de Conformidade da NEPerfil: Titular da Coordenadoria de Transportes

Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.12 do Manual do Usuário do Processo Gerir Combustíveis.

GERIR COMBUSTÍVEL - CENÁRIO 02:

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GERIR COMBUSTÍVEL

CENÁRIO 03

Solicitação de Combustível / Encaminhamento

de Nota de Crédito com Processo Autuado no

Ano Corrente para o Órgão com Revisão da

Solicitação.

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Passo 01: Preencher o Formulário de Solicitação

Atividade: Preencher Formulário de SolicitaçãoPerfil: Solicitante

Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.1 do Manual do Usuário do Processo Gerir Combustíveis.

GERIR COMBUSTÍVEL - CENÁRIO 03:

33

Passo 02: Avaliar o Formulário de Solicitação

Atividade: Avaliar Formulário de SolicitaçãoPerfil: DAF - Solicitante

Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.2 do Manual do Usuário do Processo Gerir Combustíveis.

GERIR COMBUSTÍVEL - CENÁRIO 03:

34

Passo 03: Ajustar Formulário de Solicitação

Atividade: Ajustar Formulário de SolicitaçãoPerfil: Solicitante

Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.11 do Manual do Usuário do Processo Gerir Combustíveis.

GERIR COMBUSTÍVEL - CENÁRIO 03:

35

GERIR COMBUSTÍVEL

CENÁRIO 04

Solicitação de Combustível / Encaminhamento

de Nota de Crédito com Processo Encerrado

para o Órgão.

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Passo 01: Preencher Formulário de Solicitação.

Atividade: Preencher Formulário de SolicitaçãoPerfil: Solicitante

Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.1.2 do Manual do Usuário do Processo Gerir Combustíveis.

GERIR COMBUSTÍVEL - CENÁRIO 04:

37

Passo 02: Avaliar Formulário de Solicitação

Atividade: Avaliar Formulário de SolicitaçãoPerfil: DAF – Solicitante

Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.2 do Manual do Usuário do Processo Gerir Combustíveis.

GERIR COMBUSTÍVEL - CENÁRIO 04:

38

Passo 03: Reabrir Processo Administrativo

Atividade: Reabrir Processo AdministrativoPerfil: Analista de Protocolo

Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.4 do Manual do Usuário do Processo Gerir Combustíveis.

GERIR COMBUSTÍVEL - CENÁRIO 04:

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Demonstração da Solução

RECEBER NOTA FISCAL

40

RECEBER NOTA FISCAL

CENÁRIO 01

Recebimento de Nota Fiscal/Nota de Débito.

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Passo 01: Solicitar Emissão de DL

Atividade: Solicitar Emissão de DLPerfil: Analista da Coordenadoria de Transportes

Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.1 do Manual do Usuário do Processo Receber Nota Fiscal.

RECEBER NOTA FISCAL - CENÁRIO 01:

42

Passo 02: Emitir DL

Atividade: Emitir DLPerfil: Analista da ASCON

Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.2 do Manual do Usuário do Processo Receber Nota Fiscal.

RECEBER NOTA FISCAL - CENÁRIO 01:

43

Passo 03: Verificar/Corrigir Solicitação

Atividade: Verificar/Corrigir SolicitaçãoPerfil: Analista da Coordenadoria de Transportes

Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.3 do Manual do Usuário do Processo Receber Nota Fiscal.

RECEBER NOTA FISCAL - CENÁRIO 01:

44

Passo 04: Analisar Solicitação para Emissão de PD

Atividade: Analisar Solicitação para Emissão de PDPerfil: Ordenador de Despesas

Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.4 do Manual do Usuário do Processo Receber Nota Fiscal.

RECEBER NOTA FISCAL - CENÁRIO 01:

45

Passo 05: Emitir PD

Atividade: Emitir PDPerfil: Analista da Coordenadoria de Transportes

Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.5 do Manual do Usuário do Processo Receber Nota Fiscal.

RECEBER NOTA FISCAL - CENÁRIO 01:

46

Passo 06: Avaliar Encerramento do Processo Administrativo

Atividade: Avaliar Encerramento do Processo AdministrativoPerfil: Titular da Coordenadoria de Transportes

Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.6 do Manual do Usuário do Processo Receber Nota Fiscal.

RECEBER NOTA FISCAL - CENÁRIO 01:

47

Passo 07: Encerrar Processo Administrativo

Atividade: Encerrar Processo AdministrativoPerfil: Solicitante

Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.7 do Manual do Usuário do Processo Receber Nota Fiscal.

RECEBER NOTA FISCAL - CENÁRIO 01:

48

RECEBER NOTA FISCAL

CENÁRIO 02

Recebimento de Nota Fiscal/Nota de Débito.

(Com Processo Encerrado)

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Passo 01: Solicitar Emissão de DL

Atividade: Solicitar Emissão de DL - Seleção de Processo EncerradoPerfil: Analista da Coordenadoria de Transportes

Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.1.1.1.2 do Manual do Usuário do Processo Receber Nota Fiscal.

RECEBER NOTA FISCAL - CENÁRIO 02:

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Passo 02: Solicitar Reabertura de Processo Administrativo

Atividade: Emitir DLPerfil: Titular da Coordenadoria de Transportes

Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.8 do Manual do Usuário do Processo Receber Nota Fiscal.

RECEBER NOTA FISCAL - CENÁRIO 02:

51

Passo 03: Reabrir Processo Administrativo

Atividade: Reabrir Processo AdministrativoPerfil: DAF - Solicitante

Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.9 do Manual do Usuário do Processo Receber Nota Fiscal.

RECEBER NOTA FISCAL - CENÁRIO 02:

52

Passo 04: Ajustar Solicitação para Emissão de DL

Atividade: Ajustar Solicitação para Emissão de DLPerfil: Analista da Coordenadoria de Transportes

Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.10 do Manual do Usuário do Processo Receber Nota Fiscal.

RECEBER NOTA FISCAL - CENÁRIO 02: