PROJETO PROCESSO DIGITAL ECM - Visão prática PROJETO PROCESSO DIGITAL ECM - Visão prática CASA...
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PROJETO PROCESSO DIGITALECM - Visão prática
CASA CIVILGoverno do Estado do Rio de Janeiro
ECM – Visão Prática O que é ECM? Diferenças GED x ECMOracle ECM SuiteOracle ODC (Digitalização)Oracle UCM (Gerenciamento de Conteúdo) Oracle BPM (Gerenciamanto de Workflow)Oracle URM (Gerenciamento de Registro)WCM (Ferramenta de Portal)Aspectos Legais e Assinatura Digital
Agenda
O que é ECM?
A Explosão da InformaçãoDocumentos, Imagens, Voz, Video, Email …
Cerca de 80% do conteúdo gerado
NÃO é estruturado, ou seja, não possui
um sistema integrado de gestão.
Fato
Exemplos• O arquivo de sua empresa aumenta com o acúmulo de
papel?• Como se desfazer desses documentos?• Como organizar esses documentos?• Como digitalizar esses documentos?
• O contas a pagar/receber do seu ERP está integrado com a digitalização das notas fiscais?
• Os departamentos da sua empresa tem controle de versão sobre os projetos?• Controle de acesso sobre esses documentos?• Acesso via web sem “client” específico?
• Como o seu departamento de TI gerencia os projetos?• Versionamento, check-in, check-out, …
• A sua empresa está em conformidade em relação a retenção de documentos com a legislação e regulamentações?
• SOX• Contabilidade• Auditorias
• Você consegue buscar informações de todos os tipos de uma única maneira?• Você consegue construir um portal/extranet/internet de forma rápida disponibilizando informação de forma segura? • Como você mantém sua propriedade intelectual?• Como você gerencia seus “ativos digitais”?
• Multimídia• Materiais de treinamento• Informações médicas…
Enterprise Content Management são as tecnologias, ferramentas e métodos usados para:
Capturar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuir conteúdo em um empresa (Ciclo de Vida)
No nível mais básico, as ferramentas e estratégias de ECM possibilitam o gerenciamento de qualquer
informação não estruturada em uma organizaçãoPapel, e-mail, documentos, web sites, multimídia, etc
O que é ECM?
Entendendo sobre ECMGerenciando Conteúdo em todo seu cliclo de vida
Aplica controles e suporte adequado a cada fase da vida:
• Criar: criar & capturar documentos
• Gerenciar: gravar, versionar, indexar, gerenciar documentos
• Distribuir c/ segurança: cleanse, filtrar, manejar direitos de acesso
• Publicar: publicar para Web, visualizar, pesquisar documentos
• Reter para compliance: declarar, classificar, arquivar, reter Publicar
Criar
Indexar
Armaz.
Reter
Limpar
Buscar
Distribuir
VersionarCapturar
Gerenciar
Individual
Project
TIPO DE CONT.
Audio Video
CAD files
MS Office
HTML pages
Flash
Multimedia
Graphics
Images
JSP / ASP
XML
CONTRIBUI VIA
Web browser
Desktop application
Windows folders
HTML form
Programmatic integration
FORMATO
XML
HTML
WML
HDML
Native
JPEG
TIF
GIF
WBMP
DELIVERY/API
Web services SOAPWSDL
COM
JAVA
EJB
HTTP
FTP
ICE
RSS feeds
CONSUMIDOR
Internet
Extranet
Intranet
Applications
Wireless
Disconnected
Repository
CONTRIBUIDOR
ECM
Repositories
Entendendo sobre ECMDistribuindo o conteúdo por toda a empresa
Benefícios - ECM• Minimizar o risco e dar controle ao ciclo de vida do conteúdo• Compartilhar conteúdo por toda empresa• Eficiência nos processos – eliminar redundâncias• Automatizar processos – roteamento, conversão, captura• Melhora comunicação• Aumenta a eficiência dos colaboradores• Melhora o processo de criação e reutilização dos ativos corporativos• Reduz custos – entrega, impressão e armazenamento
Diferenças GED x ECM
GED Vs ECM• GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos– Digitalização e integração tímida com alguns processos de
negócio– Departamental– Necessidade de mais recursos:• Segurança• Web• Retenção
• ECM– GED + Novas tecnologias para novas necessidades– Corporativo , Solução única para toda a organização– Conceito Moderno, Arquiterua orientada a serviços– Orientado ao processo de negócio
Oracle ECM Suite
ODC - Oracle Document CaptureUCM - Universal Content Management BPM - Business Process ManagementBPEL - Process ManagerWCM - Web Content ManagementIRM - Information Rights ManagementURM - Universal Records Management
Oracle ECM Suite
Publicar
Criar
Indexar
Armaz.
Reter
Limpar
Buscar
Distribuir
VersionarCapturar
Gerenciar
Oracle ODC (Digitalização)
Oracle ECM SuiteODC – Oracle Document Capture
Modulo da solução responsável por digitalizar e capturar documentos, de forma distribuída com o Distribuited Document Capture ou centralizada com o Document Capture.
Principais Características:CompressãoDigitalização DistribuídaDigitalização CentralizadaReconhecimento Automático de CaracteresTratamento de Imagens
CaptureCrie
Interface do ODC
Oracle ECM Suite
ODC – Oracle Document Capture
Tela de digitalização e indexação dos
documentos que serão anexados ao
processo.
Oracle UCM (Gerenciamento de
Conteúdo)
Oracle ECM SuiteUCM - Universal Content Management
Gerenciamento de Conteudo
Gerenciador unificado de conteúdo, tem como objetivo servir como repositório de todos os conteúdos não estruturados da organização (documentos, vídeos, imagens e etc.)
Principais Características:CheckinCheckoutVersõesAprovaçãoPublicaçãoIndexação x PastasPesquisas por indexadores
Crie
Indexar
Armazene
Busque
Versione
Gerenciar
Oracle ECM SuiteUCM - Universal Content Management
Interface padrão do UCM – Menu Superior:
Menu de acesso as pesquisas de documentos e processos, novo
armazenamento, configuração para Registro, alteração do perfil, logoff do
sistema e Ajuda.
Oracle ECM SuiteUCM - Universal Content Management
Interface padrão do UCM – Menu Lateral:
Menu de acesso as funcionalidades da ferramenta, tais como: tarefas atribuídas
para os usuários, pesquisas salvas, conteúdos recuperados, navegação pelo plano de classificação, pesquisa, etc ...
Oracle ECM SuiteUCM - Universal Content Management
Interface padrão do UCM:
Exibição de resultados de
pesquisa, campos de inclusão, etc ...
Oracle ECM SuiteUCM - Universal Content Management
Incluindo um novo conteúdo no UCM (check-In) :
1° Passo: Navegue até o tipo documental cadastrado no plano de classificação para inserir um novo
documento.
Oracle ECM SuiteUCM - Universal Content Management
Incluindo um novo conteúdo no UCM (check-In) :
2° Passo: Clique no tipo documental 3° Passo: Selecione a
opção CheckIn de Novo Item de Conteúdo
Oracle ECM SuiteUCM - Universal Content Management
Incluindo um novo conteúdo no UCM (check-In) :
4° Passo: Informe os indexadores do documento. Dependendo do tipo
documental escolhido no plano de classificação, alguns indexadores serão
preenchidos de forma automática.
Oracle ECM SuiteUCM - Universal Content Management
Incluindo um novo conteúdo no UCM (check-In) :
Tela de confirmação do checkIn do documento.
Tela de visualização dos indexadores do
documentos.
Oracle ECM SuiteUCM - Universal Content Management
Incluindo um novo conteúdo no UCM (check-In) :
Tela de confirmação do checkIn do documento.
Tela de visualização dos indexadores do
documentos.
Oracle ECM SuiteUCM - Universal Content Management
Recuperando conteúdo (check-out):
1° passo: Clique no link da imagem para
exibir as informações do
conteúdo
Oracle ECM SuiteUCM - Universal Content Management
Recuperando conteúdo (check-out):
2° passo: Clique no link “Ações do conteúdo” opção “CheckOut”
Oracle ECM SuiteUCM - Universal Content Management
Versão do conteúdo:
A cada novo check-in de um documento já
existente é criada uma nova versão para o
conteúdo
Oracle ECM SuiteUCM - Universal Content Management
Pesquisa Processo e Documentos:
No menu de Pesquisa selecione o tipo de pesquisa desejado:
processo ou documento.
Oracle ECM SuiteUCM - Universal Content Management
Pesquisa Processo e Documentos:
Será listado os indexadores de
pesquisa, para a opção selecionada.
Oracle ECM SuiteUCM - Universal Content Management
Pesquisa Processo e Documentos:
Tela com o resultado da pesquisa.
O produto oferece opções de pesquisa
para facilitar consulta dos documentos.
Oracle BPM (Gerenciamanto de
Workflow)
Gerenciador de processo de negócios, tem como objetivo servir como ferramenta para desenhar, simular e executar processos de negócios.
Principais Características:Interface visual e intuitivaNotação BPMNFluxo orientado a regras de NegóciosRegras de Negócios podem ser alteradas por usuários administrativos sem desenvolvimentoFácil Manutenção (Visual)Fácil Integração (Arquitetura SOA)Escalabilidade
Oracle ECM SuiteBPM - Business Process Management
Gerencie
Oracle URM (Gerenciamento de
Registro)
Oracle ECM SuiteURM – Universal Records Managements
Gerenciamento de Registro Controle os registros de sua organização, defina ciclo de vida e localidades física para a informação.Principais Características:ClassificaçãoEspécies ComunsTipos DocumentaisTemporalidadeGrau de SigiloArquivos ( Corrente, Intermediário e Permanente )Trilha de auditoria
Busque
Retenha Limpe
Oracle ECM SuiteURM – Universal Records Managements
Plano de classificação :
No URM o plano de classificação é
representado por hierarquia de pasta.
Oracle ECM SuiteURM – Universal Records Managements
Regra de descarte :
Para cada tipo documental definimos uma regra de descarte para executar as regras de temporalidade do plano
de classificação.
Oracle ECM SuiteURM – Universal Records Managements
Regra de descarte :
Tela com as regras definidas para o tipo documental.
Oracle ECM SuiteURM – Universal Records Managements
Ciclo de Vida :
Todo documento(registro) incluído no URM, segue a regra de descarte definida no agendamento de retenção. Podemos visualizar o ciclo de vida do
registro pela opção de menu “Ciclo de Vida” dentro da página de informação do documento.
Oracle ECM SuiteURM – Universal Records Managements
Ciclo de Vida :
Tela com a informação do ciclo de vida do documento. A coluna “Data Calculada” informa a data de processamento da regra pelo sistema e a coluna “Instruções do Descarte” a regra que será
executada nessa data.
Oracle ECM SuiteURM – Universal Records Managements
Aprovações e Informações de Descarte :
Os usuários administradores do arquivo, são notificados da execução de uma regra que atingiu a sua data limite. É disparado um workflow para
validação da regra antes da sua execução.
Oracle ECM SuiteURM – Universal Records Managements
Aprovações e Informações de Descarte :
Os usuários administradores do arquivo, podem visualizar a
regra que será executada e os documentos que fazem parte
dela.
Oracle ECM SuiteURM – Universal Records Managements
Aprovações e Informações de Descarte :
É solicitado a aprovação da regra e o motivo do descarte.
Oracle WCM (Ferramenta de Portal)
O WCM permite criação rápida de sites de conteúdo e redução dramática no custo de manutenção.
Principais Características:Edição de Conteúdo WYSIWYGUtiliza o UCM como base
possibilitando a utilização de todos os recursos de gerenciamento de conteúdo
Permite criação de conteúdo com base em arquivos MS Office.
Reutilização de templates
Oracle ECM SuiteWCM - Web Content Management
Publique
Aspectos Legais e Assinatura Digital
Aspectos Legais e Assinatura Digital
• O que é Certificação Digital• ICP-Brasil – Infraestrutura de Chaves Públicas
Brasileira• Legislação Nacional– Decretos e instruções normativas que
regem o uso da Certificação Digital no Brasil
• Documento certo para cada atividade
Aspectos Legais e Assinatura Digital
O arquivo da assinatura digital pode ser recuperado pelas informações do documento.
Dúvidas ?