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Secretaria-Geral do Ministério da Justiça
Relatório de Atividades • 2011 Abril de 2012
Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
Índice
1. Introdução ............................................................................................................................ 1
2. Apresentação da SGMJ....................................................................................................... 2
2.1. Missão e Atribuições ..................................................................................................... 2
2.2. Estrutura Orgânica ........................................................................................................ 4
3. Autoavaliação ...................................................................................................................... 5
3.1. QUAR 2011 .................................................................................................................... 5
3.2. Objetivos e atividades das unidades orgânicas ........................................................... 13
3.3. Apreciação dos serviços prestados ............................................................................. 39
3.4. Audição dos dirigentes intermédios e demais trabalhadores na autoavaliação ........ 43
3.5. Avaliação do sistema de controlo interno .................................................................. 43
3.6. Medidas para um reforço positivo do desempenho ................................................... 46
3.7. Comparação com o desempenho de serviços idênticos ............................................. 47
4. Recursos ............................................................................................................................. 48
4.1. Recursos Financeiros ................................................................................................... 48
4.2. Recursos Humanos ...................................................................................................... 50
5. Avaliação Final .................................................................................................................. 54
6. Anexos ................................................................................................................................ 56
6.1. QUAR 2011 .................................................................................................................. 57
6.2. Inquéritos de satisfação - UCMJ .................................................................................. 59
6.3. Balanço Social – Informação detalhada ...................................................................... 61
6.4. Siglas utilizadas ............................................................................................................ 67
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Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
1. Introdução
O presente relatório descreve a atividade desenvolvida em 2011 pela Secretaria-
Geral do Ministério da Justiça (SGMJ), nos termos do n.º 1 do art.º 1.º do Decreto-Lei
n.º 183/96, de 27 de Setembro e da Lei n.º 66-B/2006, de 28 de Dezembro. Evidencia
a demonstração qualitativa e quantitativa dos resultados alcançados, descreve os
meios e recursos de que se dispunha para a sua concretização e integra o Balanço
Social.
O Relatório de Atividades foi elaborado com a participação de todas as unidades
orgânicas da SGMJ, e está estruturado em quatro capítulos - para além da nota
introdutória e dos anexos: apresentação da SGMJ, autoavaliação, recursos financeiros
e humanos e avaliação final do serviço.
Importa referir que o ano de 2011 revestiu-se de alguma particularidade.
Assim, em 1 de fevereiro de 2011, foi extinto o Subsistema de Saúde e Ação Social
Complementar da Justiça, facto que determinou a transferência das atribuições
antes prosseguidas pelo Departamento de Gestão do Subsistema de Saúde e Ação
Social Complementar da Justiça para as esferas de atuação da ADSE e dos Serviços
Sociais da Administração Pública.
Em junho, ocorreu a mudança de Governo e consequente alteração dos gabinetes dos
membros do Governo, o que constitui um desafio, em particular num serviço que tem
como missão assegurar o apoio técnico e administrativo aos gabinetes dos membros
do Governo.
O início da reorganização dos serviços, no âmbito do Plano de Redução e Melhoria da
Administração Central do Estado (PREMAC) apresentado em julho, condicionou
também a atividade da SGMJ, fruto de alguma incerteza quanto ao novo modelo
orgânico do Ministério da Justiça (MJ), sendo que a nova lei orgânica foi aprovada a
29 de dezembro.
Finalmente, em novembro ocorreu a tomada de posse da nova equipa que constitui a
Direção Superior da SGMJ.
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Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
2. Apresentação da SGMJ
Neste capítulo é feita uma breve caracterização da SGMJ, designadamente a sua
missão, atribuições e estrutura orgânica vigentes durante o ano de 2011, ou seja
anteriores à reorganização dos serviços, no âmbito do Plano de Redução e Melhoria
da Administração Central (PREMAC), mas posterior à extinção do departamento de
Gestão do Subsistema de Saúde e Ação Social Complementar da Justiça, que ocorreu
ainda no início do ano a que se reporta o presente relatório.
2.1. Missão e Atribuições
Missão
A SGMJ tem por missão assegurar o apoio técnico e administrativo aos gabinetes dos
membros do Governo integrados no MJ e aos órgãos e serviços sem estrutura de apoio
administrativo, bem como assegurar o apoio aos demais serviços e organismos do MJ
nos domínios da gestão e administração de recursos humanos, a contratação pública
de bens e serviços, o apoio técnico-jurídico e contencioso e as funções de
documentação e arquivo e de relações públicas e protocolo.
Atribuições
São atribuições da SGMJ:
a) Prestar assistência técnica e administrativa aos gabinetes dos membros do
Governo integrados no MJ, não incluída nas atribuições dos demais serviços do
Ministério, bem como aos órgãos não dotados de estrutura de apoio
administrativo, elaborando e executando os respetivos orçamentos;
b) Promover, coordenar e acompanhar no âmbito do MJ a política de organização
de recursos humanos definidas para a AP, apoiando os serviços e organismos na
respetiva implementação;
c) Praticar os atos de administração relativos ao pessoal em situação de mobilidade
especial que lhe seja afeto e assegurar a articulação com a entidade gestora da
mobilidade, nos termos legais;
d) Assegurar, de forma gradual e progressiva, a gestão e administração
centralizada dos recursos humanos do MJ, designadamente nos domínios do
recrutamento e seleção, da mobilidade inter e intra departamental, da
formação em áreas comuns e do processamento de vencimentos e outros abonos
no que respeita ao pessoal integrado em carreiras do regime geral, ou de outros,
por determinação do membro do Governo competente e em articulação com os
competentes serviços do Ministério das Finanças;
e) Promover a progressiva centralização dos processos de planeamento e de
aprovisionamento no âmbito do MJ e assegurar, por determinação do membro do
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Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
Governo competente, a gestão de serviços comuns não compreendidos em
entidades prestadoras de serviços partilhados, em articulação com os
competentes serviços do Ministério das Finanças, assegurando as funções de
unidade ministerial de compras;
f) Estudar, programar e coordenar a aplicação de medidas tendentes a promover,
a inovação, modernização e a política de qualidade, no âmbito do MJ,
acompanhando os processos de certificação da qualidade;
g) Assegurar o serviço de consultadoria jurídica aos gabinetes dos membros do
Governo integrados no MJ, designadamente através da emissão de estudos,
informações, pareceres, apreciação de reclamações e recursos hierárquicos que
àqueles sejam dirigidos e da elaboração de peças processuais em ações e
recursos em que sejam visados atos praticados pelos membros do Governo, nas
jurisdições comum e administrativa, bem como de atos praticados por dirigentes
de serviços do MJ, desde que solicitada pelo membro do Governo competente;
h) Assegurar o acompanhamento de outros assuntos jurídicos atinentes ao MJ,
designadamente em sede de execução de decisões judiciais proferidas por
tribunais nacionais, comunitários ou internacionais, em matérias relacionadas
com o funcionamento dos tribunais, com atuações do MJ não imputáveis a
serviço ou organismo determinado, ou de qualquer outra decisão em que a
referida execução tenha sido determinada pelo membro do Governo responsável
pela área da justiça;
i) Coordenar as ações referentes à organização e preservação do património e
arquivo histórico, promovendo boas práticas de gestão de documentos nos
serviços e organismos do ministério e procedendo à recolha, tratamento,
conservação e comunicação dos arquivos que deixem de ser de uso corrente por
parte dos organismos produtores, organizar e manter um centro de
documentação com relevância para a área da justiça e desenvolver iniciativas
de recolha, organização e divulgação de informação, nomeadamente legislativa
e jurisprudencial que revelem interesse direto para o MJ;
j) Representar, por intermédio do secretário-geral e assegurar o normal
funcionamento do MJ nas áreas que não sejam da competência específica de
outros serviços ou organismos e desde que tal representação não seja
diretamente assumida pelos membros do Governo integrados no MJ;
l) Assegurar o serviço geral de relações públicas e de protocolo do MJ, em
articulação com os demais serviços e organismos;
Cabe ainda à SGMJ assegurar o funcionamento da Comissão da Liberdade Religiosa,
órgão independente de aconselhamento da Assembleia da República e do Governo,
objeto de regulamentação em diploma próprio.
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Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
2.2. Estrutura Orgânica
A organização da SGMJ corresponde a uma matriz de tipo funcional, cabendo à
Direção Superior coordenar o trabalho desenvolvido em sete grandes áreas
funcionais, organizadas em dezasseis unidades orgânicas nucleares e flexíveis.
A estrutura orgânica da SGMJ, representada no organograma seguinte encontra-se
consagrada na Lei Orgânica da SGMJ aprovada pelo Decreto-Regulamentar
n.º 50/2007, de 27 de abril, e reflete a sua estrutura nuclear, constante da Portaria
n.º 514/2007, de 30 de abril, e flexível, dentro dos limites da Portaria n.º 557/2007,
de 30 de abril, para além do Decreto-lei nº 11/2011 de 21 de janeiro, que extinguiu o
Departamento de Gestão do Subsistema de Saúde e Ação Social Complementar da
Justiça.
Organograma da SGMJ a 31 de dezembro de 2011
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Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
3. Autoavaliação
3.1. QUAR 2011
OBJETIVOS OPERACIONAIS
Nos quadros seguintes é apresentado o nível de execução dos objetivos operacionais
do QUAR – Quadro de Avaliação e Responsabilização - da SGMJ para 2011 (no anexo 1
apresenta-se o QUAR no formato original).
O objetivo “Assegurar a formação necessária e adequada aos trabalhadores da
SGMJ”, quer em termos de concretização do plano de Formação, quer em termos de
garantir que as ações de formação frequentadas possibilitassem um melhor
desempenho dos formandos, foi superado. O Plano de Formação da SGMJ para 2011
após revisão1 foi cumprido na totalidade, tendo sido frequentadas 15 ações de
formação com 122 participações. Das 97 participações em ações de formação que
foram avaliadas através de questionários de satisfação, em 96 foi considerada a
existência de resultados positivos no desempenho dos formandos.
1 resultante da inclusão de ações extraplano e abatimento de ações anuladas pela entidade formadora ou em
resultado de alteração programática da Direção Superior.
META
2011 Tolerância
Valor
crítico RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO
94% 4% 100% 100% 125% Superou
94% 4% 100% 98% 100% Atingiu
INDICADORES
Taxa de execução do Plano de Formação
Percentagem de formações com resultados
positivos na avaliação de desempenho das
formações realizadas
O1. Assegurar formação necessária e adequada aos trabalhadores da SGMJ
META
2011 Tolerância
Valor
crítico RESULTADO
TAXA
REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO
94% 4% 100% 98% 100% 4% Atingiu
22 3 15 13 132% 41% Superou
INDICADORES
Percentagem de implementação das
políticas de recursos humanos no MJ (SIADAP
2 e 3, Balanço Social, Relatório de Formação)
Tempo médio de resposta a solicitações dos
serviços e organismos do MJ em matérias
relacionadas com recursos humanos
(nº de dias úteis)
O2. Assegurar o cumprimento da implementação das políticas de recursos humanos no MJ
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Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
O primeiro indicador do objetivo “Assegurar o cumprimento da implementação das
políticas de recursos humanos no MJ” contabiliza a informação relativa às políticas
de recursos humanos que os serviços e organismos do MJ devem reportar à SGMJ, ali
se incluindo o Balanço Social, o Relatório de Formação Profissional e o mapa com os
resultados da aplicação do SIADAP 2 e 3, sendo que do total da informação a
rececionar (42 documentos), foi apenas reportada à SGMJ 98% (41 documentos), uma
vez que no reporte da SGMJ à DGAEP, nos resultados consolidados do SIADAP 2 e 3 do
Ministério da Justiça, não foram incluídos os dados da Direção-Geral dos Serviços
Prisionais, atendendo a que o processo de avaliação naquele Serviço não estava ainda
concluído à data do envio da informação à DGAEP.
No que se refere ao tempo médio de resposta da SGMJ às solicitações dos serviços e
organismos do MJ em matérias relacionadas com recursos humanos, o resultado
obtido de 13 dias foi inferior à meta proposta de 22 dias, em parte explicado pelo
facto de quando foi elaborado o QUAR 2011 não existir informação histórica sobre
este indicador. De salientar que este indicador contabiliza o tempo de resposta às
solicitações dos serviços e organismos do MJ cuja resposta foi elaborada através de
um documento escrito, nomeadamente oficio ou informação, não estando
contabilizado o tempo de resposta por outros meios, como seja telefone ou email.
No processo de liquidação do Subsistema de Saúde e Ação Social Complementar da
Justiça, extinto em fevereiro conforme já referido, foram atingidas as metas
propostas para o ano de 2011.
Assim, foi conferido e colocado a pagamento 93% do total da faturação nos Regimes
oficial e convencionado e foram processados 98% dos pedidos de comparticipação no
Regime livre que, nos termos da lei, são da responsabilidade da SGMJ. Relativamente
à cobrança aos beneficiários do reembolso das despesas de saúde da sua
responsabilidade, foi arrecadado 56% do total a cobrar.
Importa referir que a dívida do extinto Subsistema de Saúde da Justiça ascendia em
Junho de 2011 a 38.939.826,56 euros, não tendo sido inscrito no orçamento os
valores suficientes para pagamento destes encargos.
META
2011 Tolerância
Valor
crítico RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO
95% 2% 100% 93% 100% Atingiu
95% 2% 100% 98% 115% Superou
55% 5% 65% 56% 100% Atingiu
INDICADORES
Percentagem de facturação conferida
(Regimes oficial e convencionado)
Percentagem de comparticipações
processadas (Regime livre)
Percentagem de cobrança efectivamente
arrecadada
O3. Assegurar a liquidação do subsistema de saúde e acção social complementar da justiça
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Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
Ao iniciar funções em 1 de Novembro de 2011, procurou a nova direção encontrar
uma solução que permitisse de forma célere ultimar o processo relativo à liquidação
do serviço extinto.
Para o efeito e apesar dos elevados constrangimentos orçamentais com que se
debatia o Ministério da Justiça, foi conseguido um reforço orçamental com vista ao
pagamento das dívidas acumuladas, no valor de 23.939.303,00 euros.
Foi assim possível diminuir de forma significativa a dívida acumulada pelo extinto
Subsistema de Saúde da Justiça, para 3.009.527,83 euros no final do ano económico
de 2011, atingindo-se uma redução da dívida superior a 92%.
A “Automatização dos processos identificados como relevantes para a operação da
SGMJ e o seu relacionamento com os gabinetes do Governo” foi também um objetivo
prosseguido em 2011.
A operacionalização da automatização dos processos identificados como relevantes
para a operação da SGMJ e o seu relacionamento com os gabinetes do Governos,
encontra-se em produção desde o dia 30 de Junho, ainda que se tenha iniciado
apenas com algumas unidades orgânicas piloto da SGMJ (DSORT, NIRPP, DSAPH e
UCMJ).
Em termos de modelo, nesta 1ª etapa do projeto, a opção recaiu pela criação de um
fluxo de trabalho ad-hoc para a SGMJ, sem recurso a documentos em suporte de
papel, que envolve as tarefas de encaminhar, tratar, elaborar documentos (notas
internas, informações, ofícios), parecer e despacho.
No entanto, este processo não se encontra finalizado, dado que foram identificadas
necessidades de afinações e correções importantes para o bom funcionamento do
sistema.
Foi criado um fluxo idêntico para os gabinetes, com comunicação nos dois sentidos
entre a SGMJ e os Gabinetes, fluxo que não foi operacionalizado, atentas as
correções que foram detetadas no projeto piloto desenvolvido nas unidades orgânicas
da SGMJ.
META
2011 Tolerância
Valor
crítico RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO
26 2 22 26 100% Atingiu
INDICADORES
Prazo para operacionalização do modelo a
aplicar aos gabinetes dos membros do
Governo (em nº de semanas)
O4. Automatizar os processos identificados como relevantes para a operação da SGMJ e o seu
relacionamento com os gabinetes dos membros do Governo
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Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
O objetivo “Melhorar a eficiência operacional do aprovisionamento centralizado no
âmbito do MJ”, medido pela taxa de poupança obtida nos procedimentos
centralizados e pelo número de categorias de bens e serviços alvo de Acordos Quadro
promovidos pela ANCP que foram objeto de aquisição centralizada pela SGMJ/UCMJ,
foi também superado.
De facto, verificou-se uma taxa de poupança acima da meta estabelecida de 6,5%,
tendo-se atingido 14% de poupança nos procedimentos centralizados realizados, valor
superior ao verificado no ano anterior (11% de poupança em 2010).
Foram objeto de aquisição centralizada 12 categorias de bens e serviços:
Equipamento Informático; Papel, Economato e Consumíveis de Impressão; Vigilância
e Segurança; Higiene e Limpeza; Combustíveis Rodoviários; Seguro Automóvel;
Licenciamento de Software; Plataformas Eletrónicas de Contratação; Refeições
Confecionadas; Comunicações Fixas de Voz; Energia e Viagens.
Quanto ao objetivo “Dinamizar a divulgação do património cultural e histórico da
justiça” verifica-se que o mesmo foi alcançado, com a realização de 2 exposições no
Espaço Justiça: “O Verdadeiro Falso. Mostra de falsificações artísticas apreendidas
pela Diretoria do Norte da Polícia Judiciária” e “Reintegrar. O Sistema Prisional em
Portugal” e com a continuação do projeto de mapeamento fotográfico do património
arquitetónico da Justiça, tendo sido inventariados 36 edifícios do Ministério da
Justiça (25 edifícios em 2010).
META
2011 Tolerância
Valor
crítico RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO
6,5% 1,5% 15% 14% 122% Superou
12 1 15 12 100% Atingiu
Nº categorias de bens e serviços alvo de
Acordos Quadro promovidos pela ANCP que
são objecto de aquisição centralizada pela
SGMJ/UCMJ
INDICADORES
Taxa de poupança obtida nos
procedimentos centralizados
O5. Melhorar a eficiência operacional do aprovisionamento centralizado no âmbito do MJ
META
2011 Tolerância
Valor
crítico RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO
30 2 35 36 130% Superou
2 1 4 2 100% Atingiu
INDICADORES
Nº de edifícios da Justiça com mapeamento
fotográfico efectuado
Nº de eventos promovidos no Espaço Justiça e/ou
em outros edifícios da Justiça
O6. Dinamizar a divulgação do património cultural e histórico da Justiça
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Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
Também o objetivo “Melhorar o funcionamento da organização e da qualidade do
serviço prestado” foi concretizado com a continuação em 2011 da aplicação da
metodologia CAF na SGMJ, iniciada em finais de 2010, e com a elaboração de
manuais de procedimentos.
Assim, a equipa de autoavaliação elaborou o Plano de Melhorias, que foi entregue à
Direção Superior a 29 de março, na 13ª semana do ano e foram elaborados manuais
de procedimentos para 3 unidades orgânicas da SGMJ: DSRH, UCMJ e NIRPP, mais
uma do que inicialmente previsto.
Tendo como referência o objetivo “Elevar o grau de especialização dos serviços de
elaboração e execução de orçamentos prestados aos membros do governo do MJ” é
possível verificar que este foi alcançado através da elaboração e envio mensal dos
reportes orçamentais relativos aos orçamentos dos membros do Governo, cumprindo-
se o prazo estipulado de 5 dias úteis na totalidade dos reportes (24 reportes).
META
2011 Tolerância
Valor
crítico RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO
13 2 9 13 100% Atingiu
2 0 4 3 113% Superou
INDICADORES
Prazo para apresentação do Plano de
Melhorias resultante da aplicação da
metodologia CAF na SGMJ (em nº de semanas)
Nº de manuais de procedimentos elaborados
O7. Melhorar o funcionamento da organização e a qualidade do serviço prestado
META
2011 Tolerância
Valor
crítico RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO
96% 2% 100% 100% 125% Superou
INDICADORES
Percentagem de reportes orçamentais
efectuados nos primeiros 5 dias úteis de
cada mês
O8. Elevar o grau de especialização dos serviços de elaboração e execução de orçamentos prestados
aos membros do Governo do MJ
META
2011Tolerância
Valor
críticoRESULTADO TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO
26 2 22 26 100% Atingiu
46 2 41 - 0% Não atingiu
Prazo para elaborar relatório de análise dos
processos de impugnação graciosa
instruídos na SGMJ (nº de semanas)
Prazo para promover reunião com os
organismos do MJ para divulgar propostas de
boas práticas na instrução de processos de
impugnação graciosa (nº de semanas)
INDICADORES
O9. Elaborar propostas de boas práticas aos organismos do MJ a partir da análise dos processos de
impugnação graciosa instruídos na SGMJ
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Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
Constituiu objetivo para 2011 da Direção de Serviços Jurídicos e de Contencioso
proceder à análise dos processos de impugnação graciosa instituídos na SGMJ no ano
de 2010, com o intuito de encontrar sugestões para melhorar a instrução daqueles
processos e posteriormente partilha-las com os todos os organismos do Ministério da
Justiça.
Assim, no âmbito do objetivo “Elabora propostas de boas práticas aos organismos do
MJ a partir da análise dos processos de impugnação graciosa instruídos na SGMJ” foi
elaborado um relatório de análise dos processos de impugnação graciosa instituídos
na SGMJ em 2010 e entregue para aprovação a 26 de junho (26ª semana do ano).
Na sequência da elaboração do referido relatório, estava prevista a realização de
uma reunião com todos os organismos do Ministério da Justiça para divulgação de
propostas de boas práticas na instrução de processos de impugnação graciosa e
acolhimento de sugestões dos organismos. No entanto, em consequência do início do
processo de reorganização dos serviços, no âmbito do Plano de Redução e Melhoria
da Administração Central (PREMAC), e resultante desconhecimento quanto aos reais
contornos que, em termos de missão, atribuições e competências, a SGMJ passaria a
ter, o mesmo sucedendo aos demais serviços do Ministério da Justiça com os quais
seria realizada a reunião, a Direção de Serviços Jurídicos e de Contencioso,
responsável pela realização da reunião, considerou não estarem reunidas as
condições para a efetuar. Assim, solicitou à Direção Superior a suspensão daquele
objetivo, o que teve a sua concordância a 26 de setembro de 2011. No entanto, não
foi solicitada a respetiva alteração do QUAR pela Direção Superior, que entretanto
cessou funções em 31 de outubro de 2011, não tendo a nova Direção Superior tido
possibilidade de avaliar atempadamente esta questão.
Finalmente, o objetivo “Garantir elevado nível de satisfação dos clientes da SGMJ”
no âmbito do protocolo e relações públicas foi alcançado, na medida em que todos os
eventos organizados pela SGMJ que foram sujeitos a avaliação através de
questionários de satisfação obtiveram uma apreciação favorável.
META
2011 Tolerância
Valor
crítico RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO
96% 2% 100% 100% 125% Superou
O10. Garantir elevado nível de satisfação dos clientes da SGMJ
INDICADORES
Percentagem do nível de satisfação igual ou
superior a BOM dos clientes no âmbito do
protocolo e relações públicas
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Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
MEIOS DISPONÍVEIS – RECURSOS HUMANOS E FINANCEIROS
No QUAR é também apresentada a comparação entre os meios planeados para a
prossecução dos objetivos propostos e os meios que efetivamente estiveram
disponíveis para a obtenção dos resultados alcançados.
Nos meios humanos o cálculo é feito em pontos. Considerando uma determinada
pontuação por efetivo (calculada com base numa estimativa do número médio de
salários mínimos no respetivo cargo ou categoria), calculam-se assim os pontos
planeados a partir do número de efetivos planeados e o número de dias úteis do ano.
O total verificado é determinado tendo em conta a pontuação definida por efetivo, o
número de efetivos em funções de facto durante o ano e o número dias úteis
realmente trabalhados por cada efetivo.
A pontuação executada em termos de recursos humanos ficou aquém do planeado em
todas as carreiras profissionais. As principais razões para este facto foram o reduzido
número de admissões verificadas ao longo do ano e um significativo número de saídas
resultante de aposentações e saídas para outros organismos. De realçar a saída de 19
efetivos anteriormente afetos ao Departamento de Gestão do Subsistema de Saúde e
Ação Social Complementar da Justiça para a ADSE, na sequência do processo de
extinção do Subsistema de Saúde e Ação Social Complementar da Justiça. De referir,
ainda, que a nova Direção Superior que tomou posse em novembro, é constituída por
um dirigente de nível superior de 1º grau e por um dirigente de nível superior de 2º
grau, menos um do que na Direção anterior. Haverá ainda a registar o gozo de
licenças de parentalidade por alguns colaboradores, facto que igualmente contribuiu
para a diminuição dos dias trabalhados.
Nº
efetivos Pontos
Nº
efetivos
31/12/201
Pontos Nº
efetivos Pontos
Dirigentes - Direção Superior 9,2 3 27,6 2 26,6 -1 -1,0
Dirigentes - Direção Intermédia 6,8 17 115,6 12 93,0 -5 -22,6
Técnico Superior 4,8 41 196,8 31 145,9 -10 -50,9
Coordenador Técnico 3,1 3 9,3 2 5,1 -1 -4,2
Assistente Técnico 2,2 66 145,2 28 67,3 -38 -77,9
Assistente Operacional 1,7 21 35,7 16 30,4 -5 -5,3
151 530,2 91 368,3 -60 -161,9
Meios disponíveis - Recursos Humanos
Recursos Humanos 2011
Pontuação
por efetivo
Total:
Planeado Executado
Desvio do
executado face ao
planeado
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Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
Recursos humanos - Diferença entre a pontuação planeada e executada
Os meios financeiros planeados no QUAR 2011, referente à dotação orçamental inicial
da SGMJ, eram de 36.038.521 euros.
A dotação inicial sofreu no entanto as seguintes alterações:
Foi determinada a anulação de verbas nos orçamentos da SGMJ e SME, com
consequente transferência para outros serviços do Ministério da Justiça, no
valor global de 6.829.343,00 euros;
Procedeu-se em Novembro e Dezembro de 2011 ao reforço do orçamento
relativo ao extinto Subsistema de Saúde da Justiça, no valor global de
23.939.303,00 euros.
Desta forma, após a aplicação das anulações e dos reforços, a dotação orçamental
disponível ascendeu a 53.148.481,00 euros, tendo a despesa total totalizado
46.756.696,78 euros. Verificou-se assim uma taxa de execução orçamental
correspondente a 88%.
Importa no entanto referir, que da dotação orçamental disponível, 6.900.000 euros
eram relativos a receitas próprias, estando dependente a sua utilização em despesa
da efetiva arrecadação das mesmas. Em Dezembro de 2011, quando da elaboração do
pedido de libertação de créditos, apenas tinham sido arrecadados 847.087 euros, que
foram efetivamente utilizados. Extraindo a dotação orçamental de receita não
arrecadada, atingia-se uma taxa de execução orçamental correspondente a 99%.
(em euros)
Orçamento 2011
Desvio da
despesa face à
dotação
disponível
Funcionamento -6.353.099,8846.795.381,12
Dotação Inicial
Meios disponíveis - Recursos Financeiros
36.038.521,20
Dotação disponível Despesa
53.148.481,00
13
Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
3.2. Objetivos e atividades das unidades
orgânicas
DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE RECURSOS HUMANOS
Objetivos
Classificação
Superado
Indicador Meta Execução Resultado
Cumprimento do
Plano de Formação
Profissional da SGMJ
referente a 2011
98%
A taxa de execução da formação profissional em 2011 na SGMJ foi de 100%
face ao planeado após atualização, sustentada em alterações face ao
inicialmente previsto, traduzindo a inclusão de ações extraplano e o
abatimento de ações anuladas pela entidade formadora ou em resultado
de alteração programática da direção superior.
100%
Classificação
Cumprido
Indicador Meta Execução Resultado
Relatório de
Avaliação da
Formação
Todas as
unidades
orgânicas
O Relatório de Avaliação da Formação com resultados consolidados
relativamente a todos os cursos das unidades orgânicas da SGMJ foi
entregue e aprovado em 27/12/2011.
Todas as
unidades
orgânicas
Operacional da
DSRH
Assegurar o processo de avaliação da formação em todas as unidades orgânicas da
SGMJ e garantir que este é efetuado e que os resultados da avaliação são consolidados
para todos os cursos realizados.
Eficácia – Assegurar formação necessária e adequada aos trabalhadores da SGMJ.
Qualidade - Melhorar o funcionamento da organização e a qualidade do serviço prestado
Operacional da
DSRH Assegurar a execução de 98% do número de ações de formação planeadas na SGMJ.
Qualidade - Assegurar o cumprimento da implementação das políticas de recursos humanos no MJ.
Operacionais da
SGMJ
Classificação
Cumprido
Indicador Meta Execução Resultado
Participações em
ações de formação
com resultados
positivos
98%
Do total de participações em ações de formação profissional sujeitas a
avaliação (97) todas tiveram resultados positivos no desempenho
profissional dos formandos.
100%
Classificação
Cumprido
Indicador Meta Execução Resultado
Implementação do
SIADAP 2 e 3 no MJ
14
organismos
Foi implementado o SIADAP 2 e 3, referente a 2010, em todos os
organismos do MJ.14 organismos
Elaboração do
Balanço Social no
MJ
14
organismos
Foi elaborado o Balanço Social, referente a 2010, em todos os organismos
do MJ. 14 organismos
Elaboração do
Relatório de
Formação no MJ
14
organismos
Foi elaborado o Relatório de Formação, referente a 2010, em todos os
organismos do MJ.14 organismos
Operacional da
DSRH
Assegurar que 98% das formações realizadas em 2011 na DSRH têm resultados positivos
no desempenho dos formandos.
Operacional da
DSRH
Assegurar, em 100%, o grau de cumprimento da implementação das políticas de
recursos humanos no MJ, concretamente SIADAP 2 e 3, Balanço Social e Relatório de
Formação.
14
Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
Atividades
Divulgação das orientações e dos pareceres relativos às matérias de gestão e
administração de recursos humanos junto dos serviços e organismos do MJ,
tendo em vista a uniformização de procedimentos.
Promoção, coordenação e acompanhamento da aplicação dos instrumentos de
mobilidade no âmbito do MJ e assegurar a administração dos efetivos em
situação de mobilidade especial:
Em 2011 não foram colocados novos trabalhadores em mobilidade
especial, sendo que a 31 de dezembro, estavam afetos à SGMJ 112
trabalhadores em regime de mobilidade especial ou em licença
extraordinária (43 e 69 trabalhadores, respetivamente);
Foram instruídos 7 processos para passagem à situação de licença
extraordinária;
Foram efetuados os processamentos decorrentes de abonos e descontos
efetuados na situação de mobilidade especial, licença extraordinária ou
pagamento de contas finais por passagem à situação de aposentação, bem
como a emissão de guias de reposição, num total de 1373 processamentos;
Classificação
Superado
Indicador Meta Execução Resultado
Tempo médio de
resposta (nº de
dias úteis)
25O tempo médio de resposta às solicitações em matérias relacionadas
com recursos humanos foi de 13 dias úteis.13
Classificação
Cumprido
Indicador Meta Execução Resultado
Prazo para
apresentação do
Plano de Melhorias
(em número de
semanas)
13
A colaboração da DSRH na implementação da CAF na SGMJ foi
assegurada pela participação de um colaborador desta unidade
orgânica na equipa que realizou a autoavaliação e elaborou o Plano de
Melhorias.
Foi também prestada colaboração pela DSRH na disponibilização de
informação, na resposta aos questionários e na apresentação de
sugestões.
13
Classificação
Cumprido
Indicador Meta Execução Resultado
Data de
finalização do
manual de
procedimentos
31-12-2011Foi elaborado o Manual de Procedimentos da DSRH em colaboração
com a DSORT/DOM. 31-12-2011
Operacional da
DSRH Colaborar na implementação da metodologia CAF na SGMJ
Operacional da
DSRH Colaborar com a DSORT/DOM na elaboração do Manual de Procedimentos da DSRH
Operacional da
DSRH
Assegurar que o tempo médio de resposta a solicitações dos serviços e
organismos do MJ em matérias relacionadas com recursos humanos igual ou
inferior a 25 dias úteis.
15
Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
Administração e atualização permanente de dados dos trabalhadores em
situação de mobilidade especial, através do portal do SIGAme/GERAP.
Emissão de 53 pareceres escritos em matérias relacionadas com a área dos
recursos humanos, por solicitação dos serviços e organismos do MJ (15) e dos
gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ (38), para além dos
inúmeros esclarecimentos prestados por outras vias, nomeadamente email e
telefone.
Processamento de vencimentos e outros abonos do pessoal afeto aos
gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ (614 processamentos) e
do pessoal da SGMJ, da Comissão da Liberdade Religiosa, da Comissão de
Proteção às Vítimas de Crimes e da Comissão para a Eficácia das Execuções
(1533 processamentos), num total de 2147 processamentos.
Elaboração de Guias de reposição e notas discriminativas dos valores a repor.
Processamento de contas finais na sequência da cessação de funções do XVIII
Governo, em 21 de junho de 2011.
Gestão e a administração dos recursos humanos da SGMJ e dos recursos
humanos afetos aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ, da
Comissão da Liberdade Religiosa, da Comissão de Proteção às Vítimas de
Crimes e da Comissão para a Eficácia das Execuções, realizando diversos
procedimentos, nomeadamente:
Celebração de 9 contratos de trabalho em funções públicas por tempo
indeterminado na sequência de: procedimentos concursais (3), termo de
comissão de serviço (1), termo de situação de mobilidade interna (2) e
termo de acordo de cedência de interesse público (3);
Procedimento concursal para ocupação de 1 posto de trabalho na carreira
de assistente técnico;
Procedimentos concursais para provimento de 2 cargos dirigentes de nível
intermédio;
Elaboração do mapa mensal de registo do pessoal nos termos da alínea j)
do artigo 87.º da Lei n.º 59/2008, de 11 de setembro;
Elaboração dos mapas com a projeção de encargos com pessoal para o
Orçamento do Estado para 2012 (SGMJ, Gabinetes Ministeriais e Mobilidade
Especial).
Elaboração do Balanço Social da SGMJ, com observância da matriz divulgada
pela DGAEP.
16
Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
Elaboração do relatório de atividades de formação da SGMJ, enviado à DGAEP,
através da aplicação para o efeito disponibilizada.
Carregamento semestral no SIOE (SGMJ, Gabinetes Ministeriais e Mobilidade
Especial).
Elaboração de relatório síntese relativo à aplicação do SIADAP 2 e 3 em 2010
no MJ, através do lançamento dos dados na aplicação para o efeito
disponibilizada pela DGAEP, a partir dos relatórios parciais remetidos pelos
serviços e organismos do MJ, com exceção da Direcção-Geral dos Serviços
Prisionais.
Elaboração do Balanço Social consolidado do MJ referente ao ano de 2010, em
dezembro de 2011, a partir dos dados dos Balanços Sociais de todos os
serviços e organismos do MJ.
Elaboração do Mapa de Pessoal da SGMJ para 2012, com base na avaliação dos
desvios verificados ao nível das competências existentes e das requeridas para
a prossecução das atividades da SGMJ.
Gestão da formação do pessoal afeto à SGMJ no ano de 2011, com uma taxa
de execução de 100%, relativamente à formação planeada após revisão. Foi
também realizada a avaliação da formação ao nível do impacto no
desempenho, com 98% da formação a ser considerada “Relevante” ou “Muito
relevante”.
Elaboração de mapas para as Contas de Gerência ordinárias relativas a 2010
(SGMJ, Gabinetes Ministeriais e Mobilidade Especial).
Elaboração de mapas para a Conta de Gerência dos dois gabinetes ministeriais
do XVIII Governo Constitucional.
Transferência de todo o arquivo intermédio da DSRH do 3º piso do edifício
sede do MJ para o Depósito das Laranjeiras, entre 01/09/2011 e 31/10/2011,
processo que envolveu as seguintes tarefas:
Elaboração e colagem das lombadas das pastas de arquivo (unidades de
instalação), com observância do Novo Regulamento de Conservação
Arquivística da SGMJ, o que determinou a reformulação de todas as
lombadas existentes;
Identificação e filtragem de toda a documentação não considerada para
efeitos de conservação de arquivo, num total de 65 box’s;
Reordenação, etiquetagem e numeração de todas as pastas para
conservação de arquivo, o que totalizou 972 unidades de instalação;
17
Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
Empacotamento das pastas de arquivo, relativas a processamento de
vencimentos reportadas aos anos de 1952 a 2000 em 16 box’s;
Identificação e acondicionamento de documentação confidencial.
Elaboração de mapas para o Dossier Justiça;
Emissão de 364 declarações de IRS.
Preparação dos mapas de férias do pessoal da SGMJ, Mobilidade Especial,
Gabinetes Ministeriais e Comissões sem estrutura de apoio técnico-
administrativo.
Emissão de 146 cartões de identificação e 15 de livre-trânsito.
Organização e submissão através de plataforma eletrónica (ADSE Direta) de
125 pedidos de comparticipação em regime livre.
Registo de 829 boletins de assiduidade.
Registos na plataforma de assiduidade num total de 7300 movimentos.
18
Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE RECURSOS FINANCEIROS E PATRIMONIAIS
Objetivos
Classificação
Superado
Indicador Meta Execução Resultado
Participações em
ações de formação
com resultados
positivos no
desempenho
98%
Foram planeadas 15 participações em ações de formação profissional e
todas foram realizadas.
Todas as participações em ações de formação profissional sujeitas a
avaliação tiveram resultados positivos no desempenho profissional dos
formandos.
100%
Classificação
Cumprido
Indicador Meta Execução Resultado
Nº de reportes
orçamentais
enviados no prazo
24A totalidade dos 24 reportes orçamentais mensais foi enviado no prazo de
5 dias úteis.24
Operacional da
DSRFP
Assegurar um nível de especialização dos serviços de gestão e execução dos
orçamentos dos membros do Governo do MJ que garanta eficácia, eficiência, qualidade
e 100% dos reportes enviados em tempo útil (primeiros 5 dias úteis de cada mês).
Eficácia – Assegurar formação necessária e adequada aos trabalhadores da SGMJ.
Qualidade - Melhorar o funcionamento da organização e a qualidade do serviço prestado
Operacional da
DSRFP
Assegurar que 98% das formações realizadas em 2011 na DSRFP têm resultados
positivos no desempenho dos formandos.
Operacionais da
SGMJ
Qualidade - Assegurar o cumprimento da implementação das políticas de recursos humanos no
MJ., em 100%, o grau de cumprimento da implementação das políticas de recursos humanos no MJ
Classificação
Cumprido
Indicador Meta Execução Resultado
Nº de orçamentos
geridos e
executados
3Foram garantidos a eficácia, eficiência e qualidade na gestão e execução
dos orçamentos geridos pela SGMJ. 3
Classificação
Cumprido
Indicador Meta Execução Resultado
Nº de orçamentos
elaborados 5
Os orçamentos geridos pela SGMJ foram elaborados e remetidos à tutela,
IGFIJ e DGO dentro dos prazos estipulados5
Classificação
Cumprido
Indicador Meta Execução Resultado
Prazo para
apresentação do
Plano de Melhorias
(em número de
semanas)
13
A colaboração da DSRFP na implementação da CAF na SGMJ foi assegurada
pela participação de dois colaboradores desta unidade orgânica na equipa
que realizou a autoavaliação e elaborou o Plano de Melhorias.
Foi também prestada colaboração pela DSRFP na disponibilização de
informação, na resposta aos questionários e na apresentação de
sugestões.
13
Operacional da
DSRFP
Garantir eficácia, eficiência e qualidade na gestão e execução dos orçamentos de 2011
referentes à SGMJ, Subsistema de Saúde e Ação Social da Justiça e Mobilidade MJ
Operacional da
DSRFP
Garantir a elaboração dos orçamentos para 2012 geridos pela SGMJ (SGMJ, Subsistema
de Saúde e Ação Social da Justiça, Mobilidade MJ, e gabinetes dos membros do Governo
do MJ).
Operacional da
DSRFP Colaborar na implementação da metodologia CAF na SGMJ.
19
Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
Atividades
Elaboração das diversas propostas de orçamento para 2012, destacando-se as
propostas de orçamento do Gabinete da Ministra da Justiça, Gabinete do
Secretário de Estado da Administração Patrimonial e Equipamentos do
Ministério da Justiça, Secretária-Geral do Ministério da Justiça, Comissão de
Proteção as Vitimas de Crime e Sistema de Mobilidade Especial. Foi ainda
elaborada uma proposta de orçamento para o Subsistema de Saúde da Justiça,
que por decisão da tutela, foi incluída no orçamento da SGMJ, deixando de
ser executado o respetivo orçamento de forma autónoma.
Elaboração e envio ao Tribunal de Contas, dentro dos prazos legais, das
contas de gerência ordinárias, relativas ao ano de 2010, bem como da conta
de gerência extraordinária da SGMJ, em virtude da mudança de Direção
Superior ocorrida em 31 de outubro de 2011.
Elaboração e envio mensal de todos os reportes orçamentais, relativos aos
orçamentos geridos pela SGMJ, tendo sido apresentadas diversas propostas de
racionalização das despesas e de alteração orçamental, com o objetivo de se
obter uma melhor execução orçamental.
Gestão orçamental, através da respetiva contabilidade, verificação,
processamento, liquidação e pagamento das despesas autorizadas, bem como
através da proposta e instrução das alterações orçamentais consideradas
necessárias: foram efetuados 4.932 pagamentos e instruídas 175 alterações
orçamentais, no conjunto de todos os orçamentos geridos pela SGMJ.
Penhoras e reposições de dinheiros públicos: 103 penhoras e 163 reposições de
dinheiros públicos, no conjunto de todos os orçamentos geridos pela SGMJ.
Constituição, reconstituição, liquidação e pagamento dos fundos de maneio.
As diversas reconstituições ascenderam a 47.894,14 euros, no conjunto de
todos os orçamentos geridos pela SGMJ.
Processamento e pagamento de abono de todas as ajudas de custo solicitadas,
incluindo as ajudas de custo antecipadas.
Gestão de 42 contratos de prestação de serviços, celebrados no âmbito dos
orçamentos geridos pela SGMJ.
Elaboração dos procedimentos aquisitivos de bens e serviços não abrangidos
pelo sistema de compras centralizadas. Foram elaborados e assinados 13
novos contratos de fornecimento de serviços, cujo procedimento foi
20
Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
diretamente tratado pela DAC, bem como levantamento de necessidades e
instrução dos respetivos processos de aquisição de bens pela UCMJ. Foram
efetuados 16 procedimentos por ajuste direto e 476 procedimentos por ajuste
direto simplificado, sendo 265 para a SGMJ e 209 para os gabinetes dos
membros do Governo.
Gestão dos bens de consumo necessários ao regular funcionamento dos
serviços.
Gestão da frota automóvel, quer ao nível da sua utilização, bem como da
respetiva manutenção e substituição.
Atualização do inventário das viaturas e dos bens móveis. Em 2011 foram
adquiridos e inventariados 26 bens.
Instrução e conclusão de três processos de inquérito por acidente de viação,
com a respetiva comunicação a ANCP e a Polícia Judiciária, no caso concreto
das viaturas cedidas em regime de comodato por esta entidade.
Gestão, manutenção e conservação dos espaços afetos.
A avaliação da satisfação com os equipamentos e espaços da SGMJ, obtida por
inquérito realizado aos Diretores de Serviço das diversas unidades orgânicas
evidenciou bons resultados (média de respostas entre os 5,7 e 6,7, numa
escala de 1-Mau a 8-Muito Bom).
Incentivo aos fornecedores a aderir à faturação eletrónica por forma a alargar
a sua utilização na SGMJ. Em 2011, a SGMJ pagou 7 faturas rececionadas de
forma eletrónica.
Utilização das plataformas eletrónicas disponíveis nos procedimentos
aquisitivos, sempre que nos termos da contratação pública essa modalidade é
exigida.
21
Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE ORGANIZAÇÃO E RECURSOS TECNOLÓGICOS
Objetivos
Classificação
Cumprido
Indicador Meta Execução Resultado
Participações em
ações de formação
profissional com
resultados positivos
no desempenho
98%
Foram planeadas 9 participações em ações de formação profissional e
todas foram realizadas.
Todas as participações em ações de formação profissional sujeitas a
avaliação tiveram resultados positivos no desempenho profissional dos
formandos.
100%
Classificação
Cumprido
Indicador Meta Execução Resultado
Prazo para
operacionalização
(em número de
semanas)
26
A automatização dos processos identificados como relevantes para a
operação da SGMJ e o seu relacionamento com os gabinetes dos membros
do Governo, encontra-se em produção desde o dia 30 de junho (26ª
semana), ainda que se tenha iniciado apenas com algumas unidades
orgânicas piloto da SGMJ (DSORT, NIRPP, DSAPH e UCMJ).
26
Classificação
Cumprido
Indicador Meta Execução Resultado
Prazo para
apresentação do
Plano de Melhorias
(em número de
semanas)
13
O Plano de Melhorias resultante da aplicação da metodologia CAF na SGMJ
foi elaborado pela equipa de autoavaliação, coordenada pela Chefe de
Divisão de Organização e Métodos, e entregue à Direção Superior a 29 de
março, 13ª semana do ano.
13
Classificação
Superado
Indicador Meta Execução Resultado
Número de manuais
de procedimentos
elaborados
2Foram elaborados os Manuais de Procedimentos da DSRH, da UCMJ e do
NIRPP, em colaboração entre a DOM e aquelas unidades orgânicas.3
Operacional da DOM Elaborar os Manuais de Procedimentos da DSRFP e da DSORT
Operacionais da
SGMJ
Eficácia – Assegurar formação necessária e adequada aos trabalhadores da SGMJ.
Eficiência - Automatizar os processos identificados como relevantes para a operação da SGMJ e o
seu relacionamento com os gabinetes dos membros do Governo.
Qualidade - Melhorar o funcionamento da organização e a qualidade do serviço prestado
Operacional da
DSORT
Assegurar que 98% das formações realizadas em 2011 na DSORT têm resultados
positivos no desempenho dos formandos.
Operacional da
DSORT
Operacionalizar o modelo de automatização dos processos identificados como
relevantes para a operação da SGMJ e o seu relacionamento com os Gabinetes dos
membros do Governo
Operacional da
DSORT Dar continuidade à implementação da ferramenta CAF na SGMJ.
22
Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
Atividades
Elaboração do Relatório de Atividade de 2010 da SGMJ, em abril de 2011.
Início da elaboração do Plano de Atividades da SGMJ para 2012, embora só
terminado em finais de fevereiro último, uma vez que na sequência do
processo de reorganização dos serviços, no âmbito do Plano de Redução e
Melhoria da Administração Central (PREMAC), o prazo de entrega dos Planos
de Atividades foi alterado para 29 de fevereiro.
Elaboração do Dossier Justiça relativo a 2012, embora não tenha sido utilizado
na discussão do orçamento da Justiça na Assembleia da República.
Monitorização quadrimestral do QUAR 2011 da SGMJ, com elaboração de dois
relatórios de ponto de situação do cumprimento dos objetivos, com base na
informação recolhida junto das unidades orgânicas da SGMJ: em maio
(avaliação do 1º quadrimestre) e em setembro (avaliação do 2º quadrimestre).
Disponibilização, manutenção e atualização de conteúdos na Internet e na
Intranet da SGMJ.
No que se refere à Internet, foram introduzidos 321 novos conteúdos no site
da SGMJ referentes a notícias e outras informações relevantes (180 em 2010).
O aumento significativo relativamente ao ano anterior deve-se, em parte, à
criação em maio de 2011 de uma nova subsecção – “Notícias da Justiça” –
onde se divulga a legislação relevante relacionada com a Justiça, tendo sido
introduzidas 85 notícias.
Relativamente à Intranet, foram introduzidos 209 novos conteúdos (150 em
2010), referentes a notícias e outras informações, para além das atualizações
diárias de informação.
Tanto na internet, como na intranet, foi feita uma monitorização da
informação de forma a assegurar que a sua disponibilização on-line não fosse
obsoleta.
Para além da divulgação de informação, foram desenvolvidos outros trabalhos
do âmbito da internet e da intranet:
Foi introduzido uma nova secção no site da SGMJ: “Relações Públicas”,
com 3 subsecções (“Informação de apoio ao cidadão”, “Noticias da
Justiça” e “Outras informações úteis”), em colaboração com o NIRPP;
Foi efetuado uma reformulação da página da intranet, em colaboração
com o NIRPP.
Modernização do parque informático da SGMJ ao nível de infraestrutura de
rede, armazenamento (políticas /backups) e estações de trabalho.
23
Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
Ao nível da infraestrutura de rede, o equipamento ativo desativado no
edifício da Rua 1º de dezembro, com características superiores aos
existentes no edifício sede, foi integrado na infraestrutura da rua do Ouro;
Relativamente às políticas de backup, o plano foi restruturado (com
especial enfoque para a monitorização dos agendamentos efetuados, e na
fiabilidade dos backup efetuados);
Quanto às estações de trabalho, gerindo o parque disponível com o
equipamento necessário para as ações de formação, o equipamento
proveniente os extinto departamento de saúde, foi integrada no parque
informático da sede.
Acompanhamento da implementação dos sistemas de suporte aos processos
internos e alargamento dos respetivos fluxos, nos dois sentidos, com os
gabinetes Governamentais: o suporte tecnológico necessário foi suportado
pela aquisição de serviços externos para o efeito. Foi assegurado o
acompanhamento, por parte da DSORT, da respetiva implementação
(acompanhamento no levantamento de requisitos, testes, reporte de bugs).
Apoio aos utilizadores na utilização do sistema de Workflow, sempre que
solicitado, sobretudo no posto de trabalho. Para o efeito, foram afetos 2
efetivos que, sempre que solicitado, privilegiaram o apoio aos utilizadores.
Articulação entre a formação profissional realizada pelos seus colaboradores e
a respetiva aplicação no posto de trabalho.
No ano de 2011, entre formação interna e externa, a DSORT contabilizou 4
ações de formação (9 participações) nas seguintes áreas: SIADAP, Office 2007,
Windows 7 e Exchange 2010. Nas ações SIADAP, Office 2007 e Windows 7,
houve efetiva aplicação no posto de trabalho durante o ano de 2011.
Relativamente ao Exchange 2010, no ano de 2011 teve início o processo de
migração Exchange 2010, gerido pelo ITIJ, estando a migração total a ocorrer
em 2012.
Disponibilização e manutenção dos meios tecnológicos necessários para o
processo de extinção do departamento de Saúde:
Continuação das tarefas relacionadas com a exportação e controlo dos
dados dos beneficiários para a ADSE, de acordo com as regras
estabelecidas por aquela entidade. O processo de comunicação e
validação dos dados, cujas tarefas envolviam a DSORT (operações sobre
conjuntos de registos – dados enviados vs cartões emitidos pela ADSE vs
erros reportados pela ADSE), foi dado como concluído a 1 de março de
2011;
24
Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
Foi desenvolvida a aplicação “Pagamentos individualizados”, devido à
necessidade transmitida pela DSRFP, que por motivos orçamentais, não
era possível proceder ao pagamento dos processamentos fechados na
aplicação descontinuada pelo ITIJ em outubro de 2010 – valores dos
processamentos incompatíveis com orçamento disponível (um
processamento incluía várias entidade médicas e várias faturas) - foi
necessário criar uma nova aplicação que permitisse, dentro de um
determinado processamento, selecionar entidades médicas a pagar,
mantendo as regras do sistema descontinuado, e efetuando os respetivos
controlos e outputs.
Desenvolvimento de novas aplicações para pagamento e conferência de
faturação a entidades médicas, e comparticipações a beneficiários:
Desenvolvimento de rotinas, para a compilação dos dados de
cobrança;
Integração dos dados da cobrança com as aplicações já
existentes (controlo de cobrança emitida vs pagamentos);
Criação dos respetivos outputs para as entidades a cobrar;
Criação de uma nova aplicação para controlo dos pedidos de
prestação e dos respetivos valores em dívida.
Procedeu-se à criação de views, disponibilizadas através do excel com
atualização dinâmica, para controlo da dívida e dos respetivos
pagamentos.
Suporte nas atividades de fecho dos processamentos (entidades médicas e
comparticipações a beneficiários), nas seguintes tarefas:
Junção dos vários ficheiros de excel remetidos pelos
conferentes, num só ficheiro - com toda a faturação a
selecionada para o processamento a fechar;
Carregamento do excel referido anteriormente para a base de
dados (chamado pré-processamento);
Fecho do processamento e criação dos respetivos outputs
(desmaterializados – excel e PDF).
De realçar que todas as aplicações envolvidas neste processo de extinção
foram desenvolvidas com recursos internos, não se tendo recorrido à
contratação de serviços externos para este efeito.
25
Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE RECURSOS DOCUMENTAIS, ARQUIVO E PATRIMÓNIO
HISTÓRICO
Objetivos
Classificação
Superado
Indicador Meta Execução Resultado
Participações em ações
de formação
profissional com
resultados positivos no
desempenho
98%
Foram planeadas 16 participações em ações de formação profissional e
todas foram realizadas.
Todas as participações em ações de formação profissional sujeitas a
avaliação tiveram resultados positivos no desempenho profissional dos
formandos.
100%
Classificação
Superado
Indicador Meta Execução Resultado
Nº de edifícios
mapeados 30
Foram inventariados 36 edifícios da Justiça, através do preenchimento da
respectiva ficha multinivel de inventário e da recolha de imagens36
Operacionais da SGMJ
Eficácia – Assegurar formação necessária e adequada aos trabalhadores da SGMJ.
Qualidade - Melhorar o funcionamento da organização e a qualidade do serviço prestado
Operacional da
DSRDAPH
Assegurar que 98% das formações realizadas em 2011 na DSRDAPH têm resultados
positivos no desempenho dos formandos.
Eficiência - Dinamizar a divulgação do património cultural e histórico da Justiça
Operacional da
DSRDAPH Efetuar o mapeamento fotográfico de 30 edifícios da Justiça.
Classificação
Cumprido
Indicador Meta Execução Resultado
Nº de eventos
promovidos 2
Foram promovidos dois eventos no Espaço Justiça – a exposição “O
Verdadeiro Falso: Mostra de falsificações artísticas apreendidas pela
Diretoria do Norte da PJ” e a exposição “Reintegrar: O Sistema Prisional em
Portugal”.
2
Classificação
Cumprido
Indicador Meta Execução Resultado
Prazo para
apresentação do Plano
de Melhorias (em
número de semanas)
13
A colaboração da DSRDAPH na implementação da CAF na SGMJ foi
assegurada pela participação de um colaborador desta unidade orgânica na
equipa que realizou a autoavaliação e elaborou o Plano de Melhorias.
Foi também prestada colaboração pela DSRDAPH na disponibilização de
informação, na resposta aos questionários e na apresentação de sugestões.
13
Operacional da
DSRDAPH
Promover a realização de pelo menos 2 eventos no Espaço Justiça e/ou em outros
edifícios da Justiça
Operacional da
DSRDAPH Colaborar na implementação da metodologia CAF na SGMJ.
26
Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
Atividades
Atualização do mapeamento fotográfico do património arquitetónico da
Justiça, com a inventariação de 36 edifícios do Ministério da Justiça, através
do preenchimento da respetiva ficha multinível de inventário e da recolha de
imagens. Identificam-se os edifícios inventariados: PJ (Escola de Polícia
Judiciária, Diretorias do Sul, Centro e Norte); DGRS (delegações Porto,
Coimbra, Lisboa, Faro, Funchal, Ponta Delgada; Centros Educativos Padre
Oliveira, Bela Vista, Navarro de Paiva); INML, IP (delegações Porto e Lisboa);
DGSP (Centro de Estudos e Formação Penitenciária; Estabelecimentos
Prisionais de Izeda, Paços de Ferreira, Porto, Santa Cruz do Bispo, Especial de
Santa Cruz do Bispo, São José de Viseu, Coimbra, Castelo Branco, Leiria,
Alcoentre, Vale de Judeus, Lisboa, Monsanto, Tires, São João de Deus, Linhó,
Sintra, Carregueira, Caxias, Funchal).
Atualização dos conteúdos da Rede de Conhecimento da Justiça, com a
inclusão dos 36 edifícios do MJ inventariados no repositório Arquitetura. Foi
efetuado o controlo de qualidade dos conteúdos do repositório Arquivo
Histórico, através da verificação de 615 imagens de documentos e da
verificação da descrição arquivística de 92 registos.
Promoção de ações de divulgação e mostra de património cultural da Justiça,
tendo sido realizadas no âmbito do projeto “EXPOJustiça” 2 exposições no
Espaço Justiça: “O Verdadeiro Falso. Mostra de falsificações artísticas
apreendidas pela Diretoria do Norte da Polícia Judiciária” (de 19 janeiro a 10
abril), e “Reintegrar. O Sistema Prisional em Portugal” (de 10 maio a 30
dezembro).
Apoio técnico na organização e gestão dos arquivos dos gabinetes dos
membros do Governo e serviços do MJ não dotados de estruturas de arquivo:
Foi prestado apoio ao arquivo dos gabinetes dos membros do Governo da
área da Justiça, através da elaboração de um plano de transferência da
documentação do respetivo arquivo intermédio do edifício sede do MJ (3º
piso) para o Depósito das Laranjeiras (2.934 caixas de arquivo relativas ao
período 1996-2004);
Coordenou-se o processo de identificação normalizada, empacotamento e
transferência da documentação de arquivo intermédio da SGMJ, que foi
transferida do 3.º piso do edifício sede do MJ para o Depósito das
Laranjeiras (475ml);
Foi efetuada a transferência da documentação do extinto Departamento
de Saúde do MJ do edifício da Rua 1º de Dezembro para o Depósito das
Laranjeiras (transferidos 600ml de documentos);
Foi efetuada a transferência da documentação do extinto Departamento
de Saúde do MJ sob custódia da empresa Arquidigit para o Depósito das
27
Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
Laranjeiras (transferidas 232 paletes, com 5.345 box’s, correspondendo a
1.761ml);
Foi prestado apoio à transferência do arquivo intermédio da Comissão de
Proteção às Vitimas de Crimes do edifício das Escadinhas de São Crispim
para o Depósito das Laranjeiras (transferidos 29ml de documentos
relativos ao período 1996-2009);
Foi prestado apoio à Delegação do Sul do INML, IP, quanto à adoção de
medidas de racionalização do espaço de arquivo.
Promoção da normalização de procedimentos arquivísticos no MJ, de forma a
tornar mais eficaz e eficiente a recuperação e partilha de informação:
Procedeu-se à atualização e disponibilização dos formulários para consulta
ao Arquivo Histórico na página web da SGMJ;
Foram realizadas 9 ações de formação/sensibilização sobre a normalização
do processo de identificação dos documentos e racionalização dos espaços
de custódia em todas as unidades orgânicas da SGMJ;
Foram distribuídos 17 documentos relativos a normas e referenciais sobre
conservação e gestão do património, governo eletrónico e
interoperabilidade, segurança nos espaços custodiais, prevenção da
corrupção e tráfico ilícito de bens culturais, bem como recomendações da
Unesco sobre o acesso à informação, em sede do Grupo de Trabalho de
Arquivos do MJ;
Foi efetuada a adesão da SGMJ ao projeto de Levantamento de Processos
da Administração Central do Estado (MEF - Macroestrutura Funcional) que
foi coordenado pela DGARQ. A SGMJ integrou a experiência piloto com o
objetivo de normalizar os procedimentos no âmbito do governo eletrónico
e interoperabilidade. Participaram nas sessões de trabalho e prestaram
informação à DGARQ a DGAJ, a IGSJ, a DGRS, a DGSP, o CEJ, a PJ, o GRAL,
a DGPJ, o INML, IP, o IRN, IP., o ITIJ, IP, o INPI, IP, o IGFIJ, IP., e a CPVC.
A MEF, versão 0.7, ficou concluída em finais de 2011.
Promoção da aplicação do Plano de Classificação de Arquivo e do
Regulamento de Conservação Arquivístico da SGMJ, tendo sido realizadas 9
ações de formação/sensibilização em todas as unidades orgânicas da SGMJ
sobre a importância do Plano de Classificação de Arquivo e fornecidas
orientações para a sua aplicação e sobre a importância, estrutura e boas
práticas de aplicação do Regulamento de Conservação Arquivística.
Procedeu-se à aplicação da Portaria n.º 1141/2010, de 3 de novembro, através
do preenchimento de 9 autos de eliminação e posterior envio à Direção-Geral
de Arquivos (eliminados 9ml de prateleira).
Atualização do Manual de Arquivos da SGMJ.
28
Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
Atualização dos procedimentos de acesso e comunicação do Arquivo Histórico
dos gabinetes dos membros do Governo e SGMJ que constam no “Regulamento
de Arquivo Histórico do Ministério da Justiça”.
Satisfação das necessidades de informação dos utilizadores do Arquivo
Histórico do MJ: foram recebidos e satisfeitos 45 pedidos, que incidiram sobre
projetos de codificação e revisão de matérias civis e penais, documentação
correlacionada com a separação do Estado das igrejas e nacionalização dos
bens cultuais Foram observadas as normas de acesso e comunicação do
Arquivo Histórico do MJ que constam do respetivo regulamento, com garantia
da salvaguarda, integridade e reserva de dados.
Elaboração de uma ficha de inventário multinível, com 21 campos para se
proceder à atualização do inventário de todas as obras de arte existente no
edifício sede do MJ. Por decisão da Direção Superior, o trabalho de
inventariação não foi iniciado.
Promoção da normalização de procedimentos biblioteconómicos no MJ de
forma a rentabilizar recursos e tornar mais eficaz e eficiente a recuperação e
partilha de informação:
Foi atualizado o catálogo de descritores da Base de Dados Bibliográfica da
SGMJ;
Foram normalizados os procedimentos para a divulgação de publicações
periódicas e monografias a enviar por correio eletrónico aos gabinetes dos
membros do Governo integrados no MJ, à SGMJ e aos serviços do MJ;
Foram normalizados os procedimentos para a divulgação de legislação
pertinente nas áreas da Justiça e transversais da Administração Pública,
publicada no Diário da República da I e II Séries, aos gabinetes dos
membros do Governo integrados no MJ, à SGMJ e aos serviços do MJ.
Atualização do fundo bibliográfico da SGMJ, através da aquisição de 92 títulos
de monografias (4 títulos por compra e 88 títulos por oferta).
Tratamento documental de todo o fundo bibliográfico adquirido. Do
tratamento documental fizeram parte operações de registo, catalogação,
classificação, cotagem, indexação e carregamento de registos na Base de
dados Documental SGMJ, com consequente disponibilização no site da SGMJ.
Difusão seletiva de conteúdos pertinentes nas áreas de atuação da Justiça, de
acordo com perfis de utilizadores previamente definidos:
Foram divulgados diariamente, por correio eletrónico, os sumários do
Diário da República aos gabinetes dos membros do Governo integrados no
MJ e serviços do MJ (CPVC, CPES);
29
Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
Foram divulgados diariamente os sumários do Diário da República aos
utilizadores da SGMJ, através da sua disponibilização em pasta partilhada;
Foi divulgada, por correio eletrónico, legislação aos gabinetes dos
membros do Governo integrados no MJ e à SGMJ, de acordo com as suas
necessidades de informação e de perfil de utilizador previamente
definidos (disponibilizado por correio eletrónico com a referencia da
legislação e link de acesso à mesma);
Foram divulgadas, por correio eletrónico, as publicações periódicas
recebidas no Centro de Documentação aos utilizadores dos gabinetes dos
membros do Governo integrados no MJ, à SGMJ e a serviços do MJ (CPVC,
CPES);
Foram disponibilizadas mensalmente no sítio web SGMJ as referências
bibliográficas, as capas das publicações adquiridas, num total de 15
monografias e 126 publicações periódicas.
Difusão seletiva de peças de imprensa na área orgânica da Justiça, tendo sido
divulgadas em ambiente web 22.605 peças de imprensa sobre a temática da
Justiça ou com ela relacionada (32.362 peças de imprensa em 2010).
Satisfação das necessidades de informação dos utilizadores do Centro de
Documentação da SGMJ:
Foram satisfeitos 1.427 pedidos de informação e documentação a
utilizadores do Centro de Documentação (1.159 em 2010);
Foram atendidos presencialmente 531 utilizadores no Centro de
Documentação (662 em 2010);
Foram requisitadas 616 publicações ao Centro de Documentação (659 em
2010).
Atualização do inventário de todo o património bibliográfico afeto aos
gabinetes dos membros do Governo, num total de 503 publicações periódicas
e 104 monografias.
Gestão de correspondência da SGMJ, de forma eficaz e eficiente:
Procedeu-se ao registo eletrónico de toda a correspondência que entrada
e saída na SGMJ em suporte papel (22.042 entradas e 10.265 saídas);
Procedeu-se ao registo informático de toda a correspondência entrada e
saída na SGMJ por meio eletrónico (298 entradas e 114 saídas).
Atualização dos procedimentos da gestão de correspondência na SGMJ,
através do redesenho dos respetivos fluxos de trabalho.
Utilização do sistema de workflow na DSRDAPH para a gestão de
correspondência das unidades orgânicas da SGMJ onde se verificou a entrada
em produção da gestão de processos (BPM/Oracle).
30
Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
DIREÇÃO DE SERVIÇOS JURÍDICOS E DE CONTENCIOSO
Objetivos
Classificação
Superado
Indicador Meta Execução Resultado
Participações em
ações de formação
com resultados
positivos no
desempenho
98%
Foram planeadas 24 participações em ações de formação profissional e
todas foram realizadas.
Todas as participações em ações de formação profissional sujeitas a
avaliação tiveram resultados positivos no desempenho profissional dos
formandos.
100%
Classificação
Cumprido
Indicador Meta Execução Resultado
Data de
apresentação do
relatório
26ª semanaO relatório de análise dos processos de impugnação graciosa instruídos na
SGMJ foi entregue à Direção Superior a 29 de Junho, na 26ª semana do ano.26ª semana
Operacionais da
SGMJ
Eficácia – Assegurar formação necessária e adequada aos trabalhadores da SGMJ.
Qualidade – Elaborar propostas de boas práticas aos organismos do MJ a partir da análise dos
processos de impugnação graciosa instruídos na SGMJ.
Operacional da
DSJC
Assegurar que 98% das formações realizadas em 2011 na DSJC têm resultados positivos
no desempenho dos formandos.
Operacional da
DSJC/ QUAR
Elaborar, no primeiro semestre de 2011, um relatório de análise dos processos de
impugnação graciosa instruídos em 2010 na DSJC.
Qualidade - Melhorar o funcionamento da organização e a qualidade do serviço prestado
Classificação
Não
cumprido
Indicador Meta Execução Resultado
Data da realização
da reunião 46ª semana
Não foi efectuada a reunião com os organismos do MJ uma vez que a
Direção de Serviços Jurídicos e de Contencioso, responsável pela
realização da reunião, considerou não estarem reunidas as condições
para a efetuar, uma vez que estava ainda a decorrer o PREMAC,
verificando-se alguma indefinição quanto às atribuições dos vários
organismos do MJ.
-
Classificação
Cumprido
Indicador Meta Execução Resultado
Prazo para
apresentação do
Plano de Melhorias
(em número de
semanas)
13
A colaboração da DSJC na implementação da CAF na SGMJ foi
assegurada pela participação de um colaborador desta unidade orgânica
na equipa que realizou a autoavaliação e elaborou o Plano de Melhorias.
Foi também prestada colaboração pela DSJC na disponibilização de
informação, na resposta aos questionários e na apresentação de
sugestões.
13
Operacional da
DSJC
Promover uma reunião com os organismos do MJ para divulgar propostas de boas
práticas na instrução de processos de impugnação graciosa até 15 de Novembro de
2011.
Operacional da
DSJC Colaborar na implementação da metodologia CAF na SGMJ.
31
Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
Atividades
Serviço de consultadoria jurídica aos gabinetes dos membros do Governo na
área da Justiça, mediante a emissão de pareceres e informações, tendo a
DSJC respondido atempadamente e com um padrão de qualidade elevado,
sempre que foi solicitada a sua intervenção.
Elaboração de pareceres e peças processuais jurídicas, com a profundidade e
o rigor necessários, de forma a merecer a validação superior e assegurando-
se, assim, a satisfação do cliente final.
Instrução de 75 processos de execução das decisões condenatórias proferidas
por tribunais nacionais, comunitários ou internacionais, em articulação com os
restantes organismos do MJ e com a Secretaria-Geral do Ministério das
Finanças e da Administração Pública.
Representação judiciária do MJ sempre que solicitada.
Apoio técnico-jurídico necessário à prossecução das atribuições das demais
unidades orgânicas da SGMJ, tendo-se mantido a estreita colaboração da DSJC
com as demais unidades orgânicas da SGMJ, em particular com a UCMJ e a
DSRFP, através da emissão de pareceres e no acompanhamento de diversos
processos de contratação pública e de cobrança de débitos, entre outros.
Articulação entre a formação profissional realizada pelos colaboradores da
DSJC e a respetiva aplicação no posto de trabalho, produzindo bons resultados
no seu desempenho.
32
Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
UNIDADE DE COMPRAS DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA
Objetivos
Classificação
Superado
Indicador Meta Execução Resultado
Participações em
ações de formação
profissional com
resultados positivos
no desempenho
98%
Foram planeadas 27 participações em ações de formação profissional e
todas foram realizadas.
Todas as participações em ações de formação profissional sujeitas a
avaliação tiveram resultados positivos no desempenho profissional dos
formandos.
100%
Eficácia – Assegurar formação necessária e adequada aos trabalhadores da SGMJ.
Eficiência - Melhorar a eficiência operacional do aprovisionamento centralizado no âmbito do MJ.
Operacional da
UCMJ
Assegurar que 98% das formações realizadas em 2011 na UCMJ têm resultados positivos
no desempenho dos formandos.
Operacionais da
SGMJ
Qualidade - Melhorar o funcionamento da organização e a qualidade do serviço prestado
Classificação
Superado
Indicador Meta Execução Resultado
Taxa de poupança 5%Foi alcançada uma taxa de poupança de 14% nos procedimentos
centralizados14%
Classificação
Superado
Indicador Meta Execução Resultado
Nº de categorias 11Foram objeto de aquisição centralizada pela SGMJ/UCMJ 12 categorias de
bens e serviços alvo de Acordos Quadro promovidos pela ANCP.12
Operacional da
UCMJ
Alcançar uma taxa de poupança entre o valor global de abertura dos procedimentos
centralizados e o valor global adjudicado igual ou superior a 5%.
Operacional da
UCMJ
Garantir que pelo menos 11 categorias de bens e serviços, alvo de Acordos Quadro
promovidos pela ANCP, são objeto de aquisição centralizada pela SGMJ/UCMJ.
Classificação
Cumprido
Indicador Meta Execução Resultado
Prazo para
apresentação do
Plano de Melhorias
(em número de
semanas)
13
A colaboração da UCMJ na implementação da CAF na SGMJ foi assegurada
pela participação de um colaborador desta unidade orgânica na equipa
que realizou a autoavaliação e elaborou o Plano de Melhorias.
Foi também prestada colaboração pela UCMJ na disponibilização de
informação, na resposta aos questionários e na apresentação de
sugestões.
13
Classificação
Cumprido
Indicador Meta Execução Resultado
Data de finalização
do manual de
procedimentos
31-12-2011Foi elaborado o Manual de Procedimentos da UCMJ em colaboração com a
DORT/DOM. 31-12-2011
Operacional da
UCMJ Colaborar com a DSORT/DOM na elaboração do manual de procedimentos.
Operacional da
UCMJ Colaborar na implementação da metodologia CAF na SGMJ
33
Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
Atividades
Realização de procedimentos concursais resultantes da agregação das
necessidades dos serviços e organismos do MJ:
Continuação dos procedimentos de aquisição de bens e serviços, relativos
a categorias já estabilizadas: Equipamento Informático; Papel, Economato
e Consumíveis de impressão; Serviços de Segurança e Vigilância; Produtos
e Serviços de Higiene e Limpeza; Combustíveis Rodoviários; Seguro
Automóvel; Licenciamento de software; Plataformas eletrónicas de
contratação; Serviços de Refeições Confeccionadas; Comunicações Fixas
de voz; Energia e Viagens. Procedeu-se à abertura de 63 procedimentos
(80 em 2010), tendo sido concluídos 66 procedimentos.
Nos procedimentos aquisitivos concluídos em 2011, no valor global de 32,3
milhões de euros, obteve-se uma poupança de 4,5 milhões de euros (2,9
milhões de euros de poupança num valor global de 26,6 milhões de euros
em 2010).
Introdução de duas novas categorias de bens e serviços nos processos de
aprovisionamento centralizado: Viagens e Fornecimento de eletricidade
em regime de mercado livre para Portugal Continental, na sequência de
Acordos Quadro promovidos pela ANCP.
Elaboração do estudo e do levantamento de necessidades relativo à
aquisição de serviços de Sistema de Segurança, Higiene e Saúde no
Trabalho para os organismos do Ministério da Justiça. Por despacho do
Senhor Secretário-Geral do MJ, de 5 de setembro de 2011, o procedimento
ficou suspenso, atendendo às restrições orçamentais e à previsível
reestruturação dos serviços.
Elaboração do estudo para aquisição centralizada de Eletricidade para os
organismos do Ministério da Justiça, tendo sido efetuado o levantamento
de necessidades, para 2012 e elaboradas as peças do procedimento. Por
dificuldades orçamentais de um organismo do MJ, o procedimento não foi
submetido a despacho superior para abertura.
Em resultado das ações de sensibilização e das iniciativas de concretização
lançadas pela UCMJ, em estreita colaboração com os organismos do MJ, foi
possível fazer progressos significativos no sentido da compatibilização das
necessidades dos organismos com a oferta de produtos e serviços
disponibilizados através do Catálogo Nacional de Compras Públicas (CNCP).
Tal progresso traduziu-se na realização de 56 procedimentos aquisitivos ao
abrigo dos Acordos Quadro, e apenas quatro procedimentos fora do
Acordos Quadro, o que representa 93% de procedimentos aquisitivos ao
abrigo dos Acordos Quadro (87% em 2010 e 48% em 2009).
34
Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
Promoção de uma crescente participação no âmbito dos procedimentos de
aquisição junto dos serviços e organismos do MJ:
Continuação da gestão criteriosa dos contratos celebrados de modo a
reduzir, ao mínimo, a insatisfação por parte dos utilizadores, através da
realização de reuniões de acompanhamento com os fornecedores
selecionados, o que permitiu prevenir e antecipar a resolução de
dificuldades sentidas pelos organismos do MJ.
Realização de inquéritos para avaliar o grau de satisfação dos organismos
do MJ, referente à utilização da Plataforma de Contratação. A média
global a avaliação correspondeu a “Satisfeito”.
Avaliação do grau de satisfação dos organismos relativamente aos produtos
e serviços adjudicados e ao cumprimento dos compromissos assumidos nos
contratos por parte dos fornecedores, com a realização de inquéritos para
avaliação dos fornecedores selecionados em procedimentos realizados
pela UCMJ. Foram estudadas algumas categorias centralizadas,
nomeadamente, Equipamento Informático, Serviços de Segurança e
Vigilância, Mobiliário, Combustíveis Rodoviários, Seguros, Comunicações
Fixas, Licenciamento de software.
Promoção do aumento da eficiência e da eficácia do processo de
levantamento de necessidades junto dos organismos envolvidos em
procedimentos de aquisição agregada:
Foi efetuado o acompanhamento permanente dos pedidos de
levantamento de necessidades, enviando aos organismos
alertas/recomendações de forma a garantir que os serviços e organismos
do MJ cumprissem os prazos estabelecidos e, assim, tornar mais céleres os
procedimentos de contratação e disponibilização de bens e serviços.
Continuação da sensibilização dos organismos aderentes para, na medida
do possível, adequassem as suas necessidades à tipologia de produtos já
disponibilizados no Catálogo da Plataforma Transacional de Compras
utilizada no MJ, o que possibilitou evitar que a entrada de novos
organismos nos procedimentos lançados pela UCMJ viesse a acarretar
dificuldades e ineficiências no processo de compra dos demais
utilizadores.
Disponibilização na página da Internet da SGMJ informação considerada de
interesse para melhorar o sistema de comunicação entre a UCMJ e os
organismos do MJ, tendo sido efetuada a sua atualização periodicamente.
Dinamização da divulgação das tecnologias como instrumento de mudança dos
processos de trabalho nas organizações:
35
Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
Utilização da Plataforma Transaccional como instrumento preferencial
para efeitos de requisição de bens e gestão de contratos, tendo em 2011,
a plataforma de compras sido utilizada como instrumento de trabalho
para a aquisição de bens para cerca de 1.659 utilizadores, tendo sido
realizadas 10 965 encomendas (1.503 utilizadores e 11.016 encomendas
em 2010).
Inclusão nos cadernos de encargos da obrigatoriedade dos fornecedores
selecionados pela UCMJ passarem a emitir Faturas Eletrónicas, sempre que
lhes seja solicitado por algum dos serviços e organismos do MJ, tendo
alguns fornecedores enviado faturas eletrónicas à SGMJ.
Cumprimento Plano de Compras Ecológicas, tendo sido incluídos, nos
procedimentos, requisitos e critérios ambientais definidos na Estratégia
Nacional de Compras Públicas Ecológicas, RCM 65/2007, de 07 de Maio.
Promoção da melhoria interna do serviço:
Monitorização do indicadores de gestão definidos como necessários à
avaliação do trabalho desenvolvido, nomeadamente o nível de poupança
resultante da centralização das aquisições do MJ, as categorias
centralizadas, o tratamento de novas categorias alvo de Acordo Quadro.
Introdução de aperfeiçoamentos nos processos, tendo em vista a melhoria
continua na UCMJ e elaboração do manual de procedimentos.
Utilização do sistema de workflow na UCMJ em todos os processos.
36
Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
NÚCLEO DE INFORMAÇÃO, RELAÇÕES PÚBLICAS E PROTOCOLO
Objetivos
Classificação
Superado
Indicador Meta Execução Resultado
Participações em
ações de formação
profissional com
resultados positivos
no desempenho
98%
Foi planeada 1 participação em ações de formação profissional e foi
realizada.
A participação na ação de formação profissional teve resultados positivos
no desempenho profissional do formando.
100%
Classificação
Cumprido
Indicador Meta Execução Resultado
Prazo para
apresentação do
Plano de Melhorias
(em número de
semanas)
13Foi prestada colaboração pelo NIRPP na disponibilização de informação,
na resposta aos questionários e na apresentação de sugestões.13
Operacionais da
SGMJ
Eficácia – Assegurar formação necessária e adequada aos trabalhadores da SGMJ.
Qualidade - Garantir elevado nível de satisfação dos clientes da SGMJ.
Operacional do
NIRPP
Assegurar que 98% das formações realizadas em 2011 no NIRPP têm resultados positivos
no desempenho dos formandos.
Qualidade - Melhorar o funcionamento da organização e a qualidade do serviço prestado
Operacional do
NIRPP Colaborar na implementação da metodologia CAF na SGMJ.
Classificação
Superado
Indicador Meta Execução Resultado
% do nível de
satisfação dos
clientes igual ou
superior a BOM
98%
Dos 26 eventos efetuados e alvo de avaliação nos inquéritos de satisfação
realizados no âmbito do protocolo e relações públicas, todos foram
avaliados com classificação de igual ou superior a Bom.
100%
Classificação
Cumprido
Indicador Meta Execução Resultado
nº de propostas
apresentadas ≥ 2
Foram apresentadas diversas propostas de melhoria/reformulação ao site,
nomeadamente a criação da secção "Relações Públicas" e das subsecções
"Informação de Apoio ao Cidadão" (“Justiça Simplifica” e “Contactos do
Ministério”), "Notícias da Justiça" e "Outras Informações Úteis".
4
Classificação
Cumprido
Execução Resultado
Foram efetuadas frequentes atualizações da informação, nomeadamente:
- na internet: 4 atualizações nos “Contactos do Ministério”;
- na intranet: foram elaboradas e mantidas atualizadas as listas de
contactos internos da SGMJ e dos gabinetes dos membros do Governo
integrados no MJ, num total de 40 atualizações.
Informação
atualizada
Operacional do
NIRPP
Garantir 98% de nível de satisfação dos clientes igual ou superior a BOM, pelos serviços
prestados no âmbito do protocolo e relações públicas.
Operacional do
NIRPP Desenvolver iniciativas que permitam valorizar o site da SGMJ.
Operacional do
NIRPP
Disponibilizar informação atualizada sobre os serviços e contactos do Ministério da
Justiça
Indicador/Meta
Informação atualizada
37
Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
Atividades
Receção e atendimento ao cidadão:
Atendimento presencial e telefónico
No atendimento ao cidadão, no Espaço Justiça, verificaram-se 2.942
atendimentos telefónicos, através da Linha Justiça (5.826 em 2010) e 231
atendimentos presenciais (285 em 2010).
Quanto ao atendimento telefónico registado na Central Telefónica, que
engloba o atendimento telefónico desta Secretaria-Geral e dos gabinetes
dos membros do Governo na área da Justiça, registou-se um total de
66.239 chamadas (79.842 em 2010).
Tratamento dos pedidos de informação e reclamações registadas no Livro
Amarelo, pesquisa de informação e resposta ao cidadão, ou contacto com
a entidade competente e respectivo encaminhamento.
No atendimento on-line foi dada resposta a 31 pedidos de informação do
cidadão e foi feito o reencaminhamento, para serviços, de 5 e-mails;
Foi dada resposta a 1 pedido de informação recebido via postal;
Quanto a reclamações no Livro Amarelo, foi registada 1, a qual não incide
sobre a atividade ou funcionamento desta Secretaria-Geral, tratando-se de
uma reclamação sobre o funcionamento de serviço relacionado com a área
da Justiça.
Receção e acolhimento das entidades e visitas dirigidas aos gabinetes dos
membros do Governo na área da Justiça, tendo sido assegurado o
acolhimento a 1.560 entidades e visitas para os gabinetes dos membros do
Governo (2.734 em 2010), bem como a receção de 113 documentos (96 em
2010).
Divulgação de informação de interesse geral para os públicos interno e
externo:
Classificação
Cumprido
Indicador Meta Execução Resultado
Iniciativas
socioculturais ≥ 1
Foram promovidas iniciativas socioculturais, nomeadamente 1 rastreio de
doenças cardiovasculares aos funcionários da SGMJ, foram também
promovidas outras ações de caráter social ou de coesão organizacional,
nomeadamente, através da celebração de protocolos/acordos de parceria
com entidades diversas, e foi ainda prestada colaboração na organização
de 2 exposições realizadas no Espaço Justiça.
1
Operacional do
NIRPP Promover a realização de iniciativas socioculturais no âmbito da SGMJ.
38
Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
Elaboração e atualização das listas de contactos internos da SGMJ e dos
gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ, tendo sido
efetuadas 40 atualizações - 25 na lista da SGMJ e 15 na lista dos gabinetes.
Preparação de conteúdos de índole geral para divulgação ao público
interno sobre actividades do MJ e de notícias de cariz sociocultural para
disponibilização na Intranet da SGMJ, tais como a divulgação de
campanhas de solidariedade, Manual de Boas Práticas Ambientais,
exposições organizadas pelo MJ ou por outros serviços da Administração
Pública, entre outros, num total de 59 divulgações.
Reformulação da informação de cidadania disponível no site da SGMJ.
Foi atualizada a área das FAQs, num total de 7 atualizações.
Foi ainda elaborado e divulgado um documento designado “Justiça
Simplifica”, no qual é disponibilizado um conjunto de informação
relacionada com a simplificação de processos na área da Justiça.
Na subsecção “Notícias da Justiça”, criada para divulgar
informação/legislação relacionada com a área da justiça, foram tratadas e
enviadas para publicação 87 notícias.
Atualização e divulgação do Roteiro do MJ, publicação que disponibiliza
um conjunto sistematizado de informação sobre o atual modelo
organizacional do Ministério da Justiça, nomeadamente, a composição dos
gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ, as missões,
atribuições e quadros dirigentes de cada um dos serviços, organismos e
outras estruturas que integram o MJ, bem como os respetivos contactos.
Organização ou colaboração na realização de iniciativas socioculturais: foi
promovido 1 rastreio de doenças cardiovasculares junto dos funcionários da
SGMJ, foram também promovidas outras ações de caráter social ou de coesão
organizacional, nomeadamente, através da celebração de protocolos/acordos
de parceria com entidades diversas, e foi prestada colaboração na
organização de 2 exposições realizadas no Espaço Justiça.
Organização e protocolo de cerimónias, reuniões, e outros eventos
promovidos pelos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ, pela
SGMJ ou por outros serviços do MJ: procedeu-se à organização e apoio a 37
eventos, nomeadamente, tomadas de posse, visitas de entidades estrangeiras,
lançamento de livros, inaugurações, entre outros, realizados de acordo com
solicitações dos membros do Governo e de outros serviços do MJ.
Avaliação da satisfação dos clientes - membros do Governo na área da Justiça
e outros serviços e organismos do MJ - relativamente aos serviços de relações
públicas e protocolo prestados, através da aplicação de inquéritos de
satisfação.
39
Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
Utilização do sistema de workflow no NIRPP, que funcionou como unidade
orgânica piloto, tendo prestado os seus contributos na implementação deste
sistema.
Elaboração de 3 manuais: “Manual de Procedimentos do NIRPP”, composto por
16 normas; “Manual de Acolhimento do Trabalhador”, destinado aos novos
colaboradores desta Secretaria-Geral e um guia de atendimento para as
funcionárias do Espaço Justiça, designado “Espaço Justiça - Guia de
Atendimento”.
3.3. Apreciação dos serviços prestados
A auscultação dos clientes e dos colaboradores, através de inquéritos de satisfação, é
um contributo importante na autoavaliação de uma organização.
A SGMJ promove diversos inquéritos no âmbito da sua atuação, quer junto dos seus
clientes externos para avaliar o grau de satisfação com os serviços prestados, quer
junto dos seus colaboradores para avaliar a sua satisfação com a formação
profissional realizada.
Em termos de inquéritos aos clientes externos da SGMJ, foram efetuados:
Aos gabinetes dos membros do Governo na área da Justiça e aos serviços e
organismos do MJ, para avaliar o seu grau de satisfação com o serviço
prestado no âmbito das relações públicas e protocolo;
Aos serviços e organismos do MJ envolvidos nos procedimentos de aquisição
centralizada para avaliar o grau de satisfação com os serviços prestados e os
bens fornecidos pelos fornecedores adjudicados nos procedimentos de
aquisição centralizada de bens e serviços.
Relativamente aos colaboradores da SGMJ, foi efetuado um inquérito para avaliar a
satisfação com a formação profissional, em termos de qualidade, aplicabilidade ao
contexto de trabalho e adequabilidade às necessidades dos trabalhadores e da SGMJ.
Inquérito de Satisfação – Relações Públicas e Protocolo
A SGMJ presta serviços na área das Relações Públicas e Protocolo aos membros do
Governo na área da Justiça ou a outros serviços e organismos do MJ que o solicitem,
nomeadamente na organização e/ou o apoio à realização de eventos, nomeadamente
reuniões, conferências, seminários, tomadas de posse, assinaturas de protocolos.
Para avaliar a satisfação dos seus clientes, após a realização de cada evento é
solicitado o preenchimento do inquérito de avaliação com a classificação de diversos
40
Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
itens relativos à satisfação global com o evento, com o envolvimento e participação
da SGMJ e com o local do evento, numa escala de 1 a 4 (1- Insatisfeito, 4 – Muito
satisfeito).
Em 2011 foi avaliada a satisfação com a organização de 26 eventos (num total de 37
eventos), estando a classificação média dos diversos itens representada no quadro
seguinte.
Os resultados evidenciam que os membros do Governo na área da Justiça e os
serviços e organismos do MJ estão globalmente bastante satisfeitos com o serviço
prestado pela SGMJ na área das Relações Públicas e Protocolo.
Comparativamente aos resultados do ano anterior, verifica-se alguma melhoria na
avaliação, embora alguns itens não tenham sido alvo de apreciação em 2010, devido
a uma reformulação do questionário entretanto efetuada (verificou-se
inclusivamente uma alteração na escala, pelo que os resultados de 2010 foram
convertidos para a escala atual).
Inquérito de Satisfação – Bens e Serviços das Compras Centralizadas
A UCMJ tem efetuado nos últimos anos a avaliação do grau de satisfação dos diversos
serviços e organismos do Ministério da Justiça relativamente aos serviços prestados e
bens fornecidos nos procedimentos de aquisição centralizada de bens e serviços.
Em 2011 realizaram-se 9 inquéritos de satisfação distintos (4 inquéritos em 2010),
com perguntas adequadas às categorias de bens e serviços em análise, a saber:
Combustíveis Rodoviários; Seguro Automóvel; Equipamento Informático;
Licenciamento de Software; Comunicações Fixas de Voz; Serviços de Segurança e
Média
2011
Média
2010
Organização global do apoio prestado 3,8 3,9
Disponibilidade dos colaboradores da
SGMJ envolvidos 4,0 n.d
Qualidade do apoio prestado 3,8 3,7
Acolhimento dos participantes 3,9 3,5
Meios audiovisuais disponíveis 3,7 3,5
Sinalética de acesso 3,4 n.d
Acústica e insonorização 3,7 n.d
Conforto 3,9 n.d
Limpeza 4,0 n.d
Envolvimento e
participação no evento
Local do Evento
Satisfação - Protocolo e Relações Públicas
Satisfação Global
41
Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
Vigilância - Segurança e Vigilância Humana e Ligação e Monitorização de Alarmes;
Plataformas Eletrónicas de Contratação e Mobiliário – estantes de arquivo.
O universo alvo destes inquéritos foram todos os serviços e organismos do Ministério
da Justiça, que têm integrado os procedimentos de aquisição centralizada de bens e
serviços desenvolvidos pela Unidade de Compras, sendo variável o número para cada
categoria inquirida, num total de 22 serviços e organismos. As taxas de resposta aos
diferentes inquéritos não foram muito elevadas, situando-se entre os 43% e os 57%.
Os diversos inquéritos relativos às categorias em análise foram enviados em
conjunto, no mesmo dia, a todos os serviços e organismos do MJ, através de correio
eletrónico.
Nos inquéritos solicitou-se uma classificação da satisfação com os bens e serviços
selecionados e com os fornecedores, em diversos itens, numa escala de 1 a 4
(1 – Muito Insatisfeito; 4 - Muito satisfeito).
Relativamente aos resultados dos inquéritos, conclui-se que os serviços e organismos
estão, na sua generalidade, razoavelmente satisfeitos com os bens fornecidos, os
serviços prestados e o desempenho dos fornecedores analisados, situando-se as
médias das respostas dos itens avaliados em torno dos 3 e 3,5, conforme evidenciado
no quadro seguinte.
No anexo 2 é feita uma apresentação mais detalhada dos resultados dos inquéritos.
Categoria de bens ou servios
Média
dos
itens
Combustíveis Rodoviários 3,1
Seguro Automóvel 3,2
Equipamento informático 3,4
Licenciamento de software 3,3
Comunicações Fixas de voz; 3,0
Segurança e Vigilância Humana 3,5
Ligação e monitorização de alarmes 3,2
Plataformas eletrónicas de contratação 3,2
Mobiliário – estantes de arquivo 3,2
42
Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
Inquérito de Satisfação – Formação Profissional
Para proceder à avaliação da formação profissional são realizados na SGMJ dois
inquéritos por cada ação de formação frequentada pelos funcionários.
No primeiro inquérito, efetuado imediatamente após a realização da formação e
respondido pelo formando com o apoio da chefia, o formando faz a avaliação da
formação, nomeadamente em termos de adequação às expectativas, do potencial
impacto na melhoria do seu desempenho profissional e da necessidade de
desenvolvimento adicional na área de formação.
No segundo inquérito, preenchido pela chefia dois meses após a realização da
formação, é aferido o impacto da formação na melhoria do desempenho do
formando, concretamente avaliando o nível de alteração percecionada na melhoria
do desempenho do formando nas áreas relacionadas com os objetivos de formação e
também é aferida a necessidade de formação adicional.
Os quadros seguintes ilustram as respostas obtidas em ambos os inquéritos, para as
97 participações em ações de formação avaliadas no ano de 2011, num universo de
122 participações.
Avaliação 2 meses após a
realização da formação
Nível de adequação
da formação face às
expectativas
Impacto potencial da
formação na melhoria
do desempenho
profissional
Impacto da formação na
melhoria do desempenho do
formando
Muito relevante 29,9% 20,6% 11,3%
Relevante 70,1% 75,3% 86,6%
Reduzida 0,0% 4,1% 2,1%
Nenhuma 0,0% 0,0% 0,0%
Avaliação imediatamente após a realização da
formação
Avaliação
imediatamente após a
realização da formação
Avaliação 2 meses
após a realização da
formação
Sim 40,0% 11,3%
Não 60,0% 88,7%
Necessidade de formação adficional
43
Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
Nos dados obtidos com a realização do primeiro inquérito, verificou-se que 100% da
formação foi considerada pelo formando “Muito Relevante” ou “Relevante” em
termos de adequação face às expectativas e 96% em termos de impacto potencial da
formação na melhoria do desempenho profissional. Com a realização do segundo
inquérito, verificou-se que as chefias consideraram que a formação realizada foi, em
98% dos casos, “Muito Relevante” ou “Relevante” na melhoria do desempenho do
formando.
Quanto à necessidade de formação adicional, foi considerada pelos formandos como
necessária em cerca de 40% da formação realizada, mas a perceção das chefias sobre
a necessidade de formação adicional dois meses após a realização da formação foi
bastante inferior, situando-se nos 11,3%.
3.4. Audição dos dirigentes intermédios e demais
trabalhadores na autoavaliação
O processo de autoavaliação teve o envolvimento direto dos dirigentes intermédios,
com a formulação dos objetivos operacionais das suas unidades orgânicas, na fase
inicial do processo e em estreita colaboração com a Direção Superior. Ao longo do
ano, participaram na monitorização da execução dos objetivos, sendo o presente
relatório de autoavaliação elaborado a partir dos seus contributos, nomeadamente
através dos relatórios de atividade das respetivas unidades orgânicas.
Também os trabalhadores participaram no processo de autoavaliação da organização,
quer com a sua autoavaliação individual, no âmbito do SIADAP 3, quer com a sua
participação nos inquéritos de satisfação que são realizados na SGMJ, conforme
referido no ponto anterior.
3.5. Avaliação do sistema de controlo interno
Relativamente à avaliação do sistema de controlo interno, o quadro seguinte
evidencia a situação da SGMJ relativamente às questões definidas pelo Conselho
Coordenador de Avaliação dos Serviços neste âmbito.
44
Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
S N NA
1.1 - Estão claramente definidas as especificações
técnicas do sistema de controlo interno?X
Manuais de procedimentos
Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações
Conexas
1.2 - É efetuada internamente uma verificação efetiva
sobre a legalidade, regularidade e boa gestão?X
Segregação de funções e um ou mais níveis de
verificação.
Manuais de procedimentos
1.3 - Os elementos da equipa de controlo e auditoria
possuem a habilitação necessária para o exercício da
função?
XO colaborador afecto à monitorização e controlo da
actividade possui habilitações necessárias.
1.4 - Estão claramente definidos valores éticos e de
integridade que regem o serviço (ex. códigos de ética e
de conduta, carta do utente, princípios de bom
governo)?
X
Manuais de procedimentos
Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações
Conexas
Declaração de compromisso relativa a
incompatibilidades, impedimentos e conflito de
interesses
1.5 - Existe uma política de formação do pessoal que
garanta a adequação do mesmo às funções e
complexidade das tarefas?
X
O Plano de Formação anual é elaborado com base no
levantamento das necessidades de formação
identificadas.
1.6 - Estão claramente definidos e estabelecidos
contactos regulares entre a direcção e os dirigentes das
unidades orgânicas?
X
Na SGMJ existe a prática de contactos regulares entre a
direcção superior e os dirigentes das unidades orgânicas,
quer através de reuniões
formais, quer através de contactos mais informais.
1.7 - O serviço foi objecto de acções de auditoria e
controlo externo? X
QuestõesAplicado
1 - Ambiente de controlo
Fundamentação
S N NA
2.1 - A estrutura organizacional estabelecida obedece às
regras definidas legalmente?X Decreto-Regulamentar n.º 50/2007, de 27 de Abril,
Portarias n.º 514/2007 e n.º 557/2007, de 30 de Abril e
2.2 - Qual a percentagem de colaboradores do serviço
avaliados de acordo com o SIADAP 2 e 3?
100% : todos os trabalhadores da SGMJ foram avaliados
de acordo com SIADAP 2 e 3.
2.3 - Qual a percentagem de colaboradores do serviço
que frequentaram pelo menos uma acção de formação?55% do total dos colaboradores da SG frequentaram pelo
menos 1 acção de formação (50 dos 91 colaboradores)
2 - Estrutura Organizacional
QuestõesAplicado
Fundamentação
45
Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
S N NA
3.1 - Existem manuais de procedimentos internos? X
Manuais de procedimentos para cinco unidades organicas
(DSRFP, DSORT, DSRH, UCMJ e NIRPP).
3.2 - A competência para autorização da despesa está
claramente definida e formalizada? XEm normas legais e delegação de competências.
3.3 - É elaborado anualmente um plano de compras?
X
A UCMJ elabora um Plano Anual de Compras Públicas
para todo o MJ, que envia à Agência Nacional de
Compras Públicas.
3.4 - Está implementado um sistema de rotação de
funções entre trabalhadores?
X
Embora previsto no Plano de Prevenção de Riscos de
Corrupção e Infrações Conexas, não tem sido possivel
implementar em algumas unidades orgânicas por escassez
de trabalhadores.
3.5 - As responsabilidades funcionais pelas diferentes
tarefas, conferências e controlos estão claramente
definidas e formalizadas? X
A responsabilidade funcional pelas diferentes tarefas está
definida nos manuais de procedimentos.
3.6 - Há descrição dos fluxos dos processos, centros de
responsabilidade por cada etapa e dos padrões de
qualidade mínimos? X
Os fluxos dos processos e a respetiva responsabilidade
está definida nos manuais de procedimentos.
3.7 - Os circuitos dos documentos estão claramente
definidos de forma a evitar redundâncias?X
Nas unidades organicas já abrangidas pelo sistema de
workflow os circuitos dos documentos estão
estabelecidos.
3.8 - Existe um plano de gestão de riscos de corrupção e
infrações conexas? X
A SGMJ elaborou um Plano de Prevenção dos Riscos de
Corrupção e Infrações Conexas em Dezembro de 2009.
3.9 - O plano de gestão de riscos de corrupção e
infrações conexas é executado e monitorizado?X
Foi elaborada revisão do Plano de Prevenção de Riscos de
Corrupção e Infrações Conexas da SGMJ e uma
monitorização da sua aplicação.
4.1 - Existem aplicações informáticas de suporte ao
processamento de dados, nomeadamente, nas áreas de
contabilidade, gestão documental e tesouraria?x
A SGMJ utiliza os sistemas de informação estabelecidos
para organismos da administração Pública (SIC, SRH) e
outros desenvolvidos especificamente para a sua
atividade.
4.2 - As diferentes aplicações estão integradas
permitindo o cruzamento de informação?x
As aplicações dos Serviços Financeiros e de
Recursos Humanos estão integradas (SIC e
SRH)
4.3 - Encontra-se instituído um mecanismo que garanta a
fiabilidade, oportunidade e utilidade dos outputs dos
sistemas? x
Relativamente à fiabilidade, sim. Esporadicamente são
efetuados controlos sobre os outputs.
4.4 - A informação extraída dos sistemas de informação
é utilizada nos processos de decisão?X
Os outputs dos sistemas de informação utilizados
possibilitam a elaboração de relatórios e mapas de
suporte à decisão.
4.5 - Estão instituídos requisitos de segurança para o
acesso de terceiros a informação ou ativos do serviço?
x
Existe uma política de acessos definida e o acesso às
aplicações está protegido por passwords individualizadas.
A informação nas pastas partilhadas é de acesso restrito.
Existem sistemas de antivírus, anti-spam e firewall.
4.6 - A informação dos computadores de rede está
devidamente salvaguardada (existência de backups)? X
Existe um plano de backups da informação alojada nos
servidores da SGMJ.
4.7 A segurança na troca de informações e software está
garantida? X
A informação é disponibilizada de acordo com os perfis
de acesso definidos em cada aplicação.
3 – Actividades e procedimentos de controlo administrativo implementados pelo serviço
4 – Fiabilidade dos sistemas de informação
QuestõesAplicado
Fundamentação
46
Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
3.6. Medidas para um reforço positivo do
desempenho
Entre novembro de 2010 e maio de 2011 decorreu um processo de autoavaliação da
Secretaria-Geral do Ministério da Justiça através da aplicação da ferramenta CAF -
Common Assessment Framework.
Este projeto de autoavaliação foi realizado com recursos exclusivamente internos e
permitiu elaborar um diagnóstico do desempenho organizacional da SGMJ, com a
identificação dos seus pontos fortes e das áreas a necessitarem de melhoria.
A partir desse diagnóstico foi aprovado pela Direção Superior um conjunto de
medidas a implementar na Secretaria-Geral do Ministério da Justiça, com o objetivo
de melhorar o seu desempenho e promover a qualidade.
Este projeto decorreu em várias fases:
Planeamento da CAF: elaboração de um Plano Estratégico para
aplicação da CAF na SGMJ e de um Plano de Comunicação;
Divulgação do projeto: durante o mês de novembro de 2010 realizou-se
uma sessão de apresentação à Direção Superior e dirigentes
intermédios e sessões de a todos os trabalhadores da SGMJ, por
unidade orgânica;
Criação e formação da equipa de autoavaliação: em dezembro foi
constituída a equipa de autoavaliação, composta por 8 elementos das
diversas unidades orgânicas, e realizada uma ação de formação sobre
os principais conceitos e instrumentos utilizados na CAF;
Elaboração de um questionário de satisfação aos colaboradores:
realizado em janeiro de 2011, com uma taxa de resposta de 68%;
Recolha de informação e pontuação: ao longo de janeiro e fevereiro de
2011 a equipa de autoavaliação efetuou nove reuniões para pontuação
dos critérios da CAF e identificar ações de melhoria;
Elaboração de Relatório Final e Plano de Melhorias: envolveu cinco
reuniões da equipa de autoavaliação e foi entregue para aprovação
Superior em março de 2011;
Divulgação dos resultados da aplicação da CAF: em reunião geral
realizada em maio de 2011.
A melhoria do desempenho da SGMJ será alcançada com a continuação deste projeto,
em particular com a implementação das ações de melhoria no decorrer de 2012.
47
Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
3.7. Comparação com o desempenho de serviços
idênticos
A SGMJ integra um Grupo de Trabalho (GT),com representantes das Secretarias-
Gerais de praticamente todos os ministérios, que tem por objetivo a criação de um
espaço de reflexão, partilha de experiências e de aprendizagens entre organizações
congéneres.
O trabalho desenvolvido pelo GT permitiu criar um conjunto de indicadores comuns
que possibilitam a realização de exercício de benchmarking entre Secretarias-Gerais
e permitem estabelecer comparações de desempenho, com o objetivo de identificar
diferenças e possíveis ações de melhoria através da partilha de conhecimento e boas
práticas.
No entanto, o início da reorganização dos serviços, no âmbito do Plano de Redução e
Melhoria da Administração Central do Estado (PREMAC) em julho, condicionou
também a atividade do GT, não se tendo efetuado exercício de benchmarking
referente a 2011.
48
Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
4. Recursos
4.1. Recursos Financeiros
A dotação orçamental disponível da SGMJ para 2011 foi de 53.148.481 euros, tendo a
despesa totalizado 46.795.381 euros, ao que corresponde uma taxa de execução
orçamental de 88%.
Orçamento de funcionamento de 2011
Dos três orçamentos que compõem o orçamento da SGMJ, a despesa do subsistema
de saúde e ação complementar da Justiça representa 88,3% do total da despesa, 9,2%
refere-se aos encargos de funcionamento da SGMJ e 2,5% destinaram-se ao
pagamento a funcionários do MJ em situação de mobilidade.
Distribuição das despesas de funcionamento em 2011
(euros)
Disponível Despesa Disponível Despesa Disponível Despesa Disponível Despesa
Total 4.782.907 4.286.420 47.190.311 41.340.870 1.175.263 1.168.091 53.148.481 46.795.381
Pessoal 3.276.431 3.225.545 46.913.751 41.268.980 1.175.263 1.168.091 51.365.445 45.662.616
Remunerações certas e variáveis 2.778.647 2.754.091 - - 1.081.644 1.074.688 3.860.291 3.828.779
Segurança social 497.784 471.454 46.913.751 41.268.980 93.619 93.403 47.505.154 41.833.837
Correntes 1.126.101 785.667 225.560 65.705 - - 1.351.661 851.372
Aquisição de bens 117.520 71.713 4.960 769 122.480 72.482
Aquisição de serviços 1.008.581 713.954 220.600 64.936 1.229.181 778.890
Outros 380.375 275.208 51.000 6.185 - - 431.375 281.393
Transferências e outras despesas correntes * 128.735 127.713 26.000 6.185 154.735 133.898
Aquisição de bens de capital 251.640 147.495 25.000 276.640 147.495
Agrupamentos económicos
2011
Serviços próprios Subsistema de saúde Mobilidade Especial Total
Serviços próprios
9,2%
Subsistema de saúde88,3%
Mobilidade interna
2,5%
49
Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
Nas despesas de funcionamento da SGMJ (serviços próprios), 75,3% das verbas
destinaram-se ao pagamento de encargos com o pessoal, 18,3% referem-se a
despesas correntes e 6,4% a outras despesas, nomeadamente com aquisição de bens
de capital.
Distribuição da despesa de funcionamento da SGMJ por
agrupamento económico em 2011
Ações de publicidade institucional desenvolvidas
Nos termos do disposto na Resolução do Conselho de Ministros n.º 47/2010, de 8 de
junho, no relatório de atividades anual deverá especificar-se autonomamente, e de
forma sintética, uma análise das ações de publicidade institucional desenvolvidas.
No que se refere a ações de publicidade institucional desenvolvidas pela SGMJ em
2011, apenas foram efetuadas publicitações resultantes de obrigações previstas na
lei, mais concretamente publicitação de procedimentos concursais na impressa, no
valor de 2.335 euros.
Despesas com pessoal75,3%
Despesas correntes
18,3%
Outras6,4%
Orgão de Comunicação Montante
em €
Público - Comunicação Social SA 1.440,28
Impresa Publishing, SA 575,64
Correio da Manhã-Presselivre 318,81
Total 2.334,73
DESPESAS EM PUBLICIDADE
50
Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
4.2. Recursos Humanos
No final de 2011, a SGMJ dispunha de 104 efetivos em exercício de funções,
conforme evidenciada no quadro seguinte.
Recursos humanos, segundo as unidades orgânicas nucleares, género e cargo e carreira
(em 31 de dezembro de 2011)
Em 2011 verificou-se uma elevada diminuição do número de efetivos da SGMJ,
tendência que ocorreu nos dois últimos anos e que resulta sobretudo da saída de
diversos trabalhadores da SGMJ por aposentação ou para outros organismos,
nomeadamente para os Serviços Sociais da Administração Pública e para a ADSE, em
resultado da extinção do Departamento de Gestão do Subsistema de Saúde a Ação
Social da Justiça.
Número de efetivos a 31 de dezembro
Dirigente
superior
Dirigente
intermédio
Técnico
superior
Coordenador
técnico
Especialista
de
informática
Técnico de
informática
Assistente
técnico
Assistente
operacional
Oficial de
justiça
Hom
ens
Mulh
ere
s
Direcção superior 2 2 1 1
Secretariado 1 1 2 0 2
DSRH 2 3 4 9 2 7
DSRFP/Ex- DGSSASCJ 2 4 2 13 9 30 6 24
DSORT 3 1 4 1 9 7 2
DSRDAPH 2 4 1 9 5 21 7 14
DSJC 1 7 1 1 10 3 7
UCMJ 2 5 1 8 3 5
NIRPP 1 2 1 6 10 0 10
Apoio a Comissões 1 1 1 3 0 3
Total 2 13 26 3 1 4 31 22 2 104 29 75
Dos quais: Homens 1 6 5 1 1 3 8 4 0 29
Mulheres 1 1 21 2 0 1 23 18 2 69
Unidades orgânicas Total
Dos
quais:Cargos e carreiras
2009 2010 2011
148
125
104
51
Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
A distribuição dos efetivos pelas unidades orgânicas da SGMJ, a 31 de dezembro de
2011, está espelhada no gráfico seguinte, que evidencia o maior peso da DSRFP, em
parte porque foi esta unidade orgânica onde foram integrados temporariamente os
colaboradores do extinto Departamento de Gestão do Subsistema de Saúde a Ação
Social da Justiça que permaneceram na SGMJ.
Distribuição dos efetivos pelas unidades orgânicas
Em termos de carreira profissional, destacam-se as carreiras de assistente técnico e
técnico superior, que representam quase metade dos efetivos da SGMJ. De realçar
que foi na carreira de assistente técnico que se verificou maior saída de efetivos face
ao ano anterior (19 efetivos).
Distribuição dos efetivos por cargos e carreiras
Direcção superior
2%
Secretariado2% DSRH
9%
DSRFP29%
DSORT9%
DSRDAPH20%
DSJC9%
UCMJ8%
NIRPP9%
Apoio a Comissões
3%
Dirigente superior
2%
Dirigente intermédio
12% Técnico superior
25%
Coordenador técnico
3%
Especialista de informática
1%Técnico de informática
4%
Assistente técnico
30%
Assistente operacional
21%
Oficial de justiça
2%
52
Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
Formação profissional
Em 2011 a formação profissional na SGMJ foi planeada de modo a dar continuidade à
qualificação dos seus recursos humanos, sobretudo nas áreas identificadas no
diagnóstico de necessidades de formação e tendo presente os objetivos a atingir e o
perfil de competências a assegurar.
A taxa de execução do plano de formação profissional em 2011 na SGMJ foi de 100%,
considerando as atualizações face ao inicialmente previsto, com a inclusão de ações
extraplano e o abatimento de ações anuladas pela entidade formadora ou em
resultado de alteração programática da Direção Superior. Todas as 122 participações
em ações de formação previstas foram realizadas.
Efetivos e formação profissional em 2011
Verificou-se uma forte aposta na formação interna, ministrada quer por formadores
da própria SGMJ, quer por formadores convidados a dar formação nas instalações da
SGMJ, tendo subjacente uma preparação de conteúdos programáticos mais adaptados
às necessidades do serviço e evitando a deslocação dos formandos.
Número de
participações
Número de
horas de
formação
Número de
participações
Número de
horas de
formação
Número de
participações
Número de
horas de
formação
2 0 0 0 0 0 0 0
2 0 0 0 0 0 0 0
9 7 14 186 1 18 15 204
30 8 13 232 2 360 15 592
9 5 7 78 2 46 9 124
21 8 16 206 0 0 16 206
10 13 38 536 1 180 39 716
8 8 27 360 0 0 27 360
10 1 1 14 0 0 1 14
3 0 0 0 0 0 0 0
104 50 116 1.612 6 604 122 2.216
Secretariado
Formação profissional
Efectivos
envolvidos
Interna Externa Total
Direcção superior
Unidades orgânicas
Efectivos
(em 31 de
Dezembro
de 2011)
DSRH
DSORT
DSRDAPH
DSJC
UCMJ
NIRPP
Total
DSRFP/Ex- DGSSASCJ
Apoio a Comissões
53
Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
Número de participações em ações de formação e custo da formação em 2011
No que se refere às áreas temáticas da formação, e num contexto de evolução
tecnológica e crescente exigência de melhoria da qualidade e eficiência do
desempenho da Administração Pública, verificou-se uma forte aposta no reforço das
competências nas tecnologias de informação e comunicação, nomeadamente na
ferramenta de workflow que está a ser implementada na SGMJ.
Distribuição das ações de formação, segundo as áreas em 2011
Compras Públicas
6,7%
Assuntos Jurídicos
6,7% Recursos Humanos
6,7%
Gestão Pública 6,7%
Tecnologias de Informação e Comunicação
73,3%
54
Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
5. Avaliação Final
Em 2011 a SGMJ alcançou praticamente todos os resultados a que se tinha proposto,
quer em termos de objetivos operacionais estabelecidos no QUAR, quer em temos de
objetivos operacionais das unidades orgânicas e de atividades previstas.
No que se refere aos objetivos do QUAR, dos 10 objetivos a que se tinha proposto
alcançar, a SGMJ atingiu 1 objetivo, superou 8 objetivos e não atingiu 1.
Taxa de execução dos objetivos QUAR
Tal como já explicitado, o objetivo não atingido deveu-se a circunstâncias
imprevisíveis e externas à SGMJ, mas a proximidade com o final do ano como data
para a sua concretização, a que acresceu a alteração da Direção Superior em
novembro, não permitiram a sua reformulação em tempo útil.
Assim, a SGMJ atingiu ou superou todos os objetivos mais relevantes – assinalados a
cinzento mais escuro no quadro seguinte.
A taxa de concretização global dos objetivos do QUAR da SGMJ em 2011 foi de
106,9%, conforme evidenciado no quadro seguinte.
110%
113%
104%
100%
111%
118%
106%
125%
50%
125%
0% 20% 40% 60% 80% 100% 120% 140%
Objetivo 1
Objetivo 2
Objetivo 3
Objetivo 4
Objetivo 5
Objetivo 6
Objetivo 7
Objetivo 8
Objetivo 9
Objetivo 10
Objetivo Acumulado
Objetivo 1 110% Superado 14,0 14,0
Objetivo 2 113% Superado 10,5 24,5
Objetivo 3 104% Superado 10,5 35,0
Objetivo 4 100% Atingido 12,3 47,3
Objetivo 5 111% Superado 12,3 59,5
Objetivo 6 118% Superado 10,5 70,0
Objetivo 7 106% Superado 7,5 77,5
Objetivo 8 125% Superado 7,5 85,0
Objetivo 9 50% Não atingido 7,5 92,5
Objetivo 10 125% Superado 7,5 100,0
Peso na nota final Taxa de
realização Classificação
Qualidade
30%
Objetivos
Eficácia
35%
Eficiência
35%
55
Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
O resultado final da SGMJ resulta da conjugação dos parâmetros de eficácia (109,2%),
de eficiência (109,3%) e de qualidade (101,6%).
Relativamente aos objetivos operacionais das unidades orgânicas, de um total de 35
objetivos estabelecidos, 34% foram superados (12 objetivos), 63% foram atingidos (22
objetivos) e um objetivo não foi atingido, este com reflexo no QUAR como já
referido.
Considerando a autoavaliação apresentada neste relatório, e de acordo com o n.º 1
do artigo 18.º da Lei n.º 66-B/2007, de 28 de Dezembro, a Secretária-Geral propõe a
atribuição da menção de “Desempenho Suficiente” à avaliação final do desempenho
da Secretaria-Geral do Ministério da Justiça em 2011, uma vez que não foram
atingidos todos os objetivos do QUAR.
Não obstante, considera-se que deve relevar para efeitos de homologação pela tutela
os restantes bons resultados alcançados pela SGMJ nos diversos critérios de
avaliação, conforme evidenciado neste relatório.
Peso: 35%
Resultados dos Objectivos: 109,2%
Peso: 35%
Resultados dos Objectivos: 109,3%
Peso: 30%
Resultados dos Objectivos: 101,6%
QUAR 2011 - Resultados Agregados
Contribuição Resultado final
Eficácia 38,2%
Eficiência 38,2%
Qualidade 30,5%
106,9%
Eficácia
Eficiência
Qualidade
100%100%
100%
109,2%109,3%
101,6%
Metas
Resultados
56
Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
6. Anexos
57
Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
6.1. QUAR 2011
35,0 40.0
2009 2010(E) META
2011 Tolerância
Valor
crítico PESO RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO
99% 100% 94% 4% 100% 40,00 100% 125% Superou
100% 100% 94% 4% 100% 60,00 98% 100% Atingiu
30.0
2009 2010(E) META
2011 Tolerância
Valor
crítico PESO RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO
100% 100% 94% 4% 100% 60,00 100% 125% Superou
n.d. n.d. 22 3 15 40,00 13 132% Superou
30.0
2009 2010(E) META
2011 Tolerância
Valor
crítico PESO RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO
n.d. n.d. 95% 2% 100% 30,00 93% 100% Atingiu
n.d. n.d. 95% 2% 100% 30,00 98% 115% Superou
n.d. n.d. 55% 5% 65% 40,00 56% 100% Atingiu
35,035,0
2009 2010(E) META
2011 Tolerância
Valor
crítico PESO RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO
n.d. n.d. 26 2 22 100,00 26 100% Atingiu
35,0
2009 2010(E) META
2011 Tolerância
Valor
crítico PESO RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO
23% 12% 6,5% 1,5% 15% 50,00 14% 122% Superou
9 11 12 1 15 50,00 12 100% Atingiu
30,0
2009 2010(E) META
2011 Tolerância
Valor
crítico PESO RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO
n.d. 23 30 2 35 60,00 36 130% Superou
n.d. n.d. 2 1 4 40,00 2 100% Atingiu
Taxa de execução do Plano de Formação
Percentagem de formações com resultados
positivos na avaliação de desempenho das
formações realizadas
OE 1. Garantir e aperfeiçoar o apoio técnico e administrativo aos gabinetes dos membros do Governo e aos órgãos e entidades no âmbito do MJ.
OE 2. Assegurar a coordenação das políticas de recursos humanos no MJ.
OE 3. Consolidar os processos de planeamento e de aprovisionamento centralizado no âmbito do MJ.
OE 4. Desenvolver e aperfeiçoar a rede de conhecimento do arquivo histórico da justiça, bem como dinamizar culturalmente os espaços do MJ.
OE 5. Reposicionar o subsistema de saúde e da acção social complementar da justiça no âmbito dos subsistemas gerais do Estado.
Objectivos Operacionais
Secretaria-Geral do Ministério da Justiça
MISSÃO: Assegurar apoio técnico e administrativo aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ e aos órgãos e serviços sem apoio administrativo, assegurar o apoio aos
demais serviços e organismos do MJ nos domínios da gestão de recursos internos, do aprovisionamento centralizado, do apoio técnico-jurídico e contencioso, da documentação e
informação e da comunicação, relações públicas e protocolo, bem como assegurar a gestão do subsistema de saúde da justiça.
Objectivos Estratégicos
Eficácia O1. Assegurar formação necessária e adequada aos trabalhadores da SGMJ
INDICADORES
O4. Automatizar os processos identificados como relevantes para a operação da SGMJ e o seu relacionamento com os gabinetes dos membros do
Governo
O2. Assegurar o cumprimento da implementação das políticas de recursos humanos no MJ
INDICADORES
Percentagem de implementação das políticas de
recursos humanos no MJ (SIADAP 2 e 3, Balanço
Social, Relatório de Formação)
Tempo médio de resposta a solicitações dos
serviços e organismos do MJ em matérias
relacionadas com recursos humanos (nº de dias
úteis)
O3. Assegurar a liquidação do subsistema de saúde e acção social complementar da justiça
Nº categorias de bens e serviços alvo de Acordos
Quadro promovidos pela ANCP que são objecto
de aquisição centralizada pela SGMJ/UCMJ
INDICADORES
Percentagem de facturação conferida (Regimes
oficial e convencionado)
Percentagem de comparticipações processadas
(Regime livre)
Percentagem de cobrança efectivamente
arrecadada
Eficiência
O6. Dinamizar a divulgação do património cultural e histórico da Justiça
INDICADORES
Nº de edifícios da Justiça com mapeamento
fotográfico efectuado
Nº de eventos promovidos no Espaço Justiça e/ou
em outros edifícios da Justiça
INDICADORES
Prazo para operacionalização do modelo a aplicar
aos gabinetes dos membros do Governo (em nº de
semanas)
O5. Melhorar a eficiência operacional do aprovisionamento centralizado no âmbito do MJ
INDICADORES
Taxa de poupança obtida nos procedimentos
centralizados
58
Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
30,025,0
2009 2010(E) META
2011 Tolerância
Valor
crítico PESO RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO
n.d. n.d. 13 2 9 50,00 13 100% Atingiu
n.d. 2 2 0 4 50,00 3 113% Superou
25,0
2009 2010(E) META
2011 Tolerância
Valor
crítico PESO RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO
100% 100% 96% 2% 100% 100,00 100% 125% Superou
25,0
2009 2010(E) META
2011 Tolerância
Valor
crítico PESO RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO
n.d. n.d. 26 2 22 50,00 26 108% Superou
n.d. n.d. 46 2 41 50,00 - 0% Não atingiu
25,0
2009 2010(E) META
2011 Tolerância
Valor
crítico PESO RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO
100% 100% 96% 2% 100% 100,00 100% 125% Superou
106,9%
35,0 109,2%
35,0 109,3%
30,0 101,6%
PLANEADOS REALIZADOS DESVIO
9,2 27,6 26,6 -1,0
6,8 115,6 93,0 -22,6
4,8 196,8 145,9 -50,9
3,1 9,3 5,1 -4,2
2,2 145,2 67,3 -77,9
1,7 35,7 30,4 -5,3
530,2 368,3 -161,9
EXECUTADOS DESVIO
Dotação Disponivel Despesa Despesa vs dotação
disponivel
Orçamento de funcionamento 53.148.481 46.795.381 -6.353.100
Despesas c/Pessoal 51.365.445 45.662.616 -5.702.829
Aquisições de Bens e Serviços 1.351.661 851.372 -500.289
Outras despesas correntes 431.375 281.393 -149.982
PIDDAC 0 0 0
Outros valores 0 0 0
TOTAL (OF+PIDDAC+Outros) 53.148.481 46.795.381 -6.353.100
Total
Recursos Financeiros
DESIGNAÇÃO
36.038.521
27.927.648
1.727.921
6.382.952
0
0
36.038.521
Dotação Inicial
PLANEADOS
Dirigentes - Direcção Superior
Dirigentes - Direcção intermédia e chefes de equipa
Técnico Superior - (inclui especialistas de informática)
Coordenador Técnico - (inclui chefes de secção)
Assistente Técnico - (inclui técnicos de informática)
Assistente operacional
Qualidade
Recursos Humanos
DESIGNAÇÃO PONTUAÇÃO
Eficácia
Eficiência
Prazo para elaborar relatório de análise dos
processos de impugnação graciosa instruídos na
SGMJ (nº de semanas)
Prazo para promover reunião com os organismos
do MJ para divulgar propostas de boas práticas na
instrução de processos de impugnação graciosa
(nº de semanas)
O10. Garantir elevado nível de satisfação dos clientes da SGMJ
INDICADORES
Percentagem do nível de satisfação igual ou
superior a BOM dos clientes no âmbito do
protocolo e relações públicas
AVALIAÇÃO FINAL
O8. Elevar o grau de especialização dos serviços de elaboração e execução de orçamentos prestados aos membros do Governo do MJ
INDICADORES
Percentagem de reportes orçamentais efectuados
nos primeiros 5 dias úteis de cada mês
O9. Elaborar propostas de boas práticas aos organismos do MJ a partir da análise dos processos de impugnação graciosa instruídos na SGMJ
INDICADORES
Qualidade O7. Melhorar o funcionamento da organização e a qualidade do serviço prestado
INDICADORES
Prazo para apresentação do Plano de Melhorias
resultante da aplicação da metodologia CAF na
SGMJ (em nº de semanas)
Nº de manuais de procedimentos elaborados
59
Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
6.2. Inquéritos de satisfação - UCMJ
Neste anexo é feita uma apresentação mais detalhada dos resultados obtidos nos
diversos itens das categorias de bens e serviços de aquisição centralizada, avaliados
por inquéritos de satisfação.
0,0 1,0 2,0 3,0 4,0
Tempo de resposta do centro de …
Tempo de resposta do reboque
Tempo de resposta do centro de …
Tempo de efetivação da peritagem
Tempo de aprovação da reparação
Tempo de disponibilização da viatura de …
Qualidade global do serviço
Facilidade de contactos
Cortesia
Responsabilidade
Flexibilidade
Assis
t.
em
via
ge
mG
estã
o d
e
sin
istr
os
Fo
rne
ce
do
r
Seguro Automóvel
0,0 1,0 2,0 3,0 4,0
Conformidade do artigo com descrição
Relação preço qualidade
Cumprimento do prazo de entrega
Entrega efectuada no local definido pelo …
Qualidade global do serviço
Facilidade de contactos
Cortesia
Responsabilidade
Flexibilidade
Pro
du
to
Pra
zo
Fo
rne
ce
do
r
Mobiliário - Estantes
0,0 1,0 2,0 3,0 4,0
Cumpre especificações técnicas do AQ
Tempo de entrega dos cartões
Tempo de entrega dos relatórios …
Elementos informativos constantes nos …
Facilidade de contactos
Cortesia
Responsabilidade
Flexibilidade
Ca
rtõ
es
de
a
ba
ste
ci
me
nto
Re
lató
rio
s d
e
se
rviç
o
Fo
rne
ce
do
r
Combustíveis
0,0 1,0 2,0 3,0 4,0
Cumprimento dos prazos de fornecimento
Cumprimento dos prazos de assistência …
Suporte técnico de instalação
Acompanhamento e monitorização de …
Periodicidade de envio dos relatórios de …
Disponibilidade do gestor de cliente
Qualidade global do serviço
Facilidade de contactos
Cortesia
Responsabilidade
Flexibilidade
Ava
lia
çã
o d
os n
íve
is
de
se
rviç
oF
orn
ece
do
r
Equipamento informático
0,0 1,0 2,0 3,0 4,0
Adequabilidade às necessidades
Suporte técnico
Disponibilização dos upgrades/updates
Periodicidade de envio dos relatórios de …
Disponibilidade do gestor de cliente
Qualidade global do serviço
Facilidade de contactos
Cortesia
Responsabilidade
Flexibilidade
Ava
lia
çã
o d
os n
íve
is
de
se
rviç
oF
orn
ece
do
r
Licenciamento de software
0,0 1,0 2,0 3,0 4,0
Facilidade de utilização
Funcionalidade
Desempenho
Help Desk
Plataforma de compras
60
Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
0,0 1,0 2,0 3,0 4,0
Cumprimento de prazo
Disponibilidade anual do serviço de voz
Suporte técnico
Reposição do serviço após participação
Periodicidade de envio de relatórios de …
Periodicidade de envio de relatórios de …
Disponibilidade do gestor de cliente
Qualidade global do serviço
Facilidade de contactos
Cortesia
Responsabilidade
Flexibilidade
Se
rviç
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orn
ece
do
r
Comunicações de voz em local fixo
0,0 1,0 2,0 3,0 4,0
Funcionamento
Cumpre com o definido
Suporte técnico
Tempo de entrega
Elementos de faturação
Qualidade global do serviço
Facilidade de contactos
Cortesia
Responsabilidade
Flexibilidade
Ava
lia
çã
o d
os
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de
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rviç
o
Re
lató
rio
s
de
fa
tura
çã
oF
orn
ece
do
r
Ligação e monitorização de alarmes
0,0 1,0 2,0 3,0 4,0
Cumprimento de horários
Substituição de pessoal
Cumprimento de periodicidade
Assiduidade
Atitude e aprumo
Capacidade de expressão oral e escrita
Dominio
Capacidade de resposta
Cumprimento
Tempo de entrega
Elementos de faturação
Qualidade global do serviço
Facilidade de contactos
Cortesia
Responsabilidade
Flexibilidade
Ava
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çã
o
do
s
nív
eis
de
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rviç
os
Re
lató
rio
s
de
fa
tura
çã
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orn
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do
r
Vigilância e Segurança Humana
61
Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
6.3. Balanço Social – Informação detalhada
Efetivos por grupo profissional, carreira e género (em 31 de Dezembro de 2011)
Efetivos por grupo profissional e grupo etário (em 31 de Dezembro de 2011)
Trabalhadores portadores de deficiência por grupo profissional e grupo etário
(em 31 de Dezembro de 2011)
Efetivos por grupo profissional e nível de escolaridade
(em 31 de Dezembro de 2011)
Total
Número % do total Número % do total Número
Pessoal Dirigente 7 46,7 8 53,3 15
Secretário-Geral 0 0,0 1 100 1
Secretário-Geral Adjunto 1 100,0 0 0,0 1
Director de Serviços 3 60,0 2 40,0 5
Chefe de Divisão 3 37,5 5 62,5 8
Pessoal Técnico Superior 5 19,2 21 80,8 26
Pessoal de Informática 4 80,0 1 20,0 5
Pessoal de Justiça 0 0,0 2 100,0 2
Assistente Técnico 9 26,5 25 73,5 34
Assistente Operacional 4 18,2 18 81,8 22
29 27,9 75 72,1 104
Grupo ProfissionalHomens Mulheres
TOTAL
Até 18
anos
18-24
anos
25-29
anos
30-34
anos
35-39
anos
40-44
anos
45-49
anos
50-54
anos
55-59
anos
60-64
anos
65-69
anos
70 anos e
maisTotal
Pessoal Dirigente 0 0 0 0 0 3 6 3 3 0 0 0 15
Pessoal Técnico Superior 0 0 0 3 5 7 2 6 2 1 0 0 26
Pessoal de Informática 0 0 0 1 0 2 1 1 0 0 0 0 5
Pessoal de Justiça 0 0 0 0 0 0 0 2 0 0 0 0 2
Assistente Técnico 0 0 0 0 0 4 8 12 9 1 0 0 34
Assistente Operacional 0 0 0 0 0 2 3 6 3 7 1 0 22
TOTAL 0 0 0 4 5 18 20 30 17 9 1 0 104
Grupo Profissional
Grupos etários
Até 18
anos
18-24
anos
25-29
anos
30-34
anos
35-39
anos
40-44
anos
45-49
anos
50-54
anos
55-59
anos
60-64
anos
65-69
anos
70 anos e
maisTotal
Pessoal Dirigente 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 1
Pessoal Técnico Superior 0 0 0 0 0 1 0 1 0 1 0 0 3
Pessoal de Informática 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Pessoal de Justiça 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Assistente Técnico 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 1
Assistente Operacional 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 1
TOTAL 0 0 0 0 0 1 0 1 3 1 0 0 6
Grupo Profissional
Grupos etários
4 Anos 6 Anos9º ano ou
equiv.11º Ano 12º Ano Bacharelato Licenciatura Mestrado Doutoramento Total
Pessoal Dirigentes 0 0 0 0 0 0 13 2 0 15
Pessoal Técnico Superior 0 0 0 0 0 0 25 1 0 26
Pessoal Docente 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Pessoal de Informática 0 0 0 0 4 0 1 0 0 5
Pessoal de Justiça 0 0 1 0 1 0 0 0 0 2
Assistente Técnico 1 0 14 5 14 0 0 0 0 34
Assistente Operacional 11 5 5 0 1 0 0 0 0 22
TOTAL 12 5 20 5 20 0 39 3 0 104
Grupo Profissional
Nível de escolaridade
62
Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
Efetivos por grupo profissional e antiguidade (em 31 de Dezembro de 2011)
Trabalhadores por modalidade de vinculação e género
(em 31 de Dezembro de 2011)
Postos de trabalho previstos não ocupados durante o ano por dificuldade de
recrutamento (em 31 de Dezembro de 2011)
Admissão e regresso de trabalhadores de pessoal por grupo profissional e género
(em 2011)
Até 5 anos 5 - 9 anos 10 - 14 anos 15 - 19 anos 20 - 24 anos 25 - 29 anos 30 - 34 anos 35 - 39 anos 40 anos e
maisTotal
Pessoal Dirigentes 0 0 1 5 3 3 1 2 0 15
Pessoal Técnico Superior 0 3 8 8 1 4 1 0 1 26
Pessoal de Informática 0 1 2 0 1 0 1 0 0 5
Pessoal de Justiça 0 0 0 0 0 1 1 0 0 2
Assistente Técnico 0 0 1 4 3 13 7 5 0 33
Assistente Operacional 0 1 2 0 8 4 5 3 0 23
TOTAL 0 5 14 17 16 25 16 10 1 104
Grupo Profissional
Nível de antiguidade
Total
Homens Mulheres Total Homens Mulheres Total
Pessoal Dirigente 0 0 0 7 8 15 15
Pessoal Técnico Superior 5 21 26 0 0 0 26
Pessoal de Informática 4 1 5 0 0 0 5
Pessoal de Justiça 0 2 2 0 0 0 2
Assistente Técnico 9 25 34 0 0 0 34
Assistente Operacional 4 18 22 0 0 0 22
TOTAL 22 67 89 7 8 15 104
Grupo Profissional
Modalidade de vinculação
CT em Funções Públicas por tempo
indeterminado
Comissão de Serviço no âmbito do
LVCR
Não abertura de
procedimento
concursal
Impugnação de
procedimento
concursal
Falta de autorização
de entidade
competente
Procedimento
concursal
improcedente
Procedimento
concursal em
desenvolvimento
Total
Pessoal Dirigente 0 0 0 0 0 0
Pessoal Técnico Superior 20 0 0 0 0 20
Pessoal de Informática 3 0 0 0 0 3
Pessoal de Justiça 0 0 0 0 0 0
Assistente Técnico 8 0 0 0 0 8
Assistente Operacional 7 0 0 0 0 7
TOTAL 38 0 0 0 0 38
Grupo Profissional
Dificuldade de Recrutamento
H M T H M T H M T H M T H M T H M T H M T
Pessoal Dirigentes 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3 3 6 0 0 0 0 0 0 6
Pessoal Técnico Superior 0 1 1 0 0 0 1 2 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 5
Pessoal Docente 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Pessoal de Informática 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 1
Pessoal de Justiça 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Assistente Técnico 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 1
Assistente Operacional 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
TOTAL 0 1 1 0 0 0 1 2 3 0 0 0 3 3 6 0 0 0 2 1 3 13
Grupo Profissional
Modo de Ocupação de Posto de Trabalho ou Modalidade de Vinculação
Procedimento
Concursal
Cedência de
Interesse PúblicoMobilidade Interna
Regresso de
Licença
Comissão de
ServiçoCEAGP Outras situações Total
Geral
63
Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
Saídas de trabalhadores contratados por grupo profissional e género de acordo
com o motivo (em 2011)
Efetivos por grupo profissional e mudanças de situação dos trabalhadores segundo
o motivo e género (em 31 de Dezembro de 2011)
Efetivos por grupo profissional e modalidade de horário
(em 31 de Dezembro de 2011)
H M T H M T H M T H M T H M T H M T H M T H M T
Pessoal Dirigentes 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Pessoal Técnico Superior 0 0 0 0 0 0 0 2 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Pessoal de Informática 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Pessoal de Justiça 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Assistente Técnico 0 0 0 0 0 0 1 3 4 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Assistente Operacional 0 0 0 0 0 0 0 2 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
TOTAL 0 0 0 0 0 0 1 7 8 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Grupo Profissional MorteCaducidade
(termo)
Reforma /
Aposentação
Limite de
idade
Conclusão
sem sucesso
de período
experimental
Revogação
(por mútuo
acordo)
Resolução
(por iniciativa
do
trabalhador)
Denúncia (por
iniciativa do
trabalhador)
Saídas de acordo com o motivo
H M T H M T H M T H M T H M T H M T
Pessoal Dirigentes 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Pessoal Técnico Superior 0 0 0 0 0 0 0 0 0 4 4 8 0 0 0 0 1 1
Pessoal de Informática 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 0 0 0 1 0 1
Pessoal de Justiça 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Assistente Técnico 0 0 0 0 0 0 0 0 0 4 20 24 0 0 0 0 0 0
Assistente Operacional 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 2
TOTAL 0 0 0 0 0 0 0 0 0 9 24 33 0 0 0 2 2 4
Grupo ProfissionalDespedimento
por inadaptação
Despedimento
coletivo
Despedimento
por extinção do
posto de
trabalho
Total
Geral
0
Saídas de acordo com o motivo
Mobilidade
internaCedência Outros
11
2
0
29
4
46
H M T H M T H M T H M T H M T
Pessoal Dirigentes 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Pessoal Técnico Superior 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Pessoal de Informática 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 0 0 0 1
Pessoal de Justiça 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Assistente Técnico 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Assistente Operacional 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
TOTAL 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 0 0 0 1
Grupo Profissional
Alteração da situação
Promoções (Carreiras
não revistas e carreiras
subsistentes)
Alteração obrigatória do
posicionamento
remuneratório
Alteração do
posicionamento
remuneratório por opção
gestionária
Total
Geral
Procedimento concursalConsolidação da
mobilidade na categoria
Rígido Flexível DesfasadoJornada
contínua
Trabalho
por turnosEspecífico
Isenção de
horárioTotal
Pessoal Dirigentes 0 0 0 0 0 0 15 15
Pessoal Técnico Superior 0 10 2 4 0 0 10 26
Pessoal de Informática 0 5 0 0 0 0 0 5
Pessoal de Justiça 0 1 0 0 0 0 1 2
Assistente Técnico 0 29 0 4 0 0 1 34
Assistente Operacional 11 2 0 9 0 0 0 22
Total 11 47 2 17 0 0 27 104
Grupo Profissional
Modalidades de horário
64
Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
Efetivos por grupo profissional e modalidade de horário
(em 31 de Dezembro de 2011)
Horas de trabalho extraordinário prestado, por grupo profissional e por género
(em 2011)
Dias de ausências ao trabalho por grupo profissional e motivo (em 2011)
Contagem dos trabalhadores em greve (2011)
35 horas 42 horasSemana 4
dias
Regime
especialTotal
Pessoal Dirigentes 15 0 0 0 15
Pessoal Técnico Superior 26 0 0 0 26
Pessoal de Informática 5 0 0 0 5
Pessoal de Justiça 2 0 0 0 2
Assistente Técnico 34 0 0 0 34
Assistente Operacional 22 0 0 0 22
Total 104 0 0 0 104
Grupo Profissional
Periodo normal de trabalho
Tempo completoInferior ao praticado no tempo
completo
Total
H M T H M T H M T H M T H M T
Pessoal Dirigentes 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Pessoal Técnico Superior 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Pessoal de Informática 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Pessoal de Justiça 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Assistente Técnico 564 450 1014 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1014
Assistente Operacional 1539 623 2162 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2162
Total 2103 1073 3176 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3176
Grupo Profissional
Trabalho extraordinário
Trabalho
extraordinário Diurno
Trabalho
extraordinário
Noturno
Trabalho em dias de
descanso semanal
obrigatório
Trabalho em dias de
descanso semanal
complementar
Trabalho em dias
feriados
Protecção na
parentalidade
Falecimento
de familiarDoença
Acidente
em serviço
Assistência a
familiares
Trabalhador
estudante
Por conta
do período
de férias
Greve Outros Total
Pessoal Dirigentes 0 4 1 0 2 0 10 0 0 17
Pessoal Técnico Superior 396 11 94 0 0 4 33 2 5 545
Pessoal de Informática 0 0 13 5 10 4 12 1 1 46
Pessoal de Justiça 0 0 1 0 0 0 0 0 3 4
Assistente Técnico 2 3 415 0 0 6 76 3 12 517
Assistente Operacional 0 0 82 0 0 0 26 0 3 111
TOTAL 398 18 606 5 12 14 157 6 24 1240
Grupo Profissional
Ausências
Identificação da greve
Número de
trabalhadores em
greve
Duração da
paralizaçãoMotivo da greve
24-11-2011 6 24hOrganização do sistema de
trabalho
65
Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
Acidentes em serviço (em 2011)
Efetivos sindicalizados (em 31 de Dezembro de 2011)
Remunerações mensais ilíquidas (em Dezembro 2011)
TOTALInferior a 1
dia
1 a 3 dias
de baixa
4 a 30 dias
de baixa
superior a 30
dias de baixaMortais TOTAL Inferior a 1 dia
1 a 3 dias de
baixa
4 a 30 dias
de baixa
superior a 30
dias de baixaMortais
Número total de acidentes
ocorridos no ano0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Número de acidentes com
baixa ocorridos no ano1 - 0 0 1 - 0 - 0 0 0 - 1
Dias de trabalho perdidos por
acidentes ocorridos no ano5 - 0 0 5 - 0 - 0 0 0 - 5
Dias de trabalho perdidos por
acidentes ocorridos no ano
anterior
0 - 0 0 0 - 0 - 0 0 0 - 0
Acidentes em Serviço
No local de trabalho In ItinereTOTAL
GERAL
10
Organização e actividade sindical no serviço
Número de trabalhadores sindicalizados
Parâmetros de Avaliação Homens Mulheres Total
até 500 euros 0 0 0
501-1000 euros 7 29 36
1001-1250 euros 4 13 17
1251-1500 euros 4 6 10
1501-1750 euros 6 14 20
1751-2000 euros 1 3 4
2001-2250 euros 1 1
2251-2500 euros 3 5 8
2501-2750 euros 3 2 5
2751-3000 euros 1 0 1
3001 - 3250 euros 0 0 0
3251-3500 euros 0 2 2
3501-3750 euros 0 0 0
3751-4000 euros 0 0 0
4001-4250 euros 0 0 0
4251-4500 euros 0 0 0
4501-4750 euros 0 0 0
4751-5000 euros 0 0 0
5001-5250 euros 0 0 0
5251-5500 euros 0 0 0
5501-5750 euros 0 0 0
5751-6000 euros 0 0 0
mais de 6000 euros 0 0 0
29 75 104
Homens Mulheres
583,58 532,08
2877,28 3360,65
Escalão de remunrações/Género
Total
1º Nível
2º Nível
3º Nível
4º Nível
5º Nível
6º Nível
7º Nível
8º Nível
13º Nível
14º Nível
15º Nível
16º Nível
9º Nível
10º Nível
11º Nível
12º Nível
Mínima (€)
Máxima (€)
22º Nível
23º Nível
17º Nível
18º Nível
21º Nível
Remuneração (€)
19º Nível
20º Nível
66
Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
Total dos encargos com pessoal durante o ano
Suplementos Remuneratórios
Número de participações e de horas em ações de formação
Número de participações em ações de formação segundo a duração
(Euros)
Remuneração base (inclui subsídio de férias e natal) 2.451.353,98
Suplementos remuneratórios 131.337,67
Prémios de desempenho 0,00
Prestações Sociais 587.559,87
Benefícios Sociais 0,00
Outros encargos 53.432,83
Total 3.223.684,35
Encargos com pessoal Valor
(Euros)
Trabalho extraordinário (diurno e nocturno) 36.230,01
Trabalho em dias de descanso semanal, complementar e dias feriados 2.797,31
Participação em reuniões 11.034,27
Ajudas de custo 1.144,32
Representação 75.825,24
Secretariado 4.306,52
Total 131.337,67
Suplementos Remuneratórios Valor
Número de
participações
Número de
horas de
formação
Número de
participações
Número de
horas de
formação
Número de
participações
Número de
horas de
formação
Pessoal Dirigente 26 370 3 540 29 910
Pessoal Técnico Superior 62 868 0 0 62 868
Pessoal de Informática 3 32 2 46 5 78
Pessoal de Justiça 2 18 0 0 2 18
Assistente Técnico 21 296 1 18 22 314
Assistente Operacional 2 28 0 0 2 28
116 1612 6 604 122 2216
Grupo Profissional
Formação interna Formação externa Total
TOTAL
Menos de 30
horas
De 30 a 59
horas
De 60 a 119
horas
120 ou mais
horasTotal
Interna 116 0 0 0 116
Externa 2 1 0 3 6
118 1 0 3 122TOTAL
Tipo de ação
67
Relatório de Atividades da SGMJ• 2011
6.4. Siglas utilizadas
ADSE - DIRECÇÃO GERAL DE PROTECÇÃO SOCIAL AOS FUNCIONÁRIOS E AGENTES DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA
ANCP – AGÊNCIA NACIONAL DE COMPRAS PÚBLICAS
CAF - COMMON ASSESSMENT FRAMEWORK
CEJ - CENTRO DE ESTUDOS JUDICIÁRIOS
CPVC - COMISSÃO DE PROTECÇÃO ÀS VITIMAS DE CRIME
DAC- DIVISÃO DE APROVISIONAMENTO E CONSERVAÇÃO
DAPH - DIVISÃO DE ARQUIVO E PATRIMÓNIO HISTÓRICO
DCGARH - DIVISÃO DE COORDENAÇÃO, GESTÃO E ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS
DDB - DIVISÃO DE DOCUMENTAÇÃO E BIBLIOTECA
DGAEP - DIRECÇÃO-GERAL DA ADMINISTRAÇÃO E EMPREGO PÚBLICO
DGARQ - DIRECÇÃO-GERAL DE ARQUIVOS
DGAJ - DIRECÇÃO-GERAL DA ADMINISTRAÇÃO DA JUSTIÇA
DGFP - DIVISÃO DE GESTÃO FINANCEIRA E PATRIMONIAL
DGPJ - DIRECÇÃO-GERAL DA POLÍTICA DE JUSTIÇA
DGRS - DIRECÇÃO-GERAL DE REINSERÇÃO SOCIAL
DGSP - DIRECÇÃO-GERAL DOS SERVIÇOS PRISIONAIS
DGSSASC - DEPARTAMENTO DE GESTÃO DO SUBSISTEMA DE SAÚDE E ACÇÃO SOCIAL COMPLEMENTAR
DOM - DIVISÃO DE ORGANIZAÇÃO E MÉTODOS
DRT - DIVISÃO DE RECURSOS TECNOLÓGICOS
DSJC - DIRECÇÃO DE SERVIÇOS JURÍDICOS E DE CONTENCIOSO
DSORT - DIRECÇÃO DE SERVIÇOS DE ORGANIZAÇÃO E RECURSOS TECNOLÓGICOS
DSRDAPH - DIRECÇÃO DE SERVIÇOS DE RECURSOS DOCUMENTAIS, ARQUIVO E PATRIMÓNIO HISTÓRICO
DSRFP - DIRECÇÃO DE SERVIÇOS DE RECURSOS FINANCEIROS E PATRIMONIAIS
DSRH - DIRECÇÃO DE SERVIÇOS DE RECURSOS HUMANOS
FAQ - FREQUENTLY ASKED QUESTIONS
GRAL - GABINETE PARA A RESOLUÇÃO ALTERNATIVA DE LITÍGIOS
IGFIJ - INSTITUTO DE GESTÃO FINANCEIRA E DE INFRA-ESTRUTURAS DA JUSTIÇA
IGSJ - INSPECÇÃO-GERAL DOS SERVIÇOS DE JUSTIÇA
INML - INSTITUTO NACIONAL DE MEDICINA LEGAL
INPI - INSTITUTO NACIONAL DE PROPRIEDADE INDUSTRIAL
IRN - INSTITUTO DOS REGISTOS E DO NOTARIADO
ITIJ - INSTITUTO DAS TECNOLOGIAS DE INFORMAÇÃO NA JUSTIÇA
MJ - MINISTÉRIO DA JUSTIÇA
ml – metros lineares
NIRPP - NÚCLEO DE INFORMAÇÃO, RELAÇÕES PÚBLICAS E PROTOCOLO
PJ - POLÍCIA JUDICIÁRIA
QUAR – QUADRO DE AVALIAÇÃO E RESPONSABILIZAÇÃO
SIADAP – SISTEMA INTEGRADO DE AVALIAÇÃO DO DESEMPENHO DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA
SIOE - SISTEMA DE INFORMAÇÃO DE ORGANIZAÇÃO DO ESTADO
SGMJ - SECRETARIA-GERAL DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA
UCMJ – UNIDADE DE COMPRAS DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA
68
Relatório de Atividades da SGMJ• 2011