Top redenen voor het falen van DMS-

implementaties!...en hoe proberen die te vermijden.

FREDERIK ROSSEEL

Van DMS naar ECM... En verder

ECM

Archiving

KM

BPM

RM

Reporting

DMS

Workflow

Collabor

-ation

Mobility TCM

DRM

Routing

DAM

Search

Portal

OutputWCM

Capture

Kent u dit?

... en ellenlange lijsten met technische

vereisten.

Top redenen waarom ECM projecten falen:

• 44%=Underestimated process and organizational issues

• 32%=Lack of knowledge or training among our internal staff

• 30%=Project derailed by internal politics

• 29%=Uneven usage due to poor procedures and lack of

enforcement

• 21%=Underestimated the effort to distill and migrate content

• 20%=Excessive "scope creep"

• 19%=Failed to address taxonomy and metadata concerns

• 18%=Low user acceptance due to poor design or clumsy

implementation

• 16%=Failed to think or benefits/issues beyond our business unit.

(bron AIIM)

Redenen voor falen: Nummer 7

19% = Taxonomie en metadata onvoldoendeen/of foutief uitgewerkt

• Te veel of te weinig

• Te veel of te weinig beschrijvend

• Geen akkoord tussen de gebruikers

• Stukregistraties

Redenen voor falen: Nummer 6

20% = Te veel

“scope creep”

•Wat willen we doen?

•Geen neen kunnen zeggen

•We willen “DMS”!!

•Gebrek aan basiskennis bij aanvang

Redenen voor falen: Nummer 5

21% = Onderschattenvan de “migratie”-inspanning

• Veel lege systemen...

• Vermijd duplicaat-systemen

• Welke informatie “moet er in”?

Redenen voor falen: Nummer 4

29% = Onvoldoende gebruiktdoor gebrek aan proceduresen bekrachtiging

• Management steun

• Gebruikersbegeleiding

• Creëren van het nodige kader

Redenen voor falen: Nummer 3

30% = Project ontspoortdoor interne politiek

• Wat gebeurt er met mijn job?

• Vrees voor controle

• Spanning IT – Business

• “Mijn afdeling heeft voorrang”

Redenen voor falen: Nummer 2

32% = Gebrek aan kennis en opleiding van

de eigen mensen

• DMS is contextgevoelig => evolutie

• Hoe behoeftes in kaart brengen?

• Hoe oplossing evalueren?

• Ontbreken informatiebeheerder

Redenen voor falen: Nummer 1

44% = Onderschatting van proces -en organisatorischeimpact

• Mogelijk sterke wijziging in de manier van werken

• Onvoldoende inzicht en overzicht van de werkprocessen

• Steun van het management

Redenen voor falen: Plaatsen 8 tot 11

18% Lage gebruikersacceptatie door foute implementatie

16% Enkel rekening gehouden met behoeften van de eigen afdeling

16% Business case slecht gedefinieerd

13% Ontoereikende kennis van de aannemer

Perceptie bij falende DMS-implementaties

Dure en lange implementaties

die vaak niet voldoen aan de

gebruikersbehoeften

Succesfactoren voor IT-projecten

• Ondersteuning door het management

• Vermijden van lange implementaties

Sponsorship

• Wat is je initiële doel?

• Pas op van “scope creep”

Focus

• Leid je eigen mensen op en zorg voor betrokkenheid

• Organisatorisch veranderingsbeheer

Leer

• Zorg voor mensen en een oplossing die up-to-date zijn

Evolueer

Dé succesfactor bij ECM: Change Management

• Doel: Samen met de eindgebruikers en

management zorgen...... dat iedereen op de hoogte is en betrokken is bij het project

... voor een goede behoeftendefinitie

... voor de keuze van het goede product

... dat de oplossing voldoende getest wordt

... dat de uitrol en implementatie goed gepland wordt.

• Een paar basisprincipes:– Werken met “kampioenen”

– Goede en veel communicatie

AdLib Methodologie

• Workshops

• Presentations

• Communication

Awareness

• Assessment

• Requirements

Define• PoC / Pilot

• Training

Learn

• Design

• Project

• Migration

Implement• Support services

• Health Check

• Training services

Benchmark

Awareness / Besef

• Workshops

• Demos

Awareness

• Assessment

• Requirements

Define• PoC / Pilot

• Training

Learn

• Design

• Project

• Migration

Implement• Support

services

• Health Check

• Training services

Benchmark

Define / Definieer

• Workshops

• Demos

Awareness

• Assessment

• Requirements

Define• PoC / Pilot

• Training

Learn

• Design

• Project

• Migration

Implement• Support

services

• Health Check

• Training services

Benchmark

Learn / Leer

• Workshops

• Demos

Awareness

• Assessment

• Requirements

Define• PoC / Pilot

• Training

Learn

• Design

• Project

• Migration

Implement• Support

services

• Health Check

• Training services

Benchmark

Implement / Implementeer

• Workshops

• Demos

Awareness

• Assessment

• Requirements

Define• PoC / Pilot

• Training

Learn

• Design

• Project

• Migration

Implement• Support

services

• Health Check

• Training services

Benchmark

Benchmark / Evalueer

• Workshops

• Demos

Awareness

• Assessment

• Requirements

Define• PoC / Pilot

• Training

Learn

• Design

• Project

• Migration

Implement• Support

services

• Health Check

• Training services

Benchmark