Post on 09-Nov-2018
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Envio de Documentos Fiscais | Objetivo
O envio de documentos fiscais de serviços,através do Service Center, tem como objetivoautomatizar e padronizar o recebimento fiscalpela Vale, gerando benefícios também paraos seus fornecedores, que passarão a tervisibilidade do andamento desse processo.
O Service Center difere do NIMBI na questãodo envio de documentos fiscais pelo ServiceCenter ser voltado ao recebimento ecadastro de documentos fiscais de serviços,enquanto o NIMBI envolve o processo derecebimento de documentos de materiais.
Portanto, o objetivo deste manual é auxiliaros usuários no envio e acompanhamento dedocumentos fiscais de serviços, através doService Center
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Envio de Documentos Fiscais | Service Center
O Service Center é a plataforma que conduz todo o processo, desde a submissão do
documento fiscal, até sua integração à base de dados Vale
Fornecedor Recebimento Fiscal ValeService Center
Toda a comunicação entre fornecedores e a equipe de Recebimento Fiscal Vale, agora
ainda mais ágil, será realizada no ambiente do Service Center
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Objetividade de
informações
O envio de todas as informações necessárias para o recebimento
fiscal é garantido por validações automáticas no preenchimento
dos formulários, evitando atrasos por informações pendentes
Comunicação mais
clara e eficaz
A comunicação entre a Vale e o fornecedor é centralizada no
Service Center, sendo possível acompanhar o andamento do
processo. Adicionalmente, alterações no chamado, ou em seu
status, são notificadas por e-mail
Atendimento
mais ágil
Com o aumento da eficiência na troca de informações, e através
do suporte de uma plataforma online para a gestão dos chamados,
o atendimento ao fornecedor se torna mais rápido e eficaz
Armazenamento
do histórico
O usuário poderá visualizar o histórico dos chamados abertos, em
andamento e resolvidos, possibilitando consultas que auxiliarão
ocorrências futuras. Este Histórico pode ser também extraído para
geração de relatórios e indicadores de atendimento
Envio de Documentos Fiscais | Benefícios
O envio dos documentos fiscais de serviços através de uma plataforma online, como o
Service Center, traz uma série de benefícios para a Vale e seus fornecedores
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Se você já tiver usuário
cadastrado no portal, insi-
ra seu e-mail e senha,
conforme instrução rece-
bida por e-mail, e clique
em “Entrar”
Se necessário, clique em
“Esqueci a senha” para
receber por e-mail uma
nova senha gerada auto-
maticamente
1
2
Caso não tenha usuário cadas-
trado, clique na opção “Cadastre-
se” e preencha as informações
solicitadas. Um usuário e senha
serão encaminhados via e-mail
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Envio de Documentos Fiscais | Acesso
Endereço: valeglobalservices.com
Para acessar o Service Center, o usuário deve fazer login em Vale Procurement Global
Services, no endereço valeglobalservices.com.
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Envio de Documentos Fiscais | Acesso
Clique na opção “Acessar
Aplicação”, que será exibida em
seguida
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Clique em “Service Center”
1
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Envio de Documentos Fiscais | Navegação
Selecione a Área “Recebimento de Notas
Fiscais Serviços (NFSe)”
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Esta é a página que usuário verá ao
acessar o Service Center
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Envio de Documentos Fiscais | Navegação
A aba “Visão geral” é exibida
automaticamente
Nesta aba é possível
acompanhar um
resumo de todas as
NFs e Recibos
enviados, e seus macro
status
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Envio de Documentos Fiscais | NavegaçãoCriação de um Novo Chamado
Clique para abrir um
novo chamado
1
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Ao clicar na lista de Tipo, uma
lista dos tipos de chamados
possíveis será exibida.
Envio de Documentos Fiscais | NavegaçãoCriação de um Novo Chamado
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Envio de Documentos Fiscais | NavegaçãoTipos de Chamado
Os tipos de chamados disponíveis para fornecedores são:
Nota Fiscal de Serviço Eletrônica : Chamado utilizado para enviar notas fiscais
de serviço eletrônicas a partir do XML e/ou PDF da Nota e que possuem
Relatórios de Faturamento (RF) e Folha de Registro de Serviços(FRS)
Nota Fiscal de Serviço Eletrônica – SPS: Chamado utilizado para enviar notas
fiscais de serviço eletrônicas a partir do XML e/ou PDF da Nota e que
possuem apenas Pedido e Item, ou seja, sem Relatório de Faturamento ou
Folha de Registro de Serviços.
Recibo/Fatura/Nota de Débito: Chamado utilizado para enviar recibos, faturas
ou notas de débito que possuem Relatórios de Faturamento (RF).
Recibo/Fatura/Nota de Débito – SPS: Chamado utilizado para enviar recibos,
faturas ou notas de débito que possuem apenas Pedido e Item, ou seja, sem
Relatório de Faturamento ou Folha de Registro de Serviços.
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Envio de Documentos Fiscais | NavegaçãoCriação de um Novo Chamado
Caso tenha um arquivo XML
da sua nota fiscal, faça o
upload dele para preencher o
formulário automaticamente
1 Não esqueça também de
encaminhar a imagem da nota
fiscal em arquivo formato PDF.
Ele também é obrigatório!
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Para exemplificar como deve ser feito o
preenchimento, utilizaremos o formulário
de Nota Fiscal de Serviço Eletrônica
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Envio de Documentos Fiscais | NavegaçãoCriação de um Novo Chamado
Os campos marcados com * são obrigatórios
Após importar o arquivo XML da nota fiscal, a ferramenta
irá preencher alguns campos automaticamente. Os
campos que não forem preenchidos automaticamente,
deverão ser preenchidos de forma manual pelo usuário
Os campos importados pelo XML não poderão ser
editados pelo usuário.
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Envio de Documentos Fiscais | NavegaçãoCriação de um Novo Chamado
Os campos marcados com * são obrigatórios
O formulário é dividido em seções que
agrupam os tipos de informações a
serem preenchidas, facilitando a
visualização
Nesta seção deverão ser
preenchidas informações
referentes à empresa prestadora
do serviço
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Envio de Documentos Fiscais | NavegaçãoCriação de um Novo Chamado
Os campos marcados com * são obrigatórios
O formulário é dividido em seções que
agrupam os tipos de informações a
serem preenchidas, facilitando a
visualização
Nesta seção deverão ser
preenchidas informações
referentes à empresa prestadora
do serviço
O campo CNPJ/CPF deve conter
o CNPJ do Prestador do Serviço
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Envio de Documentos Fiscais | NavegaçãoCriação de um Novo Chamado
Os campos marcados com * são obrigatórios
O formulário é dividido em seções que
agrupam os tipos de informações a
serem preenchidas, facilitando a
visualização
Nesta seção deverão ser
preenchidas as informações da
nota fiscal, com: seu número,
valor e impostos
As Bases de Cálculo de ISS e do
INSS devem ser informadas de
acordo com os valores dos
respectivos impostos e suas
alíquotas!
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Envio de Documentos Fiscais | NavegaçãoCriação de um Novo Chamado
Os campos marcados com * são obrigatórios
O formulário é dividido em seções que
agrupam os tipos de informações a
serem preenchidas, facilitando a
visualização
Nesta seção deverão ser preenchidas
as informações referentes ao serviço
prestado e seus documentos, como por
exemplo, o número do pedido e da FRS
Vale
O campo Num. Relatório de
Faturamento deve ser preenchido
conforme o Número da RF
disponibilizado pela Vale.
Todas as FRS devem ter
obrigatoriamente um RF associado a
elas. Caso contrário, a nota será
rejeitada
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Envio de Documentos Fiscais | NavegaçãoCriação de um Novo Chamado
Gera chamado
e encaminha para
Atendimento
Gera chamado, encaminha
para Atendimento e abre
novo formulário
Exibe prévia do chamado
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O formulário é dividido em seções que
agrupam os tipos de informações a
serem preenchidas, facilitando a
visualização
Na seção final são preenchidas as
informações do tomador de serviços
(empresa Vale)
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Envio de Documentos Fiscais | NavegaçãoCancelamento de Documento Fiscal
IMPORTANTE: Nenhuma nota fiscal de
serviços poderá ser cancelada sem a devida
autorização da área, evitando assim problemas
financeiros e tributários.
Caso seu chamado de envio de documento
fiscal seja devolvido (rejeitado) está autorizado
à realizar o cancelamento da NFS-e
O usuário também pode abrir um
formulário de Cancelamento de Notas
Fiscais de Serviço Eletrônicas
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Envio de Documentos Fiscais | NavegaçãoCancelamento de Documento Fiscal
IMPORTANTE: Nenhuma nota fiscal de
serviços poderá ser cancelada sem a devida
autorização da área, evitando assim problemas
financeiros e tributários.
Caso seu chamado de envio de documento
fiscal seja devolvido (rejeitado) está autorizado
à realizar o cancelamento da NFS-e
Se o usuário tiver criado um chamado
para o documento fiscal no Service
Center, ele deve marcar a opção “Sim”É obrigatório informar o número do
chamado criado caso já tenha sido
criado um chamado para o documento
fiscal referente
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Envio de Documentos Fiscais | NavegaçãoAcesso a Chamados Criados
Filtra exibição por tipo
de chamado Filtra chamados em anda-
mento (“Abertos”)
Filtra chamados concluí-
dos ou rejeitados (“Fecha-
dos”)
Clique para listar todos
os chamados
submetidos
1
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Envio de Documentos Fiscais | NavegaçãoAcesso a Chamados Criados
Após clicar no filtro
desejado na tela
anterior, a ferramenta
lista todos os
chamados com aquela
característica
Para acessar o chamado que
se deseja verificar os detalhes,
ou encaminhar alguma
informação adicional à Vale,
basta clicar no seu id
Empresa X
Empresa X
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Envio de Documentos Fiscais | NavegaçãoComunicação
;
Preencha a Nota com as
informações ou questionamen-
tos que precisar
1
Você pode adicionar arquivos a uma Nota
(comprovantes, por exemplo)
Toda comunicação entre o fornecedor e a Área de
Atendimento é feita por mensagens dentro do próprio
chamado. O histórico da comunicação é armazenado
A seção de Notas aparece no
final do documento após clicar
em Editar
Notas privadas são visíveis
apenas para você
2
Salva a Nota para a
Área de Atendimento
Mostra rascunho da Nota
como será exibida (for-
matos, etc)
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Envio de Documentos Fiscais | NavegaçãoAnálise de Histórico do Chamado
Todas as atualizações e edições do chamado,
inclusive notas, podem ser visualizadas através
do painel Histórico no seu detalhamento.
Este painel pode ser consultado pelo usuário
sempre que ele desejar
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Envio de Documentos Fiscais | Acompanhamento de
Status
Novo chamado Em andamentoCadastrado
Rejeitado
NOVO CHAMADO No momento da abertura de um chamado, ele recebe o status “Novo”, e
somente passará a “Em andamento” quando for aceito por um
atendente
Um chamado será considerado “Em andamento” durante todo o
processo de análise e entrada na base de dados Vale
Documento(s) não aceitos devido a pendências ou inconsistências. Ao
consultar o chamado correspondente, o fornecedor poderá conferir o
problema identificado e atuar para corrigi-lo
Documento(s) submetido(s) com sucesso
EM ANDAMENTO
CADASTRADO
REJEITADO