Software para gerenciamento de processos de negócio

Estudo de caso:Processo para solicitação de viagens

Sobre o cliente

• Empresa de engenharia que atua na construção de data centers e projetos de cabeamento de rede

• Possui clientes em diversas cidades do país• Principais clientes: Petrobras, Usiminas, Vale,

Fiat, Votorantim e Iveco.

Controle de Viagens: cenário inicial

• Engenheiros e operários precisavam se deslocar até obras e projetos

• O deslocamento ocorria por via aérea ou rodoviária• Dependendo da obra o viajante era hospedado em

hotel ou alojamento• O viajante solicitava adiantamento para pagamento

de despesas• Após a viagem o usuário do serviço deveria realizar o

acerto• Todas as solicitações eram feitas por email e papel

Controle de Viagens: cenário inicial

Solução proposta

• Todas as solicitações seriam feitas por um sistema com interface web disponibilizado na intranet da empresa e também na internet (para acesso nas obras)

• Somente pessoas com o cargo supervisor poderiam realizar solicitações de viagens

• O sistema deveria controlar o recebimento dos comprovantes e solicitar aprovação do superior imediato do solicitante.

A solicitação

Para solicitar uma viagem o supervisor de obra ou um dos gerentes utiliza um site disponível na intranet e também na internet

No site existe um formulário com todos os campos para solicitação da viagem, incluindo valor do adiantamento e centro de custo.

A autorização

Assim que o supervisor conclui a solicitação é enviado um email para o gerente imediato solicitando aprovação.

Ao clicar no email é exibida uma página de aprovação. Neste momento o gestor do solicitante visualiza os dados e decide se aprova ou reprova.

Hotel e passagens

Após a aprovação a solicitação segue para a equipe de apoio para reserva de hotel e passagens aéreas. O usuário de apoio administrativo visualiza a solicitação em uma tela do Supravizio semelhante ao Outlook.

Hotel e passagens

Após a aprovação a solicitação segue para a equipe de apoio para reserva de hotel e passagens aéreas. O usuário de apoio administrativo visualiza a solicitação em uma tela do Supravizio semelhante ao Outlook.

Hotel e passagens

No painel inferior o usuário de apoio administrativo identifica a tarefa corrente no processo e sua responsabilidade

Todos os campos da solicitação estão visíveis para o solucionador.

Hotel e passagens

O usuário de apoio administrativo faz a reserva de hotel e/ou passagens aéreas. Comprovantes são anexaos na solicitação e podem ser visualizados pelo cliente no sistema web

Hotel e passagens

Após realizar a reserva do hotel e/ou passagens aéreas o usuário clica no botão Avançar para seguir para a próxima atividade prevista no processo.

Neste momento a solicitação é encaminhada para o financeiro, que é responsável pelo adiantamento.

Hotel e passagens

Após realizar a reserva do hotel e/ou passagens aéreas o usuário clica no botão Avançar para seguir para a próxima atividade prevista no processo.

Neste momento a solicitação é encaminhada para o financeiro, que é responsável pelo adiantamento.

Adiantamento

O usuário do setor financeiro visualiza a solicitação de adiantamento e transfere o valor. O comprovante é anexado na solicitação e visível para o solicitante no sistema web.

Informações disponíveis para o solicitante

Utilizando o sistema web o solicitante acompanha o seu processo.

Neste ponto ele já consegue visualizar comprovantes de reservas e de depósito relativo ao adiantamento.

Acerto após viagem

Na data prevista de retorno o sistema envia um email para o solicitante requisitando o envio de comprovantes para acerto.

Neste mesmo momento o usuário do setor financeiro recebe novamente a solicitação de viagem para realização de acerto.

Validação do acerto

O acerto feito pela área financeira é repassado para o gerente do solicitante que valida as despesas informadas e documentadas.

Se o gerente reprovar o acerto então o processo retorna para o financeiro que realiza o ajuste e envia novamente para aprovação.

Fluxo executado

Todas as informações de tempo de execução, responsabilidade e aprovações são registradas e visíveis de forma gráfica. Solucionadores envolvidos e respectivos coordenadores podem consultar o fluxo executado e visualizar todos estes detalhes.

Pesquisa de satisfação

Ao término do processo o solicitante responde um questionário avaliando a qualidade do serviço prestado.

Principais resultados

Substituição de solicitações em papel ou por email por formulário eletrônico com autorização.

A nova solicitação só é enviada para o apoio administrativo após aprovação pelo gerente.

Principais resultados

Utilizando as respostas da pesquisa de satisfação foi possível medir a qualidade do atendimento das solicitantes de viagens.

Principais resultados

O registro de despesas permitiu rastrear custos de projetos.

Os tempos de execução das tarefas são registrados permitindo avaliar o desempenho de cada solucionador envolvido.

Contato para mais informações:Wallace Oliveira11 5087 8899wallace@venki.com.br

Visite o site do produto:www.supravizio.com