Post on 23-Jul-2015
description
,/\Pa;rn "rO ( qa? )
n rnÁtcn nRoutviÍtcl eu reupos oe etsrÃo Do C0NHECIMENÍ0 . Vanderlei Batista dos Santos
cesso decisório e estratégico, e buscando identificar seu papel nos processos de gestão
do conhecimento organizacional, comumente esquecidos nos projetos de gestão de do-
cumentos arquivÍsticos.
2. Asfunções arquivísticasvoltadas para a gestão
de documentos
As funçôes que o arquivista desempenha em decorrênciã de seu exercício profis-
sionalsão comumente enumeradas em sete. Embora existam diversas denominaçoes para
cada uma e alguns autores egrupem ou desconsiderem algumas delas, optou-se por usar
como referência a proposta de Rousseau e Couture {tgsa, p.Z6s), posteriormente apro-
fundada por um dos autores e seus colaboradores (COUTURE et alii, 2003). Estes trabalhos
foram seleclonados porque, na abordagem das funções, não ressaltam diferenças entre
gestão de documentos e de informaçÕes arquivísticas, tratando-as como sinônimos. 0p-
ção da qual somos partidários, considerando o enquadramento das atribuições dos arqui-
vistas contemporâneos, embora deva ser registrado que esta e uma abordagem sumária
sobre essas funções, não esgotando o assunto.
a) criação / produção
Contempla os procedimentos relacionados à manutenção do maior rigor possível
na produçáo dos documentos de arquivo, abrangendo definição de normas, conteúdo,
modelos, formato e trâmite; o papel do arquivista é de conselheiro, de consultor ao pro-
dutor do documdnto por meio da elaboração de manuais de produção de documentos;
a execução adequada desta função demanda um conhècimento profundo da instituiçã0,
seus objetivos e missão. as tecnologias disponíveis e os típos de documentos adequados
ao exercício do negócio da instituição.
b) avaliação
Feita a partir de critérios preestabelecidos, definição dos prazos de guarda e g!ga,
tinaçj1q (eliminação ou preservação permanente) da documentação arquivística de uma
dada instituição; a avaliação demanda conhecimento do funcionamento da instituição,
TraxíO JO 4E-qU !y]!ïlç! .!ç $-+ ç-94q q1 pe Q3 gos
sua estrutuÍa administrativa, sua missão, objetivos e atividades geradoras de documen-
tos;contempla a participação do arquivísta nas ações da Comissão Permanente de Avalia-
ção de Documentos, na elaboração e na aplicação da tabela de temporalidade, bem como
os editais e listas de descarte e eliminação de dócumentos arquivísticos e a sujeição des-
ses instrumentos à instituição arquivística na esfera de competência, no caso de órgãos
governamentais; também abrange a atividade de fiscalização visando evitar a eliminação
não autorizada de documentos arquivísticos; no âmbito da destinação orientada pela
avaliação, abrange a prática de microfilmagem e de digitalização de documentos; nesta
função também se inserem estudos para a definição de critérios de seleção de amostra-
gem para séries documentais elimináveis.
c) aquisiçãon
Contempla a entrada de documentos nos arquivos corrente, intermediário e per-
manente; refere-se ao arquivamento corrente e aos procedimentos de transferência e
recolhimento de acervo; cabe ao arquivista estabelecer as regras e procedímentos para
assegurar que o acervo recebido e completo, confiável e autêntico e, desta forma, lhe con-
ferir o máximo de credibilidade como evidêncía. testemunha do contexto de sua criação
e fonte de informação; esta função, mais evidente nos arquivos permanentes, abrange.a
doação, a dação (em troca de dívida), depósíto e empréstimo sob custódia temporária e.
ainda, a complementação de acervos por meio de mícrofilmagem de documentos perten-
centes a outras instituições, mas que têm interesse fundamental ao fundo em custódia.
d) conserva$o / preserva$o
Aspectos relacionados à manutenção da integridade física e/ou lógica dos docu-
mentos ao longo do tempo, bem como as tecnologias que permitem seu processamento
e recuperação; ao arquivista cabe estudar os suportes diversos de registro da informação
arquivística e suas fragilidades e definir políticas de preservação para cada um deles. A
conservação de papel, negativos fotográfico1 microformas, fitas magnetical discos de
vinil, cd-rom, transparências, eslaides é influenciada pelo próprio processo de fabricação
4 0 Dicionário BÍasilcito de Terminologiâ AíquivÍstica foi usdo como subsídio na definiçâo e/ou exemplificação de algumas dasfunções
a
A PRÁNCA AROUMSNCA EM TEMPOS DE GEíÃO DO CONHECIMENTO . VANdCTIEi BAtiStA dos SANtOs
(acidez, sedimentos depositadol colas etc-), pelo uso de tintas (pretas, ferrogálicaq colo_:
ridas), exposição a níveis inadequados de umidade relativa do ar, temperatura, lumino_
sidade, poluição atmosferica. Esses materiais podem também sofrer ação de insetos, ro_
edores e danos pela manipulação humana ou de equipamentos de leitura desregulados;
em decorrência da certeza da degradação. a política de preservação deve contemplar pro_
cedimentos de restauração dos suportes nos quais esta ação é possível e de migração sutoutra forma mais adequada para os suportes magnéticos e {igitais; ou medidas paliativas:
como a disponibilidade de reproduçôes {digitalizadas ou microfilmadas) de originais com'os quais se queÍra reduzír o contato humano ou que tenham que ser constantemente sub_ :
metidos a leitura por meio de máquinas ou equipamentos; nesta função estão. também,
inseridos os planos de prevenção de desastres e os planos de contíngência para minÍmizar
a interrupção das atividades da instituição em caso de desastres e sinistros e, mais im-
portante, salvar vìdas.
e) classifica$o
Refere-se à criação e à utilização de planos de classificação que reflitam as fun- i,,
çoes, atividades e ações ou tarefas da instituição acumuladora dos documentos arqui- :
vísticos nas fases corrente e intermediária e a elaboração de quadros de arranjo na fase
permanente;aclassiflcaçãoorientaaorganizaçãointelectualdoacervodeformaarefle-
tir a estrutura organizacional e decisória da instituição acumuladora e facilitar o ecesso
aos documentos produzidos; para criar o plano o arquivista deve ter autorização expressa
da direção da instituição e ter acesso aos dossiês, documentos e processos de trabalho;
também abrange fiscalização e controle da utilização correta do plano bem como conta-
to com os setores produtores a fim de identificar posSíveis necessidades de revisão deste
instrumento, efetivando-as quando julgadas cabíveis.
fl descrição
Comumente entendida como uma função relacionada à fase peÍmanente, o que
consideramos equívocado, a descrição é uma ação que perpassa todo o ciclo de vida do
documento, devendo ter seus elementos adequados a cada uma das suas fases, à unidade
AB g!.t-Y!fl lç3; _lçm as- cgqlem po râ n eo s
documental a qual se refere (peça, dossiê, série etc., ou ainda, textual, ímagético ou audio-
visual) e às necessidades do usuário (produtor ou usuário externoì; a lS0 15489-1:2001
{p.3) define a indexação (indexíngl, componente da descrição, como o processo de esta-
belecimento de pontos de acesso para facilital a recuperação dos documentos ou infor-
mação; a descrição compreende a criação e utilização de índices (temáticos, onomásticos
etc.) e de vocabulários controlados; atualmente, no Brasil, o modelo de descrição apro-
vado pelo Conselho Nacional de Arquivos para ser usado na fase permanente é a Norma
Brasíleira de Descrição Arquivística - Nobrade.
g) difusão / acesso
Na definição do Dicionário Houaiss de Língua Portuguesa de 2001, "difusão" tem
mais relação com divulgação, propagação de idéía. Ocorre, porém, que o termo adotado
pelo Dicionário deTerminologia Arquivística (CAMARGO;BELLOTTO, 1996, p.9)e pelo Di-
cionário Brasileiro deTerminologia Arquivística (AROUIVO NACIONAI 2006, p.19), é "aces-
so" que, segundo proposta selecionada da segunda obra, é a "função aquivística destina-
da a tornar acessíveis os documentos e a promover sua utilização' bem mais abrangente
e esclarecedora, pois abrange os dois conceitos; esta função, no entanto, não se restringe
ao acesso às informações e documentos armazenadot mas a difusão das práticas p.ara
que isso ocorra adequadamente, por isso, perpassa todas as outras funções; difusão dos
manuais de gestã0, plano de classificação e tabelas de temporalidade e promoção de trei-
namento para seu uso; difusão da legislação e das normas internas que regulamentam o
acesso ao acervo e o respeito a direitos autorais, de uso de imagens e ao sigilo; utilização
de sistemas informatizados de gestão e de formulários e procedimentos de registro de
transferência, recolhimento e descarte de documentos, formas de atendimento (presen-
cial, telefone, fax, e-mail, correio). permissão de reprodução ou impressão; elaboração de
guias de acervo, inventários e páginas web; planejamento e realização de exposições e
concursos de pesquisa etc.
Registre-se que a descrição e as definiçoes das funções aquí apresentadas são, es-
sencialmente, sumárías e ilustrativas das açoes embutidas em cada uma delas. Desta for-
ma, e pré-requisito para um acompanhamento adequado das propostas inseridas neste
a
A PRÁTICA AROUIViSNCR TU ÌEMPOs DE GEÍÃO DO CONHECIMENÍO 'VANdCTIC| BAtiStA dOS SANTOS
artigo um conhecimento prévio das práticas e da terminologia arquivÍsticas, dada a imi,i,
possibilidade momentânea de detalhar cada um dos vários aspectos enumerados que têm:i
relação intrínseca com a execução das funções.
Disto isto, deve-se esclarecer que o objetivo deste estudo é abordar prioritarià.:*
mente aquelas atribuições do arquivista voltadas para a gestão dos documentos, ou sei;;aquelas que se inserem e são necessárias à execução das atividades cotidianas e à conse-.i
cução dos objetivos da instituição à qual o profissional está vinculado. Entre as funçõei-
enumeradas, porém, apenas uma não se coaduna implicitamente com as atividades íne-,
rentes à gestão de documentos: a aquisição.
Deve ser salientado que uma etapa anterior a qualquer uma dessas funções é'o,,Él"j
diagnóstico da situação arquivística da instituição, contemplando os fluxos O. tntorr3...ffi
ção, a identificação das suas funções, atividades e tarefas, os tipos de documentot pro- iir-':.,:,:,:.1j.:,Íiri"iji
duzidos e recebidos, as formas de armazenamento e de acesso às informações eritt.nter,.li$!$I i ïl'nl:ìj
as pessoas responsáveis pelas atividades, em todos os níveis, o histórico da existência Orlt,i'' 'il
instituição, entre outros.0 diagnóstico da situação arquivística, ao mesmo tempo em g* ., .,
precede as funções arquivísticas, perpassa todas elas. Afinal, contempla levantamentos - ,
quanto aos métodos exístentes na instituição no que se refere à produção, avaliação, l','r
aquisição, conservação, classificação, descrição e difusão do acervo arquivÍstico. '
tl
0 arquivista teria competência para exercer uma atividade claramente identificada ,r
como gestão da informação frente à constatação de que sua ação restringe-se à gestão '
documental?
3. O arquivista como profissional da informação
0 Decreto n" 82.590, de 6 de novembro de 1978, que regulamenta a profissão cria-
da pela Lei n" 6.546/1978. relaciona dentre as atribuições profissionais do Arquivista o
"planejamento, orientação e acompanhamento do processo documental e informativo'
(Art. 2", ll). Com a evolução da teoria arquivística, pensa-se que aquela atribuição passou
a ser denominada gestão de documentos que, segundo a Lei n" 8.159i 1991, corresponde
ao conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitaçáo,
182 ;
çFNAC-TìF
lRoulvisÍlcA: temas contemporâneos
uso, avaliação e arquivamento do docume fase corrente e intermediária, vìsando
a sua eliminação ou recolhimento para ã permanente (Art' 3"). Tem-se, portanto,
que o tratamento da documentação arquivística - gerada e recebida pela instituição em
decorrência da realização de suas atividadet ou seja, o arquivo ou fundo institucional - é
uma atribuição do arquivista'
ocorre' porem, que as teorias européia e norte-americana, a partìr das quais a Ar-
quivísticabrasileirafoiinfluenciada.nâoforamadotadasdeformaigualitáriaemtodasas
regiões do país. Há conceitos que diferem de uma região para outra quando se manifes-
tam por meio de correntes que valorizam mais uma 'escola teórica' do que a outra' Por
exemplo,umadasdefiniçõesmaisconhecídasfoicunhadaporT.R'schellenbergeconsi-
dera que arquivo pode ser definldo como:
Os documentos de qualquer instituição pública ou privada que tenham sido
julgados de valor para preservação peÍmanente com propósitos de pesquiv e
Ï:ïffi:i#::filïiï;ÏÏiï:'ï;:m uma ns'[i'[uição arqu -
Estadefiniçãorefleteapenasoqueseconvencionouchamardearquivoperma-
nente,ouseja,aterceirafasedociclodocumentaleé,dessaforma,frontalàatualdefini-
ção disposta na Lei n" 8'159, de I dejaneiro de 1991' Art' 2":
Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituiçôes de caráter públìco e
entidades privadas, em decorrência do exercÍcio de atividades específicas' bem
como por pessoa.fisica, qualquer que seja o suporte da informação ou a natu-
reza dos documentos.
a-0, "qr**r."t
*íãm, e eindâ o sáo em váÍios textos atuais, denominados de "Íecords: como ratificação deste fato basta
lembraÍ que a associeção dos pronrriã*li nort.*r.icanos qu€ tÍabalhem em arquiws coÍrents chama-* Americon Êeords
Monogers ond Adnínlrtrot* - eniÃó-prãpiio scherknu.rq (2002, p.53). considerou ser necesário explicaÍ 'as rezões que me
levaram a tÍa1,r do problema de aaminisiráçaà de docutentoide uso coÍÍente f,este livro devotado à anáìise dos pÍìncipÌos e téc-
nicas aíquivisticas., co.o * g.,oo o; "iqu[ ;mis, considerada es:encial pelo autoÍ, não fosse ume atividad€ aíquivistica'