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UNIVERSIDADE FEDERAL DA PARAÍBACENTRO DE COMUNICAÇÃO, TURISMO E ARTES
DEPARTAMENTO DE COMUNICAÇÃOCURSO DE RELAÇÕES PÚBLICAS
RAFAEL DA COSTA VENÂNCIO
PROGRAMA DE RELAÇÕES PÚBLICAS PARA A EMPRESA TOT COWORKING
JOÃO PESSOA2015
RAFAEL DA COSTA VENÂNCIO
PROGRAMA DE RELAÇÕES PÚBLICAS PARA A EMPRESA TOT COWORKING
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado aUniversidade Federal da Paraíba como requisitoobrigatório para obtenção do título de bacharel emRelações Públicas.
Orientador: Prof. Dr. Severino Alves de Lucena Filho
JOÃO PESSOA2015
RAFAEL DA COSTA VENÂNCIO
PROGRAMA DE RELAÇÕES PÚBLICAS PARA A EMPRESA TOT COWORKING
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado aUniversidade Federal da Paraíba como requisitoobrigatório para obtenção do título de bacharel emRelações Públicas.
Orientador: Prof. Dr. Severino Alves de Lucena Filho
Aprovado em _____ de ___________________ de ___________.
_________________________________________________________Prof. Dr. Severino Alves de Lucena Filho
Orientador
_________________________________________________________
_________________________________________________________
JOÃO PESSOA2015
AGRADECIMENTOS
“Se por acaso eu olhar pra trás, que seja pra lembrar do que foi bom, que seja pra nutrir a
esperança que hoje mora em mim.” Como cita a Banda Crombie em sua canção, transmito a
felicidade de fechar mais esse ciclo, mas também, com a certeza que seria a hora de iniciar um
novo. Fica a eterna gratidão por todos os companheiros de jornada durante esses anos.
Assim com agradeceu o profeta Samuel ao vencer os filisteus, de mesmo modo o faço: Até
aqui nos ajudou o Senhor (1 Samuel 7:12). A fé em Deus foi o que sempre me fez voltar ao
rumo na caminhada acadêmica. A Ele toda a honra e glória.
A dona Rossana, minha mãe, que sempre foi incentivadora durante as tentativas de ingressar a
universidade. Financiadora nas horas necessárias e alicerce fundamental nessa caminhada.
A família como um todo, que sempre demostrou orgulho e felicidade por todas as conquistas.
A Tamires, namorada, que foi incentivadora nos últimos períodos do curso.
À Universidade Federal da Paraíba, onde conhecemos e vivemos um universo de
possibilidades. Neste universo construímos uma amizade que tomou forma de parceria
profissional.
Um obrigado especial ao professor/orientador Severino Alves que, desde os primeiros
períodos, inspirou a pensar comunicação de uma nova perspectiva. Sendo exemplo de
profissional apaixonado pelas relações públicas. E aos demais professores, que
acompanharam e dividiram seus conhecimentos e experiências, contribuindo para minha
formação.
Aos amigos e colegas, que estiveram comigo nesse ciclo, que foram um misto de trabalhos,
provas, jogos de dominó e lanches em Manel. Alguns desistiram da caminhada, mas,
continuamos a amizade. Outros saíram da esfera de amizade e se tornaram como irmãos.
Em especial, Eudes, Carol, Cesar e Breno, com os quais produzi mais que trabalhos
acadêmicos, até hoje construímos sonhos e projetos.
Agradeço especialmente a Jorge Wanderley e a Tot Coworking, pela disponibilidade e
gentileza que facilitaram a construção deste projeto.”
RESUMO
O programa de relações públicas é uma ferramenta utilizada para atender às necessidades,
expectativas e interesses dos diferentes segmentos do público da empresa, integrando-os com
seus valores e com sua definição estratégica do conceito empresarial. Atualmente a ferramenta
está cada vez mais procurada por oferecer uma abordagem mais prática. Permeado pelas
ações e estratégias de comunicação, o programa propôs soluções para os problemas de
comunicação institucional encontrados no Tot Coworking. Através da análise de dados do
briefing e de pesquisas de mercado, se pode delimitar os problemas encontrados. A empresa
possuía dificuldades de se posicionar no mercado e também não possuía uma imagem
institucional bem estabelecida. Com a elaboração das estratégias e utilização das ferramentas
mais indicadas, foi possível mostrar a eficácia das ações junto aos públicos. O presente
projeto demonstra a importância das relações públicas entre as micro e pequenas empresas.
Palavras-chave: Relações públicas. Programa de Relações Públicas. Comunicação integrada.
ABSTRACT
The public relations program is a tool used to meet the needs, expectations and interests of
different segments of the public company, integrating them with its values and its strategic
definition of the business concept. Currently the tool is increasingly sought to offer a more
practical approach. Permeated by the actions and communication strategies, the program
proposes solutions to the problems encountered at Tot Coworking. Through data analysis
briefing and market research, you can define the problems encountered. The company has
difficulties to position itself in the market and also does not have a well established corporate
image. With the development of strategies and use of the most appropriate equipment, it was
possible to show the effectiveness of actions with the public. This project demonstrates the
importance of public relations between the micro and small enterprises.
Keywords: Public Relations. Public Relations Program. Integrated communication.
LISTA DE GRÁFICO
GRÁFICOS 1 - IDADE............................................................................................................29
GRÁFICOS 2 - ESCOLARIDADE..........................................................................................29
GRÁFICOS 3 – PROFISSÃO..................................................................................................30
GRÁFICOS 4 - VIVE NA CIDADE ONDE TRABALHA?....................................................31
GRÁFICOS 5 - QUANDO VOCÊ COMEÇOU A USAR O ESPAÇO DO TOT?..................31
GRÁFICOS 6 - O QUANTO VOCÊ USAR O ESPAÇO (EM TEMPO) DO TOT?...............32
GRÁFICOS 7 - VOCÊ JÁ UTILIZOU OUTRO ESPAÇO DE COWORKING?....................33
GRÁFICOS 8 - VOCÊ SE SENTE PARTE DA COMUNIDADE DO TOT?.........................33
GRÁFICOS 9 - QUANTO TEMPO VOCÊ FICARÁ NO ESPAÇO DO TOT?......................34
GRÁFICOS 10 - O QUANTO VOCÊ GOSTA DO ESPAÇO DE COWORKING DO TOT?35
LISTA DE FIGURAS
Y
FIGURA 1 - TOT COWORKING............................................................................................18
FIGURA 2 - TOT COWORKING............................................................................................18
FIGURA 3 - TOT COWORKING............................................................................................18
FIGURA 4 - ORGANOGRAMA DO TOT COWORKING....................................................21
LISTA DE QUADROS
QUADRO 1 - Serviços do Tot Coworking...............................................................................20
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO........................................................................................................................................... 12
2 COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL INTEGRADA............................................................................ 13
2.2 RELAÇÕES PÚBLICAS NA COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL E MERCADOLÓGICA.......................14
2.2 PLANEJAMENTO DE RELAÇÕES PÚBLICAS PARA MICRO EMPRESAS..............................................15
3 BRIEFING.................................................................................................................................................. 17
3.1 HISTÓRIA DA ORGANIZAÇÃO............................................................................................................................ 17
3.2 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL....................................................................................................................... 19
3.2.1 Dados Cadastrais da Organização................................................................................................................. 19
3.4 SETOR ECONÔMICO DE ATUAÇÃO E SEGMENTO DE MERCADO........................................................20
3.4.1 Posicionamento de mercado.......................................................................................................................... 21
3.5 DESCRIÇÃO DA CONCORRÊNCIA..................................................................................................................... 21
3.6 ORGANIZAÇÃO E PRINCIPAIS FORNECEDORES........................................................................................ 21
3.7 RELACIONAMENTO ORGANIZAÇÃO-CLIENTES.........................................................................................22
3.8 PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS E SUAS DIVISÕES......................................................................23
3.8.1 Área de Recursos Humanos............................................................................................................................ 23
3.8.2 Área de Marketing............................................................................................................................................... 23
3.8.3 Área de Finanças................................................................................................................................................. 24
3.8.4 Área de Produção................................................................................................................................................ 25
3.8.5 Área de Materiais e Patrimônio..................................................................................................................... 25
3.8.6 Área de Sistemas de Informação................................................................................................................... 25
4 PESQUISA.................................................................................................................................................. 26
4.1 INTRODUÇÃO........................................................................................................................................................... 26
4.2 OBJETIVOS................................................................................................................................................................. 26
4.2.1 Geral......................................................................................................................................................................... 26
4.2.2 Específicos............................................................................................................................................................. 26
4.3 HIPÓTESE.................................................................................................................................................................. 27
4.4 METODOLOGIA........................................................................................................................................................ 27
4.4.1 Método..................................................................................................................................................................... 27
4.4.2 Sujeitos da Pesquisa........................................................................................................................................... 27
4.4.3 Tipo de Amostragem.......................................................................................................................................... 27
4.4.4 Abordagem............................................................................................................................................................ 28
4.5 ANÁLISE DOS DADOS............................................................................................................................................ 28
4.5.1 Analise dos dados da pesquisa aplicada com os usuários do Tot Coworking.............................28
4.5.2 Perfil do usuário do Tot Coworking............................................................................................................. 34
5 DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL...................................................................................................... 35
5.1 ANÁLISE INTERNA................................................................................................................................................. 35
5.2 ANÁLISE DA PESQUISA DE SATISFAÇÃO....................................................................................................... 35
6 PROGRAMA DE RELAÇÕES PÚBLICAS............................................................................................... 37
6.1 TÍTULO........................................................................................................................................................................ 37
6.2 JUSTIFICTIVA............................................................................................................................................................ 37
6.3 OBJETIVOS................................................................................................................................................................. 37
6.3.1 Geral......................................................................................................................................................................... 37
6.3.2 Específicos............................................................................................................................................................. 37
6.4 PÚBLICO-ALVO........................................................................................................................................................ 38
6.5 PROPOSTA DE AÇÕES............................................................................................................................................ 38
7 PLANEJAMENTO DAS AÇÕES A SEREM EXECUTADAS...................................................................40
7.1 PROJETO DE AÇÃO Nº 1....................................................................................................................................... 40
7.1.1 Tema......................................................................................................................................................................... 40
7.1.2 Justificativa............................................................................................................................................................ 40
7.1.3 Público-alvo........................................................................................................................................................... 40
7.1.4 Objetivos................................................................................................................................................................. 41
7.1.5 Estratégias............................................................................................................................................................. 41
7.1.6 Cronograma........................................................................................................................................................... 42
7.1.7 Recursos Necessários........................................................................................................................................ 42
7.1.8 Avaliação................................................................................................................................................................. 43
7.2 PROJETO DE AÇÃO Nº 2....................................................................................................................................... 43
7.2.1 Tema......................................................................................................................................................................... 43
7.2.2 Justificativa............................................................................................................................................................ 44
7.2.3 Público-alvo........................................................................................................................................................... 44
7.2.4 Objetivos................................................................................................................................................................. 44
7.2.5 Estratégias............................................................................................................................................................. 45
7.2.6 Cronograma........................................................................................................................................................... 45
7.2.7 Recursos Necessários........................................................................................................................................ 46
7.2.8 Avaliação................................................................................................................................................................. 46
7.3 PROJETO DE AÇÃO Nº 3....................................................................................................................................... 47
7.3.1 Tema......................................................................................................................................................................... 47
7.3.2 Justificativa............................................................................................................................................................ 47
7.3.3 Público-alvo........................................................................................................................................................... 47
7.3.4 Objetivos................................................................................................................................................................. 48
7.3.6 Cronograma........................................................................................................................................................... 48
7.3.7 Recursos Necessários........................................................................................................................................ 49
7.3.8 Avaliação................................................................................................................................................................. 49
8 CONSIDERAÇÕES FINAIS....................................................................................................................... 51
REFERÊNCIAS.............................................................................................................................................. 52
APÊNDICE..................................................................................................................................................... 54
1 INTRODUÇÃO
O presente projeto apresenta a coleta de dados para elaboração do briefing
institucional e a aplicação de pesquisa de mercado através de uma pesquisa de satisfação com
clientes do Tot Coworking1. De posse dessa analise, foi possível construir o diagnóstico
organizacional, o planejamento e elaboração de um programa de relações públicas.
Por se tratar de um projeto na área de comunicação organizacional, foi imprescindível
o total acesso as informações da empresa, para conhecer suas necessidades, dificuldades e,
através desse conhecimento, analisar as melhores soluções, traçando metas a serem
alcançadas visando propor soluções para essas dificuldades.
Todo o desenvolvimento do projeto teve como base a fundamentação teórica,
respaldada por artigos, livros e demais textos condizentes as funções e atividades da área de
relações públicas. Assim como ao quadro geral em que o Tot Coworking se encontra. A partir
desse embasamento teórico, aliado a ações práticas e atuais, foi possível detectar as
necessidades da empresa e traçar ações para supri-las.
O projeto conta com uma pesquisa sobre a satisfação dos públicos da empresa.
As ações propostas no programa de relações públicas, elaborado neste projeto, têm o
objetivo de posicionar o Tot Coworking no mercado e fortalecer sua imagem institucional.
Dessa forma, a empresa terá condições de conquistar o espaço que almeja no mercado
paraibano.
1 Coworking (ou Co-working) é um modelo de trabalho que se baseia no compartilhamento de espaço e recursos de escritório, reunindo pessoas que trabalham não necessariamente para a mesma empresa ou na mesmaárea de atuação, podendo inclusive reunir entre os seus usuários os profissionais liberais e usuários independentes. Neuberg, B. São Francisco, 2005.
13
2 COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL INTEGRADA
A comunicação organizacional compreende a comunicação interna, administrativa,
institucional e mercadológica. Ela estuda como se dá o fenômeno da comunicação em uma
organização através de seus processos e funcionamento. As relações públicas, enquanto área
profissional é responsável pela comunicação organizacional em qualquer organização.
Através do planejamento e ações de relações públicas é possível trabalhar a
comunicação organizacional de forma integrada, ligando a comunicação institucional,
mercadológica, administrativa e interna. As quatro vertentes da comunicação precisam
dialogar de forma linear e obedecer a um padrão moldado a partir da identidade da
organização.
A comunicação interna consiste basicamente no relacionamento da organização com
seus empregados, ou seja, quais meios, ferramentas e linguagem são usadas e de que forma.
Através delas, a relação organização-funcionário torna-se eficiente e saudável. Já a
comunicação administrativa é formada pelas funções administrativas que permitem o
funcionamento da empresa. Controlar recursos, produtividade e custos são algumas das
atividades que estão atreladas à comunicação administrativa.
Comunicação institucional condiz com a identidade da organização e a imagem que a
empresa constrói através de missão, visão, valores e objetivos predefinidos. E necessário que
a empresa comunique sempre de forma condizente com essas predefinições e construa sua
imagem, a partir desses parâmetros, de forma sólida e positiva. Outra vertente é a
comunicação mercadológica, que responde a necessidade que a organização tem de se
relacionar com o mercado. Basicamente permeia os objetivos mercadológicos, trabalha com a
publicidade, divulgação e outras ferramentas necessárias para posicionar a organização no
mercado. Ao trabalhar as quatro vertentes citadas de forma interligada, estabelecemos a
comunicação organizacional integrada. Sobre isso, Kunsch (1986, p. 115) afirma:
Entende-se por comunicação integrada aquela em que as diversas subáreas daComunicação atuam de forma sinérgica. Ela pressupõe uma junção da comunicaçãoinstitucional, da comunicação mercadológica e da comunicação interna, que formamo composto da comunicação organizacional. Este deve formar um conjuntoharmonioso, apesar das diferenças e das especificidades de cada setor e dosrespectivos subsetores. A soma de todas as atividades redundará na eficáciadacomunicação nas organizações.
14
A comunicação organizacional integrada torna-se um fator de eficiência para as
organizações. É papel do profissional de relações públicas liderar esse processo de integração,
através do planejamento e execução de planos ou programas de relações públicas para a
organização. Trazendo cada vez mais o entendimento da importância desse profissional e do
papel que lhe cabe.
Para que a comunicação organizacional integrada seja eficiente é preciso que o
profissional de relações públicas parta do princípio básico do planejamento. O planejamento é
o instrumento primordial à elaboração dos planos e programas a serem aplicados à empresa.
Ao evitar a improvisação e ações inesperadas e sem preparação é mais provável estabelecer
ações que emitam a mensagem de forma positiva tornando a comunicação eficiente. Ações
bem pensadas e analisadas são menos propensas a causar impactos negativos. Ou seja, é quase
impossível a atividade de relações públicas atuar sem planejamento como fundamento. A
respeito do planejamento:
O papel fundamental do planejamento de relações públicas é o de exercer um caráterproativo nas ações decorrentes dos relacionamentos das organizações com seuspúblicos. Com planejamento é possível fazer projeções e reações dos públicos antealgumas decisões ou atitudes das organizações (KUNSCH, 1997, p. 318).
A comunicação organizacional integrada tem a missão de agregar valor às
organizações, construir sua imagem, assim como contribuir para o posicionamento de
mercado e relacionamento com todos os seus públicos, de forma satisfatória e eficiente.
Assim, a organização consegue alcançar seus objetivos, bater metas e se desenvolver.
2.2 RELAÇÕES PÚBLICAS NA COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL E MERCADOLÓGICA
A comunicação institucional tem o objetivo de construir a identidade de uma
organização e preservar sua imagem diante de seus públicos. Cabe a ela fazer com que as
ações da empresa condigam com seus valores e diretrizes previamente definidas. Essa área da
comunicação integrada contribui para que a organização conquiste a confiança e credibilidade
dos seus públicos e deve também gerar o sentimento de identificação, valor que se tornou
muito importante na comunicação contemporânea e mostra a necessidade de uma marca fazer
com que o consumidor se sinta parte dela. Segundo Marchiori (2006, p. 195): “A
Comunicação institucional existe de dentro para dentro e de dentro para fora da instituição,
uma vez que ela é exercida junto aos colaboradores e explícita para os públicos de interesse as
15
mensagens preferenciais pelas quais a instituição quer ser conhecida e reconhecida.” Através
da comunicação institucional eficiente a empresa pode formar uma identidade coerente e
forte.
A responsável pela imagem e valorização do produto ou serviço da organização é a
comunicação mercadológica. Cabe a ela, fortalecer essa imagem e tornar o produto cada vez
mais rentável à empresa. Para a posição atual da Blu - Gestão de Reputação ela é
imprescindível para que o posicionamento de mercado almejado pela organização seja
alcançado com sucesso Segundo Kunsch (1997, p. 318):
A comunicação mercadológica ou de marketing se encarrega, portanto, de todasasmanifestações simbólicas de um mix integrado de instrumentos de comunicaçãopersuasivas para conquistar o consumidor e os públicos-alvo estabelecidos pela áreade marketing.
A área de relações públicas deve trabalhar junto com o marketing para elaborar as
melhores estratégias e ações para uma comunicação mercadológica eficiente.
Através do planejamento de relações públicas é possível traçar metas, estratégias e
ações que permitam à organização alcançar os objetivos traçados com êxito. Ao mixar as
áreas de comunicação institucional e mercadológica através da comunicação organizacional
integrada.
2.2 PLANEJAMENTO DE RELAÇÕES PÚBLICAS PARA MICRO EMPRESAS
Hoje o Brasil é um dos líderes em empreendedorismos, com mais de 21 milhões de
empreendedores em estágio inicial. Dentro dessa perspectiva, as micro e pequenas empresas
representam 97,5% das empresas do Brasil (SEBRAE, 2008). No entanto, constatou-se que
26,9% das empresas não conseguem sobreviver nos primeiros anos de existência (SEBRAE,
2008). Dentre os motivos, destaca-se o mau planejamento administrativo associado ao de
relações públicas, realizado no processo de abertura da empresa. Diante dos dados, as
microempresas têm enxergado a necessidade do planejamento de relações públicas para o
sucesso do negócio.
Com essa mudança no cenário nacional, nasceu a necessidade da atividade de relações
públicas, anteriormente destinada apenas para grandes corporações e indústrias se adaptarem
a esse nicho de mercado. Toda organização, independente de seu porte, sofre influência do
ambiente social onde está inserida. Isso mostra que o planejamento de relações públicas pode
16
e deve ser aplicado em qualquer organização. O planejamento não é apenas uma ferramenta
que carece de procedimentos complicados ou técnicas de administração complicadas. Ele
pode e deve ser adaptável à realidade de cada empresa, considerando os contextos, ambientes
e dificuldades específicas.
A partir desse entendimento é possível elaborar um planejamento coerente que, através
de ações simples, possa proporcionar às microempresas soluções que resolvam problemas e
assegurem à empresa construir uma imagem e identidade coerentes com o seu serviço ou
produto e, dessa forma, contribuir para o crescimento da organização.
17
3 BRIEFING
3.1 HISTÓRIA DA ORGANIZAÇÃO
O Tot Coworking, primeiro espaço de escritório compartilhado da Paraíba, fica
localizado em um dos bairros mais centrais da capital e oferece serviços totalmente voltados
para empreendedores e microempresas do Estado.
Figure 1 – Tot Coworking
Fonte: Tot Coworking, 2014.
Figure 2 – Tot Coworking
Fonte: Tot Coworking, 2014.
Figure 3 – Tot Coworking
Fonte: Tot Coworking, 2014.
Aberto oficialmente em 22 de janeiro de 2013 pelo estudante de Administração Jorge
Lucas Silva Wanderley, o Tot Coworking se tornou, desde sua concepção, referência em
empreendedorismo e inovação no mercado paraibano. O berço da ideia se deu em abril de
2012, e antes mesmo da sua inauguração já realizava palestras contando sua experiência
18
empreendedora com o negócio e propagando o conceito da colaboração na carreira
profissional, pilar principal de um espaço de coworking.
Desde sua abertura, foram várias as contribuições ao ambiente acadêmico, profissional
e cultural de diversas pessoas, seja por meio de palestras, debates, mesas redondas e artigos
acadêmicos desenvolvidos in loco no ambiente empresarial. Com participações em grandes
eventos locais e nacionais, o Tot Coworking desenvolveu uma aproximação com os
ecossistemas empreendedores de várias regiões além da Paraíba, tais como: Pernambuco,
Alagoas e Rio Grande do Norte.
Atuando no mercado há 1 ano e 8 meses, o Tot Coworking ainda é considerado uma
iniciante no mercado de trabalho, apesar do seu notável reconhecimento por respeitáveis
meios de comunicação (Pequenas Empresas e Grandes Negócios - PEGN, Portal
Administradores, Canal Futura, TV Cabo Branco, TV Correio, dentro outros), e parcerias com
grupos de fomento ao empreendedorismo e tecnologia (Sebrae PB, Paraíba.js, GDG João
Pessoa - Google Developer Group João Pessoa, BlackBerry Dev Group, entre outros).
Atualmente, a empresa possui 5 serviços que são prestados aos mais diferentes
profissionais. Abaixo é possível visualizar cada serviço prestado pelo Tot Coworking e uma
breve descrição (Quadro 1).
Quadro 1 - Serviços do Tot CoworkingServiços Descrição
Coworking O serviço de coworking proporciona o acesso às áreas comuns do Tot Coworking,
como a Cozinha compartilhada, a Sala de Ideias e a Área Externa. Também contará
com acesso a livros e revistas atualizados e uma internet de fibra óptica com link
dedicado comum a todos os usuários. Para esse serviço, cobra-se o valor de cada
turno utilizado (manhã e tarde).Sala de Reunião O serviço de aluguel da Sala de Reunião proporciona acesso à sala privada equipada
com TV Full HD durante o período de horas agendadas, acesso à internet via WiFi e
consumo de água e café.Sala de Palestras O serviço de aluguel da Sala de Palestras proporciona uso da sala para pequenos
eventos como: cursos, palestras, workshops e reuniões com mais de 6 pessoas. A
sala possui acesso à rede WiFi e é equipada com Data Show, flipchart, quadro
branco, mini caixas de som e possui capacidade para 11 pessoas com mesas e 25
pessoas sem mesas. O valor pago é referente à quantidade de horas usadas mediante
agendamento prévio.Endereço Fiscal O serviço de Endereço Fiscal é ideal para quem precisa abrir uma empresa
prestadora de serviços ou mudar o endereço fiscal na Junta Comercial da sua
empresa. Nele disponibilizamos o nosso endereço por um período mínimo de 6
meses para recebimento de correspondências.
19
Cursos/Workshops Esse serviço corresponde à realização de cursos, workshops, palestras ou oficinas
das mais diversas áreas existentes no Tot Coworking a fim de compartilhar o
conhecimento e estimular a educação.Fonte: Tot Coworking, 2014.
3.2 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
3.2.1 Dados Cadastrais da Organização
Nome: Tot Coworking
Setor de atuação: Prestação de serviço/Coworking
Endereço: Av. Mato Grosso, 667, Bairro dos Estados, João Pessoa – Paraíba
CNPJ: 16.699.355/0001-50
Telefone: (83) 3507-1725
Email: contato@totcoworking.com.br
Site: www.totcoworking.com.br
Facebook: www.facebook.com/totcoworking
3.3 ORGANOGRAMA GERAL DA ORGANIZAÇÃO
Segundo Chiavenato (2006), organograma é uma representação gráfica que apresenta
as relações entre os órgãos e as funções da organização.
Em virtude de a empresa analisada ser uma microempresa, sua estrutura
organizacional é simples e objetiva. No entanto, nem todos os cargos apresentados no
organograma estão preenchidos atualmente.
20
Figure 4 - Organograma do Tot Coworking
Fonte: Tot Coworking, 2014.
No organograma acima (Figura 1), é possível verificar a hierarquia existente entre os
cargos. Destaca-se a existência de um cargo pouco conhecido no meio empresarial, o
Assistente de Relacionamentos, também denominado de Host, cuja responsabilidade
corresponde ao atendimento dos clientes e parceiros de forma a fazer com que suas
experiências na empresa sejam as melhores possíveis. Além disso, a empresa possui um
serviço terceirizado referente à assessoria de imprensa, realizado atualmente por um
jornalista.
3.4 SETOR ECONÔMICO DE ATUAÇÃO E SEGMENTO DE MERCADO
O Tot Coworking é considerado uma empresa desse setor em virtude de oferecer
serviços de escritório para seus clientes, conforme defende a sua própria missão enquanto
empresa que é a de “proporcionar um ambiente de trabalho livre para a colaboração entre
profissionais, econômico e divertido” (TOT COWORKING, 2014, p.3).
No que diz respeito à sua segmentação, divisão do mercado em um grupo menor afim
de aumentar a probabilidade de maior adesão do mercado ao serviço/produto
(LONGENECKER, MOORE, PETTY, 1997, p.56), a empresa em questão possui seus
esforços centrados em freelancers, empreendedores e profissionais de trabalho remoto.
21
Normalmente, pessoas precisam de um espaço equipado para o seu desenvolvimento
profissional e buscam interação com outros profissionais para enriquecer ainda mais o seu
networking.
3.4.1 Posicionamento de mercado
Porter (1989) aborda três estratégias para empresas alcançarem o posicionamento
desejado.
Liderança de custo; Diferenciação; Enfoque.
Para o Tot Coworking, é possível trabalhar a estratégia de liderança de custo total. Esta
estratégia é indicada para situações onde a empresa tem como objetivo ser líder do seu
segmento de mercado e, dessa forma, agregar valor ao seu serviço. Para implementar a
estratégia é necessário uma pesquisa que selecione as características mais valorizadas pelo seu
público-alvo no segmento que a empresa deseja atuar.
3.5 DESCRIÇÃO DA CONCORRÊNCIA
Partindo do pressuposto que concorrência “é a disputa entre produtores de um mesmo
bem ou serviço com vistas a angariar a maior parcela do mercado possível” (ARRUDA,
PEDROSO, 2006, p.2), e que ela inclui toda e qualquer opção real ou em potencial que o
cliente possa levar em consideração na hora da compra (KOTLER, KELLER, 2012), o Tot
Coworking possui poucos concorrentes na região em que atua.
Com predominância de concorrentes indiretos, a organização se mantém à frente das
opções existentes no mercado. São salas comerciais, escritórios virtuais, outros espaços de
coworking e até o modelo de trabalho home office que competem com o Tot Coworking. No
entanto, em virtude desse modelo de trabalho ser baseado na colaboração, todos os
concorrentes são entendidos como parceiros de forma que o mercado possa ser valorizado por
meio da aliança desses modelos de trabalho no mercado.
3.6 ORGANIZAÇÃO E PRINCIPAIS FORNECEDORES
22
Segundo Arnold (1999, p.218), um fornecedor “é aquele que tem a tecnologia para
fabricar o produto na qualidade exigida, tem a capacidade de produzir as quantidades
necessárias e pode administrar seu negócio com eficiência suficiente para ter lucros e ainda
assim vender um produto a preços competitivos”.
Para a realização dos serviços, o Tot Coworking conta com alguns fornecedores que
também prestam serviços para a empresa. São eles: a NET e a Tely, distribuidores da rede de
internet utilizada no escritório; Energisa e Cagepa, responsáveis pelo fornecimento de energia
elétrica e água respectivamente; a TIM para serviços de telefonia móvel; Rocha Segurança
cuidando da segurança da empresa; e um autônomo responsável pela limpeza e manutenção
da piscina existente nas dependências da empresa.
Alguns dos fornecedores em questão, por se tratarem de micro e pequenas empresas,
possuem maior facilidade de negociação quanto a prazo de entrega e pagamento dos serviços
e um canal de comunicação mais acessível para assistência.
3.7 RELACIONAMENTO ORGANIZAÇÃO-CLIENTES
No Tot Coworking existem vários tipos de clientes: desde os que necessitam de um
ambiente para realizar um projeto por um curto espaço de tempo até pessoas que precisam ter
um escritório próprio e economizar nas despesas mensais. Independente disso, o serviço é
prestado da mesma forma.
Considerado um diferencial da empresa, cada cliente é tratado de acordo com suas
necessidades específicas, de forma que todos os planos são adaptáveis para cada um e o
atendimento fornecido é sempre realizado de forma individualizada. Assim, cada cliente é
respeitado de acordo com seu jeito e suas necessidades, porém usufruindo dos mesmos
serviços.
Todo atendimento é realizado pessoalmente, por telefone ou e-mail, e a comunicação
das informações são passadas da mesma forma, inclusive por meio das redes sociais.
Tendo em vista que o Tot Coworking fornece um espaço de trabalho compartilhado,
vários clientes se relacionam diariamente. Por isso, com o intuito de auxiliá-los, no momento
da adesão ao serviço cada um recebe o Manual do Coworker2, cartilha da própria empresa
contendo informações para melhor utilização do espaço de coworking bem como manter boas
relações com os outros profissionais com quem dividirá o espaço.
2 Cowoker é como se denomina o usuário padrão de um espaço de coworking.
23
3.8 PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS E SUAS DIVISÕES
Por se tratar de uma microempresa familiar, algumas pessoas da equipe desempenham
mais de uma função. Assim, a estrutura administrativa do Tot Coworking acaba se compondo
de um Diretor Executivo, que também atua em todas as demais funções existentes na
empresa, um Técnico de Informática e um estagiário, desempenhando algumas funções de
Assistente Financeiro e Assistente de Relacionamentos.
Representando o nível estratégico, encontra-se o Diretor Executivo, que
constantemente necessita do apoio do Assistente Financeiro, Assistente de Relacionamentos e
Assistente de Marketing e Comunicação para definir as estratégias a serem adotadas e
planejar as ações futuras da empresa.
Para o nível tático, o Tot Coworking possui os assistentes citados acima, incluindo
ainda o Assessor de Imprensa, que é externo à organização. Eles são responsáveis por realizar
atividades-chave da empresa e alinhar as ações às estratégias definidas pelo Direto Executivo.
Por fim, representando o nível operacional têm-se os Serviços Gerais e o Técnico de
Informática, que realizam funções rotineiras de manutenção do espaço e resolução de
problemas técnicos do dia a dia de trabalho.
3.8.1 Área de Recursos Humanos
Segundo Chiavenato (2010, p.9), a “administração de recursos humanos é o conjunto
de políticas e práticas necessárias para conduzir os aspectos da posição gerencial relacionadas
com as ‘pessoas’ ou recursos humanos”.
Com poucos funcionários, situação advinda do modelo da organização, a
administração de recursos humanos ocorre de forma muito simples e todos os departamentos
se relacionam constantemente. São realizadas ações de recrutamento e seleção para novos
integrantes da equipe, e existe uma política de bonificação por mérito com base no trabalho
realizado, à medida que o Diretor Executivo percebe o bom desempenho da equipe.
3.8.2 Área de Marketing
O marketing, de acordo com Kotler e Keller (2006, p.4), corresponde à “identificação
e a satisfação das necessidades humanas e sociais” do cliente; necessidades, essas, que podem
24
ser: declaradas, reais, não declaradas, “de algo mais” e secretas (KOTLER, KELLER, 2006,
p.22).
No que diz respeito à eficiência da administração de marketing, Kotler e Keller (2006,
p.28) afirmam que as atividades necessárias para isso são:
[...] o desenvolvimento de estratégias e planos de marketing, a conexão com osclientes, a construção de marcas fortes, o desenvolvimento das ofertas ao mercado, aentrega e a comunicação de valor, a captura de oportunidades de marketing e dodesempenho e, por fim, a obtenção de um crescimento de longo prazo bem-sucedido.
Para realização das atividades de marketing do Tot Coworking, o proprietário, que,
consequentemente é o Diretor Executivo, utiliza seus conhecimentos especializados na área.
Desde a parte gráfico/visual da empresa, até o relacionamento com os clientes,
desenvolvimento do plano de marketing e gestão dos eventos, são desenvolvidos única e
exclusivamente pelo proprietário.
Todas as ações desenvolvidas pela empresa estão focadas na captação de novos
clientes e fortalecimento da marca, tendo em vista o cunho inovador do negócio na região.
Dessa forma, a realização de eventos se torna a principal estratégia adotada.
Sempre firmando parcerias estratégicas, o Tot Coworking possui grandes empresas ao
seu lado, que sempre trazem benefícios aos seus clientes e melhoria nos serviços prestados.
3.8.3 Área de Finanças
Segundo Gitman (2004, p.4), “a área de finanças preocupa-se com os processos, as
instituições, os mercados e os instrumentos associados à transferência de dinheiro entre
indivíduos, empresas e órgãos governamentais.” Ainda de acordo com ele, as finanças
correspondem à arte e ciência de administrar bem o dinheiro.
A administração financeira corresponde ao “conjunto de atividades que trata dos
assuntos relacionados à administração das finanças de empresas e organizações.” (SOUZA,
2010, p.7) Segundo Assaf Neto e Lima (2008), é função da administração financeira o
planejamento e controle financeiro, bem como a administração de ativos e passivos. E Gitman
(2004) complementa afirmando que, além disso, a função pode ser descrita levando em
consideração seu papel na empresa e a relação com a economia e contabilidade.
A organização estudada não possui processos bem definidos na área financeira, apesar
de dar ênfase no gerenciamento das atividades financeiras. As atividades mais comuns são
planejamento de fluxo de caixa mensal e controle contábil das movimentações efetuadas.
25
3.8.4 Área de Produção
Com o significado de transformar insumos em produtos ou serviços, a produção
proporciona a transformação de um bem tangível e outro podendo ter um objetivo maior ou
com uma função mais específica (CHIAVENATO, 2005).
Por se tratar de uma empresa prestadora de serviço, a produção do mesmo se dá ao
mesmo passo em que o cliente o utiliza. Assim, a empresa não dispõe de um setor focado na
produção ou pessoas definidas para essa ação, de forma que todos os colaboradores fazem
parte do processo produtivo.
3.8.5 Área de Materiais e Patrimônio
Definido como a gestão adequada do abastecimento, do planejamento e
reaproveitamento de materiais, a administração de materiais possui grande contribuição para o
ponto de equilíbrio financeiro (FRANCISCHINI, GURGEL, 2002).
Em virtude da atividade econômica e porte, a empresa estudada não possui um setor
para a gestão dos recursos materiais. Além disso, os poucos recursos materiais existentes
geram baixo impacto financeiro, recebendo ainda menos atenção.
3.8.6 Área de Sistemas de Informação
Segundo Laudon e Laudon (2004), a tecnologia da informação corresponde à matéria-
prima necessária para um bom desenvolvimento dos sistemas de informação.
A empresa estudada utiliza basicamente a tecnologia como matéria-prima para todas
as suas atividades. Ela realiza a gestão do banco de dados de clientes por meio de softwares,
envio de email marketing frequentemente, gerenciamento e controle financeiro por meio de
sistemas específicos e até softwares de produtividade, para controle das atividades diárias,
facilitando a gestão de todos os setores com uma equipe reduzida, por meio da mobilidade
oferecida pela tecnologia.
26
4 PESQUISA
4.1 INTRODUÇÃO
Para uma empresa que deseja se desenvolver é necessário se utilizar de uma
ferramenta importante, a pesquisa de mercado. Essa ferramenta demonstra a empresa os dados
necessários para alcançar os objetivos desejados, traçando as próximas ações e metas. Os
resultados das pesquisas de mercado podem orientar a instituição para investir em alguma
ação específica, modificar sua proposta original, ou seja, é ponto de partida para mudanças e
melhorias, pois é o mapeamento exato da situação da empresa perante as concorrentes e seus
públicos. A importância da pesquisa está no fato de, através dela, dar novos direcionamentos
para o planejamento, pois, funcionam como um termômetro que indica como anda o mercado.
Buscando um melhor posicionamento para a Tot Coworking, a pesquisa de mercado
do projeto será voltada para esse ponto. Afim de definir a imagem da empresa perante seus
públicos. Para Aaker (1996, p.222) a questão do posicionamento de marca adquire maior
importância em função da realidade do mercado.
A proposta do Tot Coworking ainda é algo novo no estado da Paraíba, mesmo com no
seu segundo ano de mercado e com novos coworks surgindo, ainda é preciso entender o
comportamento do mercado para esse segmento. Entendendo essa segmentação, é possível
avaliar como competir de forma efetiva como o seus novos concorrentes.
O Tot Coworking tem como público-alvo, empreendedores, pequenas e grandes
empresas do mercado paraibano.
4.2 OBJETIVOS
4.2.1 Geral
Estudar os públicos, a fim de entender suas necessidades e a partir disso melhorar o
posicionamento de mercado do Tot Coworking.
4.2.2 Específicos
Identificar o perfil das empresas que o Tot Coworking deseja atender.
27
Analisar o grau de satisfação dos clientes atendidos pelo Tot Coworking.
4.3 HIPÓTESE
O Tot Coworking está no seu segundo ano de mercado, e ainda possui dificuldade de
fazer uma abordagem e oferecer seus serviços a pequenos empreendedores e às pequenas e
grandes empresas em João Pessoa. Provavelmente a empresa precisa de uma consolidação no
mercado para que sua imagem passe mais credibilidade e sirva como referência para seu
público-alvo.
4.4 METODOLOGIA
4.4.1 Método
A pesquisa visa conhecer e analisar o comportamento dos públicos do Tot Coworking.
Será desenvolvida uma pesquisa descritiva que estuda o objeto através da coleta de dados por
instrumentos padronizados.
4.4.2 Sujeitos da Pesquisa
O universo da pesquisa foi cinquenta usuários do Tot Coworking, os coworkers, que
utilizam o espaço compartilhado e salas comerciais de forma heterogênea. São estudantes,
programadores, designers; pessoas físicas e jurídicas. Foram escolhidas trinta pessoas que
estão ativas no corworking, porém, que estão no espaço com frequências e horários diferentes.
4.4.3 Tipo de Amostragem
A pesquisa é de caráter não probabilístico, quantitativa, pois os elementos da amostra
são selecionadas de acordo com a conveniência e os critérios que a pesquisa exigir, pois será
utilizado uma amostra que se identifique em alguns aspectos com o universo. A amostragem
foi de trinta usuários do Tot Coworking, com os quais a pesquisa foi aplicada através do envio
pela internet, utilizando a plataforma de formulário do Google Drive.
Todos os contatos foram feitos pela própria empresa, através da lista de e-mails que
possui.
28
4.4.4 Abordagem
Foi aplicado um questionário com perguntas objetivas, elaboradas de acordo com os
objetivos e necessidades da pesquisa. O questionário foi enviado por e-mail para os clientes
cadastrados da Tot Coworking.
Todos os contatos foram feitos pela própria empresa, através da lista de e-mails que
possui.
4.5 ANÁLISE DOS DADOS
4.5.1 Analise dos dados da pesquisa aplicada com os usuários do Tot Coworking
A analise do questionário foi feita a partir das respostas das empresas entrevistadas.
Em nenhuma das questões era permitido marcar mais de uma opção.
1 IDADE
60% dos usuários do coworking tem entre 21 – 30 anos; 20 % dos usuários do coworking tem entre 41 – 50 anos; 14% dos usuários do coworking tem entre 31 – 40 anos; 3% dos usuários do coworking tem entre 15 – 20 anos; 3% dos usuários do coworking tem de 51 anos em diante.
Gráficos 1 - IDADE
3%
60%13%
20%3% 15 - 20 anos
21 - 30 anos31 - 40 anos41 - 50 anos51 anos em diante
Fonte: Dados da pesquisa, 2014
2 ESCOLARIDADE
37% dos usuários do coworking tem o ensino superior completo; 27% dos usuários do coworking tem o ensino superior incompleto;
29
23% dos usuários do coworking tem pós/especialização completo; 10% dos usuários do coworking tem pós/especialização incompleto; 3% dos usuários do coworking tem ensino médio completo; 0% dos usuários do coworking tem ensino médio incompleto.
Gráficos 2 - ESCOLARIDADE
3%
27%
37%
10%
23%Ensino médio incompleto Ensino médio completo
Superior incompleto Superior completo
Pós/Especialização incompleto Pós/Especialização completo
Fonte: Dados da pesquisa, 2014
3 PROFISSÃO
55% dos usuários do coworking são Empreendedores; 20% dos usuários do coworking são Freelancers; 17% dos usuários do coworking tem outras profissões além das mencionadas na
pesquisa; 7% dos usuários do coworking tem Contrato com empresas; 3% dos usuários do coworking são Estudantes; 0% dos usuários do coworking estão À procura de trabalho.
Gráficos 3 – PROFISSÃO
3%20%
7%
53%
17%Estudante Freelancer À procura de trabalho
Contrato com empresa Empreendedor Outro
Fonte: Dados da pesquisa, 2014
4 VIVE NA CIDADE ONDE TRABALHA?
30
87% dos participantes da pesquisa moram em João Pessoa/PB; 10% dos participantes da pesquisa moram uma parte do tempo em João Pessoa/PB; 3% dos participantes da pesquisa não moram em João Pessoa/PB.
Gráficos 4 - VIVE NA CIDADE ONDE TRABALHA?
87%
10% 3%
SimParte do tempoNão
Fonte: Dados da pesquisa, 2014
5 QUANDO VOCÊ COMEÇOU A USAR O ESPAÇO DO TOT?
34% dos participantes da pesquisa responderam que desde 1º Semestre de 2013
(Janeiro - Junho) usam o coworking; 33% dos participantes da pesquisa responderam que desde 1º Semestre de 2014
(Janeiro - Junho) usam o coworking; 20% dos participantes da pesquisa responderam que desde 2º Semestre de 2013 (Julho
- Dezembro) usam o coworking; 13% dos participantes da pesquisa responderam que desde 2º Semestre de 2014 (Julho
- Dezembro) usam o coworking.
Gráficos 5 - QUANDO VOCÊ COMEÇOU A USAR O ESPAÇO DO TOT?
33%
20%
33%
13%
1º Semestre de 2013 (Janeiro - Junho)
2º Semestre de 2013 (Julho - Dezembro)
1º Semestre de 2014 (Janeiro - Junho)
2º Semestre de 2014 (Julho - Dezembro)
Fonte: Dados da pesquisa, 2014
31
6 O QUANTO VOCÊ USA O ESPAÇO (EM TEMPO) DO TOT?
40% responderam que vão ao Tot várias vezes por semana; 27% responderam que vão ao Tot diariamente; 17% responderam que não sabem quantas vezes vai ao Tot; 13% responderam que vão ao Tot uma vez por mês; 3% responderam que vão ao Tot várias vezes por mês.
Gráficos 6 - O QUANTO VOCÊ USAR O ESPAÇO (EM TEMPO) DO TOT?
27%
40%
3%
13%
17% DiariamenteVárias vezes por semanaVárias vezes por mêsUma vez por mêsNão sei
Fonte: Dados da pesquisa, 2014
7 VOCÊ JÁ UTILIZOU OUTRO ESPAÇO DE COWORKING?
90% dos usuários do Tot coworking nunca utilizaram outro espaço de escritório
compartilhado; 10% dos usuários do Tot coworking já utilizaram outro espaço de escritório
compartilhado.
Gráficos 7 - VOCÊ JÁ UTILIZOU OUTRO ESPAÇO DE COWORKING?
10%
90%
SimNãoOutro
Fonte: Dados da pesquisa, 2014
32
8 VOCÊ SE SENTE PARTE DA COMUNIDADE DO TOT?
80% dos coworkers se sentem parte da comunidade do Tot; 10% dos coworkers dizem que talvez, façam parte da comunidade do Tot; 7% dos coworkers não sentem que fazem parte da comunidade do Tot; 3% dos coworkers não sabem dizer se fazem parte da comunidade do Tot.
Gráficos 8 - VOCÊ SE SENTE PARTE DA COMUNIDADE DO TOT?
80%
10%7% 3%
SimTalvezNãoNão sei dizer
Fonte: Dados da pesquisa, 2014
9 QUANTO TEMPO VOCÊ FICARÁ NO ESPAÇO DO TOT?
53% dos usuários que responderam a pesquisa, não planejam sair do Tot; 17% dos usuários que responderam a pesquisa, planejam permanecer pelo menos um
ano; 17% dos usuários que responderam a pesquisa, planejam permanecer pelo menos três
meses; 13% dos usuários que responderam a pesquisa, não planejam passar muito tempo no
Tot.
33
Gráficos 9 - QUANTO TEMPO VOCÊ FICARÁ NO ESPAÇO DO TOT?
53%
17%
17%
13%Não planejo sair do Tot Pelo menos um ano
Pelo menos três meses Não planejo passar muito tempo no Tot
Fonte: Dados da pesquisa, 2014
10 O QUANTO VOCÊ GOSTA DO ESPAÇO DE COWORKING DO TOT?
50% dos participantes da pesquisa deram nota 10 para representar o quanto ele gosta
do espaço de coworking do Tot; 34% dos participantes da pesquisa deram nota 9 para representar o quanto ele gosta
do espaço de coworking do Tot; 10% dos participantes da pesquisa deram nota 8 para representar o quanto ele gosta
do espaço de coworking do Tot; 3% dos participantes da pesquisa deram nota 7 para representar o quanto ele gosta do
espaço de coworking do Tot; 3% dos participantes da pesquisa deram nota 6 para representar o quanto ele gosta do
espaço de coworking do Tot.
Gráficos 10 - O QUANTO VOCÊ GOSTA DO ESPAÇO DE COWORKING DO TOT?
50%
33%
10%3% 3% Nota 10 Nota 9
Nota 8 Nota 7Nota 6 Nota 5Nota 4 Nota 3Nota 2 Nota 1
Fonte: Dados da pesquisa, 2014
4.5.2 Perfil do usuário do Tot Coworking
34
De acordo com a pesquisa, podemos observar que o perfil dos coworkers é:
- Jovens (entre 21 – 30 anos) com o ensino superior completo;- Empreendedores que vivem em João Pessoa/PB;- São usuário do Tot Coworking desde sua fundação. Se sente parte da
comunidade do Tot; e utilizam o espaço várias vezes por semana;- Nunca frequentou outro espaço de coworking;- Não planejam deixar a empresa, pois estão muito satisfeitos com o espaço.
35
5 DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL
5.1 ANÁLISE INTERNA
Analisando o Tot Coworking a partir dos dados coletados no briefing, podemos
elencar os principais problemas: falta de planejamento para a comunicação da empresa,
inexistência de material institucional impresso e nenhum investimentos em divulgação nos
meios de comunicação pagos. Observamos que os investimentos em comunicação da empresa
não são prioridade, o que afeta diretamente em seu crescimento, já que a empresa ainda está
no seu segundo ano de funcionamento. O Tot Coworking necessita de um planejamento
criativo e eficaz de sua comunicação, adaptando-se à sua realidade.
O principal fator que dificulta a empresa a alcançar seus objetivos é a limitação nos
investimentos em comunicação integrada. Para conseguir visibilidade e se posicionar no
mercado, é essencial o investimentos em ferramentas de comunicação e ações que promovam
o Tot Coworking no mercado.
5.2 ANÁLISE DA PESQUISA DE SATISFAÇÃO
Após os resultados do questionário aplicado, observamos que a maioria dos usuários
do coworking se mostram satisfeitos com o espaço. Mais de 80% deles deram notas de 8 á 10
para o Tot Coworking. O conceito de escritório compartilhado foi bem aceito, e a dinâmica do
espaço também. A pesquisa mostrou que metade dos coworkers, que responderam o
questionário, tem em seus planos o intuito de continuar no Tot por tento indeterminado,
observamos também que um bom número de usuários pretendem continuar por pelo menos
um ano.
Apesar da falta de planejamento na comunicação institucional, a empresa consegue
manter um número considerável de clientes satisfeitos com seu serviço. A falta de um
feedback pode ter prejudicado uma abrangência maior de clientes satisfeitos e com planos de
se fixar no Tot.
A principal ferramenta de comunicação usada pela empresa são as mídias digitais, o
que em parte favorece a empresa, pois, a maioria dos usuários estão ligados a tecnologias.
Porém, a falta de planejamento limita o alcance das ações executadas pelo coworking para
captar novos usuários.
36
Diante das informações colhidas, observamos que a empresa tem um relacionamento estreito
com a maior parte de seu público, o Tot Coworking tem conseguido integrar um bom número
de pessoas a sua “comunidade”. O ponto principal é até quando eles vão conseguir manter
esse público com suas falhas na comunicação e como poderão agregar novos membros a esse
grupo.
37
6 PROGRAMA DE RELAÇÕES PÚBLICAS
6.1 TÍTULO
Programa de Relações Públicas para a empresa Tot Coworking.
6.2 JUSTIFICTIVA
O presente programa foi construído a partir do diagnóstico organizacional, que é
resultado da análise dos dados obtidos no briefing e também na pesquisa de mercado aplicada
com os clientes da empresa. Diante desta análise foram encontrados os problemas
organizacionais que o programa de relações públicas pretende sanar.
O Tot Coworking possui deficiências, principalmente na comunicação institucional e
mercadológica. Essas duas vertentes precisam ser trabalhadas de forma integrada, por isso
iremos propor ações práticas e de baixo custo para que a empresa possa fortalecer sua imagem
institucional e também obter um melhor posicionamento no mercado de comunicação na
Paraíba.
6.3 OBJETIVOS
6.3.1 Geral
Executar o programa de relações públicas proposto, a fim de que, através de ações de
comunicação integrada, a empresa possa fortalecer sua imagem e estreitar o relacionamento
com seus públicos.
6.3.2 Específicos
Desenvolver estratégias de relações públicas, a fim de sanar os problemas encontradas
no diagnósticos organizacional. Fortalecer a comunicação institucional da empresa. Promover um melhor posicionamento de mercado para o Tot Coworking. Manter um relacionamento aproximativo e baseado no diálogo com seus públicos
38
6.4 PÚBLICO-ALVO
Público interno Clientes Fornecedores/Parceiros Imprensa Prospects
6.5 PROPOSTA DE AÇÕES
a) Composição de peças gráficas para divulgar a Semana Global do
Empreendedorismo / Brasil 2014
Público-alvo: Público interno; Clientes; fornecedores/parceiros; imprensa.
Objetivo: Estabelecer uma imagem positiva perante a sociedade e engajar público
interno e clientes em ações sociais.
Justificativa: A empresa tem em sua filosofia a ideia de compartilhar conhecimento, a
partir disso, o Tot Coworking vê a necessidade de compartilhar algo com quem está entrando
no mercado de trabalho. Buscando dar um retorno a quem investiu para as bases da empresa,
Jorge Wanderley, sócio-próprietario do Tot, promoverá palestras sobre empreendedorismo
com pessoas que trabalham no coworking e que começaram suas empresas ainda na época de
universitários.
b) Promoção da página do Facebook da empresa
Público-alvo: Público interno; Clientes; fornecedores/parceiros; imprensa; prospects.
Objetivo: Promover o relacionamento aproximativo com os públicos e gerar
engajamento.
Justificativa: A página da empresa nessa plataforma atualmente é a principal forma de
comunicação com seus públicos, porém, ainda não possui planejamento adequado. Essa ação
é necessária para que a empresa se mantenha próxima aos seus públicos. A intenção é que a
empresa se fortaleça cada vez mais nessa mídia, crie uma maior interação com seus públicos
buscando gerar engajamento.
39
c) Elaboração de folheto institucional
Público-alvo: Público interno; Clientes; fornecedores/parceiros; imprensa; prospects.
Objetivo: Apresentar a empresa a possíveis novos clientes em eventos onde o acesso
as mídias digitais, já utilizada pela empresa, é limitado.
Justificativa: O fundador do Tot, além de gerenciar a empresa, também das palestras
de empreendedorismo. Assim, nos modelos atuais da empresa, o mesmo fica limitado a
divulgar o coworking, durante os eventos, através das plataformas digitais. A ideia do folheto
institucional é divulgar a empresa em evento através da mídia impressa, com uma abordagem
aproximativa em cada palestra ou encontro que o fundador participe.
d) Aplicativo de interação do Tot Coworking
Público-alvo: Público interno; Clientes; fornecedores/parceiros.
Objetivo: Criar uma ferramenta de comunicação para os públicos da empresa.
Justificativa: O Tot possui uma necessidade de informar seu público sobre alguns
assuntos e atividades da empresa, desde eventos que acontecem no coworking ao café que
ficou pronto. O aplicativo também será um meio de informar a quantidade de turnos que cada
usuário ainda tem de crédito, e também será disponibilizado a venda de turnos através do
mesmo.
40
7 PLANEJAMENTO DAS AÇÕES A SEREM EXECUTADAS
As ações que serão executadas foram escolhidas, por sanar algumas necessidades
básicas da empresa e também por serem ferramentas de grande alcance que surtirão efeito em
todos os públicos do Tot Coworking.
7.1 PROJETO DE AÇÃO Nº 1
7.1.1 Tema
Composição de peças gráficas para divulgar a Semana Global do Empreendedorismo /
Brasil 2014.
.
7.1.2 Justificativa
A Semana Global de Empreendedorismo é um movimento onde se busca fortalecer e
disseminar a cultura empreendedora, com o objetivo de conectar, capacitar e inspirar as
pessoas a empreender. Ela é realizada durante o mês de novembro de 2014, com atividades
diversas, de palestras a competições, com diferentes públicos e temáticas, sempre abordando o
empreendedorismo de alguma forma.
O Tot Coworking busca sempre ser um espaço compartilhado conhecido na
comunidade, visando ser referência em seu segmento. Participar de um evento global daria a
empresa a oportunidade de se posicionar diante de empresas dos mais variados setores.
Um material gráfico com a ideia do evento, vai ajudar a fixar a proposta da semana
com facilidade. O foco de divulgação sendo as mídias sociais, pede a criação de layouts
informativos e objetivos.
Sendo um público universitário, a construção das pessoas está bem focada no contexto
que eles estão inseridos.
7.1.3 Público-alvo
Clientes; fornecedores/parceiros; imprensa; profissionais da área de
41
comunicação.
7.1.4 Objetivos
7.1.4.1 Geral
Compor peças gráficas para a divulgação do evento da Semana Global do
Empreendedorismo nas mídias sociais.
7.1.4.2 Específicos
Atingir estudantes que estão inseridos nas mídias sociais do Tot Coworking; Posicionar a empresa no evento; Criar uma boa imagem da empresa nas mídias sociais; Promover a página do Facebook do Tot Coworking em meio aos compartilhamentos
das publicações.
7.1.5 Estratégias
O desenvolvimento das peças será a partir do Adobe Photoshop, um dos mais
conhecidos programas de edição de imagem. Todo o material base das imagens será coletado
do site www.freepik.com e de imagens fornecidas pelo próprio coworking (imagens dos
palestrantes).
As peças serão produzidas com o tema base sendo meeting (reuniões) e com a paleta
de cor azul como base.
A fonte utilizada será a Coolvetica Regular, mesma fonte do logotipo do Tot, para criar
uma melhor identificação com o público.
O material gráfico será produzido para suprimir o conteúdo de 4 (quatro) plataformas:
Facebook, sendo a via principal de divulgação; MailChimp, plataforma para e-mails marketing; Instagram, fonte secundária de divulgação; Eventick, site para hospedagem de eventos na internet.
Será feito um investimento, por parte da empresa, para impulsionar as publicações no
Facebook. A ideia é alcançar um público maior que o da página da empresa.
42
O desenvolvimento das peças será em três etapas:
a. Briefing: Será feito uma coleta de informações para a construção das peças.
Informações sobre o evento, sobre a empresa e seus palestrantes.Todas as informações virão da mesma fonte, o Tot Coworking.
b. Desenvolvimento: A partir do briefing, será feito a construção das peças, que terá
tamanho de acordo com os padrões das plataformas.c. Aprovação: Todas as peças necessitarão da aprovação do responsável pelo evento.d. Execução: Colocar no ar todas as aplicações em suas determinadas plataformas,
fazendo os ajustes necessários para cada peça.
7.1.6 Cronograma
Atividades
Semanas1a Semana:
17/11/2014 – 21/11/142a Semana:
22/11/2014 – 28/11/14Briefing x
Desenvolvimento xAprovação xExecução x
7.1.7 Recursos Necessários
a) Recursos humanos
Rafael da Costa Venâncio: Produção das peças Jorge Lucas Silva Wanderley: Supervisão e aplicação das peças
b) Recursos materiais
Vetores para construção das peças Fotos dos palestrantes Computador Adobe Photoshop
c) Recursos financeiros
Não haverá custos para a produção das peças.
43
o A produção das peças será por conta do desenvolvedor do trabalho de
conclusão.o Todo o material será grátis (como os vetores do www.freepik.com) e as fotos
dos palestrantes. Investimento de R$ 20,00 em créditos no Facebook para impulsionar as ações com as
peças produzidas.
7.1.8 Avaliação
A elaboração de cada ação para o programa de relações públicas segue etapas
importantes. A última delas é a avaliação, que se faz indispensável para que se possa mensurar
a importância e os efeitos das ações executadas, para que dessa forma possamos confirmar se
a ação cumpriu seus objetivos.
Devido a uma mudança no cronograma inicial, essa ação ficou com um prazo menor
para execução. Foi um pedido da própria empresa que a ação proposta inicialmente fosse
trocada pela Semana Global do Empreendedorismo / Brasil 2014.
Como o prazo de duas semanas, a produção das peças foi acelerada, porém, isso não
comprometeu o resultado final. Todo o material foi muito bem avaliado, recebendo boa
aceitação de todos os envolvidos no projeto, quanto ao público do evento.
A peça que divulgava os palestrantes, criada para o Facebook, foi publicada em 21 de
novembro de 2014, 13 dias antes do evento. Foi investido R$ 20,00 para impulsionar a
publicação durante 4 (quatro) dias, o que gerou um alcance de 6.758 pessoas, com um total de
85 curtidas (sendo 63 oriundas do investimento) e 18 compartilhamentos. Um excelente
resultado para um prazo tão pequeno para o evento.
A empresa demonstrou satisfação com os resultados, o que facilitou e gerou confiança
para as demais ações.
7.2 PROJETO DE AÇÃO Nº 2
7.2.1 Tema
Promoção da página do Facebook da empresa.
44
7.2.2 Justificativa
Uma das principais ferramentas utilizadas na comunicação do Tot Coworking é o
Facebook (www.facebook.com/totcoworking), porém, não existe nenhum planejamento de
comunicação da empresa. Sabendo do público e do alcance da página, uma ação para
promover a página se faz necessária.
A ideia central é trabalhar com o tema “Tot 2 anos”, mesclando publicações voltadas
para as comemorações, como para o dia a dia da empresa.
Assim como na ação da Semana Global do Empreendedorismo, serão criadas peças
gráficas utilizando o Adobe Photoshop somado aos materiais fornecidos pela empresa. Além
das peças, será criado um planejamento para as publicações no Facebook.
Os temas criados para as publicações serão sobre frases de empreendedores, o dia a
dia do Tot, motivos para trabalhar em um coworking e tudo o que gire em torno do foco da
empresa.
7.2.3 Público-alvo
Clientes; fornecedores/parceiros; imprensa; prospects; profissionais da área de
comunicação.
7.2.4 Objetivos
7.2.4.1 Geral
Desenvolver material gráfico e conteúdo para promover a página do Tot Coworking no
Facebook.
7.2.4.2 Específicos
Tornar a página mais atrativa; Gerar mais seguidores para a página da empresa; Criar um sentimento de engajamento nos usuários do Coworking; Divulgar o dia a dia da empresa para que mais pessoas possam entender o que o
serviço oferecido pela empresa.
45
7.2.5 Estratégias
Desenvolver peças gráficas que consigam passar o que a empresa construiu nesses dois
anos de existência. As peças serão produzidas no Adobe Photoshop e Adobe Illustrator,
ferramentas de edição de imagens e criação de vetores. Todo o material base das imagens será
coletado do site www.freepik.com e de imagens fornecidas pelo próprio coworking (imagens
para públicações).
As peças serão produzidas com o tema base sendo o aniversário de 2 anos da empresa e
com a paleta de cor verde como base. A fonte utilizada será a Antonio Bold.
Um logotipo especial para os 2 anos será criado com base na atual marca do Tot
Coworking, utilizando a fonte Coolvetica regular.
Como o objetivo é promover a página da empresa no Facebook, será utilizado apenas o
site da empresa como uma ferramenta auxiliar, direcionando os visitantes para a página da
empresa.
O desenvolvimento das peças será em quatro etapas:
a. Briefing e Pesquisa: Será feito uma coleta de informações para a construção das peças
que possuíram informações da empresa e uma pesquisa para coletar material para as
publicações extras.b. Desenvolvimento: A partir do briefing e pesquisa, será feito a construção das peças,
que terá tamanho de acordo com os padrões do Facebook.c. Aprovação: Todas as peças necessitarão da aprovação do responsável pelo Tot.d. Execuçãp: Publicar no Facebook material.
7.2.6 Cronograma
Atividades
Semanas1a Semana:
21/12/14 - 28/12/142a Semana:
29/12/14 – 04/01/153a Semana:
05/01/15 – 12/01/15
Briefing xDesenvolvimento x
Aprovação xExecução x
46
7.2.7 Recursos Necessários
a) Recursos humanos
Rafael da Costa Venâncio: Produção das peças e criação de conteúdo.
b) Recursos materiais
Vetores para construção das peças; Imagens para publicações; Computador; Adobe Photoshop e Adobe Illustrator.
c) Recursos financeiros
Não haverá custos para a produção das peças.o A produção das peças será por conta do desenvolvedor do trabalho de
conclusão.o Todo o material será grátis, como os vetores (do site www.freepik.com) e as
imagens para públicações. Não haverá investimento em créditos no Facebook.
7.2.8 Avaliação
Foram produzidas 10 peças e 1 logotipo, para uma ação que teve a duração de 22 dias
(05 de janeiro de 2015 a 27 de janeiro de 2015). Durante esse período, a página do Tot obteve
74 novos seguidores, um valor acima da média de adesão mensal.
Apesar de não receber investimentos, a ação se mostrou eficaz. Atingindo o objetivo
de aumentar a media de pessoas interagindo na página.
Durante a ação, ocorreu a comemoração do aniversário da empresa (22 de janeiro),
onde foi utilizado o logotipo criado.
Os padrões de publicações foram disponibilizados para que a empresa continue
veiculando o material comemorativo. Para que o planejamento que foi desenvolvido fosse
seguido.
47
7.3 PROJETO DE AÇÃO Nº 3
7.3.1 Tema
Elaboração de folheto institucional
7.3.2 Justificativa
Uma das necessidades apresentadas pela empresa era a falta de um informativo que
demonstrasse de forma eficaz o que era o Tot Coworking. Após algumas tentativas frustradas,
a empresa deixou de produzir folhetos para distribuir em eventos, chegando a ter um estoque
de 2000 folhetos sem uso.
A proposta para a empresa foi de criar um folheto de 6 páginas, em papel Couchê A4,
que mostrasse de forma ilustrativas o porque deveria se pensar no Tot Coworking como opção
para local de trabalho. Como a empresa sempre está envolvida em ações de
empreendedorismo, tanto em universidades, como em eventos de grande porte, foi proposto a
criação de dois modelos de folheto. Um voltado para o público que trabalha em escritórios
comerciais, no intuito de oferecer os serviços de: endereço fiscal, sala de reuniões e sala de
palestras, e outro folheto para o público que trabalha em casa, home office, esses visando
oferecer o espaço de coworking e cursos/workshops.
7.3.3 Público-alvo
Clientes; fornecedores/parceiros; imprensa; prospects; profissionais da área de
comunicação.
7.3.4 Objetivos
7.3.4.1 Geral
Divulgar os serviços da empresa em eventos com o contato direto com o público.
48
7.3.4.2 Específicos
Criar novo modelo de folder para o Tot Coworking; Desenvolver uma ferramenta de comunicação eficaz para a empresa; Alcançar futuros clientes de forma off-line; Informar sobres os serviços da empresa;
7.3.5 Estratégias
Foram propostas duas peças, uma abordando a economia de trocar uma sala de
escritório pelo coworking e outra falando sobre a produtividade e a interação com outras
pessoas ao trocar o home office pelo Tot Coworking.
Elas serão criadas em duas ferramentas, o Adobe Photoshop e o Adobe InDesign.
As etapas de criação serão:
a. Briefing: Será feito uma coleta de informações para a construção das peças. b. Desenvolvimento: A partir do briefing, será feito a construção das peças, que terá
tamanho de acordo com os padrões das plataformas.c. Aprovação: Todas as peças precisarão da aprovação do responsável pelo evento.d. Execução: Após a aprovação, o material será enviado a gráfica para cotação e
produção das peças.
7.3.6 Cronograma
Atividades
Semanas1a Semana:
05/01/15 – 11/01/152a Semana:
12/01/15 – 18/01/153a Semana:
19/01/15 – 25/01/15
Briefing xDesenvolvimento x
Aprovação xExecução x
7.3.7 Recursos Necessários
a) Recursos humanos
49
Rafael da Costa Venâncio: Produção das peças.
d) Recursos materiais
Vetores para construção das peças; Imagens para publicações; Computador; Adobe Photoshop e Adobe InDesign.
e) Recursos financeiros
Não haverá custos para a produção das peças.o A produção das peças será por conta do desenvolvedor do trabalho de
conclusão.o Todo o material será grátis (como os vetores do www.freepik.com) e as fotos
dos palestrantes.
7.3.8 Avaliação
O maior objetivo dessa ação era reconstruir o folheto padrão do Tot Coworking. Após
uma experiência negativa com o folheto antigo, esse novo layout propõe um visão mais
objetiva da empresa, ao mesmo tempo que convida quem o lê a fazer uma visita à empresa.
A distribuição dos novos folhetos começarão no próprio Tot Coworking, para os
clientes que vão conhecer o espaço. Eles também serão distribuídos em todas as palestras que
o Tot Coworking participará ou sediará durante o ano.
Inicialmente serão produzidas 1000 peças, para serem distribuídas nos próximos três
mêses. Com a possiblidade de uma nova impressão caso a empresa participe de um grande
evento dentro desse período de distribuição.
A empresa espera ocupar todos os espaços para coworkers e dobrar a procura pelas
sala de reunião e palestra. Assim também, aumentar os clientes com o pacote de endereço
fiscal.
Em todas os momentos, a empresa representada por Jorge Wanderley, se mostrou
aberta a todas as ações executadas.
50
8 CONSIDERAÇÕES FINAIS
O presente projeto reafirma a importância das relações públicas para que qualquer
marca possa utilizar as ferramentas de comunicação da melhor forma para alcançar seus
objetivos. Independente do porte da organização, a gestão da comunicação é essencial para o
alinhamento da postura e imagem da mesma. Conseguir alinhar boas ações de comunicação
com baixo custo é importante, principalmente para uma empresa nova que precisa de ações
práticas e de baixo investimento para alcançar os objetivos traçados.
A elaboração deste projeto proporcionou ao concluinte do curso de Relações Públicas
uma experiência prática de mercado aliada aos estudos das teorias e conceitos, que são
embasamento para a profissão. Os conhecimentos adquiridos ao longo da graduação puderam
ser aplicados de forma satisfatória e eficazes.
Para a conclusão do processo foi de suma importância o acesso direto e pleno às
informações do Tot Coworking. Esse acesso foi imprescindível para que a análise crítica da
empresa pudesse ser feita com sucesso. O projeto também quebrou a ideia de que relações
públicas só funcionam para grandes corporações e reafirma a importância e a necessidade da
profissão nas micro e pequenas empresas.
Para concluir, ressaltamos a contribuição deste projeto para a academia e a área de
relações públicas no geral. Aliamos discursos teóricos com atividades práticas, unindo
academia e mercado, o que acreditamos ser o melhor caminho para a formação de
profissionais qualificados e fortalecimento para as relações públicas.
51
REFERÊNCIAS
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ARNOLD, J. R. T. Administração de materiais: uma introdução. São Paulo: Atlas, 1999.
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CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à Teoria Geral da Administração. 7. ed. São Paulo:Campus, 2006.
CHIAVENATO, I. Administração da Produção: Uma abordagem introdutória. 1a Ed. Rio deJaneiro: Elsevier, 2005.
DARÓS, Márcia da Mota. Termo de referência para atuação do Sistema SEBRAE no setor deserviços. Brasília : SEBRAE, 2008.
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KUNSCH, M. M. K. Relações públicas e modernidade: novos paradigmas na comunicaçãoorganizacional. São Paulo: Summus, 1997.
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LAUDON, K. C. e LAUDON, J. P. Sistemas de informação gerenciais. São Paulo: PrenticeHall, 2004.
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SOUZA, R. Administração Financeira. São Paulo: Editora Áudio Ltda, 2010.
TOT COWORKING. Apresentação Institucional. João Pessoa, 2014.
Wanderley, J. L. Estrutura de custos e definição de preços para serviços: aplicação em umespaço de coworking. [trabalho de conclusão de curso] João Pessoa, 2014.
53
APÊNDICE
54
APÊNDICE A
QUESTIONÁRIO DE PESQUISA DE SATISFAÇÃO COM CLIENTES
55
56
APÊNDICE B
PEÇAS GRÁFICAS DA AÇÃO No 1
57
58
APÊNDICE C
PEÇAS GRÁFICAS DA AÇÃO No 2
59
60
APÊNDICE D
PEÇAS GRÁFICAS DA AÇÃO No 3
61
62