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APC

Diversos

Manual

Manual PER-MAN-009 Diversos

Diversos APC

Sumário

1 MALOTE .............................................................................................................................................. 1-1

1.1 ENVIO.............................................................................................................................................. 1-3 1.2 RECEBIMENTO ................................................................................................................................. 1-7 1.3 IMPRESSÃO...................................................................................................................................... 1-9

2 ENVIO DE E-MAIL............................................................................................................................. 2-1

2.1 USUÁRIOS ....................................................................................................................................... 2-2 2.2 TESTE PARA ESTAÇÕES DE TRABALHO............................................................................................. 2-3 2.3 LISTA DE E-MAILS INVÁLIDOS ......................................................................................................... 2-4

3 ATUALIZAÇÃO .................................................................................................................................. 3-1

3.1 ATÉ A 5º VERSÃO ............................................................................................................................. 3-2 3.2 A PARTIR DA 6º VERSÃO .................................................................................................................. 3-3

4 COLETA DE DADOS.......................................................................................................................... 4-1

4.1 ENTRADA MANUAL/LEITOR ............................................................................................................ 4-2 4.2 LEITURA DOS ARQUIVOS ................................................................................................................. 4-4 4.3 ARQUIVO TEXTO ............................................................................................................................. 4-5

5 MANUTENÇÃO DO SISTEMA......................................................................................................... 5-1

5.1 EMPRÉSTIMO ................................................................................................................................... 5-2 5.1.1 Por data .................................................................................................................................. 5-2 5.1.2 Exemplar................................................................................................................................. 5-3

5.2 USUÁRIOS ....................................................................................................................................... 5-4 5.3 DADOS ............................................................................................................................................ 5-5 5.4 DEPRECIAÇÃO ................................................................................................................................. 5-7

6 SERVIÇOS............................................................................................................................................ 6-1

6.1 PESQUISA..................................................................................................................................... 6-2

7 INVENTÁRIO ...................................................................................................................................... 7-1

7.1 PARÂMETROS GERAIS ..................................................................................................................... 7-5 7.2 COLETOR DE DADOS ....................................................................................................................... 7-8 7.3 ARQUIVO TEXTO ........................................................................................................................... 7-14 7.4 RELATÓRIOS.................................................................................................................................. 7-15

7.4.1 Estatísticas............................................................................................................................ 7-16 7.4.2 Desaparecidos ...................................................................................................................... 7-17 7.4.3 Anormais............................................................................................................................... 7-18 7.4.4 Conferência .......................................................................................................................... 7-20

7.5 TRANSFERÊNCIA DE SITUAÇÃO...................................................................................................... 7-21

Manual PER-MAN-009 Diversos

Diversos APC

APRESENTAÇÃO Este módulo disponibiliza armazenar as funções que não estão totalmente relacionadas em outros módulos, mas precisam da geração de relatórios.

Figura 1: Tela inicial do módulo de Diversos

.

Manual PER-MAN-009 Malote

Diversos APC 1-1

Para uso de Bibliotecas da mesma Instituição. Este serviço possibilita que sejam enviados para os Campi materiais cadastrados na Biblioteca Central.

Figura 2: Malote

Para que este processo esteja habilitado deve ser parametrizado no Módulo Parâmetros a Situação do Material e Instituição.

Para as Instituições que utilizam bases separadas (local e remoto) o serviço de malote não poderá ser utilizado. Pois, não é possível a visualização de todas as bibliotecas. Nestas instituições somente os dados bibliográficos estão compartilhados.

1 MALOTE


Diversos APC 1-2

No Módulo Parâmetros / Tabelas dinâmicas / opção Auxiliar – Catalogação – Situação do exemplar deve ser inserida a situação Malote.

Figura 3: Situação

No módulo Parâmetros / Instituição / Parâmetros / Circulação, a situação Malote deve estar vinculada ao item Situação do exemplar que identifica o malote.

Figura 4: Configuração em Parâmetros


Diversos APC 1-3

1.1 Envio

Pasta que permite o envio de livros para outros campi. Este procedimento está vinculado ao módulo Parâmetros/Usuário, ou seja, é possível delimitar ou liberar todos os campi para envio e recebimento de malote para cada usuário.

Figura 5: Envio de Malote

• Envio por Data de Aquisição

• Selecionar a Biblioteca;

• Preencher os campos: Data Aquisição Inicial e Final;

• Selecionar a Biblioteca de Origem;

• Selecionar a Biblioteca de Destino;

• Clicar no botão Mostrar;

• Clicar no botão Enviar.

Marcar a biblioteca de destino para que sejam relacionados

apenas os materiais desta biblioteca.

O campo Origem sempre vira como Default.


Diversos APC 1-4

Para Excluir um item é só clicar sobre o mesmo e teclar Delete ou Clicar em Excluir.

• Envio por Data de Cadastro;

- Selecionar a Biblioteca (a Biblioteca que esta enviando);

- Preencher os campos: Data cadastro Inicial e Final;

- Selecionar a Biblioteca de Origem;

- Selecionar a Biblioteca de Destino;

- Clicar no botão Mostrar;

- Clicar no botão Enviar

• Envio de Exemplares Avulsos (Individuais)

- Selecionar a Biblioteca (a mesma que será marcada como destino);

- Preencher o campo Nº Exemplar;

- Clicar em Inserir;



- Clicar no botão Mostrar;

- Clicar no botão Enviar

Após a seleção dos exemplares disponíveis no grid, também é possível incluir exemplares que não constam na relação.

Para Excluir um exemplar basta selecionar o(s) exemplar(es) não desejado e clicar em Excluir.


Diversos APC 1-5

• Envio de materiais para empréstimo a um determinado usuário de outro campus

Este processo só poderá ser executado caso o responsável pelo serviço de malote tenha os Exemplares em mãos.

- Digitar o código da Pessoa ou pesquisar;

- Preencher o campo Nº Exemplar;

- Clicar em Incluir;



- Clicar em Enviar (irá sair um recibo de malote).

O botão Enviar lista todos os títulos enviados para a outra biblioteca.

Figura 6: Relação de materiais enviados por malote


Diversos APC 1-6

Na tela Consulta, Informação dos exemplares a situação do exemplar passa de normal para a situação malote.

Figura 7: Consulta Informação dos exemplares.


Diversos APC 1-7

1.2 Recebimento

Tela que permite receber os materiais enviados por malote. Para limitar o Recebimento por Operador marcar em Parâmetros/Usuários o passo 13.

Figura 8: Recebimento

Procedimentos:


• Selecionar a Biblioteca de Destino aparecerá na data de envio todos os malotes que estiverem pendentes;

• Selecionar a Data Envio aparecerá na lista abaixo todos os exemplares deste malote;

• Clique na seta vermelha para dar baixa em um ou mais exemplares;

• Clique na seta azul para selecionar toda a lista para dar recebimento;

• Clicar no botão Receber para confirmar o recebimento do malote;

• A situação do malote já estará como normal.

Para Receber Individualmente basta digitar o número do exemplar e clicar em Receber Individualmente

Recebimento de malote individual, exemplar por

exemplar.

Imprime a relação dos materiais enviados antes da confirmação

do recebimento. Quando escolhida uma das datas, e campo dos

exemplares é preenchido.


Diversos APC 1-8

IMPORTANTE:

Caso haja necessidade de um relatório deste malote, clicar no botão 2ª Via Envio, antes de confirmar o recebimento deste malote.

Mensagem exibida após clicar em Receber, indicando ao operador que a operação foi efetuada.

Mensagem exibida após consultar o campo Data de Envio. Indicando que não há malote.

Mensagem exibida após clicar em Receber individualmente, indicando ao operador que o material recebido é de outra biblioteca.

Na tela Consulta, Informação dos exemplares a situação do exemplar passa de Malote para a situação Normal.

Figura 9: Consulta, Informação dos exemplares.


Diversos APC 1-9

1.3 Impressão

Esta pasta permite imprimir relatórios dos Malotes por situação: Pendentes, Recebidos ou Todos.

Figura 10: Impressão Procedimentos:


• Selecionar a Biblioteca de Destino;

• Selecionar a Situação;

• Informar a Data de envio Inicial e Final;

• Clicar em Mostrar;

• Selecionar os Itens para impressão;

• Clicar em Imprimir.

Os relatórios podem ser impressos pelo usuário que está logado no sistema ou todos que executaram a situação de malote selecionada.

Permite limitar os relatórios por usuário que logou no

Sistema.

Manual PER-MAN-009 Envio de E-mail

Diversos APC 2-1

Esta pasta permite a comunicação rápida e direta entre a biblioteca e seus usuários. Possibilita o envio de e-mail para os usuários por categoria e por biblioteca.

Figura 11: Envio de e-mail

2 ENVIO DE E-MAIL


Diversos APC 2-2

2.1 Usuários

Este procedimento permite enviar mensagens a todos os usuários com e-mail cadastrado na instituição.

Pode ser usado para avisos urgentes que precisem de agilidade e garantia na comunicação.

Figura 12: Usuários

Procedimentos:

• Selecionar a Categoria;

• Selecionar a UO;


• Digitar o Título, assunto do e-mail;

• Digitar a Mensagem a ser enviada;

• O Sistema indicará o Total de usuários que possuem e-mail;

• Os dados Configuração da Biblioteca virão automáticos do Módulo Parâmetros – Item Instituição e Biblioteca;

• Clicar em Enviar.

Total de usuários cadastrados e com campo e-mail preenchido.

Permitem anexar arquivos à mensagem.

Permite remover arquivos anexados à mensagem.

Configurações automáticas vindas de Parâmetros /

Biblioteca.


Diversos APC 2-3

2.2 Teste para estações de trabalho

Este procedimento é usado para testar o funcionamento do sistema de envio de e-mail utilizado no empréstimo, aquisição, diversos e relatórios. Isto é útil para verificar as configurações que a biblioteca deve utilizar.

Devido à utilização de autenticação no servidor de e-mail em algumas instituições, o envio de e-mail foi modificado permitindo a utilização de autenticação ou não, dependendo do sistema adotado.

Estas configurações são feitas no Módulo Parâmetros/Biblioteca, servindo em qualquer envio de e-mail realizado pelo Pergamum.

Em diversos Envio de e-mail estes dados não podem ser alterados para o envio a todos os usuários, apenas podem ser modificados para o envio de teste para que as configurações corretas sejam salvas.

Figura 13: Teste para estações de trabalho Procedimentos:

• Clicar na pasta Testes para estações de trabalho;

• Digitar o E-mail do destinatário;

• Digitar o Assunto;

• Digitar a Mensagem;

• Clicar em Enviar.

Configuração do servidor padrão.

Configurações automáticas vindas de Parâmetros /

Biblioteca.

Senha do e-mail da biblioteca.

Mensagem a ser enviada a uma determinada categoria

de usuários.


Diversos APC 2-4

2.3 Lista de e-mails inválidos

Esta tela relaciona todos os usuários que, na tentativa do envio, os e-mails retornaram devido algum erro. Mostra o código do usuário, nome e e-mail cadastrado no sistema.

Figura 14: Lista de e-mails inválidos

Aparecendo a tela em branco, sem usuários,

significa que não houve erros no envio dos e-mails.

Manual PER-MAN-009 Atualização

Diversos APC 3-1

Este procedimento deverá ser executado sempre que houver alterações (atualizações) no Sistema Pergamum.

É através deste processo que serão disponibilizadas as implementações e correções de possíveis problemas.

A cada nova atualização, será enviado um e-mail para a lista de usuários técnicos cadastrados e para o responsável pela atualização nas instituições.

Figura 15: Atualização

3 ATUALIZAÇÃO


Diversos APC 3-2

3.1 Até a 5º versão

Passos a serem executados para efetuar a atualização até a 5. versão.

Procedimentos:

• A partir da página do Pergamum, entrar em Sistema Pergamum <Atualização Periódica>

• Baixar o arquivo documento e os arquivos relativos ao banco de dados de cada instituição para o mês correspondente;

• Encaminhar o arquivo de documento para o bibliotecário (a) responsável pela(s) biblioteca(s), pois o mesmo contém as alterações realizadas no sistema;

• Atualizar o arquivo de aplicativos no servidor de aplicativos ou micros que possuem o mesmo (não esquecer de descompactar o mesmo);

• Descompactar o arquivo de script no C:\ do computador, considerando que o computador deve possuir o Pergamum funcionando. Pode ser utilizado o próprio servidor de banco de dados. Caso utilize uma estação, esta deve possuir o client do banco de dados instalado. É importante que o arquivo de script esteja no C:\, evitando problemas no caminho para o arquivo e também verificando possíveis problemas de permissão;

• Entrar no Pergamum, utilizando o usuário conforme abaixo:

- banco Oracle: SYSPERGAMUM

- banco SQL Server / Sybase:

- usuário SYSPERGAMUM, SA ou um usuário que possua permissões de AS

• Entrar no módulo Diversos;

• Clicar no botão Atualização;

• Selecionar o arquivo de script;

Apenas o usuário com a

senha syspergamum está autorizado a realizar este

procedimento.


Diversos APC 3-3

• Aguardar o término da atualização (pode levar alguns minutos). Ao término, será exibida uma mensagem de atualização concluída. Enquanto esta não surgir, o aplicativo não deve ser finalizado. Caso ocorram erros no script, surgirá uma mensagem de aviso e o logo deverá ser encaminhado [email protected] <mailto:[email protected]>

Mensagem de falta de permissão para fazer a Atualização

IMPORTANTE:

Para efetuar uma atualização é necessário que as anteriores tenham sido executadas. Para quem ainda não atualizou a primeira terá que seguir este procedimento com os arquivos anteriores e depois fazer para o mês correspondente.

3.2 A partir da 6º versão

Este procedimento deverá ser executado sempre que houver alterações (atualizações) no Sistema Pergamum.

É através deste processo que serão disponibilizadas as implementações e correções de possíveis problemas.

A cada nova atualização, será enviado um e-mail para a lista de usuários técnicos cadastrados e ao responsável pelas atualizações nas instituições.


Diversos APC 3-4

Figura 16: A partir da 6º versão

Procedimentos:

Download de arquivos:

• Banco SQLServer -- Baixar os arquivos em: ftp://ftp.pucpr.br/pergamum/atualizacao6/SQLServer/

• Banco Oracle -- Baixar os arquivos em: ftp://ftp.pucpr.br/pergamum/atualizacao6/oracle/

• Banco Sybase -- Baixar os arquivos em: ftp://ftp.pucpr.br/pergamum/atualizacao6/SQLServer/ Pergamum.zip ( executáveis,rpts, dlls, etc, para atualizar no servidor de aplicativos )

• Diversos.zip ( módulo que efetuará a atualização )

• Manuais.zip ( pdfs contendo os manuais do sistema )

Se o banco de dados de sua instituição for o SQL Server 2000, ou SQL Server 2005

- Scripts_SQL2000.zip ( arquivos necessários para atualização do banco de dados SQL 2000 )

Se o banco de dados de sua instituição for o SQL Server 7

- Scripts_SQL7.zip ( arquivos necessários para atualização do banco de dados SQL 7 )

Obs: Esses arquivos podem ser alterados caso haja necessidade, portanto recomendamos baixá-los um dia antes da atualização.

Procedimentos de Segurança Pré-Atualização:

• Garantir que o sistema não está sendo utilizado por ninguém;

• Efetuar um backup atual do banco de dados;

• Efetuar um backup do atual servidor de aplicativos;


Diversos APC 3-5

Pré- Requisitos antes de efetuar a atualização

• Se sua Instituição já está com a versão 6 ( ou seja, está re-atualizando a versão 6), realizar o seguinte

• comando no banco de dados: delete pergamum_atualizacao where seq_atualizacao=6

• O login no Pergamum deve ser feito com um usuário que possua a role SYSTEM ADMINISTRATOR do banco de dados. Portanto se o usuário utilizado for o SYSPERGAMUM, verifique se ele está com a role SYSTEM ADMINISTRATOR;

• Verificar se o BDE da estação cliente, de onde será efetuada a atualização, está corretamente configurado. Para isso, entre no módulo de Relatórios do Pergamum e verifique se está correta a acentuação das palavras do menu.

Procedimentos de atualização

• Atualizar o aplicativo Diversos.exe (Diversos.zip) no servidor de aplicativos;

• Criar a seguinte estrutura de pastas na estação que efetuará a atualização;

c:\pergamum_atualizacao

c:\pergamum_atualizacao\versao6

c:\pergamum_atualizacao\versao6\log

• Atualizar os arquivos (Scripts.zip) no diretório c:\pergamum_atualizacao\versao6\;

• Entrar no sistema, no módulo de diversos, acionando o botão atualização. Na tela aparecerá a pasta 'a partir da 6ª atualizacao'. Nela existe um botão chamado "Processar" onde você deve clicar para iniciar a atualização;

• Após executar todos os passos da atualização, enviar os logs para o e-mail [email protected]

• Atualizar o servidor de aplicativos com arquivos do (Pergamum.zip)

• Atualizar a pasta "manual", que está dentro do servidor de aplicativos, com os arquivos do (Manuais.zip)

• Após verificação dos logs, e testes na aplicação atualizada, liberar o uso para todos os usuários.

• Enviar e-mail para [email protected] , indicando o sistema operacional do servidor WEB, para envio dos procedimentos de atualização da parte WEB.

Manual PER-MAN-009 Coleta de dados

Diversos APC 4-1

Através deste processo é possível coletar e armazenar os dados (Códigos) dos materiais consultados no interior da biblioteca, possibilitando gerar estatística de consultas internas ao acervo.

Há dois modos de realizar este procedimento: Entrada Manual/Leitor e Leitura dos arquivos

Figura 17: Coleta de dados

4 COLETA DE DADOS


Diversos APC 4-2

4.1 Entrada Manual/Leitor

Este processo é realizado diretamente na estação de trabalho (micro onde está instalado o Sistema Pergamum) digitando manualmente os registros ou através do leitor óptico.

Figura 18: Entrada Manual / Leitor

Procedimentos:

• A data de entrada aparecerá automática;

• Passar o leitor óptico no código do material ou digitar o número do mesmo;

• Clique em Incluir ou teclar TAB

Para gerar as estatísticas de uso do material, entrar no módulo de Relatórios/ Estatísticas/Consulta/Interna do acervo.

No Módulo de Catalogação / Cadastro / Acervo Geral será indicada a quantidade de consultas locais realizadas ao título.


Diversos APC 4-3

Figura 19: Acervo geral

No Cad. Acervo será visualizada a

Quantidade de Consultas feitas para este acervo (títulos).


Diversos APC 4-4

4.2 Leitura dos Arquivos

Nesta tela a coleta de dados do exemplar é realizada através do coletor manual. A coleta do material poderá ser feita reunindo todo o material em um local específico ou mesa a mesa.

Figura 20: Leitura dos arquivos • Instalar o berço do coletor no micro (suporte utilizado para carga do coletor e transferência dos

dados para o computador);

• Colocar o coletor no berço para carregar;;

• Fazer Leitura dos dados (código de barra dos materiais);

• Selecionar COM 1 ou COM 2 (ver atrás do micro em qual porta de comunicação o berço está conectado);

• Clicar no botão Descarregar dados do coletor;

• Clicar no botão Abrir arquivo;

• Clicar no botão Gravar dados;

• Emitir os Relatórios/Estatísticas da Entrada de Material no Módulo Relatórios.

Para gerar as estatísticas de uso do material, entrar no Módulo de Relatórios / Estatísticas / Consulta/Interna do acervo.

• Para Descarregar os Dados do Coletor

É possível descarregar o(s) arquivo(s) de dados do pela tela da Coleta de Dados do Pergamum apenas nas empresas que adquirirem os coletores da Marca Seal/Symbol Modelo PDT 3100 ou PDT 6100. Caso contrário deverá utilizar programa específico indicado pelo fornecedor do coletor.

Portas em que o berço do coletor poderá ser

conectado ao micro. Deixe clicado a que será

utilizada.


Diversos APC 4-5

4.3 Arquivo Texto

Permite gerar arquivo em bloco de notas para gerar estatística de uso do material pesquisado internamente da biblioteca.

Figura 21: Arquivo texto

Procedimentos:

• Selecionar o Separador (habilitado no leitor, sistema);

• Digitar a Data entrada da coleta do material;

• Após a leitura de todos os materiais, clicar no botão Ler Arquivos.

Manual PER-MAN-009 Manutenção do Sistema

Diversos APC 5-1

Este procedimento permite alterar os dados como data de empréstimo, código de usuário (unir códigos) ou manutenção e controle da catalogação e cadastro do acervo.

Figura 22: Manutenção do sistema

5 MANUTENÇÃO DO SISTEMA


Diversos APC 5-2

5.1 Empréstimo

Permite alterar a data de devolução dos empréstimos, por categoria de usuário (por data) ou por exemplar. Este processo pode ser feito: por biblioteca, por categoria de usuário e por tipo de empréstimo.

Esta pasta permite alterar a data de devolução dos materiais por categoria de usuário. Pode ser usada em casos em que a biblioteca teve que fechar sem aviso prévio, ficou sem sistema em um determinado período, etc.

Figura 23: Por data

Procedimentos:


• Selecionar o Tipo de material;

• Selecionar a Categoria do usuário;

• Selecionar o Tipo de empréstimo;

• Informar a Data de devolução antiga;

• Informar a Data de devolução nova;

• Clicar no botão Mostrar;

• Clicar no botão Gravar.

5.1.1 POR DATA


Diversos APC 5-3

Esta pasta permite alterar a data de devolução de um único exemplar. Pode ser usada quando por algum motivo se faz necessário mudar a data de devolução prevista de um exemplar.

Figura 24: Exemplar

Procedimentos:

• Informar o Código do Exemplar (que deseja alterar a data);

• Digitar a Data de devolução prevista;

• Clicar no botão gravar.

5.1.2 EXEMPLAR


Diversos APC 5-4

5.2 Usuários

Este procedimento é usado para unificar códigos de usuários que foram criados duas vezes na base.

Figura 25: Usuários Procedimentos:

• Digitar o Código antigo do usuário ou pesquisar;

• Digitar o Código novo do usuário ou pesquisar;

• Clicar no botão Alterar.


Diversos APC 5-5

5.3 Dados

Este procedimento é usado para gerar listagens de acervos com algum problema: Acervos sem exemplares (tela exemplar); acervos (artigos) sem biblioteca; acervos sem área de conhecimento (Cad. Acervo); acervos sem classificação para todas as bibliotecas e acervos que possuem área de conhecimento não cadastrada (Cad. acervo – área conhecimento).

Figura 26: Dados

Acervos sem exemplares – Acervos que não possuem exemplares. Estes acervos serão visualizadas no módulo Catalogação / no botão Incompletos

Acervos (artigos) sem biblioteca – Acervos de capítulos de livros ou artigos de periódicos que não possuem vínculos com a biblioteca (botão biblioteca)

Acervos sem área de conhecimento (Cad. Acervo) – Acervos que não possuem área de conhecimento cadastradas no Cad. Acervo / Área de conhecimento

Acervos sem classificação para todas as bibliotecas –

Acervos com área de conhecimento não cadastradas (Parâmetros / Área de conhecimento) -- Acervos que não possuem área de conhecimento cadastradas no Módulo Parâmetros / Área de conhecimento.

Áreas de conhecimento vinculadas em mais de uma CNPQ – Área de conhecimento vinculadas em mais de uma área CNPQ. Este vínculo poderá ser realizado no Módulo Parâmetros / Área de conhecimento / CNPQ


Diversos APC 5-6

Áreas de conhecimento sem vinculadas em mais de uma CNPQ – Área de conhecimento não cadastrada na área CNPQ. Este cadastro poderá ser realizado no Módulo Parâmetros / Área de conhecimento / CNPQ

Procedimentos:

• Escolher a Opção;


• Escolher o Modo de visualização dos dados (analítico - acervos ou sintético – tipo de materiais com totais);

• Clicar no botão Processar;

• Clicar em Imprimir.

O relatório Analítico lista obra por obra e o relatório Sintético somente os totais.

Figura 27: Resultado do relatório


Diversos APC 5-7

5.4 Depreciação

A depreciação consiste em diminuir o valor de aquisição dos itens da biblioteca a partir de uma taxa de depreciação que se refere ao percentual anual que o bem desvaloriza. Esta taxa é proporcional à quantidade de meses de existência do material no acervo, todavia, independente da idade e do tipo de material, todos os itens devem ser depreciados conforme a situação dos exemplares. Ou seja, deve ser parametrizada qual situação de exemplar que é afetada na depreciação.

Figura 28: Depreciação

• Marcar qual a Situação do exemplar realiza depreciação, Módulo Parâmetros / Situação;

Figura 29: Situação - Realiza depreciação


Diversos APC 5-8

• Informar a Taxa de depreciação e Conta contábil de crédito e débito, Módulo Parâmetros / Tipo de obra;

Figura 30: Tipo de obra – Taxa de depreciação

• Digitar o Ano/mês, Módulo Diversos / Manutenção / Depreciação;

• Clicar em Depreciar.

IMPORTANTE:

No processo de depreciação as seguintes verificações / críticas são executadas:

• Existindo exemplares associados a tipos de obra sem taxa de depreciação, o processo será interrompido.

• Existindo exemplares sem valor de aquisição, o processo será interrompido.

• Caso o novo valor depreciado seja menor que zero, o valor depreciado não poderá ser negativo, zerando o item.

• O processo deverá ter como parâmetro a data de depreciação, a qual será atribuída aos exemplares e através da qual será gerado a competência.

• Somente os exemplares que possuem sua situação selecionada para depreciar é que serão depreciados


Diversos APC 5-9

No Módulo Catalogação / Exemplar será visualizado a depreciação do exemplar

Figura 31: Depreciação – Tela exemplar

Manual PER-MAN-009 Serviços

Diversos APC 6-1

Esta pasta possibilita gerenciar serviços prestados pela biblioteca que não são gerenciados por outros Módulos do Sistema.

Figura 32: Serviços

Procedimentos:

• Seelecionar o Tipo de Serviço;

• Especificar o Cod. Exemplar se necessário;


• Informar o Usuário;

• Informar o Solicitante;

• Especificar a Qtd.;

• Marcar Enviar para a mensalidade se necessário;

• Digitar OBS. se necessário;

• Clicar em Incluir.

Para cadastrar um novo tipo de serviços ir em Parâmetros / Tabelas gerais / Serviços.

6 SERVIÇOS

Permite lançar o valor do serviço na próxima mensalidade.


Diversos APC 6-2

No módulo Parâmetros / Tabelas gerais / Serviços é possível incluir valor a um serviço e enviar e-mail.

Figura 33: Serviços

6.1 PESQUISA

Nesta tela é possível realizar pesquisa utilizando os filtros por acervo, por usuário ou por operador.

Figura 34: Visualização dos serviços solicitados


Diversos APC 6-3

Clicando na linha da solicitação, o sistema abre os dados mais detalhados sobre aquele serviço. É nesta tela, também, que será dada a baixa no serviço, alterando o status do mesmo para Finalizado.

Na tela de Serviços, será possível visualizar quem fez o pedido, qual o material solicitado, se o pedido já foi atendido, entre outras opções.

• Finalizando um serviço

Figura 35: Visualização dos serviços solicitados

Procedimentos:


• Selecionar o Tipo de Serviço;

• Informar o Período;

• Informar o Acervo, Usuário ou Operador;

• Selecionar Finalizado sim ou não;

• Clicar em Mostrar;

• Dar duplo clique na linha do serviço desejado, para o mesmo retorne a tela de cadastro para as operações necessárias.

O usuário poderá consultar o status dos serviços no Módulo Consulta através do Acesso ao Usuário.

Clicando no botão Pesquisar, é possível

visualizar todos os serviços, filtrando-os por biblioteca, tipo,

período, usuário etc.


Diversos APC 6-4

Figura 36: Impressão dos serviços

IMPORTANTE:

Os serviços -1 Solicitação de empréstimo, -2 Levantamento bibliográfico e -3 Comutação bibliográfica serão solicitados no Módulo Consulta e encaminhadas automaticamente para os Serviços, no Módulo Diversos.

• Finalizando um serviço vinculado a e-mail

Figura 37: Finalizando um serviço com e-mail


Diversos APC 6-5

Procedimentos:

• Selecionar o Status do serviço;

• Marcar a opção Comprovante Sim e Enviar para mensalidade, se necessário;

• Clicar em E-mail. Este deverá estar configurado no Módulo Parâmetros / Biblioteca / E-mail.

Figura 38: Enviando e-mail

Manual PER-MAN-009 Inventário

Diversos APC 7-1

O procedimento da formação do Inventário possui 4 grandes grupos de trabalho.

• Definição de Parâmetros

• Criar uma cópia da base principal para o Inventário

• Efetuar Leituras

• Retirar Estatísticas/Relatórios

Módulo de Parâmetros

1. Definição de Parâmetros/ Instituição/ Parâmetros

Utilizar o módulo de Parâmetros na opção Parâmetros do Sistema

Definir diretórios de guarda dos dados;

Definir diretórios de backup para cópia de dados carregados.

Módulo Inventário

Determinar dados Gerais (Numero do Inventario, Data, etc.)

O campo Data Fim deverá ser informado apenas no final do inventário.

Se este campo estiver preenchido não será possível haver mais leitura de registros pois o sistema entenderá que o inventário foi finalizado.

Dados Obrigatórios

Determinar Biblioteca, Tipo de Obra, Situação,Localização

1. Definição de Parâmetros

Dados Opcionais Determinar Área de Conhecimento

2. Criar uma cópia da base principal para o Inventário

Gravar dados

• O procedimento efetua uma cópia da base de dados para que o sistema realize de forma mais rápida o batimento dos dados existentes no acervo com os dados realmente lidos no processo;

• Todo o material em processo de empréstimo não estará sendo considerado;

• Periódicos encadernados serão considerados apenas com a leitura do código de barras indicado na encadernação

3. Efetuar Leituras

Escolher a opção de leitura desejada

1. opção – Utilizar coletores de dados

Será necessário configurar o equipamento para

7 INVENTÁRIO


Diversos APC 7-2

utilização dos coletores (ver manual)

2. opção – Utilizar arquivos “texto”

Ler os arquivos desejados colocando as informações necessárias na tela de requisição

A cada leitura do arquivo o sistema estará atualizando dados referentes ao acervo que esta sendo inventariado. Estes dados são: total de itens desaparecidos e valores referentes aos itens desaparecidos.

Estatísticas/Dados dos Coletores

Emissão do resumo de leituras.

Deve ser executado para cada operação de leitura

Estatísticas/Dados Incluídos no Inventário

Emissão dos dados do que foram separados para que seja realizado o inventário

4. Retirar Estatísticas/Relatórios

Estatísticas/Dados Excluídos do inventário

Emissão de dados que não estão incluídos no inventário baseado na parametrização executada

Relatórios/ Desaparecidos

Emissão do relatório do material que esta presente na carga inicial dos dados e que não teve nenhuma leitura no processo do inventário.

Relatórios / Anormais

Emissão de relatórios que fornecem dados sobre situações em que não houve leitura ou que houve leitura de material que não seria necessário (ver manual)


Diversos APC 7-3

Processo de carga e descarga


Diversos APC 7-4

Esta tela permite realizar um inventário completo ou parcial da biblioteca.

Figura 39: Inventário

Utilizando o Sistema

Existem 5 pastas a serem utilizadas no processo de tratamento dos dados.

• Parâmetros gerais – Utilizados para cadastrar as informações gerais referentes ao inventário.

• Coletor de Dados - Utilizado para coletores compatíveis com o software de inventário homologado pelo Pergamum.

• Arquivo Texto - Utilizado para coletores, notebooks, etc. que não possuem um programa específico de inventário e utilizam arquivos texto (notepad) para a leitura dos dados.

• Estatísticas – Utilizadas para gerar estatísticas dos dados referentes ao relatório.

• Relatórios – Utilizados para gerar relatórios sobre o inventário realizado.


Diversos APC 7-5

7.1 Parâmetros Gerais

Esta pasta é usada para cadastrar as informações gerais referentes ao inventário a ser realizado.

Figura 40: Parâmetros Gerais

Procedimentos:

• Informar o Número do Inventário;

• Informar a Data de início;

• Informar a Qte de pessoas envolvidas;

• Informar o Nº de coletores utilizados;

• Informar o Horário da leitura dos dados;

• Informar a Data de término do inventário, somente após todos os arquivos tenham sido descarregados e toda a conferência realizada.

IMPORTANTE: Após o término do inventário, a Data de fechamento deverá ser preenchida. No Módulo Parâmetros/Biblioteca/Inventário – Restrição/Devolução a Data limite de devolução deverá ser alterada, deixando o campo em branco.


Diversos APC 7-6

Dados Obrigatórios (Biblioteca, Tipo de Obra, Localização, Situação)

• Clicar no botão Biblioteca

• Selecionar outras opções obrigatórias

Clicar no botão Tipo de obra Clicar no botão Localização Clicar no botão Situação

• Clique no botão Área do conhecimento, para fazer inventário de todo o acervo não é necessário preencher esta opção.

Figura 41: Área de conhecimento


Diversos APC 7-7

• Selecione, em áreas disponíveis, a área do conhecimento pai ex. 020;

• Selecione, deixe em azul, as áreas do conhecimento que compõe o acervo onde fará o inventário;

• Clicar na seta para jogar as áreas para a caixa escolhidas;

• Clicar no botão Inserir áreas;

• Clicar no botão OK.

Botão Excluir Dados-- Executa a exclusão dos dados gravados definidos na parametrização do inventario indicado.


Diversos APC 7-8

7.2 Coletor de Dados

Para efetuar um Inventário automatizado, ou seja, para gravar os dados dos materiais, é necessário que a Instituição possua coletores com um programa de leitura de dados que seja compatível com o Sistema Pergamum. Este programa é desenvolvido pelo fornecedor dos coletores.

Figura 42: Coletor de Dados

Preparando o coletor de dados

Procedimentos:

• Instalar o berço do coletor no micro (suporte utilizado para carga do coletor e transferência dos dados para o computador);

• Colocar o coletor no berço para carregar;

• Ligar o coletor;

• Selecionar coleta de dados;

• Apertar Enter;


Diversos APC 7-9

• Digitar o número da instituição (número atribuído pela bibliotecária)

• Apertar Enter;

• Digitar o número da Biblioteca (número da biblioteca no Sistema Pergamum: 1, 2, 3, etc.)

• Apertar Enter;

• Digitar o número do Acervo (número atribuído de acordo com a organização de cada biblioteca, disposição das estante, etc.)

• Apertar Enter;

• Fazer Leitura dos dados (código de barra dos materiais);

Descarregando os dados do coletor

É possível descarregar o(s) arquivo(s) de dados do(s) pela tela do Inventário do Pergamum apenas nas empresas que adquirirem os coletores da Marca Seal/Symbol Modelo PDT 3100 ou PDT 6100. Neste caso, deverão utilizar os botões da Área do Coletor.

Caso contrário. Deverão utilizar programa específico indicado pelo fornecedor do coletor.

Figura 43: Área do coletor

Procedimentos:

• Selecionar COM 1 ou COM 2 (ver atrás do micro em qual porta de comunicação o berço está conectado);

• No coletor selecionar Transmissão de Dados;

• No coletor apertar a teclar Enter;

• Clicar no botão Descarregar dados do coletor.


Diversos APC 7-10

Figura 44: Processo de transferência dos dados

• Clicar no botão Abrir arquivo

• Selecionar o Arquivo para abri-lo;

• Clicar em abrir;

Figura 45: Conferência

• Selecionar os Dados duplicados;

• Clicar em Excluir dados;

• Clicar no botão Gravar dados;

Duplicados – materiais lidos mais de uma vez no inventário Lidos a mais – materiais lidos e que não estão na carga inicial do inventário Lidos errados – materiais lidos com caracteres não identificados para o inventário (1265&&5)

Após terminar o processo de

transmissão de dados, fechar a tela.


Diversos APC 7-11

Figura 46: Mensagem de informação do sistema

• Clicar em OK;

• Repetir este procedimento para cada arquivo gerado no coletor;

• Clicar em Limpar dados do coletor;

Aparecendo a mensagem: Speed: 38.4K Baud.Remote Link Timeout. Na tela abaixo, Execute os procedimentos a seguir.

Figura 47: Mensagem do MSDos

• No coletor selecionar Transferência de Dados;

• Clicar em Limpar dados do coletor novamente. (deve aparecer a mensagem Remote interface terminated no final do processo.)

Figura 48: Mensagem do MSDos

IMPORTANTE:

Clique no botão limpar dados do coletor somente após gravar os dados de todos os arquivos existentes no coletor.


Diversos APC 7-12

Para os coletores compatível com o software utilize a pasta "coletor de dados ", ou a pasta "Arquivo Texto"

No primeiro caso utilize o botão "Descarregar dados do coletor" para enviar os dados do coletor para o banco de dados.

Após este procedimento os dados estarão no banco de dados e serão executados os seguintes procedimentos:

1. Transferência dos dados dos arquivos para uma tabela temporária denominada de INVENTARIO_TEMP (operação realizada pelo Abrir Arquivo).

2. Transmissão dos dados das tabelas: temporária para a tabela permanente – INVENTARIO. Onde serão efetuados os controles do inventário (operação realizada pelo Gravar Dados). Esta operação deve ser executada após a leitura de cada arquivo gerado pelo coletor.

Instalando o programa nos coletores

Este procedimento deve ser executado pela equipe de informática

Os arquivos de carga estão compactados com o nome de 3000.zip, primeiramente descompactar o arquivo 3000.zip preferencialmente no drive D: pois se o mesmo for descompactado em outro drive deveremos alterar a letra do drive no arquivo drive:\3000\ezavel\2.rsp

• Abra uma janela do DOS e atribua ao PATH o caminho drive:\3000

exemplo: path=%path%;drive:\3000 <ENTER>

caso ocorra um erro experimente: path=c:\windows\command;drive:\3000

• Mude de diretório para drive:\3000\ezavel (drive:<ENTER>cd 3000\ezavel<ENTER>) e execute o programa carrega.bat.

• Desligue o coletor. Pressione as teclas F , I e PWR juntas e solte-as ao mesmo tempo, voce ouvirá um bip e o coletor entrará no modo "Self test", pressione uma das setas posicionadas acima do número 9 do teclado até aparecer no display a frase "Program loader" e pressione <ENTER> e na próxima pergunta <ENTER> novamente

P/ o coletor PDT 6100 :

Apertar o BKSP + Shift + Power

IMPORTANTE

O programa que está no coletor será apagado, isso quer dizer que devemos utilizar esta opção somente quando tivermos certeza disso.

"Baud" - Selecione através das setas a velocidade de 38400 <ENTER>

"Data Bits 7" <ENTER>

"Parity Odd" <ENTER>

"Flow Control None" <ENTER>


Diversos APC 7-13

"START" <ENTER>

O coletor estará preparado para receber o programa, mude para o modo DOS e tecle <ENTER> no teclado do microcomputador. O programa será carregado e o status do coletor deverá estar como 0000.

Aguarde a carga do aplicativo e ao término da carga desligue o coletor

Ligue-o novamente pressionando as teclas 4 , 5 e PWR ao mesmo tempo. Após isto, o coletor estará habilitado para leitura.

Para o coletor PDT 6100 :

Apertar o SPACE + FUNC + SETA P/ CIMA + POWER

Descarregando o coletor

tft3000 -S38.4 -P1 GET *.bib

-S � velocidade de comunicação

-P � porta de com. (1-com1 ou 2-com2 )

Get � Extrai arq. Do coletor

tft3000 -S38.4 –P1 -X erase *.bib

-X � abandona modo de comunicação no coletor

Erase � apaga arquivos no coletor

Carga do programa no coletor

Caso o coletor seja compatível com o coletor especificado pelo Pergamum o programa específico para inventário deve ser carregado, senão o coletor deve ler os registros pelo notepad.


Diversos APC 7-14

7.3 Arquivo texto

Permite realizar a coleta de dados por meio de arquivo em bloco de notas.

Figura 49: Arquivo texto

Procedimentos para Coleta dos dados:

• Abrir o Bloco de Notas;

• Realizar a Leitura do códigos de barras;

• Salvar os arquivos em uma Pasta.

Procedimentos para Descarregar os Dados:

• Selecionar qual o inventário clicando sobre a tabela.

• Selecionar o Separador (habilitado para leitor no sistema);

• Selecionar a Biblioteca

• Digitar o número do Acervo – Este campo indica em qual o acervo da biblioteca esta sendo feito a leitura do arquivo. Caso a sua biblioteca não utilize este campo, colocar “1”

• Colocar a pessoa que efetuou a leitura;

• Clicar em Ler Arquivos;

• Procurar o Arquivo (Na pasta que salvei);

• Clicar e Abrir.

O sistema gravará a quantidade de itens lidos com informações da pessoa que efetuou a leitura.


Diversos APC 7-15

7.4 Relatórios

Esta pasta permite imprimir relatórios, dos materiais desaparecidos e anormais, do inventário realizado.

Figura 50: Relatórios

Dados do relatório

Os dados acima do Cabeçalho Biblioteca (Ex. 3- Biblioteca Cajurú) representam os totais de títulos e exemplares cadastrados no sistema de acordo com os parâmetros cadastrados para o inventário.

IMPORTANTE: Os dados abaixo do Cabeçalho representam os totais de títulos e exemplares lidos no inventário

Qtde de títulos e exemplares: são os totais agrupados do tipo de obra, situação do exemplar e localização do exemplar de acordo com os parâmetros do inventário

Qtde de Exe. lidos: são os totais de exemplares lidos no processo de inventário; estão no acervo (estantes)

Qtde de Desap.: são os totais de exemplares não lidos no processo de inventário, não estão no acervo (estante)


Diversos APC 7-16

Esta atividade é responsável pela impressão de relatórios estatísticos do inventário.

• Dados dos Coletores –Estatística dos dados relativos as leituras efetuadas;

• Dados incluídos no inventário – Estatística baseada na carga dos dados efetuados nos parâmetros. Nesta estatística o usuário poderá saber qual a quantidade esperada de leituras que deverão ser realizadas;

• Dados excluídos do inventário – Estatística baseada na carga dos dados efetuados nos parâmetros com relação a materiais que não farão parte do inventário. Esta estatística é baseada na biblioteca.

• Exemplares desaparecidos - Estatística baseada na carga dos dados efetuados nos parâmetros com relação a materiais não lidos no inventário.

Figura 51: Estatísticas

Procedimentos:

• Selecionar o Inventário desejado;

• Selecionar o tipo de impressão;

• Clicar em imprimir.

7.4.1 ESTATÍSTICAS


Diversos APC 7-17

Permite gerar relatórios dos materiais desaparecidos no inventário realizado. Este relatório mostra a diferença entre o material existente no acervo(carregado anteriormente na carga dos dados) e o que foi realmente lido no inventário.

Lembre-se que os materiais que estão emprestados não são considerados como desaparecidos.

Figura 52: Desaparecidos Procedimentos:

• Clique sobre o Inventário desejado no quadro acima;

• Especificar no quadro abaixo o Tipo de obra, Situação e localização que se deseja emitir o relatório.

• Clique no botão Imprimir.

7.4.2 DESAPARECIDOS


Diversos APC 7-18

Permite gerar relatórios adicionais de conferência sobre os materiais lidos no inventário.

Figura 53: Anormais

Procedimentos:

• Selecionar a opção de Estatística;

• Clicar no botão Imprimir.

Materiais que tiveram a situação alterada depois da data do inventário: exemplares quando carregados possuíam certa situação e após o inventário possuem outra situação diferente da inicial.

Ex.: Carregado exemplar com situação NORMAL. Durante o inventário este exemplar passou para situação ENCADERNADO.

Materiais que tiveram a localização alterada depois da data do inventário: exemplares quando carregados possuíam certa localização e após o inventário possuem outra localização diferente da inicial.

7.4.3 ANORMAIS


Diversos APC 7-19

Ex.: Carregado exemplar com localização DISPONIVEL NO ACERVO. Durante o inventário este exemplar passou para localização PREPARO TÉCNICO.

Materiais emprestados após a data determinada para o inventário: exemplares que foram emprestados e devolvidos entre a data do início e término do inventário.

Materiais que tiveram devolução com alteração na data de devolução: Exemplares que foram devolvidos com data de devolução retroativa.

Exemplares que tiveram devoluções: exemplares estavam emprestados e foram devolvidos após a data de finalização do inventário. Estes exemplares não necessitam ser lidos, pois não foram carregados na carga inicial do inventário.

Exemplares lidos que não foram carregados na definição inicial da carga dos parâmetros do Inventário: Exemplares lidos no inventário que no momento da carga dos parâmetros não faziam parte dos parâmetros definidos.

Exemplares lidos na biblioteca que não correspondem a biblioteca de original: exemplares lidos no acervo de uma biblioteca e que se encontram cadastrados em uma biblioteca diferente da que foi lida. Isto pode ocorrer devido ao fato do usuário devolver um exemplar em uma biblioteca diferente de onde foi cadastrado inicialmente. Este problema pode ter ocorrido devido ao cadastro errado ou na devolução do material este exemplar não foi encaminhado à biblioteca de origem.

Materiais emprestados que estão no acervo lidos no inventário: exemplares lidos no processo de inventário, estão no acervo (estantes) e não foram devolvidos pelo sistema pelo processo de devolução.

Exemplares que não existem na base de dados: exemplares lidos no inventário que não estão cadastrados no Sistema Pergamum


Diversos APC 7-20

Esta pasta permite gerar um relatório de todos os materiais incluídos no inventário.

Figura 54: Conferência

Procedimentos:

• Selecionar o Inventário desejado;

• Clicar no botão Imprimir.

7.4.4 CONFERÊNCIA


Diversos APC 7-21

7.5 Transferência de situação

Esta pasta permite alterar a situação de todos os materiais desaparecidos no inventário selecionado.

Figura 55: Transferência de situação

Procedimentos:

• Selecionar o inventário desejado;

• Selecionar a Situação desejada;

• Digitar a Observação do afastamento;

• Clicar no botão Processar.

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