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Administrando projetos com MS Project – Unidade VIII

Uma visão prática

Helene Kleinberger Salim

helene@inf.puc-rio.br

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Administrar o projeto

• Refinar o planejamento– Nivelar carga de trabalho dos recursos

atribuídos ao projeto, eventuais cálculos com estimativas, reprogramações ...

• Iniciar – mobilizar os recursos– Acompanhar o andamento do serviço;– Manter a comunicação com os participantes do

projeto.– Manter as modificações, refletidas nas

atualizações da(s) linha(s) de base.

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Administrar o projeto

• Modos de exibição ou visões do projeto• São maneiras de examinar os diversos aspectos do

projeto;• Tipos:

– Gráficos (Gantt)– Planilhas ( linhas e colunas )– Formulários (informação individual )– Combinadas ( janelas vinculadas )

Exibir / View

Barra de modos

Ou Details

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Visões dos dados do projeto

Proc Proc Proc Proc Proc

X yz

X y zy

z

X

y

z

X

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Administrar recursos do projetoSeja Hoje 19/02

A reunião de 16/02 foi efetuada 100%

Demos mais prazo para as Especificações para o teste, até 25/04.

Vamos marcar % de execução nas tarefas que estão em andamento, mostrando ou numa coluna inserida ou à direita da barra no gráfico.

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Administrar recursos do projetoSeja Hoje 19/02

Note o cálculo na tarefa resumo do projeto.

Por enquanto, Duração e Trabalho andam juntos

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Administrar recursos do projeto - Seja Hoje 24/03

Tivemos que passar os contratos pelo Jurídico, inserimos tarefa;

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Como fica a utilização dos recursos

Gerente: Trabalho previsto, realizado, acumulado, custo e disponibilidade.

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Como fica a utilização dos recursos

Aspectos de segurança foi atribuído ao Analista de Suporte, só aumentou o custo pois estava previsto inicialmente para A Sistemas.

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Administrar recursos do projeto• Conflitos de

atribuição não aparecem no modo Automático, para você retratar e controlar as movimentações, precisa estar no modo Manual.

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Administrar recursos do projeto

Localizar conflitos de atribuição –

criamos uma tarefa paralela para o Mestre – aparece a indicação de superalocação.

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Sugestões para resolver o conflito – poderia deixar no automático e a tarefa seria reagendada.

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Veja as superalocações no Team Planner

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Administrar recursos do projeto

• Para ignorar o calendário e alocar uma tarefa em ritmo ininterrupto, inclusive nos fins de semana, ao informar a duração acrescentar a letra e (elapsed);

• Exemplo 48 horas corridas:– 48 eh

• Exemplo 7 dias sem fins-de semana– 7 ed

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Acompanhar o projeto

Para outros % use o formulário

Informações sobre a tarefa ou

digite na coluna inserida...

Ou use a convenção:

25% - garantia de início, compreensão da tarefa;

50% - está andando...

75% - o responsável diz que terminou

100% - o serviço foi homologado

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Opções

• Instale algum SW que tenha acesso a suas tarefas agendadas a serem cronometradas

• No tray, para me lembrar que tem uma tarefa em execução, corre o relógio e nome do projeto.

• Para alternar entre elas,clicar no tray, janela do Timesheet aparecerá e indique a nova tarefa ou outras atividades.

• Os resultados podem ser vistos numa planilha associada.

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Usar “horas extras”

• Não representa maior esforço dedicado à tarefa, apenas aumenta o custo das horas;

• Assim, 30 horas de trabalho, sendo 12 extras, diminuem o tempo (datas) necessário para concluir a tarefa, mas continua sendo 30h.

• No Gráfico de Gantt, dividir janela, no formulário de tarefas, lance as informações de Trabalho do Recurso ovt.(overtime).

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Usar “horas extras”

Das 40 horas de trabalho, 10 serão pagas como extra

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Registros de responsabilidade

• A coleta de informações sobre o andamento do projeto pode ser feita de diversas formas – por telefone, “papagaio de pirata” sobre a mesa do responsável, memorando, e-mail, comunicação via Outlook...

• Mantenha uma coluna no cronograma contendo a data / origem / link para documento / nome do provedor para facilitar consultas e auditorias!

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Registrando as horas trabalhadas dia a dia pelo recursoTrabalho da linha de base não muda, as horas planejadas vão sendo redistribuidas para o final à medida que não vão sendo realizadas, lançadas em real e acumuladas pelo programa até cumprir o total previsto originalmente.

Note que a informação Horas para Realizar a tarefa é mantida como verdadeira até que seja explicitamente mudada.

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Execução

Note que as últimas 17 h são feitas após o término do planejamento inicial.

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O Gráfico de Gantt retrata as idas e vindas da execução da tarefa

A redistribuição de horas após a data de término prevista só é feita se o tipo da tarefa o admitir.

Escolha o melhor formulário associado, exemplo Task Detail Form

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Da tabela Resumo (Summary)

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Note que só faz sentido indicar caminho crítico para tarefas ainda na etapa de planejamento