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GESTÃO DOCUMENTAL

-ORIENTAÇÕES –

PREFEITURA

DA

CIDADE DO

RIO DE JANEIRO

Agosto/2009

SECRETARIA

MUNICIPAL

DE

EDUCAÇÃO

PREFEITURA DA CIDADE DO RIO DE JANEIRO Secretaria Municipal de Educação Subsecretaria de Gestão Coordenadoria de Administração Centro Arquivístico

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PREFEITURA DA CIDADE DO RIO DE JANEIRO Secretaria Municipal de Educação Subsecretaria de Gestão Coordenadoria de Administração Centro Arquivístico

Reunião: AGOSTO/2009

Direção: Maria Hortencia Heluy Abreu Agente Setorial do Sistema Municipal de Gestão de Arquivos

Colaboradoras: Gilma Madalena Dantas Nascimento

Lêda da Silva Vieira Sybeli Castilho Pereira

Tel.: 2503-2101 Salas 119/123 - CASS Correio eletrônico: centroarqsme@pcrj.rj.gov.br

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CENTRO ARQUIVÍSTICO – E/SUBG/CAD/CA

Implementar a Política Municipal de Arquivos; Elaborar o planejamento das atividades do

Sistema Municipal de Arquivos – SIMARQ, no nível da Secretaria Municipal de Educação, visando a padronização dos procedimentos técnicos relativos às atividades de produção, classificação, registro, tramitação, arquivamento, preservação, consulta, expedição, avaliação, transferência e recolhimento de documentos;

Administrar a guarda e a preservação do acervo documental desta Secretaria.

(Art.8.° do Decreto n.° 24.008/2004)

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LEGISLAÇÃO

Decreto n.° 2.477, de 25 de janeiro de 1980, republicado pelo Decreto n.° 13.150, de 18 de agosto de 1994;

Lei Complementar n.° 48, de 5 de dezembro de 2000, alterada pela Lei Complementar n.° 51, de 28 de agosto de 2001;

Manual de Redação Oficial da Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro - PCRJ, de outubro de 2008, instituído pelo Decreto n.º 30.288, de 12 de dezembro de 2008.

www.rio.rj.gov.br/sma/documentos/normas

CONSTITUIÇÃO FEDERAL

Art. 216 Constituem patrimônio cultural brasileiro os bens de natureza material e imaterial, tomados individualmente ou em conjunto, portadores de referência à identidade, à ação, à memória dos diferentes grupos formadores da sociedade brasileira, nos quais se incluem:

....

V – os conjuntos urbanos e sítios de valor histórico, paisagístico, artístico, arqueológico, paleontológico, ecológico e científico.

....

§ 2.º Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.”

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1. A PREFEITURA DA CIDADE DO RIO DE JANEIRO1.1 IDENTIDADE VISUAL

(Decreto n.º 2.323, de 11 de outubro de 1979) Conjunto de elementos gráficos que representam, visualmente, a Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro, conferindo aos documentos autenticidade e legitimidade. São eles: brasão: símbolo gráfico oficial (medindo 1,75 cm por 1,75 cm);

razão social: indicação dos Órgãos Municipais (Prefeitura e demais Órgãos, por hierarquia);

(art.5.º do Decreto n.º 7.480, de 11 de março de 1988)

cor institucional: Azul – RIO

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2. ASPECTOS GERAIS DA REDAÇÃO OFICIAL

Constituição Federal (art. 37)

“A Administração Pública direta, indireta ou fundacional, de qualquer dos poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade (...)”

Redação Oficial é a forma como o Poder Público elabora os Atos e as Comunicações Oficiais. Portanto, além dos princípios constitucionais, deve caracterizar-se pela: clareza, objetividade, concisão, formalidade e uniformidade.

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2.1 CRITÉRIOS DE FORMALIDADE E HIERARQUIA

USAR

Respeitosamente, para autoridades superiores.

Atenciosamente, quando da mesma hierarquia, hierarquia inferior e a particulares.

ATENÇÃO: Os dois termos são seguidos de vírgula.

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2.2 IDENTIFICAÇÃO DO SIGNATÁRIO

Em Decreto, Resolução, Portaria, Ordem de Serviço, e

Edital:

espaço para assinatura

NOME

(nome completo da autoridade, em letras maiúsculas, centralizado)

Nos demais atos, correspondências:

espaço para assinatura

NOME

Cargo ou Função

Matrícula

(nome completo do signatário, em letras maiúsculas, centralizado)

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ATENÇÃO: A identificação do signatário também pode ser feita por meio de carimbo, principalmente nos despachos em processos (art. 132 do Decreto n.º 2.477, de 25 de janeiro de 1980, republicado pelo Decreto n.º 13.150, de 18 de agosto de 1994);

Padronização do carimbo:

Tinta: azul ou preta;

Fonte: Arial 9 no nome e Arial 8 nos outros dados;

Letras maiúsculas no NOME e na SIGLA do órgão e ou

unidade administrativa;

Inicial maiúscula na indicação do Cargo ou da Função 1.ª linha NOME

2.ª linha Cargo ou Função – SIGLA

3.ª linha Matrícula

OBS.: - A abreviatura do termo matrícula é Matr.

- Os atos municipais e as correspondências devem ser assinados, apenas, com caneta esferográfica azul.

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2.3 IDENTIFICAÇÃO DO DESTINATÁRIO

OFÍCIO: Nome e cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação e endereço;

CIRCULAR: Indicado pelo cargo da pessoa a quem é dirigida a correspondência;

MEMORANDO: Indicado pelo cargo, colocado no vocativo, abaixo do local e data;

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2.4 CRITÉRIOS DE FORMATAÇÃO E DIAGRAMAÇÃO

FONTE: Arial 12 no texto, 11 nas citações em bloco e 10 nas notas de rodapé;

COR: Preta, usando impressão colorida em tons suaves para gráficos e ilustrações;

MARGENS SUPERIOR, INFERIOR E DIREITA: 2 cm

( Se o verso da folha for utilizado, a margem direita terá 3,5 cm e as demais, 2 cm);

MARGEM ESQUERDA: 3,5 cm;

PARÁGRAFO: a 2,5 cm a partir da margem esquerda;

TEXTO: Alinhamento justificado;

ESPAÇAMENTO: um espaço simples (0,5 cm) entre as linhas;

dois espaços simples (1 cm) entre o cabeçalho e a identificação do documento, a data e o vocativo, os parágrafos, o texto e o fecho;

PAPEL: Branco alcalino, tamanho A4 (29,7 cm x 21,0 cm);

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CABEÇALHO

- Na primeira página do documento, a partir da margem esquerda, devem constar:

. o brasão, medindo 1,75 cm por 1,75 cm e;

. à direita do brasão, a uma distância de 1,75 cm, a razão social da PCRJ em Arial 12 e todas as letras maiúsculas;

. o nome do Órgão e da Unidade Administrativa em Arial 12 e apenas as iniciais maiúsculas;

. o endereço completo, o telefone e o correio eletrônico, em Arial 8.

PREFEITURADA CIDADE DO RIO DE JANEIROSecretaria Municipal de EducaçãoSubsecretaria de GestãoCoordenadoria de AdministraçãoCentro ArquivísticoRua Afonso Cavalcanti, n.° 455 – salas 119/123 – Bl.I – CASSCidade Nova – Rio de Janeiro – RJ – CEP: 20211-110Tel.: (21) 2503-2101 Fax: (21) 2503-2097Correio eletrônico: centroarqsme @pcrj.rj.gov.br

OBS.: Nas páginas seguintes, colocar a partir da margem esquerda, o número da folha, tipo e número do documento e data da emissão:

Ex: Fl.2 do Ofício E/SUBG/CAD/CA n.º 18, de 8-5-2009.

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2.5 EMPREGO DE LETRAS MAIÚSCULAS E NEGRITO COMO DESTAQUE

Negrito para destacar;

Itálico para indicar palavra ou expressão estrangeira;

Aspas para as citações;

ATENÇÃO: Em atos normativos, não normativos e não normativos de pessoal da Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro - PCRJ, a epígrafe é indicada em letras maiúsculas e em negrito. No preâmbulo, também são indicados, em letras maiúsculas, o cargo da autoridade emitente, o órgão, a palavra CONSIDERANDO, e a ordem de execução “DECRETA” ou “RESOLVE”, de acordo com a espécie do ato. No cabeçalho, a razão social da PCRJ também deve ser em caixa alta, bem como, abaixo da assinatura do ato, o nome do expedidor e a sigla do órgão também devem constar em caixa alta.

Havendo apenas um “considerando”, a palavra se insere na continuidade do texto sem destaque.

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2.6 REPRESENTAÇÃO DE DATAS

No âmbito oficial, o mês deve ser escrito por extenso, sem que o algarismo indicativo do dia seja precedido de zero ( 2 de maio de 2006, e não 02 de maio de 2006); em datas simplificadas, indicadas a partir da segunda folha de documentos, esse critério também deve ser adotado.

Data completa: 1.º de maio de 2009 Data simplificada: 1.º-5-2009

ATENÇÃO1. O primeiro dia do mês será indicado pelo algarismo 1 seguido do símbolo de número

ordinal: 1.º de março de 2009.

2. Na primeira remissão a texto legal, o critério oficial especifica, ainda, que a data deve ser mencionada por extenso (Decreto n.º 2.323, de 11 de outubro de 1979) e, nas remissões seguintes, deve ser citada na forma reduzida ( Decreto n.º 2.323, de 1979 ou Decreto n.º 2.323/1979).

3. Os anos devem ser indicados por todos os algarismos e não apenas pela dezena final. Ex: 2006 e não 06

4. Em documento oficial, a data deve ser empregada sob a forma analítica (mês por extenso). No despacho, a data deve ser registrada de forma centralizada e por extenso:

Ex: Rio de Janeiro, 5 de agosto de 2009.

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2.7 EMPREGO DE NUMERAÇÃO

As classes são separadas por ponto, exceto nas

indicações dos anos, nas datas, na numeração de páginas,

códigos, caixa postal, CEP.

Exemplos: Lei n.º 1.881 Decreto n.° 2.477

Rio de Janeiro, 12 de maio de 2009. CEP 20211-110

As representações “hum” e “um mil” são inadequadas em documentos oficiais. No exemplo, 1.508, a escrita por extenso deverá ser mil quinhentos e oito.

Grafar por extenso quaisquer referências a números e

percentuais, exceto data e número de legislação.

Expressar valores monetários em algarismos arábicos,

seguidos da indicação, por extenso, entre parênteses.

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2.8 EMPREGO DE SÍMBOLOS

Entre o símbolo da unidade monetária e o número indicativo da importância, é recomendado empregar um espaço. Ex: R$ 15.000,00

2.10 DA ARTICULAÇÃO DO TEXTO LEGAL

Verificar as normas da Lei Complementar n.° 48, de 5 de dezembro de 2000, alterada pela Lei Complementar n.° 51, de 28 de agosto de 2001.

2.9 EMPREGO DE SIGLAS

“Na Redação Oficial, a expressão correspondente à sigla deve ser escrita por extenso e antecedê-la na primeira menção no texto. Nesse caso, a sigla é escrita, após travessão, ou entre parênteses ou vírgulas, logo em seguida à expressão. A partir da segunda referência, a sigla servirá para a representação.” (Manual de Redação Oficial da PCRJ)

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3. ATOS OFICIAIS E COMUNICAÇÕES OFICIAIS

TIPO ESPÉCIE

ATOS NORMATIVOS ATOS NÃO NORMATIVOS ATOS NÃO NORMATIVOS DE PESSOAL

Decreto, Resolução, Portaria e Ordem de Serviço

CORRESPONDÊNCIAS Ofício, Memorando, Circular

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3.1 ATOS NORMATIVOS

São instituidores de regra geral de atuação permanente. Recebem numeração em ordem crescente e ininterrupta, sem renovação anual e apresentam ordem de execução “DECRETA” ou “RESOLVE”, de acordo com a espécie, e devem ser estruturados cumprindo o disposto nos art. 1.º e art. 9.º da Lei Complementar n.º 48, de 5 de dezembro de 2000.

3.2 ATOS NÃO NORMATIVOS

São atos individualizados e de atuação instantânea. São atos que podem estabelecer ações administrativas e de caráter coletivo (definir normas internas, delegar competência para os cargos administrativos, instituir comissões ou equipes técnicas e indicar os profissionais que integrarão esses grupos de trabalho). Adotam a mesma estrutura do ato normativo com numeração sequencial ininterrupta, na mesma série dos atos normativos de igual categoria.

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3.3 ATOS NÃO NORMATIVOS DE PESSOAL

“São atos não normativos os de pessoal, tais como os que se referem à nomeação e exoneração de cargo de provimento efetivo ou em comissão, designação e dispensa de função gratificada, contratação e rescisão de contrato pelo regime de Consolidação das Leis do Trabalho, progressão funcional, ascensão funcional, aposentadoria, disponibilidade, imposição de penalidade, delegação de competência e designação de servidor para cumprimento de determinada incumbência ou para integrar comissão, grupo de trabalho ou equipe técnica.”

(Art. 8.° do Decreto n.° 2.477/1980)

Os atos de pessoal não são articulados. Terão numeração própria, em ordem crescente e ininterrupta, renovada anualmente. A epígrafe deve estar em negrito, constando o nome do ato, em letras maiúsculas e centralizado sobre o texto, seguido da sigla do Órgão emitente, da letra “P” e, após o número do documento, a indicação da respectiva data.

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4. ESTRUTURA DO ATO NORMATIVO

I- Parte Preliminar

II- Parte Normativa

III- Parte Final

EPÍGRAFE

EMENTA

PREÂMBULO

Compreende o texto das normas de conteúdo substantivo relacionadas com a matéria regulada.

Medidas para implementação das normas, disposições transitórias, cláusula de vigência e de revogação, quando couber.

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ESTRUTURA DO ATO NORMATIVO(Lei Complementar n.º 48, de 2000, alterada pela Lei Complementar n.º 51, de 2001)

4.1 Parte preliminar: epígrafe, ementa, preâmbulo, o enunciado do objeto e a indicação do âmbito de aplicação das disposições normativas;

epígrafe: denominação do ato, em letras maiúsculas, em negrito e centralizado sobre o texto, seguida da sigla do órgão emitente (exceto quando se tratar de Decreto), do número do documento em sequência ininterrupta e da data de emissão, conforme exemplo abaixo:

RESOLUÇÃO SME “P” N.° , DE DE JULHO DE 2009.

Quando se tratar de ato de pessoal, após a espécie do ato, será grafada a sigla do órgão emitente, seguida da letra “P” e do número do documento, em sequência ininterrupta dentro do ano e renovada anualmente;

ementa: resumo do assunto principal, obrigatório nos atos normativos, exprimindo claramente o objetivo ou a finalidade primordial do ato e, se for o caso, citando dispositivos alterados ou revogados. O texto deverá começar por letra maiúscula e as demais minúsculas, exceto no início de nomes próprios e deverá estar alinhada à direita ;

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preâmbulo: No preâmbulo, deve constar referência aos dispositivos constitucionais, legais ou regulamentares que alicerçam a expedição do ato, bem como ao processo ou outro documento que lhe deu origem, além de justificativas da medida adotada, quando julgada necessária. (Incisos III e IV do Decreto n.° 2.477/1980)

a) fundamentação legal - Exposição das razões legais ou administrativas para fundamentar a matéria, iniciada com a denominação completa do cargo da autoridade expedidora em letras maiúsculas;

b) justificativas do ato (considerandos) – Deverão ser grafados em letras maiúsculas “CONSIDERANDO” e, havendo apenas um, a palavra será inserida na continuidade do texto sem destaque;

c) ordem de execução: “DECRETA”, para atos emanados pelo Prefeito, exceto os Decretos de Pessoal e “RESOLVE”, para os demais atos, na linha do parágrafo;

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4.2 Parte normativa: texto das normas - Redigido com precisão e ordem lógica. No caso de atos normativos, o texto será composto de artigos, desdobrados em parágrafos ou em incisos, os parágrafos em incisos, os incisos em alíneas e as alíneas em itens, elaborados e numerados conforme as orientações contidas no Manual de Redação Oficial da PCRJ.

Nos atos não normativos de pessoal, o texto será elaborado sem elementos articulados, conforme as orientações contidas no Manual de Redação Oficial da PCRJ.

4.3 Parte final: Medidas necessárias à implementação das normas de conteúdo substantivo, às disposições transitórias, se for o caso, à cláusula de vigência e à cláusula de revogação, quando couber;

a) vigência: indicada, de forma expressa, com prazo razoável, caso seja necessário amplo conhecimento; nos casos de menor repercussão, deve-se empregar a expressão “entra em vigor na data de sua publicação”;

b) revogação: quando necessária nos atos normativos, deverá enumerar, expressamente, os atos e as disposições revogadas; e

c) fecho: na linha do parágrafo, constando o nome da cidade, a data de expedição do ato sob a forma analítica (mês por extenso) e centralizada no texto e acima do NOME, a assinatura da autoridade emitente.

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COMPARATIVO ENTRE ATOS NORMATIVOS E NÃO NORMATIVOS COM OS ATOS NÃO NORMATIVOS DE

PESSOAL

NORMATIVO E NÃO NORMATIVO NÃO NORMATIVO DE PESSOAL

- epígrafe - epígrafe

- ementa

- preâmbulo - preâmbulo

(fundamentação legal + justificativa) (fundamentação legal + justificativa)

- ordem de execução - ordem de execução

- texto (com elementos articulados) - texto ( sem elementos articulados)

- cláusula de vigência

- cláusula revogatória - revogação: quando necessária, a

cláusula de revogação deverá

enumerar, expressamente, os atos ou

as disposições revogadas.

- fecho + assinatura - fecho + assinatura

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5. COMUNICAÇÕES OFICIAIS

5.1 Ofício “Espécie de correspondência cuja finalidade é estabelecer a comunicação dos órgãos da Administração Pública entre si e também com particulares, para tratar de assuntos técnicos ou administrativos.”

(Manual de Redação Oficial da PCRJ)

5.2 Memorando “Instrumento de correspondência interna, utilizado na comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, independentemente da relação hierárquica entre emissor e receptor.”

(Manual de Redação Oficial da PCRJ)

5.3 Circular “Modalidade de correspondência, interna ou externa enviada, simultaneamente, a diversos destinatários, com o objetivo de uniformizar procedimentos em vários órgãos municipais. Transmite informações, ordens e recomendações, assim como esclarece o conteúdo de leis, normas e regulamentos.”

(Manual de Redação Oficial da PCRJ)

QUANDO USAR OFÍCIO:

1. Na requisição de documentos sigilosos;

2. Na comunicação fora do âmbito da Secretaria Municipal de Educação;

3. Na autuação do documento em processo.

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6.1 Da Autuação

“Art. 22 O documento recebido se constitui em processo pela autuação.

Parágrafo único. Os documentos que se refiram à situações de trato e solução imediatos, pela sua natureza dispensam a autuação, sendo anotados, entretanto, para efeito de controle.” (os grifos são nossos)

6. DECRETO N.° 2.477/1980

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Decreto n.º 2.477/19806.2 Requisição de documentos sigilosos“Art. 108 Os documentos sigilosos serão requisitados de acordo com a seguinte forma: § 2.º A requisição de documentos sigilosos será feita mediante ofício vedado o emprego de qualquer outro meio de expediente.”

Decreto n.º 2.477/19806.3 Da Avaliação, da Transferência, do Recolhimento e do Descarte de Documentos“Art. 126 – Em todas as unidades de arquivo proceder-se-á, periodicamente, à avaliação de documentos, por equipe técnica especialmente designada por dirigente de órgão em nível de Departamento visando a determinar o valor do acervo documental em relação à guarda permanente, eventual ou transitória.§ 1.º Documentos de valor permanente são aqueles cuja guarda deva ser definitiva, em razão de comprovarem direitos do Município ou de terceiros, estabelecerem precedentes ou possuírem valor informativo relevante para a Administração, ou por sua natureza histórica.§ 2.º Documentos transitórios são aqueles cuja guarda é de interesse temporário para a Administração.§ 3.º Documentos eventuais são os de interesse passageiro, sem valor de guarda temporária ou definitiva.” (Os grifos são nossos)

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Decreto n.° 2.477/1980

6.4 Das requisições de Processos

“Art. 82 As requisições de processos na Administração Municipal serão feitas por dirigentes de órgãos até o nível de Divisão ou por sua delegação.

§ 1.° As requisições serão encaminhadas mediante formulário (impresso padronizado), quando no âmbito da respectiva Secretaria Municipal ou de órgão diretamente subordinada ao Prefeito.

§ 2.° Fora do âmbito mencionado no parágrafo anterior, a requisição será feita por ofício.”

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Decreto n.° 2.477/19806.5 Do Arquivamento Inicial

“ Art. 121 Os documentos serão arquivados mediante despacho de dirigentes de órgãos de nível igual ou superior ao de Divisão.

Art. 122 Os processos serão arquivados na unidade administrativa em que foram autuados à exceção daqueles referentes a servidor, cuja guarda ficará a cargo do órgão de pessoal correspondente ao de lotação do interessado, bem como daqueles regidos por legislação específica.”

Decreto n.° 2.477/1980 6.6 DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

“Art. 131 As informações, os pronunciamentos e os despachos exarados no processo serão de preferência datilografados, evitando-se espaços em branco e utilizando sempre que possível, o verso da folha.

Art. 132 A assinatura aposta por servidores em processo será identificada datilograficamente ou mediante carimbo, com nome, cargo e matrícula do signatário, admitindo-se a menção em letra de imprensa.”

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REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

. Meirelles, Hely Lopes – Direito Administrativo Brasileiro;

. Gasparini, Diogenes – Direito Administrativo;

. Machado, Helena Corrêa – Como implantar arquivos públicos municipais;

. Bellotto, Heloísa Liberalli – Como fazer análise tipológica de documento de arquivo;

. Vinas, Rey – Atos administrativos;

. Constituição da República Federativa do Brasil – 1988;

. Manual de Redação da Presidência da República – 2002;

. Lei n.º 3.404, de 5 de junho de 2002;

. Decreto n.º 24.008, de 5 de março de 2004;

. Decreto n.° 2.477, de 25 de janeiro de 1980, republicado pelo Decreto n.° 13.150, de 18 de agosto de 1994;

. Lei Complementar n.° 48, de 5 de dezembro de 2000, alterada pela Lei Complementar n.° 51, de 28 de agosto de 2001;

. Manual de Redação Oficial da Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro - PCRJ, de outubro de 2008, instituído pelo Decreto n.º 30.288, de 12 de dezembro de 2008.

A N E X O S