1 PREPARAÇÃO PARA A BANCA EXAMINADORA. 2 Introdução 1.O Examinador Voluntário - O que é /...

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PREPARAÇÃO PARA A BANCA EXAMINADORA

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Introdução 1. O Examinador Voluntário- O que é / Benefícios- Competências Necessárias- Características Requeridas e Posturas Indesejáveispara um Examinador2. Código de Ética3. Atuando como Examinador - Responsabilidades, Produtos e Clientes do Examinador- Condições para designação como Examinador4. Processo de avaliação

TÓPICOS A SEREM ABORDADOS

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• O Programa Gaúcho da Qualidade e

Produtividade – PGQP – foi lançado em outubro

de 1992, com o objetivo de estimular, articular e

promover ações visando tornar competitivos os

produtos e serviços das organizações do RS,

por meio da melhoria da qualidade e

produtividade.

INTRODUÇÃO

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Você foi convidado para participar do treinamento de Preparação para a Banca Examinadora do Prêmio Qualidade RS - PGQP e, ao ser aprovado, passará a integrar um seleto grupo de profissionais que contribuem voluntariamente, com seu conhecimento e experiência em gestão, voluntariamente, para ajudar a melhorar a qualidade e o nível de competitividade das organizações do nosso País.

Este pré-curso é uma atividade que antecede o curso presencial de Preparação para a Banca Examinadora.

Bons estudos!Bons estudos!

INTRODUÇÃO

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1.O Examinador Voluntário

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pelo Exercício da Cidadania, pois todo o trabalho que o pelo Exercício da Cidadania, pois todo o trabalho que o examinador realiza é voluntário. Isto causa também examinador realiza é voluntário. Isto causa também

satisfação pessoal. satisfação pessoal.

O QUE É

Atuar como Examinador é uma atividade voluntária que:

• desenvolve a pessoa como indivíduo;

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Você terá acesso a Relatórios de Gestão de outras Você terá acesso a Relatórios de Gestão de outras organizações, fará uma análise individual e posteriormente organizações, fará uma análise individual e posteriormente

de consenso. Tudo isto permitirá conhecer muito bem o de consenso. Tudo isto permitirá conhecer muito bem o Sistema de Gestão das Organizações.Sistema de Gestão das Organizações.


• desenvolve a pessoa como indivíduo;• aumenta o conhecimento em Gestão

O QUE É

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• desenvolve a pessoa como indivíduo;• aumenta o conhecimento em Gestão e

• amplia a experiência profissional.

Você terá acesso a Relatórios de Gestão de outras Você terá acesso a Relatórios de Gestão de outras organizações, tendo a oportunidade de desenvolver a organizações, tendo a oportunidade de desenvolver a

capacidade gerencial em organizações diferentes da sua. capacidade gerencial em organizações diferentes da sua.

O QUE É

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Reconhecimento - Reconhecimento - Cada vez mais se tem dado valor para as pessoas que atuam como voluntários e examinadores dos prêmios regionais e setoriais.

Aumento da empregabilidade -Aumento da empregabilidade - Acompanhe e faça uma análise das pessoas que participam dos processos de avaliação. Certamente estão tendo reconhecimentos diferenciados.

Aumento da Rede de Relacionamento - NetworkAumento da Rede de Relacionamento - Network

A avaliação sempre é feita em conjunto com outras pessoas e esta é uma excelente oportunidade para trocar informações, conhecimento e ampliar a sua rede de relacionamentos.

BENEFÍCIOS ADICIONAIS DE SER UM EXAMINADOR VOLUNTÁRIO

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Prestígio Profissional – Prestígio Profissional – cada vez mais tem se dado valor para as pessoas que atuam como voluntárias e examinadores dos prêmios regionais e setoriais.

Intercâmbio Profissional com outros voluntários e organizações – Intercâmbio Profissional com outros voluntários e organizações – a avaliação é sempre realizada em conjunto com outros profissionais, e esta é uma excelente oportunidade para trocar informações, conhecimentos e ampliar sua rede de relacionamentos.

Uso do Termo de Adesão – Uso do Termo de Adesão – é um documento previsto em Lei, que prova o número de horas de trabalho voluntário, e que protege o voluntário, a instituição que está disponibilizando o trabalho voluntário e a que está recebendo o voluntário.

BENEFÍCIOS ADICIONAIS DE SER UM EXAMINADOR VOLUNTÁRIO

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• Autodesenvolvimento profissional

• Prestígio profissional

• Aumento da empregabilidade

• Exercício da cidadania

• Intercâmbio profissional - Networking

• Desenvolvimento da capacidade gerencial

BENEFÍCIO DE SER VOLUNTÁRIO

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RECONHECIMENTO DO VOLUNTÁRIO

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RECONHECIMENTO DO VOLUNTÁRIO

Cerimônia do Prêmio Qualidade RS

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• Para atuar como examinador é necessário atender a alguns requisitos, baseados no ideograma “CHA”

ConhecimentosConhecimentosHabilidadesHabilidadesAtitudesAtitudes

Vamos ver cada um deles agora!Vamos ver cada um deles agora!

SER EXAMINADOR

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SER EXAMINADOR - COMPETÊNCIAS

ProgramaPrograma

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Você precisa conhecer e dominar os 8 Critérios de Excelência:* Liderança* Estratégias e Planos* Clientes* Sociedade* Informações e Conhecimento* Pessoas* Processos* Resultados

ProgramaPrograma

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Você precisa ter conhecimentos sobre os principais Conceitos de Qualidade, entre eles podemos citar:* PDCA* 5 S* MASP* entre outros

ProgramaPrograma

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ProgramaPrograma

Durante o processo de avaliação de uma candidata, você está representando o Programa, por isso precisa ter um conhecimento mínimo sobre o mesmo.

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ProgramaPrograma

Você estará com o Relatório de Gestão da candidata e o Guia de Avaliação dos Critérios e utilizando estes dois instrumentos deverá identificar as evidências que comprovem o atendimento de cada um dos requisitos dos critérios/ itens. Isto também deverá acontecer durante e após o processo de visita.

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ProgramaPrograma

A condução acontece antes, durante e após a visita, pois em todos os momentos é preciso estar atento as etapas e prazos do Prêmio Qualidade RS

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ProgramaPrograma

Sobre a atual situação das evidências apresentadas para o atendimento dos requisitos.

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ProgramaPrograma

"Não tome partido".Seja justo em suas decisões.

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ProgramaPrograma

Ouça com atenção a sua equipe e as pessoas da organização.

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ProgramaPrograma

Seja ético, conduza os trabalhos de acordo com o planejado, cumprindo os prazos e tarefas estabelecidos.

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Existem algumas características que precisam estar presentes nos examinadores. Vamos ver algumas delas a partir de agora:

* Capacidade de análise* Capacidade de análiseÉ muito importante para o estudo e entendimento do Relatório da Gestão, pois é nesta análise que o examinador compreende a sistemática da organização.

* Respeito aos procedimentos * Respeito aos procedimentos Respeitar as etapas e as orientações do Programa e ler atentamente o Manual da Banca Examinadora. Respeitar as regras da organização durante a visita.

CARACTERÍSTICAS REQUERIDAS PARA UM EXAMINADOR

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Organização é essencial para obter um bom resultado na elaboração dos relatórios, na visita, no cumprimento dos prazos, na elaboração do relatório de avaliação final.

* Organização:* Organização:

* Facilidade de comunicação:* Facilidade de comunicação:

* Trabalho em equipe:* Trabalho em equipe:

A comunicação é importante entre a equipe de examinadores, com o juiz relator e com a organização durante a visita. A boa comunicação facilitará a condução da visita, a forma de colocar os questionamentos e de conduzir a visita harmoniosamente.

O trabalho do examinador é realizado em equipe: Examinador Líder, um ou dois Examinadores e Juiz Relator.

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* Discrição:* Discrição:

* Foco na tarefa:* Foco na tarefa:

* Disciplina:* Disciplina:

Ser reservado em suas palavras e atos, confidencialidade.

Focar no objetivo do trabalho, manter sempre a objetividade.

Seguir os prazos e a agenda estabelecidos.

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* Empatia* Empatia

Capacidade psicológica para se identificar com o "EU" de outro, conseguindo sentir o mesmo que este nas situações e circunstâncias vivenciadas (ser receptivo).

* Visão sistêmica* Visão sistêmica

Visão do todo de uma organização, da inter-relação entre as áreas, com o ambiente externo.

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Estas características devem estar ausentes durante todo o processo de avaliação do Prêmio Qualidade RS

Descomprometimento

Rigidez

Arrogância

Atitude antiética

Prepotência

Passividade

Inconseqüência

Inflexibilidade

Dispersão

Descomprometimento

Rigidez

Arrogância

Atitude antiética

Prepotência

Passividade

Inconseqüência

Inflexibilidade

Dispersão

POSTURAS INDESEJÁVEIS PARA UM EXAMINADOR

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2.Código de Ética

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Todos os membros da Banca Examinadora do Premio Qualidade RS, bem como os demais colaboradores estão regidos por um Código de Ética, definido sob as mesmas bases do Prêmio Nacional da Qualidade - PNQ, onde estes assumem compromissos com princípios éticos nas seguintes regras:

• Regras de Conduta • Regras de Confidencialidade • Regras sobre Conflito de Interesses

CÓDIGO DE ÉTICA

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É rigorosamente vedado aos examinadores:

♦ aceitar honorários, comissão ou atenções pessoais que representem valor, de organizações avaliadas/candidatas atuais ou de anos anteriores, que possam, de alguma maneira, gerar suspeitas quanto à integridade do processo de premiação;

♦ oferecer serviços de consultoria ou qualquer tipo de assessoramento para organizações que tenha avaliado, por pelo menos dois anos após o ciclo de premiação;

♦ usar informações privilegiadas decorrentes do processo de avaliação, como forma de obter vantagens pessoais ou de oferecer serviços profissionais;

♦ utilizar ou reproduzir, em benefício próprio, para fins comerciais ou de recebimento de vantagens diretas ou indiretas sem prévia autorização, quaisquer materiais ou publicações de propriedade da instituição gestora;

REGRAS DE CONDUTA

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É rigorosamente vedado aos examinadores (continuação):

♦ falar, apresentar-se ou executar qualquer atividade em nome da instituição gestora, sem estar devidamente autorizado para tal;

♦ comunicar-se com as organizações avaliadas/candidatas solicitando documentação, informações ou esclarecimentos sobre o Relatório da Gestão, o planejamento da visita ou quaisquer outros assuntos relativos ao processo de premiação, sem autorização prévia da instituição gestora;

♦ usar a logomarca da instituição gestora ou do Prêmio Qualidade RS como identificação de sua condição de examinador, assim como a colocação em seu cartão de visita; e

♦ identificar-se como examinador do Prêmio Qualidade RS sem que tenha participado efetivamente da análise da organização candidata daquele ciclo ou sem informar o ano em que isto ocorreu. A condição de membro da Banca Examinadora deve ser informada da seguinte forma: “Examinador/Examinador Líder–Prêmio Qualidade RS 2008”.

REGRAS DE CONDUTA

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Os Examinadores obrigam-se a tomar as seguintes precauções, com o objetivo de manter a confidencialidade de todas as informações obtidas durante o processo de avaliação:

♦salvaguardar as informações recebidas durante o processo de avaliação, relativas as organizações candidatas atuais ou de ciclos anteriores, evitando discuti-las até mesmo com familiares, pessoas de seu relacionamento, outros examinadores e colegas de profissão, exceto quando esta troca de informações fizer parte do processo de avaliação;

♦não revelar o nome das organizações candidatas, atuais ou de ciclos anteriores, nem mesmo revelar sua identidade de alguma outra forma indireta;

♦não reproduzir ou divulgar as informações do Relatório da Gestão ou de qualquer outro documento utilizado no processo de avaliação das organizações candidatas; e

♦não revelar a outros membros da banca examinadora, as organizações candidatas ou à instituição gestora, seja durante as atividades de treinamento, de avaliação ou de julgamento, sua condição de consultor ou sua participação na preparação de uma candidata ao Prêmio Qualidade RS.

REGRAS DE CONFIDENCIALIDADE

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Os Examinadores obrigam-se a manifestar a condição de conflito de interesses sempre que fatores objetivos ou subjetivos (estreito relacionamento, experiências passadas ou preconceitos em relação a organização candidata) os impedirem de avaliar ou julgar de maneira independente e imparcial, ou puderem prejudicar a imagem da instituição gestora ou do processo de premiação.

Dentre os fatores objetivos são claramente definidos três níveis de conflito de interesses no processo de avaliação:

relacionamento direto, quando o Examinador possui um vínculo empregatício ou profissional com a organização avaliada/candidata, ou com um fornecedor ou cliente importante para a organização candidata. Inclui-se neste nível a existência de relacionamento familiar (parentes de primeiro grau), pessoal e social com funcionários da organização candidata.

REGRAS SOBRE CONFLITO DE INTERESSES

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propriedade significativa, quando uma parte importante dos bens pessoais do Examinador é, ou possa vir a ser, influenciada pela organização candidata. Inclui-se neste nível a participação acionária.

concorrência, quando o Examinador está diretamente envolvido com concorrentes da organização candidata, através de relações de trabalho, de posse de ações, etc.

A não-observação do código de ética implica a exclusão do Examinador dos

próximos ciclos do Sistema de Avaliação da Gestão e do Prêmio Qualidade RS.

REGRAS SOBRE CONFLITO DE INTERESSES

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3.Atuando como Examinador

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Um voluntário, para ser examinador do Prêmio Qualidade RS, terá sua avaliação realizada considerando os seguintes itens:

• Desempenho no curso de interpretação dos critérios de avaliação

• Avaliação do instrutor durante o curso presencial de Examinador:1. Trabalho Individual - Análise do Caso para Estudo2. Exercício do conteúdo Pré-curso3. Pontuação individual4. Redação de comentários

• Participação em ciclos anteriores (quando aplicável)

CONDIÇÕES PARA DESIGNAÇÃO COMO EXAMINADOR

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Baseado nos itens anteriores o instrutor habilita o voluntário como:

•Examinador•Examinador Líder

SER EXAMINADOR

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Uma vez sendo habilitado como examinador ou examinador líder, o voluntário poderá ser designado para atuar (dependendo da necessidade do Programa), no Prêmio Qualidade RS, observando-se os requisitos:

• Análise curricular;• Acesso a computador e

internet;• Se veterano, bom desempenho

em anos anteriores (relatório de boa qualidade, entregue no prazo e conduta de acordo com o Código de Ética e orientações recebidas);

• Experiência profissional para avaliar gestão;

• Inexistência declarada de conflito de interesse com a organização;

• Disponibilidade de agenda; e• Capacidade de liderança, para

o examinador líder.

SER EXAMINADOR

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Examinador LíderExaminador Líder• Cumprir o Código de

Ética;• Liderar o processo de

avaliação;• Seguir as orientações do

Manual do Examinador;• Cumprir os prazos da

coordenação do Prêmio;• Em caso de dúvida sobre

o processo, contatar o Coordenador do Prêmio.

ExaminadorExaminador• Cumprir o Código de

Ética;• Realizar a avaliação;• Seguir as orientações do

Manual do Examinador;• Cumprir os prazos da

coordenação do Prêmio e do examinador líder;

• Em caso de dúvida sobre o processo, contatar o examinador líder ou o Coordenador do Prêmio.

RESPONSABILIDADES

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Qual o principal produto do examinador?Qual o principal produto do examinador?

Relatório de avaliação - RA com comentários que agreguem valor para as candidatas e coerente com a pontuação

O RA é o resultado do trabalho da Banca Examinadora.O RA é o resultado do trabalho da Banca Examinadora.O RA é o resultado do trabalho da Banca Examinadora.O RA é o resultado do trabalho da Banca Examinadora.

PRODUTOS E CLIENTES

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PLANILHA RA

A ferramenta que será utilizada pela equipe examinadora e que resultará no produto final a ser entregue ao cliente é a planilha RA, que faz parte do Kit do Examinador, disponível para donwload no hotsite do PQRS2013.

Existe uma planilha RA para análise de candidatas Medalha e outra para candidatas Troféu.

Este arquivo contém todas as planilhas necessárias ao processo. Uma das planilhas é a Ajuda, onde explica o que deve ser feito em cada etapa.

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4.Processo de Avaliação

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Esta etapa é realizada pelos examinadores individualmente de acordo com as informações recebidas nos treinamentos preparatórios, nos documentos enviados e conforme orientações complementares da coordenação do Premio.

Durante a análise individual, os examinadores não têm conhecimento sobre os demais membros da equipe. Ao final da análise e até a data acordada, os examinadores devem enviar sua avaliação individual para a coordenação.

Os examinadores podem utilizar o Fórum Examinador / Juiz para tirar as dúvidas sobre análise do RG.

Dúvidas de processo devem ser direcionadas para a Secretaria Executiva – PGQP.

PROCESSO DE AVALIAÇÃO ANÁLISE INDIVIDUAL

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A etapa de consenso inicia após a divulgação das candidatas que irão para a visita, ou não:

• O Examinador Líder conversa com a equipe e busca o consenso de uma data presencial para o consenso.

• A reunião de consenso é conduzida pelo Examinador Líder e seu objetivo é definir a pontuação de consenso da equipe e preparar os tópicos de visita, no caso da candidata a ser visitada.

• O consenso da equipe deve ser enviado através do portal para análise do juiz, até 10 dias antes da visita.

• Se a candidata não passou para a etapa da visita, o Examinador Líder coordena as atividades para, além de consensar a pontuação, preparar os comentários e a Conclusão Geral.

PROCESSO DE AVALIAÇÃO ANÁLISE DE CONSENSO

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A seleção das candidatas que serão visitadas dependerá da capacidade de processo do Prêmio. Etapa 1 – Definição da data e agendaEtapa 1 – Definição da data e agendaAo informar as candidatas que passaram para etapa de visita, a candidata tem conhecimento dos examinadores designados, podendo manifestar algum conflito de interesses. O Examinador Líder consensua com a equipe sugestões de data dentro da semana escolhida pela candidata na inscrição.

Examinador Líder acorda com a organização data da visita e informa data no portal.

PROCESSO DE AVALIAÇÃO ETAPA VISITA

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Etapa 2 – LogísticaEtapa 2 – Logística As candidatas com mais de 99 colaboradores (excluindo

unidades de corporação) pagam as despesas dos examinadores. Por esta razão equipe verifica com a candidata se ela providenciará logística ou se o examinador organiza e as despesas são ressarcidas posteriormente.

Examinadores de candidatas com menos de 99 colaboradores e de unidades de corporação providenciam logística e encaminham comprovantes para o PGQP para ressarcimento.


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Etapa 2 – Logística - DespesasEtapa 2 – Logística - Despesas Orientações em relação ao ressarcimento das despesas de

examinadores: • Hospedagem permitida para distancias maiores de 80 km. • Deslocamento intermunicipal: ônibus ou automóvel, neste

caso informar quilometragem que haverá um reembolso de R$ 0,75 por quilômetro rodado.

• Alimentação: ressarcimento de almoço. Janta no caso de necessidade de hospedagem. Bebidas alcoólicas, doces e sobremesas não incluídos.


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Etapa 2 – Logística - DespesasEtapa 2 – Logística - Despesas Observação: Todas as despesas serão analisadas, considerando

as médias de valores da região e, se a escolha de hotéis e restaurantes forem consideradas abusivas, não haverá ressarcimento dos gastos.

Exceções entrar em contato, previamente, com a Secretaria Executiva para aprovação da Gestora do Processo.


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Etapa 3 – Preparação da visitaEtapa 3 – Preparação da visita A preparação da visita consiste na realização de uma reunião

da equipe examinadora para definição e consenso dos pontos de verificação, bem como para planejamento do cumprimento da agenda.

Esta etapa é fundamental para a boa condução da visita. Deve haver interação entre equipe examinadora e juiz, de forma que todos os pontos a serem verificados sejam levantados e apontados.


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Etapa 4 – VisitaEtapa 4 – Visita

A visita é conduzida pelo Examinador Líder.

Antes do início da visita, deve ser realizada uma reunião de abertura, com a presença da liderança da organização. Nesta reunião devem ser abordados os seguintes pontos:

Apresentação da equipe; Apresentação do motivo da visita; Declaração da manutenção da confidencialidade; Confirmação do acesso às instalações e registros, dentro dos

objetivos da avaliação; Explicação da amostragem da avaliação; Apresentação e confirmação da agenda.


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Após a reunião de abertura, é realizada a visita.

É vedado levar qualquer material da candidata para fora de suas instalações. Todos os documentos da candidata devem ser devolvidos ao final da visita. Os examinadores devem comportar-se conforme as orientações contidas no Manual da Banca Examinadora e Código de Ética.

É expressamente proibido aceitar brindes ou quaisquer

vantagens ou presentes da candidata, conforme descrito no Código de Ética da banca examinadora.


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Ao final da visita, deve ser realizada a reunião de encerramento para marcar o término das atividades e reiterar aspectos importantes do processo de avaliação. Nesta reunião devem ser abordados os seguintes pontos:

Agradecimento à candidata pela cooperação;Declaração da confidencialidade das informações;Informação sobre a seqüência do processo (elaboração do relatório, decisão pelos juízes, como o resultado será passado para a candidata,...).


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Não levar gravador, câmera ou filmadora para o local; Observar todas as normas de segurança, higiene e ambientais

da candidata; Não discutir questões tipo: observações pessoais, do grupo,

elogios, etc, sem assegurar privacidade total. Não aceitar presentes, brindes ou atenções pessoais que

possam representar valor. Ser pontual nos compromissos. Cumpra agenda! Estar consciente de ser um convidado. Seja educado e gentil. Comunicar-se com o Examinador Líder ou Coordenador do

Prêmio se houver problemas durante a visita.

ORIENTAÇÕES PARA UMA VISITA DE SUCESSO

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Não entrevistar pessoas que não sejam da força de trabalho. Evitar transparecer indecisão. Procurar obter privacidade para entrevistar os interlocutores. Ao solicitar documentos para análise e verificação na sala de

apoio, identifique-os para posterior devolução ao cedente. Não levar material das candidatas, como relatórios ou outras

documentações. Cumprimentar e agradecer CADA UM dos entrevistados, pela

cooperação.

ORIENTAÇÕES PARA UMA VISITA DE SUCESSO

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Encerrada a visita, a equipe examinadora deve realizar uma reunião de consenso da pontuação da candidata pós visita, bem como para definição dos pontos fortes e oportunidades para melhoria mais relevantes e que devem constar no relatório de avaliação da candidata. Neste momento também deve ser redigida a conclusão geral. Quem coordena o trabalho e envia o resultado ao PGQP é o Examinador Líder, mas toda a equipe deve ser envolvida neste consenso.

PROCESSO DE AVALIAÇÃO CONSENSO PÓS-VISITA

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O Examinador Líder deve encaminhar à coordenação, o arquivo com a pontuação consolidada da candidata, relato da visita e a versão preliminar do Relatório de Avaliação da candidata.

Importante: O Juiz Relator é responsável por analisar os relatórios de avaliação recebidos do Examinador Líder para verificar a consistência entre comentários e pontuação, antes da realização da reunião da Banca de Juízes, bem como a qualidade da redação dos comentários.

Todas as organizações candidatas recebem um Relatório de Avaliação com as seguintes informações:•Conclusão Geral;•Pontos fortes e oportunidades de melhoria por critério ou item;•Sugestões da Banca Examinadora para a melhoria do relatório da gestão.

PROCESSO DE AVALIAÇÃO RELATÓRIO DE AVALIAÇÃO

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O Caso para Estudo é um instrumento auxiliar utilizado no Curso Presencial para simular a prática de avaliação a uma Candidata fictícia.

Para melhor aproveitamento durante o Curso Presencial é necessário que você faça o download do Caso para Estudo. Em seguida fazer cuidadosamente uma ou mais leituras em todo o seu conteúdo, principalmente o perfil.

CASO PARA ESTUDO

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Parabéns!

Com certeza agora você está mais preparado para desempenhar sua função de examinador.

Esperamos vê-lo no curso presencial.

Lembre-se que de nada adianta estudar muito se depois não aplicar na prática o que foi aprendido!Lembre-se que de nada adianta estudar muito se depois não aplicar na prática o que foi aprendido!

FINALIZAÇÃO

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