SUMÁRIOSUMÁRIO

01- COMO É CONSTITUÍDO O ATIVO IMOBILIZADO 0202- VIDA ÚTIL 0203- PROCEDIMENTOS PARA CONTROLE PATRIMONIAL 0204- FINALIDADE DO CONTROLE DO ATIVO IMOBILIZADO 0205- OBJETIVOS 0306- COMPOSIÇÃO DA SEÇÃO DE ATIVO IMOBILIZADO 0307- CHAPEAMENTO DE EQUIPAMENTOS NOVOS 0308- DA AQUISIÇÃO DOS BENS, OBRAS E SERVIÇOS (CUSTO DE AQUISIÇÃO) 0409- BENS ADQUIRIDOS USADOS 0410- COMPRA PARA RECEBIMENTO IMEDIATO 0411- COMPRA PARA RECEBIMENTO FUTURO 0412- COMPRA DE EQUIPAMENTOS PARA UNIDADE 0513- PAGAMENTOS ANTECIPADOS 0514- LEASING 0615- DA TRANSFERÊNCIA 0616- DA GARANTIA 0617- DO RECEBIMENTO 0618- DEFINIÇÃO DAS ÁREAS QUE PODERÃO COMPRAR EQUIPAMENTOS 0719- QUANTO A MANUTENÇÃO DOS EQUIPAMENTOS 0720- ORDENS DE SERVIÇOS E ESTADO DE CONSERVAÇÃO DOS BENS 0821- EQUIPAMENTOS DESMONTADOS E/OU SUCATEADOS 0822- BENS QUE NÃO TEM MAIS UTILIDADE 0823- BENS FABRICADOS PELA MANUTENÇÃO 0824- FABRICAÇÃO PRÓPRIA 0925- RESPONSABILIDADES 0926- MOVIMENTAÇÃO DE BENS 0927- REMESSA PARA CONSERTO/EMPRÉSTIMO 1028- BAIXA DE BENS IMOBILIZADOS 1029- PRINCIPAIS TIPOS DE BAIXA 1130- REFORMA DE UM BEM 1231- IMOBILIZAÇÃO DE PEÇAS DE REPOSIÇÃO 1232- BENS DE TERCEIROS SOB CUSTÓDIA 1233- DA SEÇÃO DE ATIVO IMOBILIZADO CONTROLE PATRIMONIAL 13

11 –– COMO É CONSTITUÍDO O ATIVO IMOBILIZADOCOMO É CONSTITUÍDO O ATIVO IMOBILIZADO

1

1.1 – Ativo Imobilizado é constituído por bens ou direitos destinados à manutenção das atividades da empresa, tais como: imóveis, instalações, equipamentos, máquinas, móveis, benfeitorias, marcas industriais ou comerciais, patentes de invenção, direitos autorais, etc.

1.2 - CONTAS CONTÁBEISHá no plano de contas, contas específicas para os diversos tipos de equipamentos que são classificados no Ativo Permanente, que se divide em:

1.2.1 – INVESTIMENTOSão as participações societárias permanentes, importâncias aplicadas na aquisição de ações e títulos de participação.

1.2.2 – IMOBILIZADOBens e direitos com permanência duradoura da empresa utilizada na operação dos negócios e na manutenção das atividades econômicas.Devem ser imobilizados além dos bens em operação, todos os gastos com imobilizações que ainda estejam em andamento.

1.2.3 – DIFERIDONesse grupo aparecem as despesas realizadas já pagas e ou serviços que já foram prestados, contribuindo assim para a formação dos exercícios futuros da empresa.

22 –– VIDA ÚTILVIDA ÚTIL

2.1 – Todos os bens possuem vida útil ilimitada dentro da empresa, sofrendo desgaste com o uso e obsolescência com o tempo. Contabilizamos esses eventos como depreciação.

3 – PROCEDIMENTOS PARA CONTROLE PATRIMONIAL3 – PROCEDIMENTOS PARA CONTROLE PATRIMONIAL

3.1 – Para que o controle patrimonial possibilite um gerenciamento eficiente e seguro dos bens patrimoniais da empresa, com atendimento total das exigências legais e dos controles físico, financeiro e fiscal, criamos este Manual de Procedimentos, que exigirá trabalhos efetivos de todas as áreas e seus gerentes para o cumprimento das normas neste estabelecidas.

4 – FINALIDADES DO CONTROLE DO ATIVO IMOBILIZADO4 – FINALIDADES DO CONTROLE DO ATIVO IMOBILIZADO

4.1 – Tem grande finalidade para a empresa, o controle dos bens que compõem o ativo imobilizado, pois, através dele é que podemos saber o valor atualizado de qualquer bem, em virtude da sua valorização ou desvalorização monetária e pelo desgaste natural, físico, progresso tecnológico e também para facilitar a posição e localização de cada bem contábil fisicamente.

5 – OBJETIVOS5 – OBJETIVOS

5.1 – O controle individualizado dos bens patrimoniais da empresa, identificados através de um número de patrimônio e descrição detalhada do bem, marca, modelo, fornecedor, número de série do equipamento e nota fiscal de aquisição, valor da aquisição e data de aquisição.

2

5.2 – O cálculo da depreciação para atender a legislação fiscal classificando os bens em contas contábeis.

5.3 – O controle físico dos bens imobilizados, identificando o cento de custo onde está alocado o bem, a localização física desse e a atualização permanente das transferências de centros de custos e ou locais e das baixas dos mesmos.

5.4 – Os inventários físicos periódicos e conciliação com a posição contábil.

5.5 – A aplicação dos termos de responsabilidade.

5.6 – O controle dos bens ou disponibilidades para uso e ou para vendas.

5.7 – O controle das documentações dos bens móveis e imóveis.

6 – COMPOSIÇÃO DA SEÇÃO DE ATIVO IMOBILIZADO6 – COMPOSIÇÃO DA SEÇÃO DE ATIVO IMOBILIZADO

6.1 – O sistema de controle patrimonial é executado por processamento de dados. Esse sistema contribuirá com todos os tipos de informações que irão refletir no balanço da empresa. Com todos os bens cadastrados e com suas características, sua localização terá seu custo apropriado de forma correta.

7 – CHAPEAMENTO DE EQUIPAMENTOS NOVOS7 – CHAPEAMENTO DE EQUIPAMENTOS NOVOS

7.1 – Todo equipamento adquirido sofrerá um atraso na colocação de sua placa de identificação de no máximo 30 (trinta) dias, que por seqüência terá seu cadastro atualizado no controle patrimonial.A placa de número do bem deverá ser colocada em local que facilite a sua visualização, desde que não interfira na estética do mesmo. A finalidade da colocação da placa no bem é para fazer o controle físico, portanto, se esta estiver em local escondido e de difícil visualização, não estará cumprindo o objetivo. Manter o padrão de colocação da placa para os bens de características semelhantes.Bens como: edifícios, terrenos, linhas telefônicas, marcas e patentes não terão placas de identificação arquivadas, pois não serão utilizadas. O chapeamento tem por finalidade a identificação e o controle dos bens da empresa, maior facilidade em determinar a sua localização, como proteger com maior segurança o seu patrimônio.

8 – DA AQUISIÇÃO DOS BENS, OBRAS E SERVIÇOS (CUSTO DE AQUISIÇÃO)8 – DA AQUISIÇÃO DOS BENS, OBRAS E SERVIÇOS (CUSTO DE AQUISIÇÃO)

8.1– Custo de aquisição de bens imobilizados não é somente o que constar na nota fiscal do fornecedor, com o que se pagou pela efetiva entrada do bem na empresa, portanto, todas as despesas utilizadas na integração do bem na empresa deverão fazer parte do custo de aquisição do mesmo; tais como: despesas de transportes, despesas de instalação, impostos, desembaraço e outras relativas ao ato de aquisição. Definido esse custo básico de aquisição, o mesmo somente poderá ser modificado (acrescido) mediante despesas de reparos ou substituição de partes ou peças que resultam no aumento de vida útil, no mínimo em mais 1 (um) ano.

3

9 – BENS ADQUIRIDOS USADOS9 – BENS ADQUIRIDOS USADOS

9.1– Conforme Instrução Normativa SRF número 103 determina, o prazo de vida útil admissível para fins de depreciação de bem adquirido usado é o maior dentre os seguintes: Metade do prazo de vida útil admissível para o bem adquirido novo. Restante da vida útil do bem, considerada essa em relação a primeira instalação para

utilização.Para isso fica definido que na aquisição desses bens, o comprador solicite do vendedor, dados referentes a primeira instalação, tais como: data de aquisição, fornecedor original e número da nota fiscal de aquisição.

10 – COMPRA PARA RECEBIMENTO IMEDIATO10 – COMPRA PARA RECEBIMENTO IMEDIATO

10.1 – Exigir do fornecedor que discrimine na nota fiscal todas as características para identificação dos bens, tais como: marca modelo, série, etc., o destaque do valor do ICMS para crédito e quando se tratar de base de cálculo reduzido, destacar o artigo e seus parágrafos (RICMS).

11 – COMPRA PARA RECEBIMENTO FUTURO11 – COMPRA PARA RECEBIMENTO FUTURO

11.1 – Exigir do fornecedor nota fiscal para entrega futura para que se efetuem procedimentos contábeis e de pagamentos, eliminando as possibilidades de pagamento em duplicidade, sendo necessário para o acompanhamento da mercadoria, nota fiscal de simples remessa, onde estará destacado o ICMS. Toda compra para recebimento futuro terá que passar pela ARAD – Área Administrativa, para que seja efetuado o confronto da mercadoria comprada x recebida, não sofrendo assim nenhum tipo de prejuízo. Nesta operação, proceder da seguinte forma: compra para recebimento futuro x simples remessa.

12 – COMPRA DE EQUIPAMENTOS PARA UNIDADES12 – COMPRA DE EQUIPAMENTOS PARA UNIDADES

12.1 – Toda compra de equipamentos para qualquer área terá que ser formalizada através de documento, informando para que seja utilizado e qual o benefício.

Depois de formalizado o pedido pela necessidade do equipamento para aumento da produtividade, aparência do ambiente e ou custo do consumo, enviar ao gerente da Área de expansão (patrimônio), para que seja analisado o custo pelo benefício e em poder de C.I. de solicitação fará a cotação e solicitará a aprovação da diretoria.

Quando não for aprovada a compra, informar ao solicitante porque não foi possível atendê-lo.

4

Quando for aprovada a compra, faz-se necessário emitir pedido, colher assinatura do diretor e comprador para que toda a operação não atrapalhe o andamento da documentação.Fica definida que toda compra seja efetuada através de pedido com numeração tipográfica (anexo – 1), ou seja, para cada nota fiscal um pedido, não podendo circular xerox de nenhum pedido para compras subsequentes.

No pedido serão necessários constar os seguintes dados

Quantidade a ser adquirida Condições de pagamento Valor da mercadoria com impostos Local da cobrança Data e local de entrega Visto do diretor e do comprador Qual a utilidade Tempo de garantia.

13 – PAGAMENTOS ANTECIPADO13 – PAGAMENTOS ANTECIPADO

13.1 – Para todo pagamento antecipado, seja por C.I ou por recibo, deixar em destaque as palavras “Sinal” ou “Antecipado” e exigir do fornecedor, nota fiscal de venda ou serviço. Com a entrega da mercadoria, mencionar no corpo da nota fiscal, condições de pagamento, constando o pagamento do sinal ou antecipado. Caso contrário pode ser considerada má fé.Para todo pagamento antecipado há obrigatoriedade de que o serviço seja efetivamente prestado pelo receptor. Faz-se necessária a emissão de sua nota fiscal, não podendo aceitar nota fiscal de terceiros.

14 – LEASING14 – LEASING

14.1– Para toda aquisição na opção de leasing, terá o negociador que informar à SCAI – Seção de Ativo Imobilizado (Controle Patrimonial), que os equipamentos à receber referentes a tal fornecedor serão faturados por tal banco, sendo o montante na proporção de venda e serviço somados, resultando no total faturado pelo banco. Assim teremos remessa de mercadorias por conta e ordem de terceiro no valor dos respectivos contratos.Depois de toda operação, quando o banco efetuar o pagamento para o fornecedor e a contabilidade tiver posse do contrato, exigir desse via adicional ou cópia da primeira via autenticada para efetuarmos o crédito do imposto.

15 – DA TRANSFERÊNCIA15 – DA TRANSFERÊNCIA

5

15.1- Somente poderá ser efetuada qualquer transferência mediante autorização da Seção de Ativo Imobilizado ou da ARMA – Área de Manutenção, não podendo outra área decidir em transferir para outro local e em caso do não cumprimento, o responsável irá arcar com o prejuízo constatado.Somente o gerente de área ou o gerente da loja é que pode solicitar o número de autorização para transferência.

16 – DA GARANTIA16 – DA GARANTIA

16.1 – Todo bem recebido será de responsabilidade da unidade que recebeu conferir se existe garantia do mesmo, arquivando em pasta própria. Quando necessário, consultar (no momento em que for solicitada manutenção da máquina ou equipamento) se está ou não em garantia. Para esse quesito torna-se obrigatório para todas as unidades, sem exceção, o controle dos termos de garantia.

17 – DO RECEBIMENTO17 – DO RECEBIMENTO

17.1 – Conferir se o bem recebido corresponde com a discriminação em nota fiscal de acompanhamento desses. Caso de discriminação errada entre a nota fiscal e o fisco, comunicar imediatamente ao comprador do bem.Exemplo: comprador compra máquina de calcular modelo 2120pd da General com a nota fiscal de venda emitida conforme a compra, mas, na entrega da calculadora, ou seja, o físico, entregam máquina de calcular 2117 pd da General.

18 – DEFINIÇÕES DAS ÁREAS QUE PODERÃO COMPRAR EQUIPAMENTOS18 – DEFINIÇÕES DAS ÁREAS QUE PODERÃO COMPRAR EQUIPAMENTOS

18.1 – Para atender certa organização, fica definida que toda compra de bens imobilizados seja centralizada na Área de Expansão. Quando a compra for efetuada por outra área, adotar os mesmos critérios.Para compra de bens que necessitam de instalação, discriminar no pedido, como observação, que o bem está sendo adquirido com montagem por parte do fornecedor ou por parte de outra empresa designada pelo fornecedor.

19- QUANTO A MANUTENÇÃO DOS EQUIPAMENTOS19- QUANTO A MANUTENÇÃO DOS EQUIPAMENTOS

19.1 – A solicitação de serviço de manutenção de equipamentos, essa só poderá ser efetuada pelo gerente ou subgerente da unidade, adotando os seguintes procedimentos:

Verificar se o bem está em garantia ou não. Caso esteja na garantia, efetuar o chamado à assistência técnica responsável, de acordo

com o manual do equipamento e termo de garantia.

6

Acompanhar ou designar um responsável da seção para verificar o conserto. Se o serviço executado pela assistência técnica for por problema de fabricação, não

efetuar o pagamento do serviço e nem de peças de reposição. Sendo por problema de manuseio ou operação, comunicar ao responsável para as

devidas providências. Caso não esteja na garantia, efetuar o chamado à UNMA (manutenção), citando o

problema. Informar número de patrimônio e grau de urgência. Verificar se o serviço poderá ser executado no local ou se terá que deslocar o bem até a

oficina/manutenção.

19.2 – Procedimentos a serem adotados pela UNMA (manutenção). Abrir chamado com ordem de serviço com numeração seqüencional (anexo-2 ). Coletar dados referentes ao equipamento a ser consertado (chapa, série, modelo, etc.). Verificar situação do bem, se está funcionando ou não e qual o defeito detectado. Programar o atendimento, posicionando a unidade que solicitou o conserto.

19.3 – Quando o bem precisar ser deslocado até a UNMA (manutenção) será substituído por outro quando necessário, devendo o mesmo ser consertado e ficar a disposição da próxima unidade que requisitar, porém, as despesas referentes às peças utilizadas na manutenção do equipamento serão de responsabilidade da unidade de origem.Para essa operação, as unidades deverão emitir tanto a nota fiscal para acompanhar o bem, quanto o formulário MP – Movimentação de Patrimônio (anexo – 3).

20 - ORDENS DE SERVIÇOS E ESTADO DE CONSERVAÇÃO DOS BENS20 - ORDENS DE SERVIÇOS E ESTADO DE CONSERVAÇÃO DOS BENS

20.1 - As ordens de serviços serão arquivadas por ordem cronológica de números, separando as unidades por pastas. Nos preenchimentos das características do bem na ordem de serviços, faz-se necessária uma análise de custo de manutenção do bem. Para emissão de nota fiscal, discriminar as peças requisitadas para a manutenção desses, sendo que no corpo na nota fiscal observar: peças utilizadas no bem tal, patrimônio número tal, faturamento para a loja de origem.

21 - EQUIPAMENTOS DESMONTADOS E/ OU SUCATEADOS21 - EQUIPAMENTOS DESMONTADOS E/ OU SUCATEADOS

21.1 - Para desmontar ou sucatear um bem patrimonial, será necessário um laudo relatando as condições desse, discriminando todas as suas características. Para esse procedimento, emitir ficha de acompanhamento da reavaliação (anexo 4), sendo que para a reavaliação fica designado o gerente da Área de Expansão (patrimônio) e ou diretoria para análise.

22 – BENS QUE NÃO TEM MAIS UTILIDADE22 – BENS QUE NÃO TEM MAIS UTILIDADE

7

22.1 – Para todos os bens desativados e que não serão mais utilizados pela empresa, emitir relação para que seja analisado e decidido o destino dos mesmos, optando pela desmanche, sucateamento ou venda.

23 – BENS FABRICADOS PELA MANUTENÇÃO23 – BENS FABRICADOS PELA MANUTENÇÃO

23.1 – Todas as unidades a serem inauguradas receberão bens móveis fabricados pela UNMA (manutenção), e para essa operação será necessário providenciar.

PLANTA (PROJETO): Constar número de ordem de serviço, data da ordem e prazo para execução local de entrega e seção que irá utilizar.

PARECER DO DIRETORSomente o visto.

PARECER DA MANUTENÇÃOProgramar com cronograma a execução de tal móvel, com requisição de material e tempo (mão de obra utilizada), para que haja condições de emitir nota fiscal de transferência de todo material utilizado.

Para as unidades que já se encontram em operação, a fabricação de qualquer móvel, utilizando recursos internos de UNMA (manutenção), deve-se proceder da seguinte forma:

Somente o gerente da unidade e ou poderá solicitar. O gerente da área de Expansão (patrimônio) analisará (fabricar ou comprar). O diretor operacional decide se aprova ou não. Se o diretor aprovar a fabricação do móvel, o gerente da Área de Expansão

(patrimônio) irá solicitar o projeto/desenho do móvel à Seção de Expansão e Projetos.

A Seção de Expansão e Projetos emite o desenho (ordem de serviço) e envia para a UNMA (manutenção).

A UNMA (manutenção) fabrica envia para o local solicitante com nota fiscal do material utilizado.

Para que a UNMA (manutenção) controle o custo de material e mão-de-obra, fica definido que todo móvel fabricado pela UNMA (manutenção) receba um número de patrimônio para cálculo do custo unitário do móvel.

24 – FABRICAÇÃO PRÓPRIA24 – FABRICAÇÃO PRÓPRIA

24.1 – Na fabricação de bens de uso interno utilizando a estrutura interna UNMA (manutenção), que de acordo com o seu custo, devem ser imobilizados. Cada gasto efetuando em uma ordem de serviço deve ser contabilizado após a conclusão do bem. Para esse bem UNMA (manutenção) emitirá nota fiscal discriminando o material utilizado na fabricação e o preço, para que possa ser efetuada na contabilidade uma transposição de estoque (baixa estoque e

8

aumenta imobilizado). Obs.: Quando a UNMA (manutenção) fabricar móvel, solicitar número de patrimônio.

25 – RESPONSABILIDADES25 – RESPONSABILIDADES

25.1 – Os bens existentes dentro de cada área/unidade ficam sob responsabilidade da gerência.Através da Seção de Ativo Imobilizado, poderá ser efetuado em qualquer momento um levantamento ou inventário físico dos bens existentes em determinada área/unidade e em caso de falta de qualquer bem, poderá ser solicitada a respectiva indenização ao responsável.

26 – MOVIMENTAÇÃO DE BENS (TRANSFERÊNCIA DE BENS DO ATIVO IMOBILIZADO)26 – MOVIMENTAÇÃO DE BENS (TRANSFERÊNCIA DE BENS DO ATIVO IMOBILIZADO)

26.1 – Os bens sofrem mudanças de um local para outro, resultando com isso em alteração de centro de custo e ou localização. Nesse caso, a etiqueta de identificação não deve ser retirada e sim acompanhar o bem ao local de destino.

O responsável pelo centro de custo de origem deve comunicar imediatamente qualquer mudança de centro de custo de um bem para a Seção de Ativo Imobilizado. Utilizado. Utilizar o formulário MP – Movimento de Patrimônio para esse fim.

É necessário tomar cuidado com esse bem, com toda a sua operação, sendo que na transferência, conferir toda a discriminação desse, quanto a série, chapa, modelo, etc., e em caso de alguma divergência, comunicar imediatamente ao centro de custo (área/unidade) que o remeteu, para correção dos seus dados.

Obs.: O responsável pelo centro de custo (gerente da área/unidade) pode exigir que os encarregados de seção ao transfiram qualquer bem para outra seção (da mesma área/unidade), preencham o formulário MP, sem a necessidade de emissão da nota fiscal.

27 - REMESSA PARA CONSERTO/EMPRÉSTIMO27 - REMESSA PARA CONSERTO/EMPRÉSTIMO

27.1 – Toda remessa de bem, seja para conserto ou empréstimo, que implicar na saída física desse do seu local de origem, a Seção de Ativo Imobilizado deve ser comunicada, para efeito de controle físico do mesmo. Da mesma forma, o seu retorno também deverá ser comunicado. A etiqueta de identificação deve permanecer afixada no bem a ser protegida quando houver reforma, conserto ou pintura do mesmo, para que não impossibilite a visualização do número impresso, facilitando o levantamento físico. A comunicação de remessa deve estar acompanhada do formulário MP e nota fiscal de remessa do bem (via da contabilidade).

28 – BAIXA DE BENS IMOBILIZADOS28 – BAIXA DE BENS IMOBILIZADOS

28.1 – Esse enfoque em um caráter especial, pois é um dos mais importantes dentro do “controle físico”, uma vez que trata especificamente da não mais utilização do bem dentro da atividade produtiva da empresa, deixando a partir da sua baixa efetiva de ser um patrimônio da mesma. No entanto, algum profissional tem confundido a baixa propriamente dita com valor residual inexistente em função de ter-ser esgotada a depreciação fiscal do bem. Isso é um erro lamentável de interpretação da prática contábil, confundido com raciocínio matemático.

Vejamos o que diz a legislação: (PN CST N° 146 DE 21/11/75

9

“4- Em qualquer caso, a baixa contábil deve ser concomitante à baixa física do bem. Com sua afetiva saída do patrimônio da empresa...”“5- Enquanto não ocorrida a baixa física, deve permanecer o registro de seu valor contábil, que terá como contrapartida, os valores acumulados do fundo de depreciação, como registro de regularização do valor do ativo...”O erro a que referiu-se anteriormente, e que além de contrariar a legislação, esse procedimento comete um pecado gerencial, pois abandona uma análise detalhada do custo operacional com depreciação, ou seja, se todas as máquinas do parque industrial estivessem totalmente depreciadas, essas empresas não teriam patrimônio diante da prática referida. O recomendável é avaliar os bens, assumindo um novo valor econômico e um novo prazo de depreciação de acordo com a vida útil remanescente.

29 – PRINCIPAIS TIPOS DE BAIXA29 – PRINCIPAIS TIPOS DE BAIXA

29.1 – BAIXA POR VENDA Após constatado o grau de obsolescência dos bens ou seu desuso, os responsáveis da

Seção de Ativo Imobilizado deverão providenciar o seguinte: Memorando contendo as justificativas para a baixa Cartas propostas de interessados Parecer técnico de Seção Ativo Imobilizado Encaminhar para a diretoria para aprovação

Após este procedimento, emitir nota fiscal de venda e encaminhar todo o processo para a baixa contábil.

29.2 – BAIXA POR DOAÇÃOProvidenciar Relação de bens a serem doados Ofício de entidade beneficente Parecer da Seção de Ativo Imobilizado Aprovação da diretoria

Junto com o recibo de doação de entidade beneficente, encaminhar todo o processo para proceder a baixa contábil do bem.

29.3 – BAIXA POR FURTOQuando a Seção do Ativo Imobilizado for comunicada do desaparecimento de um bem, a mesma deverá reivindicar a formação de uma comissão interna no sentido de apurar responsabilidade ou comprovar o seu efetivo desaparecimento. Caso confirmado o furto, providenciar o registro de ocorrência no posto policial mais próximo da empresa.Para a baixa contábil do bem, providenciar: Nota fiscal de aquisição. Boletim de ocorrência policial Relatório da comissão interna (segurança) Parecer da Seção de Ativo Imobilizado Aprovação da diretoria

29.4 – BAIXA POR OBSOLESCÊNCIA E OUTROS

10

Além dos bens tidos como obsoletos, estão inclusos os bens que sofreram quebras, destruição ou sinistros, desuso por produtividade ou tecnológico. Neste caso é sempre recomendável a elaboração de laudos técnico apontando os motivos e ou danos que justifiquem a desativação do bem.Para baixa contábil do bem, providenciar: Laudo técnico Parecer da Seção de Ativo Imobilizado. Aprovação da diretoria.

29.5 – BAIXA POR INEXISTÊNCIAEste é um caso bastante comum encontrado quando se faz um “Inventário Físico” ou alguns casos observados em revisões periódicas, nas quais encontram-se como bens extraviados por motivo desconhecido, muitas vezes, por não ter procedido a baixa e na ocasião da venda ou o responsável pelo setor não ter comunicado a desativação do bem e conseqüente baixa, muitas vezes sucateados. É importante uma investigação sobre o ocorrido no sentido de tentar encontrar o bem desaparecido.Providenciar os seguintes documentos para a baixa contábil: Relatório sobre a investigação. Parecer da Seção de Ativo Imobilizado Aprovação da diretoria

Obs.: o não cumprimento deste item poderá penalizar o responsável pelo centro de custo (gerente da área/unidade), com pena de indenização de prejuízos detectados.

30 – REFORMA DE UM BEM30 – REFORMA DE UM BEM

30.1 – Os gastos com reforma de um bem devem ser imobilizadosOs materiais (peças) e mão de obra utilizados na reforma, acrescer a vida útil do bem no mínimo em mais 1 (um) ano.

31 – IMOBILIZAÇÃO DE PEÇAS DE REPOSIÇÃO31 – IMOBILIZAÇÃO DE PEÇAS DE REPOSIÇÃO

31.1 – As contas que registrem recursos aplicados na aquisição de partes, peças, máquinas e equipamentos de reposição de bens do imobilizado, quando as referidas tiverem vida útil superior a 1 (um) ano devem ser classificadas no ativo imobilizado (PN número 2/84).

32 – BENS DE TERCEIROS SOB CUSTÓDIA32 – BENS DE TERCEIROS SOB CUSTÓDIA

32.1 - Como regra geral, são aqueles bens de propriedades dos fornecedores que são enviados às nossas unidades, através de notas fiscais de demonstração, remessa por empréstimo, comodato (empréstimo), etc. Usualmente acontece com alguns congeladores, balanças, moinhos de café, displays, etc., e na maioria das vezes é firmado um contrato de comodato entre o fornecedor e a empresa, em virtude desses, bens ficarem sob a boa guarda é de responsabilidade da empresa.Sempre que houver transação com esses bens, referentes a aquisição, transferência ou devolução, proceder da seguinte forma: Na entrada do equipamento, a unidade fica com cópia da nota fiscal e envia a via original

para o escritório central.

11

Na transferência do equipamento a unidade emite a nota fiscal de transferência, mandando cópia da nota fiscal para a unidade de destino, citando no corpo dessa, dados da nota fiscal de entrada.

Na devolução do equipamento a unidade emitirá nota fiscal de devolução, de comodato/demonstração, etc., discriminando o equipamento e no corpo da nota fiscal, coloca os dados referentes à nota fiscal de entrada do equipamento.No recebimento de conservadores e ou equipamentos de empresa que os remete em seu próprio nome (estabelecimentos), receber o equipamento, deixar cópia da nota fiscal na unidade e outra enviar para o escritório central e quando da devolução desses à empresa, essa retirará com sua própria nota fiscal e deixará cópia de retorno do equipamento com a unidade, que irá anexar à cópia da nota fiscal de entrada e enviará uma cópia para o escritório central.

33 – DA SEÇÃO DE ATIVO IMOBILIZADO (CONTROLE PATRIMONIAL)33 – DA SEÇÃO DE ATIVO IMOBILIZADO (CONTROLE PATRIMONIAL)

33.1 – Procedimentos a serem executados:

33.1.1 – CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOSTodos os documentos (notas fiscais) de serviço serão codificados pela Seção de Ativo Imobilizado. Esta codificação irá auxiliar a classificação contábil, quanto a sua imobilização ou não.

33.1.2 – CLASSIFICAÇÃO FISCAL/CONTÁBILA classificação das notas fiscais de aquisição de equipamentos, peças, acessórios e as transferências (notas soltas), será efetuada pela Seção de Ativo Imobilizado, onde irá apor o carimbo de crédito de ICMS, para o devido crédito no livro fiscal. Quando classificada, tirar cópia, ficando com a via original para seu devido controle e arquivamento.Obs.: fluxo da nota fiscal no escritório central: ã SCCF recebe e envia para a SCAI, que envia para a SCCB, que envia para a SCCF, que envia para a SCAI, que envia para a SCCB.

33.1.3 – CADASTRAMENTO DOS BENSApós fechamento da contabilização do imobilizado e sua conferência, será feito o cadastramento dos bens por item, onde serão chapeados e controlados física e contabilmente.

Os saldos dos bens cadastrados no sistema controle patrimonial serão os mesmos do balancete contábil, só que com registro unitário e controlado conforme legislação. O sistema só será atualizado quanto a característica, após o chapeamento.

33.1.4 – TRANSFERÊNCIAS DOS BENSToda transferência de bens com chapa cadastrada e ou número de série será alocada de forma correta baixando na saída e incorporando na entrada.

12

Para que esta transferência possa revelar dados corretos, a Seção de Ativo Imobilizado irá controlar da seguinte forma:

Fisicamente (MP) – Movimento de Patrimônio Contabilmente (FISCAL) – com NF de aquisição, transferência e baixa

(venda). Organizacional (AUTORIZAÇÃO) – autorização para movimentação de

bens patrimoniais.

33.1.5 – DESMEMBRAMENTO DOS BENSTodos os bens adquiridos por conjunto serão desmembrados de acordo com a sua montagem, sendo comum: conjunto expositor tipo gôndola, conjunto produção de frios, etc.

33.1.6 – BAIXA DOS BENSTodas as baixas de bens na Seção de Ativo Imobilizado só serão efetivadas mediante documentos legais referentes a cada tipo de baixa conforme este manual.

33.1.7 – BALANCETE MENSALEm todo fechamento de balancete mensal para análise administrativa, serão adotados os seguintes critérios: Incorporação (inclusão de todos os bens adquiridos no mês); Transferência (toda movimentação efetivada do mês); Baixa (toda baixa ocorrida no mês).

Na emissão de relatórios para conferência dos grupos alterados, conforme dados acima, após conferência, não mais havendo erro, gerar cálculo de depreciação.

Após o cálculo, emitir os seguintes relatórios: Incorporação do mês; Baixa do mês; Transferência do mês; Razão auxiliar em real (sintético); Razão auxiliar em UFIR (sintético); Razão auxiliar em real (analítico); Razão auxiliar em UFIR (analítico); Planilha de lançamentos contábeis (saldo depreciação). Fazer resumo de depreciação e amortização por centro de custo e provisão

para amortização por conta e informar a Área de Contabilidade através de nota de lançamento.

33.1.8 – ARQUIVAMENTO DAS NOTAS FISCAIS Serão arquivados diariamente todos os documentos fiscais a que se referir:

comodato, remessa para conserto e transferência, sendo que para cada tipo de operação citada, haverá uma pasta suspensa para cada unidade. Também serão arquivadas as notas fiscais referentes a baixa e aquisição de bens, serviços e material de obra, adquirido no período, sendo que para cada conta contábil,

13

haverá pasta AZ separando as unidades e para contas de equipamentos comerciais, teremos pasta suspensa por unidade.

33.1..9 – INVENTÁRIO FÍSICOO inventário físico será feito sempre que for solicitado pela diretoria e ou periodicamente para fins de averiguação do termo de responsabilidade que poderá ser efetuado por seção ou até mesmo por unidade.

33.1.10 – PLANILHA DE TRANSFERÊNCIA DE ICMSSerá feito mensalmente por unidade, uma planilha de transferência de ICMS referente a equipamentos do ativo imobilizado, com base no artigo 21 inciso IV parágrafo 1º da lei complementar 87/96. Para o sucesso deste controle, serão confrontadas todas as MP – Movimentação de Patrimônio com o fiscal, conforme este manual.

33.1.11 – CHAPEAMENTOPara efetuar o chapeamento, tomar muito cuidado para não colocar chapa de um bem em outro, pois poderá acarretar no erro de informações, portanto, para todo bem a ser chapeado, só receberá chapa mediante cópia da nota fiscal, onde terá todas as suas características possíveis.Para isso, efetuamos os seguintes procedimentos: Número de patrimônio na nota fiscal de aquisição; Cópia da nota fiscal original; Cadastro das chapas utilizadas; Efetuar o chapeamento coletando características como número de série,

modelo, marca e seção cujo bem se encontra. Lançar no sistema controle patrimonial, todas as características dos bens; Apurar sobras e faltas físicas, elaborando um relatório constando nome do

equipamento não encontrado, número da nota fiscal de compra , nome do fornecedor, data da nota fiscal de compra e o valor do equipamento. Quando for encontrado algum equipamento recebido sem documentação ou que originou de uma sobra do remetido pelo fornecedor, discriminar no relatório como sobra física.

33.1.12 – MOVIMENTAÇÃO FÍSICA - MPSerá controlado equipamento por equipamento que sofrerem movimentação desde a sua entrada no estabelecimento até sua saída. O controle desses bens através do formulário MP será a única forma de darmos uma história completa, no que tange a manutenção efetuada por recursos próprios (UNMA/manutenção) e ou terceiros, se está ou não em garantia. Por isso, no formulário MP há campo que exige autorização para a movimentação, cujo responsável por essa autorização deverá ter toda informação do estado físico do bem e até mesmo repassar ao solicitante os procedimentos cabíveis.Sem um administrador para essas movimentações, ficaremos impossibilitados de controlar o bem fisicamente e não atendendo a um gerenciamento correto do patrimônio.

14