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8/7/2019 14686867-Organizacion-de-eventos

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ORGANIZACIN DEEVENTOS


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QUIENES PARTICIPAN ?

Los eventos renen diferentes persoque pertenecen a distintos colectivos

con identidad e intereses propios .En ellos se intercambian opiniones y puntos de vista sobre asuntos o

acontecimientos especficosrelacionados con temas empresarialesociales, culturales, religiosos,

deportivos o cientficos.


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QUE REALIZAN?

En ellos se intercambian opiniones

puntos de vista sobre asuntos oacontecimientos especficosrelacionados con temasempresariales, sociales, culturales,religiosos, deportivos o cientficos.


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XITO DEL EVENTO

El xito de un evento depende

de su planeacin detallada, sindesconocer la importancia de lasdems etapas que contribuyen en

gran medida al logro de losobjetivos propuestos .


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QUIENES INTERVIENEN?

En un evento intervienen tres clases

de agentes que son:Organizadores,

Conferencistas,Asistentes eInvitados.


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ORGANIZADORES

El grupo de personas encargadas de planedirigir, organizar y realizar el evento.

En este grupo se encuentra:El Coordinador GeneralEl Coordinador Administrativo

El Coordinador de Servicios GeneralesEl Coordinador de Relaciones Publicas


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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

COORDINADOR GENERAL

COMITORGANIZADOR

COMITDE ADMINISTRACIN

COMIT DERELACIONES PBLICAS

Subcomit deAdministracin de personal

Subcomitde presupuesto Y finanzas

Subcomit de Suministros

Subcomit deDivulgacinCoordinador General

Coordinador AdministrativoSubcomit deInscripciones

Subcomit de

Recepcin y alojamiento

Subcomit de Informacin y Documentacin

Subcomit deProtocolo y Actos sociales

Coordinador deServicios Generales

Coordinador dePrensa y Secretarial


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ESTRUCTURA ORGANIZACION

Subcomit desuministros

COORDINADOR GENERAL

COORDINADOR GENERAL

COORDINADOR ADTIVO

Y FINANCIERO

COORDINADOR DERELACIONES PBLICAS

COMIT ORGANIZADOR

Subcomit de prensa y secretarial

Subcomit de Logsticay Servicios generales

Subcomit de presupuesto y Finazas

COMIT ADTIVOY FINANCIERO

Subcomit deInscripciones

Subcomit deDivulgacin

Subcomit deRecepcin y Alojamient

Subcomit de Informa-cin y documentacin

Subcomit de Protocoloy actos sociales

COMITRELACIONES PBLICAS


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La organizacin del evento es dirigida por el Coordinador General, quien es e

ejecutivo responsable de liderar elequipo de trabajo.

Su perfil exige conocimientos deadministracin, relaciones publicas yexcelentes relaciones humanas.

COORDINADOR GENERAL


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FUNCIONES DELCOORDINADOR

GENERALIntervenir directamente en la conformac

de los comits y asesorarlos en la

definicin de las actividades propias.Orientar a los coordinadores de losdiferentes comits en la parte de

administracin y ejecucin.Liderar la labor de coordinacin en form permanente con el comit organizador.


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CONFORMACION DECOMITES

A continuacin serelacionan

los comits que generalmentese establecen en la

organizacin de un evento


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COMIT ORGANIZADOR

Est integrado por los coordinadores dcada comit.Tiene la responsabilidad de definir y presentar al Coordinador del evento todlas acciones en detalle que conlleven a

organizacin y desarrollo, tanto en la et previa como en la ejecucin, seguimieny evaluacin del evento para su visto bueno y toma decisiones.


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COMIT ORGANIZADOR

(2)As mismo, tiene a su cargo la elaboraci

y coordinacin del programa general detrabajo, debe tener a su disposicin todolos recursos humanos, tcnicos yfinancieros.


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COMIT DE ADMINISTRACION

Se encarga de administrar y manejar todlos recursos humanos, financieros y fsic

necesarios, facilita los medios econmicy materiales y controla su adecuadautilizacin.Se ocupa del apoyo logstico en general para el xito del evento.Depende directamente del Director General.


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SUBCOMITE DE PRESUPUESTO Y FINANZAS

Le corresponde elaborar el presupuesto general de gastos.

Es responsable de la consecucin defondos y aportes para financiar elevento.

Tiene a su cargo el movimiento decuentas, recargo por facturacin deinscripciones y consignacin enbancos.


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SUBCOMITE DE SUMINISTROS

Tiene a su cargo la consolidacinde las solicitudes de elementos,equipos, materiales y demsimplementos necesarios

presentados por cada comit.Todo esto debe contar con el visto bueno del director .


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COMIT DE RELACIONES PUBLICAS

Tiene como misin crear y mantener laimagen positiva de la organizacin, en l

actividades de promocin, divulgacin yatencin directa de los participantes.Lo conforman los subcomits de

divulgacin y publicidad, inscripciones,recepcin y alojamiento, informacin ydocumentacin, protocolo y actos social


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Le corresponde divulgar el evento mediauna muy bien planeada campaa

publicitaria, que incluya afiches, circula plegables, vallas, fotografas, volantes,avisos de prensa, radio y televisin.Esta promocin debe hacerse de maneraescalonada y sostenida con cinco meses anterioridad , con el fin de crear expectaen el publico.

SUBCOMITE DE DIVULGACIONPROMOCION Y PUBLICIDAD


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SUBCOMITE DE DIVULGACIONPROMOCION Y PUBLICIDAD

2 El elemento que mas se utiliza en torno a unevento es el plegable, en l se condensa toda linformacin que tiene por objeto orientar al publico para su participacin y asistencia alevento.Tiene la responsabilidad de presentar lasescarapelas, la ficha de inscripcin diseo delinstintivo para plegables, carpetas, materialinformativo, tarjetas, pancartas, certificados y papelera en general.


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SUBCOMITE DE INSCRIPCIONES

La inscripcin es la vinculacinformal de los participantes o asistentes

al evento, es fundamental establecer unfecha limite de inscripcin y pago paraasegurar el numero de asistentes.

Los organizadores deben prever unmargen del 10% mas de asistentes.


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SUBCOMITE DE INSCRIPCIONES2

El instructivo de inscripcin debehacer claridad acerca de una posiblcancelacin por fuerza mayor de uninscripcin o pago y realizado con ldebida anticipacin.


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SUBCOMITE DE RECEPCION Y ALOJAMIENTO

Tiene como funcin fundamentalatender de forma permanente atodo el personal y proporcionar informacin y orientacin para

mantener la imagen positiva delevento.


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Reservar tiquetes areos, estar pendiente de la confirmacin, del hotel,recibir a los invitados y conferencistas,debe trabajar en estrecha relacin conlos de transporte, informacin ydocumentacin.

SUBCOMITE DE RECEPCION Y


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A los invitados se les entrega su tarjeta

de alojamiento y se acompaan al hotecuando vienen de otras ciudades o pases.


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SUBCOMITE DE INFORMACIONDOCUMENTACION

Debe ocuparse de todo lo relacionado conIntegrantes del Comit organizador,comits y subcomitsIntegrantes de la mesa directivaRelacin de conferencistas y expertos qdesarrollaran las actividades dentro delevento


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SUBCOMITE DE INFORMACION Y DOCUMENTACION (2)

Itinerarios y tarifas de transportes,realizar las reservas de regreso

Relacin total de los serviciosdisponibles del eventoMediante listado controlar la entregade documentacin que se maneje en elevento


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Preparar un listado de toda ladocumentacin, papelera y fichasnecesarias para diligenciar durante eevento.

Esta encargado de suministrar todclase de informacin a todos losintegrantes del equipo de trabajo .



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Tiene el deber de presentar el proyectodel programa a realizar.Elaborar y presentar la lista de invitadosespeciales, del personal asistente alevento y de los integrantes de los

comits, teniendo en cuenta su profesintitulo o rango y procedencia, incluyendodirecciones y nmeros telefnicos.



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Es el encargado de establecer contacto con las empresas paralograr representacin mediante puestos de servicio, obsequiosy degustaciones.


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Elaborar en detalle el manual defunciones, presentarlo para aprobaciny solicitar al comit secretarial suelaboracin y luego distribuirlo a los

diferentes comits para que cada unosepa con claridad todas sus funciones ycomo las debe desarrollar.


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SUBCOMITE DE PROTOCOLO Y ACTOS SOCIALES

En la parte social se encarga del programa en lo relacionado con lainstalacin, colocacin de banderas,himnos, refrigerios, ccteles, bufe yotros, as como los actos culturales orecreativos.


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En el protocolo debe estar

pendiente de la lista de invitadosespeciales y de las personalidadesgubernamentales, civiles,eclesisticas y militares, el envo dla tarjeta de invitacin y delmaterial que ellos necesitanconocer con anterioridad.

SUBCOMITE DE PROTOCOLO Y ACT SOCIALES (2)

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