5 tim real estate

Projeto Real Estate Management

Administração de Bens Imobiliários

José Hélder Araújo LimaInformation Technology, TIM



Os Objetivos

Os Processos

A Empresa

O Projeto

A Empresa no Mundo

A TIM surgiu em 1990, como uma unidade da Telecom Itália, e rapidamente se tornouuma empresa líder no mercado europeu de telecomunicações. Responsável pelosprimeiros celulares italianos, a TIM também é pioneira quando o assunto étecnologia e serviços.

Na Europa e na América do Sul, são mais de 53 milhões de pessoas se comunicampela TIM

A Empresa TIM no Brasil

� A TIM chegou ao Brasil em 1998, com a privatização do Sistema Telebrás.

� Ao final de 2003, já eram mais de 8 milhões de clientes, sendo mais de 2 milhõescom celulares GSM.

� Mais de 11 bilhões de reais em receita bruta em 2005.

� 9.042 funcionários

� Mais de 2 bilhoes de reais em investimentos em 2005

� Há 13,6 milhões de pessoas usando nossos serviços

Cobertura TIM no Brasil

Oferece serviços de telefonia celular em todos os Estados, com cobertura em maisde 700 cidades.



O Plano de Trabalho

Os Processos

A Empresa

O Projeto

Cenário antes da implementação

�Controle das informações

As informações eram geridas de forma descentralizada e sempadronização específica

�Base de dados

Os dados dos contratos eram registrados em planilhas excel e os arquivoseram gravados em diretórios locais. Mais de 5.000 contratos em todo o Brasil.

�Contabilizações

Utilização do módulo MM para geração dos lançamentos contábeis e contas a pagar

�Relatórios

Relatórios eram gerados fora do SAP/R3.

�Controle das informações

As informações eram geridas de forma descentralizada e sempadronização específica

�Base de dados

Os dados dos contratos eram registrados em planilhas excel e os arquivoseram gravados em diretórios locais. Mais de 5.000 contratos em todo o Brasil.

�Contabilizações

Utilização do módulo MM para geração dos lançamentos contábeis e contas a pagar

�Relatórios

Relatórios eram gerados fora do SAP/R3.

Definição

•Implantação do módulo de Administração de Bens Imobiliários (RE -Real Estate Management) do sistema de gestão SAP/R3 para fins de gerenciamento dos contratos de locação.

Objetivos

� Centralização da Base de dados em um único sistema;

� Integração entre as áreas: Contas a pagar, Tesouraria, Contabilidade, Rede, Controlling, Compras, Jurídico, etc;

� Automação de processos;

� Controle de perfis de autorizações;

� Documentação geral.

Escopo

� Implementação de uma solução de gestão de contratos, utilizando as funcionalidades do módulo de Adm. de Bens Imóveis (RE) SAP R/3;

� Contratos de locação de SITES;

� Atender ao ACTION PLAN da auditoria;

� Inicialmente apenas na Tim Celular.

• Utilização do cenário de CONTRATOS GERAIS:

� A empresa é a locatária do imóvel;� Os fluxos financeiros do contrato aparecem no balanço como despesa.

Dificuldades Iniciais

� Encontrar consultores disponíveis no Brasil;

� Módulo novo para implementação;

� Necessidades de entendimentos das suas funcionalidades;

� Tempo curto para atender o ACTION PLAN.

Organização

GERENTE

FISCAL SUPRIMENTOS CONTÁBIL GFC JURÍDICO

TI REGIONAISREDE

Participação total de 20 usuários

Plano de Trabalho

1 2 3 4 5 6 70Semanas

CheckCheck--pointpoint Ponto de confirmação das estimativas para as demais fases do projeto.

Fase I

Pós

Conv.

Fase II

Fase III

Avaliação e

Planejamento

Desenho Detalhado

e Prototipação

Implementação e

Assimilação

LiveLive

CheckCheck--pointpoint

CheckCheck--pointpoint

8 9 10 11 12 13

Plano de Trabalho

Fase I - Avaliação e Planejamento (até 26.11.2004):

�Apresentar e avaliar o processo TO-BE;

� Identificar e documentar eventuais Gaps;

� Identificar variações fiscais e contábeis dos diferentes estados;

� Identificar lista de scripts a serem criados;

�Definir e planejar as interfaces para conversões;

�Confirmar escopo, cronograma e recursos.

Plano de Trabalho

Fase II – Desenho detalhado e Customizações (até 30.12.2004):

�Customizar o sistema conforme definição do processo;

� Iniciar eventuais desenvolvimentos ABAP;

�Planejar testes no sistema;

� Identificar perfis a serem criados;

�Planejar treinamentos;

�Preparar ambiente de QA;

�Criar os scripts necessários;

�Mapear usuários e seus respectivos perfis;

�Ratificar aceitação do modelo de acordo com o andamento do projeto.

Plano de Trabalho

Fase III – Implementação, conversões e assimilação (até 31.01.2005):

�Finalizar planejamento do treinamento;

�Elaborar material e preparar ambiente de treinamento;

�Realizar testes integrados;

�Conversão dos dados;

�Preparar ambiente de Produção;

�Criar perfis em produção e atribuir aos usuários.



Os Processos

Os Processos

A Empresa

O Projeto

Sintese Geral

O Real Estate identifica as necessidades da Administração de bens imóveis em uma síntese geral das operações contábeis relevantes:

�Administração de bens imóveis

Criar e administrar todos os objetos necessários para a administração de bens imóveis (unidade econômica, terreno, edifício e unidade de locação).

�Contrato de locação (a receber)

Os processos contínuos que vão da criação do contrato de locação até o reajuste do aluguel, contabilidade de aluguéis, liquidação de locação, rescisão, prorrogação contratual, etc.

�Contrato Geral (a pagar)

Processos contínuos que vão da criação do contrato geral até o reajuste do aluguel,contabilização, prorrogação e rescisão.

�Mecanismo de avaliação

Analisar e relatar dados mestres de bens imóveis e lançamentos para dar suporte às decisõesadministrativas e fornecer aos usuários informações de que necessitarem.

�Administração de bens imóveis

Criar e administrar todos os objetos necessários para a administração de bens imóveis (unidade econômica, terreno, edifício e unidade de locação).

�Contrato de locação (a receber)

Os processos contínuos que vão da criação do contrato de locação até o reajuste do aluguel, contabilidade de aluguéis, liquidação de locação, rescisão, prorrogação contratual, etc.

�Contrato Geral (a pagar)

Processos contínuos que vão da criação do contrato geral até o reajuste do aluguel,contabilização, prorrogação e rescisão.

�Mecanismo de avaliação

Analisar e relatar dados mestres de bens imóveis e lançamentos para dar suporte às decisõesadministrativas e fornecer aos usuários informações de que necessitarem.

Fluxograma

Processos

� Criar Unidade Econômica

� Criar Edifício

� Criar Terreno

� Criar Unidade de Locação

� Criar Parceiro de Negócio

� Criar Contrato Geral

� Aprovar Contrato Geral

� Simular/Processar Lançamento Periódico

� Reajustar Contrato Geral

� Prorrogar Contrato Geral

� Rescindir Contrato Geral

� Consultar Relatórios

Foram identificados os seguintes processos para atender as necessidades de controle da Tim:

Estrutura Hierárquica

Empresa

UnidadeEconômica

Unidade de Locação

Unidade deLocação

EdifíciosTerrenos

Região

Site End. IDSite End.ID

Pode ser atribuído mais de um contrato à um Terreno ou Edifício.

Ex: Aluguel Terreno e Torre (Unidade Locação)

Site IDSite ID

Contrato

Conceitos e Terminologias – Unidade Econômica

� Unidade econômica :

As unidades econômicas fazem parte da empresa e agrupam edifícios e/ou terrenos em unidades

coerentes. Devem:

- Ser usadas para o propósito de representar as regiões definidas na estrutura organizacionalda empresa.

� Unidade econômica :

As unidades econômicas fazem parte da empresa e agrupam edifícios e/ou terrenos em unidades

coerentes. Devem:

- Ser usadas para o propósito de representar as regiões definidas na estrutura organizacionalda empresa.

TCO Região Centro-Oeste

TNO Região Norte

TRJ Região Rio / Espirito Santo

TRS Região Rio Grande do Sul

TSP Região São Paulo

TMX Tim Maxitel

TND Tim Nordeste

TSU Tim Sul

TCO Região Centro-Oeste

TNO Região Norte

TRJ Região Rio / Espirito Santo

TRS Região Rio Grande do Sul

TSP Região São Paulo

TMX Tim Maxitel

TND Tim Nordeste

TSU Tim Sul

Foram definidas como

Unidades Econômicas

Unidades Econômicas

TRJ

TNE

TMX

TSP

TSU

TCO

TRS

TNO

Conceitos e Terminologias – Edifícios e Terrenos

� Terreno

Se refere apenas à área de terra, não inclui as construções feitas nele.

Os terrenos são partes de uma unidade econômica.

� Terreno

Se refere apenas à área de terra, não inclui as construções feitas nele.

Os terrenos são partes de uma unidade econômica.

� Edifícios

Se refere apenas à área construída (por exemplo, apartamentos, armazéns, lojas).

Um edifício faz parte de uma unidade econômica.

� Edifícios

Se refere apenas à área construída (por exemplo, apartamentos, armazéns, lojas).

Um edifício faz parte de uma unidade econômica.

�O End. Site ID é informado a Anatel com 10 posições. Entretanto o sistema só permite 08 posições. Lógica definida pela área de Rede:

E E C C C C 0 0 0 0

Código de 10 dígitos onde:

E Estado

C Cidade

0 Número Sequencial

Conceitos e Terminologias – Unidade de Locação

� Unidade de Locação

É uma unidade espacial com base em quais objetos de Bens imóveis são alugados. Cada unidade de

locação é atribuída exclusivamente a um edifício ou a um terreno. Para alugar terrenos ou

edifícios/partes de edifícios (por exemplo, apartamentos, áreas de estacionamento), é preciso atribuir

a eles unidades de locação.

� Unidade de Locação

É uma unidade espacial com base em quais objetos de Bens imóveis são alugados. Cada unidade de

locação é atribuída exclusivamente a um edifício ou a um terreno. Para alugar terrenos ou

edifícios/partes de edifícios (por exemplo, apartamentos, áreas de estacionamento), é preciso atribuir

a eles unidades de locação.

�O código do Site ID obedece à seguinte lógica:

C C C C 0 0 0 0

Código de 08 dígitos onde:

C Cidade

0 Número Sequencial

Conceitos e Terminologias – Parceiro de Negócio

� Parceiro de Negócio

Um parceiro de negócio pode ser uma pessoa física ou um

empreendimento (pessoa jurídica).

É o responsável pela assinatura do contrato, podendo ele ser

o beneficiário, ou não.

� Parceiro de Negócio

Um parceiro de negócio pode ser uma pessoa física ou um

empreendimento (pessoa jurídica).

É o responsável pela assinatura do contrato, podendo ele ser

o beneficiário, ou não.

Atenção!!!

Quando um contrato tiver mais de um proprietário, basta que apenas um deles seja criado como parceiro. No entanto, caso eles sejam os beneficiários, deverão existir como fornecedores.

Atenção!!!

Quando um contrato tiver mais de um proprietário, basta que apenas um deles seja criado como parceiro. No entanto, caso eles sejam os beneficiários, deverão existir como fornecedores.

Conceitos e Terminologias – Contrato Geral

� Contrato

Documento redigido entre o locatário e o locador, rege a

locação de uma unidade de locação (site).

Uma unidade de locação (site) somente é atribuída a um contrato, dentro de um determinado prazo.

� Contrato

Documento redigido entre o locatário e o locador, rege a

locação de uma unidade de locação (site).

Uma unidade de locação (site) somente é atribuída a um contrato, dentro de um determinado prazo.

No Contrato são definidos:

→Tipo de Contrato

→O Parceiro/ fornecedor

→Indexador do Contrato

→Período de validade

→Determinação de Conta

→Moeda do contrato

→Objeto de locação (site)

→Objeto de Contabilização (Centro de Custo)

→Condições (Forn., Valor, Meio Pgto, Fluxo e vencto.)

No Contrato são definidos:

→Tipo de Contrato

→O Parceiro/ fornecedor

→Indexador do Contrato

→Período de validade

→Determinação de Conta

→Moeda do contrato

→Objeto de locação (site)

→Objeto de Contabilização (Centro de Custo)

→Condições (Forn., Valor, Meio Pgto, Fluxo e vencto.)

� Um ou mais fornecedores

� Valor a ser pago

� Domicílio Fiscal

� Tipo de Imposto

� Um ou mais fornecedores

� Valor a ser pago

� Domicílio Fiscal

� Tipo de Imposto

Condições

Condições

� Meio de pagamento

� Bloqueio de pagamento

� Vencimento

� Final do fluxo

� Fluxo de contabilização

� Meio de pagamento

� Bloqueio de pagamento

� Vencimento

� Final do fluxo

� Fluxo de contabilização

Fluxo Financeiro

Ao cadastrar um contrato com as respectivas condições, o sistema gera automaticamente o fluxo financeiro.

Esse fluxo financeiro faz atualização mensal dos registros planejados para os lançamentos de cada tipo de condição para o número de anos especificado.

Ao cadastrar um contrato com as respectivas condições, o sistema gera automaticamente o fluxo financeiro.

Esse fluxo financeiro faz atualização mensal dos registros planejados para os lançamentos de cada tipo de condição para o número de anos especificado.

Para que um contrato possa ser liberado

para pagamento é necessário que haja a

ativação (aprovação) pelo responsável.

Status de controle

O sistema controla os documentos que já foram lançados na contabilade.O sistema controla os documentos que já foram lançados na contabilade.

Status de controle

Na TIM nós definimos 03 status de controle:

10 – Criado – Aguardando Aprovação

20 – Aprovado – Lançamentos Permitidos

30 – Bloqueado para contabilização

Na TIM nós definimos 03 status de controle:

10 – Criado – Aguardando Aprovação

20 – Aprovado – Lançamentos Permitidos

30 – Bloqueado para contabilização

Lançamentos Periódicos - Contabilizações

� Tipo de documento específico

� Regras de validações

� Regras de substituições

� Perfis de acesso

� Inclusão do campo “contrato” nos relatórios de FI

� Estorno só é permitido pelo próprio módulo

� Administração dos erros antes do lançamento

� Tipo de documento específico

� Regras de validações

� Regras de substituições

� Perfis de acesso

� Inclusão do campo “contrato” nos relatórios de FI

� Estorno só é permitido pelo próprio módulo

� Administração dos erros antes do lançamento

Perfis de Acesso

� Criação do parceiro

� Analista de contrato

� Aprovador

� Operacional

� Criação do parceiro

� Analista de contrato

� Aprovador

� Operacional

Dados gerais

� 08 Unidades Econômicas

� 3.713 Terrenos

� 1.221 Edfícios

� 5.267 Contratos e Unidades de locação (Sites)

� R$ 9 milhões

� 08 Unidades Econômicas

� 3.713 Terrenos

� 1.221 Edfícios

� 5.267 Contratos e Unidades de locação (Sites)

� R$ 9 milhões

Benefícios da solução implementada

� Única base de dados

� Padronização do processo

� Segurança nas informações

� Relatórios One-Line

� Gestão centralizada

� Contabilizações automáticas

� Única base de dados

� Padronização do processo

� Segurança nas informações

� Relatórios One-Line

� Gestão centralizada

� Contabilizações automáticas

Perguntas

??

5 tim real estate

Technology

Transcript of 5 tim real estate