Fluxograma

Definição O fluxograma é uma maneira gráfica de visualizar as etapas de um processo. Existem muitos estilos que podem ser usados para desenhar um fluxograma. Alguns usam figuras, outros usam símbolos de engenharia e outros usam apenas quadrados ou retângulos para todo o diagrama. Não há uma maneira certa ou errada de mostrar a informação. O verdadeiro teste de um fluxograma é o entendi mento daqueles que o utilizam e executa.

Finalidade O fluxograma tem como finalidade principal esquematizar de processo através de figuras e símbolos.

O fluxograma pode ser usado para:

• compreender e melhorar o processo de trabalho;• criar um procedimento padrão de operação;• mostrar como o trabalho deverá ser feito.

TIPOS DE FLUXOGRAMA:

- Diagrama de Blocos: Apresenta uma seqüência de atividades contínua e sem envolvimento de decisão. Pode ser utilizado em Instruções de Trabalho Simples ou Macro Fluxo de Processos. No Macro Fluxo só funciona para demonstrar relações contínuas entre os processos.

- Fluxograma de Processo Simples: Mostra as relações entre as fases e necessidades básicas de qualquer processo. Considero muito útil para Auditorias Internas quando o processo é verificado isoladamente, pois não apresenta o fornecedor nem o cliente do processo.

- Fluxograma Funcional: Mostra a seqüência das atividades de um processo entre as áreas ou seções por onde ele flui. É útil para processos que não se completam em uma única área pois indica também os responsáveis por cada fase. Uma variante desse fluxograma apresenta também uma linha do tempo cronológica que permite a identificação de gargalos do processo.

- Fluxograma Físico ou Geográfico: Mostra o caminho percorrido por um processo no ambiente. É geralmente confeccionado sobre uma planta do setor ou da fábrica.

(Lembra de mapas do tesouro? É parecido…)

- Fluxograma ANSI: É o mais complexo deles, mas também o mais completo, apresentando uma relação fiel (se for bem feito) da interação das etapas do processo. Para executá-lo, normalmente começamos com um Diagrama de Blocos onde vamos detalhando e incluindo alternativas de tomada de decisão até que tenhamos um “retrato” do processo o mais próximo possível da realidade. Ele possui uma simbologia internacionalmente compreendida, criada pelo “American National Standards Institute” (ANSI).

Como fazer A maioria dos fluxogramas e elaborada a partir de alguns símbolos básicos:

Operação: O retângulo representa os diversos passos que possam existir em uma rotina. A identificação da operação e de quem a executa é registrada no interior do símbolo.

Fluxo dos dados/documentos: A linha reta representa os dados de entrada / saída de cada operação ou decisão.

Decisão: Representada pelo losango, a operação de decisão determina o caminho a seguir dentre os vários possíveis. A identificação da decisão e as alternativas do caminho devem ser registradas no interior e ao lado do símbolo.

Início e fim: O retângulo, com cantos arredondados representa o início ou fim de um processo.

Conexão na página: o círculo define os pontos de conexão na própria página e o triângulo, conexões entre páginas respectivamente.

Documentos externos e/ou referências: os símbolos a seguir podem ser utilizados para inserir, referenciar ou citar outros documentos e registros:

CONSTRUINDO FLUXOGRAMAS

Todo processo é suprido com serviços e produtos de algum(ns) fornecedor(es). Da mesma forma, cada processo provê produtos ou serviço para alguns outros processos - seus clientes. Há algumas regras que nos auxiliam na elaboração de um fluxograma:

Regra 1 - As pessoas certas tem que ser envolvidas na elaboração do fluxograma.Regra 2 - Todos os membros do grupo tem que participar.Regra 3 - Todos os dados devem ser visíveis para todas as pessoas todo o tempo.Regra 4 - Deve ser alocado tempo suficiente.Regra 5 - Quanto mais perguntas, melhor.

Aplicações Existem muitas maneiras de usar o fluxograma no "chão de fábrica" como por exemplo para diagramas de equipamento, etc. Os empregados devem ser acostumados a trabalhar com fluxogramas. Os fluxogramas podem ser mais proveitosos se os empregados fizerem as perguntas já listadas, particularmente aquelas sobre o que poderia ser medido. Enquanto que os fluxogramas são importantes em fabricação, os avanços mais substanciais serão obtidos usando-os nas funções administrativas.

Exemplos de fluxogramas:

Processo para ligar a TV

O Fluxograma tem como função a abordagem de forma simples , porém deve ser realizado um análise no processo buscando a real situação e pontos de melhorias, neste primeiro modelos, como entender abordando o conceito de um processo desde o inicio até o fim, de forma muito simples.

O programa utilizado é o BizAgi Process Modeler ao qual de forma simples e fácil, você poderá modelar seus fluxogramas, ganhando produtividade e designer. Um Fluxograma de Processo é uma das maneiras mais eficazes de apresentar uma Instrução de Trabalho (IT), que quando desenvolvida em texto, geralmente ocupa várias páginas. Para o exemplo, antes eu tinha um documento com cinco páginas. O fluxograma desenvolvido mostra com mais clareza como flui o processo, facilita o treinamento de novos integrantes do CQ e ocupa apenas uma página. É uma IT sobre “Tratamento de Não Conformidades e Ações Corretivas/Preventivas”, que orienta como utilizar o formulário de NC/Ações. É um processo relativamente complexo, executado em etapas e que passa por várias pessoas (nem sempre as mesmas) até sua finalização. Para conseguir esse resultado o fluxograma são acompanhadas de balões explicativos das atividades, um recurso útil para incluir mais informação nos pontos exatos onde ela for necessária. Além disso, existem atividades paralelas decorrentes do processo, mas que não ocorrem precisamente no mesmo tempo dos eventos. Para resolver isso graficamente, elas foram apresentadas num quadro destacado, como se fossem parte de um outro processo, mas não são. Apenas ocorrem num tempo diferente.

Benefícios dos Fluxogramas

As companhias que usam fluxogramas dos processos alcançam muitos benefícios incluindo os seguintes:

* Permite uma melhor compreensão do conjunto.- Os componentes da equipe de elaboração do fluxograma tem pleno conhecimento do seu setor no processo mas nem sempre do processo como um todo. O fluxograma supre essa falta de conhecimento a níveis sem precedentes.- As pessoas que trabalham no processo entendem o processo. Eles começam a controlá-lo ao invés de serem vítimas dele.

* Fornece explicações mais claras.- O fluxograma torna mais fácil explicar o processo aos gerentes que não fizeram parte da equipe, além de serem ferramentas valiosas em programas de treinamento para novos empregados.

* Identifica clientes anteriormente negligenciados.- Tem sido amplamente aceita a idéia de que "todos sabem" quem são os clientes. Porém, percebeu-se que sem a disciplina de preparar um fluxograma, alguns clientes essenciais estavam sendo negligenciados ou até mesmo menosprezados.

* Identifica oportunidades para melhoramentos.- Uma vez que o processo pode ser visto objetivamente no fluxograma, melhorias podem ser facilmente identificadas.- A maioria dos fluxogramas apresenta subprocessos ou "retornos" , que são necessários para lidar com eventos não padronizados. Por exemplo, o produto da etapa A deve ser inspecionado antes de ser enviado a etapa B. Quaisquer erros encontrados durante a inspeção são enviados de volta ao estágio A para serem corrigidos. A existência do retorno prova a existência de uma oportunidade. Se pudéssemos eliminar a causa das falhas evitaríamos todo esse serviço adicional.

* Facilita a fixação de limites.- Quando nos prontificamos a planejar ou replanejar algum processo, logo percebemos que é necessário estabelecer limites à nossa missão. Isto se deve ao fato de que qualquer processo interage com outros processos da empresa: internos ou externos. Em última instância, todos os processos da empresa são afetados, mas os efeitos vão se tornando menores a medida que nos distanciamos da nossa missão específica. É fora de propósito verificar essas interações até o fim, pois acabaríamos por replanejar o trabalho de toda a companhia. Dessa maneira, nos estabelecemos um limite baseado em nosso critério. O fluxograma fornece um recurso gráfico que auxilia na determinação desse limite.- Os empregados compreenderão como eles estão incluídos no processo total, e visualizarão seus fornecedores e clientes como parte do processo total. Isto proporcionara melhor comunicação entre os departamentos e as áreas de trabalho.

As pessoas que participam da elaboração de fluxogramas tornam-se defensores entusiastas de todo o esforço para melhoria da qualidade. O benefício mais importante em se usar fluxogramas de processo é que o pessoal todo entenderá o processo nos mesmos termos. Este entendimento conduz a empregados mais contentes, os quais podem controlar seus destinos, processos mais econômicos, menores perdas em funções administrativas, e melhores relações cliente - fornecedor entre os departamentos.