7. DA GESTÂO DO PROJETO 7.1. Planejamento Os TCs, por meio das UELs, serão responsáveis pela elaboração e apresentação à DN-PROMOEX/UCP/MP do Plano Operacional Anual referente ao respectivo projeto para revisão e aprovação até 30 de setembro de cada ano. O primeiro POA deverá ser apresentado antes da transferência de recursos ao respectivo TC e deverá cobrir a execução do Projeto a partir desta data e até 31 de dezembro do respectivo ano. Os POAs seguintes deverão cobrir o período de 10 de janeiro a 31 de dezembro de cada ano. PLANO OPERACIONAL ANUAL O POA – Plano Operacional Anual – é um instrumento de planejamento que revela a estratégia de execução do projeto, no nível de detalhe de atividade, para um ano específico. O Projeto do Tribunal juntamente com o POA constituem o Plano de Trabalho previsto no instrumento de convênio. O POA deverá ser elaborado anualmente, e apresentado até o dia 30 de setembro de cada ano anterior ao ano de sua execução. Uma vez aprovado, os recursos previstos no POA deverão constar nos orçamentos estaduais. A metodologia para elaboração do POA deve ser participativa, uma vez que envolve o detalhamento das atividades necessárias à execução de vários produtos, exigindo conhecimentos múltiplos para sua correta elaboração. Sugerimos a utilização da seqüência de passos apresentada a seguir:

1. Realizar uma discussão com os envolvidos com o projeto para revalidar seus produtos;

2. Rever o cronograma e identificar os produtos selecionados para o POA do ano de referência;

3. No caso do primeiro ano, identificar os produtos que serão oferecidos como contrapartida antecipada;

4. Detalhar as atividades necessárias para o desenvolvimento desses produtos e elaborar o POA observando os limites de recursos de financiamento do convênio para o ano de referência;

5. Introduzir o Projeto no SGP, assim como o POA 2006. O POA de 2007 já deverá ser feito diretamente no SGP.

No POA, cada despesa é planejada com recursos divididos por fonte: BID e Tesouro (contrapartida). Entretanto, é possível utilizar os recursos sem o pari passu a cada despesa, desde que seja realizado o acerto de fontes dentro do mesmo exercício financeiro. Todos os instrumentos de planejamento (POA e Projeto que compõem o plano de trabalho) deverão ser inseridos no SGP para permitir a adequada execução orçamentário-financeira do projeto. Solicitação de autorização para eventos da execução:

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Os eventos da execução que estejam em desacordo com o Plano de Trabalho (Projeto e POA) aprovado deverão ser formalizados e previamente autorizados pela Direção Nacional do Programa, mediante encaminhamento, via correio, de formulário devidamente justificado e assinado pelo Coordenador Geral da UEL.

As solicitações deverão estar de acordo com as diretrizes do Programa e conter todas as informações a serem registradas em relação aos Projetos e POAs.

Especificamente para o 1º ano de execução do Programa, em virtude do intervalo de tempo havido entre a elaboração do Plano de Trabalho e a efetiva execução, decorrente de diferentes fatores, dentre eles, a demora na revisão ex-ante, a realização de atividade ou produto com recursos orçamentários não contabilizados no Projeto/POA 2006 (nem contrapartida, nem BID) deverão ser incluídas como informação nos Avanços Alcançados.

Neste caso, o equilíbrio poderá dar-se mediante introdução de novo produto ou atividade, desde que compatível com o marco lógico do Programa (objetivos, componentes e metas), ou, alternativamente, poderão ser acrescidos insumos em outros produtos e atividades.

Em virtude do intervalo de tempo havido entre a elaboração do Plano de Trabalho Projeto e POA e a efetiva execução, decorrente de diferentes fatores, dentre eles, a demora na revisão ex-ante, a realização de atividade ou produto com recursos de contrapartida, cuja fonte inicialmente prevista era BID, deverá ocasionar a substituição da fonte de recursos prevista para pagamento de outro produto ou atividade já existente no Projeto/POA, sem prejuízo das metas a serem alcançadas.

As alterações na execução deverão manter-se dentro dos seguintes parâmetros: valores totais de investimento e custeio por exercício financeiro; valores totais de financiamento e de contrapartida do Projeto e por exercício financeiro; componentes nacional, local e administração; e categorias de gastos: capacitação, consultoria, equipamentos e sistemas de informação, material de apoio e comunicação, e instalações físicas, definidos no contrato de empréstimo, à exceção dos montantes de contrapartida que poderão ser superiores ao mínimo estipulado.

As despesas decorrentes das alterações propostas deverão estar de acordo com os critérios de elegibilidade já explicitados pelo Programa.

Os sub-executores deverão enviar uma única solicitação consolidada para autorização de eventos da execução a ser formalizada em um único formulário. Não serão permitidas solicitações sucessivas e freqüentes.

Somente serão consideradas, para efeito de autorização prévia, situações relacionadas à inclusão e/ou exclusão de produtos ou atividades e, ainda, situações relacionadas à troca de fonte, desde que mantidos as metas do Projeto e o equilíbrio financeiro na composição do Plano de Trabalho (valores definidos de custeio, investimento, contrapartida e transferência).

Nos casos em que não foram previstos recursos para pagamento de impostos e taxas,

o sub-executor poderá remanejar recursos de contrapartida constantes do componente administração do projeto ou de outro componente para fazer face às referidas despesas não cobertas com recursos da fonte 148. Os remanejamentos desta natureza deverão ser devidamente justificados na prestação de contas.

Não serão objeto de autorização prévia as modificações de modalidades de licitação

e de seleção constantes do POA (exemplos: alteração de consultoria pessoa jurídica para

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pessoa física; alteração no método de pregão para registro de preços, etc.). As justificativas deverão ser apresentadas apenas na prestação de contas.

Após aprovados, pela DNP/UCP, os Projetos e POAs, inseridos na sua versão original no SGP, as solicitações de autorização para eventos da execução somente serão deliberadas após o recebimento, formal e via SGP, do formulário padrão, sendo as alterações devidamente justificadas e assinadas. Ou seja, mesmo quando já estiver disponível, no SGP, a tela contendo o formulário para solicitação de alteração e a sua respectiva tramitação visando à aprovação pela DNP/UCP, essa somente se dará após o recebimento da via em papel assinada. Justifica-se pelas formalidades processuais a serem cumpridas.

A resposta à solicitação de alteração será encaminhada por e-mail e via SGP, incluindo as considerações relativas a um possível indeferimento e/ou as orientações necessárias.

Somente após o recebimento da aprovação das alterações solicitadas, poderão as UELs procederem os respectivos registros no SGP.

SOLICITAÇÃO DE AUTORIZAÇÃO PARA EVENTOS DA EXECUÇÃO

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1. Órgão / Entidade Proponente: 2. Nome e Cargo do Responsável pela solicitação: 3. Alterações propostas: Descrição resumida da alteração proposta (de onde está sendo retirado recurso e onde será aplicado/redistribuído o mesmo valor): __________________________________________________________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________________________________________________________ (Descrever os itens no POA que estão sendo alterados: por exclusão, devido a produto ou atividade já realizados; ou por acréscimos e/ou reduções de valores, devido a remanejamentos/equilíbrios dos montantes previstos). Situação no POA 2006 Aprovado

ITEM

DESCRIÇÃO Valor (R$)

a)Componente (nome e nº no POA):

b) Subcomponente: c) Produto (nome e nº no POA):

d) Atividade (nome e nº no POA):

e) Classificação Categoria de gasto BID

f) Classificação Orçamentária (Descrever os elementos de Despesa)

Custeio: Investimento:

g) Fonte (BID ou Contrapartida)

OBS: As Tabelas acima e abaixo deverão ser replicadas para cada componente alterado. Em relação aos demais itens poderão ser acrescidas novas linhas. (Incluem-se aqui os itens do POA na forma resultante das alterações efetuadas)

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Execução Proposta

ITEM

DESCRIÇÃO Valor (R$)

a)Componente (nome e nº no POA):

b) Subcomponente: c) Produto (nome e nº no POA):

d) Atividade (nome e nº no POA):

e) Classificação Categoria de gasto BID

f) Classificação Orçamentária (Descrever os elementos de Despesa)

Custeio: Investimento:

g) Fonte (BID ou Contrapartida)

Explicações Adicionais: ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ (Poderão ser incluídas explicações adicionais, caso os quadros não atendam ao que o Tribunal deseja alterar. Poderão ser incluídos outros quadros ou descrições complementares às informações solicitadas, visando deixar da forma mais clara possível a alteração proposta e seus impactos no POA) Anexo 01: Está abaixo. Nos casos em que o Tribunal estiver propondo uma alteração que implique em suplementação/inclusão de recursos em mais de um produto/atividade, foi elaborado um quadro para ser preenchido, visando facilitar a análise do MP bem como a inclusão no SGP a ser feita posteriormente pelo Tribunal. Não sendo necessário utilizar os quadros abaixo, poderão ser deletados do formulário. Se for necessário, e visando facilitar o entendimento da solicitação de alterações, o Tribunal poderá criar, adicionalmente, outros quadros resumos.

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Exclusão/Redução de Valores (Origem de novos recursos)

Produto (nome e nº no POA)

Atividade (nome e nº no POA)

Orçamento Inicial

(Valor e Fonte)

Redução Proposta (Valor e Fonte)

Elemento de Despesa

correspondente

Total do Orçamento a ser remanejado

Inclusão/Suplementação de Valores (Aplicação de Recursos)

Produto (nome e nº no POA)

Atividade (nome e nº no POA)

Orçamento Inicial

(Valor e Fonte)

Suplementação/

Inclusão (Valor e Fonte)

Orçamento Final

(Valor e Fonte)

Elemento de Despesa

correspondente

TOTAIS

4. Impactos no Projeto: a)Atualização dos Avanços Alcançados: (caso um produto esteja sendo substituído por já ter sido realizado, descrever nos avanços alcançados). ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ b) Descrição das Metas e Indicadores (apenas para o caso de inclusão de novo produto ou alteração substancial nos insumos de um produto já existente que enseje revisão da meta, lembrando que não deverão ser incluídos novos problemas, mas que a um mesmo problema pode ser acrescida uma nova solução, assim como um problema existente na época da elaboração do Projeto pode já ter sido resolvido e nesse caso ser eliminado):

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Problema: Produto/solução: Meta: Indicador:

c) Categorias BID: (Descrever o impacto das alterações nos percentuais de gasto por categoria BID, no projeto).

Percentual Atual: Categorias BID

Capacitação Consultoria Equip e

Sistemas de Informação

Material de Apoio e

Comunicação

Instalações Físicas

Percentuais

Percentuais de Referência

20% a 30% 20% a 30% 20% a 30% 0% a 10% 0% a 10%

Percentual após alterações de execução propostas: Categorias BID

Capacitação Consultoria Equip e

Sistemas de Informação

Material de Apoio e

Comunicação

Instalações Físicas

Percentuais

Percentuais de Referência

20% a 30% 20% a 30% 20% a 30% 0% a 10% 0% a 10%

d) Valores totais de Custeio e Investimento (fonte BID): (Extrair do Projeto esses valores e testar as alterações. Esses valores não poderão ser modificados)

Ano 2006 2007 2008 2009

Valor Total de Custeio

Valor Total de Investimento

e) Justificativa: (justificar cada uma das alterações propostas)

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_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 5. Critérios a serem observados : a) Qualquer alteração na execução deve ser feita de acordo com as diretrizes do Programa, inclusive compatível com o marco lógico. b) As alterações na execução deverão manter-se dentro dos seguintes parâmetros:

- manter os valores totais e anuais de investimento e custeio; - manter os valores totais e anuais de financiamento. Os valores de contrapartida

anuais poderão ser antecipados, mas no total deve manter-se o mesmo valor constante no Projeto.

- manter os percentuais previstos inicialmente para os componentes nacional, local e administração, em relação ao valor total do Projeto;

- As categorias de gasto (BID), capacitação, consultoria, equipamentos e sistemas de informação, material de apoio e comunicação, e instalações físicas, deverão manter seus valores dentro da variação percentual permitida para o Projeto.

___________________________________ Assinatura do Coordenador Geral da UEL

Parecer UCP: _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________

Assinatura da Diretora Nacional

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OBS: Quando do encaminhamento do formulário poderão ser deletadas as instruções acima marcadas em azul. A DN-PROMOEX/UCP/MP preparará e apresentará ao Banco o Plano Operacional para o ano seguinte que consolida os planos operacionais apresentados por cada TC. O POA consolidado deverá contar com a anuência do Comitê Deliberativo - até 01 de dezembro de cada ano. 7.2. Execução Orçamentária e Financeira (SGP) Repasse de recursos Os recursos de transferências voluntárias (Fonte 148) referentes à execução dos Projetos dos sub-executores serão repassados de acordo com o cronograma de execução financeira e com o plano de aplicação constantes do Plano de Trabalho ( Projeto e Plano Operacional Anual –POA ), por meio da UCP/MP, nas condições e termos indicados no Contrato de Empréstimo União/BID, no ROP e no Convênio. Os recursos das transferências voluntárias, para execução em três anos, serão repassados a cada exercício em parcelas trimestrais, de acordo com a programação constante dos Planos Operacionais Anuais - POAs, e correrão à conta do orçamento do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. A UCP/MP transferirá os recursos aos sub-executores e os creditará em contas abertas na CEF. De acordo com a IN nº01/1997, cada repasse deverá ser precedido de consulta ao Cadastro Único de Convênios.- CAUC . Os sub-executores que não depositarem os recursos da contrapartida na CAIXA deverão inserir no SGP os dados da conta existente para este fim, juntamente com as informações da respectiva movimentação financeira. Além da exigência de estar regular no CAUC (ressalvados os termos do Acórdão – AC1.033-MC/DF, publicado no DJ de 16/06/2006), o repasse constante dos recursos está condicionado à adequada prestação de contas das parcelas anteriormente recebidas, conforme item 7.3. A UCP/MP é responsável pela preparação e apresentação dos pedidos de desembolso dos recursos do Financiamento, incluindo a documentação de uso dos recursos do Programa (Financiamento e Contrapartida local). A DN-PROMOEX/UCP/MP é responsável pela preparação e apresentação dos demonstrativos financeiros anuais e das informações financeiras sobre a execução do Programa, devidamente auditadas, de acordo com as normas do Banco (Documentos AF-100 e AF-300), dentro de 120 dias do encerramento de cada exercício fiscal.

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Procedimentos para execução dos recursos O acompanhamento da execução financeira será feito por meio do SIAFI e do SGP. A UCP/MP emite OB para crédito na conta do sub-executor. O sub-executor autoriza pagamento ao fornecedor mediante apresentação à CAIXA de documentação necessária, nos limites permitidos, conforme detalhado no item 5.3 acima. A CAIXA realiza os pagamentos aos fornecedores, após consulta ao SGP e verificação da conformidade com o Plano de Trabalho. O perfil CAIXA GIDUR só atuará para pagamento mediante verificação no caso dos recursos transferidos. No caso dos recursos da contrapartida, somente quando depositada em conta aberta na CAIXA. É importante frisar que, uma vez que o SGP não está interligado ao Sistema de Administração Financeira dos Estados e Municípios, todas as informações financeiras (número dos empenhos e ordens bancárias) deverão ser inseridas manualmente no SGP. Em relação ao pagamento de diárias, tendo em vista a existência de legislações distintas que disciplinam a utilização de recursos para cobertura de despesas referentes a diárias e a necessidade de adoção de um parâmetro a ser utilizado por todos Sub-executores participantes do programa, listamos abaixo os itens que estão abrangidos no termo diária:

a) Despesa com alimentação;

b) Despesa com deslocamento urbano em viagem; e

c) Despesa com hospedagem;

Detectamos que alguns subexecutores têm em sua organização a sistemática de adiantamento do pagamento de diárias e posterior acerto financeiro (devolução ou crédito). Dessa forma, o processo de pagamento de adiantamento de diárias será simplificado, caso o sub-executor passe a efetuar o pagamento do adiantamento com recursos próprios, solicitando a CAIXA o ressarcimento total no final de cada mês. Esse procedimento tornará o processo mais célere, uma vez que o sistema interno de cada órgão possibilitará, além do depósito imediato na conta corrente do beneficiário, os acertos necessários quando do seu retorno, solicitando apenas os recursos efetivamente utilizados pelos beneficiários durante o período de destacamento, além de outros benefícios a seguir listados:

a. a) Utilização do sistema interno de cada Organização para controle e contabilização da liberação de recursos aos beneficiário destacados pelo Programa;

b. b) Agilidade no acerto de contas efetuado pelo beneficiário no referido sistema;

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c. c) Celeridade no processo de liberação de recursos aos beneficiários e de ressarcimento/devolução de recursos quando da prestação de contas, principalmente para aqueles casos em que o destacamento ocorre de última hora;

d. d) Emissão de um único documento por mês, com todos os beneficiários, solicitando o ressarcimento dos valores efetivamente pagos/acumulados para ressarcimento junto à Caixa, já incluídos os possíveis acertos quando da prestação de contas efetuada pelo beneficiário;

e. e) Registro no sistema interno do Subexecutor dos valores efetivamente pagos a cada beneficiário para efeitos dos lançamentos na declaração de IRRF e controle dos órgãos de fiscalização interno e externo;

7.3. Controle e Supervisão A DN-PROMOEX/UCP/MP será responsável pela revisão e supervisão dos processos de aquisições e contratações a cargo das UELs. A DN-PROMOEX/UCP/MP, a seu próprio critério, poderá realizar a revisão “ex-ante” dos processos de aquisições e contratações a cargo das UELs, independente dos valores destas aquisições e contratações. Será necessária a aprovação prévia do Banco para todas as aquisições/contratações que requeiram a utilização do procedimento de licitação pública internacional, bem como para a contratação de serviços de consultoria por montantes iguais ou superiores a US$ 50.000, para consultores individuais ou US$ 200.000, para firmas consultoras. Cópias dos contratos assinados deverão ser enviadas, via DN-PROMOEX/UCP/MP, à Representação do Banco em Brasília. A DN-PROMOEX/UCP/MP e as UELs, respectivamente, deverão manter, devidamente arquivada, toda a documentação original relacionada com os seus processos de seleção, contratação e execução de contratos para a revisão por parte do Banco e dos auditores do Programa. A critério e opção do Banco se utilizará a modalidade de revisão “ex-post” dos comprovantes de gastos referentes aos pedidos de desembolso apresentados ao Banco, com exceção das solicitações de desembolso realizadas nos primeiros 12 meses de execução do Programa, as quais serão revisadas “ex-ante” pela Representação do Banco. (aguarda resposta à solicitação da DN-PROMOEX/UCP/MP para a simplificação do procedimento.) As UELs são responsáveis pela preparação e apresentação à DN-PROMOEX/UCP/MP da documentação comprobatória de uso dos recursos do Programa (contrapartida e financiamento), de acordo com as normas estabelecidas pelo BID e deverão manter em seus arquivos a documentação original de apoio aos desembolsos para revisão por parte da Direção Nacional do PROMOEX/UCP/MP, do Banco e dos auditores do Programa. A UCP/MP e os TCs, por meio das UELs, deverão manter registros contábeis e financeiros e serão responsáveis pela guarda1 dos respectivos documentos, relacionados com a administração dos recursos do PROMOEX, de acordo com o disposto no Contrato de

1 Forma de guarda dos documentos está no final deste Manual.

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Empréstimo e demais regulamentos, a fim de permitir inspeções, auditorias e apresentação de relatórios e demonstrações financeiras que lhes forem pertinentes. Os registros deverão permitir a identificação das transações financeiras referentes ao Programa, por fonte de financiamento (BID e contrapartida local), e deverão estar compatibilizados com a contabilidade geral do órgão/entidade beneficiada. Os TCs, por meio das UELs, deverão manter em suas dependências, devidamente arquivada e referenciada, a documentação original referente aos processos de aquisições, contratações, e das transferências com os recursos do Financiamento, bem como da contrapartida local para que possam ser revisadas pelo BID, pela UCP/MP e/ou pelos auditores do Programa. A UCP/MP e o BID realizarão atividades de supervisão e monitoramento da execução do Programa. Os TCs, por meio das UELs, serão responsáveis pela prestação de informação e apoio administrativo. 7.4. Prestação de Contas. A prestação de contas no âmbito do PROMOEX terá que atender às especificidades previstas tanto nas normas do BID quanto na Legislação Nacional, em especial a IN nº 01/ 1997 da STN, e deverá conter toda a documentação bancária, financeira e de execução física, necessária à efetiva comprovação do cumprimento do objeto do convênio e da correta e regular aplicação de seus recursos, ficando submetida às penalidades decorrentes das mesmas normas. A execução do PROMOEX será apoiada pelo SGP, que previamente alimentado pelo Plano de Trabalho (constituído pelo Projeto do sub-executor pelo POA), emitirá os formulários e relatórios necessários ao acompanhamento do convênio. Entretanto, a prestação de contas do Programa envolverá dois aspectos, o técnico e o documental. A prestação de contas no aspecto técnico, de modo geral, será feita via SGP e a documental seguirá as orientações detalhadas abaixo. É importante mencionar que há duas instâncias de prestação de contas: a do BID e a do Governo Federal. A prestação de Contas perante o BID terá por base os relatórios constantes do SGP, e será complementada pelas informações documentais relativas à Prestação de Contas do Convênio. A CAIXA, quando alterado o Contrato de Empréstimo, prestará apoio a UCP/MP na prestação de contas efetuando a conferência e expedição de documentos referentes a pagamentos, movimentação e controle das contas, a fim de subsidiar a avaliação da correta aplicação dos recursos transferidos. Nessa ocasião, o sub-executor apresentará um dossiê da prestação de contas à CAIXA que realizará uma pré-analise da documentação apresentada e a encaminhará para a DN-PROMOEX/UCP/MP, com exceção das notas fiscais originais que serão verificadas e devolvidas ao órgão para arquivamento. A DN/PROMOEX/UCP/MP receberá e analisará as Prestações de contas e, se aprovada, dar-se-á prosseguimento às liberações das parcelas seguintes.

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O sub-executor que vier a movimentar sua contrapartida em outra instituição financeira deverá encaminhar à CAIXA os extratos de movimentação dessa conta e os documentos correspondentes junto com a prestação de contas dos recursos transferidos em um único dossiê. 7.4.1 Prestação de Contas Parcial do Convênio. O repasse dos recursos financeiros será realizado em parcelas trimestrais, respeitada a disponibilidade orçamentária e financeira do Gestor do Programa, o cronograma de desembolso constante do Plano Operativo Anual e atendidas as exigências cadastrais vigentes. Assim como o repasse de recursos, a prestação de contas parcial se dará trimestralmente, e a liberação da 3ª parcela fica condicionada à apresentação da prestação de contas parcial referente à execução da 1ª parcela, e assim sucessivamente. Após a liberação da 2ª parcela a DN-PROMOEX/UCP/MP estabelecerá o prazo para a apresentação da Prestação de Contas referente à 1ª parcela. Quando a prestação de contas não for encaminhada no prazo estipulado pela DN-PROMOEX/UCP/MP, a UCP notificará o sub-executor estabelecendo o prazo máximo de 30 (trinta) dias para sua apresentação, ou recolhimento dos recursos, incluídos os rendimentos da aplicação no mercado financeiro, ficando suspensa a liberação dos recursos até a regularização. Orienta-se aos subexecutores que toda a documentação referente à prestação de contas seja previamente organizada, ao longo da execução, de modo a facilitar e agilizar a formalização do dossiê, e no momento oportuno, encaminhada a UCP a fim de agilizar o processo de análise e aprovação. O Dossiê a ser apresentado a DN-PROMOEX/UCP/MP para a Prestação de Contas Parcial deve conter a seguinte documentação, sempre especificando o nome do Programa e nº do convênio: 1 - Relatório de Execução Físico-Financeira; 2 - Demonstrativo da Execução da Receita e Despesa, evidenciando os recursos recebidos em transferências, a contrapartida, os rendimentos auferidos da aplicação dos recursos no mercado financeiro, quando for o caso e os saldos; 3 - Relação de Pagamentos, preenchido conforme ordem crescente de data; 4 - Relação de Bens (adquiridos, produzidos ou construídos com recursos da União); 5 - Extrato fornecido pelo Banco da conta bancária específica do período do recebimento da 1ª parcela até o último pagamento, não podendo este ser retirado via internet, e conciliação bancária, quando for o caso; 6 - Cópia do termo de aceitação definitiva da obra, quando o instrumento objetivar a execução de obra ou serviço de engenharia; 7 – Quando envolverem recursos do BID (recursos da transferência voluntária da União), encaminhar cópia do despacho adjudicatório e homologação das licitações realizadas ou justificativa para sua dispensa ou inexigibilidade, com o respectivo embasamento legal, bem como todos os documentos exigidos para análise do BID (ex-ante

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e ex-post) com relação às Aquisições e Contratações, constantes do Título II desse Manual, juntamente com cópia do contrato assinado e do documento de não objeção do BID; 8 - Cópias, autenticadas pelo Coordenador Geral, dos comprovantes de despesa, documentos fiscais, notas de empenho, ordens bancárias ou equivalentes, devendo as faturas, recibos, notas fiscais ou quaisquer outros documentos comprobatórios serem emitidos em nome do Programa, com os dados do convênio e do contratado ou órgão beneficiário da aquisição ou contratação e nº do contrato; 9 - A comprovação das despesas "elegíveis" com diárias e passagens será feita mediante apresentação dos documentos de solicitação de viagens, relatório de viagem, os bilhetes de passagens aéreas e os cartões de embarque, nota fiscal da agencia de viagens, notas de empenho e ordens bancárias referentes ao processo de concessão de diárias e passagens, bem como convocações, convites, programações, certificados ou "folders", de forma a comprovar o deslocamento do servidor para eventos como treinamentos, capacitação, seminários e reuniões, devendo constar os dados bancários da conta vinculada, a vinculação da despesa ao componente do projeto, vinculação do evento ao produto/atividade, nomes dos beneficiários, dados bancários do beneficiário e as quantidades e valores totais por beneficiário. 10 - Cópias dos certificados dos cursos de capacitação, de cada membro participante, especificando o assunto, período e local de realização. 11 – Indicação se os produtos executados estão previstos no POA original ou se foram objeto de solicitação de execução posterior. 7.4.2 Prestação de Contas Final do Convênio. Haverá também, ao final da vigência do convênio, prestação final de contas, referente ao total dos recursos recebidos, conforme o disciplinado no art. nº 28 caput da IN 01/97. Não será necessária a apresentação na prestação de contas final dos documentos especificados relativos às parcelas que já tenham sido objeto de prestação de contas parciais. A prestação de contas final deverá ser apresentada no prazo máximo de sessenta dias após o término da vigência do convênio. Recebida a prestação de contas final, a DN-PROMOEX/UCP/MP efetuará, no SIAFI, o registro do recebimento. Caso haja o descumprimento do prazo previsto a DN-PROMOEX/UCP/MP procederá à instauração de tomada de contas especial e ao registro de inadimplência no Cadastro de Convênios do SIAFI, sendo o sub-executor também notificado para que no prazo máximo de 30 (trinta) dias apresente a Prestação de Contas. O Dossiê a ser apresentado a DN-PROMOEX/UCP/MP para a prestação de contas final deve conter a seguinte documentação, sempre especificando o nome do Programa e nº do convênio:

1 – Relatório de cumprimento do objeto; 2 - Relatório de Execução Físico-Financeira;

3 - Demonstrativo da Execução da Receita e Despesa, evidenciando os recursos recebidos em transferências, a contrapartida, os rendimentos auferidos da aplicação dos recursos no mercado financeiro, quando for o caso e os saldos; 4 - Relação de Pagamentos, preenchido conforme ordem crescente de data; 5 - Relação de Bens (adquiridos, produzidos ou construídos com recursos da

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União); 6 - Comprovante de recolhimento do saldo de recursos, à conta indicada ou

GRU, quando recolhido ao Tesouro Nacional. 7 - Extrato fornecido pelo Banco da conta bancária específica do período do recebimento da 1ª parcela até o último pagamento, não podendo este ser retirado via internet, e conciliação bancária, quando for o caso; 8 - Cópia do termo de aceitação definitiva da obra, quando o instrumento objetivar a execução de obra ou serviço de engenharia; 9 – Quando envolverem recursos do BID (recursos da transferência voluntária da União), deverão encaminhar cópia do despacho adjudicatório e homologação das licitações realizadas ou justificativa para sua dispensa ou inexigibilidade, com o respectivo embasamento legal, bem como todos os documentos exigidos para análise do BID (ex-ante e ex-post) com relação às Aquisições e Contratações, constantes do Título II desse Manual, juntamente com cópia do contrato assinado e do documento de não objeção do BID; 10 – Cópias, autenticadas pelo Coordenador Geral, dos comprovantes de despesa, documentos fiscais, notas de empenho, ordens bancárias ou equivalentes, devendo as faturas, recibos, notas fiscais ou quaisquer outros documentos comprobatórios serem emitidos em nome do Programa, com os dados do convênio e do contratado ou órgão beneficiário da aquisição ou contratação e nº do contrato; 11 - A comprovação das despesas "elegíveis" com diárias e passagens será feita mediante apresentação dos documentos de solicitação de viagens, relatório de viagem, os bilhetes de passagens aéreas e os cartões de embarque, nota fiscal da agencia de viagens, notas de empenho e ordens bancárias referentes ao processo de concessão de diárias e passagens, bem como convocações, convites, programações, certificados ou "folders", de forma a comprovar o deslocamento do servidor para eventos como treinamentos, capacitação, seminários e reuniões, devendo constar os dados bancários da conta vinculada, a vinculação da despesa ao componente do projeto, vinculação do evento ao produto/atividade, nomes dos beneficiários, dados bancários do beneficiário e as quantidades e valores totais por beneficiário. 12 - Cópias dos certificados dos cursos de capacitação, de cada membro participante, especificando o assunto, período e local de realização. 13 – Indicação se os produtos executados estão previstos no POA original ou se foram objeto de solicitação de execução posterior. OBSERVAÇÕES: 1 – Os sub-executores deverão comprovar a utilização de todo recurso transferido bem como da contrapartida, explicitando recursos destinados à aplicação no mercado financeiro e seus rendimentos. 2 – Os rendimentos das aplicações financeiras serão, obrigatoriamente, aplicados no objeto do convênio, estando sujeitos às mesmas condições de prestação de contas exigidos para os recursos transferidos. 3 – As receitas oriundas dos rendimentos da aplicação no mercado financeiro não poderão ser computadas como contrapartida, devendo ser aplicados no objeto do convênio ou recolhido à conta da União. 4 – Não será admitida a aplicação financeira em CDB / RDB. 5 - As faturas, recibos, notas fiscais e outros documentos comprobatórios deverão conter o “atesto” do recebimento do material adquirido ou do serviço prestado, contendo a data do recebimento e a assinatura identificada.

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6 - Será efetuado o registro no Cadastro de Convênios no SIAFI, correspondente ao resultado da análise realizada, com base nos pareceres emitidos, sobre a prestação de contas parcial ou final. 7 - Constatada irregularidade ou inadimplência na apresentação da prestação de contas parcial, a DN-PROMOEX/UCP/MP suspenderá imediatamente a liberação de recursos e notificará o sub-executor dando-lhe o prazo máximo de 30 (trinta) dias para sanar a irregularidade ou cumprir a obrigação. 8 - Decorrido o prazo da notificação, sem que a irregularidade tenha sido sanada, ou adimplida a obrigação, a DN-PROMOEX/UCP/MP comunicará o fato ao órgão integrante do controle interno e providenciará, junto ao órgão de contabilidade analítica, a instauração de Tomada de Contas Especial e registrará a inadimplência no Cadastro de Convênios no SIAFI. 9 - Os documentos referentes às Prestações de Contas, deverão ser mantidos em arquivo em boa ordem, no próprio local em que forem contabilizados, à disposição dos órgãos de controle interno e externo, pelo prazo de 5 (cinco) anos, contados da aprovação da prestação ou tomada de contas pelo TCU. 10 - UEL deverá encaminhar para formalização da prestação de contas final Declaração de Arquivamento com a informação de que os documentos acima especificados, inclusive os fiscais, encontram-se arquivados, em pasta própria e em boa ordem, à disposição da CAIXA, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão - MP e de outros órgãos do Governo Federal, nas UEL, assinada pelo responsável técnico pela contabilidade analítica do Contratado/Interveniente Executor. 11 -A aplicação da Contrapartida deverá ser demonstrada ao longo da Prestação de contas contas e não serão objeto de análise os processos licitatórios que envolverem somente recursos de contrapartida, ficando a cargo do BID na análise ex-post.. 12 – Toda a documentação deve sempre especificar o nome do Programa e nº do convênio. 13 - Todo envio de documentação e comunicação dos resultados da análise de Prestação de Contas, se dará formalmente. Somente esclarecimentos e informações poderão ser feitos via e-mail, telefone e fax. . 7.3.3. Monitoramento e Avaliação Será implantado no SGS módulo de monitoramento e avaliação a partir do qual serão gerados os relatórios para verificação do desempenho dos Projetos e do Programa. As UEL’s são responsáveis pela preparação e apresentação à DN-PROMOEX/UCP/MP, pelo menos 30 dias antes dos prazos previstos nas Normas Gerais e Disposições Especiais do Contrato de Empréstimo, dos relatórios e informes requeridos nos citados documentos. A DN-PROMOEX/UCP/MP preparará e apresentará ao Banco, de forma consolidada, os informes e relatórios estipulados nas Normas Gerais e Disposições Especiais do Contrato de Empréstimo. Para que o Banco possa realizar uma avaliação de meio-termo dos resultados do Programa, a Mutuária deverá apresentar, 30 dias antes da mencionada avaliação, um relatório consolidado sobre a execução do Programa levando em conta o POA e analisando o nível de execução, desembolsos e contratações, problemas identificados e ações recomendadas para o Programa.

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O Banco comunicará oportunamente à UCP/MP o tipo e o conteúdo das informações adicionais a serem apresentadas junto com o relatório mencionado acima.

FLUXO DE TRANSFERÊNCIA PROMOEX

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MINISTÉRIO CAIXA CONTRATANTE(Tribunal)

Recebe relação e solicita por meio de Ofício documentação dos beneficiários

• Recebe e analisa documentação;

• Verifica requisitos* para assinatura do contrato;

• Abre conta-corrente vinculada ao Projeto e informa ao MP;

• Elabora, e encaminha Contrato de Repasse aos Tribunais.

• Divulga normas (ROP, Manual de Execução) do PROMOEX, objeto de transferências voluntárias

• Diagnóstico (já realizado); • Elabora projeto, POA e

encaminha ao MP para aprovação.

• Analisa e aprova os Projetos dos Tribunais de Contas;

• Encaminha relação dos Tribunais para providências para assinatura dos convênios;

• Alimenta SIASG/SICON (Pré-Convênio, empenho).

• Providencia e encaminha documentação;

• Inclui na Lei Orçamentária Anual (LOA) e na Lei do Plano Plurianual (PPA);

• Solicita abertura de Conta corrente na CAIXA

INÍCIO

• Atualiza SIASG/SICON (assinatura do Convênio, Cronograma Físico e Financeiro, envia Convênio para SIAFI);

• Consulta CAUC e realiza 1º desembolso no SIAFI;

• Acompanha movimentação financeira via GOVCONTA;

• Acompanha a execução do Programa (SGP, doc., supervisão etc).

•

• Assina Contrato de Repasse junto a CAIXA;

• Comunica a celebração do Termo ao poder Legislativo (cumprimento a IN STN nº 001/97)

• Comunica a assinatura do Contrato de Repasse ao MP.

A

• Solicita 1ºdesembolso da parcela, via SGP e posteriormente, o 2º desembolso.

•

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*Requisitos: regularidade cadastral junto ao INSS, à Receita Federal, à Dívida Ativa, ao FGTS, aos órgãos fazendários estaduais e municipais, no SIAFI e no CADIN, no caso dos Tribunais.

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FLUXO DE TRANSFERÊNCIA PROMOEX

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MINISTÉRIO CAIXA CONTRATANTE(Tribunal)

• Realiza pagamento aos fornecedores, após consulta ao SGP e recebimento da OB conforme Manual de Execução;

• Insere data de pagamento no SGP. • Apresenta dossiê da prestação de contas do

1º desembolso e sucessivos, a cada trimestre.

• Recebe, analisa e aprova, se for o caso, a prestação de contas parcial;

• Registra no SIAFI o resultado da análise;

• Emite OB para Crédito bloqueado do desembolso da próxima parcela;

• Acompanha a execução do Programa (SGP, documentos, supervisão etc);

• Acompanha movimentação financeira na GOVCONTA.

B

• Recebe comunicado de depósito na Conta Vinculada do Tribunal;

• Executa projeto conforme programação do POA;

• Autoriza pagamento no SGP mediante apresentação a CAIXA de documentação (nota fiscal, Edital etc.), para pagamento a fornecedores nas contratações acima de R$ 8 mil;

• Autoriza pagamento no SGP a fornecedores nas contratações até R$ 8 mil.

• Emite OB, após análise da documentação.

• Analisa a documentação da prestação de contas do 1º desembolso e sucessivos;

• Envia dossiê para aprovação da Prestação de Contas ao MP.

A

• Solicita desembolso da 3ª parcela, via SGP e sucessivas, a cada trimestre.

• Analisa a documentação recebida, se for o caso, e atesta a regularidade no SGP para a emissão da OB ou gera pendência para o Contratante.

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FLUXO DE TRANSFERÊNCIA PROMOEX

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MINISTÉRIO CAIXA CONTRATANTE Tribunal)

• Recebe, analisa e aprova, se for o caso, documentação de Prestação de Contas Final;

• Verifica o cumprimento do objeto contratual;

• Manifesta-se quanto à Prestação de Contas: se aprovada, homologa no SIAFI; se rejeitada, encaminha para instauração de Tomada de Contas Especial.

• Prepara documentação de Prestação de Contas Final, de acordo com o contido no Art.28 da IN 001/97.

• Avalia o Programa

A

B

• Analisa a documentação da prestação de contas do desembolso final;

• Envia dossiê para aprovação da Prestação de Contas ao MP.

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7.4 Padrão gerencial do acompanhamento da execução do projeto (opcional) a) Objetivo: - Coletar informações sobre o andamento das atividades do projeto b) Responsável: - Coordenador de Subcomponente c) Material necessário: - Plano de ação do mês em andamento; e - Agenda das reuniões sistemáticas de acompanhamento. d) Atividades: - Avaliar o progresso do projeto, verificando se as alterações não inviabilizam a execução

do projeto no prazo; - Estabelecer as ações corretivas necessárias; - Atualizar mensalmente as informações no relatório analítico; e - Gerar relatórios sintéticos de progresso para UCP/MP (semestral/trimestral). 7.4.1. Padrão gerencial de avaliação da execução do projeto a) Objetivo: - Com as informações coletadas sobre o andamento das atividades do projeto, propor as

ações de correções. b) Responsável: - Coordenador Técnico c) Material necessário: - Plano de ação do mês em andamento; e - Agenda das reuniões sistemáticas de acompanhamento. d) Atividades: - Analisar, efetuar atualizações, se houver, prorrogação de prazo, custo ou especificação

técnica, preencher o relatório de não conformidade para apresentar na reunião sistemática de acompanhamento do mês em curso.

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7.4.2. Procedimento operacional padrão a) Objetivo: - Coletar informações sobre o andamento das atividades do projeto b) Responsável: - Coordenador de subcomponente c) Material necessário: - Plano de ação do mês em andamento; e - Agenda das reuniões sistemáticas de acompanhamento. d) Atividades: - receber o relatório das ações não concluídas no período, para atualização do projeto; - coletar as informações de alterações e preencher os relatórios de não conformidades,

caso haja alteração de prazos, custo ou especificação técnica, para apresentar na próxima reunião sistemática de acompanhamento;

- atualizar o plano de ação, informando o percentual de conclusão das ações apontadas no relatório, que foram executadas no prazo previsto; e

- o coordenador técnico de qualidade deverá apresentar as não conformidades decorrentes da alteração na próxima reunião sistemática de acompanhamento, conforme programação da agenda atual.

e) Manuseio do material: - O coordenador técnico recebe o relatório, até o dia.............. de cada mês e, após

atualizá-lo, deverá apresentar na reunião sistemática de acompanhamento. f) Ações corretivas: - Caso o formulário de coleta não seja apresentado em dois meses consecutivos, ou seja,

entregue incompleto, as diárias de viagens, passagens e capacitações com deslocamento dos integrantes do subcomponentes serão suspensas, até a regularização.

7.4.3. Relatório Mensal de progresso do Projeto a) Objetivo: - Atualizar as informações no SGP. b) Responsável:

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- Coordenador Técnico c) Material necessário: - Arquivos do SGP, relatórios do SGP atualizados, relatórios mensais de não

conformidade. d) Atividades: - analisar as informações que não estejam completas, solicitar as complementações aos

Coordenadores de Subcomponentes - caso as informações estejam completas, atualizar mensalmente os arquivos analíticos do

SGP (arquivo analítico contém o detalhamento do projeto até o ultimo nível, e arquivo sintético contém o detalhamento apenas até o nível de produto

- quando houver alteração na data de término, provocando atraso no prazo final do projeto, renegociar com os coordenadores envolvidos para adequar as programações

- disponibilizar o arquivo analítico na intranet, no formato PDF, diretório PROMOEX - a cada semestre, atualizar os arquivos sintéticos do SGP, com base nos arquivos

analíticos atualizados - enviar o arquivo sintético para a UCP/MP, via Internet, a cada semestre 7.4.4 Gráfico de Gestão a vista a) Objetivo: - Montagem do gráfico de gestão à vista (gráfico seqüencial) b) Responsável: - Líder da atividade c) Manuseio do material necessário: - Deve ficar na própria unidade, de forma a permitir o fácil acesso da equipe. d) Atividades: - Estabelecer um item de controle; - identificar o indicador; - definir uma escala para o indicador; - levantar dados (médias mensais); - colocar uma seta indicando a direção “melhor”; - marcar mensalmente, os valores reais já alcançados; - atualizar mensalmente;

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- identificar os itens de verificação que afetam o índice de controle a ser acompanhado; - preencher e monitorar o gráfico seqüencial da mesma forma que o gráfico de item de

controle; e) Resultados esperados: Permitir a visualização do monitoramento da meta por todos

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8. GASTOS ELEGÍVEIS Gastos elegíveis - As atividades a serem desenvolvidas deverão encontrar-se respaldadas nos Projetos aprovados pela DN-PROMOEX/UCP/MP e pelo BID, elaborados de acordo com o Marco Lógico do Programa, e deverão estar relacionadas aos componentes que nortearão sua execução. Para efeito da execução dos componentes e sub-componentes do PROMOEX, constituem atividades elegíveis de financiamento: - Capacitação: contratação de cursos, seminários ou quaisquer outras formas de

treinamento e realização de visitas técnicas, nacionais ou internacionais; - Consultoria: contratação de pessoas física ou jurídica, nacionais ou estrangeiras, para

apoiar ou desenvolver produtos especificados no projeto, inclusive sistemas informatizados;

- Sistemas e equipamentos de informática: aquisição e instalação de hardware, redes de computação (lógica e elétrica), software básico e sistemas aplicativos;

- Material de apoio e comunicação: aquisição ou contratação de instrumentos de comunicação, divulgação, material instrucional e material permanente; e

- Obras de adequação: contratação de reformas e adequações em ambiente físicos necessários ao funcionamento de unidades alcançadas pelo Projeto.

Gastos elegíveis – categorias de gasto - Conforme artigo 25, §2º LRF - É vedada a utilização de recursos transferidos em finalidade diversa da pactuada. Os bens ou obras que devam ser adquiridos ou contratados para o Projeto e que sejam financiados com recursos do Financiamento deverão provir dos países membros do Banco (conforme orientações constantes do Anexo B do Contrato de Empréstimo). Criação de cargos para os Coordenadores das UELs e apropriação das despesas a conta do Projeto é possível, desde que os salários dos Coordenadores não sejam financiados com recursos do BID e tenham dedicação exclusiva. Poderão ser utilizados para tal finalidade recursos da contrapartida do TC. Gastos elegíveis, na categoria de administração do projeto, são os mesmos utilizados nas demais categorias de investimento da planilha do Projeto. Como exemplo temos: capacitação em gestão de projetos (operacional, financeira, monitoramento), material de apoio, consultoria (os integrantes dedicação exclusiva da UEL), equipamentos e sistemas (para suportar a estrutura física) etc., conforme a necessidade de cada UEL. Admissibilidades e Vedações para os Gastos nos Convênios Toda e qualquer despesa que se faça necessária na execução do objeto do Convênio PROMOEX, tendo em vista o cumprimento dos seus objetivos, são admissíveis desde que conste no projeto aprovado e no POA, seguindo os ditames da Lei Orçamentária aprovada para este fim e em conformidade com a IN/STN nº 01/97, observadas suas vedações. As despesas estão estruturadas da seguinte forma:

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• INFRA-ESTRUTURA/CAPITAL: INFRA-ESTRUTURA – compreende despesas com obras e aquisição de equipamentos e material permanente.

a) OBRAS (código 4490.51) = obras civis. b) EQUIPAMENTOS E MATERIAL PERMANENTE (código 4490.52) =

compreende a aquisição de bens patrimoniais tais como: veículos, equipamentos de informática, máquinas ferramentas e equipamentos de laboratórios, aparelhos gráficos, coleções e materiais bibliográficos.

• OUTROS CUSTEIOS:

OUTROS CUSTEIOS - compreendem as despesas com pagamento de diárias, aquisição de material de consumo, pagamento de serviços prestados por pessoa física sem vínculo empregatício com o convenente ou pessoas jurídicas, independentes da forma contratual, Consultoria e contribuições.

a) Passagens e diárias de viagem da equipe (permanente e/ou temporária);

b) Insumos técnicos e materiais de consumo; c) Treinamento de curta duração, incluindo participação em

congressos e eventos similares (inscrição, passagens, diárias); d) Serviços de Consultoria especializada (consultores nacionais e

estrangeiros); e) Outros Serviços de Terceiros – Pessoa Física; f) Outros Serviços de Terceiros – Pessoa Jurídica; e g) Contribuições

• DIÁRIAS (código 3390.14) = cobertura de despesas de hospedagem, alimentação e locomoção urbana relativas a viagens da equipe e treinamento de curta duração. • PASSAGENS E DESPESA COM LOCOMOÇÃO (código 3390.33) = despesas com aquisição de passagens aéreas e terrestres, táxi e balsas. • MATERIAL DE CONSUMO (código 3390.30) = compreende as despesas com insumos técnicos e materiais de consumo tais como: material de expediente, fotográfico,

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filmagens e fonografia e de impressão, vidrarias, produtos químicos, biológicos e farmacêuticos, embalagens, combustíveis e lubrificantes etc. • SERVIÇOS DE CONSULTORIA (código 3390.35) = despesas decorrentes de contratos com pessoa física ou jurídica, prestadoras de serviços de consultoria técnica. • OUTROS SERVIÇOS DE TERCEIROS – PESSOA FÍSICA (código 3390.36) = despesas decorrentes de serviços prestados por pessoa física, diárias a colaboradores eventuais. • OUTROS SERVIÇOS DE TERCEIROS – PESSOA JURÍDICA (código 3390.39) = compreende as despesas com prestação de serviços por pessoa jurídica na execução do projeto tais como: reprografia, serviços gráficos, conserto de equipamentos, assinatura de revistas e periódicos etc. São vedados os seguintes gastos, no que tange ao convênio. • Despesas a título de taxa de administração, gerência ou similar. • Pagamento, a qualquer título, a servidor ou empregado público, integrante de

quadro de pessoal de órgão ou entidade pública da administração direta ou indireta, por serviços de consultoria ou assistência técnica.

• Despesas em datas anteriores ou posteriores à vigência do instrumento, ressalvados os gastos de contrapartida que serão regidos conforme as normas e procedimentos do BID..

• Despesas com taxas bancárias, multas, juros ou correção monetária, inclusive referentes a pagamentos ou recolhimentos fora do prazo.

• Despesas com publicidade, salvo as de caráter educativo, informativo ou de orientação social, desde que não caracterizem promoção pessoal de autoridades ou servidores.

• Pagamento de diárias e passagens a militares, servidores e empregados públicos da ativa, salvo se destinado aos quadros de pessoal exclusivo do convenente.

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