Apostila Fornecida Gratuitamente Por: www.E-Book-Gratuito.Blogspot.Com APOSTILA DE CONHECIMENTOS ESPECFICOS PARA POLCIA FEDERAL Apostila Fornecida Gratuitamente Por: www.E-Book-Gratuito.Blogspot.Com

REDAO DE EXPEDIENTES APOSTILA CONCEITO Apostila o aditamento a um ato administrativo anterior, para fins de re tificao ou atualizao. "Apostila o ato aditivo, confirmatrio de alteraes de honras, d itos, regalias ou vantagens, exarado em documento oficial, com finalidade de atu aliz-lo." (Regulamento de Correspondncia do Exrcito - art. 192) GENERALIDADES A apo stila tem por objeto a correo de dados constantes em atos administrativos anterior es ou o registro de alteraes na vida funcional de um servidor, tais como promoes, lo tao em outro setor, majorao de vencimentos, aposentadoria, reverso atividade, etc. No rmalmente, a apostila feita no verso do documento a que se refere. Pode, no enta nto, caso no haja mais espao para o registro de novas alteraes, ser feita em folha s eparada (com timbre oficial), que se anexar ao documento principal. lavrada como um termo e publicada em rgo oficial. PARTES So, usualmente, as seguintes: a) Ttulo denominao do documento (apostila). b) Texto - desenvolvimento do assunto. c) Data , s vezes precedida da sigla do rgo. d) Assinatura - nome e cargo ou funo da autorida de. APOSTILA O funcionrio a quem se refere o presente Ato passou a ocupar, a part ir de V de janeiro de 1966, a classe de Professor ............. ....... cdigo EC do Quadro nico de Pessoal - Parte Permanente, da Universidade Federal do Rio Gran de do Sul, de acordo com a relao nominal anexa ao Decreto n 60.906, de 28 de junho de 1967, publicado no Dirio Oficial de 10 de julho de 1967. DP, ................ (Dos arquivos da UFRGS) APOSTILA Diretor O nome do membro suplente do Conselho Fiscal da Caixa Econmica F ederal (CEF) constante na presente Portaria Jos Rezende Ribeiro, e no como est expr esso na mesma. Rio de janeiro (G13), de de (DOU de 31-3-1971, p. 2.517) Jos Flvio Pcora, Secretrio-Geral. ATA Voc certamente j participou de alguma reunio em seu trabalho ou mesmo de uma assemb lia do condomnio onde reside. Deve ter notado que inicialmente designado um secretr io que dever lavrara atado encontro. Voc sabe o que e para que serve uma ata?

A ata um documento em que deve constar um resumo por escrito, detalhando os fato s e as resolues a que chegaram as pessoas convocadas a participar de uma assemblia, sesso ou reunio. A expresso correta para a redao de uma ata lavrar uma ata. Uma das funes principais da ata historiar, traar um painel cronolgico da vida de uma empresa , associao, instituio. Serve como documento para consulta posterior, tendo em alguns casos carter obrigatrio. Por tratar-se de um documento, a ata deve seguir algumas normas especficas. Analisemos algumas delas. - Deve ser escrito mo, em livro espe cial, com as pginas numeradas e rubricadas. Esse livro deve conter termo de abert ura e encerramento. - A pessoa que numerar e rubricar as pginas do livro dever tam bm redigir o termo de abertura. Termo de Abertura - a indicao da finalidade do livr o. Este livro contm 120 pginas por mim numeradas e rubricadas e se destina ao regi stro de atas da Escola Camilo Gama. Termo de Encerramento - redigido ao final do livro, datado e assinado por pessoa autorizada. Eu, Norberto Tompsom, diretor d o Colgio Camilo Gama, declaro encerrado este livro de atas. Parnaba, 21 de junho d e 1996 Norberto Tompsom - Na ato no deve haver pargrafo, mesmo se tratando de assu ntos diferentes, a fim de se evitar espaos em branco que possam ser adulterados. - No so admitidas rasuras. Havendo engano, usam-se expresses, tais como: alis, digo, a seguir escreve-se o termo correto. Se a incorreo for notada ao final, usa-se a expresso em tempo, escrevendo-se em seguida "onde se l ... leia-se ... ". A ata ob edece a uma estrutura fixa e padronizada. Observe: Introduo - Deve conter o nmero e a natureza da reunio, o horrio e a data (completa) escritos por extenso, o local, o nome do presidente da reunio e dos demais participantes. Desenvolvimento - Tam bm chamado contexto. Nele devero estar contidos o rdenadamente os fatos e decises d a reunio, de forma sinttica, precisa e clara. Encerramento - o fecho, a concluso. D ever constar a informao de que o responsvel, aps a leitura da ata, deu por encerrada a reunio e que o redator a lavrou em tal horrio e data. Dever informar tambm que se seguem as assinaturas. J est sendo aceita atualmente a ata datilografada depois de encerrada a reunio. Porm, as anotaes so feitas mo, durante a reunio. Ao datilografa todas as linhas da ata devem ser numeradas e o espao que sobra margem direita, de ve ser preenchido com pontilhado. Modernamente, por se necessitar de maior prati cidade e rapidez, as empresas vm substituindo a ata por um determinado tipo de fi cha. uma ficha prtica, fcil de preencher e manusear, embora no possua o mesmo valor jurdico de uma ata. MODELOS a) Modelos de introduo (partes inciais) CONSELHO PENITE NCIRIO FEDERAL Ata da 791 Reunio Ordinria Aos dezesseis dias do ms de dezembro do ano de mil, novecentos e setenta, no quarto andar do Bloco "0" da Avenida L do Seto r de Autarquias Sul, na Sala de Despachos do Procurador-Geral da justia, sob a -2 , presidncia do Doutor Jos Jlio Guimares Lima, reuniu-se o Conselho Penitencirio Fede ral. Estiveram

presentes os Conselheiros Hlio Pinheiro da Silva, Elsio Rodrigues de Arajo, Abelard o da Silva Comes, Nestor Estcio Azambuja Cavalcanti, Miguel Jorge Sobrinho, Otto Mohn e o Membro Informante Tenente Pedro Arruda da Silva. Aberta a sesso, foi lid a e, em votao, aprovada a ata da reunio anterior. Na fase de comunicaes, o Tenente Pe dro Arruda da Silva comunicou que, por fora constitucional, voltar para a Polcia Mi litar do Distrito Federal, deixando, assim, a direo do Ncleo de Custdia de Braslia. (DOU de 31-3-1971, p. 2.510) ATESTADO CONCEITO Atestado o documento mediante o qual a autoridade comprova um fato ou s ituao de que tenha conhecimento em razo do cargo que ocupa ou da funo que exerce. "At estados administrativos" so atos pelos quais a Administrao comprova um fato ou uma situao de que tenha conhecimento por seus rgos competentes. (Hely Lopes Meirelles Direito Administrativo Brasileiro)

GENERALIDADES 0 atestado comprova fatos ou situaes no necessariamente constantes em livr os, papis ou documentos em poder da Administrao. Destina-se, basicamente, com provao de fatos ou situaes transeuntes, passveis de modificaes freqentes. Tratando-se fatos ou situaes permanentes e que constam nos arquivos da Administrao, o documento apropriado para comprovar sua existncia a certido. 0 atestado mera declarao, ao pas so que a certido uma transcrio. Ato administrativo enunciativo, o atestado , em sntes e, afirmao oficial de fatos.

PARTES a) Ttulo - denominao do ato (atestado). b) Texto - exposio do objeto da atestao Pode-se declarar, embora no seja obrigatrio, a pedido de quem e com que finalidad e o documento emitido. Como bem lembram Marques Leite e Ulhoa Cintra, no seu Nov o Manual de Estilo e Redao, "se se tratar de dotes, habilidades, ou qualidades de alguma pessoa, o atestante dever cuidar de especificar com grande clareza os dado s pessoais do indivduo em questo (nome completo, naturalidade, estado civil, domicl io)". A recomendao muito oportuna, pois tais atestados impem responsabilidade parti cularmente grande a quem os fornece. So perfeitamente dispensveis, no texto do ate stado, expresses como "nada sabendo em desabono de sua conduta", " pessoa de meu c onhecimento", etc., j que s pode atestar quem conhece a pessoa e acredita na inexi stncia de algo que a desabone. c) Local e data - cidade, dia, ms e ano da emisso do ato, podendo-se, tambm, citar, preferentemente sob forma de sigla, o nome do rgo o nde a autoridade signatria do atestado exerce suas funes. Assinatura - nome e cargo ou funo da autoridade que atesta. MODELOS ATESTADO Atesto que FULANO DE TAL aluno deste Instituto, estando matriculado e freqentando, no corrente ano letivo, a pr imeira srie do Curso de Diretor de Teatro. Seo de Ensino do Instituto de Artes da U FRGS, em Porto Alegre, aos 2 de julho de 1971. ATESTADO Chefe da Seo de Ensino Ate sto, para fins de direito, atendendo a pedido verbal da parte interessada, que F ULANO DE TAL ex-servidor docente desta Universidade, aposentado, conforme Portar ia n 89, de 7 -2-1964, publicada no DO de 21-1,-1965, de acordo com o artigo 176, inciso III, da Lei n 1.711, de 28-10-1952, combinado com o artigo

178, inciso III, da mesma Lei, no cargo de Professor de Ensino Superior, do Quad ro de Pessoal, matrcula n 1-218.683, lotado na Faculdade de Medicina. Porto Alegre , 10 de outubro de 1972. Srgio Ornar Fernandes, Diretor do Departamento de Pessoa l. CERTIDO Certido o ato pelo qual se procede a publicidade de algo relativo atividade Carto rria, a fim de que, sobre isso, no pairem mais dvidas. Possui formato padro prprio, t ermos essenciais que lhe do suas caractersticas. Exige linguagem formal, objetiva e concisa. TERMOS ESSENCIAIS DA CERTIDO: - Afirmao: CERTIFICO E DOU F QUE, - Identif icao do motivo de sua expedio: A PEDIDO DA PARTE INTERESSADA, - Ato a que se refere: REVENDO OS ASSENTAMENTOS CONSTANTES DESTE CARTRIO, NO LOGREI ENCONTRAR AO MOVIDA CO NTRA EVANDRO MEIRELES, RG 4025386950, NO PERODO DE 01/01/1990 AT A PRESENTE DATA Data de sua expedio: EM 20/06/1999. - Assinatura: O ESCRIVO: Ex. CERTIDO CERTIFICO E DOU F QUE, usando a faculdade que me confere a lei, e por assim me haver sido d eterminado, revendo os assentamentos constantes deste Cartrio, em especial o proc esso 00100225654, constatei, a folhas 250 dos autos, CUSTAS PROCESSUAIS PENDENTE S DE PAGAMENTO, em valor total de R$1.535,98, conforme clculo realizado em 14/05/ 1997, as quais devero ser pagas por JOAQUIM JOS DA SILVA XAVIER, devidamente intim ado para tanto em 22/07/1997, sem qualquer manifestao, de acordo com o despacho ex arado a folhas 320, a fim de lanamento como Dvida Ativa. Em 20/06/1998. O Escrivo. CIRCULAR MODELOS CIRCULAR N 55, DE 29 DE JUNHO DE 1973. Prorroga o prazo para recolhimento , sem multa, da Taxa de Cooperao incidente sobre bovinos. O DIRETOR-GERAL DO TESOU RO DO ESTADO, no uso de suas atribuies, comunica aos Senhores Exatores que, de con formidade com o Decreto n 22.500, de 28 de junho de 1973, publicado no Dirio Ofici al da mesma data, fica prorrogado, at 30 de setembro do corrente exerccio, o prazo fixado na Lei n 4.948, de 28 de maio de 1965, para o recolhimento, sem a multa m oratria prevista no artigo 71 da Lei n 6.537, de 27 de fevereiro de 1973, da Taxa de Cooperao incidente sobre bovinos. Lotrio L. Skolaude, Diretor-Geral. (DO/RS de 1 1-5-1973, p. 16 - com adaptaes) CIRCULAR N 1, DE 10 DE OUTUBRO DE 1968. O Excelentss imo Senhor Presidente da Repblica, em observncia aos princpios de racionalizao admini strativa inscritos no Decreto-Lei n 200, de 25 de fevereiro de 1967, recomenda a Vossa Excelncia a adoo, pelo rgo central de pessoal, de imediatas providncias no senti do de que os atos relativos ao funcionalismo, notadamente exonerao, promoo e redistr ibuio de pessoal, a serem submetidos e assinados por Sua Excelncia, tenham o carter coletivo, devendo abranger num s ato o maior nmero possvel de casos individuais.

Rondon Pacheco, Ministro Extraordinrio para os Assuntos do Gabinete Civil. (DOU d e 11-10-1968, p. 8.920)

DECLARAO Como vimos em um dos exemplos de requerimento, Amanda L. Gomes anexou-lhe uma de clarao de concluso do Curso de Administrao de Empresas. Tal declarao, alm de servir-l como documento provisrio, tambm facilitar o andamento do processo para expedio de seu diploma. Voc alguma vez precisou apresentar uma declarao? Conhece esse documento? Inmeras so as situaes em que nos solicitado ou recomendado que apresentemos uma decl arao. Por vezes, em lugar de declarao usa-se a palavra atestado, que tem o mesmo val or. So declaraes de boa conduta, prestao de servios, concluso de curso, etc. A declara atestado) deve ser fornecida por pessoa credenciada ou idnea que nele assume a re sponsabilidade sobre uma situao ou a ocorrncia de um fato. Portanto, uma comprovao es crita com carter de documento. A declarao pode ser manuscrita em papel almao simples (tamanho ofcio) ou digitada/datilografada. Quanto ao aspecto formal, divide-se n as seguintes partes: Timbre - impresso como cabealho, contendo o nome do rgo ou emp resa. Atualmente a maioria das empresas possui um impresso com logotipo. Nas dec laraes particulares usa-se papel sem timbre. Ttulo - deve-se coloc-lo no centro da f olha, em caixa alta. Texto - deve-se inici-lo a cerca de quatro linhas do ttulo. D ele deve constar: - Identificao do emissor. Se houver vrios emissores, aconselhvel e screver, para facilitar: os abaixo assinados. - O verbo atestarldeciarar deve ap arecer no presente do indicativo, terceira pessoa do singular ou do plural. - Fi nalidade do documento - em geral costuma-se usar o termo "para os devidos fins", mas tambm pode-se especificar: "para fins de trabalho", "para fins escolares", e tc. - Nome e dados de identificao do interessado. Esse nome pode vir em caixa-alta , para facilitar a visualizao. - Citao do fato a ser atestado. Local e data - deve-s e escrev-los a cerca de trs linhas do texto. Assinatura - assina-se a cerca de trs linhas abaixo do local e data. Observe o trecho que encerra essa declarao: "... qu ando se efetivou a sua cesso para o Setor de Almoxarfado. " Voc sentiria dificuldad e para escrever a palavra cesso? Ficaria na dvida entre: sesso, seo ou cesso? Isso co um. Trata-se, no caso, do que chamamos homnimos. So palavras de pronncia idntica, ma s com grafias e significados diferentes. Vejamos as diferenas: cesso - doao; ato de ceder. sesso - reunio; espetculo de teatro, cinema, etc. apresentado vrias vezes. seo - corte; diviso; parte de um todo; segmento; numa publicao, local reservado a deter minado assunto: seo literria, seo de esportes. INFORMAO Informao n DCCCE/394/73 Processo n R/25.726-73

Senhor Diretor do Departamento de Pessoal: Encaminha a Direo do Instituto de Geocin cias o pedido de dispensa, a partir de 3 de outubro de 1973, da funo gratificada, smbolo 2-F, de Secretrio do referido Instituto, formulado pelo funcionrio Fulano de Tal. 2. O requerente agregado ao smbolo 5-F, do Quadro nico de Pessoal - Parte Pe rmanente, desta Universidade, sendo aproveitado pela Portaria n 677, de 27 de ago sto de 1968, para exercer a funo gratificada, smbolo 2-F, de Secretrio do Instituto de Geocincias, desenvolvendo suas atividades em regime de tempo integral e dedicao exclusiva, conforme aplicao determinada pela Portaria n 459, de 15 de julho de 1969 . 3. Isso posto, de acordo com o preceituado no artigo 77 da Lei n 1.711, de 28 d e outubro de 1952, nada obsta a que seja atendida a solicitao, motivo por que reme temos, em anexo, os atos necessrios efetivao da medida. considerao de Vossa Senhoria DCCE, em 16 de outubro de 1973. No Esquivel, Diretor. (Dos arquivos da UFRGS) OFCIO E OFCIO-CIRCULAR I - CONCEITO "Ofcios so comunicaes escritas que as autoridades fazem entre si, entre subalternos e superiores, e entre a Administrao e particulares, em carter oficial. " (Meirelles, Hely Lopes - apud "Redao Oficial", de Adalberto Kaspary). A luz dess e conceito, deduzimos que: 1) Somente autoridades (de rgos oficiais) produzem ofcio s, e isso para tratar de assuntos oficiais. 2) O ofcio pode ser dirigido a: a - o utras autoridades; b - particulares em geral (pessoas, firmas ou outro tipo de e ntidade). 3) Entidades particulares (clubes, associaes, partidos, congregaes, etc.) no devem usar esse tipo de correspondncia. 4) No universo administrativo, o ofcio t em sentido horizontal e ver tical ascendente, isto , vai de um rgo publico a outro, de uma autoridade a outra, mas, dentro de um mesmo rgo, no deve ser usado pelo esc alo superior para se comunicar com o escalo inferior (sentido vertical descendente ). 5) O papel utilizado especfico e da melhor qualidade. 6) O ofcio esta submetido a certas normas estruturais, que so de consenso geral. 1 - Margens a) Da esquerda - a 2,5 cm a partir da extremidade esquerda do papel. b) Da direita - a 1,5 cm da extremidade direita do papel. Nada pode ultrapass-la , nem a data, nem o nome do remetente. Para ser perfeitamente alinhada, no e perm itido: * Usar grafismo (tapa-margem); * afastar sinal de pontuao da palavra; * dei xar espao de mais de dois toques entre a ltima e a penltima palavra; * espaar as let ras de uma palavra. 2 - Timbre Braso (da Republica, estado ou municpio), em geral centralizado, a 1 cm da extremidade superior da folha, seguido da designao do rgo. 3 - Numerao A dois espaos-padro da designao do rgo.

O espao-padro interlinear do oficio e de 1,5 ou 2, conforme a marca da maquina. Co nsiste em: Of. N ..., ou Of. Circ. N .... seguido do numero e, se for conveniente, sigla(s) do rgo expedidor. No caso dos ofcios-circulares que no tenham uma numerao es pecifica, a palavra "circular" deve ser posta entre parnteses depois do nmero. 4 localidade e Data Coloca-se na mesma linha do nmero, desde que haja espao suficie nte, procurando fazer coincidir o seu fim com a margem da direita. Cuidados espe ciais com a data: No se devem abreviar partes do nome da localidade que tambm no de ve ser seguida da sigla do estado. * O nome do ms no se grafa com letra maiscula. * Entre o milhar e a centena do ano no vai ponto nem espao. * Pe-se o ponto aps o ano . ERRADO - P.Alegre/RS, 18 de Junho de 1.985 CERTO - Porto Alegre, 18 de junho d e 1985. 5 - Vocativo Inicia a trs espaos-padro abaixo da data e a 2,5cm da margem e squerda. Consiste simplesmente da expresso "Senhor(es)" seguido de cargo ou funo do destinatario: Senhor Governador, Senhores Deputados, Senhor Gerente, Senhor Dir etor-Geral, Senhor Chefe, etc. No ha unanimidade quanto pontuao do vocativo; pode-s e usar virgula, ponto ou dois pontos. 6 - Introduo Praticamente inexiste. "Encamin hamos..." etc. Vai-se direto ao que interessa: "Comunicamos...", "Solicitamos...", 7 - Texto Consiste na exposio, de forma objetiva e polida, do assunto, fazendo-se os pargrafos necessrios. Estes podem ser numerados a partir do segundo. 8 - Fecho Modernamente, usam-se apenas "Atenciosamente" ou "Respeitosamente", seguidos de vrgula. O alinhamento e o do pargrafo, ou coloca-se acima da assinatura. No se nume ra. 9 - Signatrio Nome e cargo do remetente, encimados pela assinatura, sem trao, a direita do papel. 10 - Destinatrio Ocupando 2, 3 ou 4 linhas, seu final deve co incidir com a extremidade inferior do papel. Ex.: A Sua Excelncia o Senhor Dr. Fu lano de Tal, DD. Governador do Estado do Rio Grande do Sul PORTO ALEGRE (RS) Nos ofcios corriqueiros, dispensa-se o nome do destinatrio. Ex.: Ao Senhor Diretor do Colgio X PORTO ALEGRE (RS) Importante: Caso o ofcio ocupe mais de uma folha, o qu e acontece quando, em media, no cabe em 17 linhas, o destinatrio permanece na prim eira folha, indo para a ultima apenas o signatrio. Observao: Podem ainda constar no oficio o numero de anexos e as iniciais do redator e datilgrafo. (Vejase o esque ma.) ORDEM DE SERVIO

MODELOS ORDEM DE SERVIO N 2-72 O SECRETRIO DE ESTADO DA FAZENDA, no uso de suas atr ibuies, em aditamento Ordem de Servio n 1-72, de 10-1-72, desta Secretaria, determin a que tero expediente externo tambm na parte da manh, no horrio das oito s onze horas , os seguintes rgos do Tesouro do Estado, sediados na Capital: a) Subordinados Coo rdenadoria-Geral do ICM: Diviso de Fiscalizao da Grande Porto Alegre (DCP); Diviso d e Fiscalizao do Trnsito de Mercadorias (DIM); Diviso do Recenseamento e Programao Fisc ais (RP). b) Subordinado Inspetoria-Geral da Fazenda: Exatoria Estadual de Porto Alegre. Porto Alegre, 13 de janeiro de 1972. Jos H. M. de Campos, Secretrio da Fa zenda. ORDEM DE SERVIO N GG/2-73 O GOVERNADOR DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL, no u so de suas atribuies e em continuidade ao plano de centralizao, na Capital, do pagam ento de despesas do Interior, objetivando o melhor aproveitamento dos interesses oramentrios do Estado, de modo a permitir a elaborao da programao financeira de desem bolso ajustada efetiva disponibilidade do Tesouro, determina: I - que, a partir de 11 de janeiro de 1973, todas as despesas realizadas no Interior, pelos rgos da Administrao Direta, sejam processadas na Capital, pelas respectivas reparties e enca minhadas para o Tesouro do Estado, que efetuar o pagamento, atravs da rede bancria, nas correspondentes localidades; II - o uso de distribuio de tabelas de crdito s Ex atorias Estaduais, atravs da Contadoria Setorial junto Fazenda, fica reservado, to -somente, para as despesas que, necessariamente, devam ser atendidas no local de sua realizao e referentes s seguintes rubricas: a) SERVIOS DE TERCEIROS Comunicaes. b ) ENCARGOS DIVERSOS Ajudas de custo e dirias de viagem; Custas e emolumentos; Des pesas pequenas de pronto pagamento. Palcio Piratini, em Porto Alegre, ... de..... de..... Edmar Fetter, Vice-Governador do Estado, em exerc cio.

PORTARIA MODELOS PORTARIA N 3.109, DE 13 DE ABRIL DE 1971. O MINISTRO DO TRABALHO E PREVIDN CIA SOCIAL, usando de suas atribuies e considerando o nmero insuficiente de Agentes de Inspeo na Delegacia Regional do Trabalho no Estado do Maranho; considerando que a situao peculiar daquele Estado, em relao s condies de produo e trabalho, exige, d te deste Ministrio, providncias especiais e imediatas; considerando, ainda, o que consta no Processo n..................... MTPS/319.974-70, RESOLVE: Fica elevado para cinqenta por cento, na Delegacia Regional do Trabalho no Estado do Maranho, o percentual previsto na Portaria Ministerial d 3.144, de 2 de maro de 1970. Jlio B arata (DOU de 20-4-1971, p. 2.928)

PORTARIA N 15, DE 28 DE FEVEREIRO DE 1972. O MINISTRIO DE ESTADO DO PLANEJAMENTO E COORDENAO GERAL, usando de suas atribuies legais e de acordo com a alnea b do inciso 11 do artigo 1 do Decreto n 66.622, de 22 de maio de 1970, resolve: Art. 1 Alterar o Anexo A - Plano de Busca - do Plano Setorial de Informaes do Ministrio do Planej amento e Coordenao Geral, aprovado pela Portaria n 131, de 24 de novembro de 1970. Art. 2 A presente Portaria entrar em vigor na data de sua publicao. Joo Paulo dos Rei s Velloso (DOU de 7-3-1972, p. 1.948) RELATRIO Senhor Diretor Geral Encaminhamos a esta Diretoria Geral o presente relatrio das averiguaes efetuadas em nosso departamento com a finalidade de verificar irregular idades ocorridas no perodo de 01 de janeiro 31 de dezembro de 2000. Comunicamos a Vossa Senhoria que aps as averiguaes efetuadas constatamos o seguinte: 1) 2) 3) 4) 5) 6) As compras efetuadas atravs de terceiros no apresentavam valores a maior; A s notas recebidas de fornecedores no conferem com as faturas pagas; As mercadoria s constantes nas notas foram entregues regularmente ; Os pagamentos foram efetua dos de acordo com as faturas apresentadas; Aps comparao entre as notas e as faturas verificou-se uma diferena de R$ 5.000,00; Questionamos junto ao fornecedor para repor mercadorias referente a diferena apresentada. Junto a este relatrio encaminhamos a Vossa Senhoria cpia de toda a documentao necessr ia a sua apreciao. Sem mais no momento. Aguardamos seu despacho. Fulano de Tal, Chefe de Servio. REQUERIMENTO I - CONCEITO a correspondncia atravs da qual um particular requer a uma autoridade pblica algo a que tem ou julga ter direito. Portanto, no utiliza papel oficial e no tolera bajulao. 1 - Margens As mesmas do ofcio. 2 - Vocativo Coloca-se ao alto da folha, a partir da margem esquerda, no podendo ultrapassar os 2/3 da linha, caso em que deve ser harmoniosamente dividido. A localidade s deve constar, se a auto ridade destinatria no estiver na da origem. Jamais se pe o nome da autoridade. Exem plo:

Ilustrssimo Senhor Superintendente Regional do Departamento de Policia Federal PO RTO ALEGRE (RS) 3 - Texto Inicia com o nome completo do requerente (sem o pronom e "eu"), a 2,5cm da margem, em destaque. Quanto aos demais dados de identificao, q ue se pem em continuao ao nome, tais como nacionalidade, estado civil, filiao, lotao, ndereo, nmeros de documentos etc. , somente cabem aqueles que sejam estritamente n ecessrios ao processamento do pedido. Dependendo da circunstancia, e importante e numerar os motivos, dar a fundamentao legal e/ou prestar esclarecimentos oportunos . Redige-se na terceira pessoa. 4 - Fecho Pe-se abaixo do texto, no alinhamento do pargrafo. Consiste numa destas expresses: Nestes termos, pede deferimento. ............... Pede deferimento. ... ........... Espera deferimento. ................ Aguarda deferimento. .......... ...... Termos em que pede deferimento. Qualquer uma pode ser abreviada com as in iciais maisculas, seguidas de ponto: P. D., A. D. etc. 5 - Local e data Tambm no a linhamento do pargrafo. (Ver observaes no ofcio.) 6 - Assinatura A direita da folha, sem trao e sem nome, se este for o mesmo do inicio. III - MODELOS (Extrados do li vro "Redao Oficial", de Adalberto J. Kaspary) Senhor Diretor do Colgio Estadual Mac hado de Assis: FULANO DE TAL, aluno deste colgio, cursando a primeira srie do segu ndo grau, turma D, turno da manh, requer a Vossa Senhoria o cancelamento de sua m atrcula, visto que far um estgio profissional de trs meses no Estado de So Paulo, a p artir do dia 22 do corrente. Termos em que pede deferimento. Porto Alegre, 12 de maio de 1974. Fulano de Tal Senhor Diretor de Pessoal da Superintendncia dos Tra nsportes do Estado do RS: FULANO DE TAL, funcionrio pblico estadual, ocupante do c argo de Auxiliar de Administrao, lotado e em exerccio no Gabinete de .Oramento e Fin anas, da Secretaria da Fazenda, matricula n 110.287, no Tesouro do Estado, requer a Vossa Senhoria que lhe seja expedida certido de seu tempo de servio nessa Superi ntendncia, a fim de anex-la ao seu processo de Iicena-prmio, j em andamento na Secret aria da Administrao. Espera deferimento.

Porto Alegre, 14 de maro de 1975. Fulano de Tal Excelentssimo Senhor Secretario da Administrao do Governo do Estado do Rio Grande do Sul: FULANO DE TAL, brasileiro, solteiro, com 26 anos, filho de.................... e de................ natura l, de Gramado, neste Estado, residente e domiciliado nesta Capital, na Avenida J oo Pessoa, 582 - ap. 209, requer a Vossa Excelncia inscrio no Concurso Pblico para o Cargo de Oficial Administrativo a ser realizado por essa Secretaria, conforme ed ita] divulgado no Dirio Oficial de 14 do corrente, para o que anexa os documentos exigidos na citada publicao. Nestes termos, pede deferimento. Porto Alegre, 24 de maio de 1974. Fulano de Tal NOES DE RELAES HUMANAS CONTEXTOS E DEMANDAS DE HABILIDADES SOCIAIS Eu mesmo, Se transponho o umbral eni gmtico, Fico outro ser, De mim desconhecido. C. Drummond de Andrade Os diferentes contextos dos quais participamos contribuem, de algum modo, para a aprendizagem de desempenhos sociais que, em seu conjunto, dependem de um repertrio de habilid ades sociais. A decodificao dos sinais sociais, explcitos ou sutis, para determinad os desempenhos, a capacidade de selecion-los e aperfeio-los e a deciso de emiti-los ou no so alguns dos exemplos de habilidades aprendidas para lidar com as diferente s demandas das situaes sociais' a que somos cotidianamente expostos. O termo deman da pode ser compreendido como ocasio ou oportunidade diante da qual se espera um determinado desempenho social em relao a uma ou mais pessoas. As demandas,so produt os da vida em sociedade regulada pela cultura de subgrupos. Quando algumas pesso as no conseguem adequar-se a elas (principalmente as mais importantes) so consider adas desadaptadas provocando reaes de vrios tipos. O exemplo mais extremo o do fbico social que no consegue responder s demandas interpessoais de vrios contextos, isol ando-se no grupo familiar e, mesmo neste, mantendo um contato social bastante em pobrecido. Quando, por alguma razo, um contexto prov aprendizagem de determinadas habilidades sociais, mas no cria oportunidade para que sejam exercidas, as necess idades afetivas a elas associadas podem no ser satisfeitas. Em nossos programas d e desenvolvimento de relaes interpessoais com universitrios, os estudantes freqentem ente apresentam dificuldade de expressar carinho (apesar do desejo de faz-lo) por que, em suas famlias, seus pais no incentivam e nem mesmo permitem "essas liberdad es". Ao nos depararmos com as diferentes demandas sociais, precisamos inicialmen te identific-las (decodific-las) para, em seguida, decidirmos reagir ou no, avalian do nossa competncia para isso. A identificao ou decodificao das demandas para um dese mpenho interpessoal depende, criticamente, da leitura do ambiente social, o que envolve, entre outros aspectos: a) ateno aos sinais sociais do ambiente (observao e escuta); b) controle da emoo nas situaes de maior complexidade; c) controle da impul sividade para responder de imediato; d) anlise da relao entre os desempenhos (prprio s e de outros) e as conseqncias que eles acarretam.

No muito fcil identificar os sinais que, a cada momento, indicam demandas para des empenhos excessivamente elaborados. Por exemplo, quando o ambiente social extrem amente ameaador, pode provocar ansiedade, requerendo respostas de enfrentamento o u fuga que variam na adequao s demandas. Em outras palavras, como se o indivduo diss esse a si mesmo: Aqui esperado que eu... (leitura do ambiente social ou das dema ndas); No posso concordar com isso, eu preciso dizer que... (anlise da prpria neces sidade de reagir a uma demanda); Acho melhor no dizer nada agora... (deciso quanto a apresentar ou no um desempenho em determinado momento). Diferentes tipos de de mandas interpessoais podem aparecer sob combinaes variadas. Algumas combinaes, no en tanto, parecem tpicas de contextos especficos e requerem conjuntos de habilidades sociais que podem ser cruciais para a qualidade dos relacionamentos a desenvolvid os. O contexto mais significativo da vida da maioria das pessoas o familiar. Alm deste, podem-se destacar, como inerente vi da social na maior parte das culturas , a escola, o trabalho, o lazer, a religio e o espao geral de cotidianidade (ruas, praas, lojas etc.). Segue-se uma anlise dos contextos familiar, escolar e de trab alho que, no obstante suas especificidades, contemplam tambm muitas das habilidade s sociais requeridas nos demais. 1. o contexto familiar A vida familiar se estru tura sobre vrios tipos de relaes (marido-mulher, pais-filhos, entre irmos e parentes ) com uma ampla diversidade de demandas interpessoais. O desempenho das habilida des sociais para lidar com elas pode ser uma fonte de satisfao ou de conflitos no ambiente familiar. Dada a inevitabilidade de conflitos o carter saudvel de muitos deles depende da forma de abord-los e resolv-los o que remete, em ltima instncia, co mpetncia social dos envolv idos. Relaes conjugais Embora, na sociedade atual, as pe ssoas j possuam um razovel conhecimento de seu parceiro antes de optarem por uma v ida em comum, mesmo assim, com o passar do tempo, pode ocorrer a deteriorao de alg uns comportamentos mutuamente prazerosos (reforadores) e o aparecimento ou maximi zao de outros de carter aversivo. Em um relacionamento novo, cada pessoa procura ex ibir ao outro o melhor de si mesma, mas, ao longo do tempo, o cotidiano domstico pode alterar drasticamente esse repertrio. Alm disso, a maioria das pessoas, ao se casarem, possuem algumas idias romnticas sobre o amor que, alm de no se concretizar em, dificultam a identificao e o enfrentamento das dificuldades conjugais. Conside rando o conceito de compromisso (referido no Captulo 2), crucial. para o caso das relaes conjugais, a qualidade desse relacionamento depende, criticamente, de quan to os cnJuges investem na sua continuidade e otimizao. O auto-aperfeioamento de ambo s em habilidades sociais conjugais garante, em parte, esse compromisso. No entan to, quando apenas um dos parceiros alcana um desenvolvimento scioafetivo rpido, dif erenciando-se excessivamente do outro, ele pode reavaliar os prprios ganhos na re lao como insatisfatrios e dispor-se busca de relacionamentos alternativos, provocan do a sua ruptura. Uma fonte de ruptura ocorre, portanto, quando h uma ausncia de c ompromisso com a prpria relao e/ou com o desenvolvimento do outro. Em uma reviso da literatura de pesquisas sobre Terapia Conjugal, Gottman e Ruschel identificaram algumas habilidades essenciais para a qualidade do relacionamento conjugal, dest acando aquelas associadas aprendizagem e ao controle dos estados afetivos que de sencadeiam conflitos e reduzem a capacidade de processamento de informaes. Tais ha bilidades incluem: acalmar-se e identificar estados de descontrole emocional em si e no cnjuge, ouvir de forma no defensiva e com ateno, validar o sentimento do out ro, reorganizar o esquema de interao do casal de modo a romper o ciclo queixa-crtic a-defensividade-desdm. Acrescentam, tambm, a este conjunto, a habilidade de persua dir o cnjuge a no tomar nenhuma deciso enquanto o estado de excitao psicofsiolgica est ver sem autocontrole adequado. Freqentemente, um dos cnjuges expressa pensamentos e sentimentos de forma explosiva, extrapolando nas queixas e crticas. Se a reao do outro seguir na mesma direo, gera descontrole de ambos e uma alta probabilidade de manuteno do ciclo descrito acima, o que tende a piorar ainda mais a situao. Da a imp ortncia da habilidade de acalmar o outro. Ouvir no defensivamente permite que o cnj uge exponha por completo o seu pensamento e pode servir para validar seu sentime nto (empatia). Adicionalmente, a fala calma facilita a organizao do contedo da mens agem, aumenta a probabilidade de clareza e, conseqentemente, de compreenso, tendo o efeito provvel de acalmar. As situaes de conflito geralmente exigem outras habili dades como as de admitir o erro, desculpar-se ou pedir mudanas de comportamento. Existem casais que so bastante atenciosos com amigos, colegas de trabalho e pesso

as que lhes prestam servio e, no entanto, deixam de dar essa mesma quantidade de ateno ao cnjuge. A maioria que age assim

parece no ter a inteno de colocar o cnjuge em segundo plano, porm acaba por negligenc iar um elemento importante do relacionamento, ignorando situaes e oportunidades pa ra exercer a habilidade de dar ateno. Muitas vezes, a imagem idealizada, ou real n o comeo do relacionamento, de uma pessoa bem-humorada, amvel, carinhosa etc. vai s e desvanecendo, gerando insatisfao e desinteresse. Bom humor, gentileza mtua, carin ho e ateno precisam ser cultivados no cotidiano da relao. Para isso, muito important e a habilidade de prover conseqncias positivas quando o cnjuge apresenta esses comp ortamentos. A sinceridade, no entanto, fundamental, caso contrrio poder parecer qu e h pretenso de manipulao. H um velho adgro popular que cai bem nesta situao: amor co mor se paga. Em muitas situaes em que o comportamento do outro caminha na direo de d esempenhos favorveis qualidade do relacionamento, pode ser importante que os cnjug es explicitem claramente esses aspectos, por meio da habilidade de dar feedback positivo. Da mesma maneira, pedir feedback uma habilidade que favorece uma avali ao conjunta. So muitos os problemas resolvidos diariamente por apenas um dos membro s da dade conjugal em assuntos que afetam a ambos. Esses problemas, ou so corrique iros, ou possuem tal urgncia que demandam aes imediatas. O partilhar decises pelo ca sal produz, no entanto, um equilbrio nas relaes de poder, na medida que ambos decid em e so, igualmente, responsveis pelo xito ou fracasso de todo empreendimento. Um s ubgrupo particularmente relevante de habilidades sociais conjugais representado pelas de relacionamento ntimo. Nesta categoria, os desempenhos sociais possuem ca ractersticas singulares, com o padro no verbal tendo um peso considervel na interao. O contedo (o que se diz), a forma (como se diz) e a ocasio (quando se diz) so compon entes importantes e precisam ser bem dosados e ajustados s preferncias das pessoas envolvidas. Isso significa que requisitos no fundamentais em outros contextos ga nham, aqui, um estatuto especial como, por exemplo, as discriminaes sutis das mens agens enviadas em cdigos e elaboradas no processo de interao. Relaes pais -filhos As relaes pais-filhos possuem um carter afetivo, educativo e de cuidado que cria muita s e variadas demandas de habilidades sociais. O exerccio dessas habilidades , em g eral, orientado para o equilbrio entre os objetivos afetivos imediatos e os objet ivos a mdio e longo prazo de promover o desenvolvimento integral dos filhos e pre par-los para a vida. Argyle identifica trs estratgias bsicas pelas quais os pais edu cam seus filhos: a) por meio das conseqncias (recompensas e punies), b) pelo estabel ecimento de normas, explicaes, exortaes e estmulos e c) por modelao. Cada uma dessas e tratgias baseia-se em aes educativas que supem um repertrio elaborado e diversificado de habilidades sociais dos pais. medida que crescem, os filhos desenvolvem inte resses, idias e hbitos que podem gerar conflitos familiares. Nem sempre fcil para o s pais a identificao dos sinais que apontam para a iminncia de um conflito entre el es e os filhos ou para os estgios iniciais de um comportamento reprovado no conte xto dos valores familiares. Inversamente, tambm difcil identificar os estgios inici ais de um comportamento desejvel que pode estar sendo mascarado pela predominncia de outros indesejveis. Na maioria das vezes, presta-se mais ateno aos comportamento s que perturbam ou quebram normas estabelecidas. Com freqncia os pais buscam inter romper ' esses comportamentos com medidas punitivas ou corretivas que produzem r esultados pouco efetivos porque os suprimem apenas momentaneamente e, ainda, pod em gerar vrios sentimentos negativos, como a raiva, o abatimento, a revolta etc. Essas situaes constituem ocasio para o exerccio de um conjunto de aes educativas que p odem alterar drasticamente a qualidade da relao e promover comportamentos mais ade quados dos filhos. A literatura enfatiza a importncia de apresentar feedback posi tivo para os desempenhos considerados adequados to logo eles ocorram. Elogiar e f ornecer conseqncias positivas incentivam e fortalecem desempenhos incipientes que, em etapas posteriores, sero mantidos por suas conseqncias naturais. A maioria dos pais faz isso quando est ensinando os filhos a andar, falar ou ler, mas costuma n egligenciar a apresentao de conseqncias positivas quando se trata de comportamentos que consideram "obrigao" como estudar, organizar-se, demonstrar gentileza, apresen tar iniciativa na soluo de pequenos problemas pessoais etc. Muitos pais queixam-se de que, especialmente na adolescncia, os filhos se tornam esquivos, buscando mai or contato com os companheiros do que com eles. A adolescncia , sem dvida, um perodo de grandes conquistas e descobertas por parte dos jovens, podendo produzir inqu ietao aos pais. E o momento de experimentar as novas possibilidades cognitivas e o despertar sexual, mas tambm um perodo de grande labilidade emocional, dadas suas

alteraes hormonais. Em qualquer etapa, mas particularmente nesta, so importantes vri as outras aes educativas como as de combinar normas e regras de convivncia coerente s com os valores familiares e estabelecer consenso sobre padres de conduta a sere m assumidos por todos. Em outras palavras, decidir com os filhos como traduzir v alores em comportamentos, o que implica em dilogo e nas habilidades a ele inerent es.

Assim como muitas situaes requerem o autocontrole dos sentimentos evitando-se agra var conflitos potenciais, outras podem requerer sua expresso. Em tais casos, embo ra a demanda aparea sem se anunciar, a expresso de raiva ou desagrado requer contr ole emocional se o objetivo for educativo mais do que meramente de descarga emoc ional. A habilidade dos pais de expressar adequadamente raiva e desagrado fornec e modelo de autocontrole. Quando esses sentimentos so gerados por comportamentos dos filhos que violam os acordos e as normas combinados, a situao pode requerer a habilidade de defender os prprios direitos em uma viso de reciprocidade. Em muitos momentos da relao pais-filhos, ocorrem crticas de ambos os lados. A maioria de ns t em facilidade em fazer crticas que apenas humilham as pessoas, mas dificuldade em apresentar as construtivas. Alm disso, a habilidade de desculpar-se pode ser imp ortante para diminuir ressentimentos e induzir atitudes construtivas em relao difi culdade viv ida. 2. O contexto escolar A Educao uma prtica eminentemente social que amplia a insero do indivduo no mundo dos processos e dos produtos culturais da civ ilizao. A escola um espao privilegiado, onde se d um conjunto de interaes sociais que se pretendem educativas. Logo, a qualidade das interaes sociais presentes na educao escolar constitui um componente importante na consecuo de seus objetivos e no aper feioamento do processo educacional. O discurso oficial sobre os objetivos e metas da instituio escolar, preconizado e continuamente reafirmado em termos de formao pa ra a vida e para a cidadania, j inclui, naturalmente, a articulao entre aprendizage m e desenvolvimento. O desenvolvimento scio-emocional no pode ser excludo desse con junto, especialmente quando se observa, nos dias atuais, uma escalada de violncia atingindo crianas e jovens e manifestando-se, inclusive, no contexto escolar. H, portanto, uma concordncia quase unnime sobre a necessidade de aprimoramento das co mpetncias sociais de alunos, professores e demais segmentos da escola. Mas necessr io destacar a importncia de uma clara compreenso sobre que tipo de habilidades efe tivamente contribui para essa preparao para a vida. Em um de nossos estudos, uma a mostra significativa de professores da rede pblica valorizou as habilidades pr-soc iais em nveis significativamente superiores valorizao atribuda s habilidades assertiv as e de enfrentamento. Como so complementares, importante que todos esses conjunt os sejam, igualmente, desenvolvidos na escola. Habilidades como liderar, convenc er, discordar, pedir, mudana de comportamento, expressar sentimentos negativos, l idar com crticas, questionar, negociar decises, resolver problemas etc. precisam t ambm ser promovidas pela escola. A emisso competente de tais habilidades pode cons tituir um antdoto importante aos comportamentos violentos, especialmente se desen volvidos paralelamente s habilidades de expressar sentimentos positivos, valoriza r o outro, elogiar, expressar empatia e solidariedade e demonstrar boas maneiras . Os estudantes excessivamente tmidos ou muito agressivos enfrentam maiores dific uldades na escola, pois em geral apresentam dficits nas chamadas habilidades de s obrevivncia em classe: prestar ateno, seguir instrues, fazer e responder perguntas, o ferecer e pedir ajuda, agradecer, expor opinies, discordar, controlar a prpria rai va ou tdio, defender-se de acusaes injustas e pedir mudana de comportamento de coleg as, no caso de chacotas e provocaes. Alm das conseqncias sobre a aprendizagem, tais d ificuldades podem se reverter em problemas de auto-estima no desenvolvimento scio -emocional. Alm disso, uma ampla literatura vem mostrando correlao entre dficits no repertrio de habilidades sociais dos alunos e suas dificuldades de aprendizagem e baixo rendimento escolar. Embora a funcionalidade dessa relao ainda esteja sob in vestigao, no difcil imaginar a importncia de habilidades como as de perguntar, pedir ajuda, responder perguntas, dar opinio, expressar dificuldade etc. sobre a aprend izagem nesse contexto e, em particular, como forma de obter ateno e cuidado por pa rte da professora. 3. o contexto de trabalho Qualquer atuao profissional envolve i nteraes com outras pessoas onde so requeridas muitas e variadas habilidades sociais , componentes da competncia tcnica e interpessoal necessria para o envolvimento em vrias etapas de um processo produtivo. A competncia tcnica usualmente faz parte dos objetivos educacionais dos cursos profissionalizantes de segundo e terceiro gra us e dos treinamentos que ocorrem no mbito das organizaes. No entanto, a competncia interpessoal raramente relacionada como objetivo de formao profissional ocorrendo, de forma assistemtica, como um subproduto desejvel do processo educativo, por vez es referido como currculo oculto.

Embora existam ocupaes em que grande parte das atividades realizada quase que isol adamente, como, por exemplo, a do restaurador de obras-de-arte, do copista de ob ras antigas ou do arquivista em um escritrio, ainda assim h um processo complement ar que depende da interao social. Tal processo pode ser de recepo de itens de tarefa , negociao de contrato, reunies, superviso de atividades, aperfeioamento por meio de cursos etc. Pode-se dizer que praticamente nenhum trabalho ocorre no isolamento social total. Por outro lado, existem outras atividades em que a realizao da taref a se d quase que totalmente na relao com o outro, ou seja, elas so mediadas por inte raes sociais. So as ocupaes de vendedor, recepcionista, telefonista, professor, mdico, assistente social, terapeuta etc. Os novos paradigmas organizacionais que orien tam a reestruturao produtiva tm priorizado processos de trabalho que remetem direta mente natureza e qualidade das relaes interpessoais. Entre tais aspectos, pode-se citar a nfase na multiespecializao associada valorizao do trabalho em equipe, intuio riatividade e autonomia na tomada de decises, ao estabelecimento de canais no form ais de comunicao como complemento aos formais, ao reconhecimento da importncia da q ualidade de vida e preocupao com a auto-estima e com o ambiente e cultura organiza cionais. Essas mudanas imprimem demandas para habilidades como as de coordenao de g rupo, liderana de equipes, manejo de estresse e de conflitos interpessoais e inte rgrupais, organizao de tarefas, resoluo de problemas e tomada de decises, promoo da cr atividade do grupo etc. As inovaes constantes e o desenvolvimento organizacional n o mundo do trabalho requerem, ainda, competncia para falar em pblico, argumentar e convencer na exposio de idias, planos e estratgias. O trabalho em pequenos grupos m ostra a necessidade de habilidades de superviso e monitoramento de tarefas e inte raes relacionadas ao processo produtivo que, para ocorrerem adequadamente, exigem competncia em requisitos como os de observar, ouvir, dar feedback, descrever, ped ir mudana de comportamento, perguntar e responder perguntas entre outras. NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS TCNICAS DE ARQUIVO: ARQUIVO E SUA DOCUMENTAO O que significa a palavra arquivo para voc? Pense sobre este assunto, analisando estas duas situaes. - DOUTORA, A SENHORA J USOU OS DOCUMENTOS QUE ME PEDIU? POSSO G UARD-LOS? PERGUNTOU A SECRETRIA. - ESSES PROCESSOS EMPILHADOS AQUI ESQUERDA VOC DEI XA SOBRE MINHA MESA, POIS AINDA VOU CONSULTAR. J ESSAS PASTAS, PODE GUARD-LAS NO A RQUIVO L DA MINHA SALA. - MARCOS, PRECISAMOS ANALISAR ALGUNS DOCUMENTOS SOBRE A E SCRAVIDO No BRASIL, PARA TERMINARMOS AQUELE TRABALHO! - VAMOS ENTO Ao ARQUIVO NACI ONAL? L, com CERTEZA, ENCONTRAREMOS MUITO MATERIAL INTERESSANTE! Voc percebeu que a palavra arquivo foi empregada nessas situaes com dois sentidos diferentes, no mes mo? Na primeira situao, a doutora se referiu a arquivo como um mvel prprio, geralmen te de ao ou madeira, usado para guardar documentos. Mas no caso seguinte, Marcos usou a palavra arquivo para citar o Arquivo Nacional, que um rgo pblico encarregado de guardar e conservar a documentao produzida ou recebida por instituies governamen tais de mbito federal. E voc, se lembrou de outros usos para a palavra arquivo? Ve ja se algum deles aparece aqui, pois a palavra arquivo utilizada em nosso dia-adia com diferentes sentidos, ainda que bastante relacionados entre si.

Com qual desses sentidos vamos trabalhar no manual? Para comear, podemos analisar a origem da palavra, que ainda no est esclarecida. H estudiosos que defendem a idia de ela ter se originado do grego arch, que significa palcio dos registrados, tend o evoludo mais tarde para o termo archeion, que o local de guarda e depsito de doc umentos. Outros, no entanto, dizem que a palavra originria do latim archivum que significa, tambm no conceito antigo, o lugar onde os documentos eram guardados. A tualmente, adotamos um outro conceito para arquivo, como este do americano Solon Buck: Arquivo O CONJUNTO DE DOCUMENTOS OFICIALMENTE PRODUZIDOS E RECEBIDOS POR UM GOVERNO, ORGANIZAO OU FIRMA, NO DECORRER DE SUAS ATIVIDADES, ARQUIVADOS E CONSE RVADOS POR SI E SEUS SUCESSORES, PARA EFEITOS FUTUROS. Podemos, ento, a partir de sse conceito, tirar algumas concluses sobre a finalidade e as funes de um arquivo. A primeira finalidade de um arquivo e servir administrao de uma instituio qualquer q ue seja a sua natureza. Depois que a atividade administrativa acaba, os arquivos comeam a funcionar para a histria e para a cultura. Temos a a outra finalidade, qu e surge em conseqncia da anterior: servir histria, como fonte de pesquisa. No entan to, qualquer que seja a finalidade de um arquivo, as suas funes bsicas so as mesmas: guardar e conservar os documentos, de modo a serem utilizados para atender a in teresses pessoais ou oficiais. CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS Provavelmente, vrios tipos de arquivo j passaram pela sua cabea at agora, no ? O arquivo da escola onde estudou; aquele organizado pela famlia de um amigo; o que foi consultado para fazer uma p esquisa; o que havia no setor de pessoal onde voc trabalhou por algum tempo; ou, ainda, o arquivo de discos que viu em uma gravadora. E cada um desses arquivos a presentam caractersticas bem variadas. Da serem classificados em quatro grupos, de acordo com: a natureza da entidade que os criou; os estgios de sua evoluo; a exten so da sua ateno; a natureza dos seus documentos.

Vamos analisar cada um desses grupos em separado. De acordo com a entidade criad ora Considerando a natureza da entidade que criou o arquivo, ele se classifica e m: PBLICO - arquivo de instituies governamentais de mbito federal (central ou region al) ou estadual ou municipal. Exemplos: o arquivo de uma secretaria estadual de sade ou da prefeitura de um municpio. INSTITUCIONAL - est relacionado, por exemplo, s instituies educacionais, igrejas, corporaes no-lucrativas, sociedades e associaes. emplos: o arquivo de um centro de educao experimental ou de um sindicato. COMERCIA L- arquivo de firmas, corporaes e companhias. Exemplos: o arquivo de uma loja, de um escritrio de engenharia ou de um banco. FAMILIAR OU PESSOAL- diz respeito ao a rquivo organizado por grupos familiares ou por pessoas, individualmente. Exemplo : o arquivo preparado por uma dona de casa, contendo certides de nascimento e cas amento; declaraes de imposto de renda; documentos relativos a transaes de compra e v enda de imveis; recibos de pagamentos efetuados a terceiros; fotos e cartas. De a cordo com o estgio de evoluo Quando levamos em conta o tempo de existncia de um arqu ivo, ele pode pertencer a um destes trs estgios:

ARQUIVO DE PIUMEIRA IDADE OU CORRENTE - guarda a documentao mais atual e freqenteme nte consultada. Pode ser mantido em local de fcil acesso para facilitar a consult a. Somente os funcionrios da instituio tm competncia sobre o seu trato, classificao e tilizao. O arquivo corrente tambm conhecido como arquivo de movimento. Exemplo: o a rquivo do setor de almoxarifado de uma empresa de exportao, contendo as requisies de material do ano em curso. ARQUIVO DE SEGUNDA IDADE OU INTERMEDIRIO - inclui docu mentos que vieram do arquivo corrente, porque deixaram de ser usados com freqncia. Mas eles ainda podem ser consultados pelos rgos que os produziram e os receberam, se surgir uma situao idntica quela que os gerou. No h necessidade de esses documentos serem conservados nas proximidades das reparties ou escritrios, e a sua permanncia no arquivo transitria, uma vez que esto apenas aguardando para serem eliminados ou remetidos ao arquivo permanente. Exemplo: o arquivo dos dez ltimos anos da docum entao de pessoal de uma empresa. ARQUIVO DE TERCEIRA IDADE OU PERMANENTE - nele se encontram os documentos que perderam o valor administrativo e cujo uso deixou d e ser freqente, espordico. Eles so conservados somente por causa de seu valor histri co, informativo para comprovar algo para fins de pesquisa em geral, permitindo q ue se conhea como os fatos evoluram. Esse tipo de arquivo o que denominamos arquiv o propriamente dito. Exemplo: o arquivo de uma secretaria de estado com os plano s de governo do incio do sculo. De acordo com a extenso da ateno Os arquivos se divid em em: ARQUIVO SETORIAL -estabelecido junto aos rgos operacionais, cumprindo as fu nes de um arquivo corrente. Exemplo: o arquivo da contabilidade de uma empresa com ercial. ARQUIVO CENTRAL OU GERAL - destina-se a receber os documentos correntes provenientes dos diversos rgos que integram a estrutura de uma instituio. Nesse caso , portanto, as atividades de arquivo corrente so centralizadas. Exemplo: o arquiv o nico das diversas faculdades de uma universidade. De acordo com a natureza de s eus documentos Dependendo das caractersticas dos documentos que compem o arquivo, ele se classifica em: ARQUIVO ESPECIAL - guarda documentos de variadas formas fsi cas como discos, fitas, disquetes, fotografias, microformas (fichas microfilmada s), slides, filmes, entre outros. Eles merecem tratamento adequado no apenas quan to ao armazenamento das peas, mas tambm quanto ao registro, acondicionamento, cont role e conservao. Exemplo: o arquivo de microfilmes de uma instituio financeira ou o s disquetes de uma firma de advoc acia. ARQUIVO ESPECIALIZADO - tem sob sua guar da os documentos de um determinado assunto, de um campo especfico, como o hospita lar, o da medicina, engenharia, imprensa, entre outros. So chamados, inadequadame nte, de arquivos tcnicos. Exemplo: o arquivo de peas como ossos, dentes e fetos de uma escola de enfermagem. Voc percebeu, pelos exemplos apresentados, que um mesm o arquivo pode pertencer a mais de um grupo? Veja! . O arquivo de uma secretaria estadual de sade foi exemplificado como um arquivo pblico, de mbito estadual porqu e estvamos considerando o tipo de instituio que o criou: um rgo do governo do estado. Mas ele tambm pode ser classificado como um arquivo de primeira idade ou corrent e, caso seus documentos sejam utilizados com freqncia pelos funcionrios. Pode ser a inda um arquivo central, que serve a todos os setores daquela secretaria. Vamos continuar o estudo? j falamos bastante sobre os diferentes tipos de arquivos e de mos alguns exemplos de documentos que compem os arquivos. Mas o que caracteriza, exatamente, o documento de um arquivo? CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS Pense novamente sobre os vrios tipos de arquivo aqui apresentados e faa uma lista de alguns docume ntos que possam estar sob sua guarda. Voc, com certeza, se lembrou de diferentes documentos, j que eles so bem variados. S para exemplificar, apresentamos alguns pa ra voc conferir com os seus e complementar a sua lista:

- cadastros de funcionrios, de escolas, de clientes, de vendedores; - histrico esc olar de alunos, avaliao de desempenho de funcionrios; - discos, fitas, disquetes, f otos, gravuras, filmes, microfilmes, jornais, revistas, mapas, quadros; - notas fiscais, faturas, duplicatas, promissrias; - relatrios variados, atas de reunies, o fcios, cartas, memorandos; - fichas, tabelas e formulrios de qualquer natureza; certides de um modo geral. A partir desses exemplos e de outros escritos em sua l ista, o que voc conclui a respeito do que seja um documento de arquivo? Pense e d epois veja se tambm chegou a esta concluso: Documento TODO MATERIAL RECEBIDO OU PR ODUZIDO POR UM GOVERNO, ORGANIZAO OU FIRMA, NO DECORRER DE SUAS ATIVIDADES, E QUE SE CONSTITUI ELEMENTO DE PROVA OU DE INFORMAO. ELE ARQUIVADO E CONSERVADO POR ESSA S INSTITUIES E SEUS SUCESSORES, PARA EFEITOS FUTUROS. UM DOCUMENTO DE ARQUIVO TAMBM PODE SER AQUELE PRODUZIDO OU RECEBIDO POR PESSOA FSICA, NO DECURSO DE SUA EXIST N CIA. Os documentos de um arquivo apresentam caractersticas, contedo e formas difer entes. Da eles serem classificados em dois grupos: Quanto ao gnero Considerando o aspecto externo, se em texto, audiovisual, sonoro, isto , o gnero dos documentos d e um arquivo, eles podem ser bem variados, como voc v nestas figuras. importante d estacar que a documentao escrita ou textual se apresenta de inmeros tipos fsicos ou espcies documentais. Alguns deles j foram at lembrados aqui, em exemplos anteriores : contratos, folhas de pagamento, livros contbeis, requisies diversas, atas, relatri os, regimentos, regulamentos, editais, certides, tabelas, questionrios e correspon dncias. Quanto natureza do assunto Quando levamos em conta a natureza do assunto tratado em um documento, ele pode ser: OSTENSIVO - cuja divulgao no prejudica a adm inistrao. Exemplos: notas fiscais de uma loja; escala de planto de uma imobiliria. S IGILOSO - de conhecimento restrito e que, por isso, requer medidas especiais de salvaguarda para sua divulgao e custdia. Os documentos sigilosos ainda se subdivide m em outras quatro categorias, tendo em vista o grau necessrio de sigilo e at onde eles podem circular. Ultra-secreto - seu assunto requer excepcional grau de seg urana que deve ser apenas do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu e studo ou manuseio. Exemplos: documentos relacionados poltica governamental de alt o nvel e segredos de Estado (descobertas e experincias de grande valor cientfico; n egociaes para alianas militares e polticas; planos de guerra; informaes sobre poltica strangeira de alto nvel). Secreto - seu assunto exige alto grau de segurana, mas p ode ser cio conhecimento de pessoas funcionalmente autorizadas para tal, ainda q ue no estejam intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. Exemplos: planos, pr ogramas e medidas governamentais; assuntos extrados de matria ultra-secreta que, s em comprometer o excepcional grau de sigilo da matria original, necessitam de mai or difuso (planos ou detalhes de operaes militares); planos ou detalhes de operaes ec onmicas ou financeiras; projetos de aperfeioamento em tcnicas ou materiais j existen tes; dados de elevado interesse sob aspectos fsicos, polticos, econmicos, psicossoc iais e militares de pases estrangeiros, e tambm, os meios e processos pelos quais foram obtidos; materiais criptogrficos (escritos em cifras ou cdigos) importantes e sem classificao anterior. Confidencial - seu assunto, embora no requeira alto gra u de segurana, s deve ser do conhecimento de pessoas autorizadas, para no prejudica r um indivduo ou criar embaraos administrativos. Exemplos: informaes relativas a pes soal, finanas e material de uma entidade ou um indivduo, cujo sigilo deve ser mant ido por interesse das partes; rdio-freqncia de importncia especial ou aquelas que so usualmente trocadas; cartas, fotografias areas e negativos que indiquem instalaes i mportantes para a segurana nacional. Reservado - seu assunto no deve ser do conhec imento do pblico, em geral.

Exemplos: partes de planos, programas, projetos e suas respectivas ordens e exec uo; cartas, fotografias areas e negativos que indiquem instalaes importantes. ORGANIZAO A organizao de arquivos, como de qualquer outro setor de uma instituio, pressupe o de senvolvimento de vrias etapas de trabalho, Estas fases se constituiriam em: levan tamento de dados; anlise dos dados coletados; planejamento; implantao e acompanhame nto.

Levantamento de dados Se arquivo o conjunto de documentos recebidos e produzidos por uma entidade, seja ela pblica ou privada, no decorrer de suas atividades, cl aro est que, sem o conhecimento dessa entidade - sua estrutura e alteraes, seus obj etivos e funcionamento seria bastante difcil compreender e avaliar o verdadeiro s ignificado de sua documentao. O levantamento deve ter incio pelo exame dos estatuto s, regimentos, regulamentos, normas, organogramas e demais documentos constituti vos da instituio mantenedora do arquivo e ser complementado pela coleta de informaes sobre a sua documentao. Assim sendo, preciso analisar o gnero dos documentos (escr itos ou textuais, audiovisuais, cartogrficos, iconogrficos, informticos etc.); as e spcies de documentos mais freqentes (cartas, faturas, relatrios, projetos, questionr ios etc.); os modelos e formulrios em uso; volume e estado de conservao do acervo; arranjo e classificao dos documentos (mtodos de arquivamento adotados); existncia de registros e protocolos (em fichas, em livro); mdia de arquivamentos dirios; contr ole de emprstimo de documentos; processes adotados para conservao e reproduo de docum entos; existncia de normas de arquivo, manuais, cdigos de classificao etc. Alm dessas informaes, o arquivista deve acrescentar dados e referncias sobre o pessoal encarr egado do arquivo (nmero de pessoas, nvel de escolaridade, formao profissional); o eq uipamento (quantidade, modelos, estado de conservao); a localizao fsica (extenso da re ocupada, condies de iluminao, umidade, estado de conservao das instalaes, proteo c ncndio). Anlise dos dados coletados De posse de todos os dados mencionados no item anterio r, o especialista estar habilitado a analisar objetivamente a real situao dos servio s de arquivo, e fazer seu diagnstico para formular e propor as alteraes e medidas m ais indicadas, em cada caso, a serem adotadas no sistema a ser implantado. Em snt ese, trata-se de verificar se estrutura, atividades e documentao de uma instituio co rrespondem A sua realidade operacional. O diagnstico seria, portanto, uma constat ao dos pontos de atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativ o, enfim, das razoes que impedem o funcionamento eficiente do arquivo. Planejame nto Para que um arquivo, em todos os estgios de sua evoluo (corrente, intermedirio e permanente) possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensvel a formulao de um p lano arquivstico que tenha em conta tanto as disposies legais como as necessidades da instituio a que pretende servir. Para a elaborao desse plano devem ser considerad os os seguintes elementos: posio do arquivo na estrutura da instituio; centralizao ou descentralizao e coordenao dos servios de arquivo; escolha de mtodos de arquivamento a dequados; estabelecimento de normas de funcionamento; recursos humanos; escolha das instalaes e do equipamento; constituio de arquivos intermedirio e permanente; rec ursos financeiros. Posio do arquivo na estrutura da instituio Embora no se possa dete rminar, de forma generalizada, qual a melhor posio do rgo de arquivo na estrutura de uma instituio, recomenda-se que esta seja a mais elevada possvel, isto , que o arqu ivo seja subordinado a um rgo hierarquicamente superior, tendo em vista que ir aten der a setores e funcionrios de

diferentes nveis de autoridade. A adoo desse critrio evitar srios problemas na rea das relaes humanas e das comunicaes administrativas. Se a instituio j contar com um rgo cumentao, este ser, em principio, o rgo mais adequado para acolher o arquivo, uma vez que a tendncia moderna reunir todos os rgos que tenham como matriaprima a informao. o usurio no interessa onde se encontra armazenada a informao - numa biblioteca, numa memria de computador, num microfilme, ou num arquivo tradicional. Da a importncia da constituio de sistemas de informao, dos quais o arquivo deve participar, dotados de recursos tcnicos e materiais adequados para atender acelerada demanda de nosso s tempos.

Centralizao ou descentralizao e coordenao dos servios de arquivo Ao se elaborar um pla o de arquivo, um aspecto importante a ser definido diz respeito centralizao ou des centralizao dos servios de arquivo. Centralizao Por sistema centralizado de arquivos correntes entende-se no apenas a reunio da documentao em um nico local, como tambm a c oncentrao de todas as atividades de controle - recebimento, registro, distribuio, mo vimentao e expedio - de documentos de uso corrente em um nico rgo da estrutura organiz cional, freqentemente designado de Protocolo e Arquivo, Comunicaes e Arquivo, ou ou tra denominado similar. Dentre as inmeras e inegveis vantagens que um sistema cent ralizado oferece, citam-se: treinamento mais eficiente do pessoal de arquivo; ma iores possibilidades de padronizao de normas e procedimentos; ntida delimitao de resp onsabilidades; constituio de conjuntos arquivsticos mais completes; reduo dos custos operacionais; economia de espao e equipamentos. A despeito dessas vantagens, no se pode ignorar que uma centralizao rgida seria desaconselhvel e at mesmo desastrosa co mo no caso de uma instituio de mbito nacional, em que algumas de suas unidades admi nistrativas desenvolvem atividades praticamente autnomas ou especficas, ou ainda q ue tais unidades estejam localizadas fisicamente distantes uma das outras, As ve zes em reas geogrficas diferentes - agncias, filiais, delegacias -carecendo, portan to, de arquivos prximos para que possam se desincumbir, com eficincia, de seus pro gramas de trabalho. Descentralizao Recomenda-se prudncia ao aplicar esse sistema. S e a centralizao rgida pode ser desastrosa, a descentralizao excessiva surtir efeitos i guais ou ainda piores. . O bom senso indica que a descentralizao deve ser estabele cida levando-se em considerao as grandes reas de atividades de uma instituio. Suponha -se uma empresa estruturada em departamentos Como Produo, Comercializao e Transporte s, Alm dos rgos de atividades-meio ou administrativos, e que cada um desses departa mentos se desobre em divises e/ou sees. Uma vez constatada a necessidade da descentr alizao para facilitar o fluxo de informaes, esta dever ser aplicada a nvel de Departam ento, isto , dever ser mantido um arquivo junto a cada Departamento, onde estaro re unidos todos os documentos de sua rea de atuao, incluindo os produzidos e recebidos pelas divises e sees que o compem.. Para completar o sistema dever ser mantido tambm um arquivo para a documentao dos rgos administrativos. A descentralizao dos arquivos c orrentes obedece basicamente a dois critrios: - centralizao das atividades de contr ole (protocolo) e descentralizao dos arquivos; - descentralizao das atividades de co ntrole (protocolo) e dos arquivos. Quando se fala em atividades de controle est-s e referindo Aquelas exercidas em geral pelos rgos.- de comunicaes, isto : recebimento , registro, classificao, distribuio, movimentao e expedio dos documentos correntes. a entralizao das atividades de controle (protocolo) descentralizao dos arquivos

Neste sistema, todo o controle da documentao feito pelo rgo central de comunicaes, e s arquivos so localizados junto aos rgos responsveis pela execuo de programas especiai s ou funes especficas, ou ainda junto As unidades administrativas localizadas em rea s fisicamente distantes dos rgos a que esto subordinadas. Quando o volume de docume ntos reduzido, cada rgo dever designar um de seus funcionrios para responder pelo ar quivo entregue A sua guarda, e por todas as operaes de arquivamento decorrentes, t ais Como abertura de dossis, controle de emprstimo, preparo para transferncia etc. Se a massa documental for muito grande, aconselhvel que o rgo central de comunicaes d esigne um ou mais arquivistas ou tcnicos de arquivo de seu prprio quadro de pessoa l para responder pelos arquivos nos rgos em que forem localizados. A esses arquivo s descentralizados denomina-se ncleos de arquivo ou arquivos setoriais. b) Descen tralizao das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos Este sistema s dever ser adotado quando puder substituir com vantagens relevantes os sistemas central izados tradicionais ou os parcialmente descentralizados. O sistema consiste em d escentralizar no somente os arquivos, Como as demais atividades de controle j menc ionadas anteriormente, isto , os arquivos setoriais encarregar-se-o, alm do arquiva mento propriamente dito, do registro, classificao, tramitao dos documentos etc. Nest e caso, o rgo de comunicaes, que tambm deve integrar o sistema, funciona Como agente de recepo e de expedio, mas apenas no que se refere A coleta e A distribuio da corresp ondncia externa. No raro, alm dessas tarefas, passa a constituir-se em arquivo seto rial da documentao administrativo da instituio. A opo pela centralizao ou descentrali deve ser estabelecida ao sabor de caprichos individuais, mas fundamentada em ri gorosos critrios tcnicos, perfeito conhecimento da estrutura da instituio A qual o a rquivo ir servir, suas atividades, seus tipos e volume de documentos, a localizao fs ica de suas unidades administrativas, suas disponibilidades em recursos humanos e financeiros, enfim, devem ser analisados todos os fatores que possibilitem a d efinio da melhor poltica a ser adotada. Coordenao Para que os sistemas descentralizad os atinjam seus objetivos com rapidez, segurana e eficincia imprescindvel a criao de uma COORDENAO CENTRAL, tecnicamente planejada, que exercer funes normativas, orientad oras e controladoras. A Coordenao ter por atribuies: prestar assistncia tcnica aos arq ivos setoriais; estabelecer e fazei cumprir normas gerais de trabalho, de forma a manter a unidade de operao e eficincia do servio dos arquivos setoriais; determina r normas especficas de operao, a fim de atender As peculiaridades de cada arquivo s etorial; promover a organizao ou reorganizao dos arquivos setoriais, quando necessrio ; treinar e orientar pessoal destinado aos arquivos setoriais, tendo em vista a eficincia e a unidade de execuo de servio; promover reunies peridicas com os encarrega dos dos arquivos setoriais para exame, debate e instrues sobre assunto de interess e do sistema de arquivos. Esta Coordenao poder constituir-se em um rgo da administrao u ser exercida pelo arquivo permanente da entidade, pois toda instituio, seja qual for o sistema adotado para os seus arquivos correntes,. dever contar sempre com um arquivo permanente, centralizado, tambm chamado arquivo de terceira idade. Ass im, tendo em vista que o acervo dos arquivos permanentes constitudo de documentos transferidos dos arquivos correntes (sejam eles setoriais ou centrais), justifi ca-se perfeitamente que a COORDENAO DO SISTEMA seja uma de suas principais atribuies , a fim de que os documentos ao Ihe serem entregues para guarda permanente estej am ordenados e preservados dentro dos padres tcnicos de unidade e uniformidade exi gidos pela Arquivologia. Escolha de mtodos de arquivamento A importncia das etapas de levantamento e anlise se faz sentir de modo marcante no momento em que o espe cialista escolhe os mtodos de arquivamento a serem adotados no arranjo da doc ume ntao corrente. Na verdade, dificilmente se emprega um nico mtodo, pois h documentos q ue devem ser ordenados ora pelo assunto, nome, local, data e nmero.

Entretanto, com base na anlise cuidadosa das atividades da instituio, aliada observ ao de como os documentos so solicitados ao arquivo, possvel definir-se qual o mtodo p rincipal a ser adotado e quais os seus auxiliares. Exemplificando: PATRIMNIO Brasl ia Rio de Janeiro So Paulo PESSOAL ADMISSO Aguiar, Celso Bareta, Haydde Borges, Fr ancisco Cardoso, Jurandir Castro, Lcia Paes, Oswaldo Paiva, Ernesto Sllos, Zilda S ilva, Ana Maria DEMISSO FOLHAS DE PAGAMENTO jan. a jul. de 1980 ao. a dez. de 1980 jan. a jul. de 1981 PROMOO Supondo-se que esse esquema tenha sido elaborado obser vando-se as consideraes assinaladas anteriormente, verifica-se que o arranjo princ ipal por assunto. No assunto Patrimnio encontra-se um arranjo secundrio, por local idade (geogrfico). J no assunto Admisso tem-se um arranjo secundrio, em ordem alfabti ca, pelo nome dos funcionrios. Em Folhas de Pagamento encontra-se um arranjo secu ndrio, em ordem cronolgica. Como se v, o mtodo principal escolhido foi o de assuntos , coadjuvado pelos mtodos geogrfico, alfabtico e numrico cronolgico, como auxiliares. Outras modalidades de arranjo podem ainda ocorrer. Para melhor atender aos usuri os de um banco de investimentos, por exemplo, a documentao pode ser separada em do is grandes grupos: o de projetos de financiamento - ordenados e arquivados pelo nmero de controle que Ihe atribudo ao dar entrada e que, da por diante, ir Ihe servi r de referncia - e o grupo constitudo de todo o restante da documentao, ordenada por assuntos. Estabelecimento de normas de funcionamento Para que os trabalhos no so fram soluo de continuidade e mantenham uniformidade de ao imprescindvel que sejam est abelecidas normas bsicas de funcionamento no s do arquivo em seus diversos estgios d e evoluo, como tambm do protocolo, uma vez que esse servio , na maioria das vezes, de senvolvido paralelamente aos trabalhos de arquivo. Tais normas, depois de aplica das e aprovadas na fase de implantao iro juntamente com modelos e formulrios, rotina s, cdigos de assunto e ndices, integrar o Manual de Arquivo da instituio. Recursos h umanos Formao e regulamentao profissional

O arquivo possui, atualmente, importncia capital em todos os ramos da atividade h umana. No entanto, ainda bastante comum a falta de conhecimentos tcnicos por part e das pessoas encarregadas dos servios de arquivamento, falta essa que ire influi r, naturalmente, na vida da organizao. Teoricamente, o arquivamento de papis um ser vio simples. Na prtica, no entanto, essa simplicidade desaparece diante do volume de documentos e da diversidade de assuntos, surgindo dificuldades na classificao d os papis. Uma das vantagens da tcnica de arquivo a de capacitar os responsveis pelo arquivamento para um perfeito . trabalho de seleo de documentos que fazem parte d e um acervo, ou seja, separao dos papis que possuem valor futuro, contendo informaes valiosas, dos documentos inteis. Um servio de arquivo bem organizado possui valor inestimvel. E a memria viva da instituio, fonte e base de informaes; aproveita experin ias anteriores, o que evita a repetio, simplifica e racionaliza o trabalho. Para q ue se atinjam esses objetivos, toma-se necessria a preparao de pessoal especializad o nas tcnicas de arquivo. "Em questo de arquivo, a experincia no substitui a instruo, pois 10 anos de prtica podem significar 10 anos de arquivamento errado e intil' af irma a Prof.a Ignez B. C. D'Arafijo. At recentemente a formao profissional dos arqu ivistas vinha sendo feita atravs de cursos especiais, ministrados pelo Arquivo Na cional, Fundao Getlio Vargas e outras instituies. O valor e a importncia dos arquivos oficiais e empresariais, para a administrao e para o conhecimento de nossa Histria, passou a ser tambm objeto de interesse do Governo federal. Assim que, a de maro d e 1972, o Conselho Federal de Educao aprovou a criao do curso superior de arquivos, e a 7 do mesmo ms aprovou o currculo do curso de arquivstica como habilitao profissio nal no ensino de segundo grau. Em agosto de 1974, foi institudo o Curso Superior de Arquivologia, com durao de trs anos e, em 4 de julho de 1978, foi sancionada a L ei n 6.546, regulamentada pelo Decreto n 82.590, de de novembro do mesmo ano, que dispe sobre a regulamentao das profisses de arquivista e tcnico de arquivo. Atributos Para o bom desempenho das funes dos profissionais de arquivo, so necessrias, alm de um perfeito conhecimento da organizao da instituio em que se trabalha e dos sistemas de arquivamento, as seguintes caractersticas: sade, habilidade em lidar com o pbli co, esprito metdico, discernimento, pacincia, imaginao, ateno, poder de anlise e de c a, poder de sntese, discrio, honestidade, esprito de equipe e entusiasmo pelo trabal ho. Escolha das instalaes e equipamentos De igual importncia para o bom desempenho das atividades de arquivo a escolha do local adequado, quer pelas condies fsicas que ap resente - iluminao, limpeza, ndices de umidade, temperatura, quer pela extenso de su a rea, capaz de conter o acervo e permitir ampliaes futuras. Michel Duchein, especi alista em instalaes de arquivos e inspetor-geral dos Arquivos da Franga, tem vrios livros e artigos publicados sobre a matria, os quais devem ser consultados por ta ntos quantos se defrontam com problemas de construo ou adaptao de locais destinados A guarda de documentos. A lista dessas publicaes encontra-se na bibliografia ao fi nal deste volume. Da mesma forma, a escolha apropriada do equipamento dever merec er a ateno daqueles que esto envolvidos com a organizao dos arquivos. Considera-se eq uipamento, o conjunto de materiais de consumo e permanente indispensveis A realiz ao do trabalho arquivstico. Material de consumo Material de consumo aquele que sofr e desgaste a curto ou mdio prazos. So as fichas, as guias, as pastas, as tiras de insero e outros. Ficha - um retngulo de cartolina, grande ou pequeno, liso ou pauta do, onde se registra uma informao. As dimenses variam de acordo com as necessidades , podendo ser branca ou de cor. Guia divisria - um retngulo de carto resistente que serve para separar as partes ou sees dos arquivos ou fichrios, reunindo em grupos as respectivas fichas ou pastas. Sua finalidade facilitar a busca dos documentos e o seu rearquivamento. No estudo das guias divisrias distinguem-se diversos ele mentos relacionados com a sua finalidade e funes, conforme veremos em seguida.

Projeo - a salincia na parte superior da guia. Pode ser recortada no prprio carto, ou nele ser aplicada, sendo ento de celulide ou de metal. A abertura na projeo que rec ebe a tira de insero chama-se janela. P - a salincia, na parte inferior da guia, ond e h um orifcio chamado ilha. Por este orifcio passa uma vareta que prende as guias gaveta. Notao - a inscrio feita na projeo, podendo ser alfabtica, numrica ou alfanu A notao pode ser ainda aberta ou fechada. aberta quando indica somente o incio da seo, e fechada quando indica o princpio e o fim. Posio - o local que a projeo ocupa longo da guia. O comprimento pode corresponder metade da guia, a um tero, um quar to ou um quinto. Da a denominao de: primeira posio, segunda posio, terceira posio, q posio, quinta posio. Quanto sua funo, a guia pode ser ainda: primria - indica a pri ra diviso de uma gaveta ou seo de um arquivo; secundria - indica uma subdiviso da pri mria; subsidiria - indica uma subdiviso da secundria; especial - indica a localizao de um nome ou assunto de grande freqncia.

O que indica se uma guia primria, secundria, subsidiaria ou especial a notao e no a rojeo. O ideal seria que as guias primrias estivessem sempre em primeira posio, as se cundrias em segunda posio e assim por diante. Guia-fora - a que tem como notao a pala vra FORA e indica a ausncia de uma pasta do arquivo. Tira de insero - uma tira de p apel gomado ou de cartolina, picotada, onde se escrevem as notaes. Tais tiras so in seridas nas projees das pastas ou guias. Pasta - uma folha de papelo resistente, ou cartolina, dobrada ao meio, que serve para guardar e proteger os documentos. Po de ser suspensa, de corte reto, isto , lisa, ou ter projeo. Elas se dividem em: - i ndividual ou pessoal - onde se guardam' documentos referentes a um assunto ou pe ssoa em ordem cronolgica; - miscelnea - onde se guardam documentos referentes a di versos assuntos ou diversas pessoas em ordem alfabtica e dentro de cada grupo, pe la ordenao cronolgica. Material permanente O material permanente aquele que tem gra nde durao e pode ser utilizado vrias vezes para o mesmo fim. Na sua escolha, alm do tipo e do tamanho dos documentos, deve-se levar em conta os seguintes requisites : economia de espao (aproveitamento mximo do mvel e mnimo de dependncias); convenincia do servio (arrumao racional); capacidade de expanso (previso de atendimento a novas necessidades); invulnerabilidade (segurana); distino (condies estticas); resistncia (c nservao). Recomenda-se, ainda, que a escolha do equipamento seja precedida de pesquisa jun to As firmas especializadas, uma vez que constantemente so lanadas no mercado nova s linhas de fabricao. As mais tradicionais so os arquivos, fichrios, caixas de trans ferncia, boxes, armrios de ao etc. As mais recentes so os arquivos e fichrios rotativ os eletromecnicos e eletrnicos, bem como as estantes deslizantes. Armrio de ao - um mvel fechado, usado para guardar documentos sigilosos, ou volumes encadernados. A rquivo - mvel de ao ou de madeira, com duas, trs, quatro ou mais gavetas ou gabinet es de diversas dimenses, onde so guardados os documentos. Arquivo de fole - um arq uivo de transio entre o arquivo vertical e o horizontal. Os documentos eram guarda dos horizontalmente, em pastas com subdivises, e carregados verticalmente. Arquiv os horizontais antigos - pombal (em forma de escaninhos); - sargento (tubos metli cos usados pelo exrcito em campanha).

Box - pequeno fichrio que se coloca nas mesas. usado para lembretes. Caixa de tra nsferencia - caixa de ao ou papelo, usada especialmente nos arquivos permanentes. Estante - mvel aberto, com prateleiras, utilizado nos arquivos permanentes, onde so colocadas as caixas de transferncia. Modernamente, utilizada para arquivos corr entes, empregando-se pastas suspensas laterais. Fichrio - um mvel de ao prprio para fichas, com uma, duas, trs ou quatro gavetas, ou conjugado com gavetas para ficha s e documentos. Fichrio horizontal - aquele em que as fichas so guardadas em posio h orizontal, umas sobre as outras modelo KARDEX. As fichas so fixadas por meio de b astes metlicos presos s gavetas. Dessa disposio das hastes resulta que a primeira fic ha presa, a partir do fundo, ficar inteiramente visvel, deixando que da imediatame nte inferior aparea uma faixa correspondente dimenso da barra, e assim sucessivame nte, lembrando o aspecto de uma esteira - "arquivo-esteirinha". As faixas que ap arecem funcionam como verdadeiras projees, nas quais so feitas as notaes. Fichrio vert ical - aquele em que as fichas so guardadas em posio vertical, umas atrs das outras, geralmente separadas por guias. o modelo mais usado por ser mais econmico. As ga vetas ou bandejas comportam grande nmero de fichas. Suporte - armao de metal que se coloca dentro das gavetas dos arquivos, servindo de ponto de apoio para as past as suspensas. Constituio de arquivos intermedirios e permanentes Toda organizao, seja ela pblica ou privada, de pequeno, mdio ou grande porte, acumula atravs dos tempos um acervo documental que, mesmo depois de passar por fases de anlise, avaliao e se leo rigorosas, deve ser preservado, seja para fins administrativos e fiscais, seja por exigncias legais, ou ainda por questes meramente histricas. Nenhum plano de ar quivo estaria completo se no previsse a constituio do arquivo permanente, para onde devem ser recolhidos todos aqueles documentos considerados vitais. Quanto aos a rquivos ou depsitos intermedirios, estes s devero ser criados se ficar evidenciada a sua real necessidade. Em geral, existem em mbito governamental, em face do grand e volume de documentao oficial e de sua descentralizao fsica. As entidades e empresas de carter privado dificilmente necessitam desse organismo, salvo no caso de inst ituies de grande porte, com filiais, escritrios, representaes ou similares, disperses geograficamente e detentores de grande volume de documentao. Recursos financeiros Outro aspecto fundamental a ser considerado diz respeito aos recursos disponveis no apenas para instalao dos arquivos, mas, sobretudo, para sua manuteno. Nem sempre os responsveis pelos servios pblicos ou dirigentes de empresas compreendem a importn cia dos arquivos e admitem as despesas, algumas vezes elevadas, concernentes a t ais servios. Toma-se necessria, ento, uma campanha de esclarecimento no sentido de sensibiliz-los. Considerados todos os elementos descritos, o especialista estar em condies de elaborar o projeto de organizao, a ser dividido em trs partes. A primeira constara de uma sntese da situao real encontrada. A segunda, de anlise e diagnstico da situao. A terceira ser o plano propriamente dito, contendo as prescries, recomendae e procedimentos a serem adotados, estabelecendo-se, inclusive, as prioridades p ara a implantao. Implantao e acompanhamento. Manuais de arquivo Recomenda-se que a f ase de implantao seja precedida de uma campanha de sensibilizao que atinja a todos o s nveis hierrquicos envolvidos. Esta campanha, feita por meio de palestras e reunie s, objetiva informar as alteraes a serem introduzidas nas rotinas de servio e solic itar a cooperao de todos, numa tentativa de neutralizar as resistncias naturais que sempre ocorrem ao se tentar modificar o status que administrativo de uma organi zao. Paralelamente campanha de sensibilizao deve-se promover o treinamento no s do pe soal diretamente envolvido na execuo das tarefas e funes previstas no projeto de arq uivo, como daqueles que se utilizaro dos servios de arquivo, ou de cuja atuao depend er, em grande parte, o xito desses servios. A implantao das normas elaboradas na etap a anterior exigir do responsvel pelo projeto um acompanhamento constante e atento, a fim de corrigir e adaptar quaisquer impropriedades, falhas ou omisses que venh am a ocorrer. Somente depois de implantar e testar os procedimentos - verificar se as normas, rotinas, modelos e formulrios atendem as necessidades - que dever se r elaborado o manual de arquivo, instrumento que

coroa todo o trabalho de organizao. Nele ficam registrados os procedimentos e inst rues que iro garantir o funcionamento eficiente e uniforme do arquivo e a continuid ade do trabalho atravs dos tempos. Seria impossvel estabelecer padres rgidos para a elaborao dos manuais, uma vez que estes devem refletir as peculiaridades das insti tuies a que se referem. Entretanto, a experincia nos permite indicar, em linhas ger ais, os elementos que devem constituir os manuais de arquivo. So eles: - apresent ao, objetivos e abrangncia do manual; - informaes sobre os arquivos da instituio, suas finalidades e responsabilidades; sua interao e subordinao; - organogramas e fluxogra mas; - concertos gerais de arquivo, definio das operaes de arquivamento; terminologi a; - detalhamento das rotinas, modelos de carimbos e formulrios utilizados; plano de classificao de documentos com seus respectivos cdigos e ndices; - tabelas de tem poralidade de documentos, que, pela sua amplitude, podem ser apresentadas em sep arado. Por ser o arquivo uma atividade dinmica, o manual devera ser periodicament e revisto e atualizado, a fim de atender alteraes que surgirem como decorrncia da e voluo da prpria instituio. ORGANIZAO E ADMINISTRAO DE ARQUIVOS CORRENTES Os arquivos entes so constitudos de documentos em curso ou freqentemente consultados como ponto de partida ou prosseguimento de planos, para fins de controle, para tomada de d ecises das administraes etc. No cumprimento de suas funes, os arquivos correntes quas e sempre respondem ainda pelas atividades de recebimento, registro, distribuio, mo vimentao e expedio dos documentos correntes. Por isso, freqentemente encontra-se na e strutura organizacional das instituies a designao de rgos de Protocolo e Arquivo, Arqu ivo e Comunicao ou outra denominao similar. Devido ao ntimo relacionamento dessas reas de trabalho, pode-se distribuir em quatro setores distintos as atividades dos a rquivos correntes: 1. Protocolo, incluindo recebimento e classificao; registro e m ovimentao 2. Expedio 3. Arquivamento - o arquivo propriamente dito 4. Emprstimo e con sulta 4.1 Protocolo No que se refere s rotinas, poder-se-ia adotar as seguintes, com alteraes indicadas para cada caso: 4.1.1 Recebimento e classificao 4.1.2 Registr o e movimentao Este setor funciona como um centro de distribuio e redistribuio de docu mentos. ARQUIVO CORRENTE E PROTOCOLO Voc j sabe que arquivo corrente aquele formado por documentos de uso freqente e que funciona na prpria empresa ou em locais de fcil acesso, prximos a ela. Mas como en caminhamos documentos para o arquivo corrente? Como analisamos suas atividades? Para analisarmos suas atividades vamos trabalhar com uma situao e mostrar o encami nhamento dado a alguns documentos em uma empresa. FERNANDA ENCARREGADA DE ANALIS AR A DOCUMENTAO QUE A EMPRESA RECEBE E DAR-LHE O DEVIDO ENCAMINHAMENTO. HOJE CHEGA RAM S SUAS MOS: - UMA CARTA PARA UM EMPREGADO DA DIRETORIA FINANCEIRA, COM A ETIQU ETA DE PESSOAL; - VRIOS EXEMPLARES DE UM JORNAL DO SINDICATO DA CLASSE, PARA OS F UNCIONRIOS; - DOIS ENVELOPES ENDEREADOS ASSESSORIA JURDICA E ENTREGUES POR UM MENSA GEIRO DE OUTRA EMPRESA. Agora pense: que tratamento voc acha que Fernanda deve da r a cada um desses documentos? Anote seu pensamento em uma folha de papel e, dep ois, compare-o com o que apresentamos. Fernanda no vai abrir e nem registrar a ca rta porque contm a anotao pessoal, indicando tratar-se de uma correspondncia particu lar. A carta ser encaminhada diretamente a quem se destina, na Diretoria Financei ra. Nesse caso, portanto, no h qualquer preocupao com o seu arquivamento.

Quanto aos jornais, Fernanda tambm no precisa registr-los, porque no so documentos of iciais. Eles devem ser distribudos aos funcionrios e, aps serem lidos, podem ser jo gados fora. J os envelopes entregues pelo mensageiro so correspondncias oficiais. E les precisam ser abertos, os documentos registrados e encaminhados, no caso, Ass essoria jurdica, de acordo com os procedimentos adotados pela administrao. Todo o a ndamento desses documentos dentro da empresa controlado e, s aps cumprirem suas fi nalidades, que so arquivados. Muitos deles at podem aguardar decises e prazos j nos arquivos. E dependendo das normas da empresa e da natureza dos documentos arquiv ados, eles podem ser emprestados ou consultados no prprio local do arquivo. Desde a chegada dos documentos empresa j deve haver uma preocupao com o seu possvel arqui vamento. O tcnico de arq