A Administração e a BiblioteconomiaDoutoranda Rafaela Carolina da Silva

Administrar

Processo de planejar (traçar planos e metas em função de

objetivos), organizar (divisão de afazeres), dirigir (comando e

coordenação) e controlar (verificar se a atividade está sendo

feita conforme traçadas) o uso dos recursos organizacionais para

alcançar os objetivos de maneira eficiente e eficaz.

Eficiência X EficáciaEficiência• Ênfase nos meios;

• Fazer corretamente as coisas;

• Resolver problemas;

• Salvaguardar os recursos;

• Cumprir tarefas e obrigações;

• Treinar os subordinados;

• Manter máquinas;

• Presença nos templos;

• Rezar;

• Jogar futebol com arte.

Eficácia• Ênfase nos resultados e fins;

• Fazer as coisas corretas;

• Atingir objetivos;

• Otimizar a utilização de recursos;

• Obter resultados e agregar valor;

• Proporcionar a eficácia dos subordinados;

• Máquinas disponíveis;

• Práticas e valores religiosos;

• Ganhar o céu;

• Vencer o campeonato.

LEI Nº 4.084, DE 30 DE JUNHO DE 1962São atribuições dos Bacharéis em Biblioteconomia, a organização, direção e execução dos serviços técnicos de repartições públicas federais, estaduais, municipais e autárquicas e empresas particulares concernentes às matérias e atividades seguintes:

a) o ensino de Biblioteconomia;b) a fiscalização de estabelecimentos de ensino de Biblioteconomia reconhecidos, equiparados ou em via de equiparação;c) administração e direção de bibliotecas;d) a organização e direção dos serviços de documentação;e) a execução dos serviços de classificação e catalogação de manuscritos e de livros raros e preciosos, de mapotecas, de

publicações oficiais e seriadas, de bibliografia e referência.

Art 7º Os Bacharéis em Biblioteconomia terão preferência, quanto à parte relacionada à sua especialidade nos serviços concernentes a:

a) demonstrações práticas e teóricas da técnica biblioteconômica em estabelecimentos federais, estaduais, ou municipais;b) padronização dos serviços técnicos de biblioteconomia;c) inspeção, sob o ponto de vista de incentivar e orientar os trabalhos de recenseamento, estatística e cadastro das

bibliotecas;d) publicidade sobre material bibliográfico e atividades da biblioteca;e) planejamento de difusão cultural, na parte que se refere a serviços de bibliotecas;f) organização de congresso, seminários, concursos e exposições nacionais ou estrangeiras, relativas a Biblioteconomia e

Documentação ou representação oficial em tais certames.

Importância da Administração para a BiblioteconomiaTodas as atividades de gerenciamento (organização, planejamento e execução de atividades que facilitem o processo de trabalho) do sistema de informação, tais como:

• Princípios, normas e funções para estruturar, organizar, ordenar a estrutura e funcionamento da biblioteca/arquivo;

• Evitar ruídos de interpretação na disponibilização de recursos informacionais;• Planejamento;• Permite que a biblioteca/arquivo visualize as novas realidades tecnológicas, sociais e

econômicas de seu público;• Treinamento profissional;• Capacitação de usuários;• Abordagens gerenciais apropriadas para comunicar a importância dos serviços de

informação;• Inteligência organizacional.

Medidas administrativas de umabiblioteca/Arquivo• Aquisição;• Descarte;• Encadernação;• Depósito;• Previsão de circulação do acervo;• Planejamento de sistemas, dentre outros.

Gestão

”[...] um conjunto de medidas e rotinas visando à

racionalização e eficiência na criação, tramitação,

classificação, uso primário e avaliação” (DICIONÁRIO DE

TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA, 1996)

/ bibliotecas / coleções.

Papéis gerenciais

Fonte: Portal da Administração

Ambiente

Ambiente é tudo aquilo que envolve externamente uma

organização (ou um sistema). É o contexto dentro do qual uma

organização está inserida.

Tecnologia

Tecnologia é o conhecimento que pode ser utilizado para

transformar elementos materiais em bens ou serviços, modificando

sua natureza ou suas características.

Empresas e instituições

COMPLEXIDADE

X

DIVERSIDADE

• Aquisição das feições empresarias = Revolução Industrial.

• A partir do início do sec. XX = Recebe atenção e estudos mais aprofundados.

Valor da Administração para a Biblioteconomia

• O dinheiro só se torna capital quando usado para adquirir mercadorias, ou trabalho, com a finalidade de se obter lucro.

Valor da Administração para a Biblioteconomia

Indústria

Trabalhador

Mercadoria

Capitalista

Origem das abordagens da Administração

No intuito de se verificar os modelos de estruturas organizacionais

mais eficazes em determinados tipos de indústrias, alguns

pesquisadores passaram a abordar os vários aspectos que

compunham o êxito ou não de várias organizações, procurando

compreender e explicar o modo como as empresas funcionavam

em diferentes condições.

Pesquisas

Chandler sobre Estratégia e Estrutura• Em 1962, Alfred Chandler Jr. realizou uma investigação histórica sobre a estratégia de negócios.

• Estudou quatro grande empresas americanas: DuPont (segunda maior empresa química do mundo em termos de volume de capital, e a quarta em termos de receita); General Motors (produção de automóveis); Stand Oil Co. (refinado em petróleo; até 1911); Sears Roebuck & Co. (loja de departamentos).

• Demonstrou que a estrutura dessas empresas foram adaptadas e ajustadas durante o processo histórico, envolvendo quatro fases:

1. Acumulação de recursos: pós guerra, expansão da rede ferroviária, fortalecimento do mercado para o ferro e o aço.

2. Racionalização do uso de recursos: novas empresas integradas se tornaram grandes e precisavam ser reorganizadas, pois acumularam mais recursos que o necessário.

3. Continuação do crescimento: reorganização das empresas e aumento da eficiência nas vendas, compras, produção, reduzindo diferenças de custos.

4. Racionalização de recursos em expansão: abranger novas linhas de produtos e novos mercados.

Conclusão: Diferentes ambientes levam as empresas a adotarem novas estratégias, e as novas estratégias exigem diferentes estruturas organizacionais. Uma coisa leva a outra.

Burns e Stalker sobre Organizações

• Tom Burns e G.M. Stalker pesquisaram vinte indústrias inglesas para verificar a relação entre as práticas administrativas e o ambiente externo dessas indústrias.

• De acordo com a pesquisa, as empresas foram classificadas em dois tipos: mecanísticas (empresas com condições ambientais estáveis - ênfase na Teoria Clássica) e orgânicas (empresas com condições ambientais em transformação - ênfase na Teoria das Relações Humanas).

• Conclusão: a forma mecanicista de organização é mais apropriada sob condições ambientais relativamente estáveis enquanto a orgânica é para ambientes de mudança e inovação, em resumo, o ambiente determina a estrutura e o funcionamento das organizações.

Lawrence e Lorsch sobre o ambiente• Os professores Paul Lawrence e Jay Lorsch, da Harvard Business School, investigaram a relação entre as

características estruturais das organizações complexas e as condições do ambiente que estas organizações enfrentam.

• Marcou o aparecimento da Teoria da Contingência.

• A pesquisa envolveu dez empresas em três diferentes meios industriais.

• Para coletar as informações do funcionamento interno das organizações, Lawrence e Lorsch usaram questionários e entrevistas com 30 e 50 gerentes de nível médio e alto de cada organização.

• Conclusão: os problemas organizacionais básicos são a diferenciação e a integração.

- Diferenciação: divisão da organização em subsistemas ou departamentos (pesquisa – longo prazo; produção – aqui e agora; vendas – entre a pesquisa e a produção) - do ambiente geral emergem ambientes específicos.

- Integração: processo gerado por pressões vindas do ambiente da organização no intuito de obter unidade de esforços e coordenação entre vários departamentos (ou subsistemas) da organização.

• Integração requerida de diferenciação requerida: a empresa que mais se aproxima das características requeridas pelo ambiente está mais sujeita ao sucesso do que a empresa que se afasta muito delas.

• Quanto mais complexos os problemas das diferentes formas de organização ou ambientais, mais meios de organização eram necessários para solução dos mesmos. Verificou-se também que para problemas mais simples de diferenciação, soluções mais simples eram necessárias.

• Foi constatado que as duas empresas de maior sucesso eram aquelas com o mais alto grau de integração e estavam também dentre as mais altamente diferenciadas.

Bertalanfy, Joan Woodward e Bunge sobre a Tecnologia• Analisar uma organização a partir das circunstâncias e do momento.

• Características: Relatividade, flexível, adaptável às mudanças rápidas que acontecem no mundo dos negócios e na ciência da administração.

• Não há maneira de administração que seja melhor que a outra. A solução “melhor” depende do ambiente da organização, de sua tecnologia e de vários outros fatores.

• Homem complexo.

• Caso Habib’s: um mercado incerto, que adotou a estrutura orgânica, pretendendo com isso flexibilidade muito maior, ajustamento e contínua redefinição de tarefas, uma estrutura inter-relacional de controle, autoridade e comunicação, trabalho de equipe. A empresa tem um sistema inovador de entregas, com mais de 400 pontos de atendimento e a mais moderna tecnologia do mercado de call-centers. Implantou o sistema vozline (empresa do grupo Habib´s) com tecnologia de ponta e estrutura complexa com a função de gerenciar o contact-center e geração de tecnologia da rede.

• Teoria dos Sistemas.

Abordagens contemporâneas da administraçãoe o contexto organizacional

• O segmento de Recursos Humanos como o principal fator de transformação dentro de uma organização, não mais atuando de forma mecanicista.

• Deixou de ter uma atuação sistemática, metódica, controladora, passando a valorizar profissionais e capacidades intelectuais.

Abordagens tradicionais da AdministraçãoÊnfase nas Tarefas• 1903... Administração Científica (Taylor)

Ênfase na Gestão• 1911... Teoria Clássica (Fayol)

Ênfase nas Pessoas• 1932... Teoria das Relações Humanas (Mayo e Lewin)

• Teoria Comportamental (Simon e McGregor)

Novas abordagens da Administração

Ênfase na Estrutura

• Teoria Estruturalista (Etzioni e Hall)

• 1947... Organização Burocrática (Max Weber)

Ênfase no Ambiente e Tecnologia

• Teoria de Sistemas (Kast e Rice)

• Teoria da Contingência (Lawrence e Lorsch)

Abordagens da Administração

ÊnfaseIntra-Organizacional

ClássicaRelações HumanasBurocracia

Ênfase noAmbiente

Estruturalista Sistemas Contingência

A Teoria da Contingência: uma Abordagem contingencial

• Enfatiza que não há nada de absoluto nas organizações ou na teoria administrativa, tudo é relativo, tudo depende.

• A abordagem contingencial explica que existe uma relação funcional entre as condições do ambiente e as técnicas administrativas apropriadas para o alcance eficaz dos objetivos da organização.

• A gestão de pessoas passa a ser área contingencial e situacional.

• Aspectos que integram as organizações:

- A cultura existente nas organizações;

- A estrutura organizacional adotada;

- O contexto ambiental;

- A tecnologia e;

- Os processos.

A Teoria da Contingência: uma Abordagem contingencial

• Existe uma relação funcional entre as condições do ambiente e as técnicas da administração apropriadas para o alcance eficaz dos objetivos da organização.

• Indivíduo avalia: entende suas responsabilidades, sua importância para a empresa, os objetivos que o trabalho traz a ele (objetivos pessoais a serem alcançados).

• Cultura existente nas organizações; ambiente (contexto ao qual a organização está inserida – pessoa faz parte da organização e se orgulha por isso); tecnologia (conhecimento que pode ser utilizado para transformar elementos materiais em bens ou serviços, modificando sua natureza ou suas características).

Abordagem Contingencial• A Teoria da Contingência representa um passo além da Teoria dos Sistemas

em Administração.• A visão contingencial sugere que a organização é um sistema composto de

subsistemas e definido por limites que o identificam em relação ao supra-sistema ambiental.

• A visão contingencial procura analisar as relações dentro e entre ossubsistemas, bem como entre a organização e o ambiente na qual estáinserida e definir padrões de relações ou configuração de variáveis.

• Ela enfatiza a natureza multivariada das organizações e procura verificarcomo as organizações operam sob condições variáveis e em circunstânciasespecíficas.

• A visão contingencial está dirigida acima de tudo para desenhosorganizacionais e sistemas gerenciais adequados para cada situaçãoespecífica.

Abordagem Contingencial• Há o deslocamento da visualização de dentro para fora da organização: a ênfase é

colocada no ambiente e nas demandas ambientais sobre a dinâmica organizacional.• Para a abordagem contingencial são as características ambientais que condicionam

as características organizacionais.• É no ambiente que estão as explicações causais das características das

organizações.• Tudo depende das características ambientais relevantes para a organização.

Seguidores da Abordagem Contingencial

B. E. Skinner

T. Burns

H.Leavitt

H.Sherman

A.Chandler

J. W.Lorsch

J. D.Thompson

C.Perrow

E.Schein

K.Weick

A.Toffler

P.Clark

J. Galbraith H. Mintzberg

Abordagem Contingencial• Esta teoria surgiu a partir de várias pesquisas feitas para verificar os modelos

de estruturas organizacionais mais eficazes em determinados tipos deempresas.

• Essas pesquisas pretendiam confirmar se as organizações mais eficazesseguiam os pressupostos da Teoria Clássica, como divisão do trabalho,amplitude de controle, hierarquia de autoridade etc.

• Os resultados das pesquisas conduziram a uma nova concepção deorganização: a estrutura da organização e seu funcionamento sãodependentes da interface com o ambiente externo.

AçõesAdministrativas

CaracterísticasSituacionais

ResultadosOrganizacionais

Abordagem Contingencial§Condições tecnológicas: influência sobremaneira as condições de se manter econcorrer no mercado. A inovação das organizações concorrentes, impõe anecessidade de a empresa se adaptar às mudanças;§Condições legais: afetam direta ou indiretamente as organizações, visto que atingematividades comerciais, trabalhistas, fiscais etc. São elementos normativos para a vida dasorganizações;§Condições políticas: afetam direta ou indiretamente as organizações, uma vez que sãodecisões governamentais em nível federal, estadual e municipal, bem como atinge ascondições econômicas;§Condições econômicas: condicionam fortemente as organizações, porquantodeterminam o desenvolvimento ou a retração do setor, bem como o nível de consumo;§Condições demográficas: são condições determinantes, uma vez que influenciam nodesenvolvimento e manutenção da empresa no mercado, são variáveis relacionadas ataxa de crescimento da população, distribuição geográfica, acomodações emudanças demográficas de qualquer natureza;§Condições ecológicas: são condições relacionadas aos ecossistemas existentes e osimpactos que a organização proporciona nesses ecossistemas como, por exemplo,poluição, clima, impactos ambientais e sociais;§Condições culturais: são condições relacionadas a interação social, influenciandosobremaneira na cultura organizacional e da própria sociedade em que a organizaçãoestá inserida.

Abordagem Contingencial

EMPRESA

Ambiente da Tarefa

Concorrentes

EntidadesReguladoras

Fornecedores Clientes

Ambiente Geral

CondiçõesTecnológicas

CondiçõesLegais Condições

Culturais

CondiçõesPolíticas

CondiçõesEconômicas

CondiçõesEcológicas

CondiçõesDemográficasFonte: VALENTIM, 2017.

O que importa hoje• Auxilia a organização a atingir sua missão através de objetivos;

• Competitividade;

• Empregados bem treinados e motivados;

• Aumento da auto avaliação e da satisfação dos empregados no trabalho;

• Desenvolvimento e mantimento da qualidade de vida no trabalho;

• Administração das mudanças, mantimento de políticas éticas e comportamento socialmente responsável;

• Gestão de pessoas + ambiente + contingência;

• Pessoas como parceiros e equipes de trabalho (empregado se vincula à empresa porque sabe que se ela crescer, ele crescerá junto).

Teoria da Contingência

Lawrence / Lorsch

Ênfaseno ambiente, tecnologia,

tarefas, estrutura e pessoas

Período: 1950

Princípios:• Complexidade

organizacional: ambiente, tecnologia, estrutura, tarefas e pessoas

• Organizações formais e informais

• Organizações complexas

• Homem Complexo• Sistema aberto e

sistema fechado

Críticas:• Relativismo em

ADM• Compatibilidade

entre sistemas abertos e fechados

Surgem Estudos:• Ambiente Organizacional (sentido lato)• Gestão do Conhecimento• Cultura Organizacional voltada às Tecnologias• Cenários

Abordagens da administração e o contexto organizacional

Fonte: CHIAVENATO, I. Introdução à Teoria Geral da Administração. 2. ed. Rio de Janeiro: Campus, 2000.

Empowerment• Estratégia de capacitação ou desenvolvimento de colaboradores no

qual alguém ou uma equipe assume novas responsabilidades que enriquecem o seu cargo atual.

• Delegação de autonomia para tomada de decisões, participação ativa dos colaboradores, assumindo responsabilidades e liderança de forma compartilhada.

• Aprendizagem organizacional + liderança + conhecimento (ao adquirir conhecimento o indivíduo se diferencia).

• Aproveitamento do capital humano nas organizações como resultado do compartilhamento de informações fundamentais sobre o negócio, da delegação de autonomia para a tomada de decisões, e da participação ativa dos colaboradores, assumindo responsabilidades e liderança de forma compartilhada.

Empowerment• O foco na organização da

empresa está diante dos processos do trabalho, para atingir aos fins, visando o resultado.

• Pensa-se no trabalho feito em conjunto, por equipes autônomas e multidisciplinares.

• “O sucesso de uma empresa depende cada vez menos de um gênio na ponta de cima e cada vez mais de um pessoal motivado na base.” (CHIAVENATO, 1994).

Métodos de gestão de equipes de alto desempenho: motivação e comprometimento1. Diga às pessoas quais são suas responsabilidades.

2. Dê-lhes autoridade correspondente às suas responsabilidades.

3. Estabeleça padrões de excelência.

4. Oferecer treinamento necessário à satisfação dos padrões.

5. Fornecer conhecimento e informação.

6. Dar feedback sobre o seu desempenho.

7. Reconhecimento através das realizações.

8. Confiar nas pessoas.

9. Dar a permissão de errar.

10. Tratar com dignidade e respeito.

(TRACY, 2004)

Aplicação da teoria à Biblioteconomia• Ajudar a organização a alcançar seus objetivos e a realizar sua

missão;

• Proporcionar competitividade à organização;

• Proporcionar à organização empregados bem treinados e bem motivados;

• Aumentar a auto-atualização e a satisfação dos empregados no trabalho;

• Desenvolver e manter qualidade de vida no trabalho;

• Administrar as mudanças, manter políticas éticas e comportamento socialmente responsável.

Níveis da organização

NívelOperacional

NívelIntermediário

NívelInstitucional

Lógicade

sistemaaberto

Lógicade

sistemafechado

Incerteza

RacionalidadeLimitada

Mediação(limitação da

incerteza)

Bibliografia básica• CHIAVENATO, I. Introdução à teoria geral da Administração. 7.ed. Rio de

Janeiro: Elsevier, 2003. 634p.

• LODI, J. B. História da Administração. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2003. 217p.

• MAXIMIANO, A. C. A. Teoria geral da Administração: da revolução urbana à revolução digital. 4.ed. São Paulo: Atlas, 2004. 521p.

Para a próxima aula

• Ler “Alicerces da Administração na construção do ensino e da pesquisa em unidades de informação” (REIS; CALDAS, 2003).