Capacitando uma força de trabalho flexível de todos os modos, a qualquer hora e em qualquer lugar

A empresa conectada:

Estratégico

Eficaz

Flexível

O trabalho costumava ser um local para onde você esperava ir. Hoje ele é mais uma combinação daquilo que você faz com as ferramentas que usa. A sede da empresa não precisa mais ser um elemento tão central na vida profissional de uma pessoa agora que as tecnologias móveis permitem que os funcionários trabalhem com mais flexibilidade.

É uma clássica situação em que todos ganham: tanto os proprietários da empresa quanto sua força de trabalho. Uma pesquisa da YouGov para a Vodafone sugere que isso pode gerar economias de até 34 bilhões de libras esterlinas por ano, pois as empresas podem eliminar 46 mesas quando os funcionários trabalham em escritórios remotos e compartilham mesas no esquema de hot-desking.

Porém, a redução do custo de espaço do escritório central não é a maior promessa do trabalho flexível. As verdadeiras vantagens aparecem quando os funcionários são capazes de trabalhar fora do escritório de tal modo que possam se concentrar nas questões mais importantes de suas funções e eliminar deslocamentos desnecessários. Assim, os funcionários tornam-se mais realizados, produtivos e geram menos despesas. Isso, por sua vez, dá às empresas uma vantagem competitiva, pois elas podem se dedicar a produtos e serviços de custo menor ou talvez a um atendimento ao cliente personalizado de nível mais elevado.

A equipe pode colher os benefícios de uma empresa conectada de diversos modos. O longo trajeto para o trabalho muitas vezes pode ser substituído por uma hora ou mais de produtividade em frente ao notebook. Eles também podem produzir em casa, usando um dispositivo móvel, e é possível até mesmo trabalhar de forma proativa nos escritórios dos clientes. Os funcionários também se sentem mais capacitados a proporcionar aos clientes o melhor atendimento possível, disponibilizando os mais recentes dados em tempo real por meio de apps e revelando informações essenciais, como níveis de ações, os últimos dados de preços, vendas e previsões.

Foi-se o tempo daquele interminável ciclo no qual os funcionários tinham que se deslocar entre um escritório central, os dos clientes e suas casas apenas para receber e inserir no sistema os dados mais recentes dos quais a empresa necessita para manter a competitividade.

Desse modo, pode ser estranho observar que uma pesquisa recente da Timewise mostrou que

Tudo fica ainda mais estranho se consideramos os benefícios para as empresas e para os funcionários, além do fato de que todo colaborador com mais de 26 semanas de serviço tem o direito de solicitar condições flexíveis.

Equipe capacitada

embora 14 milhões de trabalhadores britânicos desejem trabalhar de forma flexível, somente 6% dos anúncios de emprego mencionavam tais condições.

Com relação às viagens, dois estudos de caso interessantes mostram quanto tempo pode ser poupado quando os funcionários não precisam comparecer ao escritório central e, em vez disso, podem produzir em casa, durante deslocamentos ou no local de um cliente. Quando a Yorkshire Water decidiu permitir que sua força de trabalho trabalhasse em movimento, isso gerou economias imensas. Os funcionários da empresa, principalmente os engenheiros em campo, cortaram o tempo total de deslocamento em 20%.

A IBM teve uma redução semelhante (13%) no tempo gasto com viagens. A parte interessante da mudança dessa gigante da informática para a flexibilidade é que, além de avaliar como os funcionários gastam menos tempo em trens, metrôs e carros para ir até os escritórios da IBM, também foi possível medir o impacto do tempo poupado.

Então, embora os empregadores tenham muito a agradecer devido à grande redução nas despesas com viagens, o verdadeiro progresso é o fato de que agora os funcionários podem ficar mais tempo com os clientes e menos tempo viajando de e para um escritório central.

Redução de custos

O resultado: um funcionário médio, equipado com tecnologia móvel para trabalhar em movimento, foi capaz de dedicar 36% mais tempo aos clientes.

Embora os gestores tradicionais pensem que oferecer flexibilidade possa levar a equipe a procrastinar em casa ou em lanchonetes, dois estudos recentes mostraram justamente o oposto. A Regus, fornecedora de espaço para escritórios, descobriu que 70% dos gerentes relataram aumento da produtividade da equipe após a introdução do trabalho flexível.

Uma pesquisa da Ipsos Mori também revelou que quase metade dos trabalhadores envia mais e-mails e comunica-se mais com colegas e chefes para garantir visibilidade. Além disso,

O principal feedback das empresas que promovem ativamente o trabalho flexível é que o sucesso depende de implantar a tecnologia de comunicação correta para garantir que os funcionários possam manter contato com clientes e colegas onde estiverem.

Então, o processo deve iniciar com uma consulta aos funcionários sobre quais são as condições flexíveis em vigor e o que é esperado deles em termos de metas e desempenho. As ferramentas usadas para capacitar o trabalho flexível também precisam ser trazidas por meio de consulta aos funcionários, com o apoio de treinamentos.

Aumento de produtividade

quase 40% deles dizem que trabalham por mais horasquando estão remotos para eliminar qualquer suspeita de que podem estar tirando vantagem do fato de não estarem no escritório central da empresa.

Uma questão crucial é se a empresa permite que as pessoas tragam seus próprios dispositivos (BYOD, Bring Your Own Device) ou disponibiliza smartphones e tablets aprovados. Mais uma vez, a evidência empírica é que os funcionários sentem-se mais capacitados quando podem escolher seus próprios dispositivos ou simplesmente baixar os apps necessários para manter a produtividade, seja em movimento ou em casa.

Assim, a comunicação é essencial. Porém, talvez a tecnologia de videoconferência seja ainda mais importante, pois ela pode fazer com que os grupos sintam que fazem parte de uma equipe maior, mesmo que não estejam sempre sentados próximos.

É necessário consultar os funcionários para que eles possam se sentir capacitados, mais satisfeitos e mais produtivos. Obtenha as ferramentas de comunicação certas para que os funcionários possam

dedicar mais tempo a questões importantes, como atender melhor aos clientes, em vez de perder tempo se deslocando e indo de um lado a outro da cidade, movendo-se entre reuniões e o escritório apenas para atualizar sistemas inflexíveis e centralizados.

Usando a tecnologia certa

A criação de uma força de trabalho dinâmica, móvel e flexível não pode ser apressada ou "cair de paraquedas" em uma empresa.

A empresa conectada usa a flexibilidade para capacitar seus funcionários. Isso traz os seguintes resultados:

Aumento da produtividade com a economia de tempo

Economias financeiras para as organizações

Aumento da colaboração por meio de ferramentas de comunicação como videoconferências

Aprendizados

Países e culturas que fazem parte de nossa crescente infraestrutura corporativa

30+ 19 53Idiomas abrangidos por nossas equipes globais de atendimento ao cliente e comunicações com usuários finais

Escritórios em localizações estratégicas para proporcionar uma perspectiva global comcompreensão local

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