A jornada de implementação de RPAJUNHO/ 2018

1

A Bunge

Bunge América do SulPresença Global

ANOS FUNCIONÁRIOS

134 ~19,000

VENDAS (LIQ.) FUNCIONÁRIOS5

PAÍSES

~150INSTALAÇÕES EXPORTAÇÃO

3°na região

$46 B ~32,000FERTILIZANTESALIMENTOS AÇÚCAR E BIOENERGIAAGRONEGÓCIO

~40+PAÍSES

~400INSTALAÇÕES #1 maior empresa de 

agronegócio no Brasil

#1 maior exportadora do agronegócio na 

#1 processador de soja e trigo da região

Mais de 70% de presença nos lares e 

#5 maior processadorno Brasil

8 usinas

Líder no mercado de fertilizantes na Argentina

2marcas na Argentina

2

do agronegócio na região

p çpadarias do Brasil

2marcas na Argentina (Bunge e Solmix)

BBS – Bunge Business Service

Bunge Business Service

Redução de Custos

Expansão

BBS

Projeto de 

Migração do CSC para Gaspar/ SC

Regionalizaçãodo Centro de Serviços (América do Sul)Estabilização

Controles

Custos

Falta de controle

Go live em maio

(PTP OTC MD

Novosprocessos

Tax Compliance  e Sistemas

reconciliação

Novas empresas

HR Service Desk

RPA

Integração da area de ProjetosF&I

ComexGestão de Contratos de Originação

OutsourcingImplementação

Falta de controle

Nenhummapeamento de processos

(PTP, OTC, MD

TAX e RTR)

e Sistemas

Centro de ProcessamentoLogistico

Controle de ativos (RTR)

Melhoriacontinua

1o Processoexecutado para Argentina (Suprimentos)

Facilities

Baixa satisfaçãodos clientes

continua

2019/

3

2013 2014 2015 2017 20182019/2020

BBS Brasil em números (2017)R$ 50 Bi

358pessoas 34

Premiações3 MMDocumentospagos

R$ 50 Bi Recebimentos

pessoas 34Processos 

automatizados

SSC BBR i d d

p g

totalizando

R$ 34

R$ 17 Bi Em Derivativos

73 k SSC BBR premiado duasvezes (2016 e 2017) 

entre osmelhores CSCs do Brasil.500

mil

Mais de Chamadosatendidos no Service Desk em2017

$Bi 73 k

Análise decrédito

Benchmark no

mil 2017

448165 k12 kOb i õ Benchmark no

Macro processo de

PTP 1stProcessosmapeados e

448170 k165 k

69 kFornecedor

MateriaisObrigaçõesentregues

4

+ Processosem destaque

41/57mapeados e atualizados

Clientes

Como começou a jornada de RPA# 34# 34 processosdesenvolvidosTreinamento

Da equipeP j t d

Contratação das li õ

DefiniçãoModelo de Operação Robotizada (ROM)

EstudoFerramentas de 

Da equipe Bunge

Projeto de RPA iniciadoReuniões

com consultorias

aplicações Entregados 2 primeirosprocessos

BBS BBR provendoserviços para outrasOpCos (BAT, Asia

Criação de umaestrutura Global de RPA

RPA consultorias OpCos (BAT, Asia 

and BEMEA)

Fase 1Estudos, análises de

ferramentas e lt i

Fase 2POCs e definição do modelo de operação

Fase AtualDesenvolvimento das

automações e atuação

Nov/16 Fev/17 Set/17 Mai/18

consultorias com RPA Global

25%Nossa meta é 25 % d d ã d FTE

De Ago17 até Mai18, 18 FTEs já automatizados

5

25% de redução de FTE em dois anos.

FTEs já automatizados através de RPA

O que é RPA (Robotic Process Automation)?# d i di t

Não requer grandes Não req er alterações A implantação acelerada

# de imediato delimitamos junto a companhia qual a 

t d t b lh Não requer grandes habilidades de programação, 

pois é desenvolvido de maneira semelhante a um 

fluxograma

Não requer alterações nos sistemas existentes, tecnologia não invasiva.

A implantação acelerada permite o retorno do 

investimento em menos tempo em comparação com outros 

projetos

proposta de trabalho com RPA

fluxograma. projetos.

O RPA automatiza o processo sem alterações nas plataformas existentes e no cenário de TI.Em essência, é uma forma de alteração de mão‐de‐obra (virtualização FTE) do que a otimização real do processo

A automação no ERP existente implica mudanças no processo, investimento em tecnologia significativa e projetos complexos de implantação.

6

Muitas interdependências devem ser observadas (por exemplo, “fluxo de valor”, logística, padrões técnicos de interface).

Onde aplicamos RPA na Bunge# t

Diversas interações de

i t

Diversas interações de

i t

# processos com estas características são comuns em Centros de S i C tilh d

ExceçõeslimitadasExceçõeslimitadas

sistemassistemas

Processos manuaisProcessos manuais

Serviços Compartilhados

Oportunidades RPAOportunidades RPA

limitadaslimitadas

ades RPAades RPA

Transações repetidase frequentes

Transações repetidase frequentes

Dados Digitais e Estruturados

Dados Digitais e Estruturados e frequentese frequentes

Decisõesbaseadas em

Decisõesbaseadas em

EstruturadosEstruturados

7

regrasregras

Antes de começar, o que fizemos# t d t d Processos mapeados

É muito importante que os processos estejam escritos e estabilizados, evitando assim falhas de desenvolvimento.

# contudo antes de iniciar os desenvolvimentos t b lh i t

Atividades padronizadasO RPA precisa de dados estruturados e digitais, que tenham um d ã d ã

trabalhamos os seguintes itens.

padrão de execução.

Comprometimento de todosA i d f t t t t d l idAgir de forma transparente e manter todos os envolvidos no processo de implantação reduziu o impacto da mudança causada pelo RPA.

G t lGovernança e controlesEstabelecer um modelo de trabalho, papéis e responsabilidades na equipe de RPA, criação de indicadores para monitorar o desempenho de processos automatizados

8

de processos automatizados.

Modelo Organizacional# i ã d C t

RPA CoE

# a criação de um Centro de Expertise em RPA, acelerou a curva de 

di itiBBS BBR

Área 1 Área 2 Área 3

FORA do BBS BBR

Área 4 Área 5

aprendizagem e permitiu mais governança dos processos.

Benefícios Desafios

Maximiza a reutilização de objetos

Escalável

Dependência de desenvolvimento de uma área de função compartilhada

Priorização determinada centralmente

9

Função de Serviços CompartilhadosPriorização determinada centralmente

Modelo de Operação Robotizada (ROM)# para estabelecer um modelo operacional usando robôs, foi necessário também definir os seguintes p p , gatributos.

Governança eçRiscos Controle e

Manutenção

SegurançaGestão daDemanda

Modelo de Operação

Gestão daMudança Gestão deOperação 

Robotizada (ROM)Mudança

Configuração

10

Papéis eResponsabilidades

Infraestrutura

Metodologia de desenvolvimento

D l iDefinição

Define em

Desenho

Define o design

Desenvolvimento

Realiza o

Teste

Realiza os testes

Implantação

Com os testesDefine, em detalhes, o escopo do

processo antes de projetar a

Define o design da solução para uma automação bem-sucedida

que atenda aos

Realiza o desenvolvimento

de objetos e processos

atendendo aos

Realiza os testes de aceitação,

integrados e de usuário e

atualiza os

Com os testes aprovados, o

processo estará pronto para produção.

solução e o desenvolvimento

.

requisitos do processo.

requisitos do negócio, bem

como o desenho da solução

técnica.

documentos gerados para monitorar os processos

automatizadostécnica. automatizados.

11

Gestão de demanda# did t õ f t d i i lt d f i á i# a medida que as automações foram apresentando os primeiros resultados, foi necessário definir um fluxo para gestão da demanda e gestão da mudança dos processos.

Demanda para RPA

Através dechamado • Áreas identificam processos potenciais para RPA.

• As áreas identificam melhorias nos robôs existentes.• Preencha o formulário eletrônico na ferramenta de ticket

Análise de Impacto

• Preencha o formulário eletrônico na ferramenta de ticket.• Eles registram ingresso para demanda.

• A equipe da RPA analisa a viabilidade da automação.I l i fil d d l i

Priorização

• Inclui na fila de desenvolvimento.

• A equipe de RPA apresenta o backlog para o gerente da área.

Planejamento

A equipe de RPA apresenta o backlog para o gerente da área.• O gerente de área define a priorização.

• Após a aprovação, a equipe de Inovação planeja 

12

Planejamento p p ç , q p ç p jos desenvolvimentos com as etapas: Definição, Desenho, Desenvolvimento, Teste e Implantação.

Equipe de RPA

DesenvolvedorPTP

Analista de processos

RTR Desenvolvedor

Analista de processosRPACoe

ControlRoom

TAX Key user do processoDesenvolvedor

Analista de processos

Lider do Programa

Gestor do Programa

IT Specialist support

Room processoDesenvolvedor

Analista de processosIT Specialist support

Arquiteto de Solução

Control Room10 Analistas

OTCDesenvolvedor

Analista de processos

13

10 Analistas3 Estagiários RH Desenvolvedor

Analista de processos

Equipe de RPA – Control RoomVDIsdisponíveisdisponíveis

Relatório de exceções

Fila de processos 

automatizados Monitor para acompanhamento da execução dos processosprocessos

Agendamento da 

14

gexecução dos processos

Equipe de RPA – Controle dos resultados e projetos

PainelControle eControle e acompanhamento das metas e resultados

Projetos em andamentoAcompanhamento dos 

15

projetos, cronograma e impactos

Resultados alcançados

# desde o início do projeto foi estabelecida uma meta para a equipe Até maio de 2018 as automações realizadasa equipe. Até maio de 2018 as automações realizadas trouxeram a operação um ganho equivalente a 18 FTEs.

16

Processos automatizadosBBS BBRBBS BBR OUTSIDE BBS BBROUTSIDE BBS BBR

OTC1. Requests Report (Extract and Format) and Send and Receive CISP File2. Update Order Release Worksheet3. Updating CISPLAN4. Reports of SIP5 Book KA

OTC1. Requests Report (Extract and Format) and Send and Receive CISP File2. Update Order Release Worksheet3. Updating CISPLAN4. Reports of SIP5 Book KA

HR22. HR Benefits(Op Health) ‐ FuncionalCard e Odontoprev23. HR File import24. HR Benefits(Op Health) ‐ Unimed FESC25. HR Benefits(Op Health) ‐ Unimed SJRP26 HR Benefits(Op Health) São Francisco

HR22. HR Benefits(Op Health) ‐ FuncionalCard e Odontoprev23. HR File import24. HR Benefits(Op Health) ‐ Unimed FESC25. HR Benefits(Op Health) ‐ Unimed SJRP26 HR Benefits(Op Health) São Francisco5. Book KA

6. Payment Extension

PTP7. Creating Purchase orders8. Contract Load

5. Book KA6. Payment Extension

PTP7. Creating Purchase orders8. Contract Load

26. HR Benefits(Op Health) ‐ São Francisco

PROCUREMENT27. Savings processes ‐ New Releases28. Savings processes ‐ Project registration29. Savings processes ‐ BNA

26. HR Benefits(Op Health) ‐ São Francisco

PROCUREMENT27. Savings processes ‐ New Releases28. Savings processes ‐ Project registration29. Savings processes ‐ BNA

9. Upload Invoice of services10. Processing of Invoice (Basic Data Validation – Services)11. Processing of Invoice (Basic Data Validation – Materials)12. Extraction Bank Statement

9. Upload Invoice of services10. Processing of Invoice (Basic Data Validation – Services)11. Processing of Invoice (Basic Data Validation – Materials)12. Extraction Bank Statement

g p

INTERNAL CONTROLS30. Employee Blocking Off / Idle – SAP

BUNGE URUGUAY

g p

INTERNAL CONTROLS30. Employee Blocking Off / Idle – SAP

BUNGE URUGUAYRTR13. Intercompany ‐ Extraction / Consolidation / Publication IBM Connections14. Creation of DN and RO15. Intercompany (Generate and send previews)16. Cost Center Apportionment17 Asset Immobilization

RTR13. Intercompany ‐ Extraction / Consolidation / Publication IBM Connections14. Creation of DN and RO15. Intercompany (Generate and send previews)16. Cost Center Apportionment17 Asset Immobilization

31. Intercompany – Extract Report

BUNGE CHINA32. China Bank Sweeping

BUNGE EUROPE

31. Intercompany – Extract Report

BUNGE CHINA32. China Bank Sweeping

BUNGE EUROPE17. Asset Immobilization18. Asset Key Adjustment

TAX19. Daily routines20. Creating RO (TAX)

17. Asset Immobilization18. Asset Key Adjustment

TAX19. Daily routines20. Creating RO (TAX)

BUNGE EUROPE33. Intercompany – Extract Report

GIA34. GIA SAP Extractions

BUNGE EUROPE33. Intercompany – Extract Report

GIA34. GIA SAP Extractions

17

Agr. Contract Mgt21. Monsanto – Decrease seedAgr. Contract Mgt21. Monsanto – Decrease seed

VideosI G ã i d é i RH I ã d õ d I i V lid ã d d d bá iIntercompany – Geração e envio das prévias RH – Importação de marcações de ponto Invoice – Validação de dados básicos

Excel; E‐mail; SAP; Excel; Internet (0800 Net); SAP; SAP;

Invoice – Postagem de NFs de serviços Criação de pedidos de compra OTC – Geração do relatório de SIP

18EnterPrise Scan; E‐mail; SAP; Excel; Internet (0800 Net); SAP; Excel; Internet; E‐mail;

Proposta de modelo global

BBS RPA BoardLíder Global

Líder Regional  Líder Regional  Líder Regional Líder Regional 

CoE…

CoE…

CoE…

CoE…

Gestor RPA Regional Gestor RPA Regional Gestor RPA RegionalGestor RPA Regional

19

Highlights finais

Cultura daOperação

Modelo deGovernança

Desafios

Gestão de Infraestrutura Acessos de TI

Li õLiçõesAprendidas

Alguns processos precisam ser melhorados antes da automação.

A automação não deve ser usada para resolver problemas de TI.p e d dasComece com processos menos complexos.

O key user "esquece" informações importantes durante o mapeamento.

20

A documentação das automações são de extrema importância.

Obrigado! Edson SantosBBS – Excelência OperacionalContato: edson santos@bunge comContato: edson.santos@bunge.comFone: (47) 3703‐2773

21